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第二条医药卫生档案，是指在医药卫生工作中从事医疗、防疫、科研、教学、生物制品、生产、药品管理、卫生行政管理以及其他各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其他不同载体、不同形式的历史记录。
第三条医药卫生档案，是国家档案的重要组成部分，是深入和发展医药卫生事业及其他各项工作的必要条件和依据，是重要的信息资源，是国家的宝贵财富，必须遵循统一领导、分级管理的原则，确保档案的完整、准确、系统、安全，便于开发利用。
第四条各级医药卫生部门，必须把档案工作纳入本单位工作的发展计划，在档案机构、人员配备、经费、库房等方面给予保证。
第二章档案管理体制和机构设置
第五条医药卫生档案工作在国家档案行政管理部门"统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导"下进行。卫生部档案处在办公厅领导下，负责管理本部门的档案工作，并对部属单位的档案工作实行监督、指导，地方各级医药卫生档案机构负责管理本部门医药卫生的档案和档案工作，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。
第六条各级医药卫生部门应有1名领导同志分管档案工作，把档案工作列入领导议事日程，切实解决工作中存在的实际问题。
第七条各级医药卫生部门要理顺档案管理体制，建立综合档案工作机构，负责本单位的档案工作和统一管理本部门形成的全部档案（病历档案除外）。规模较大、内部机构和下属单位较多、负有监督、指导和检查任务的单位，应根据本部门实际情况，设立档案馆或综合档案室；对下没有指导任务、但本部门档案工作任务较重的，应设综合档案室（处或科级）；设立档案馆的具体条件可参照1989年国家教委的第6号令执行。规模较小的单位可视档案工作的实际情况配备专职档案工作人员。
设档案馆的应配备工作人员8－12人；设档案科、室的，应配备工作人员3－6人。
综合档案机构的设置，按有关规定报上一级卫生行政管理部门审批，同时报所在地区档案行政管理部门备案。
第八条医药、卫生部门单位档案馆具有双重职能，既是收集、保管档案的科学文化事业机构，又是本单位档案工作职能管理部门。
第九条综合档案管理机构的基本任务是：
（一）贯彻执行国家和卫生部有关档案工作的法律、法规和规定；
（二）制定本单位档案工作的各项规章制度，负责对所属单位的档案工作进行业务指导、监督和检查；
（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管本单位形成的全部档案及有关资料；定期向档案馆移交有关档案；
（四）负责编辑档案参考资料，编制各种检索工具，积极开发利用档案信息资源，全心全意地做好服务工作；
（五）加强档案工作的横向联系，开展多种形式的协作，积极开展档案信息交流及学术研究活动；
（六）负责对本单位或所属单位档案工作人员的业务培训；
（七）负责收集档案利用效果的反馈信息，宣传利用档案的社会效益和经济效益，扩大档案工作影响，增强领导干部和科研人员积累档案、利用档案的意识。
第三章档案工作人员
第十条档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的各项方针、政策，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，并具备一定的档案专业技术水平和具有较高的科学文化知识。
第十一条档案工作人员（包括以做档案工作为主的兼职人员），均属档案专业技术人员，其业务能力的考核、技术职务的评定和晋升，应按国家有关规定执行，并实行档案专业技术职务聘任制（或任命制），档案专业技术人员享有医药卫生专业技术人员同等待遇。档案工作队伍要保持相对稳定。
第四章文件材料的形成、积累和归档
第十二条各级医药卫生部门要建立健全文件材料的形成、积累和归档制度，并纳入各类专业技术人员和管理人员的职责范围，确保每项重要的医疗、防疫、科研、教学、药品管理、行政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档。
第十三条各级医药卫生部门的档案工作要与本部门的各项工作紧密结合，实行"四同步"管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时应同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第十四条各级医药卫生部门对科研成果、产品规划与试制、基建工程等项目进行鉴定、验收时必须有档案部门参加。有关业务主管部门应会同档案部门，对应归档的文件材料进行检查，并签署意见。未经档案部门检查或经检查没有完整、准确、系统的文件材料归档的项目，不能通过鉴定、验收，科研成果不予上报。
第十五条各级医药卫生部门应实行文件材料形成单位及科研课题组立卷归档制度。由立卷人按文件材料的自然形成规律和保管期限表系统整理组卷，编排张号，填写卷内目录和案卷标题，经立卷单位负责人检查，装订后向本部门档案室移交。卷内目录和案卷标题一律用钢笔或毛笔书写。
第十六条文件材料的归档范围：
（一）党政管理方面
凡是本部门党、政、工、团，包括纪检、人事、保卫、财会、基建、生产、科研、外事等单位和临时机构形成的具有保存价值的收、发文（电）和内部形成的会议文件、会议记录、纪要、重要电话记录、各类统计报表、出版物原稿和样本、剪报（不另行文的）等文件材料，以及反映本部门工作活动的影片、照片、录音带、录相带等声像材料，均应收集齐全，立卷归档。
（二）医疗技术方面
凡是医疗单位形成的以下材料应收集归档。
1．医疗技术的法令标准及各项规章制度。
2．医疗计划、总结。
3．处方章印模。
4．各类报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）。
5．医疗技术常规、操作规程、质量标准等文件。
6．医疗质量调查和监督检查中形成的文件。
7．突发事件、传染病暴发流行抢救工作记事、照片、录象、总结等文件材料。
8．医疗事故或医疗纠纷的来信来访调查分析，医疗事故鉴定书和处理意见。
9．新疗法、新技术的鉴定及实施中形成的文件材料。
10．名、老中医的临床经验总结、医案原稿、中药炮制等。
11．传统的药物标本、成分、配方、工艺等材料。
12．制剂处方单、质量检验报告、药检证书及制剂配剂的有关材料。
13．住院及门诊病历和各种检查的申请单、报告单、登记本以及病理切片、照片、图纸、X光片等（单独存放保管）。
14．医疗单位开展医疗合作形成的协议书、合同、聘书等。
15．地方病、职业病及肿瘤、心血管病等疾病防治的专题材料。
（三）卫生防疫和卫生监督方面
凡卫生防疫和卫生监督部门所形成的以下材料应收集归档。
1．有关卫生防疫和监督法律、法规、标准及各项规章制度。
2．各种传染病、地方病、寄生虫病流行报告、防治方案、规划、总结、监测点、防治点记录数据等有关材料。
3．传染病暴发流行防治工作记事、照片、录像、总结等文件材料。
4．疫情报表和统计材料。
5．青、少年健康检查、生长发育和调查分析总结。
6．青、少年学习、生活保健用品监测及学校卫生标准技术材料。
7．计划免疫效果观察以及异常反应、事故调查处理等有关材料。
8．消毒杀虫剂专题计划、实验数据、图表、实物标本及总结材料。
9．卫生监督规划、审查意见书、技术性总结及环境对人体健康影响的调查、环境卫生监测等材料。
10．食品卫生标准、规划、技术报告、审核意见书、批准证书及城乡居民营养调查、食物结构、食物成分表。
11．食品卫生监测、重大食品污染、食品中毒典型案例等有关材料。
12．射线防护、计划设计方案、实验数据图表、专题调查总结报告、仪器制作等有关材料。
13．放射事故（包括核武器、核电站）损伤救治方案、救护措施及远后期观察材料。
14．职业病危害现场调查、测定及劳动条件评价、职业病防治、急、慢性职业中毒报告、报表和统计数据。
15．新建、改建、扩建工程项目预防性卫生监督的审查意见及有关材料。
16．国境口岸卫生监督、卫生处理技术材料。
17．国境卫生检疫管理材料。
（四）妇幼卫生方面
凡妇幼卫生部门所形成的以下材料应收集归档。
1．有关妇幼卫生法律、法规及各项规章制度。
2．妇幼卫生长远规划、年度计划及工作总结。
3．妇幼卫生工作年报表。
4．妇幼卫生工作中考核评比标准及综合性评价材料。
5．妇女多发病防治材料。
6．青春期及绝经期调研材料。
7．孕产妇死因研究材料。
8．围产保健信息网监测及围产儿死亡率及死因研究材料。
9．女工保健卫生学调研材料。
10．计划生育手术规范化管理材料。
11．婚前保健、优生、遗传调研材料。
12．0－7岁儿童生长发育监测材料。
13．0－3岁营养性疾病患病率及分析材料。
14．四个月以内婴儿3种不同喂养率的调研材料。
15．有关儿童保健课题及调研材料。
16．5岁以下儿童死亡率及死亡原因。
（五）科研方面
按国家科委、国家档案局关于《科学技术研究档案管理暂行规定》等有关规定执行。
（六）教学方面
按国家教委、国家档案局关于《高等学校教学文件材料归档范围》执行。
（七）药品、生物制品监督、检定和生产技术方面
凡药品、生物制品监督、检定、生产部门形成的以下文件材料应收集归档。
1．有关药品监督的法律、法规、标准及各项规章制度。
2．药品标准（国家标准和省级地方标准）审评材料、批件或批复。
3．新药及新生物制品审批、审评记录、批件。
4．药品抽验报验结果、汇总和公报材料。
5．重大假药、劣药案件原始调查材料、处理结论和有关批复及来往文件。
6．执行药品监督任务的原始记录、报告和批复。
7．国外厂商申请进口药品注册的申报材料和批件。
8．生物制品产品计划、规划设计任务书、产品试制说明书、实验设计、实验数据、现场考核及临床试验观察记录、协作合同及完成情况报告等。
9．生产及技术检定记录。
10．产品质量及经济技术指标完成统计及说明。
11．生产检定规程、细则、生产工艺、产品目录、说明、规格及使用方法的有关材料。
12．生产及检定工作经验交流会等有关材料。
13．生产及检定工作管理办法、定额指标及责任制等有关材料。
14．药品质量考察检定中的实验数据记录及临床观察中所形成的有关技术材料。
15．安全生产制度、规定、规范、统计报表、工作安排、总结及重大事故调查处理等有关材料。
16．技术引进、技术改造等方面材料。
（八）基本建设方面
按国家档案局、国家计委关于《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
（九）仪器设备方面
各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在5万元以上）的全套随机技术文件及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
（十）出版物方面
包括出版社、健康报社、医学会、医学院校、医学科学部门出版的书籍、报纸、杂志、其他学术刊物以及自行编辑出版的学报审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
（十一）财会方面
按财政部、国家档案局关于《会计档案管理办法》执行。
（十二）其他医药卫生活动中形成的具有保存价值的不同载体不同形式的历史记录。
第十七条归档时间：
各医药卫生部门的文书档案，应在次年6月底以前移交档案室。医学院校应在次学年度寒假前归档，科研、医疗卫生技术和基建档案应在项目及技术工作完成后两个月内归档。
第十八条几个单位协作完成的医疗、防疫、科研等工作项目由主办单位保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本之外，应将复制本送交主办单位归档保存。
第十九条各医药卫生部门的个人在从事各种职务活动中形成的各种载体形式的文件材料必须按照规定向本部门档案室归档，任何个人不得据为己有。档案室的档案应按规定向档案馆移交。对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，档案部门可通过征集、代管等多种形式进行收集。对于个人向档案部门捐赠档案的，各医药卫生部门应予以奖励。
第五章档案的管理和库房设备
第二十条医药卫生部门的档案馆、室对接收的档案进行分类、排列、登记、编目及必要的加工整理。
第二十一条医药卫生部门的档案馆、室，对接收的档案，按照有关规定进行鉴定、划分保管期限和密级。对保管期限的变动、密级调整和需要销毁的档案提出建议，报本部门主管档案工作的领导批准后实施。
第二十二条医药卫生部门的档案馆、室，要建立保密、保管、借阅、统计等项管理制度。按照有关规定定期向所在地区档案行政管理部门和上一级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。
第二十三条医药卫生部门的档案馆、室，应根据《档案法》的有关规定和要求，对下属单位的档案工作经常进行监督、指导和检查。对在档案管理工作中取得显著成绩的单位和个人，要给予表扬或奖励。对因档案管理混乱、工作失职给档案工作造成严重损失的，报请有关行政部门按照《档案法》的有关规定追究当事人和主管领导的责任。
第二十四条各级医药卫生部门必须为保管档案提供专用档案库房，库房门窗要坚固，并保持适当的温度、湿度，要有防盗、防火、防光、防腐、防有害生物和防污染等安全措施。对存放声像等特殊载体的档案要配备恒温、恒湿设施。档案库房要指定专人管理，以保证档案的安全，延长档案寿命。
第二十五条各级医药卫生部门，要有计划地为档案部门配备复印、录音、照像、录像等设备，同时结合本单位业务管理工作的现代化进程，逐步实现档案管理现代化。
第六章档案的利用与开放
第二十六条为了充分发挥档案的作用，各级医药卫生部门要按《档案法》的有关规定，划分开放与控制的界限，大力开发档案信息资源。
第二十七条医药卫生部门档案馆的档案应向社会开放。开放档案应按以下规定执行：
（一）凡持有合法证明的单位、个人在说明利用目的和范围后，均可查阅属于开放范围的档案。
（二）港、澳、台及海外华侨利用档案，需经有关主管部门介绍。
（三）外国机关或个人要求利用档案，应按国家有关规定办理。
（四）向社会公布档案，需经本单位及上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布。
第二十八条凡涉及党和国家机密和专利的档案，不得对外开放。
第二十九条查阅、摘录和复制尚未开放的档案，需经档案部门负责人批准，涉及未公开的技术问题，需经有关部门负责人批准。查阅绝密档案需经分管档案工作的行政领导批准。
第三十条各医药卫生部门的综合档案室保存的档案，主要供本部门利用，其他部门查阅需持单位介绍信，经综合档案室或办公室负责人批准后方可查阅。
1、配合《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的全面实施，举办机关和企事业档案业务规范化培训班1期。培训内容为《归档文件整理规则》、《企业档案管理规定》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》及国家、省档案局近年来颁发的有关档案业务建设规范。培训对象为机关、团体和企业、事业单位的专兼职档案人员。时间安排在4月份。
2、举办会计档案管理培训班1期。培训内容为《会计档案管理办法》及相关专业知识。培训对象为机关、团体和企业、事业单位的会计档案管理人员。时间安排在5月份。
3、认真贯彻实施省档案局、省人事厅《省档案人员持证上岗管理办法》，全面推行档案人员持证上岗制度。举办档案人员职业资格证书培训班1期。培训采用省档案人员培训材，主要内容为档案基础理论和专业知识。培训对象为全市尚未取得档案职业资格证书的专兼职档案人员。时间安排在6月份。
