时间：2023-05-30 09:59:14
一、电子文件档案管理与传统档案管理的区别
1、电子文件档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。
2、电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。
3、电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。
4、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
5、电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。
二、法院电子文件在归档方面的现状与分析
从目前来看，电子文件在归档管理等方面还存在的问题：
1、原稿被忽视，随意遭删改.在电子计算机上起草、制作文件，这是办公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在纸上后，作为草稿性的电子文件经常被忽视。这些电子文件绝大多数未被保留，它不是被清除就是被新文件覆盖。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。
2、归档程序不明确，存贮载体不安全.电子文件的归档就是依据归档的范围，通过计算机对处理完毕的有价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但是，目前有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确，存贮载体也存在安全问题。如有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。有些单位以软磁盘作为电子文件存贮的介质，由于软磁盘极易遭到损坏，其保存的期限及可靠程度也存在较大问题，因此极不安全。
3、归档不鉴定，真伪不辨别.电子文件的鉴定，是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作。对于电子文件收集归档阶段的鉴定工作来说，就是解决文件的去留问题。然而，现在有些单位对归档电子文件的真假与价值，既不做辨别，又不做鉴定，只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，就算归档了。这样归档，一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的，另一方面是使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中，给归档的管理带来了诸多不便。
4、人员素质低，专业人才缺.电子文件的归档工作，不但要求工作人员必须具备档案的专业知识，而且要有较好的计算机操作技能。从目前情况看，从事档案工作人员中有相当一部分素质偏低，许多档案部门缺乏专业技术人才，尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。有些单位档案部门虽然引进了现代先进的计算机设备，但因专业人才缺乏而未能让其充分发挥作用。
造成上述问题的原因主要有两个方面
1、思想认识问题。传统的档案工作是以纸质文件材料为主要工作对象，自从计算机应用于档案管理后，电子文件以其自身独特的优势正在逐步地取代以往的纸质文件。电子文件是一种新生事物，作为一名档案工作人员理应去认识它、接受它。然而，有一些从事档案工作的人员对档案信息化建设的意义认识不足，这些人观念陈旧、意识淡薄，认为档案还是纸质的妥当，对电子文件的优点视而不见，不接受新生事物，不参加学习培训，不懂得计算机操作，总是按老的一套来对待工作，这就给电子文件的归档工作带来了影响，这是原因之一。
2、管理工作滞后问题。目前，计算机软件的开发很快，五花八门，日新月异。然而，国家对电子文件的归档管理还没有具体法律法规，许多单位对电子文件归档工作的管理只停留在以前对纸质文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的对电子文件归档进行规范化管理的规章制度。有的单位虽然有规章制度，但其工作程序、操作方法却没有考虑到计算机的特点，因此，操作起来不顺畅、不方便。管理工作严重滞后于计算机应用软件的发展，这是影响电子文件归档的原因之
三、提高单位电子文件管理水平的对策
把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好，并得到长期保存，使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是所有档案工作者应尽的职责。如何提高单位电子档案管理水平，应该从以下几个方面入手：
1、从电子文件的收集、积累基础工作入手
在纸质档案管理中，档案收集是档案工作诸环节的第一个环节，档案收集工作如何，对后续各环节的影响很大。因为，如果应该收集归档的文件而没有收集归档，不仅影响了档案的完整性，而且不利于今后的开发利用。“对于电子档案来说，电子文件的收集也是诸环节的第一个环节，是做好电子档案管理工作的基础。电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质档案，其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质档案。如对草稿文件，由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求时，或者从保留文件重要修改过程的信息考虑，则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，则应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系，尤其是对无纸化系统生成的电子文件，应当有更严格的措施。必要时，应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。”
2、严格电子文件的归档管理
电子文件归档，是将应当归档的电子文件，经过整理确定档案属性后，从电子计算机的存储器或其网络存储器上，拷贝或刻录到可脱机的存储载体上，以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件，其归档的方法是不同的，如果是电子计算机网络系统，按要求转数据库或记录有归档的标识即可完成归档任务。但以存储载体传递的电子文件归档，就必须做一些辅助和认证工作，要与相关的纸质文件结合归档。就目前而言，电子文件归档应符合下列要求，首先从归档时间上看，文书档案一般应以一个年度为限，将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上，以利于今后的反复查阅和利用。对网络环境下生成的大量的业务电子文件，宜采用备份的方法，在网上进行，但不宜将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。其次，从归档电子文件的数量看，为确保电子文件的真实性，便于保管和利用，一般以保存两套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门异地保管。归档电子文件的格式，应为通用标准，如文档文件宜采用TXT格式或DOC格式，数据文件宜采用DBF文件，图像文件宜采用JPG格式等，在对电子文件进行归档的同时，应注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台、设备要求等进行说明，必要时运行电子文件的原程序应一并归档保管。
3、健全电子文件管理的检查审核制度
