时间：2022-02-13 23:56:50
一、争取领导重视是做好文档工作的前提
1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。
2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。
二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路
随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。
1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。
2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质
文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。
1、进一步提高文档管理人员对文档工作的认识。增强管理意识。文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。
2、加强制度建设，建立长效培训机制。首先，要建立健全在职教育的长效管理制度，如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班；其次，要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。比如，将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的聘资格，激励矿床浇花奥地利增强参加在职教育的主动性和积极性。
3、明确在职教育的原则，选择课程内容。相对于正规学校教育而言，在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。第一，学习文档专业知识。为文档专业人员提供系统学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第二，相关学样知识。文书和档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等；在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新；第三，现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是文档工作的特征之一，也是文档现代化管理的标志之一，文档工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。
「摘要以图书馆地方文献与档案化因素(1)存有关联为念，论述了图书馆地方文献与档案献之间的共同特征，指出地方性档案就是一种特定形态的地方文献，地方文献与地方档案工作之间并无“鸿沟”。 「中图分类号]G256 「文献标识码A [文章编号]1005一8214(2004)01一0077一03 笔者以为，从历史环境与历史文化资源意义上考察，图书馆馆藏结构中的地方文献，在文献形态上与特定地方空间形成的档案虽不等同，但确有诸多类似。探究地方文献与地方档案的概念关系，有益于文献情报与档案工作的功能互补，从而有利于增强图书馆地方文献工作自身的社会服务功能。 l地方文献与档案文献的共同特征 图书馆的地方文献在区域性上有狭义与广义之分。狭义的地方文献，是指仅在内容特征上反映地方区域性的文献;广义的地方文献，是指除了在内容特征上，还在其他非内容的“本地”形式特征上反映地方区域性的文献，如本地(含籍贯)组织或个人撰写的文献，反映本地人物(包括原籍在本地的，或原籍虽不在本地但曾在本地任职、居住，并有影响的所谓“寓贤，”)或组织情况的文献，本地采用出版等形式形成的文献等。 无论是采用广义还是狭义的提法，地方文献最为本质的属性有二:一是对内容或形式特征反映上的地方区域性;二是在查考重复使用上的资料性。由于时代的进步，以地域特征为反映对象的地方文献除了传统的形式外，其记录知识的符号、手段及其载体形式已是多元化。此外，地方文献作为特定的文献类型，反映了特定地域阶段性发展的历史轨迹，因而作为一个体系的地方文献，还具有历史的累积性。 故而，笔者以为，地方文献可定义为:“是一种以内容或形式上的地方区域特征作为反映对象的、在查考与重复使用上具有资料价值的、在记录方式及载体的表现上文献形式较为多元的、在特定地域阶段性发展的反映上存有历史累积性的文献。” 按《档案分类标引规则》(GB/T15418一94)的定义，档案是“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。 其定义的基本含义有四:(l)档案是政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动的主体在特定社会活动中直接形成的，因而是原始的历史记录;(2)并非所有的活动记录都能成为档案，它必须是具有查考与利用价值的;(3)上述活动主体既有现在的，又有过去的，因而档案作为体系具有历史的累积性;(4)在记录方式及载体上，档案的形式又是多元的。 至于“地方档案”，将其形成一个特定概念反倒不妥，因为档案总是在特定的地方空间形成的，地方档案机构的馆藏在整体上总是一种对该区域自然与社会领域基本信息的原始反映。以笔者所见，档案也是“一种具有多种记录方式及载体的、在地方区域性特征上又是具有历史累积性与查考利用价值的特定社会活动的历史记录”。 地方文献与档案均为知识载体，都是人们在社会活动中形成的，它们之间的差异主要有二:一是地方文献并非都是特定主体在社会活动中直接形成的原始历史记录，地方文献所反映的内容，对其作者来说，更多地表现为间接经验，经过选择与加工，主要用于社会交流之目的;二是地方文献往往不全是原稿、原本、或“孤本”，其依据和凭证作用一般要逊于地方档案。 但从另一个角度来说，二者之间的差异又是相对的，因为原始记录性虽然是档案最重要的属性，充当依据与凭证虽然是档案的重要作用，却不是所有档案文献共同具有的、足以与其他非档案文献相区别的唯一标志。 但在一定空间范围的自然环境、人文地理、历史发展、人物、工业、农业、城乡建设、经济管理、政治、法律、社会、文化、教育和艺术等地方基础信息的反映上，地方文献 与档案各自都能形成相对独立的文献信息体系，它们在经济与社会特征、人文和文化传统的反映上都具有地方性区域性这个共同的基本特征。同时在区域性的自然地理、生产与经济、历史与政治、文化与艺术等内容的查考上，地方文献与档案在文献利用上又都具有重复使用的价值，因而“备以查考”又成了它们共同的文献基本特征。 2地方性档案是一种特定形态的地方文献 如前所述，档案就其形成主体社会组织与个人的活动范畴而言，总是和一定的地方空间密切相关的。由此，如果不拘泥于特定的概念因素，某一地区的档案在很大程度上就是这一地区的地方文献。而图书馆的地方文献就包含了那些直接反映特定主
关键词：文书档案；电子化
文书档案是反应各个阶段，各个时代的主要政治和管理制度的记录过程，是社会发展过程中的主要记录者。文书档案记录了一个社会组织在生产过程中各个阶段的重要管理活动和各个业务开展状况，是社会发展过程中主要的体现形式。文书档案管理是通过由各种已经完成的活动中能够具有保存价值的文书整理形成的，是历史的客观记录，是用来来反映在某一时期领导的决策、部门建设、研究开发、问题处理等的过程和成果。随着当前社会中计算机技术和信息技术不断的开发和利用，人们对网络技术和信息技术的不断加快，文书档案管理工作也逐步的出现了高水准，高系统化的工作流程。文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。为了能够满足当前人们对档案管理过程中的系统化，精确化，各种先进的技术在档案管理工作中的应用不断的加快，成为当前为人们提供准确信息的前提，用以满足当前人们对信息的需求。
一、文书档案管理信息的电子化的优点
电子档案管理是文书档案工作中重要的环节，是提高其工作效率的主要手段和方法，是通过各种先进技术进行工作的前提和基础，其主要作用是通过电子化手段将文书档案标准化和规范化。
1，电子档案的便于检索，使用方便，提高了办公效率。电子档案是将信息储存在光盘或磁盘上，应用计算机来查询。计算机拥有强大的信息处理能力，使得文书档案管理更快捷，更方便。同时电子档案改变了传统纸质档案的操作方式，避免了人们使用手工操作时出现的字迹不工整、漏抄等搜集不完整的问题，也节省了人工，提高了效率。而且档案管理的过程
也变得更容易操作，只是在计算机上打打字和点点鼠标便可完成，时间大大缩短。所以，电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式，最明显的就是方便，检索效率高。