4、举办档案行政执法人员培训班1期。培训内容为档案法律法规基础知识，执法工作的程序、规范和具体要求。培训对象为市、县（区）档案局档案行政执法人员。时间安排在6月份。
5、举办档案通讯员培训班1期。培训内容为档案通讯、信息报道写作知识。培训对象为新聘任的全市档案通讯员。时间安排在3月份。
6、举办电子文件归档与管理，档案数字化业务培训班。培训内容为电子文件归档与管理，档案数字化基础业务知识及操作技能。培训对象为全市档案管理人员。时间安排在4月份。
7、与市建设局、规划局联合举办重点工程档案管理培训班1期。培训内容为重点建设工程项目档案管理知识。培训对象为全市重点建设项目主管和承建单位专兼职档案人员。时间安排在8月份。
8、举办“市档案管理系统”业务培训班1—2期。培训内容为档案管理系统软件的操作技能和《省电子文件归档与管理办法》。培训对象为全市有权使用“档案管理系统”单位具体操作管理人员和档案人员。时间安排在4月底。
二、培训要求
1、教育培训是提高档案工作者业务素质和创新能力的有效途径，希望各单位领导高度重视，积极为档案人员参加教育培训创造条件，认真组织本地区、本系统的专兼职档案人员参加培训。
2、举办培训部门要端正指导思想，严格遵守报批程序，精心组织，统筹规划，坚持按需施教的原则，采取切实有效措施组织好教育培训工作，确保培训质量。
一、重点建设项目档案的收集范围
重点建设项目档案是指重点建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、监理、竣工投产全过程中形成的，具有保存价值的，应归档的各种载体的文件材料。其收集范围主要包括以下几个方面：
1. 立项审批文件。主要包括项目建设书及批复、可行性研究报告、项目评估、环境预测调查报告，设计任务书、计划任务书等。
2. 设计文件。包括初步设计、技术设计、施工图设计技术材料，专利文件，设计计算书，关键技术试验、总体规划设计、设计评价、鉴定及审批材料等。
3. 施工技术文件。主要包括施工定位测量、地质勘探资料：质保书、试验报告；隐藏工程验收记录；工程记录及测试、沉降、位移、变形、监测记录；图纸会审、变更设计通知单、技术核定单等修改数据；工程质量事故报告及处理记录；工程质量检查、评定资料；焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录；设备、管线及电气、仪表施工安装记录、质量评定、事故处理报告等等。
4. 竣工文件。主要包括建筑安装工程总量表、工程说明、竣工图、测试记录、随工检查签证、记录、工程变更单、重要工程质量事故报告、已安装设备明细表。竣工图主要包括：总平面图、建筑、给水、排水、煤气、通讯、暖通、监控、电梯等专业竣工图；建设用地范围内地下综合管网图（含管线接口位置）等等。
5. 监理文件。主要包括监理通知、备忘录、报告、会议纪要；施工质量分析；监理规程；合同管理文件、三控制文件、协调文件等。
6. 设备文件。主要包括设备、材料采购合同、出厂质量合格说明；设备、材料装箱单、开箱记录；设备图纸使用说明书；设备安装调试记录等等。
7. 竣工验收文件。主要包括工程竣工验收报告；工程设计总结、监理总结；质量评审材料；环保、劳动安全卫生、消防、档案等竣工验收审批文件；竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会签字名单；项目评优报奖申报材料、批准文件及证书等。
二、重点建设项目档案的整理
建设项目档案的整理，就是在遵循档案材料形成规律，保持材料之间的有机联系，便于保管和利用的原则下，对文件材料进行分类、组织保管单位和编目工作。
1. 分类。按工程项目分类法分类，就是按照一个基本建设项目的全部材料为单位划分类别。在一个项目之内，可以按单项工程或专业性质划分属类。
2. 组卷。按建设项目立项、设计、施工、竣工四个阶段分别组卷。项目立项阶段，按项目申报、地质勘探、工程征地等环节分别组卷。设计阶段按设计程序分别组卷。可根据材料的多少，分别组成一卷或数卷。施工阶段一般按单位、单项工程或专业组卷，组卷时文字材料在前，图样材料在后。工程竣工验收阶段的文字材料，一般单独组卷。
3. 卷内文件排列。建设项目按依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程竣工验收等顺序排列。
4. 案卷的项目。⑴编写案卷页号。以有书写内容的页面编写页号，正面写在右下角，反面写在左下角。不装订的以件为单位编写件号，并加盖档号章。⑵填写卷内目录。主要是序号、文号、责任者、题名、日期、页次的填写。⑶填写备考表。卷内备考表填写卷内文件材料的件数、页数，以及在组卷和案卷管理中需要说明的问题。
关键词：糯扎渡；水电工程；档案资料；管理经验
一 引言
华能糯扎渡水电工程是我国已建、在建的第四大水电站，工程设计技术指标高、地质条件复杂，大坝、溢洪道、地下厂房等多项技术指标均名列国内外前茅，掺砾黏土直心墙堆石坝坝高在同坝型中属亚洲第一、世界第三；地下厂房是目前国内规模较大的地下厂房之一；开敞式溢洪道规模亚洲第一，泄洪功率和流速居世界第一。该工程自1986年开始勘测规划，2006年1月导流洞开工，2008年11月大江截流，2012年9月首台机组投产，计划2014年工程全部结束，建设总工期9.5年。糯扎渡水电工程建设目标为：“建流域一流工程，争创国家优质工程金奖，争创世界级精品工程”。档案资料管理的好坏，将直接影响工程能否最终达到预期建设目标，而工程档案管理的难点在于资料的过程控制，资料形成的准确性、规范性、齐全性将决定项目资料归档的质量。
糯扎渡水电工程的档案管理总体按工程档案和文书档案两大类进行管理，工程档案主要指在工程建设过程中所涉及的设计、监理、施工、科研等方面的建设档案，是跟随施工进度由各参建单位形成和整编的；文书档案主要指单位与单位之间的往来文件、通知、便函等，由各单位各部门内部公文处理文书进行收集整编，移交档案部门。本文主要阐述工程档案在资料过程管控环节的一些实践经验。
二 糯扎渡水电工程档案过程管理难点
参建单位众多：主体工程共分为七个标段，五个施工单位，两个监理单位，一个设计单位；辅助工程有数个施工单位和三个监理单位。参建单位数量多给工程的档案管理带来了较大的难度。
项目划分多：主体工程共有心墙堆石坝工程、溢洪道工程、引水发电系统、地下厂房工程、尾水系统工程、升压变电工程、左右岸泄洪洞、五个导流洞工程等主体工程以及砂石加工系统、交通、管理、环保等辅企工程。对工程档案管理的系统性和程序化操作提出了较高的要求。
存在跨标段施工项目：部分分部工程因现场工程进度的统筹安排，由多家施工单位共同完成，有的同时存在两家监理单位监理的情况。
复合型档案管理队伍参差不齐：部分单位的档案管理人员专业素质较弱，档案管理业务知识有所欠缺，与工程建设要求尚存在差距。
综上，糯扎渡水电工程档案资料过程管理具有参建单位众多、项目划分多、跨标段施工项目、档案管理队伍参差不齐等方面，面临水电工程档案管理普遍存在的典型难点。
三 糯扎渡水电工程档案过程管理措施
（一）档案管理体系的建立
糯扎渡水电工程建设管理局（以下简称“建管局”）作为华能澜沧江公司在糯扎渡水电工程的现场管理单位，自工程建设伊始，成立了现场档案管理办公室，归口于建管局综合办公室，并随着工程的进展，成立了竣工验收办公室，归口于建管局安全质量环保部。
依据各自的职责分工的差异，建管局竣工办负责编制《糯扎渡水电工程项目划分实施细则》、《糯扎渡水电工程验收管理办法》，以规范和指导工区各施工标段的工程资料分卷划分，验收程序和竣工验收资料。建管局档案室负责编制《糯扎渡水电工程项目文件材料编制、归档要求及档案整理办法》、《糯扎渡水电站工程档案分类表》、《糯扎渡水电工程文书档案归档办法》，统一规范了资料归档环节的各项内容。总体形成了三级资料审查模式，即以项目工程师负责资料初审，保证资料的准确性；竣工验收办公室负责资料复审，主抓过程资料收集和技术性审查；档案室负责资料终审，主抓工程资料归档保存和规范性审查。针对参建单位众多的管理难点，工区各单位也按照建管局的工程档案资料管理模式，各自成立了相应的档案室和竣工办，配置具有档案管理资质的专职档案管理人员和具有丰富现场施工经验的兼职档案管理人员。
为了在过程中掌控体系制度运转的有效性，建管局组织参建各方对档案资料的过程整编情况开展月度集中普查、半年期专项检查、年终总结性抽查，并对存在问题及时组织答疑和整改。
（二）档案管理队伍的建设
管理队伍的建设是每个大型工程共同面临的难题，糯扎渡在档案管理队伍建设方面，针对资料的准确、齐全、规范性要求，开展了针对性培训，在队伍建设之初，加大过程资料检查密度，由项目工程师负责把好资料准确关，竣工办管理人员负责把好资料齐全关，档案管理人员参与过程检查，对在资料整编的规范性方面存在的问题，提出具体的整改要求。使得培训与过程资料存在的问题密切结合，抛开了以往教科书式的培训模式，在整改中提高整体队伍的资料管理水平。
同时，建管局多次邀请中电建协达标投产和省档案局专家到现场开展专项培训和咨询答疑，并要求各参建单位档案管理人员外出参加国家档案局档案管理培训，通过采取“请进来、送出去”的培训模式，为规范糯扎渡工程档案管理工作和提高管理队伍建设起到了积极的促进作用。
（三）项目划分结构的优化
为了确保项目划分与实际建筑物的一致性及归档资料的统一性，建管局竣工办制定了《华能澜沧江糯扎渡水电工程项目划分表》，要求各参建单位按分部工程及时对分项、单元工程进行划分及编码。
单位工程、分部工程划分注重建筑物结构的完整性和功能特性，突出阶段性及使用性，不考虑施工标段的划分。有些分部工程包含多部位、多类型项目，为便于统计评价和资料整编归档，引入分项工程，分项工程对应归并同部位、同类型单元工程进行统计评价，按分项（工序）归并逐个统计评价各项的质量水平（即分项工程不作为一工程项目级别，也不作质量等级评定）。单元工程依工程类别、施工方法等按层、块、段、台套等划分。此外，中间产品的单元工程划分，如：混凝土拌合物按同一座拌合楼同一品种混凝土每月为一单元工程；在混凝土工程的分部工程中，同一品种的混凝土拌合物作为一个单元工程，所有品种混凝土拌合物单元工程归并为一个分项，并作为其主要分项评定分部工程的质量等级；混凝土预制构件按生产批和件（大型构件）划分；金属结构制作则按部件和节段（大型）划分。
（四）完善的验收程序
糯扎渡水电工程是由若干个不同规模、不同工期的合同项目工程组成。为了明确糯扎渡水电工程各层次项目验收工作的验收组织、验收程序，规范各种验收表格，统一验收文件编写深度、提供验收文件及备查文件目录和提出验收资料归档管理的具体要求，使合同项目工程验收规程更具可操作性，建管局竣工办负责编制了《糯扎渡水电工程验收管理办法》。验收内容包括有：单元工程验收、工程中间验收，分部工程验收、单位工程验收、工程阶段验收和合同项目工程完工验收。每个单元工程形成套表格式，并要求增加“验收资料清单”。
由于工程项目特点，对一些分部工程范围较大，工期较长，需要分阶段提前对部分项目进行专项验收。为了与《水电站基本建设工程验收规程》中“阶段验收”概念有所区分，引入了分部工程中间验收一项内容，同时这也较好的解决了跨标段施工项目的验收问题。分部工程中间验收程序按照各监理单位监管部位（范围），由各监理单位分别组织分部工程中间验收，形成签证书。待满足分部工程验收条件时，由建管局组织，所涉及的相关各设计、监理、施工单位参加，依据中间验收结论，结合现场情况，进行整个分部工程的验收评价，形成验收鉴定书，而中间验收签证书作为其支撑材料之一。
（五）闭环的资料审查流程
工程资料整编完毕后，先由施工单位竣工办按资料清单自检资料整编齐全性，报送监理单位竣工办复检，监理针对报送材料的齐全性、规范性提出整改意见，并在资料审查流水单上注明修改内容及整改期限，返回上一层施工单位落实整改，待整改完毕并经监理复审后，报送建管局竣工办审查，竣工办审查完毕后方可移交档案室，由建管局档案室审查并归档。使得资料审查全过程有组织可问责、有层次可管理、有记录可查询、有总结可改进，从而保证在归档案的全程闭环管控。
（六）多重考核评比模式
为了起到树立榜样，以点带面的作用，建管局大力推行样板内业评比工作，由施工单位将季度整编完成的在归档案资料报送至监理单位，由两家监理单位按照建管局已发《糯扎渡水电工程样板评比管理办法》的标准，逐条核对，筛选出满足标准的单元、分部工程资料，报送建管局竣工办进行复审，评选出季度样板内业并予以奖励。通过样板创建及考核评比，促进了档案资料控制的规范化、标准化，发挥了样板的示范效应和辐射作用，推动了档案管理水平的整体提升，形成各标段争创样板、各单位“比、学、赶、超”的良好氛围。
同时，糯扎渡建管局于2009年第四季度正式启动了达标投产工作，建管局及各参建单位均分别成立了达标投产办公室及安健环、土建、金结、机电、档案、综合各专业共八个考核组。其中，档案管理专业考核组由档案室牵头，制定了考核细则，按照达标投产考核评价系统，由档案专业考核组具体组织开展施工月度自检、监理季度复检和建管局半年期、年终阶段性的对标考核，结合考核评分项，逐条评价，及时发现与达标投产标准相悖的扣分项，并限期整改，将达标投产工作与档案管理实现日常化、过程化控制。
四 结语
通过以上一系列针对性措施，基本解决了在归、已归档案过程管理出现的难点问题，采用事前控制及早预防、事中控制及时纠正、事后控制总结经验，事前、事中、事后互相衔接、严格把关，使得糯扎渡工程档案资料在控、受控。中电建协达标投产专家组和澜沧江公司达标投产检查组分别多次对糯扎渡水电工程达标投产及资料管理工作进行了现场检查，对糯扎渡工程在归档案资料管理水平模式给予了肯定。
鉴于糯扎渡工程本身固有的复杂性，新问题、新挑战会不断出现，档案的过程管理需要不断总结、不断完善、不断创新、不断提高，以保证项目资料最终按期、按规范顺利归档，圆满实现工程建设目标。
参考资料
[1] 《提高档案管理科学化水平的路径选择》，《山东社会科学》，李国兰，2011
[2] 《从竣工资料归档谈竣工资料的过程管理控制》，《机电兵船档案》，张宝珍，2009
档案工作台账
启东市水利重点工程建设处
启 东 市 水 务 局
科技档案分类方案
二〇一九年九月
新港闸拆建工程
档案工作领导小组的主要职责
1、负责组织本工程所有档案人员的学习、宣传、贯彻档案工作的有关规定。
2、协调、指导、监督、检查整个工程档案管理工作，研究解决档案工作中的重大问题。
3、督促建设、监理、施工单位档案的收集、整理、归档工作。
4、负责组织档案人员的业务培训，表彰先进，鞭策后进。
二〇一九年七月四日
新港闸拆建工程
档案工作领导小组档案员岗位职责
1、严格遵守并执行《中华人民共和国档案法》和省市有关工程档案资料管理的规定，认真执行《江苏省水利厅水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定》。
2、热爱本职工作，刻苦钻研业务，勇于开拓创新，不断提升自身政治、文化、业务素质。
3、负责对本工程涉及的建设、施工、监理单位的档案工作进行业务指导和监督检查。
4、负责收集本工程全部应归档材料，并对其进行整理、保管、保护、鉴定、统计和提供利用，积极开发档案信息资源，提高档案利用率。
5、忠于职守，确保档案载体与档案机密的完整与安全。
二〇一九年七月四日
新港闸拆建工程
档案管理制度
二〇一九年七月新港闸拆建工程
档案管理制度
新港闸拆建工程是江苏省水利建设的重点工程之一，为加强对工程档案资料的管理、收集、利用工作，确保工程档案的完整、准确、系统和安全，更好地为工程建设、管理、运行和维护服务，达到“建一流水利工程，创一流工程档案”的目标，根据省市的有关档案管理工作的要求，结合本工程实际，特制定本制度。