2001年10月16日，国务院办公厅下发的《电子公文传输管理暂行办法》中明确指出：“电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力”。因此，电子公文管理工作要得到强化，就必须建立相应的核查制度，定期对文书、档案部门进行管理检查，重点检查归档文件是否完整，公文档案形成的过程手续是否齐全，是否符合归档、立卷和网上传输的要求等等。
4、规范公文制作和控制程序
对形成的新的公文档案要指定一个终端（专人或部门），各方面的公文档案经终端审核后统一在网络上发送，确保各种来源的档案实现统一的格式和结构，便于规范处理和控制。档案数据的传输交流和使用要本着“规范、先进、实用”的原则，尽量采用通用的文件格式。严格各环节的管理权限，对文件处理过程中的各类修改信息应予以保留，不可任意进行删除处理。
5、加强电子文件软、硬件设施管理
要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，温度保持在17-20℃之间，相对湿度保持在35-40%之间，同时强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。
6、重视和加快电子文件管理人员的培养
电子档案管理是一个新生事物，从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技术技能。因此，培养和造就一批电子文件、电子档案管理人员是当务之急。就目前各机关单位来说，一是要重视吸纳专业型的人才充实到干部队伍中来，如电子计算机软硬件技术或数字通信技术、接受过大学教育的档案管理专业人才，对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽调一批学历达到一定水平且热爱档案管理工作的人员，对他们系统的进行档案管理基础知识、电子计算机知识、数字通信技术进行强化培训，使他们迅速掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。
参考文献：
关键词：电子文件；电子档案；归档；管理
中图分类号：G27 文献标识码：B 文章编号：1009-9166（2011）032(C)-0332-01
彼得•德鲁克在《21世纪的管理挑战》中指出：“在20世纪，管理所做的最重要也是唯一的贡献，就是把生产过程中体力劳动者的生产率提高了50倍；在21世纪，管理需要做出的最重要的贡献，是使知识工作者的生产率得到同样的提高。”互联网引起了人们阅读、沟通和工作方式的巨大变革。网络和计算机已经成为档案工作的一个重要手段，而随之而来的电子档案、电子文件已经成为我们工作的重要内容。
一、电子文件与电子档案
电子文件是因家机关、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的，能被计算机系统识别、处理，对以按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可以在网络上传送的数字代码序列。在十多年前我们还用磁盘装载文件，而随着时间的推移，现在我们用优盘、光盘、甚至手机装载文件。这是科技进步给我们带来的方便，但是不可预知未来新的工具的诞生，届时电子文件还将会以其他的方式存在。根据《电子公文归档管理暂行办法》，电子文件归档管理工作有了基本的框架依据。因此，姑且把作为“档案”接收和保管的电子文件称“电子档案”。
电子档案具有可变性。电子文件中的信息容易变更。凡有计算机知识的人都知道，电子文件总是处于不确定状态，内含的信息非常容易被改动，只要是在相应条件里的任何人都能对其进行删改，人们很难认定电子文件产生时的原始状态，导致人们对其信赖度有限。另一方面，就目前的科技状况而言，磁盘、磁带、光盘等电子文件信息的存储载体抵抗外界不利因素的能力较差，在使用或保管中容易出现破碎、变形等损坏，导致信息丢失。如果不及时管理，造成电子文件的损失也难以弥补；电子文件不仅对计算机系统有很强的依赖性，而且电子文件在物质上还需要依附于某种介质或载体而存在；电子文件不受空间、时间的限制，其产生、传递和复制再造、存储利用都十分便捷，但也失去了其与纸质文件同样具有的珍贵和严肃性。
二、电子文档的管理
电子文件管理是档案现代化的基础。我们目前能够做的，就是利用现有的技术条件和管理手段，把电子文件纳入文件归档管理的范畴，尽可能地保存好应该归档。保存电子文档就是保存历史，城池破了尚可以重建，但是历史丢失了就很难弥补。1、首先来看看电子文档应该如何归档？对电子文件的管理还没有比较成熟的办法。其中很重要的一个原因，就是我们的档案人员的计算机专业技术水平有限，对电子文件尚不能做到自如地控制。转换载体，即把原来的电子版的信息材料印制出来，以纸质载体的文件形式立卷归档。由于这种归档方式简单、省事，是目前一种被普遍采用的归档方式。但是，在文件转换归档的过程中，其电子版的文件有的一并归了档，而大多是以为没有必要双重归档便放弃了电子版的归档；转移存储，是将电子文件信息从计算机上转移存储到光碟、硬盘、软盘等一些光介质和磁介质上，然后再将其按音像档案或档案实物进行集中存放和管理。存储电子文件、信息的软盘、光碟与一般传统的磁带、录像带管理方法相似。对于已定稿并运行的电子文件，进行鉴定并分类归档，按年度划分保管期限。归档保存时应通过计算机转移刻录到只读光碟上进行脱机保存；转编目录，将目录信息用计算机存储起来，利用网络将电子文件目录加以汇编和管理，可供利用者查询档案资源的概况。2、其次来看电子文档如何控制？前端控制是保证归档文件真实性、原始性的重要方法。“前端控制是指对电子文件的管理要从文件运转的全过程着眼进行通盘规划，在文件形成和维护阶段进行监督，即在电子文件的形成阶段就要鉴定其档案价值，根据需要加上归档标识，以防文件被修改或删除。这是一种旨在提高管理效率的科学理念”；建立电子文件形成过程的责任链，关注责任链信息。这里所说的责任链，是指在电子文件形成和归档过程中环环相扣的工作关系。为保证电子文件归档后形成真实、完整、有效的数字档案，应通过在各部门确定电子文件信息员的形式，对各职能部门现行业务系统实行责任管理，有效跟踪和控制电子文件的制作归档。电子文件的存档方式各不相同，各有特点，各有利弊，还需要在实践中不断总结完善。只有对电子文档形成过程进行全程管理，才能有效的保存电子文档。
三、电子文档的管理标准
电子文档的管理方法有很多种，但是各个部门不能各自为政，要按照国家的统一标准来进行管理。《电子文件归档与管理规范》。该标准规定了从电子文件形成开始便对电子文件进行登记、鉴定、归档、整理等管理方法及具体要求，以保证电子文件的真实、完整；《CAD电子文件管理》。该标准规定了CAD电子文件产生、处理的基本程序以及在此过程中的相关管理活动，包括文件编号、更改、签署、存储、归档等要求；《CAD电子文件光碟存储、归档与档案管理要求》。其中明确了机构内部CAD电子文件的组织制度，规定了对CAD电子文件登记、积累、整理、鉴定、归档等档案管理的工作方法。此外，我国现有的关于电子档案管理的法规是：《电子公文归档管理暂行办法》和《档案管理软件功能要求暂行规定》。
如何对电子文件实现永久保管还在探索中。我们每一位档案工作者都应该发挥自己的创造性，以适应突飞猛进的计算机技术和档案现代化的发展。
作者单位：黑龙江省伊春林业学校
1、电子文件的特性
电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点:一是电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用。二是电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递。三是电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响。四是电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
2、电子文件的归档管理工作
2.1传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存储在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