2，信息易于保管。电子档案是存储在光盘和磁盘上的信息。比传统的纸质载体更易保存，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，符合国家提倡的建立节约型社会的理念。更避免了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的风险。而且光盘和磁盘的存储量大，占用空间小，稳定性高，操作简单，造价低廉，方便备份，易于管理，所以，资源信息的电子化，这大大提高了档案管理的服务质量。
第三，电子传输，实现资源的共享。在传统的手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。
第四，提高了文书档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力来完成，时间较长，给传输带来安全隐患，比如会出现在传输过程中资料的丢失，并且通过邮递极高费时费力等，安全性也随之降低。电子传输的出现解决了这一问题，只要有互联网，便可方便的传输，保证了档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象，绿色节能，大大节省了人力、物力和财力。
二、文书档案管理信息的电子化的缺点
首先，档案真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式，人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性，并且电子档案没有印章和亲笔签名，相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。
2、电子档案的安全问题随着网络的普及而变得更为严峻： 现在，通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，或者使用计算机病毒，病毒的入侵会让档案管理人员的电脑瘫痪、信息丢失，而且假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题都对电子档案的安全性构成了威胁。人们通过安装杀毒软件等方式来减少病毒的入侵，设置专门人员维护计算机和局域网，这就为管理带来了另一笔费用，购买杀毒软件，增加人员开支。
第三，文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工作人员能够熟练的使用电子计算机，懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平，但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限，不能适应电子化进程的需要。电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。
第四，电子文件兼容问题。电子文件的通用问题比较严重，现在全世界各大软件开发公司都相对独立，为了获得更多经济效益，电子文件之间都是不兼容的，电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成的不同的电子文件，相互不能通用，或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换，这也为档案管理人员增加了工作量，在电子文件之间进行转换格式。同时也增加了经费的支出，要同时购买多种格式的软件，以便使用。
三、加快推进档案信息化技术的基本原则
1、科学化规范化和精细化原则。标准化、规范化、精细化是强化电子文档管理的重要原则，因为文档管理本身就是一项严谨细致的工作，必须要进一步细化档案工作标准和规范，才能提高档案管理的质量和效率要求。
2、快捷与安全同步的原则。信息化在提高办事效率、质量和速度的同时，也给安全保密工作带来诸多压力和挑战。所以，要坚持快捷与安全同步的原则，在确保安全基础上提高工作效率，不断增强信息化条件下档案管理的全安系数，强调安全使用和管理。
3、效益与质量兼顾的原则。因为档案信息数字化建设的艰巨性、复杂性和繁重性，因此需要投入相当的人、财、物力，所以，要坚持效益与质量兼顾的原则，研究自身实力，分析客户需求，强化建档质量，思考快捷安全建档的途径。
四、改革措施和解决办法探讨
针对在文书档案管理信息的电子化应用中出现的实际问题，本人结合相关资料总结以下方案：第一，针对安全性问题，使用局域网，让文书档案只能在局域网的范围内传输，给文书档案的传输控制在一个IP地址范围内，防止文件流向外网。比较常用的办法是设置隔离的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范围内的IP地址，这样就可以有选择的进行文件的传输。也可以通过设置防火墙的方法，对网络数据进行过滤，检测不安全的攻击行为。第二，加强人员管理，针对人员素质低的现象，定期进行教育培训。经过定期的教育培训，让档案管理人员能够掌握较全面的电子化档案管理方法，树立较强的责任心，同时，提法他们的综合文化水平，比如外语水平、计算机操作水平等，加强思想教育，树立较强的责任意识，从根本上杜绝管理人员私自泄露档案的事情发生，达到档案管理的保密要求。
五、结束语
现代社会是一个信息高速发展的社会，是一个科学技术不断进步的社会，文书档案作为档案管理工作的重要组成部分，它不仅记载历史发展的兴衰历程，同时也客观真实地反映着生产经营过程中重要事件，成为历史轨迹的再现者。现在，科学技术正在日新月异的发展着，信息科学已经影响着我们的生活方式，电子档案也成为了当前社会发展中主要的档案管理手段。信息化文书档案管理已经逐步取代老式的纸质档案管理，更是实现档案管理过程中对其精确化划分和系统化整理的有力基础和前提条件。文书档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。因此在其工作中实现电子化成为其发展过程中的必然结果和前提条件，为电子化档案提供了理论基础。加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。
参考文献
[1]南剑茜；文书档案管理信息电子化应用《商场现代化》2011年第03期
一、医院文书档案管理存在的主要问题
根据我国医院文书档案管理的情况可知，文书档案管理是一项具有较高标准、比较规范和保密性极强的工作，需要不断转变管理模式、管理方法，才能提高文书档案管理水平，从而推动我国医疗事业长远发展。目前，医院文书档案管理存在的主要问题有如下几个方面：
（一）对文书档案管理工作的重视不够
目前很多医院的高层领导不够重视文书档案管理工作，认为文书档案管理不会产生直接经济效益，故而忽视在其管理方面的投入，致使医院文书档案管理出现设备不齐全、管理机制不完善、管理技术落后等问题。市场经济体制下，各行业迅速发展，在医院日常管理工作中，管理人员只注重企业经济的发展和基础设施的建设，对文书档案管理的认识严重不够，导致管理人员的文书档案管理意识不强，影响文书档案管理的信息化发展。在实际工作过程中，档案资料不齐全、不准确等带来严重后果，大大降低医院的服务质量和服务水平，从而影响医院未来的长远发展。
（二）现代化的文书档案管理制度不够完善
由于文书档案管理相关的各种制度得不到有效完善，使得医院文书档案管理工作开展无法可依、无章可循，是当前医院文书档案管理中存在的最主要问题之一。以各部门的协调制度来说，文书档案管理工作涉及到的内容比较广、要求较高，医院各部门必须要积极配合文书档案管理机构的工作，加强沟通和交通、相互协作，才能提高文书档案管理的工作效率和质量。但是，大部分医院缺乏这方面的管理制度，致使各部门不能有效的配合工作，使医院文书档案管理的质量和效率不断下降。另外，部分医院甚至未设立专门负责文书档案管理工作的部门，一般都由其他相关部门代替，致使文书档案管理工作比较滞后，先进的设备和管理方法都没得到合理应用，很多档案资料无法得到完整保存，严重制约了医院的进一步发展。
（三）文书档案管理的信息化程度不够高
随着信息技术的全面发展，社会各行业都开始利用信息技术促进自身的发展。对于医院来说，必须要跟上时代步伐，充分利用现代科学技术，提高自身服务质量和医院的医疗水平，才能更好的迎接各种挑战。在实践过程中，医院不仅要利用信息技术改进自身的医疗服务方式，同时还要利用信息技术改进文书档案管理的工作方式，才能真正提高文书档案管理水平，促进医院不断发展。但是，大部分医院只将信息技术应用于医院的服务方面，没有在文书档案管理的各方面灵活运用，使得文书档案管理的信息化建设滞后，信息化程度不够高，无法有效的促进医院不断发展。另外，部分医院虽然重视将信息技术应用于文书档案管理的工作中，但是因为缺乏既精通文书档案管理，又熟悉信息技术的复合型人才，不能满足文书档案管理的相关实际需求，使得医院文书档案管理信息化发展非常缓慢。
（四）文书档案管理队伍的整体素质不高