一、工程参建各方的职责与任务
工程档案是水利工程建设全过程的真实记录和建设成果的反映，是进行水利建设和工程管理不可缺少的依据和条件，是提高对水利工程的科学管理水平的重要环节，是一笔非常宝贵的财富，因此，工程各参建单位必须指派专人，按照“集中统一管理”的原则，做好工程档案的收集、管理和利用工作。
1、项目法人对水利工程档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。
2、勘察设计、监理、施工等参建单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，根据各自的职责范围和工作内容，按照《江苏省水利厅水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定》的要求，做好本工程文件、材料的形成、积累、整理、归档工作。凡是反映与本工程有关的重要职能活动、具有参考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，按照档案管理的要求，由文件形成单位分别进行整理，按合同协议规定的要求，由文件形成单位分别进行整理，按照合同协议规定的要求提交建设管理单位档案管理机构归档。项目准备阶段形成的前期文件，以及设备、工艺和涉外文件，由建设管理单位负责收集、积累；勘察、设计单位负责勘察设计文件的收集、积累，并按规定向建设管理单位提交有关设计基础资料和设计文件；项目施工阶段形成的文件由施工单位负责收集、积累、整理，并按规定向建设管理单位提交；项目监理文件由监理单位收集、积累。（具体内容详见《工程档案归档范围明细表》）。
3、水利工程档案的归档工作，一般是由产生文件材料的单位或部门负责。各参建单位技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责；监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行审核签字手续，监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。
4、工程各参建方应按要求及时完成验收资料的制备并提交，项目法人应对提交的验收资料进行完整性、规范性检查。
二、工程档案资料的收集范围
工程档案是水利工程建设、管理、运行、维护的重要组成部分，凡是记述和反映本工程的立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件都应收集整理归档。
工程档案归档范围明细表
序号
收集整理单位
需要归档的文件内容
套数
备注
1
建设单位
工程项目的可行性研究报告及批复、工程地质、水文勘察报告、建筑物及重要设备的安全鉴定；工程初步设计与概算及其批复、施工图设计与预算及其批复，工程项目投资计划管理文件、工程实施前的地形地貌资料、招投标文件的审查、协议，招标书、招标文件、招标补遗及答疑文件，返岗标书、资质材料、履约保函、授权委托书和投标澄清文件、修正文件；开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告等评标本案资料；中标通知书、合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件等。
2
勘测设计单位
工程项目的勘测报告，初步设计、施工图设计、设计变更等有关的文件资料和图纸。
文件资料3套
3
施工单位
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺、施工组织设计报审表；原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单；建筑材料实验报告；原材料设备采购合同、出厂质量合格证明；设备图纸、使用说明书、零部件目录；设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续；施工放样记录；施工日志、大事记；隐蔽工程验收记录；工程记录及测试、沉降、位移等监测记录、事故处理报告；设备安装调试、整定记录；性能测试、校核；施工安装记录、操作联动试验；电气装置交接记录；工程质量检查、评定；施工总结、技术总结；交工验收记录证明；竣工报告、竣工验收报告；竣工图
文件资料3套，竣工图纸4套
4
监理单位
监理合同协议、监理大纲、监理规划、监理细则；施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审；施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度及付款报审；开（停复、返）工令、许可证、中间验收证明书；设计变更、材料零部件、设备代用审批；协调会纪要、监理工程师指令、指示、来往函件；工程材料监理检查、复检、实验记录、报告；监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录；各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录；工程质量事故、施工安全事故报告；工程进度计划、实施、分析统计文件；变更价格审查、支付审批、索赔处理文件；单元工程检查及开工签证、工程分部分项质量认证、评估；主要材料及工程投资计划完成报表；监理工作声像文件等。
3套
三、有关要求
1、归档文件必须完整、正确、系统。必须是工程项目的规划、设计、施工、监理及竣工验收全过程的真实反映；必须是工程建设过程和竣工时实际情况的真实记录，图物相符、技术数据可靠，签字手续完备；文件字迹材料及载体质量必须符合档案管理要求。
2、工程验收的图纸、资料和成果性文件应按竣工验收资料要求制备。除图纸外，验收资料的规格宜为国际标准A4。文件正本应加盖单位印章且不得采用复印件。
3、工程档案达不到规定要求的，或不能及时提交的，项目法人不得返还其工程质量保证金，所做工程不得评为合格以上。
新港闸拆建工程
档案接收制度
一、各参建单位在建设过程中形成的各类工程档案应在工程完工验收后三个月内，向启东市水利重点工程建设处移交三套完整的工程建设档案（其中一套必须为原件，二套为复印件），并办理好移交接收登记手续。
二、移交的工程建设档案资料收集不齐全、不完整的，监理单位应会同施工单位在15日内将缺失的资料补充完整，再报送启东市水利重点工程建设处。
三、工程各参建单位移交的档案资料应当符合《江苏省水利厅水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定》（苏水办[2003]1号文件）要求、规范整理。
启东市水利重点工程建设处
新港闸拆建工程
档案保管制度
一、工程档案的保管必须以维护党和国家的机密，确保档案材料的齐全、完整、安全，延长档案的寿命为原则。
二、工程档案装具采用符合有关要求的档案柜架存放。档案要及时上架，排放整齐有序，便于管理和提供利用。
三、工程档案保管要符合防火、防光、防盗、防水、防潮、防虫、防尘、防高温的“八防”要求，确保档案安全。
四、档案管理人员在工程中应当遵守有关法律、法规、保密制度，不得擅自提供工程档案。不得损坏、涂改、伪造档案，严禁将档案资料私自借出。
五、定期对库藏档案进行清理、核对，做到账物相符，对破损和变质的档案及时进行修补、复制或者其它技术处理。
六、档案库房内严禁吸烟，档案工作人员下班前必须切断库房内所有电源，并备有灭火器，消除一切火灾隐患。
启东市水利重点工程建设处
新港闸拆建工程
档案利用制度
档案提供利用是档案工作重要环节。档案人员要树立档案为政治思想工作，业务工作服务的指导思想，努力提高档案的利用工作。
一、提供利用要坚持用原件或复印件提供利用。提供利用时，均应按查、借阅档案的管理办法办理相应手续。
二、档案人员要熟悉工程档案的工作性质、业务、范围、程序，提供档案材料要准确、及时，积极、主动为领导和各部门做好服务工作。
三、凡查阅档案者，都应当如实填写包括查阅目的等项目在内的《档案利用登记表》。
四、本单位人员因工作需要查阅档案按以下规定办理：
1、查阅一般的档案，需经分管领导同意；
2、查阅有关工程控制数据等需要保密的档案，必须经过主要领导批准，经同意后方可查阅。
五、其他单位人员因工作需要查阅档案，查阅者须持单位介绍信并经分管领导同意后方可查阅。
六、档案的利用一般于工作时间内在阅览室进行。如遇特殊情况需要借出利用档案时，必须经过主要领导同意。档案借阅时间不得超过5天，确实需要继续利用的，应当重新办理借阅手续。
七、查（借）阅档案人员，不得擅自摘抄、复印、照相、翻拍档案或借给他人；不得擅自公布档案内容；不得在档案上圈点、勾划、作记号，更不得撕毁档案；不得有其他有可能造成档案损毁的行为。违者将依法追究当事人责任。
八、档案人员要主动热情提供档案利用服务，对归还的档案必须进行卷数、页数等项目的安全检查，发现问题，及时汇报解决。同时，如实填写《档案利用效果登记表》。
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新港闸拆建工程
档案安全保密制度
1、档案工作人员必须严格遵守国家《保密法》有关规定，遵纪守法，维护党和国家的机密。
2、档案人员要严格按照档案文件的密级划分范围，采取保密措施，对不同密集范围的档案采取相应的保管措施和借阅措施。
3、利用者借阅档案完毕后，一律由启东市水利重点工程建设处档案工作人员放回库房，不得在办公室存放。各种文件材料不得任意堆放或悬挂，用后应锁在办公桌内。
4、档案人员对了解的档案内容不得随意向外泄露，禁止携带档案材料外出。
5、经批准销毁的档案材料和不需要归档的文件材料，应指定专人进行销毁，不得当废纸处理，销毁机密文件应登记造册，并有人负责监销。
6、档案人员一旦发现档案材料有丢失、损毁情况，应及时向有关领导报告，采取必要的挽救措施。
7、做好库房温湿度调节及防光、防尘、防虫、防鼠、及盗等工作，做好档案的保管、保护和用档过程的监护工作。
8、工作人员下班时要锁好办公桌、文件柜、关好门窗、锁好门。
启东市水利重点工程建设处
新港闸拆建工程
档案统计制度
1、对接收进的实际有效档案卷数进行登记造册、统计，掌握各种类别档案的数量。
2、每年以文字和表格的形式做好档案接收、保管、借阅、销毁的统计工作。
3、按年度做好档案管理机构和人员状况、档案设施情况的统计等工作。
4、建立健全档案统计的登记台账，统计应及时，数据要准确、可靠，账物相符。
5、加强对统计数据的利用、定期分析，及时提供给领导及有关部门，为制定计划、总结工作，探索档案工作规律提供依据。
启东市水利重点工程建设处
启东市新港闸拆建工程
竣工档案整编细则
为规范竣工档案的整编，实现档案管理标准化、规范化和现代化，特制定本细则。
一、竣工档案的收集
（一）竣工档案收集范围为反映与工程有关的重要职能活动，具有查考和保存价值的各种载体文件，应收集齐全，归入建设项目档案。
（二）竣工档案的收集、整理的责任划分
1、启东市水利重点工程建设处负责新港闸拆建工程前期文件资料整编。包括招投标文件、评标资料、合同、协议、计划、结算及有关部门、单位的来往函件、文件的收集、整理与归档；包括设计单位形成的项目初步设计及批复、施工图及批复；地质、水文、勘测报告；料场、工程地形图及各种技术文件的收集与归档。并负责指导施工、监理单位竣工资料的整编。
2、施工单位应对竣工图、开工报告、技术要求、技术交底、来往函件、施工组织设计、施工方案、施工工艺、安全措施、原材料、构件出厂证明、试验报告、设计变更、隐蔽工程验收记录、施工安装（焊接、检测、探伤）记录、中间验收、质量评定记录、仪器（表）调试记录、事故处理报告、施工日志、声像资料，在施工中产生的全部原始资料以及项目竣工报告等资料进行收集、整编、立卷归档。
3、监理单位负责协调和督促工程各参建单位完成各自职责范围或合同规定的竣工资料和项目文件、资料的收集、整理与归档；负责对所监理工程的竣工资料进行审查，对竣工资料的完整性、真实性、系统性负责；同时负责对自身的监理文件、日记、通知、报告及施工质量分析、开（停、复）工令、备忘录、合同支付证书、设计图纸等的整编、立卷归档。
4、各参建单位应提交与工程项目有关的声像资料（照片、录像带、光盘）并进行编辑。数码照片不需要打印，但必须提供该照片的光盘并编辑和注以文字说明。
5、文件、档案资料形成单位是文件、档案资料收集、积累、整理的当然责任者；几个单位形成的文件、档案资料，最后的完成者为最终责任者。
（三）竣工档案的质量要求
1、文字材料字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字手续完备。
2、材质优良，不得用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。若行业规定与此不符的（如测量原始记录用铅笔记录），可作特殊情况处理对待，但必须在备考表和编制说明中说明。
3、原始材料一律要求是原件。字迹不清、破损或热敏纸传真件的原件，应复制后与原件一起归档。
4、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定的质量要求。
5、录音、录像文件应保证载体的有效性；长期存储的电子文件应使用不可擦型光盘。
（四）竣工档案原则上要求一式三份存档，竣工图要求一式四份。国家另有规定的存档文件材料，按国家有关规定执行。
二、竣工档案的分类方案
新港闸拆建工程竣工档案的档号由分类号和案卷流水号两段构成，其档号为：J2.1.9-***,其中“-”前为分类号，“***”为案卷流水号，J代表建筑类，J2代表涵闸类，J2.1代表工程档案，J2.1.9代表新港闸拆建工程，J2.1.9-001代表新港闸拆建工程工程档案的第一卷。详见启东市水务局科技档案分类目录表。
三、项目文件的组卷要求
（一）组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；科学分类，组卷合理；符合档案管理要求。
（二）项目施工文件按单项工程或装置、阶段、结构、专业组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、项目竣工验收文件组卷；设计变更文件，应按单位工程或分部工程或专业单独组成一卷，工程联系单、监理文件按文种组卷，原材料试验按单项工程组卷。
（三）案卷及卷内文件不重份，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限按最长的确定。
四、卷内文件的排列
（一）管理性文件按问题、时间或重要程度排列。
（二）施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。
（三）设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。随机图样也可单独组卷。设备的构造和使用形式可划为两类，一类是同土建工程连在一起的，这种设备文件归档，同基建档案一般难以分开，可以作为基建归档的一个组成部分；另一类是各种机器、仪器、仪表设备等，可以同土建工程分开，应单独归档。
（四）不同类型文件材料的排列方法。
1、设计文件的排列。设计文件都有编号，可以按照原编号的顺序排列。如果一个卷内有两个以上专业（或项目）的设计文件，则可以先分专业（项目），然后按原有编号排列。
2、各种原始记录的排列。原始记录一般可以按形成先后顺序排列。如果一个卷内有各种记录，或者一种记录反映不同的工序或部位，则应先分清记录的种类或记录所反映不同工序或部位，然后再按形成的先后次序排列。