2.2由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整合，不再需要对它进行类似于纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
2.3由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
3、加强电子文件归档与管理的必要性
3.1草稿性电子文件被忽视。由于处于办公自动化的起步阶段，多数单位只用电子计算机起草文件，而一旦打印出纸质正式文件，作为草稿性的电子文件就会被忽视。这些电子文件的绝大多数未被保留，而是被新起草的文件或其他信息不断地覆盖、清除。
3.2辅电子文件处于混乱状态。一些单位在发文时，先经过网络发送电子文件，接收单位先按电子文件承办，正式的纸质文件随后按正常发文程序发送。在这些单位，一旦纸质文件到手，电子文件就常常处于无人管理的状态。多数单位对这部分电子文件未采取严格保管措施，人们甚至可以随意对其进行增、删、改等操作。
3.3正式电子文件归档程序不够完善。目前，大多数办公自动化系统在设计时没有档案工作者参与意见，因此，对电子文件的归档考虑不周，只设计了逻辑归档功能，也就是说电子文件生成时存在什么位置，归档后仍未改变，而没有把这些电子文件集中下载到可脱机保存的载体上。这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会被破坏，甚至全部丢失。
3.4电子文件存储载体不安全。目前，很多单位的电子文件直接保存在硬盘存贮器上，但是，如果系统出现故障，就极易造成数据的丢失。有一些单位的电子文件以软磁盘作为存储介质，但由于其极易破坏，其可靠性和保管期限都存在较大问题。
4、加强电子文件归档管理的措施
4.1做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件规范管理。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
电子文件的特点及管理
闵涛
随着我国信息技术的迅猛发展，计算机越来越广泛地被应用于人类社会活动的方方面面，产生的电子文件也越来越多。电子文件是指能被计算机系统识别处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传输数字代码序列。由于电子文件的传输快捷性、可复制性等优点，使得无纸化办公成为现实，这就给档案管理工作提出了一个新的课题。档案管理如何适应信息化时代的步伐，做到与时俱进不断创新发展，已成为当前档案工作者需要不断加以关注和研究解决的新问题。
一、电子文件的特点
1、操作方便，简单易行，自动分类组合，便于管理。传统的档案管理模式是，档案由文书处理部门立卷，档案业务部门接收，文件一年一归档。传统的档案管理十分注重档案的整理分类。因为是手工检索，需要整理清楚，分类精细，将每份文件归人相应的类别和合适的案卷，便于日后检索。分类和组卷花费了档案人员大量的时间和精力。在计算机管理信息系统中，文件与档案的界限已不复存在。文书处理人员、业务人员和档案管理人员共享一个办公信息管理系统，电子文件一旦形成，可以马上储存，随时归档。有关部门既可以将应归档的电子文件的最终版本经过整理，按档案部门归档，也可将在日常工作中形成的各种文件材料直接通过计算机网络系统随时传输到档案部门，档案部门再根据归档的要求，及时将有保存价值的电子文件信息下载或刻录到光盘等载体上记录下来，转化为电子档案。
2、容量大，何种小，节省库房存储空间。传统的纸质档案需庞大的库房和装具来进行存放和保管，而电子文件载体所容纳的信息量是纸质档案所无法比拟的。在保管上，它可以大大节省档案装具和库房空间，降低保管成本。
3、检索快捷，提高档案利用率。利用者要借阅纸质档案，必须到档案室或档案馆办理借阅手续，借阅后如需复制档案，还需办理审批手续。在办公造化系统中，储存电子文件的信息数据库是档案部门与办公业务部门共享的，用户可通过办公室的电脑在档案部门的网络上直接查找并选择档案信息，并可方便地复制存储方便快捷。
二、电子文件对档案管理的影响
电子文件能在通信网络上迅速地进行传递；它的利用不受时间和距离的影响，可共享，但它不再具有纸质文件的直观性，需要借助计算机等数字设备才能阅读、处理，并且它的保管上对环境的温湿度、防磁性等要求也很高，使其在诸多方面对档案管理产生了影响。
1、改变了原有的管理对象、流程和方法。电子文件材料由拟稿者直接输入磁盘，并可在磁盘上进行修改加工，一旦贮入办公信息数据之中，即由档案、技术人员所共享，这就使文件材料与档案之间不再有明显的界限。可随时产生，随时更改，归档时，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
2、改变了分类方式。鉴于电子文件信息与载体的可分离性，档案的实体分类整理将被概念分类整理所取代。这是因为实体分类的结果仅能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要。但在电子文件的环境中，文件的形式循征和内容循征都已经发生了变化，电子文件材料可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整合，不再需要像纸质文件那样进行繁重的实体分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公造化系统对电子文件进行自由组合分类整理。
3、改变了鉴定的内容、标准和方法。由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值的可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将随之扩大，电子文件的读取软件甚至操作系统均被列入分析范围。传统的档案价值鉴定要求根据文件的凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和将会不断地修改和补充，故而很难对其划定固定的保管期限。再加上目前电子文件的凭证价值尚无法律保证，其鉴定、管理方法亦无定论。
三、加强电子文件管理的主要措施
1、解决好电子文件的保存问题。电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。磁性物质极易受外磁场影响而导致退磁、消磁，光盘是利用激光进行信息存取的，它由盘基、记录介质和保护层等部分组成，而目前光盘常用的记录介质不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。所以要长久保存电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。
电子政务环境下电子文件管理所面临的问题
电子文件和数据是所有信息化建设投资最终获得的几乎唯一的回报，是极宝贵的数据资源。如何提高对电子文件管理的认识，切实做好电子文件管理是我们电子政务建设中必须面对和必须解决的问题。
1． 如何保证电子公文归档的原始性
电子文件易于修改，而且改动后可以不留痕迹。电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。为了保证电子文件的可读性，常常需要将原文件加以转换，或者转换为独立于任何电子计算机系统的中间形式，如文本格式；或者转换成新的存储格式，如软件版本升级或更新系统平台时数据库进行相应的转换。因此，长久保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。电子文件不再具有固定的载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出文件，对于长久保存的电子文件，还需要定期进行复制，由于一份文件没有了固定的载体，也就无法通过载体来判定文件的原始性了。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。目前电子签名法刚刚实施，借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否是原件，还需要实践。