目前，大多数医院都存在文书档案管理队伍素质不高、管理人员综合技能不高等问题，导致文书档案管理工作的质量和效率无法得到快速提升，给医院文书档案管理工作创新造成极大阻碍。在安排人员时，医院将一些工作能力不强或是年老的员工放置在文书档案管理的工作岗位上，致使文书档案管理队伍素质普遍不高。随着医院文书档案管理信息化建设脚步的不断加快，很多医院都开始对文书档案资料进行信息化管理，但是原有的文书档案管理工作人员因为缺乏信息技术方面的能力，故而无法适应新时代文书档案管理工作的需求，造成医院文书档案管理队伍整体素质水平无法快速提升，给医院文书档案管理创新造成严重阻碍。
（五）信息不完整，文书档案利用率低
在漫长的发展过程中，医院文书档案管理遗留了很多档案信息方面的问题，文书档案管理工作人员没有进行整理和收集，造成文书档案相关信息的缺失，使医院档案信息的有效管理存在很多困难。在实践过程中，文书档案信息的整理、收集和归纳没有得到真正落实，使医院文书档案信息出现不完整问题，给医院各部门工作带来严重影响，致使文书档案利用率非常低，失去存在的真正价值。另外，文书档案管理考核标准的不完善，使文书档案管理工作人员缺乏责任感，忽略网络平台的建设和与有关网络信息的收集，从而降低企业其它部门工作人员的工作效率，严重影响医院文书档案管理创新。
二、医院文书档案管理的创新策略
（一）创新管理意识，提高服务质量
我国现代化建设中，医院管理人员要改变观念和经营理念，创新管理意识，提高对文书档案管理重要性的认识，才能确保文书档案管理相关工作得到真正落实，从而提高医院文书档案管理水平。在根据医院文书档案管理的实际情况，制定文书档案管理相关工作考核标准的同时，增强文书档案管理工作人员的服务意识，提高他们的专业水平，可以有效提高医院的服务质量，从而推动医院文书档案管理不断创新。在实践过程中，将文书档案管理工作与医院核心竞争力相结合，可以促进企业市场竞争力的不断提高，从而提升医院的经济效益和社会效益。在日常工作中，医院文书档案管理相关工作的不断创新，还必须要加强对文书档案管理工作人员的全面监督，严格按照国家规范标准执行，确保医院文书档案信息的准确性、可靠性和完整性，才能真正促进医院文书档案管理创新。
（二）创新管理机制，提升管理水平
在创新管理机制方面，医院必须积极学习各行业在文书档案管理方面的先进经验和国内外的先进管理技术，以根据医院的实际情况、工作性质和特点，制定出符合本医院需求的文书档案管理制度，从而保障文书档案管理工作有法可依、有章可循。与此同时，注重先进管理技术的应用，提高计算机应用水平，不断提高医院文书档案管理的信息化水平，才能更好的适应社会发展。另外，在制定文书档案管理制度时，还必须将该项工作与医院的经营制度、经营模式、经济水平、企业文化等有效结合起来，确保该制度能够有效的协调各部门之间的合作，从而提高医院文书档案管理效用，共同推进医院文书档案管理不断创新。
（三）创新管理队伍，提高整体素质
医院文书档案管理的不断创新，必须要加强文书档案管理人员的培养，注重专业管理人才吸收，才能有效提高文书档案管理队伍的整体素质。在实践过程中，首先，必须要强化文书档案管理人员对这项工作的认识，端正自己的工作态度，在思想上重视这项工作；其次，必须要加强文书档案管理人员基础知识、信息技术能力、业务能力等方面的培训，以不断提高文书档案管理人员的综合能力。在实践过程中，想要逐步实现医院文书档案管理的自动化、信息化和现代化，医院必须注重全体员工的综合素质能力提升，增强医院的市场竞争力，促进医院社会效益和经济效益不断提升。只有这样才能真正满足社会发展需求，推动医院文书档案管理不断创新，从而促进医院长远发展。根据医院实际发展情况，文书档案管理工作人员必须提高服务意识，增强责任感，注重自我综合素质能力的提升，在实际工作中，加强与同事之间的沟通，不断学习新的档案管理知识，熟练掌握和运用现代信息网络技术，才能真正推动医院文书档案管理信息化进程，真正实现医院文书档案管理创新。
（四）创新管理模式，提高信息化程度
信息技术在医院文书档案管理工作中的应用，对于提高文书档案管理的效率和质量有着不可估量的作用。在实践过程中，不断创新医院文书档案管理模式，注重信息技术的合理应用，可以将以前纸质档案的管理方式逐渐转化为电子档案管理方式，不论是档案收集、档案编辑，还是档案存储、档案调用等工作的程序都得到了极大的简化，从而大大提高文书档案管理工作人员的积极性。与此同时，信息技术的应用，大大降低文书档案管理工作人员的工作量，使文书档案资料变得更加准确和完整，有效避免了传统管理方式中手动管理造成的各种错误，最终大大提高医院文书档案的利用价值和有效利用率。
总理衙门担负的职责范围很广泛，几乎所有关于涉外的“洋务”皆归其掌管，直到1901年《辛丑条约》签订后，其机构撤销，职权分散于外务部和其他机构。总理衙门的组织原则上参照军机处，在体制上沿袭六部，分股设官，按层负责。主要官员分总理大臣和章京两级。总理大臣设领班大臣一人，其他大臣若干人。章京是具体办事人员，一般从军机处、内阁、部、院、司员中选任。总理衙门的内部组织机构除设有俄国、英国、法国、美国、海防等五个股分别办理各国事务外，设有总办章京，综合办理文书收发、起草章奏、对外交涉会议记录及经费、杂务等事类似于后来的秘书部门。文移、照会由各股办理。具体办理文书档案的机构是司务厅和清档房。司务厅设有领办二人主管厅务。下设有收掌四人收发往来文件，请送印钥四人(类似监印)，呈送折件、监视关防及请送印钥等事。清档房设有提调二人掌稽察章京修档、校档及供事缮写清档之事。下设有督修五人协助管理工作，掌督催承修、校对清档之事。分设承修五人，编辑档案；校勘五人，校对档案；又设清档供事20人，专任清档缮写工作。另外，设有军机处兼行八人，掌交涉事务，检查机密文移及校理清档之事。①但是，总署衙门章京的实际人数和职掌与《光绪会典》记载有一定的出入，在各个时期有不同的变化。1901年7月，奕勖在奏折中指出总署旧有满汉章京48员，另有军机处兼行8员。②
清承袭明朝的有关文书档案保密制度并加以进一步的发展，在《清实录》中，历代皇帝几乎都留下了多次严厉申斥议处在保密问题上出现疏漏官员的记载。办理外交、购买军火、对外和战等事宜的总理衙门更是注重保密。早在设立之初，就制定了严格的保密制度，比较好地达到了预期的目的。大体上，有以下几个方面：
(一)严格缜密办稿。所有承办的奏稿、文移、照会等，均由章京亲自办理，供事只负责缮写，不准假手办理；机密要件由总署大臣密奏，或者由兼领之军机大臣面奏，不另具折。奕新曾向同治皇帝上奏说：“臣衙门自办理洋务以来，凡有应行事件，均由臣等督率章京慎密将事，从不敢稍事疏忽。其最严密者，或由臣等亲自缮写具奏，并经奏明公牍而外，准令函商，无非严防泄露之意。”③
(二)严格文件保管。一般文件留存总署，每天下班后，将所有文件和文稿封锁于柜中，由值宿章京照管。其中的机密要件则必须收集存放于军机处。奉到朱批奏折，照各衙门之例，于次日缴回军机处。收存于军机处的文件由军机处兼行章京专门保管和调取，并建立有相应登记制度。军机处兼行章京又称为额外章京，满汉各四人，共八人由军机章京内挑选，专管交涉事件及检查机密文移；在军机处兼管其事，不常到总署。其中，每日派一员在方略馆住宿，看管总署存取要件。④
(三)严格精选人员。针对长期以来逐步形成并且已经积重难返的各种衙门积弊，总理衙门在请设司员、供事办公的奏折中指出：“查各衙门书吏，习惯于作弊，稽查难周。惟各馆供事，均系由京官出结考取有来历之人。平日职在缮写，亦无胥吏习气。拟于国史馆、方略馆挑取供事十六名，办理文案。”㈤通过人员的选拔、办稿分工等制度规定，在相当程度上避免了许多衙门中长期以来存在的“司员不习公事，奉吏如师”⑥的习气。对于苏拉、马差役、听差等人也严格挑选，以免其为他人传递消息。
同时，总署考试挑选章京还严格坚持大员子弟回避的规定。1862年总署奏准，“嗣后考取章京时，凡现任大员暨科道子弟，均毋庸保送。”1868年奏准，“章京之胞兄升任三品者，以列署在先，与保送有间，毋庸回避。”1881年又奏准“现任科道子弟，暂停补本衙门章京。”回避制度的目的是为防止泄密和援引，回避等级等同于军机章京甚至更严。⑦通过严格选拔；确保了总署章京相对较高的素质，减少了泄密的可能性。
(四)严格信息传递。总理衙门与各衙门交涉事件，一般事务由公文知照。机要要件由总署章京中的该衙门司员当面回明各该部堂官；与各部无涉之事，不令该堂官与闻，以限制知密范围，避免造成泄密。总署与南北洋大臣、各省将军督抚的来往公文、信函，也都要求各地严格保密。光绪年间使用电报后，规定凡是外交、军情等重要电报都必须用密码传递，并严禁各地电报局随意翻阅。为了保密，后来甚至将电报局直接设在总署里面。为了限制知密范围，对于外省情报，事属机密者，援照“奏而不咨”的成例，不向总署咨报，而由军机处随时知照总理衙门。
(五)严厉议处泄密。遇到重大复杂敏感而棘手的问题时，则比平时更加严格地采取保密措施。1870年天津教案发生以后，总署大臣恭亲王奕新对办理有关事宜上奏同治皇帝，说：“在臣衙门凡有陈奏事件以及与各省大吏往来文移书札，悉令该章京等亲自缮写，不假胥吏之手。各章京亦深知事关重大，随时严密防范。凡非经手办理之人，概不得预闻窥探。故数月以来，所办机密要件虽多，尚不致有所泄漏，贻误事机。”⑧