3、各种文字报告的排列。要求正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；译文在前，原文在后；印件在前，定（草）稿在后。如果卷内有多份文件而且反映同一问题的，一般应本单位的文件在前，与之有紧密联系的外单位来文在后；同一类型的文件按时间先后顺序排列；综合性的在前，素材性的在后等。如果卷内文件反映问题不同，一般还要先把问题分清楚，然后再按其次序排列。
4、文字材料和图样材料混合组成的案卷，其卷内文件排列是先文字材料，后图样材料。
5、竣工图按专业、图号排列。
五、案卷编目
案卷编目的内容包括：编写案卷页号、卷内目录、备考表、案卷封面、案卷卷脊的编制。
1、编页号。使用铅笔编页。一般单面书写的文字材料在右上角编写页号，双面书写的文字材料，正面在右上角编号，背面在左上角编号页码。案卷封面、卷内目录、卷内备考表均不编写页号。各卷之间不连续编页号。
2、卷内目录排列在卷内文件之前。卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号和备注等组成。
六、案卷装订要求
（一）文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式，图纸可不装订。但同一项目采用形式应一致。
（二）案卷内不应有金属物。
（三）单份文件装订时，应在卷内文件首页上方加盖、填写档案章。
（四）外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。
（五）卷皮、卷内表格规格及制成材料。
1、卷皮一般采用卷盒、卷夹两种。卷和外表规格为300mm×200mm，厚度分别为20毫米、30毫米、40毫米、50毫米、60毫米，用牛皮纸板双裱压制。软卷皮的外表面尺寸为297mm×210mm，厚度可根据卷内文件材料厚度调整，但不宜超过40mm。卷盒、软卷皮应根据实际情况和规范要求在江苏省档案局购买。
2、案卷内封面、卷内目录、备考表尺寸为297mm×210mm。
3、卷盒和卷内表格字迹要清晰端正。
（六）声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。
（七）归档要求。
1、建设管理单位各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后整理、编目所形成的项目文件、按合同协议规定的要求提交建设管理单位档案管理机构归档。
2、根据基本建设程序和项目特点，归档可以按阶段分期进行，也可以在单项（单位）工程完成后与竣工验收文件一并归档。
3、归档文件必须完整、成套、系统。
（1）必须反映建设项目的规划、设计、施工、监理及竣工验收的全过程；
（2）必须真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠，签字手续完备；
（3）文件字迹材料及载体质量应符合档案管理要求。
（八）参加建设项目的勘察、设计、施工及监理单位需要向其本单位归档的文件，应按国家有关规定和要求单独立卷归档。
（九）外文资料应将题名、卷内章节录译成中文，与原文一起归档。
七、审查准备
（一）拟写编制说明。分部分项竣工资料收集、整理立卷以后，必须写出编制说明，内容包括文件材料的形成、积累、整理情况、整理数量、分类组卷原则、方法及整编中需说明的问题。
（二）填写《XXX工程竣工档案移交目录》（规格见附件）
1、工程施工承包单位在项目实施完成后三个月内将竣工档案交监理单位审核，对归档文件的完整性、准确性、系统性签署评价意见，合格后移交启东市水利重点工程建设处档案室。移交目录一式三份，并提交案卷目录、文件目录的电子版本一份。
2、移交竣工档案时，案卷封面内容应注明档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限。
（三）竣工档案的技术审查
1、监理单位负责监督承包单位在建设过程中档案资料收集、积累的完整、准确情况；对分管项目的竣工档案进行审核把关；发现资料不准确、不完整或案卷质量不符合整编要求，要及时返回施工单位，并限期整改；敦促施工单位对已完工程竣工资料的及时整编归档；同时监理资料在各阶段监理工作结束后及时整理归档。
2、监理单位移交的竣工档案，先由启东市水利重点工程建设处技术人员审核，再由档案人员审查。
3、各单位移交的竣工档案应一式三份。其中，竣工图要求四份且均为原件，其它必须有一份为原件。
4、各施工单位竣工档案经自检和经监理审查合格后，移交水利重点工程建设处档案室整编归档。档案室人员在档案整编过程中或在今后档案验收中，如发现有不合格案卷，立卷方须负责整改，其费用自理。
八、附则
如果本细则与国家标准和行业标准相冲突，则以国家标准和行业标准为准。
启东市水利重点工程建设处
启东市新港闸拆建工程
档案归档范围与保管期限明细表
序号
归档文件
保管期限
1
可行性研究、任务书
永久
1.1
项目建设书及批复
永久
1.2
可行性研究报告
永久
1.3
项目评估（包括借贷承诺评估）
永久
1.4
环境预测、调查报告、环境影响报告书和和批复
永久
1.5
设计任务书、计划任务书、可行性研究报告的批复
永久
1.6
项目地址选择
永久
2
设计基础资料
2.1
工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土岩样及说明
永久
2.2
地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录
永久
2.3
水文、气象、地震等其它设计基础资料
永久
3
设计文件
永久
3.1
总体规划设计
永久
3.2
方案设计
永久
3.3
初步设计
长期
3.4
招标设计
长期
3.5
施工图设计
长期
3.6
技术秘密材料、专利文件
3.7
设计计算书
长期
3.8
关键技术试验
永久
3.9
设计评价、鉴定及审批
永久
4
项目管理文件
4.1
征地、移民、文件
永久
4.1.1
征用土地申请批准文件，红线图、坐标图、行政区域图
永久
4.1.2
征地移民拆迁、安置、补偿协议书
永久
4.1.3
建设前原始地形、地貌、原状图、照片
永久
4.1.4
施工执照
永久
4.2
计划、投资、统计、管理文件
4.2.1
有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划
长期
4.2.2
概算、预算管理、差价管理文件
长期
4.2.3
合同变更、索赔管理文件
长期
4.2.4
规程、规范、标准，规划、方案、规定
长期
4.2.5
招标文件审查、技术设计审查、技术协议
长期
4.2.6
投资、进度、质量、安全、合同控制文件
长期
4.3
招标投标、承发包合同协议
永久
4.3.1
招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件
长期
4.3.2
投标书、资质材料、履约保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件
永久
4.3.3
开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告
长期
4.3.4
中标通知书
长期
4.3.5
合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件
4.4
专项申请、批复文件
4.4.1
环境保护、劳动安全卫生、通讯、消防、规划等文件
永久
4.4.2
水、暖、电、煤气等供应协议书
长期
4.4.3
原料、材料、燃料供应来源文件
长期
5
施工文件
5.1
建筑施工文件
长期
5.1.1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
5.1.2
施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺、施工组织设计报审表
长期
5.1.3
原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单
长期
5.1.4
建筑材料试验报告
长期
5.1.5
设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续
永久
5.1.6
施工定位测量、地质勘探
永久
5.1.7
土、岩石试验报告、基础处理、基础工程施工图
永久
5.1.8
施工日记、大事记
长期
5.1.9
隐蔽工程验收记录
永久
5.1.10
工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告
永久
5.1.11
工程质量检查、评定
永久
5.1.12
施工总结、技术总结
长期
5.1.13
交工验收记录证明
永久
5.1.14
竣工报告、竣工验收报告
永久
5.1.15
竣工图
永久
5.2
设备及管线安装施工文件
5.2.1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
5.2.2
施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施
长期
5.2.3
设计变更、工程更改洽商单，材料、零部件、设备代用审批手续
永久
5.2.4
焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录
永久
5.2.5
隐蔽工程检查验收记录
永久
5.2.6
强度、密闭性试验报告
长期
5.2.7
设备、网络调试记录
长期
5.2.8
施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告
长期
5.2.9
系统调试、试验记录
长期
5.2.10
管线清洗、通水、消毒记录
短期期
5.2.11
管线标高、位置、坡度测量记录
长期
5.2.12
中间交工验收记录证明、工程质量评定
永久
5.2.13
竣工报告、竣工验收报告
永久
5.2.14
竣工图
永久
5.3
电气、仪表安装施工文件
5.3.1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
5.3.2
施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施
长期
5.3.3
设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续
永久
5.3.4
调试、整定记录
长期
5.3.5
性能测试、校核
长期
5.3.6
施工安装记录、质量检查、评定、事故处理报告
永久
5.3.7
操作、联动试验
长期
5.3.8
电气装置交接记录
长期
5.3.9
中间交工验收记录证明、工程质量评定
永久
5.3.10
竣工报告、竣工验收报告
永久
5.3.11
竣工图
永久
6
监理文件、资料
6.1
监理合同协议、监理大纲、监理规划、监理细则
长期
6.2
施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审
长期
6.3
施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔及文件付款报审
长期
6.4
开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书
长期
6.5
设计变更、材料、零 部件、设备代用审批
长期
6.6
协调会审纪要、监理工程师指令、指示，来往函件
长期
6.7
工程材料监检查、复检、实验记录、报告
长期
6.8
监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录
长期
6.9
各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录
长期
6.10
工程质量事故、施工安全事故报告
长期
6.11
工程进度计划、实施、分析统计文件
长期
6.12
变更价格审查、支付审批、索赔处理文件
长期
6.13
单元工程检查及开工（开仓）签证、工程分部分项质量认证、评估
长期
6.14
主要材料及工程投资计划、完成报表
长期
6.15
监理工作声像文件
长期
7
工艺设备文件
长期
7.1
工艺说明、规程、路线、试验、技术总结
长期
7.2
产品检验、包装、检测记录
长期
7.3
设备、材料采购合同、出厂质量合格证明
长期
7.4
设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单
长期
7.5
设备图纸、使用说明书、零部件目录
长期
7.6
设备测绘、验收记录及索赔文件
长期
7.7
设备安装调试、测定数据、性能鉴定
长期
8
生产技术准备、试生产
8.1
技术准备计划
短期
8.2
试生产管理、技术责任制
短期
8.3
开停车方案
长期
8.4
设备试车、验收、运转、维护记录
短期
8.5
安全操作规程、事故分析报告
长期
8.6
运行记录
短期
8.7
技术培训材料
短期
8.8
产品技术参数、性能、图纸
永久
9
财务、器材管理
9.1
财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资计划
长期
9.2
工程概算、预算、标底、合同价、决算、审核及说明
永久
9.3
主要材料消耗、器材管理
长期
启东市新港闸拆建工程
工程简介
一、工程位置
启东市新港闸位于启东市秦潭镇入海口，吕蒿线与宁海线（临海公路G328）交汇处，同时又位于茅家港与蒿枝港间秦潭段主海堤上，该段海堤现状堤顶高程为9.20m，为2级水工建筑物。老新港闸原主要功能为挡潮、排涝、蓄水，为钢筋砼结构，底板高程0.30m，单孔净宽 8 米，设计流量 33 m3/s，该闸经安全鉴定为四类闸，为消除安全隐患，充分发挥新港闸的功能，适应当地经济社会发展要求，对该闸进行拆建。
二、工程概况
本次工程的主要任务是对启东市新港闸进行原址拆除重建，主要建设内容包括：
（一）原址拆建新港闸
1、闸室段，采用钢筋砼平底板开敞式结构，净宽8米，底板面高程0.0米（吴淞基面，下同），顺水流向长16米。闸上设交通桥，总宽8米，工作桥宽5米，启闭机房52平方米，桥头堡56平方米。
2、消能防冲与两岸连接。闸室下游布置消力池、海漫、防冲槽、护底，上游设护坦和防冲槽。闸室上下游接直线加圆弧布置钢筋砼扶壁式翼墙。
3、防渗排水与地基处理。闸室底板四周、上下游一级翼墙、闸室下游两侧路堤墙下采用水泥搅拌桩防渗墙。
4、电气与金属结构。平面直升式钢闸门1扇、卷扬式启闭机1台套、自动化监控系统，备用发电机组。
5、管理用房及配电房。拆建管理用房250.9平方米，配电房29.7平方米。
（二）堤顶道路
拆建堤顶道路128米，净宽7米。沥青混凝土面层，下设沥青封层，水泥稳定碎石基层。
三、工程布置及主要参数
拟建的启东市新港闸位于启东市秦潭镇新港河交主海堤处，为原址拆建，主体结构为净宽8米的单孔水闸，设计排涝流量54.7m3/s，主体建筑物级别2级。挡潮标准为50年一遇高潮位设计，100年一遇校核，排涝标准为20年一遇。
主要工程量：土方开挖2.39万方；土方回填0.75万方；干砌石362.16方；浆砌石840.05方；碎石垫层240.01方；砂石垫层240.01方；反滤层52.42方；混凝土3477.4方。
四、主要参建单位
建设单位：启东市水利重点工程建设处
施工单位：江苏省水利建设工程有限公司
设计单位：南通市水利勘测设计研究院有限公司
监理单位：南通通源建设监理有限公司
质量监督单位：南通市水利工程质量与安全监督站