2． 电子公文归档的复杂性和滞后性
电子文件在电子政务系统中不能做圆周运动。通过办理、办结、立卷、归档等诸多环节，有价值的文件将会沉积为档案，而通过鉴定需要长期和永久保管的档案则在若干年后将通过部门档案室向档案馆移交，在档案馆长期和永久保存和利用。文件向档案转化呈现运行环节多、文件产生的部门多、迁移保管利用的时间长等特点，使档案管理复杂化、滞后化。
复杂化主要体现电子公文的最终流向是档案馆，一个省级综合档案馆要接收和管理面对100多个委办厅局的电子文件，而各单位、各部门所使用的文件处理硬软件以及数据库平台不同，门类多、品种杂，产生的电子公文数据格式、版式各异。
滞后化主要体现在档案从档案室向档案馆移交的周期太长，最长的为20年。档案移交滞后所带来的技术难题更多。因为信息技术飞速发展造成的应用技术体系不断升级、换代，每次存储介质的革命都带来存储格式和标准的变革，档案部门必须处理来自不同历史时期未作标准化处理的电子文件，问题多多。
无以计数的办公自动化系统每日都在产生着各种数据格式的电子文件，使得十年、二十年以后，档案部门没有一个平台能完全理解这些排列、格式越来越复杂多样化的信息。现在我们必须解决在数字图像、数字化声音、地区性信息系统、网站和其他电子文件格式等问题对文件的管理、档案的保存和利用等一系列问题。
3． 电子文件管理法规滞后
目前，有关电子文件管理的标准规范和法规文件还严重缺乏，除已颁布的：电子文件归档与管理规范（GB／T 18894－2002）、电子公文归档管理办法（国家档案局第6号令 ），CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（ GB／T 17678－1999 ）之外，有关电子文件的元数据、归档、著录、鉴定、机读目录交换格式、电子公文文档一体化管理规范等相关标准正在制订中。
电子公文归档管理已成为信息时代档案工作者面临的重大挑战和发展机遇。
电子文件管理的基本要求
电子政务产生的电子文件管理应符合以下几个基本要求：（1）有保留价值的电子文件必须归档；（2）归档电子文件必须规范；（3）电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性；（4）应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性；（5）电子文件一般应在办理完毕后即时向档案部门归档；（6）永久长期保管电子文件实行双套制管理；（7）电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责；（8）归档电子文件应能脱离文件生成系统独立运行，并脱机保管。
电子文件管理的主要方法：
文档一体化：电子文件从文件形成、办理到归档、利用是连续的、不间断的，对电子文件管理是全程管理，实施前端控制。文档一体化的核心是在文件形成过程中，按归档要求，记录管理电子文件并形成规范的电子档案。
馆室一体化：档案室所保管电子文件及数据，在内容要求、数据结构、数据管理平台和档案馆保持一致，保证移交数据的无缝连接。
天津电子公文归档管理研究和技术实践
天津市对电子政务环境下的电子公文归档管理研究的总思路是：探讨电子公文管理模式、统一归档电子文件的数据结构、规范归档电子文件格式、实现归档电子公文独立与文件形成系统并脱机保管的目的。
为此，我们组织了天津市政府办公厅、天津市政府信息化办公室、北大方正电子有限公司、微软（天津）XML中心、天津大学天深科技公司等单位，经过一年多的研究探索，初步取得了电子公文文档一体化管理的相关文件、规范标准和相应的软件及应用平台等一系列成果。出台了《天津市电子文件归档管理办法》、《天津市电子文件归档管理办法实施意见》（试行）、《天津市归档电子公文保管元数据规范》（试行）、《天津市电子文件归档数据储存技术要求》（试行）等一系列相关规范，完成了“电子公文文档一体化业务流程管理规范”（草案）。规范了电子公文归档的主要内容和电子公文归档元数据及移交元数据要求、XML数据格式，提出了电子公文归档管理数据结构要求。
归档电子文件的数据结构采取树形结构，一般以“全宗号－年度－保管期限”设置根目录名称，根目录下可再设文件夹，分别管理不同类型的电子文件。根目录下应包括说明文件、盒目录信息、归档电子文件目录信息三个文件以及多个归档电子文件夹。规范规定了说明文件、盒目录信息、归档电子文件目录信息三个文件的XML表述结构。
电子公文归档数据要求：按电子公文归档内容所要求的、并产生符合电子公文数据结构的电子文件和数据；产生电子公文归档所需的32个元数据，并符合规范的XML数据格式；归档的电子公文及数据，必须脱离原文件运行系统；归档电子文件的格式符合规范要求（XML、PDF、TXT、RTF、DOC、WPS、CEB、SEP）；
电子公文归档移交数据要求：按电子公文归档内容所要求的、并产生符合电子公文数据结构的电子文件和数据；产生电子公文归档移交所需的50个元数据，并符合规范的XML数据格式；归档移交的电子公文及数据，必须脱离原文件运行系统；
电子公文日志留痕信息归档要求：1?雪日志文件：电子公文在形成、流转、办理、归档等各个节点，对所有的操作者、时间日期、操作者行为（角色）的记录和描述；文件格式为XML和TXT。2?雪留痕留真信息：电子公文在形成、流转、办理、归档等各个节点，主要领导批示意见。文件格式为TIF、PDF、CEB、XML和TXT。3）完成电子公文文档管理相关软件开发：各种电子公文格式通过CEB转化为XML电子公文格式的电子公文格式转化系统；电子公文归档移交系统（电子公文文档交换平台）；归档电子文件管理和利用系统（归档电子文件中心）。4）天津市文档一体化业务流程应用平台的建立：文档一体化业务流程应用平台就是要建构一个公共的信息化平台，实现与电子政务的对接，接收政府各职能部门和其他相关部门的电子文件，进行电子文件和电子档案的传输、流转和归档等。
天津市文档一体化业务流程应用平台是依托天津市电子政务二级平台为基础建立起一个归档电子文件信息平台。
通过努力，实现了天津市政府办公厅的政府办公系统的归档电子文件及数据能符合规范的要求，在线或离线迁移到机关档案室的档案管理系统和天津市档案馆的归档电子文件中心，实现电子文件全程管理和规范管理。
《电子签名法》正式实施后，最直接的影响就在于，赋予了可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力，并明确了电子认证服务市场准入制度，保障电子交易安全。它使人们越来越容易摆脱纸质文档的束缚，更多地利用互联网从事电子商务和电子政务等日常活动，包括网上购物、网上付款、网上申请、网上报关报税等。
这部法律的出台和实施，不但对电子商务、电子政务的发展起到极其重要的促进作用，而且对于档案部门的电子文件管理也将产生巨大的影响。
一、电子签名和数据电文
《电子签名法》中所称的电子签名，“是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据”①数据电文“是指电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的信息”②而在档案管理中，电子文件是“指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理、并可在通信网络上传送的文件”。③
尽管档案管理中电子文件和《电子签名法》中数据电文的定义在表述上不尽相同，但在内涵上，两者基本一致。因此，可以通俗地说，电子签名就是通过密码技术对电子文件的电子形式的签名，它并非是书面签名的数字图像化，而是类似于手写签名或印章，也可以说它就是电子印章，电子签章，而数据电文即是电子文件。
二、《电子签名法》的施行将改变档案部门对含有电子签章的电子文件的管理要求