对于违反规定而泄密的人员则予以严厉制裁。1884年，有官员弹劾总署大臣张荫桓“有私行函致上海道”邵友濂情事，经总署管理奕勖等查实，张所复上海道电信“皆系公同商办……所寄电信内有措词未当”。光绪帝上谕着将张荫桓及奕勖在内八人均交该衙门议处，并申饬“总理各国事务衙门从前办事每有不能详慎之处，嗣后该大臣等务当加意慎重，不得仍蹈前辙。致干重戾。”⑨数日后，清廷又将周家楣、张荫桓等大臣开去在总署行走的差使，这是中国近代史上著名的“甲申易枢”的导火索之一。
总署还积极追查泄密事件并向皇帝提出制裁有关责任人，增强保密观念的建议。奕语在上奏中说：“中外交涉事宜，原非各衙门寻常日行事件可比，况系案关重大，尤应慎之又慎，密益加密。庶不致事未行而已为外人所传播，办理愈行棘手。”并将以前的泄密事件作为反面教材惩前毖后。直到1870年，奕新仍然在上奏中重提两年前曾国藩泄密之事。“曾国藩密陈换钓事宜一折，于是年六月间，据总税务司赫德录送到臣衙门。当经臣等函致该督，追究泄漏缘由。旋经该督以密陈事件不能慎密，自请议处，并于是年八月间，经臣等奏请饬令南北洋通商大臣暨各省将军督抚于办理中外交涉事件，务宜格外慎密。”⑩奕语如此，一方面是为防止再次出现泄密事件。另一方面，办理有关对外交涉事宜均需总署参与其间，彻底查清责任人也可使总署包括奕新摆脱干系。
1870年，天津教案发生后，因廷寄江西巡抚刘坤一令其暗中筹防的上谕被九江英领事抄得，奕新上奏指出：“朝廷密谕之件，致为外人所传抄，实属不成事体”，“请旨饬下江西巡抚严查泄漏之由从重惩办，”并请饬令各地“以防漏泄而免衅端”。同治皇帝谕旨：“刘坤一何以漫不经心，致有疏漏。其为养尊处优。事事假手于人，已可概见。此件谕旨究由何处漏泄，著即彻底查明，严参惩办”。嗣后“无论是何寄谕，均需亲自拆阅，如再有漏泄机密、贻误大局者，一经讯明，即将漏泄之人，按照军法从事，并将疏于防范之大吏，严加惩处，决不宽贷。”⑾刘坤一因无法查明泄密原因而与驻九江的两名江西省镇、道官员受到交部严加议处的处分。
总体上，在清末的中央国家机关中，总理各国事务衙门在继承前代保密制度的基础上并进行了一定的发展，在许多情况下，避免和减少了可能由于泄密而给国家造成的损失。注释：
①沈云龙主编，《光绪会典》，台北，文海出版社，1967年版，卷一百，第437页一447页。
②席裕福，沈师徐辑，《皇朝政典类纂》，台北，文海出版社，1982早版，卷二百四十
③④⑧⑩⑧沈云龙主编，《筹办夷务始末》(同治朝)，台北，文海出版社，1971年版，卷六十一，卷七十二、卷七十三，卷七十八，卷七十八。
⑤王钟翰，《清史杂考》，北京人民出版社1957年版，第228页
⑥沈桐生辑，《光绪政要》，台北，文海出版社，1969年版，卷二十七，第16页
(9席裕福，沈师徐辑，《皇朝政典类纂》，台北，文海出版社，1982年版，卷二百四十
文书档案管理教学方法改革技能《文书与档案管理》课程作为文秘专业的核心课程之一，教学目的是培养学生处理文书、管理档案的能力。市场对文秘人才的技能要求越来越高，《文书与档案》课程教学方法改革势在必行。
一、《文书与档案管理》教学方法改革的必要性
随着社会发展、学校扩招，大批毕业生涌向市场。市场上出现了“就业难、招工难”的现象，为何？因为企业缺的是技能人才，而应届毕业生实践技能水平低。随着计算机技术的普及以及新型办公设备的出现、公文和档案电子化，传统模式的办公室文书、档案工作方法得到改进。这些对技工学校文秘专业学生处理文书、管理档案的技能提出了新要求。
另外，技工学校的学生学习基础相对薄弱，自我控制能力较弱，缺乏学习兴趣。只有通过改变教学方法，提高学生学习兴趣，培养他们的动手能力，提高专业技能。
二、《文书与档案管理》教学中存在的问题
1.教学方法单一
以往该课程教学以理论讲授为主，教学方法老套，上课枯燥，严重制约了学生的学习积极性和创新性。
2.教学中理论脱离实践
教学中，主要讲授知识点，甚至有些实践内容都改为口头传授。比如，讲授关于电脑处理公文、档案等知识时，学生基本上接触不到电脑、档案办公环境、文书处理的办公设备等。学生的动手能力得不到锻炼，只能纸上谈兵。
3.教材落后
我国公文处理、档案管理在逐步优化，不断发展。传统的教材没有与时俱进，知识陈旧。比如，计算机辅助管理在档案管理中的地位日益突显。教材中阐述这方面的内容比重太少，不足以让学生深入了解该知识点。又如教材理论知识多，内容很少涉及到实践环节、工作情景模拟等，不能为学生提供工作环境所要求的知识。
三、《文书与档案管理》课程教学改革方法
《文书与档案管理》课程要改变以往教学中的弊端，除了采用传统的讲授方式之外，可采取以下教学方式：
1.案例分析法
案例分析法是以学生为中心、对现实问题进行交互式探讨的过程，改变了过去教师“满堂灌”、学生被动学习的局面。在案例分析教学的过程中，可灵活使用讲授法、讨论法和角色互换法等进行教学，以取得更好的教学效果。
比如，讲解档案库房管理要求时，要求学生分析一个新建档案馆内照明条件的案例，大家讨论、分析这个档案馆设计是否有问题，运用所学知识发表见解，教师总结，得出此档案馆设计违背了防光原则。又如播放北京卫视《档案》栏目中的纪录片《溥仪新生记》，片中有证明清朝末代皇帝溥仪如何改造成功的档案资料。要求学生讨论分析纪录片中出现了何种类型的档案，以及分析档案利用的途径和重要性问题。这些方法能让学生巩固所学知识，提高实践运用能力，培养分析能力、判断能力、解决问题的能力。
2.课堂专题讨论法
课堂专题讨论是针对教学重点和难点内容开设的参与式教学环节，能以学生为中心，让学生多参与课堂，培养他们独立思考、解决问题的能力以及创新性思维。
《文书与档案管理》教学中，首先，教师要选择好难度适中、值得讨论的选题；选题要考虑技工学校学生的知识积累，能让学生结合理论联系实际展开讨论，避免讨论冷场。比如采用“比较纸质档案、新型载体档案保管，并举例说明各自的优缺点”的选题。这两种档案的很多原始资料是学生经常在生活中接触的，如文件、照片、录像带等，学生容易理解。
其次，是课堂分小组讨论，一般以5人左右为宜。技校的学生自我控制能力有待加强，学习主动性不够高。人数过多，个别学生滥竽充数或者干私事。人数过少，达不到集思广益的效果。在讨论会上，每个学生都有机会畅所欲言，甚至那些平时不爱发言的学生在比较轻松的课堂气氛中也能加入小组讨论中来。在学生讨论期间，教师要巡堂指导，起到监督、指导作用。
讨论结束，每组派代表发言，促进各组交流意见，扩大他们的思考角度，保证讨论效果。最后，教师小结。
3.讲练相结合
《文书与档案管理》课程知识是技工学校文秘专业学生必考证――秘书资格证的重要内容。教师要结合考证内容，布置适合学生做的练习，让学生多思考，巩固所学知识，为文秘专业学生考证打下良好的基础。同时，教师可从学生做练习中掌握学生的学习情况，改进教学方法。
4.专题讲座法
文秘专业教师的知识面、实践能力有限，需要请一些企事业单位的档案管理人员不定期地做有关文书与档案管理的专题讲座。通过讲解他们的工作体会，学生能更多地了解工作实际情况，从而借鉴他们宝贵的经验，在今后的学习、工作中少走弯路。
5.实践教学法
实践教学法，即安排一定课时组织学生在校内档案室、办公室或校外实习基地从事具体的文书处理、档案管理环节，将理论知识直接运用于实践工作，培养动手操作能力，增加工作体验感。实习期间，学校还可聘请档案专家讲课、现场指导，进一步提高学生技能。
6.情境模拟教学法
教学中可加大实训比重，进行角色扮演、情景模拟等形式的情景模拟教学。比如，设定一个收文、发文的工作情景，学生扮演各种角色，模拟收发文的工作流程，完成情景中所要求的文书写作内容。学生能深刻理解收发文的流程以及文书的写作格式，培养他们的团队合作能力。教师还可将学生的情景模拟录成视频文件，播放给学生看，学生找出情景模拟中出现的问题，教师及时指正，达到最终教学效果。
又如，教师指导学生模拟进行档案纸质分类，拟写案卷标题，编制立卷类目、档号、目录、备考表等。教师还可提供部分新型载体文件，让学生上机房模拟管理电子文件、对新型载体文件归档。这培养学生熟练应用现代信息技术、从事文件与档案管理和各类信息处理的能力。
7.参观调查法
教学中，教师不定期组织学生参观档案管理部门，比如档案馆、档案室、办公室等。让他们实地了解档案部门的工作现状以及不同种类档案管理方法等。要求学生结合所学专业知识，撰写调查报告。参观调研能培养学生的职业素养和调查研究能力，让他们深刻理解档案管理实际情况。
除了以上七种教学方式之外，还可以通过更新教学内容、改变考核方式等来改变《文书与档案管理》课程传统的教学模式。该课教师可与校外文书档案实训基地共同制定教学大纲、授课计划、实训计划和方案，编写适合技校学生学习且与时俱进的校本教材。考核方式上，将实训成绩、测验成绩、课堂提问、课后作业、调研报告、课堂练习、期末闭卷考试相结合，促进学生技能操作能力的提高，以适应社会对文秘人才的要求。
参考文献：
[1]梁健平.浅析技校《文书与档案管理》的教学[J].职业教育研究，2007，（7）.
[2]沈蕾，孙爱萍.《文书学》课程改革的思考与实践[J].档案学通讯，2009，（3）.
[3]孙玉梅.课堂讨论的形式与操作[J].雁北师范学院学报，2001，（2）.