五、工程概算与投资计划
2018年1月23日江苏省水利厅以苏水建【2018】2号文对本工程的初步设计进行了批复，批复概算总投资为1298万元，其中909万元为省以上投资，其余为县级财政配套。目前工程建设内容已全部完成。
六、招投标情况
本工程项目法人委托江苏省鸿源招标代理股份有限公司对本工程的施工标和监理标在省水利工程招投标平台上进行公开招标。2018年5月24日开标，评标委员会从省水利工程评标专家库随机抽取的7名专家组成。经过一天的开标、评标，最终由江苏省水利建设工程有限公司和南通通源建设监理有限分别中标施工标和监理标。设计标由于时间紧迫，经启东市人民政府专题会议讨论决定（2017年第14 次），采用直接委托方式确定由南通市水利勘测设计研究院有限公司来承担本工程的勘测、设计任务。
七、 工程建设情况
本工程于2018年6月26日正式开工，2019年4月30日通过完工验收，正在准备专项验收、工程审计和竣工验收等工作。
新港闸拆建工程
档案交接文据
启东市水利重点工程建设处
新港闸拆建工程档案交接文据
移出
单位名称
江苏省水利建设工程有限公司
接收单位名称
启东市水利重点工程建设处
交接性质
移交
档案所属年度
2018-2019
档案类别
数量（卷、米）
检索参考工具种类
数量
永久
长期
短期
长度
工程档案
合计
移
出
说
明
1、移出档案收集齐全，内容准确，装订整齐，分类合理。
2、文件材料字迹清楚，竣工图编制规范，图面清晰，签署完备。
3、所有案卷没有损坏、虫蛀、鼠咬、纸张变质等问题。
接
收
意
见
移出方填写的各栏内容属实，同意接收。
移出单位（印章）：
领导人：
经办人：
移出日期： 年 月 日
接收单位（印章）：
领导人：
经办人：
接收日期： 年 月 日
新港闸拆建工程档案交接文据
移出
单位名称
南通通源建设监理有限公司
接收单位名称
启东市水利重点工程建设处
交接性质
移交
档案所属年度
2018-2019
档案类别
数量（卷、米）
检索参考工具种类
数量
永久
长期
短期
长度
工程档案
合计
移
出
说
明
4、移出档案收集齐全，内容准确，装订整齐，分类合理。
5、文件材料字迹清楚，竣工图编制规范，图面清晰，签署完备。
6、所有案卷没有损坏、虫蛀、鼠咬、纸张变质等问题。
接
收
意
见
移出方填写的各栏内容属实，同意接收。
移出单位（印章）：
领导人：
经办人：
移出日期： 年 月 日
接收单位（印章）：
领导人：
经办人：
接收日期： 年 月 日
档案检查记录表
日期
部门
记录人
2018.8.11
启东市水利重点工程建设处
陆海群
在对新港闸拆建工程建设现场进度和安全检查的同时，也对该工程施工和监理单位的档案资料进行了一次检查。通过检查发现，两家单位均比较重视工程档案的收集、整理工作，制定了较为可行的工程档案管理制度，指派专人负责档案的收集整理和归档工作，但也存在着一些问题，一是工程档案资料收集不够及时，二是整理不够规范，比较零乱。要求该单位对本次检查中发现的问题及时整改到位。
档案检查记录表
日期
部门
记录人
2018.12.5
启东市水利重点工程建设处
陆海群
今天专门去工地检查安全问题，同时对工程建设的档案资料也一并检查，要求施工单位做到实事求是，用工程档案如实的反映工程建设的全过程，比如施工日志，要做到将每天的全部情况详细的记录在案。其他有关工程建设的档案资料要及时归档，按规范整理。同时要将关键时点、重点部位等有关情况及时用照片资料保存下来。
档案检查记录表
日期
部门
记录人
2019.1.3
启东市水利重点工程建设处
陆海群
通过对施工单位和监理单位资料的检查，发现监理签字手续不完备。要求将以上问题及时整改，并举一反三，不断提高工程档案的质量。
新港闸拆建工程
档案利用效果记录
启东市水利重点工程建设处
附件3：
档案利用效果登记簿（表）
日期
单位
姓名
案卷或文件题名
××同志1975年入路，1982年入党，先后做过话务员、打字员，1983年从事档案管理工作。24年，她用自己的双手积累了档案资料8887卷，将电气化公司档案管理由最初单一的文书管理发展到现在的文书、科技、声像、会计为一体的综合信息档案管理，这些资料记录了电气化公司的成长和发展历程。
电气化公司档案管理先后经历了企业整顿、档案管理达省标、晋升国家二级标准三个阶段，每一阶段的收获都倾注着××的心血与汗水。
1984年以前，公司的文书档案由网文秘人员兼管，由于工点分散，工作人员调动频繁，档案资料散失、破损严重，要什么没什么，档案管理几乎是空白。××深切地体会到“开头难”的滋味。为了规范档案管理，她修订了档案管理制度，制定了档案归档计划。
文书档案管理，她按照档案管理规定除做好( ）各类来文的收集、归档工作外还着重收集党政工团会议记录、历年大型会议文件、年度统计报表、人事命令、干部名册等文本原件，文书档案工作达标后，她不满足现状，“八五”期间，他按照档案规划，对建处以来的文书档案进行全面清理，按部颁标准逐项立卷，用网计算机打印蜡纸刷案卷盒，做到统一美观。
为了规范科技档案管理，她和施工部门协商制定了《电气化处竣工文件编制细则》，将大中型基建工程、小型项目、机械设备、仪器仪表、房屋建筑等分别列入归档计划，每年年初下发各单位。
每年，公司有几十项工程竣工资料需要归档，公司改制后，“四电”大中型项目和自揽40多项工程的竣工资料全部移交到档案室，遇到不规范的地方，她就耐心指导整改，站场工程中，有的竣工图纸长达2米，她就和技术人员一起裁图纸、量尺寸，按手风琴式折叠成标准a4纸样。她长期和各部门资料管理人员保持密切联系，及时解决工作中遇到的困文秘站:难，比她小的同事都亲切地喊她“卜姐”。
××对自己要求严格，对归档的案卷质量要求更严格，为保证案卷质量，她征得领导同意，曾数次深入工地，指导基层如何收集工程竣工资料。1998年底，在荷泽施工的原通信段领导因档案移交遇到困难，请××协助。腊月，大雪纷飞，××不顾天气寒冷，代表施工方前往济南档案馆，她借助自己丰富的档案管理经验，多次和档案管理人员协商，顺利移交了50多册竣工资料。如今，我公司的科技档案收集、整理、立卷、归档已经形成制度，科技案卷质量均达到部颁标准。
声像档案管理起步较晚，由于条件限制，这项工作迟迟未能开展，××平时注意收集大型会议、文体活动、先进技术工艺、公司荣誉证书、奖章、奖牌各类照片（底片）和录像资料，档案室内保存着“庆祝香港回归”、“抗击非典”、“技术比武术”等许多珍贵声像资料。
会计档案的收集，她依据上级文件精神，与财务部门配合，做好会计凭证、年度预决算等归档工作。，我公司改制，撤消原段级单位后，按照上级档案部门要求，段级保管的会计档案必须统一归档，任务非常大，××在档案室没有增加人员的情况下主动与移交单位配合，对超过保管期限的3545卷会计档案进行鉴定、登记造册，完成了庞大的归档和销毁工作任务。
完整的档案资料为企业生产、经营提供了可靠依据，改制后，公司利用大量的文书档案撰写了企业年鉴；利用科技档案进行线路改造、变更设计，为企业创造了经济效益；利用声像档案为经营提供参考，提高企业信誉度；利用房产档案解决了几起土地纠纷，为企业避免了不必要的经济损失。
局认真贯彻落实《*区构建学习型社会领导小组办公室关于开展学习型社区、学习型单位和学习型企业评估工作的通知》精神，紧密结合档案工作实际，严格按照《**局构建学习型单位工作计划》组织创建活动，为打造*绿色国际港，全面建设小康社会，充分发挥档案保管基地和爱国主义教育基地的作用，为全面提高干部职工综合素质扎实开展构建活动，取得一定成效，现将全年构建工作总结如下：。
一、基本情况
（一）人员机构设置
**局、*馆属于两块牌子一套编制的单位，全局馆设四科一室。即：业务监督指导科、法制科、档案管理科、编研科和办公室。现有人员为*人，中层以上干部*人，工作人员*人，文化结构为研究生*人，本科生*人，专科生*人，具备专业技术职称__人，其中副高级职称_人，中级职称_人，初级职称__人。
（二）档案馆馆藏情况
**馆馆藏丰富，门类比较齐全。目前，馆藏各类档案（资料）共______卷册，其中档案______卷，排架长度____米，资料_____册，声像档案____（盘），实物档案___件。馆藏历史档案居多，主要是清代、民国时期和革命历史档案，共计____卷。其中最早档案形成于____年（乾隆__年）。全区共有___个全宗档案进馆保存。
（三）档案基础设施建设及设备情况
近年来，*局馆为创建学习型单位和提高全区档案管理水平，积极争取区委、区政府领导的重视和支持，把*工作列入区国民经济计划，制定了《*区“十五”时期档案事业发展规划》，并把新档案馆建设列入区政府重点建设工程项目。新档案馆于**年*月*日建成投入使用，新馆的投入使用使其真正成为了全区档案保管、信息利用服务中心和爱国主义教育基地，不仅为创建学习型单位创造了条件，也为促进全区构建学习型*发挥了应有的作用。现在区档案局馆业务功能用房、设施设备比较完备，除档案库房外，有计算机室、查档室、档案裱糊室、消毒室、档案资料图书室和___平方米档案业务培训教室，可容纳___人，有___平方米的展厅和陈列厅，可承办各种大型展览。领导和各科室办公配有电脑，科室还配有打印机，办公基本实现网络化。
（四） 主要工作任务
按照《档案法》和《档案法实施办法》的规定。一是加强档案基础业务建设，依法按计划接收档案，定期向社会开放档案，做好档案接待利用服务工作，提高服务水平，加快档案信息化建设，借助网络实现档案信息资源共享，做好档案的编研工作等。二是加强档案法制建设，推进依法行政，定期开展档案行政执法检查，坚持依法治档，开展档案法制宣传，增强档案法制观念，加强档案执法队伍建设，提高依法行政能力，搞好档案业务培训，提高队伍综合素质。三是加强监督指导，开展档案服务。以档案目标管理为手段，全面提升档案服务水平。加强农业农村档案工作监督指导，为“三农”服务。加强对非公有制企业档案的指导和服务，规范房屋拆迁档案管理，服务城市建设。四是发挥档案馆爱国主义教育基地功能作用，开展形式多样的爱国主义教育活动。
二、对创建学习型档案局馆的认识
档案工作与中国的古老文明一样，历史悠久而独具特色。档案工作是一项专业性很强的基础性工作。它涉及经济社会发展的各个方面，包含政治、经济、文化、科技、军事等领域的边缘科学。改革开放以来，经过档案工作者的努力，档案事业得到较快发展，取得了显著成绩，随着经济社会的发展，档案工作进一步与经济社会相融合，在经济社会发展中充满了活力。档案工作者以认真负责、严谨细致、甘于寂寞、乐于奉献的精神，为党和政府中心工作服务、为百姓服务，做了扎实有效的服务工作，取得了明显成效。特别是近两年，档案工作被列入政府工作计划，档案工作与全区经济社会发展相融合，进一步优化了档案事业发展的环境，因此，进一步抓好档案的各项工作既是工作任务，也是政治任务。更是创建学习型单位工作。
创建学习型档案局馆是时展的要求，是经济社会发展的需要。当前，科技进步和知识创新日新月异，科技生产力正在推动着经济社会的发展，改变着人们的生产生活方式，在推进城市化的建设中面临着一些新的情况，出现了一些新的问题，这些新的情况也给档案工作带来了新的挑战，使档案服务工作面临许多新的课题，作为档案行政管理部门和档案工作者，就必须要有超前意识，才能适应时代对档案工作的要求，档案工作才能适应经济社会发展的需要。因此，创建学习型档案局馆是档案局馆工作中的一件大事，与此同时，创建学习型档案局馆也是自身建设的客观需要。档案工作是一项基础工作，档案队伍素质的高低直接影响着档案管理水平的高低和档案事业的发展，面对档案现代化技术的要求，档案工作者就要具备较高的文化水平和专业技能以及实践经验，所以，创建学习型档案局馆是一条必由之路。
三、创建措施
（一）明确目标，制定规划与计划共4页,当前第1页1
创建学习型档案局馆的目的是为提高局馆干部的综合素质，挖掘在岗干部职工的潜在能力，提升局馆干部职工的工作水平和创新能力，特别是想通过干部职工之间的相互信任、相互理解、相互学习、相互交流，进一步凝结默默无闻和乐于奉献的精神，使档案文化能在经济社会发展中发挥积极的渗透力、凝聚力和向心力作用，建立起规范科学务实的档案管理机制，为*区“同心全面建小康，打造绿色国际港，率先基本实现现代化”提供良好的档案工作服务。
根据创建目标，档案局馆构建学习型社会领导小组办公室制定了《____—____年档案局馆构建学习型组织规划》，并按年度制定了培训计划。为使创建工作顺利进行，____年初制定了《*档案局馆创建学习型单位意见》，并根据《创建学习型单位意见》，结合工作实际，把创建学习型单位工作列入年度工作计划，从而使创建工作达到了有目标、有思路、有措施、有要求。
（二）建立组织，加强管理，促成全员学习机制
____年初，档案局馆按照区构建学习型社会领导小组的有关文件要求，及时成立了创建学习型单位领导小组，具体负责档案局馆学习组织的创建工作。领导小组由党组书记**同志担任，副组长由两位副局长担任。成员由办公室主任和各科科长组成。领导小组下设办公室，具体负责创建学习型单位的日常工作。领导小组成员实行目标责任制，定期召开会
议，研究总结工作，布置学习任务，解决工作中遇到的困难和问题。
（三）搞好宣传动员，营造学习氛围
为使局馆干部职工在思想上树立起“学习工作化，工作学习化”的理念，两年来，局馆采取各种教育形式，宣传学习构建学习型社会的重要意义。一是党组班子率先学，认真研读彼得.圣吉的《第五项修炼》等构建学习型社会有关文件资料；二是观看《学习型组织理论讲座》光盘；三是组织局馆干部职工全员学习有关构建学习型社会各种宣传材料，与此同时还利用橱窗等形式宣传创建学习型组织的重要意义和内容。从而在局馆范围内营造了浓厚的创建学习氛围。
（四）建立学习制度，坚持长效管理
把干部职工的学习制度化、系列化、规范化是档案局馆创建学习型单位的一项重要措施，近两年，档案局馆根据市、区档案工作会议精神和有关专业培训文件精神，结合档案工作实际，制定了一系列学习制度。
一是党组理论中心组学习日制度，局馆理论中心组，每周一上午理论中心组学习，每年至少要召开两次创建学习型组织工作专题会，每季度召开一次档案工作服务创新分析会，并重点研究干部职工的教育培训工作情况。二是建立机关学习日制度，每周五下午为机关干部职工政治业务学习日，每月第三周周三上午是各科室业务知识学习日。三是学习考评制度，局馆理论中心组，各科室、各党小组学习要有计划、有考勤、有记录、有评比。局馆创建工作办公室，不定期检查学习计划的落实情况，作为评先的重要条件。
（五）增加投入，为职工学习创造条件
为保证局馆干部职工教育培训工作的顺利进行，近两年，局馆不断增加教育培训投入，为职工创造学习条件。一是建立局馆局域网，给各科室配上了电脑并接上了宽带网。二是建立档案专业图书室，增加书刊订购量，使干部职工能看到新的专业知识信息，及时了解出版发行新的书刊情况，及时购置专业性强的新书，与此同时还加大了报刊杂志的年度订阅量。目前，专业刊物及报刊杂志近几十种，使干部职工的学习知识信息的来源更加广泛。近两年，局馆为职工学习的投入达十几万元。
（六）加强业务培训，注重综合素质工程建设
一是档案业务培训，为提高全区档案人员政治、业务素质和依法履行档案管理职责的能力，局馆每年都要制定培训计划，开展继续教育活动，聘请市局有关部门领导和专家对全区档案人员进行专业培训。两年来，分别举办了档案员专业知识培训班和执法联络员培训班、建筑档案管理专题培训班、非公企业档案管理培训班等各种培训，培训人数达到____人次（其中执法联络员为___人，基层档案员为___人），做到了持证上岗，使全区档案人员的综合素质得到明显提高。二是组织礼仪知识培训，为提高档案服务水平，做好档案业务监督指导工作，结合工作实际，对干部职工开展了礼仪培训。两年来，局馆组织职工收听、收看了中国人民大学金正昆教授的礼仪讲座，并结合需要制定了职工日常行为规范，参观税务、工商等单位工作人员的工作形象，通过收听收看影音资料和实地学习，进一步增强了职工的文明意识，树立了档案人的良好形象。三是开展局馆内部职工培训。“内强素质，外树形象”是局馆工作的总体思路。为此，局馆在抓好全区档案业务培训和礼仪知识培训的同时，注重抓机关队伍建设，组织了业务知识培训，每年都选派业务骨干参加市局专业培训班，并及时按计划参加区里举办的财会工作人员培训、妇联干部培训、计划生育工作人员培训、保密工作人员培训、文秘信息工作人员培训、交通管理工作人员业务培训和相关法律知识培训等。共4页,当前第2页2