根据《电子文件归档与管理规范》，“对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章”。这主要是基于电子签章还没有法律效力，必须通过保存手写签名或盖章来保证电子签章的法律效力。而现在由于电子签名具有与手写签名或者盖章同等的法律效力，所以对于含有电子签章的电子文件，归档时没有必要、也没有可能全部要求附加有法律效力的非电子签章。因此，在某种程度上也将改变档案部门对含有电子签章的电子文件管理的要求。
三、《电子签名法》的施行明确了电子文件满足法律法规规定的保存要求及原件形式的条件
《电子签名法》不但赋予了可靠的电子签名的法律效力，而且规定了“能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为符合法律、法规要求的书面形式”。④同时，对数据电文满足法律、法规规定的原件形式的条件、满足保存要求的条件也作了具体的描述。因此，如果档案部门要将电子文件作为满足法律、法规规定的原件形式，要满足法律、法规规定的文件保存要求，就必须使电子文件“能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更改”⑤“能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；数据电文的格式与其生成、发送或者接收时的格式相同，或者格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或接收的内容；能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收时间”。⑥显然，这就明确了满足法律法规规定的电子文件的保存要求及电子文件作为原件形式的条件，使档案部门的电子文件保存更有目的性、针对性。
四、《电子签名法》的施行增加了档案部门的电子文件管理难度
从档案部门的电子文件保管来讲，由于《电子签名法》的实施，一方面，档案部门不但要保证电子文件的真实性、可靠性和完整性，还要保证电子文件符合法律、法律规定的保存要求，另一方面，对于含有电子签章的电子文件来说，档案部门不但要保存电子文件，还要保存相应的电子签名。由于电子签名本身是一组用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据，它通过计算机来产生、传送、接收、确认和保存，所以要保证一个电子文件上的电子签名的真实性和长期可读性，难度很大。目前还没有现成的长期保存电子签名的方法。
五、《电子签名法》的施行将促进电子文件管理的发展
根据《电子签名法》，可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力；能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用、能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更改的数据电文，视为满足法律、法规规定的原件形式要求；数据电文不得仅因为其是以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的而被拒绝作为证据使用。因此，对于电子文件的管理，没有必要、也没有可能全部采用“双套制”。可以预见，《电子签名法》在2005年4月1日起施行以后，将有大量的含有电子签名的电子文件产生，而从档案部门的职能来看，也将责无旁贷地承担起长期保存电子文件这一任务，所以，档案部门将面对如何长期保存电子文件这一紧迫任务。这就促使各级档案部门必须重视电子文件管理课题的研究，积极探索含有电子签名的电子文件的管理办法，尽快采用科学、有效的电子文件长期保存手段。只有这样，才能将各行各业形成的含有电子签名的电子文件进行妥善保存，满足社会发展的需要。
六、《电子签名法》的施行将为电子文件的传输提供一种安全有效的办法
保证电子文件的真实性、完整性和有效性，必须在电子文件的建立、传送、保存过程中采用有效的先进技术、实行严格的管理制度。由于可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力，所以可以在电子文件管理中采用电子签名技术，通过在电子文件传送各个环节中采用电子签名，使电子文件的接收方可以以此验证电子文件发送者的真实身份，确认电子文件在传送过程中未被篡改，同时发送方也应对发出的电子文件负责，使用这种严格、科学的方法可以较好地验证电子文件内容的真实性和完整性，从而最大限度地保证电子文件的真实性和完整性。
注释： ① 《中华人民共和国电子签名法》
③ 《电子文件归档与管理规范》
从电子文件形成的过程和特点看，电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。根据文件生命周期理论，电子文件的处置阶段（归档）仍应由档案部门集中统一管理。这是《中华人民共和国档案法》有关规定的要求，也是电子文件形成部门的必然选择。
现有的计算机存储设备，容量虽然很大，但面对呈几何级数发展的电子文件，总有穷尽的时候。而且应用软件的更新很快，许多早期形成的文件在新的软硬件环境下不能读取，即使同时期的电子文件也有应用软件不兼容的问题。每个文件形成部门为存储档案信息投入大量的精力，保留旧的设备和多种应用软件，显然从人力和物力上都是一种浪费。所以，电子文件归档工作要走社会化管理这条路，由专业的档案部门去管理。
电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应，因此，适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。
电子文件档案化管理
那什么是电子文件档案化管理呢？电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管理，对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并相应的成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆，本着服务社会，回报社会的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。
电子文件档案化管理模式应采取先进的技术和理念，以虚拟、开放、灵活的手段来管理电子文件档案。专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案，电子文件形成部门（全宗构成者）以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文件档案信息，以标准化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里，在必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。档案部门对电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理。档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行用户确认，以确保档案的完整与安全。
因此，电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理，它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。
电子文件档案化管理与传统档案管理的区别
首先，电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。
其次，电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。
第三，电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。