文书工作、保密工作、档案工作是整个办公室工作的重要组成部分。随着《中国共产党机关公文处理条例》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》的颁布实施,这三项工作开始走上法制化、规范化、科学化管理轨道。只要处理好三者之间的关系,促进这三项工作平衡发展,就能进一步提高办公室的整体工作水平。
一、文书工作与保密工作的关系
保密工作贯穿于整个文件处理工作之中。文书工作的重要职责之一,就是保密。这是因为党政领导机关和大多数文件材料载有机密内容,有些甚至是秘密和绝密,因此,党政机关的文书工作部门成了秘密的总汇处。如果文书处理不按有关规定、制度和程序进行,就有可能造成文件材料的丢失或发生泄密事件。同样,保密工作没有做好,就会给文书工作带来被动,使某些文书工作失去意义,甚至给单位造成重大损失。
如何处理好文书与保密工作的关系呢?首先,要组织办公室人员认真学习国家颁布的《中国共产党机关公文处理条例》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《保密守则》等有关制度,进行保密教育,增强保密观念。其次,从文件材料的起草到校印、分发、收发等各个环节上,都要考虑到保密工作。第三,健全和完善文书与保密工作的规章制度,做到有章可循。第四,建立专门的阅览室,机密性的文件材料只能在阅览室阅读,不能随遍带到其他地方。第五,文书处理要及时、准确。对于需要上交的文件材料,年底一次性向保密主管部门清退。
二、文书与档案工作的关系
文书工作是档案工作的基础,档案工作是文书工作的延续和发展。文书工作和档案工作的内容、范围不同,二者有区别,但并不是截然分离的。档案是由形成的文件材料转化而来的,而这些文件材料则是在文书处理过程中形成的。不言而喻,文书工作不仅直接影响文件材料的质量,也直接关系到档案工作的质量。但是,当前一些办公室的的文书工作人员没有处理好二者之间的关系,没有把两项工作有机地结合起来,往往只注重文书,而忽视了档案工作,甚至有的出现了“脱钩”,形成了“两层皮”。一是应归档的文件没有盖章;二是起草的文件书写不规范,有的用圆珠笔、红墨水笔起草文件;三是文件材料不齐全,有的是没有附件,有的是没有底稿,还有的是一年形成的文件材料归档时竞缺少十几件;四是文书人员责任心不强,工作不认真负责,不注意文件材料的质量,收发文不登记,平时不注意文件材料的积累、清理、立卷、归档,乱丢乱放,文件材料不齐全,整理不科学,就必然会使档案工作陷于混乱,影响档案的完整、安全和有效利用,乃至给整个工作造成严重的损失。通过档案工作,可以发现文书处理工作中的问题,如文件材料的质量,立卷归档是否齐全完整,文书工作人员是否认真负责,各项工作是否尽职守责等。从而促使完善和改进文书处理工作各项制度和办法。
因此,在文书处理中,要时刻想到档案工作,实现文书、档案工作一体化。要把好文件材料质量关。文件纸张的大小、文体、格式要做到规范化、标准化,不能“五花八门”,严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔和复写纸起草、修改,誊印文件材料。要健全《文书处理工作制度》、《档案工作制度》和《文书人员岗位制》等各项规章制度。以制度来规范、约束文书工作人员。文书处理要及时、准确、收发文要及时登记。发现缺少,及时查找。特别是账外文件材料,如领导的讲话、领导外出开会带回的材料等更应注意及时收集,保证文件材料的齐全完整。应推行设立预备卷,拟制好类目条款,文件材料办理完毕后,对需要归档的文件材料,要及时归入事先拟制好的类目条款和预备卷内,及时入室入柜,妥善保管,搞好平时的文书立卷。只有这样,文书工作才能为档案工作打下良好的基础。
文书工作人员在文件材料立卷归档时,就要着手做好鉴定工作。哪些可以利用,哪些不可以利用,做到尽量分开立卷。要健全完善各项规章制度,对于不能利用的档案,要严格审批手续,防止出现纰漏和错误。总之,办公室工作人员要处理好利用与保密的辩证关系,尽量把握好利用档案的“度”,这样,才能处理好档案与保密的关系。
这里，我仅想从档案馆、图书馆馆藏主体特性的差异上来分析一下这个问题。
档案馆是接收机构，它是为了保存其服务主体的文件而设立的，它的藏品主要是其服务主体形成的档案材料。图书馆是搜集机构，它可以从任何地方搜集各种材料，其收藏品有档案，更多的是图书资料。众所周知，档案和图书有着不同特性。
首先，档案与图书的内容有所不同。由于图书有商品性，所以其内容必须对社会大众具有吸引力，内容可以是真实的，也可以是虚构的，有科技的，也有文学艺术的，社会上任何层次的读者都可以在图书中找到自己的兴趣点。档案则不同，它是社会活动的原始记录，它从形成者形成的文件中直接转化而来，不是事后另行编写和随意收集的间接材料，其内容不允许有半点虚构成分，因此档案不具备任何艺术性，可读性不强，它存在的动因不是为了吸引读者，而是记录历史，以备今后查考。两者相比，档案更具研究性，图书更具趣味性和可读性。再者，图书是经过对档案等原始记录进行收集、归纳、提炼后形成的二手资料，对于那些只想宏观了解，不想追根溯源的人来说，看图书当然要比看档案来得实惠。馆藏主体在内容上的差异，是当前图书馆读者的人数远远多于档案馆利用者人数的主要原因。
图书和档案内容的不同，决定了利用者的差异。图书馆的读者中，多数人是为了满足兴趣，丰富知识，而进行深层次研究的读者比例不大。任何一个走进图书馆的人，都可以找到他感兴趣的图书而成为图书馆的忠实读者。而档案馆的利用者或为调查取证、工作查考，或为学术研究、编史修志，绝大多数都有十分明确的查档目的，有急待解决的实际问题。以这部分利用者的人数去对比兴趣点广泛的图书馆的读者岂不是小巫见大巫吗？
其次，档案与图书的存在形式不同。图书是一种商品，一册图书只要市场需要，可以上百万册的印刷，在社会上广为流通。图书馆所保管的绝大多数图书都不是孤本，而是可再生的，可谓取之不尽，用之不竭。而档案作为历史的真实记录，产生于人类社会的实践过程中，是国家珍贵的历史文化遗产，不是作为商品存在。档案具有唯一性，多为孤本，损毁后不可再生。因此，在利用过程中，档案馆会比图书馆更多地考虑到维护保管主体的完整与安全，即便对于开放档案，在利用、复制等环节上也必须进行一定程度的限制。而图书的特点决定了图书馆在图书被读者直接、反复使用过程中不必像档案馆一样为了怕保管主体在使用时被损毁而制定很多的“条条框框”，对读者进行太多的限制。就此而言，读者当然愿意去图书馆，因为在那里，他们可以获得更多的“自由”。
由于档案和图书在内容、存在形式上的差异，造成了档案馆利用者与图书馆读者人数上的差距。虽然这不是唯一的原因，档案界社会服务意识不强，工作方式和设备落后也是造成人数差距的因素，但是如果只把眼光盯着后者，忽视了馆藏主体上的差异，甚至以接待人数多少作为衡量档案部门服务观念正确与否、工作得力与否的标准，那就太片面了。难道档案馆也像有些图书馆一样365天天天开放，就可以真正的、长时期的门庭若市而不是门可罗雀了吗北京市人大常委会副主任陶西平同志在视察档案工作时曾说过“我们讲档案开发利用，到档案馆查阅利用档案，不能奢望像开饭店那样有成百上千的人，挤得水泄不通，那也是不切合实际的。”
因此，现阶段档案利用工作要想发挥更大的作用，与其在增加利用人数上绞尽脑汁，不如将更多的精力放在提高利用质量上。这需要做好以下工作：
一、在提供利用中提高查全率、查准率。
对于来馆查档的利用者，除热情的接待外，更重要的是准确快速地提供他所需要的档案。
二、了解社会需求，主动上门服务
档案工作不是孤立的，它必须走出自我封闭的小圈子，与经济建设、文化建设同步，与人民生活紧密联系起来。档案工作者不但要熟悉馆内业务，还要随时关注社会发展的动态，捕捉社会热点，根据需要主动上门服务。将“你上门，我来查”和“你需要，我提供”结合起来。以北京市档案馆利用处为例，1996年初，他们了解到很多单位正在进行房产核实登记，有的单位因拿不出档案凭证而失去了产权。根据这一情况，他们及时整理有关档案，主动走访了16个单位，上门提供档案信息。虽然利用人数没有因此增加多少，但却发挥了档案的作用，为一些单位挽回了几千万元的经济损失，从而真正提高了档案的利用质量。
三、利用多种方式，提供档案信息
关键词：档案；立卷；归档
学校档案是记录学校在进行教育教学、科研活动和党群组织时所形成的对学校和社会有查阅、利用价值的文字、声像资料等的不同载体。在学校所有的档案中，文书档案是检索、查阅和利用率较高的档案，所以建立完善的学校文书档案，能为学校的教育教学工作提供有力的保障，有利于学校整体工作的开展。但随着档案工作的规范化和电脑化管理的需要，学校文书档案必须建立一种操作简易、格式规范、便于保管和利用档案的归档方法，为归档提供了快捷的方式，而且也为信息利用提供了快速途径。
现在，我结合本人多年的学校档案工作经验，谈谈现行的两种学校文书档案归档方法的利与弊。
一、传统的学校档案的归档方法——立卷归档方法