（七）发挥爱国主义教育基地作用，举办展览开展宣传教育
**馆是区爱国主义教育基地，为充分发挥档案馆社会教育功能作用，近两年，档案局馆紧密结合顺义实际，挖掘馆藏档案资源，开展了内容丰富，形式多样的宣传教育活动，两年向社会推出_个展览，主要有《第__届奥林匹克水上公园中标方案展》、《*教育发展成果展》、《保持共产党员先进性教育展览》等，其中《保持共产党员先进性教育展览》参观单位达___多家，党员参观人数达***人，受到一致好评，有力配合了全区先进性教育活动的开展。部分展览还分别送到学校、**等场所进行巡回展出。为让青少年走进档案馆，我们连续三年都组织青少年“暑期夏令营”活动，从小培养青少年的档案意识和学习观念。档案馆还坚持常年对外开放，并对“五一”、“十一”黄金周期间活动做出具体安排，让市民走进档案馆，使档案馆真正成为传播先进文化，发挥社会教育功能的阵地，截止目前，档案馆接待有登记参观市民、群众和青少年学生的人数达_____人次，馆外参观人数约_万人次。区委书记**认为，区档案馆能配合全区工作举办展览，展览主题明确。对宣传顺义起到很好作用。特别是在全区开展的未成年人思想道德教育活动中我们按照区委、区政府《关于加强和改进未成年人思想道德实施意见》的要求，与区文明办、区妇联、区教委在全区开展了“征集未成年人思想道德教育示范案例”活动，由区档案馆撰写的“******”一文在活动中和、获三等奖，并作为唯一一家爱国主义教育基地的典型在全区大会上演讲，受到与会者的一致好评。与此同时，为纪念邓小平百年诞辰活动，局馆与区电视台合拍了记录片《****》，该片依据档案馆保存的珍贵的档案资料，记录了邓小平同志____年_月在*农村调查时轻车简从，深入生产一线，深入基层，深入群众搞调查，为民办实事的情景和感人事迹，是一部珍贵的历史资料。两年来，档案馆爱国主义教育基地对外交流也不断扩大，____年，新加坡档案代表团和日本企业档案代表团先后来馆参观访问，与他们进行了座谈和交流，他们对档案馆利用档案进行爱国主义教育很赞赏，并用两种文字题写了“把历史档案可入民间，强化国民教育”的题词。
（八）围绕全区中心工作，积极发挥职能作用
两年来，档案局馆紧紧围绕区委提出的“同心全面建小康，打造绿色国际港，率先基本实现现代化”的奋斗目标努力开创档案工作新局面，扎扎实实做好各项工作，为全区的经济社会发展提供有效的服务，取得实实在在的效果。一是档案信息开发利用工作取得显著的经济效益和社会效益。____年，由国家国土资源部、监察部等_部委组成的检查组，对某省天竺空港工业区、某省天竺出口加工区批准、征
地、建设及区内买地建厂企业用地、开工、建设等情况进行检查，空港工业区如实提供所需档案资料，其中企业档案__卷，公司档案_卷，企业土地基建资料__册，复印相关文件_本，经过检查，检查组对空港工业区严格执行用地规定，完善各种手续的做法十分满意，给予很高评价。二是李桥镇政府利用档案挽回巨额经济损失，____年，李桥镇政府债权中心，通过利用经济合同档案，先后收回企业土地使用租赁费____万元，收回_家企业占用土地___亩，并与_个转制企业达成___万元还款计划，其依据全部来自机关档案室。三是努力提高档案利用服务水平，取得显著成效，两年来，档案馆共接待档案利用人数____人次，利用档案达到_____卷次，分别是前两个年度的_倍和_倍。利用较高的主要是土地、婚姻、招工和工作查考等方面。这些档案的利用有力地配合了全区劳动就业、重点工程建设拆迁、城市建设和历史遗留问题的解决，维护了国家和公民个人的合法权益和社会稳定，受到各级领导的充分肯定和群众的欢迎。
四、创建学习型单位，全员参与，不断进取，档案局馆创建学习型单位工作硕果累累
档案局馆通过两年多开展创建学习型组织活动，创建学习型单位工作取得了显著成效。
（一）局馆干部职工的综合素质得到明显提高。一是学习意识普遍提高。创建学习型单位如何创建、怎样学习才能收到良好的学习效果，档案局馆结合工作实际，采取了学而思进、学以致用的方法，使干部职工的学习意识普遍得到增强。两年来，学习学术气氛浓厚，在学历、职称和计算机教育培训中取得了显著效果，有_人取得法律专业研究生证书、有_人取得本科证书，两人取得专科证书。_人取得中级职称证书，__%的同志取得计算机培训b级证书。发表业务文章_篇，并编辑印刷了近几年发表的业务文章《档案文章选编》一书。完成了《高科技农业档案的管理与服务》档案科研课题，经审核得到市局确认。两年来，我们还利用档案史料编写出具有地区特色的编研材料，主要有《民国档案和历史档案史料选编》、《*区优秀教师名录》、〈*区见义勇为英雄人物简介〉等材料。二是开展党员先进性教育，坚定理想信念，工作作风明显转变。开展党员先进性教育既是政治任务也是创建学习型单位的工作任务。在教育活动中，局馆先进性教育领导小组按计划认真落实各阶段学习内容，每个党员按要求写读书笔记，撰写了____字以上的学习体会，组织党员到马坡镇白各庄村和焦庄户地道战纪念馆参观学习，重温入党誓词。我们还结合实际召开了有政协委员和镇村领导参加的征求档案工作意见建议座谈会。在教育活动中，老党员以身作则，新党员积极进取，交流学习体会，写出了有分量的评议材料，针对自身存在的不足，制定了切实可行的整改措施。通过先进性教育，党员干部的精神面貌焕然一新，工作干劲和学习热情明显提高，促进了局馆干部职工工作作风的转变。“甘于寂寞，乐于奉献，严谨细致，服务到位，求真务实、勤政廉政，为民服务的工作作风在局馆的各个工作岗位到处涌现。三是工作效率明显提高，创建学习型档案局馆，档案服务理念在新的更高层次上深入干部职工的心灵，并付诸实际工作中。通过开展创建学习型单位活动，局馆干部职工在档案基础业务建设、档案业务监督指导与服务。爱国主义基地等工作方面都取得了显著成效。档案局馆已连续二次荣获某省市档案系统先进集体和优秀局馆荣誉，卫生绿化等专项工作也多次受到市区表彰，得到各级领导的充分肯定和群众的普遍好评。今年，国家档案局和*市档案局又先后对档案局馆工作进行全面的考核验收，对档案馆各项工作予以了充分肯定，给了我们很大的鼓舞。共4页,当前第3页3
（二）特色与创新
开展档案特色服务，近两年，为提高农村档案管理服务水平，更好地为农民增收致富服务，我们根据区委、区政府的指示精神，进一步加强对农业农村档案工作的指导，利用档案知识为“三农”服务，引导农民树立学种田意识，帮助农民建立田间档案，帮助农民规范大棚瓜菜生产档案管理，引导农民学会利用档案指导生产。____年_月，我们与区农委、种植服务中心等部门在****村瓜菜生产标准化基地召开“田间档案管理现场会”，推广了*镇政府帮助农民建立田间档案，对生产过程实行全程监控，增强农民科学种田意识的做法和经验，并向__家农户发放了“田间生产档案管理示范户”标牌。今年_月下旬，我们又召开了农村档案工作汇报会，以**镇为重点的种养殖档案得到及时推广，**镇还建立了农村富余劳动力档案，通过与企业挂钩的形式，提供就业岗位__个，受到农民欢迎。
服务大局，创新拆迁档案管理方法。两年来，档案局馆在创建学习型单位的进程中，结合档案工作实际积极探索创新档案管理服务形式，用档案服务的实效来体现创建学习型单位的成效。两年来，我们围绕全区经济社会发展和城市建设的重点工作，开展有针对性服务。加强了对房屋拆迁档案的管理，服务城市建设。两年来，我们把拆迁档案工作列入区政府“折子”工程。并在空港建设管理服务中心召开拆迁档案管理工作会议，区新城建设管委会、汽车生产基地、**镇政府等单位主管档案工作的领导参加会议、空港建设管理服务中心介绍了做好房屋拆迁档案管理的工作经验。由于拆迁档案是一项新的工作，我们结合实际进行业务监督指导，做到了一户一档，一企一档，*个村共归档立卷**卷，使档案知识真正做到为全区经济社会发展和群众服务，也使档案工作真正成为了党和政府工作的重要组成部分。
进一步明确档案执法职责，通过学习《档案法》和《档案法实施办法》，改变了过去档案员和执法联络员一人两职的情况，另设了执法联络员，使执法联络员能更好地履行档案监督执法职责，促进了依法治档工作的开展。
（三）档案工作优良传统得到传承和发扬
两年多的创建学习型档案局馆工作，全面提高了干部职工的整体素质，转变了局馆的工作作风，同时也发扬光大了档案工作和档案工作者的认真负责、严谨细致、甘于寂寞和乐于奉献的优良传统，使创建更高层次的学习型档案局馆有了精神支柱。
总之，通过创建“学习型组织”活动，档案局馆的全体干部职工进一步加深了对构建学习化社会的认识，增强了自我学习，自我提高的意识，也进一步健全完善了局馆学习教育培训工作的管理机制和运行机制。为实现局馆档案基础业务、档案法建设、档案信息现代化和档案教育培训的规范化、制度化打下了良好的基础。
在总结工作的同时，我们还要清醒地看到，在创建学习型档案局馆工作中，还存在一些薄弱环节，干部职工的终身学习理念还需要进一步增强，文化活动的形式和载体还需要进一步丰富。今后，我们要坚持以科学发展观为指导，坚持以人为本，通过学习促进和谐，把创建学习型单位工作作为系统工程列入全区档案工作“十一五”规划，为构建和谐*，和谐社会做出新的贡献。
最后，衷心的希望各位领导、专家对档案局馆的创建工作提出宝贵意见，谢谢大家！
关键词：文书档案；管理；事业单位；效能
文书档案管理是事业单位档案管理中的重要环节，促进事业单位各项行政活动的顺利开展，并且为事业单位提供宝贵的经验财富和信息资源。当前事业单位文书档案管理工作中存在一定不足，有待积极加以完善，以促进文书档案管理信息化建设的顺利开展。
1 文书档案管理概述
1.1 文书档案的内涵
文书档案是企事业单位、机关团体在行政管理活动中产生的，用文书的方式转化成档案保存起来，其中包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等重要信息内容。文书档案管理就是把该事业单位的行政活动文书按相关规定和要求科学合理的进行分类、排列并保存，使事业单位行政活动文书系统化、条理化。
1.2 文书档案对事业单位效能的影响
科学合理的文书档案管理工作有助于保证档案信息的完整性，推进事业单位各项活动的顺利开展。文书档案管理工作是事业单位档案业务建设的核心环节，保证文档的健全性，通过有效的措施，对文书档案进行有效分类和编目，并与进一步了解文档收集质量，在第一时间发现文书档案管理工作存在的不足，并及时进行妥善处理。文书档案管理工作是事业单位各项行政活动运行的基础。
文书档案管理工作能够对事业单位档案信息资源进行有效开发，体现不同类文档之间的历史联系，揭示文档中的内容，促进系统化的文档分类的有效形成，为后期文书档案信息资源的查找和翻阅提供极大地便利。档案文书管理工作的顺利开展，有助于改善并提高档案收集工作的效率和质量，通过系统化的整理和组合，一定程度上提高文书档案的保存价值，建立高效化的文档检索体系，提高文书档案信息资源的价值，提高文书档案管理的规范性和有效性，促进事业单位的稳定发展。
2 当前文书档案管理中的不足
2.1 对文书档案管理的重视程度有限
就当前事业单位发展的实际情况来看，由于忽视了文书档案管理的实际作用，导致事业单位对文书档案管理的重视程度有限，此种情况下，不利于文书档案实际价值的有效发挥，并且对事业单位的信息资源库的完善及未来发展都产生了一定程度的制约。文书档案管理工作需要以良性的文档收集工作作为基础和依据，一旦文书档案资源不足，则难以建立健全的文书档案管理体系，极易导致失业单位出现文书档案资源流失的情况，对事业单位各项行政活动的开展是极为不利的。
2.2 文书档案管理的科学化水平有限
在数字化时代下，事业单位的运行及发展对文书档案管理工作也提出了新的要求，尤其是现代化电子档案的出现和有效运用，一定程度上转变了原有的文书档案管理工作体系，导致原有的文书档案管理模式难以满足现代社会发展环境下事业单位档案管理工作的实际需求。就文件运用情况来看，其起草、修改以及印发等，都需要运用计算机技术进行实现。电子文书档案管理与传统纸质文档相比，更具稳定性，但其安全性难以得到有效保障。
3 文书档案管理信息化建设的有效策略
3.1 加强档案资源的数字化建设
在事业单位运行过程中，为推进档案资源数字化建设的顺利开展，应当积极转变文书档案管理理念，实现传统文书档案向数字化文书档案的有效转变，将电子文档和文件接收专项数字文档，并促进信息资源的数字化采集，切实提高文书档案管理效率，推进数字化建设的顺利开展。
3.2 文书档案管理的软件系统建设和硬件设施
基于文书档案管理工作对事业单位效能的影响下，文书档案管理工作的信息化建设过程中，应当对计算机技术进行有效利用，加强软件系统建设，并完善硬件技术支持，提高文书档案管理的有效化。在此基础上，应当加强计算机、服务器、网络设施和存储设备等硬件设施建设，以促进文书档案管理现代化的顺利实现。
3.3 建立健全文书档案管理制度，加强保障体系建设
在文书档案管理工作中，为强化事业单位效能，应当充分做好文档信息化的规划、法规以及人才队伍的建设，建立健全安全体系，为文书档案管理信息化建设提供可靠的支撑。
做好文书档案工作的强有力的保障和有效地措施，就是使文书档案管理工作制度更加完善。制订制度，用来提高职工对档案工作的重视度，并将本部门的文书档案工作任务认真研究并落实到个人身上，确保文书档案工作保质保量按时完成。另外还应形成档案工作竞争激励机制，实现优胜劣汰，充分调动员工积极性，以此使档案工作者将自己的工作成绩与档案工作的生存与发展紧密联系在一起，将每个人的工作活力激发到最大，充分发挥个人潜力，创造出档案工作竞争与合作并存、勇于创新的格局。
3.4 提高文书档案管理人员素质
文书档案管理专业性较强，因此工作人员的业务能力是文书档案管理工作质量的直接影响因素，它对管理人员有严格的要求，既要工作责任感强、职业道德高、工作态度认真、脚踏实地、无私奉献的工作精神，还要有扎实的专业理论基础、掌握科技知识，特别是拥有利用现代化科学技术和先进的管理方法来管理文档的基本技能。所以只有具备扎实的专业知识，敢于创新，责任感强，而且综合素质较高的文档管理工作人员，才能真正实现新时期的文档管理工作。与此同时，对当前在编人员的教育不能忽视，组织一些档案业务知识培训，鼓励文书档案管理人员积极参加，在提高管理水平的同时，还能促进文书档案管理工作与单位业务共同进步。
3.5 强化文书档案管理工作的服务质量
服务与利用是文书档案工作的根本目的，认真收集整理并保存为第一手资料，对单位的发展历史做好准确的记录，努力实现档案资源的开发利用，方便日后单位各项工作的开展。因此，要加强服务功能，改革服务机制，充分发挥文书档案的有效价值，为领导提供更优质的决策服务，为单位事业服务，为咨询查证服务。还有人员管理素质亟需提高，服务渠道有待拓宽。要革新思想观念，紧跟时代步伐，对于新形势对档案工作的新要求有充分了解，对档案开发利用的新思路、新方法有进一步探究，积极树立服务意识，主动完善服务功能。
结束语
文书档案管理工作的顺利开展，能够为事业单位提供可靠的信息资源和宝贵的经验财富，提高事业单位效能，促进事业单位各项行政活动的顺利开展。因此在事业单位文书档案管理工作中，应当积极建立可行的文书档案管理体系，强化文书档案管理工作效率，推进事业单位的效能化发展。
参考文献
[1]陈静.浅谈文书档案整理改制后的优越性[J].科技与创新，2014（17）.