第四，电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
【关键词】电子文件；电子档案；档案管理
0 引言
随着社会信息化程度的不断加快，电子文件如雨后春笋，电子文件在档案管理工作中的地位越来越重要。本文针对笔者在工作中对电子文件的认识和了解，从电子文件的特点和在工作中遇到的问题以及怎么做进行思考和简单的探讨。
1 电子文件的特点
1.1 电子文件对设备有很强的依赖性
电子文件从形成、传输到存储都是通过计算机实现的。特定的电子文件是依赖特定的设备和特定的软件而存在的。因此离开了相应的计算机或软件，电子文件就无法识别和传递，那么电子文件的有效信息便成为无效信息，也就失去了它本身的价值。
1.2 电子文件的共享性
电子文件与纸质文件不同，它可以不受时间和距离的限制。人们可以通过网络把同一份文件传送给不用的接收者，达成资源的共享。局域网内也可以在电脑上创建共享文件夹，公司内部工作人员可以直接在自己电脑上分享共享资源，提高工作效率。
1.3 电子文件的不安全性和易改性
电子文件是在计算机内传递的，容易作者修改或者复制，修改之后没有痕迹，很难发现这就是原件。所以电子档案的原始性、真实性和凭证性就很难保证。
1.4 电子文件的存储容量大，节约存储空间
电子文件依赖的载体，无论是磁盘、光盘还是硬盘，其存储量都高于过去的各种信息介质，像传统的纸质档案，需要庞大的装具和库房进行存放和保管，而电子文件所存储的载体的信息容量是和纸质档案无法比较的。用极小的空间就可以存储大量的信息，大大节省了存储空间。
2 电子文件管理工作中存在的问题
2.1 电子文件的技术问题
电子文件的形成和各种处理都是在计算机等设备上完成的，离开计算机等设备，电子文件既看不见也摸不着。但是由于计算机技术的不断发展，特别是电子计算机更新换代很快，对于需要长期归档保存的电子文件来说，数年后，很可能会出现即使保管很好的电子文件载体也找不到读取设备的问题。所以电子文件对设备的依赖性也就成了现在工作中急需要解决的一个技术问题。
2.2 电子文件的保存问题
影响电子文件安全的因素有很多。电子文件除了对保存的温度和湿度、磁性材料等环境因素都有极高的要求。人为因素操作错误、破坏性病毒的入侵、电子文件运行的硬件设备故障、电子文件运行的软件系统的不稳定、自然灾害或社会动乱都可能导致电子文件数据内容和电子文件存储材料的损坏或丢失。
2.3 电子文件的管理问题
很多企事业单位等没有建立相应的电子文件管理制度，或者即使有相应的规章制度，但管理部门对电子文件管理意识淡薄，或疏于管理，加上很多工作人员因为没有经过专业的培训，缺乏电子文件管理知识，不愿按照制度的规定办理，这就造成很多电子文件随机存放、杂乱无章。还有就是档案工作人员由于离职原因，疏于交接或交接不全，导致很多电子文件无法找到。
3 加强电子档案管理的策略
3.1 保障电子文件长期的可读性
电子文件只有识读出来，才可以发挥它应有的价值。为保障它的可读性，可以设计功能齐全并且安全可靠的文件信息管理系统，尽可能的把电子文件生命周期的各个阶段的管理要求都融入到电子文件生成系统之中；对电子文件的存储格式进行严格管理，尽量采用已经标准化或通用化的格式；实时加强电子文件的技术鉴定，根据软硬件升级换代的情况在适当的时候对电子文件进行及时的迁移操作等；还可以利用电子文件的仿真技术，使原来的数据、设备及系统能够运行在现行的软、硬件系统上。
3.2 解决好电子文件档案的保管和长期保存问题
电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。传统纸质档案保管的重点一般是温湿度控制、防霉、防蛀、修裱加固、字迹恢复等方面，而电子文件的保护重点是电子文件的可读性。这就需要控制好电子文件保存的温湿度，还要采取严密的防灰尘措施。为了防止其它外来风险对电子文件造成的损失，电子文件备份是不可缺少的。要将电子文件记录信息、电子文件的元数据和电子文件管理系统以磁盘、光盘、硬盘或网络的方式分别备份。除此之外还要定期对电子文件档案的载体材料和读取方式进行更新，确保电子文件可以有效利用。
3.3 提高电子文件归档管理水平
加强归档电子文件的管理是关系到国家、单位及个人的利益。首先，各级主管部门必须高度重视、大力支持，只有领导重视，档案人员的工作态度、工作效率、工作质量才会得到提高。其次，档案人员自身的综合素质也需要不断提高。因为电子档案的管理，涉及到电子计算机软硬件及网络技术、信息技术和档案管理的基础知识，所以绝不是只懂得电子计算机技术或只懂得纸质等载体档案管理知识的人所能胜任的。因此档案人员必须从制度入手，严把电子文件归档和电子档案管理的各个环节，确保重要电子文件从产生之初到作为档案保存的整个过程真实、完整与安全。最后，档案人员还要大胆创新，拓展领域，实现信息服务的多样化、社会化。
制定电子文件管理国家战略
电子文件管理国家战略，就是从国家层面和战略视角对电子文件管理全局性、基本性、长期性问题所进行的目标定位、统筹规划和基本制度安排。是一个国家对电子文件管理工作的基本态度和总体思路。其实质是用战略的眼光来研究和解决电子文件的管理问题。目前我国各地区、各机关的电子文件管理工作仍然具有强烈的自发性和分散性特征，缺少国家层面的整体设计、统一规划、战略部署与方法指导，这种情况如果不及时加以改变，就很难保证当代社会电子文件的科学管理、完整保存和有效利用，国家将会为此付出高昂的经济成本和社会代价。加强顶层设计，制定和实施我国电子文件管理的国家战略已经迫在眉睫。
确立电子文件全程管理体制
随着电子文件在我国档案管理对象中所占比例愈大，管理好电子文件的需求愈强烈，改革我国文档管理体制的愿望愈迫切。全程管理是电子文件管理的基本原则之一，根据这项管理原则，需要确立国家电子文件全程管理的体制。电子文件从形成到处理、归档、利用，中间经过很多环节。哪一个环节职责不清、制度不明、考虑不周，都可能造成对电子文件真实性、完整性、可用性、安全性的危害。由档案机构跟踪和监控电子文件全程可以最大限度地避免这些危害。因此，及早确立电子文件全程管理体制，明确各方面的职责要求，就显得非常重要。
确立电子文件全程管理体制是在国家和地方电子政务的总体框架下，在规范、标准的文件格式和数据结构基础上，将电子文件从形成起就纳入档案管理的视野。把电子文件形成、电子文件处理、电子文件归档和电子档案管理作为一个整体，统一规划、统一设计、统一流程、统一标准，确保文件机构内部、文件机构之间、文件与档案机构之间有关电子文件信息的及时流动与管理，实现电子文件文档一体管理的无缝衔接。国际档案理事会电子文件委员会曾经指出：“在电子文件领域中，我们应该在设计信息系统时就对档案管理需求予以考虑，在电子文件的整个生命周期中对电子文件要进行认真控制……无权干涉现行文件的档案馆会发现他们在处理电子文件时处处受制。”对于电子文件管理来说，确立全程管理体制是电子文件运动客观规律的内在要求，管理符合业务流程优化的基本精神，也是先进国家电子文件管理的基本经验。
确立电子文件全程管理体制就要改革当前我国的文件管理体制和档案事业管理体制。其关键在于改国家档案局为国家文件与档案局。由它统管全国文件、档案工作事务，制定电子文件全程管理的各项政策、制度，对电子文件的生命全过程进行统一有效的管理。同时各级档案局更名为文件与档案局，使档案机构全程监控文件管理“名正言顺”。
体制的变革是根本性的，也是相当复杂并存在许多问题的。但是，对于我国电子文件发展的未来而言，它又是必要的和必须的。2010年1月，中央办公厅、国务院办公厅联合下发的《电子文件管理暂行办法》中确立由中共中央办公厅、国务院办公厅、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、财政部、国家档案局、国家保密局、国家密码管理局、国家标准化管理委员会9部门组成的国家电子文件管理部际联席会议制度来确定我国电子文件管理的国家政策，可以说是在体制改革上向前迈出了探索性的一步。它对于我国未来的电子文件管理工作必将产生重要影响。
明确电子文件管理流程