2000年以前，学校档案采用传统的立卷归档方法。传统立卷方法以“卷”为档案保管单位，将具有保存价值的文件资料，按照形成规律和内在联系分门别类组成不同的“卷”，使单位工作活动和历史事实较好地反映出来。通过立卷可以使有相关联系的工作材料和文件资料放在一起归档，在以后的查阅中，只要通过关键字的查找，可以快速把含有相关档案的案卷查找出来，方便快捷。但立卷归档方法的环节较多，由分类、组卷、排列、编号、抄目、装订等程序组成，不仅在工作上增加了文件归档工作量，而且只能在每一年结束后，才能将文件材料进行整理、分类、组卷，局限了文件材料的整理时间，影响归档的及时性。同时，由于先分类再组卷、立卷，接着进行卷内文件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档，过程繁多，操作复杂。
因此，在长期的档案整理工作中，传统立卷方法其繁琐的工作程序在使用的过程中愈来愈显示出很大的不便.甚至影响了档案工作的发展。另外，一般的学校也没有设置专职的档案工作人员，对于档案业务知识了解也不够全面，而且由于归档时主观随意性较大，很容易使文件材料的分类混淆，甚至有重复归档的现象出现。此外，随着办公自动化进程的加快，计算机技术越来越多地应用于档案管理，传统立卷方法已不能适应计算机管理档案的需要。
二、新的学校档案的归档方法——单份文件归档
为提高档案工作效率，促进办公效率和管理质量的提高，学校档案在归档方法需要进行改革。例如文书档案，从传统的立卷归档变为单份文件归档，实行文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程，遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整。新的归档方法首先准确判断文件的保管期限，将文件分为永久、长期、短期，然后以自然件为归档单位，按照时间的先后顺序排列，逐件整理归档，做到随到随归档，使归档工作不会受到时间的限制。
当然，在学校日常的教育教学工作中，并不是每一份文件都能做到随到随归档。例如，在平时的工作中，有时候会遇到学校向上级部门递交的申请报告，因为批复的手续繁多，几个月才批复下来是常有的事情，有时甚至可能会跨年度，那么，在整理文件归档的时候，因为时间上的差异，批复可能会存放在其它文件的后面，造成申请与批复分开存放，对于在以后的查阅利用会造成不便。但对比起采用传统的立卷方法，还是方便很多，对这类文件，传统的立卷方法须将未完成归档的批文先分好属类，再根据属类进行拆卷重组，增加档案员的工作量。
三、学校档案的利用
当需要利用档案时，两种归档方法形成的档案在检索、查阅方面也各有不同。
传统的立卷方法是以“卷”的基本单位，档案的检索和利用都在在案卷的基础上进行的，而文件实行了单份文件归档后，文件更便于利用。如查找学校的某份文件材料，如果是使用传统的立卷方法首先要检索文件所在的案卷目录，再根据卷内文件目录查找文件的题名，查找一份文件至少要经过三、四个步骤才能找到，往往增加档案员的工作难度，因此，档案利用率相应就低一些；并且，同一案卷的其它文件档案的内容可能会出现泄漏，降低档案的保密性。
关键词：文书档案管理；问题；措施对策
文书档案管理在单位工作中是经常被忽视的一项任务，但是它的地位确是任何工作都无法代替的。只有加强文书档案的管理工作，企业才能在未来的发展中变得越来越好，也正是有这项工作的开展，企业的信息才能得以不断完善，因此，我们要重视文书档案管理工作，改正其在工作中的缺陷，不断完善档案管理制度，在其帮助下将企业发展得更加繁荣。
1 文书档案管理中存在的问题
1.1 培训档案管理人员的工作仍有待加强。许多单位在档案管理方面投入的经费不足，或不够重视，因此档案管理人员的专业素质不够，经常是毫无专业能力的人员未经培训就上岗工作，接手文书档案的管理工作，造成档案的文书管理工作不具备重点，没有深入到要领，在专业化的技能与培训文书档案管理工作中依然存在较大差距。一些单位中管理档案的人员虽然具有上岗证书，但是真正参加培训的人员却只占少数，即使参加了培训，对文书档案管理工作的认识也是一知半解，谈不上真正的理解，更不必说将最新的档案管理的理念传达到工作中了。档案管理人员的工作不能与现代化的管理理念相衔接，单位的档案管理水平就不能够得到有效的提升。科学技术在近几年间得到进一步发展，计算机的应用使档案管理变得更加便捷，同时也是未来档案发展过程中的一个趋势，因此档案管理人员必须要将提高自身素质作为基本任务，努力提高自身的科学化与规范化的业务水平。
1.2 文书工作在与档案工作在进行衔接时经常产生问题。由于文书工作与档案工作二者之间是既相互联系又具有区别的，因此在实际的工作中，我们应该将这二者联系起来，使其互相协调共同发展，最终建立起一个具有统一结构又分工明确的管理体系。这种分块式的管理能够将档案管理工作变得更加科学与规范化，能够有效地对档案进行管理，但是实际操作时却并不简单。其原因就是该体制将文书工作与档案工作相分离，处理文书的工作人员没有强烈的档案管理意识，而档案管理人员又不具备文书工作的能力，虽然将二者有机的结合在一起是种较为理想的状态，但实际情况却很难将其有效地衔接，并且在公文格式与处理方式等方面并不标准。
2 提高文书档案管理工作水平的措施
做好文书档案工作的前提是领导者的重视，档案管理工作人员要积极主动的做好文书档案工作的汇报和宣传工作，加强领导者和员工们对于档案管理的认识，并争取得到领导者和员工的理解、重视和支持，争取使得档案管理工作能够纳入到单位总体工作规划和工作重点之中，加大档案管理设备的投入，不断的提高档案管理的现代化水平，从而使得档案管理工作更加的规范化和标准化。努力使自己成为一个管理型、技术性和复合型的综合素质人才，从而给单位和领导提供更加方便、快捷、高效的服务。
2.1 要想将文书与档案管理工作处理好，就要规范其衔接。首先档案要以文书作为基础，文件的质量直接影响到档案质量的优劣，如果文书不具备较高的质量作为典范，那么也就难以保证档案达到规范的要求。所以档案质量的提升要以文书工作作为基本环节。处理文书的工作人员应该提高自身的管理意识，将文书材料分门别类的归档，头脑中时刻要具备档案管理的工作与文书工作不分家这一思想，做到了这一点，文件质量一定会有所提升。除此之外，从细微之处也能体现出文书工作是否到位。比如纸张大小是否统一，文字标准有无规定的标准等。此外，还应该做到使用黑色碳素笔进行文件的批阅工作，处理文件不能拖沓，认真做好领导讲话的记录等文书工作。
2.2 做好部门之间的协调工作。管理档案的人员首先需要对业务部门有大致的了解，掌握手头工作的内容，其次是要经常同其他部门互通有无，交换信息，做好沟通工作；另外，根据单位在实际工作中的需要，工作人员自身要具有独立思考的意识，主动思考如何将自己的工作做得更好。档案管理部门要及时与其他部门进行协商，这样做是为了能够更加便捷的收集相关资料，在收集资料时不能没有重点，应分清主次，对于能够代表单位的过去与目前状况的资料要重点收集，有利于单位在未来一段时间内发展的资料也要加大收集力度，保证今后的研究工作能够顺利开展。
2.3 建立有效的管理机制和程序，严格按照规章制度办理公文。对于档案管理的规定和程序，要尽可能的细化，简洁明了，并且具有可操作性。文书档案工作人员要严格的执行公文的规则，严格进行审核和签发，坚决避免滥发文件和发无效的文件现象。在公文正式印刷之前要认真审核签发的手续是否完整、附件是否完善以及文件的格式是否规范，在印刷以后发送之前工作人员还需要进行再一次的复核。如果需要修改实质性的内容，则需要按照程序进行复审。
对于公文的用纸、幅面以及字体、排版等都需要按照严格得的技术指标进行。要充分的利用随文卡片的作用，简明扼要的填写文件处理单、发文稿纸的卡片，合理的制定文件的发文的范围。对于文件件数的控制，要严格，禁止随意的抄送现象。
2.4 做好文书档案的基础工作，调整文书档案的结构和内容。文书档案的物质基础和前提条件是资料的收集、鉴定以及保管和统计工作。因而，工作人员除了要善于收集单位和上下级之间的各种有用的文件和资料之外，还需要善于收集和整理单位在活动中形成的生动的能够有效的反应细节的档案资料，并认真的进行整合，对其进行综合的分析、筛选、研究和整理，促进档案信息功能的发挥，不断的丰富档案的资源，明确不同时期的单位的工作重点和任务，以服务全单位和单位大局来开展文书档案工作，从而形成服务大局的强大合力。
结束语
总而言之，文书档案管理是衡量单位管理水平的一个重要标准，其管理水平直接关系到档案资料的完整性。因而需要提高单位文书管理工作的地位，切实做好文书工作和档案管理工作的规范化衔接，强化各部门之间的合作，做好文书档案资料的收集工作，建立完善和管理机制和工作程序，树立文书档案管理的规范化和标准化，从根本上切实提高文书档案资料的利用率，保证单位的建设和发展。
参考文献
[1]文归贤.文书档案管理中存在的问题与对策之我见[J].现代经济信息，2010（16）：62.