要满足如此的档案服务需求，档案部门不能按照自身的认识、理解、思维，甚至是想象去收集、整理、保管档案和提供档案服务。档案工作看起来很简单，但从历史的角度审视，用现实的态度去认识，就会发现档案有知识，有内涵，体现档案作用。我认为，要做好基建档案管理工作，必须从下面的方面抓：
一、基建项目的监控
基建时期档案的具有专业性、成套性，做好这个时期文件收集归档工作的难度很大。要将档案工作与项目管理结合起来，并确保档案的完整、准确、系统，要在管理制度、标准与措施上下工夫。通过一些有效的管理监控机制，基建时期档案工作就可在良性循环的轨道上运行。
1、工程前期提前介入过程化管理。
档案管理是时期管理的重要组成部分。基建档案工作属于科技管理工作的范畴，是基建管理工作的重要环节。将档案管理与项目管理工作各环节紧密结合，实施同步管理，才能为项目档案工作打下有效的基础。在工作中形成“三纳入”、“四参加”“四同步”的管理机制，使档案管理全面参与项目中，从而为项目档案管理材料的完整、准确、系统提供保障。
做好基建档案管理的前端控制，提出明确的归档要求是把握好材料形成过程中的环节。按照《国家重大建设项目归档要求与档案整理规范》DA/T28―2002文的要求进行收集归档。并深入施工现场，不定期去施工单位检查指导档案工作，对其形成的文件及时检查，发现不符合归档要求的文件发联系单进行整改。
2、确定管理网络，加强制度建设，靠制度管人、管事。
首先，我们按照统―领导、统一制度、分级管理的原则，建立行之有效的管理体制，成立了档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，由公司领导主管档案工作，档案室设立专兼职档案员，形成了全公司的档案管理网络。其次，在工程开始时，即把有关技术文件材料收集工作落实到人，做好积累、保管工作，做到每个阶段均有档案员管理，负责工程资料收、发、整理、归档及竣工档案收集等日常工作。保证档案管理与项目建设同步进行，确保了工程资料的完整收集，避免了工程资料收集上的疏漏。
3、坚持执行“四参加”制度。
从档案的收集、整理利用各个环节全部围绕工作展开，确保档案工作与项目工作的同步发展，互相促进。档案业务工作紧密结合的理念应始终贯穿于日常管理中，强化档案单调，落实档案追溯制。我们从项目前期基建档案人员参与设备开箱验收会、基建项目验收会、参加合同的签订。与工程建设项目同步进行，档案的形成、积累整理审定的工作与施工进展阶段同步进行。
二、项目文件的收集
项目文件产生于项目建设全过程，其形成、积累和管理，基建项目经历了规划、设计、施工、安装、竣工验收和移交生产使用等阶段。每一个阶段都包含着许多的环节，收集工作也有许多不同的内容。因此，各个阶段的档案收集也是不相同的。也涉及到公司职能部门，各承包单位负责的承包范围内的资料。
1、项目依据性文件
包括：项目建议书及其报批文件，可行性研究报告及其评估、报批文件、环境影响报告书和批复文件，项目任务书及其报批文件等。
2、项目基础性文件
包括：地质勘察报告、地质图、水文、气象、地震、重要土样和岩样及说明等，规划设计及其报告文件，技术设计文件，技术秘密、专利文件，设计评价及审批文件等。
3、项目管理文件
包括：征地、移民安置批准文件，计划、投资统计文件，概算、预算文件，招标投标文件，各种合同及合同谈判、变更、索赔文件，规划、标准文件 ，环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、质量监督等文件。
4、项目施工阶段文件
包括：开工报告，图纸会审和设计交底记录，变更通知单、工程质量事故及处理报告，隐蔽工程检查、验收记录和竣工图，设备、构件的质量合格证明，焊接、探伤记录，各种管线、仪表安装记录及其它土建、金属结构、设备安装等施工技术文件和各种综合及专业竣工图文件。各承包单位负责承包范围内的项目文件的收集、积累、整理，在施工过程中所形成的电子文件并向建设单位移交。
5、项目监理文件
包括：监理通知，会议纪要，监理规程，开(停、复、返)工令，许可证、中间验收证明书，监理日志、月报、总结 ，各分部分项工程质量认证、评定文件等监理负责收集、积累、整理项目监理文件。
6、项目设备文件
包括：工艺规程、技术总结，设备、材料采购合同。出厂质量合格证明，装箱单，开箱记录，设备安装调试记录，性能鉴定等。
7、项目涉外文件
包括：与外商谈判记录、协议，国外各设计阶段文件及联络文件，国外设备检验、安装手册，商检、海关及索赔等，并要求提供译文且竣工图也要签字审核。
8、项目试运行阶段
包括：试生产管理 、技术准备，设备试验、记录，操作规程、事故处理规程，启动试运文件(会议文件、纪要)，试运行阶段负责收集、积累在生产技术准备和试运行中形成的文件。
9、项目财务文件
包括：财务计划及执行、年度投资统计，决算、审计报告，财务使用的资产清册等。
我们按照档案管理的一般原则，文件材料应由形成单位收集整理，各参建单位汇总一套合同承包范围内的、完整的工程档案原件向建设单位归档移交。按照各个阶段文件的形成，跟踪文件材料收集、整理，做到及时归档。
三、项目文件的核
项目前期、施工、设备安装、试运行及竣工验收等各个阶段的基本情况，能真实反映建设项目活动过程和结果。归档文件的数据是否准确，施工文件是否完善，尤其是竣工图文件，能真实记述和准确反映建设项目和竣工时实际情况图物相符。
1、前期文件审核
项目文件字迹清楚、图样清晰、图表、整洁、签字认可手续完备，用不易褪色的收发室材料书写、绘制，电子文件使用不可擦除型光盘。
2、施工文件审核
归档文件质量要求内容真实、准确、有效，检查施工单位的所产生的文件记载内容与实际相符，按规定通过审批、检查、验收程序，有无在文件指定位置上签署意见、签名、盖章、注明日期等。工程实体质量和功能取决于施工操作及其记录，项目活动各方面的工作质量，保证工作质量。
3、竣工图纸审核
一套完整的竣工图纸收集、归档齐全，为今后的建成投产、运行、维修、技改、扩建提供重要依据和参考，也是明辨工程质量的重要凭证，提供有利的数据材料。
一、政治思想、职业道德
能够坚持四项基本原则，思想上与党中央保持高度一致。能够认真学习我国三代领导人特别是总书记关于理想信念、宗旨观念、“三个代表”等重要论述，树立起了正确的人生观和价值观，做到了遵纪守法、勤奋敬业、团结同志。能够时时处处以党员的标准严格要求自己，牢记党的为人民服务的宗旨，在档案管理与业务指导繁杂琐碎的工作中，做到了任劳任怨、埋头实干时时处处以工作为重，培养起了良好的职业道德。
二、档案管理工作
（一）档案资料的收集
⒈参与了对各科室档案的接收进库工作。共参与接收文书档案卷，会计档案卷，用地档案卷，地籍档案卷，土地利用总体规划档案卷，监察档案卷规划档案卷交易档案卷人事档案卷评估档案卷矿管档案卷底图档案卷基建档案卷照片档案张，录像、光盘盘，图书资料册。
（二）档案资料的整理
⒈在接入库前，对各科室的档案进行案卷质量检查，对不符合入库要求的，按《档号编制规则》，指导并帮助进行整理。
⒉参与整理底图、航片份，分类组卷归档卷；对张照片按《照片档案管理规范》和市档案局的要求进行了整理归档。
⒊负责资料的管理工作。按《中国图书分类法》对图书进行了分类整理，近年来按规范要求整理资料余册。并按省一级档案管理的要求，建立健全了资料接收、整理与管理体系。
⒋对卷基建档案进行了整理归档。
（三）档案资料检索利用
⒈负责对各科室全引目录的接收和整理工作，对各科室报送的册全引目录进行了整理，并精装成册，并在原有检索工具的基础上，根据局内档案利用情况不断完善，不断增加，续添了职务任免专题目录、专业技术职务专题目录、先进个人专题目录，人名索引条、用地档案条、地籍档案条、监察档案条、土地利用总体规划档案条、规划档案条、基建、设备、资料、实物目录共条。健全了检索体系。
⒉积极参与档案信息开发利用工作，主持了《充分发挥档案管理优势、积极为规划与国土资源工作提供服务》的编写，××年已申报山东省档案信息资源开发奖待批。
⒊负责资料与档案的接待利用工作。共接待利用者人，提供档案资料余卷（册）次。编写了档案利用实例效果汇编。
（四）档案资料保管保护
负责对局内档案资料的安全管理。定期对其数量和保管状况进行全面检查，填写登记簿；对档案资料库内温湿度按照要求进行调控，并及时对档案资料进行除尘、消毒，定期清理库房卫生，并进行安全检查，未出现任何事故。
（五）档案资料的统计
负责档案资料的登记与统计工作。建立了各种登记统计簿册，并及时进行登记统计。按上级要求及时报送有关数据。
三、档案业务指导工作
（一）参与组织并指导各科室文件材料立卷归档工作。按照档案管理要求，结合局内业务工作实际，承担了全局个科室、局下属个事业单位的立卷指导任务；参加了文书处理与文书立卷工作。
（二）参与了本系统各单位档案工作的建立与指导。为使本系统档案管理规范化，参与了全市处乡镇（街道）规划与国土资源所的业务档案整理，并作了具体指导。
关键词：验收流程；注意事项；竣工验收；
中图分类号：TL372文献标识码： A
引言
随着建筑行业的迅猛发展以及人民实际生活需求的提升，住宅楼工程日益增多，与此同时，作为施工全过程的最后一道程序，住宅楼工程的竣工验收工作就显得至关重要。为了能更好的适应当今建筑业的发展，使住宅楼工程验收成熟化、程序化，结合住宅楼工程竣工验收实际，现将住宅楼工程竣工验收经验总结如下，仅供以后承接类似工程的项目借鉴参考，由于经验尚浅，文中难免有疏漏之处，望大家多提意见和建议，以便于更好的相互交流学习共同提高。
住宅楼工程竣工验收流程和检查验收内容
住宅楼工程竣工验收流程
2.1 桩基础子分部工程验收文件包括：
（1）桩基础子分部工程质量验收申请表。
（2）桩基础子分部工程质量验收记录。
（3）桩基础子分部工程质量验收纪要。
（4）桩基础检测报告。
2.2 地下结构验收
地下结构（含防水工程）子分部工程验收主要检查：地下室防水、抗渗，基坑支护资料，钢筋检验报告和钢筋产品质量证明书，实体结构监督检测报告，检验批质量验收等。
2.3 主体结构验收
（1）主体结构验收前，墙面上的施工孔洞须按规定镶堵密实，并作隐蔽工程验收记录，未经验收不得进行装饰装修工程的施工，对确需分阶段进行主体分部工程质量验收时，建设单位项目负责人在质监交底上向质监人员提出书面申请，并经质监站统一。
（2）混凝土结构工程模板应拆除并对其表面清理干净，混凝土结构存在的蜂窝、麻面、烂根、孔洞等质量缺陷处应整改完成。
（3）楼层标高控制线应清楚弹出墨线，并做醒目标志。
（4）工程技术资料存在的问题均应按要求悉数整改完成。
（5）施工合同和设计文件规定的主体分部工程施工的内容已完成，检验、检测报告应符合现行验收规范和标准要求。
（6）主体分部工程监督抽查包括外观的观感质量检查，重点检查结构质量和使用功能，其中重点监督结构安全的关键部位，抽查涉及结构安全和使用功能的主要材料、构配件和设备的出厂合格证、检验报告、见证取样送检资料及结构实体检测报告。
2.4 建筑节能验收
建筑节能工程主要包括墙体节能工程、门窗节能工程和屋面节能工程，建筑节能验收主要验收以下内容：
（1）项目中已经有关各方审查通过的检测方案。
（2）项目中第三方工程质量检测机构关于材料进场复验的检测报告和围护结构节能构造实体现场检测的检测报告，
（3）建筑节能工程施工质量验收记录。
2.5 住宅分户验收
住宅分户验收包括：现场实测实量抽查房间地面平整度、墙面平整度、墙面垂直度，墙面阴阳角方正，是否存在空鼓或者裂缝现象，阳台、卫生间蓄水试验，铝合金门窗、栏杆安装是否符合要求，入户门把手、锁是否完好，外窗和墙体是否有渗水现象，栏杆高度和竖杆间距是否符合规范要求，分户验收合格标识是否张贴。
根据经验：分户验收过程中，质监站相关人员喜欢去屋面，挑屋面毛病，建议分户验收时，屋面全部整理到位。
2.6 档案预验收和最终验收
（1）、建设单位在建设工程规划验收前，应当向城市建设档案管理机构申请对建设工程纸质档案、声像档案、电子档案进行预验收，预验收合格的，由城市建设档案管理机构出具建设工程档案认可书。