档案管理对电子文件形成的介入需要在体制确立的基础之上明确电子文件管理流程。它包括对其创建、管理和处置，即在电子文件从形成、运转办理、传输、存储到转换为档案或销毁的完整生命周期中，以特定方法和原则对其进行创建、加工、利用、保管，使其完善并获得必要功效的行为或过程。
我国传统文件、档案管理的特征是分阶段管理，对于我国当前的电子文件管理来说，传统的分段式流程存在许多弊端，必须基于业务流程优化的理论对我国文档管理的整体流程进行系统分析和科学的整合。从考虑档案管理的专业需求出发，梳理整个电子文件管理流程，将保障电子文件真实性、完整性、可用性、安全性的实现条件融入电子文件生命周期各个阶段的管理当中，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在同一阶段实现，并由档案机构对整个文件管理流程进行监督，以严格控制电子文件质量。
【关键词】电子 文件 管理 探讨
【中图分类号】G270.7 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）01―0340-02
一、海东电子文件归档与管理发展的现状与存在问题
国家档案局2006年进行的调查显示，已有近80%的中央和国家机关、中央企业采用办公自动化或电子政务系统，产生各类电子文件近2亿件。此番最新调查结果表明，我国政府部门生成的电子文件数量占全部文件数量72.7%，其中14.3%的机构生成的文件全部以电子文件的形式存在；有49%的机构生成的电子文件数量占全部文件数量的50%以上（包括50%）。48%受访机构认为未来5年，50%以上的文件将仅以电子文件的形成存在。在已经开始接收电子文件进馆的档案馆中，有52.9%的档案馆预测未来5年接收进馆的电子文件数量将成倍增加。由此不难预见，在不久的将来，电子文件将成为政府、企事业信息资源的主要承载体和表现形式。电子文件将成为继纸质档案出现以来人类档案史上的第二次革命。海东地区：上世纪90年代以来，办公自动化发展非常之快，给电子文件的管理带来了前所未有的压力。据国家档案局报告：2006年调查，中央和国家机关、中央企业有80%的单位采用了办公自动化或电子政务系统，共产生各类电子文件近2亿份，文件格式有数十种，操作系统、自行开发的应用系统也有几十种；电子文件50%由档案部门管理，其余的由信息技术部门、文件管理部门、业务部门或者几个部门共同管理。
由于海东地区信息化建设起步较晚，关于电子文件管理的研究也仅仅处于探索阶段。虽然从1996年起国家和地方档案部门开始着手电子文件管理的研究，并取得了一定的成果。但与实际管理需求看，电子文件管理远未达到理想的目标。电子文件管理中存在着很多亟待解决的问题。
（一）电子文件归档方法的不恰当，直接危及文件信息资源的有效收集
长期以来，机构内的档案部门和各级各类档案机构共同肩负着收集和保管具有保存价值的电子文件的职责，它们通过接收归档和移交的方式，将属于归档范围之内的电子文件集中到档案部门统一管理。
在归档方法上，由于尚未出台电子文件保管期限表，大多数机构仍按照纸质文件保管期限表执行；电子文件的归档流程要么只是沿用纸质文件的定期集中移交，要么就是简单的系统自动转存。缺少适用的电子文件归档规则和科学的方法、流程很难在集中归档的状态下保证归档电子文件材料的完整，所以，各机构电子文件归档的有效性很难认定。
在归档范围上，大部分档案机构只关注电子公务文书的归档，25.6%的机构只接收党政文件（公文）和部分业务文件；而剩下74.4%的机构由于电子文件管理系统不完善，无法接收和管理数据库、电子邮件、多媒体文件、网站文件等，导致这些最能够反映机构业务职能的电子文件长期分散保管在业务部门或者信息部门。这些统计数据意味着这些机构的电子文件很难及时、准确和完整的收集到档案部门的手中，难以实现有效地集中统一管理，导致大部分机构将面临电子文件严重失存的风险。
（二）电子文件管理理念的不正确，直接影响文件信息资源的质量
电子文件管理的目标就是保证电子文件的质量，即电子文件的真实、可靠、完整、可用和安全。真实性是其首要目标。在尚未明确电子文件地位或者缺少保证真实性措施的情况下，很多机构在电子文件管理问题上存在着严重的盲目性，这种盲目性缘于其缺乏对电子文件管理重要性的认知以及科学的电子文件管理理念。
（三）电子文件管理方法的不科学，直接威胁文件信息资源的长期留存
长期保管具有凭证价值的电子文件，使其具有持续的可读性和可用性是档案部门的根本职责所在。电子文件的特点决定了其长期保管目标不仅取决于后端的档案管理部分，还受到前端文件形成、流转、移交过程中各项工作的影响，因此，电子文件管理强调全程管理和前端控制。
从前端看，关乎电子文件长期保管的一个重要因素是元数据问题。元数据的主要功能之一就是为电子文件的真实性和长期保管提供必要的背景信息。因此，从这个角度说，电子文件的管理是基于元数据的管理。缺少元数据，在某种程度上就意味着电子文件管理是无效的。其结果必将导致电子文件真实性、完整性的认定以及长期可读性无法保证，自然也就无法满足电子文件管理的需要。
从后端看，我国电子文件管理尚未与国际接轨，标准化程度较低。保证电子文件的长期可读性应该是档案馆的重要任务，大部分机构仅停留在定期检查、保存软硬件系统、转换成通用格式等较为初级的措施上。更令人触目惊心的是，31%的档案馆未采取任何措施以保证电子文件的可读性，足见电子文件长期可读性存在的隐患有多大。
（四）电子文件管理制度的不健全，直接损害文件信息资源的整合与利用
归档移交，是电子文件资源整合和利用的前提，没有真实、完整、充足的电子文件信息通过规范的程序进入档案馆，电子文件的利用就是无源之水。目前档案馆不但在接收、管理和利用制度上存在着明显的缺失，而且在接收和利用的方法途径上也难以符合电子文件的特点和需求。
长期保管，是电子文件利用的保障。如果电子文件无法读取，那么利用也就无从谈起。档案馆在长期保管方面存在的很多问题和风险，势必将影响到电子文件资源未来的整合和深度开发利用。
（五）电子文件管理系统功能的不完善，直接影响文件信息资源的管理水平
电子文件管理系统是管理电子文件的主要工具。电子文件管理系统根据使用主体的不同，分为文件形成机构的电子文件管理系统和档案机构的电子文件管理系统。但由于我国尚未出台电子文件管理系统功能需求标准，对电子文件管理系统的建设科学的指导，因此，现存系统（或模块）在功能上差异较大。
由此可以得出，电子文件管理系统的发展呈现不统一、不平衡和不完善的状态，大部分只是充当简单的接收、平台，并不是真正意义上的电子文件管理系统。同时，由于缺乏统一的建设标准，电子文件管理系统的建设整体上处于低水平的重复建设，不但耗费大量的人力物力和财力，而且为日后电子文件的有效管理和共享带来了严重的风险隐患。
二、加强电子文件归档管理的对策
多年来工作实践使本人对电子文档管理有了初步认识：
（一）转变观念，加深对电子文件归档工作重要性的认识。目前在各个机关档案管理中，电子文件归档是一个新事物，但是，它毕竟已经显示出了现有档案无法比拟的优势且与办公室信息化建设密切相关，所以应在以实物文件归档的基础上，积极探索电子文档管理的有效途径，保证电子文件的归档质量。
（二）注重电子文件的日常管理，为实现规范化管理奠定基础。一方面是电子文件形成过程中的管理，按照国家行政公文处理细则的要求，起草、修改、审核、签发、打印、分发各类公文。要注意按照行文的要求，选择好文种、拟好标题、标明密级和时限、发送范围等电子文件背景材料，以备后查。另一方面是电子文件的归档。应该坚持按时归档集中管理的原则。归档电子文件要进行多份备存，以便于归档保存和对外提供利用。
（三）制订电子文件管理标准。目前办公过程中形成的各类文档大多是按照个人使用习惯存放在个人微机或其它储存介质中，不便于电子文档的统一和规范管理。需有一个完善的工作标准来规范电子文档管理，如电子文件的登记标准、命名标准、归档标准、鉴定标准、收集标准、防护标准、安全标准以及专利维护等等。这是实现电子文档规范化管理的重要突破口。
（四）坚持电子文件和纸质文件同时归档。在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。