关键词：文书工作 档案管理 教学特征 教学改革
0 引言
文书与档案是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。文书，“经国之枢机”，“政事之先务”。文书的系统整理和保存，最终使档案形成，有了档案，人们就可以“疏通知远”，了解历史。档案，历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富。文书与档案是人类社会本身发展的需要，文书是档案的前身，档案是文书的延续。
文书工作与档案管理在秘书工作中具有重要的地位，文书工作与档案管理是高校文秘、行政管理等专业的主干课程，是相关职业岗位群的关键技能模块，具有很强的专业技术性和操作性。现代社会的文书工作与档案管理课程的教学特征表现为：在理念上应尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求；在教学内容上要着力从学科体系建构、理论知识完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变；在教学方法上从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变。通过该课程的学习，重点培养学生建构系统的学科体系，具备完整的理论知识，熟练掌握公务文书协作处理和档案管理的能力，使学生毕业后走上工作岗位能尽快胜任文书工作与档案管理工作。
然而当前文书工作与档案管理教学存在着以下问题：教学工作往往立足教材，以阐述文书学与档案管理工作的理论知识为主，课程内容较为抽象，学生甚至没有见过档案柜、架、盒等实物，重视理论知识的传授而轻视专业技术能力的实践培训。一旦参加实习或工作之后接触实际问题，又要从头学起，因此课程教学的目的难以达到，专业特色也无从体现。随着改革的深入发展，文档管理工作面临着越来越多的实际问题，例如文件和档案数量日益增加，给保管和提供利用带来困难。传统的管理方法直接影响了文件和档案的质量等。这些实际问题要求在文书工作与档案管理教学过程中深入开展教学改革和创新，才能适应社会不断发展的需要。
1 转变教育观念，完善课程体系
传统的《文书工作与档案管理》课程的教学理念的弊端是有目共睹的：“老师讲，学生听，从理论到理论”。因此实现理论教学与实践教学并重的首要前提是转变教学观念。要坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。从培养实用性文书工作与档案管理人员入手，在讲授档案资源的利用、文档一体化管理等基础理论知识的讲授前提下，加大实践环节的力度。密切联系文书工作与档案管理领域最新的动态、资料和国家有关的法律法规，以岗位需求设计专业培训能力模块，在边教学边实践的基础上，安排理论知识学习后的集中实习周或实习月，系统训练涉及该课程的所有操作技能，强化学生实际动手操作能力的培养，为今后的实际工作奠定扎实的基础。
2 积极探索研究，改革教学方法
文书工作与档案管理的课程设计从总体上讲要以实用为原则，以必需和够用为尺度构建科学的教学体系。在教学方法上不局限于条条框框，强化针对性和实用性，将教、学、用三者有机地结合起来，融传授知识、培养能力和提高素质为一体。在教学实践过程中，我作了如下尝试：
2.1 编写修订教材 教材是学科知识的基本载体，学科发展的程度、深度应该在教材上体现出来。传统的《文书档案管理》教材，包括一部分针对高职院校编写的高等职业教育规划教材，大多是对本科教材或档案专业教材的简单“改良”，只是泛泛地罗列一些理论知识，对于实践环节和工作场景的模拟几乎都没有涉及到。针对这一现象，根据社会对文书档案管理工作的需求特点，在传统的教材基础上，我主动追踪文书与档案工作相关知识的发展前沿，结合新时期新形势下出现的有关电子文件的形成、处理、鉴定、归档，新的档案归档载体的使用和介绍等新兴问题，多方面整合知识资源，修订编写了顺应文秘专业特点、实用性较强的校本教材，这样做不仅保证了知识的前瞻性，同时又拓展了学生的知识面，使学生学有所用，为学生提供职业环境所要求的知识和技能。事实告诉我们，科学知识并非一成不变，有些知识是随着社会的发展而逐步被认识和发展的，不能用静止的眼光来看问题。
2.2 加强实践教学 在教学过程中，我按照科学规律加大了教学实践过程中实践训练的比重，以此来巩固和提高学生的专业技能操作水平，并在课程中体现“用理论指导实践，用实践再认识理论、发展理论”的基本思路。文书工作与档案管理课程应改革过去纯理论教学的模式，在教学过程中强化实习实践的教学力度，实训实践课时数应占40％以上，将平时的所有实训、实践课都结合相应理论教学，在适当的时机穿插在教学过程中；同时用一个学期左右的时间，让学生深入到文书档案的办公现场进行实习，实现理论在实践中的升华。实习实践的基本形式可以打破传统，可以到学校的文书与档案课程实验室、学校综合档案室或用人单位顶岗实习，强化学生对文书与档案工作的直观认识与切身感受。除此以外，教师还要对课程以及相应的实习实践教学进行课题分解，确定每个实习实践课题的教学目的、教学内容和所需课时，灵活设置相应环节，从而调动学生的学习积极性和参与欲，提升实习实践课程的教学效果。
2.3 探索新型教学方法
2.3.1 范本教学法 俗话说：“熟记唐诗三百首，不会作诗也会吟”。在文书工作与档案管理课程的教学过程中，可以通过范本学习和借鉴他人的长处。教师可以收集党政机关、企事业单位和社会团体等不同类型的文书范本和档案范本，在此基础上适当加以修改和加工，作为案例以小组讨论、分析答疑等形式，让学生了解当前文书工作与档案管理工作领域最前沿的规定以及出现的新问题，从而提高学生用理论去解决实际问题的应用能力。
2.3.2 情境教学法 面对没有实践工作经验的学生，打破枯燥无味的教学桎梏，情境教学方法是行之有效的方法之一。教育家杜威说：“教育即生活”，教育的目的就是为了更好的生活。现代社会终身教育理念的提出，使教育与人的生活紧密相结合。在教学过程中，根据教学重点教师创设相关场景，模拟现实生活中的工作环境，使学生在模拟中体会知识，培养学生的动手能力。例如，在讲授“收文处理”这一知识点时，设置如下场景，让学生分别扮演秘书、主管领导的角色，绘制收文登记簿和文件处理单，将收文处理的程序一一进行演练；通过组织学生观看指出其中的正确与不足之处；然后由教师作点评。通过情境模拟，使学生对收文处理工作有了直观的认识，掌握了收文处理工作的基本处理环节，与纯理论式讲授相比，情景教学法更能激发学生的参与意识，能收到意想不到的教学效果。
2.3.3 实物演示法 俗话说：“百闻不如一见。”这是人们认识客观事物的一条规律。运用实物演示教学，正是从这一认识规律出发的。文书与档案教学中涉及的物体，对学生来说是陌生的，一旦出示实物，学生便能豁然领悟。例如在讲解“档案保管的物质条件”这一章节的内容的时候，可以结合知识点给学生展示档案盒、小型缝纫机、塑料螺钉、起订器等专业工具，同时也可以充分挖掘网络、报刊杂志等多种资源，为学生展示档案库房、缩微品阅读复制设备、易耗低值物品等的相关图片资料，把枯燥的理论介绍变成直观生动的形象演示，更加有利于教学效果的提高，为学生所接受。
2.3.4 参观学习法 在课堂教学的基础上，组织学生前往地区、县市的档案馆参观，将档案馆、档案室变成我们的第二课堂，通过实地观摩学习加深学生对档案馆的库房建设、检索工具建设、规章制度建设等基础设施方面的切身了解。同时也可以学习现代数字化、科学化的现代档案信息处理技术，如利用计算机技术建立档案目录数据库，通过网络为相关单位进行档案全文信息查询业务等服务。除此之外，通过参观也能使学生学习档案工作人员吃苦耐劳，无私奉献的精神以及对档案工作高度的责任感和荣誉感，对于学生提高自身的素质有着良好的促进作用。
3 加强“双师型”教师队伍建设
受到传统观念的影响，以往文书工作与档案管理课程教学存在着片面性，例如重理论，轻技术，轻实践；重知识传授，轻能力培养和知识应用；师资队伍建设和评价偏重于理论水平等。为了弥补这些缺陷，促使理论教学和实践教学的正确定位和有机结合，因此，“双师型”教师队伍建设是文书工作与档案管理教学改革发展的必然要求。首先要加强宣传，转变人们的观念，一是要转变教育行政部门和学校领导的观念，使他们充分认识到培养“双师型”教师的重要性，将培养计划纳入议事日程，制定相关的政策，将培养工作落到实处。另一方面要转变专业教师自身的观念，树立竞争意识，增强危机感和紧迫感，自觉主动地投入到不断提高自身素质的学习中去。对于从高校毕业直接进入文秘专业的教师，可以定期组织教师到秘书岗位进行专业实践，在实践中提高他们的职业技能，并为他们获得文秘资格证书或专业技术职称提供实践和机会；对于从行政转行过来的教师，可以给予他们进修学习的机会，引导鼓励他们开展学术研究，提升他们的教育理论水平。此外，还可以从有关单位引进文书工作与档案管理工作第一线的高素质人才，寻找、鼓励并帮助优秀的文书工作与档案管理人才到学校任教，通过他们把积累多年的实践经验、操作技能以及行业发展的信息和新观念带入学校，帮助在校任职教师开阔眼界，了解市场需求，从而提升教学改革的有效性，因此，积极引进高素质的文书工作与档案管理工作人才也是提高“双师型”文书工作与档案管理教师队伍质量的有效方法之一。