（2）、建设单位在工程档案通过了预验收，按照有关规定补齐相关文件，进一步完善工程档案并完成了各专项（质量、消防、规划、环保等）验收后，应当向城建档案管理机构申请对建设工程的纸质档案、声像档案、电子档案进行正式验收，验收合格后，由城建档案管理机构出具《建设工程档案验收合格证》。
2.7 中间验收注意事项
注意：中间验收最大的难点就是各项第三方检测报告，此过程一定要注意多与检测机构和质监站的沟通，若为了能够检测的通过而采用非质监站指定的检测站的，一定要提前和质监站监督员多私下沟通，如若顺利，质监站监督员一般会先收资料(里面先不要放检测报告)，最后在资料整改回复的情况下，将检测报告放进去，质监站领导一般不会看资料的整改，由监督员去复查即可。
工程施工质量验收注意事项：
3.1 工程施工质量验收
（1）工程施工质量验收是指建设工程按报建审批、设计文件要求及合同约定的事项完工后，建设单位组织参建有关各方依照国家有关验收规范、标准，对工程施工质量进行的专项验收。该专项验收作为工程竣工验收前提条件之一，其作用等同于规划、环保和消防等专项验收。
（2）工程施工质量验收由按规定对工程建设实施质量监督的质量监督机构依法实施监督，并出具建设工程施工质量验收监督意见书。
3.2 施工质量验收准备工作
（1）单位(子单位)工程按照设计文件、合同约定完工后，施工单位自行进行施工质量检查并整理工程施工技术管理资料，送质监机构抽查。
（2）质监机构应在受到工程施工技术管理资料7个工作日（大型、重点及工艺技术较复杂的工程为15个工作日)内抽查完毕，并及时进行施工质量验收前工程现场抽查，并将抽查意见书面通知监理和施工单位。对未达到施工质量验收条件及违反有关强制性标准的，发出责令整改通知书。
（3）施工单位填写《工程施工质量验收申请表》，向建设单位申请办理施工质量验收手续。
（4）监理单位对所监理工程的施工质量进行评估，向建设单位提交《工程质量评估报告》。
（5）勘察、设计单位向建设单位提交《质量检查报告》。
（6）建设单位在计划工程施工质量验收日期7个工作日前将包括验收组成员名单、验收方案等内容的《工程施工质量验收计划书》送交质监机构。
3.3 建设单位应具备下列条件方可组织施工质量验收：
（1）已完成设计要求和合同约定的各项内容；
（2）工程施工质量验收申请表；
（3）监理单位工程质量评估报告；
（4）工程勘察、设计文件质量检查报告；
（5）经质监机构抽查的完整的质量控制和工程管理资料；
（6）建设单位按合同约定支付工程款情况；
（7）施工单位签署的《工程质量保修书》；
（8）电梯检查合格文件；
（9）商品住宅的《住宅质量保证书》、《住宅使用说明书》；
（10）单位工程施工安全评价书；
（11）消防验收合格证；
（12）建设行政主管部门及其委托的质监机构等部门责令整改的问题已全部整改完成。
3.4 施工质量验收程序：
（1）由建设单位组织勘察、设计、施工、监理单位和其他有关方面的专家组成验收组进行工程施工质量验收；
（2）建设、勘察、设计、施工、监理单位分别向质量验收组汇报工程合同履约情况和在工程建设各个环节执行法律、法规和工程建设强制性标准情况；
（3）验收组审阅建设、勘察、设计、施工、监理单位的工程技术管理资料；
（4）实地查、验工程施工质量；
（5）验收组人员签署工程施工质量验收意见，由建设单位在三天内向负责该工程质量监督的质监机构提交《单位(子单位)工程质量验收记录》一份。
参与工程施工质量验收的建设、勘察、设计、施工、监理等各方不能达成一致意见时，待建设各方协商意见一致后，重新组织施．工质量验收。
工程竣工验收
4.1 工程竣工验收
工程竣工验收是指建设工程依照国家有关法律、法规及工程建设规范、标准的规定，已全部完成工程设计文件要求和合同约定的各项内容，建设单位已取得政府有关主管部门（或其委托机构）出具的工程施工质量、消防、规划、环保、城建档案等验收文件或准许使用文件，并编制完成《建设工程竣工验收报告》。《建设工程竣工验收报告》一式五份，建设单位、施工单位、监督机构、备案机关及城建档案部门各持一份。
监督机构对工程竣工验收的组织形式、验收程序、执行验收标准等情况实施监督，并在5个工作日内向备案机关提交《建设工程施工质量监督意见书》。
4.2 工程竣工验收注意事项
注意：竣工验收前，一定多注意和档案馆沟通，因为档案验收合格证的获取是个耗时的过程，否则直接影响竣工验收，没有档案验收合格证，质监站验收组不会过来。
工程竣工验收备案
5.1工程竣工验收备案制度
工程竣工验收实行备案制度。建设单位应当自工程竣工验收合格之日起15日内，依照有关规定，到备案机关办理备案手续。
5.2建设单位办理工程竣工验收备案按照下列程序进行：
（1）建设单位持有建设、勘察、设计、施工、监理等单位负责人、项目负责人签名并加盖单位公章的《建设工程竣工验收备案表》一式五份及下列文件，向备案机关申报备案：
1）、建筑工程施工许可证；
2）、施工图设计文件审查意见；
3）、建设工程竣工验收报告；
4）、工程施工质量验收申请表；
5）、工程质量评估报告；
6）、勘察文件质量检查报告；
7）、设计文件质量检查报告；
8）、单位（子单位）工程质量验收记录；
9）、工程施工质量验收监督意见书；
10）、规划验收合格证；
11）、建筑工程消防验收意见书；
12）、环保验收文件；
13）、建设工程竣工验收档案认可书。
14）、工程质量保修书；
15）、商品住宅的还应当提交《住宅质量保证书》和《住宅使用说明书》；
16）、法规、规章规定必须提供的其他文件，包括：
①燃气工程验收文件；
②电梯安装分部工程质量验收证书及工程质量监督机构出具的电梯验收准用证；
③单位工程施工安全评价书；
（2）备案机关收齐、验证备案文件后，根据《建设工程质量监督报告》及检查情况，15个工作日内在《建设工程竣工验收备案表》上签署备案意见，建设单位、施工单位、城建档案部门、质监机构和备案机关各存一份。
5.3 工程竣工验收注意事项
注意：此过程一般由甲方完成，施工方全力配合，此过程重点要注意散装水泥和预拌砂浆的使用情况，其使用量有要求，注意散装办的沟通和预拌砂浆的发票留存。
关键词：文书档案 整理 保管方法
在现代社会发展的新时期，文书档案已经成为社会各个领域广泛应用的记录方式。所以文书档案的整理和使用方法要紧随时代的发展，不断的与时俱进。文书档案工作记录了各个企业领域的发展状况，是促进企业发展的重要手段。因此做好文书的整理和保管工作是档案管理中非常重要的一部分，相关部门要做好对文书保管方法的创新的工作，提高档案的管理效率。
一、文书档案的归档范围和保管期限
因为企事业单位的工作职能不同，所以各个单位的文件种类也不同，归档的范围也各有其区别。但是我们也可以从中发现它们之间的共同规律，通过他们之间的内在联系，判断它们对公司发展的价值。经过仔细的分析我们就可以了解文档对公司发展的价值和重要性。
上级文件归档的主要有二部分文件材料：一部分是针对本单位发的文件，如有关本单位机构、人事、职称、工资、福利、经费、物资、奖惩等方面的批复、通知、通报，这是最重要的依据材料，有的要永久保存，有的要长期保存。另一部分是国家、省、市县各部门发的法律、法规、政策规定，以后要作为执行的依据，要归档作为短期保存。
对单位文件资料的归档，不仅要正是的文件，对工作的总结、汇报、领导的讲话等都要归档。对重要的文档要永久性的保存，对于一般的文档，要做好长期保存的准备，对于作用不大的文件，也要保持其短期性的作用。同级的单位或者具有联系的单位要保持文档之间的联系，一般的参阅件不必归档，对重要的合同、协议都要进行准确的归档，与本单位的重要文档要进行永久的保存。
下属单位的重要文件、制度、计划、总结、统计报表要归档，重要的长期，一般的短期。
具体归档范围：企业的归档主要是党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理这四类。机关事业单位按各自的归档范围执行。
二、文书档案的整理方法
（一） 文书立卷责任部门：文字档案一般由文书、收发人员进行收集，立卷归档，这是我国长期以来的立卷制度。1956年4月 16日国务院《关于加强国家档案工作的决定》中规定：“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。”这一决定说明了文书立卷的重要性，确立了文书立卷是文书处理部门。档案对企事业单位起到的是一个监督的作用。一些小规模的单位没有健全的文件管理制度，档案工作也不规范，档案整理工作一般都是文员在做。还有一些其他的单位建立了规范的档案室，把立卷的任务交给了档案室，这样的方式虽然保证了文档管理的正规性，但是无法确保档案收集的全面性。文件材料的产生规律和内在联系都不清晰，导致档案的内在质量不高。所以建立标准的立卷制度十分必要，有关部门要明确文书档案管理的工作。
（二）文书立卷的基本要求和主要方法：
文书立卷的基本要求是遵循文件材料形成的客观规律，维持文件的内在联系，对不同价值加以区别和认定，为文档的保管和使用提供方便。
文书立卷的主要方法是“四分四注意”。
1、分年度，注意把文件形成年度和针对年度相结合。 一般文件要按文件形成的年度立卷，特殊文件要按针对年度立卷，如计划、总结、统计报表要按针对年度立卷。
2、分级别，注意上下级文件之间的密切联系。一般文件应把上级、下级与本级文件分开组卷；但请示与批复，来文与复文应与本单位文件一起组卷，转发上级文件可以与上级文件一起分类组卷。
3、分类别，注意问题的专门性和问题之间的联系，按分类方案分成若干类，如企业先按四大类分开，每一大类再按文件多少分成若干卷。
4、分保管期限，注意保持问题的完整性。一般需要永久、长期、短期保存的文件应分别组卷，但为了保持文件间的有机联系，少量保管期限短的文件与保管期限长的文件一起组卷时，保管期限从长。
（三）文书立卷的操作程序：
1、初步立卷：根据每年形成的材料数量， 剔除不归档文件，按“四分四注意”的方法组成案卷。
2、拟写案卷题名。案卷题名应当准确概括本卷文件的制发机关、内容、文种，文字应力求简练、明确，一般案卷题名应具备作者、内容、文种三要素，如涉及重要地区的要标出地区，涉及特定时间的要标出时间。
3、卷内文件排列与编号
a卷内文件排列
密不可分的文件应当依序排列：正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发件在前，被转发件在后；多种文字的同一文件，中文在前，其他文字在后；处理同一问题的文件与电报应根据内容和文件一起依次序排列；案件材料结论、决定、判决材料在前，依据材料在后。一般文件可按问题或时间顺序排列。
b装订的案卷要编页号，
卷内文件凡有文字、图象等页面都应每页编写一个号，空白页不编号。编写应该用阿拉伯数字每卷从1开始，文书档案在正面的右上角，背面的左上角编写页号。不装订的文件编件号，要盖档案号章，在档案号章内写档号、件号。
三、文书档案的保管措施
计算机辅助确定归档文件保管期限的方法主要是使用的是比较抽象的方法，可以在月末或者年底进行分批的处理，也可以及时的对特定的单独文件进行处理。
1.编制归档文件责任者、内容、文种的报表，并按上述分支对每个词条给分，这些词条我们可以预先找出一部分，其他的一部分可以通过计算机进行找出。另一方面，我们可以通过对列出归档文件的性质，把文件分为重要性和一般性，通过各种性质进行合理的归档。
2.根据现行文件的格式，确定不同的模板。如模版一：责任者、内容、文种；模版二：内容、文种。这样可以为计算机的自动抽词提供方便。
3.编制计算机的归档程序。对电子文件的标题名中各个字段进行比较，对责任者、内容进行一次性的抽取，并给予相应的分数。它们共同组成了编制工作的核心
4.每一份文档形成电子文件后，需要在设计好的程序中运行，通过对运行后的总分数确认可以实现初步的保管期限，并对其进行人工审阅。
四、结束语
文书档案的整理需要档案管理人员明确自己的职责所在，确定文书档案的管理范围。本文通过对文书档案的管理的基本要求和归档方法的详细阐述，提出了对档案创新保管方法。做好文书档案的管理工作要与科技的手段相结合，运用计算机辅助文档的管理，达到管理的合理性和科学性，为社会各个领域的发展提供完整的参考资料。
参考文献
[1] 史卫军. 新时期档案工作的走向[J]. 吉林水利. 2003（S1）