将先进的教学改革理念有机地融入到传统的文书工作与档案管理课程教学中去，使学生熟练掌握并运用与时俱进的专业技能，以适应现代社会对文书档案管理人才的需要，是文书与档案管理教学工作者的使命。随着社会的发展，教学改革还将继续深入开展，我相信，只要我们善于思考，勇于探索，积极创新，教学改革之路必定会越走越宽。
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对于执法单位来说，文书档案的管理是十分重要的，也是整个执法单位的管理体系中不可或缺的一部分。对执法单位的文书档案进行有效的管理，并且加强管理的效率可以帮助执法单位更好的进行发展，并对执法单位在发展的效果中有重要的意义，因而加强执法单位的文书档案管理，对其进行有效的规范化处理不仅仅能够满足整个执法单位对于整体运行的实际需求，还能够帮助执法单位更好的完善管理体系。本文主要根据目前执法单位在对文书档案管理的过程中所出现的问题进行讨论，并且提出意见，帮助执法单位可以更加有效的进行文书档案的管理。
关键词：
执法单位；文书档案；管理效率
引言
对于执法单位来说，其在进行文书档案的保存工作上，主要保存的是本单位中有关单位的党务、单位的行政执法、以及单位在进行行政管理的过程中的活动的档案等等。在大多数情况之下，存档案、大小会议的会议记录、发文的原件等等相关的文件资料是由办公室这一部门来进行保管的。而所谓的文书档案，则主要指的是在档案进行处理完好以后，其自身还具有保存价值的文件。在执法单位中，办公室这一部门是其在进行管理过程中的关键组成部分，其主要负责的任务有：处理执法单位的日常业务、传达执法单位所要下发和收集的消息、对上下级进行协调和沟通，而这些任务涉及到了执法单位管理水平的高低。由此可见，只有提高执法单位的文书档案管理水平，才能够有效的提高其管理的效率，才能够真正的确保单位的正常运转，促进单位的稳定发展。
1.在执法单位的文书档案管理过程中所存在的问题
新的时代带给我们的不仅仅是新的商机、新的机遇，更是新的挑战和新的要求、新的标准。在新时代的发展中，我们可以明显的看到执法单位在进行文书档案管理的过程中出现了有待解决的问题，这些问题对于执法单位的文书管理造成了明显的影响，并且对于执法单位的发展造成了一定的阻碍，因而我们必须对这些问题加以分析，发现问题的所在并且将问题进行有效的改进，这样才能更好的帮助执法单位进行发展。
1.1执法单位对于文书档案管理的重视程度不够
执法单位发展的主要的目的，不仅仅是为了帮助单位的人员可以获得其所应得的酬劳，更是为了更好的服务于社会。文书档案的管理工作记录了执法单位的各项活动和相关的业务，不能够帮助执法单位产生直接的经济效应，这就直接导致了很多的管理人员对于这份工作的不重视。并且在执法单位的管理过程中，对于文书档案的管理理念也相对于薄弱，重视程度不够强，很多管理人员认为，文书档案管理这项工作没有实际操作的价值，并且不含有任何的技术含量，在他们看来这项没有任何意义的工作可有可无。
1.2管理的制度不够完善
随着经济的不断发展，很多执法单位在管理系统上都开始进行不断的改革，在管理制度和服务水平上都有着一定的提高，但是由于执法单位自身的不重视，在文书档案的管理上一直没有一个准确切完善的管理制度，这一制度的缺失就直接导致了管理的不善，很多管理人员因为没有制度的管理所以。不仅如此，文书档案管理的管理理念也一直没有更新和确定，很多执法单位对于文书档案在管理的过程中没有一套对应的流程。因此，在进行管理的过程中没有办法进行统一的收集和整理，这就让文书管理缺乏明确性，对于文书档案的利用率低，使得文书档案逐渐失去了自己的作用。
1.3执法单位的管理人员素质偏低
很多执法单位都认为文书档案管理工作没有实际的意义和价值，因而在执法单位选择人才的过程中，往往都只重视法律等相关人员的培养，而忽视了对于文书档案人才管理。这就直接导致了，很多文书档案的管理人员素质都普遍偏低，这种素质的偏低不仅仅是思想观念上的，更是业务管理水平和管理能力上的，这些都不在符合现代执法单位的发展要求，更严重的是，很多执法单位在文书档案管理这一职位上所应用的员工都不是专业人员，其自身并不具有文书档案管理的专业知识和专业技能，这些问题都直接造成了执法单位在文书档案管理方面的不规范化。
2.如何提高执法单位在文书管理上的效率
2.1提高执法单位中文书档案管理人员的素质
无论什么单位，其自身的规章制度都是有员工所定制出来的，对于文书档案管理来说也是一样的，整个管理的过程都是由员工来进行的，所以想要从根本上提高文书档案管理的效率，就需要有效去提高文书档案管理人员自身的素养。这种素养主要可以分为两个方面，第一个方面指的是文书档案管理人员的思想认识，也就是专业素养，并且强化他们自身的服务意识；第二个方面则主要指的就是文书档案管理人员自身的责任心，以及其自身是否具有一定的学习能力，这些都是培养一个文书档案管理人员的重要方面。除了以下两个方面，作为执法单位的管理人员还需要对于文书档案的管理人员进行定期的考核，经常检测管理人员的专业素养，只有这样才能保证这些管理人员能够有效的去适应文书档案的管理工作。除此之外，对于执法单位中的文书管理人员，执法单位需要适当的去提高他们的地位，并且帮助其解决在生活和工作中所遇到的问题。
2.2优化文书档案在整理过程中的工作环节
对于执法单位来说，在进行单位文书档案收集整理的过程中，不仅仅是要依靠执法单位人员的实干、苦干就可以取得一定成绩的。如果执法单位的工作人员仅仅是依靠所谓的认真做事来进行工作，那么执法单位的发展就会被逐渐的限制住，而且其工作效率也不会得到一个有效的提高。所以想要真正的解决这一问题，就需要执法单位的文书档案管理工作人员熟悉整个工作流程，并且对于整个工作过程进行有效的了解，梳理一个整理的流程。然而在文书档案管理人员工作的过程中，不仅仅是依靠这些就可以取得成功的，还需要结合各个不同的部门，和各部门之间处理好关系，让各部门在上交文书的时候就进行整理，方便文书档案的整理人员更好的进行收集和整理。作为文书档案的管理人员，需要告知各部门如何对部门中的文书档案进行整理和收纳，需要告诉部门成员他们需要什么，不需要什么，而不是让各部门成员一味的进行整理而忽视了整理的内容，这样不仅仅让整理人员的工作量加大，也给文书档案的管理人员自身带来了一定的麻烦。
2.3加强对于执法单位文书档案的集中管理
由于当前很多的执法单位对于单位中的文书管理工作管理的过于松散，这就直接导致了管理工作的工作效率低下，管理人员，对于需要进行整理的档案整理的不够及时。根据这一问题，需要执法单位在单位的内部建立起专门的档案室来进行档案的管理，并且对所需要管理的文书档案进行定期的整理和归纳，尽可能的保证文书档案在进行寻找的过程中方便快捷，并且要求文书档案管理人员，针对不同用途的文书档案进行分类整理，把重要的资料单独存放。在执法单位中，除了一些特殊的岗位和部门，其他的部门则需要把文书档案全部送到档案室进行保管，这样可以在一定程度上杜绝了一些人在档案上进行二次修改，改变事实，并且绝对不允许管理人员把档案进行自行保存。除了需要对于纸质文件的保存，还需要对各部门开会所用的音频、视频以及电子文档等资料进行分类保存，这样才能让文书档案的管理工作变得更加规范，同时也在一定程度上提高了文书档案管理的效果和工作效率。
2.4应用现代化的设施进行保管
由于现代科技发展的越来越迅速，为了更好的保存文书档案，可以应用电子设备。如：不同的部门使用不同的二维码，在进行文书档案的上交时进行二维码的扫描，这样可以直接确认不同部门的上交情况。不仅如此，应用电子设备也可以帮助文书档案的管理人员在寻找相关的文件时候提高寻找速度。
总结
根据以上分析和讨论可以知道，想要真正的提高执法单位的文书档案管理的工作效率，首先需要改善的就是执法单位自身对于文书档案管理的态度，不能一味的不重视、不采用，并且有效的去提高文书档案管理人员的管理素质和专业素养。并且根据自身单位的实际情况进行分析，进一步的推进文书档案管理的信息现代化的进程，提高文书档案管理的效率。
作者：王明 单位：长春市食品药品监督管理局经开监管所
参考文献：
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