加强电子文档的规范化管理是加快办公自动化建设的重要基础性工作，需要我们不断总结实践工作的基础上，形成适合办公自动化发展特点的电子文档和实物文档管理规范和标准，共同推动档案管理工作效率和质量水平的提高。
参考文献
[1]《CAD电子档案管理实务》赵卫国等编著
[2]《电子文件归档与电子档案管理概论》国家档案局编著
随着电子信息技术的飞速发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，各部门使用办公自动化管理系统，替代了以往手续繁杂的办公行文、来往函件，许多日常工作可以直接在计算机网络上办结，文件从产生到办结几乎可以不使用纸和笔。因此而产生的大量电子文件，就需要规范的档案信息化管理。
电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程才能提供利用，与载体没有必然的联系。它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应当前的工作需要，因此，为适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。
那什么是电子文件档案化管理呢？电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式的基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术、有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管理，对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案管理信息管理模式，并相应的成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆。本着服务社会回报社会的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的电子档案信息服务。
电子文件档案化管理模式应采取先进的技术和理念，以虚拟、开放、灵活的手段来管理电子文件档案。专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段，对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案。电子文件形成部门以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文件档案信息，以标准化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里。在必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。档案部门对电子文件档案信息，采取维护电子文件产生原生原始性的原则进行管理。档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行用户确认，以确保档案的完整与安全。
因此电子文件档案化管理，是由电子档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件实行社会化、自动化、标准化、网络化管理，它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。
一是电子档案的归档时间与传统不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档或某一事件周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子签名封答认证，由档案工作人员接受登记，按事由原则给出档案分类号设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特别，还以为避免档案的流失和病毒的破坏。
二是电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别原始凭证性的关键信息也可以改变，这些都使电子文件原始凭证性辨别困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不出错误，以确保档案部门收到电子文件的原始性、真实性和准确性。
三是电子文件在管理方式上和传统档案有差异。电子文件的载体易老化变质及信息多媒体、新储存介质的产生和发展，都会影响电子文件的可读性。档案部门可以在接受到电子文件后打印出一份纸质档案作备份，但最终的解放办法还是需要计算机技术的发展和文件部门的配合，档案部门在接受到文件的同时，要马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号。根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号。在归档的同时进行主题词标引、著录。也可以编制多角度、全方位的检索工具，以方便检索查询信息，用户只需要给出文件分类号或主题词，即可找出相应的文件和相关的上下级行文，从而减轻了档案工作人员的劳动强度，提高了工作效率。
电子文件档案化管理，对档案管理部门、电子文件形成部门都具有现实意义。档案管理部门在积极参与电子文件档案化管理的同时，应和技术部门、法律界和文件形成部门等各行业人士密切配合，共同推进电子文件的社会化、标准化、自动化、网络化管理，加强电子文件的档案管理工作，以确保电子文件档案化管理工作顺利开展，为电子文件档案信息资源共享作出应有的贡献。
关键词：档案、电子文件
一、电子文件特点
电子文件归档管理区别于传统的纸质档案管理，它有如下特点：
1、信息的非人工识读性
电子文件使用了人工不可识读的记录符号――数字式代码，这种代码人工是无法直接破译它的含义，只有通过计算机特定的程序解码，使之还原为输入前的状态，人才能识读它。电子文件只有依赖于计算机系统，才具有生命力，才能发挥作用。
2、信息的可变性
电子文件的增删十分容易，不留痕迹，计算机系统中的静态文档被大量动态文档所取代，动态文档中的数据不断地被更新或补充，以反映最新信息。
3、信息存储的高密度性。
电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，随着技术的进步，电子介质的存储密度还将继续加大。档案管理长期存在着文件的数量与存储能力的矛盾。随着技术的进步，电子介质的存储密度将继续加大，把一个档案室库藏档案全部装进一只皮箱不再是神话。
4、信息的可操作性。
电子文件可以随时适应人们的需要，修改、调阅可以跨越时空界限。
二、电子文件归档现状
1、电子文件归档不到位
由于计算机电子文件涉及的技术环境较复杂，采用标准化的方法管理会更细致、周全、易于操作。目前电子文件收集，常常执行不到位。
2、电子文件归档管理人员职责不明确
很多单位电子文件归档管理主要由计算机人员操作，多数计算机操作人员对档案工作较为陌生，而档案管理人员管理对档案管理比较专业，但对计算机应用还不熟悉，这样容易对档案管理造成脱节。
3、归档的电子文件质量较差，内容真实性无法保障，且缺乏可读性。
目前很多部门档案管理仅处于坐等电子文件归档阶段，且归档的电子文件仅从形式上进行鉴别，对其内容的真实性、可读性未把关，草率整理刻盘归档，致使归档的电子文件不齐全，内容不真实，形成电子文件的背景信息及元数据未同时归档，无法提供可利用的资料。
三、电子文件在我处的应用
2000年，我处开展企业升级达标工作，购置了一批奔腾Ⅲ电脑，引进了宝业预算软件，使用ACAD2000进行道路工程设计。经过多年实践，设计人员已经熟练使用计算机辅助设计软件，CAD的应用减少了劳动强度，大大地提高了工作效率。“扔掉图板，使用CAD进行绘图和设计，”如今这已成为设计人员自豪的现实。
2006年4月，我处有关人员参加了由大连市政工程监督站举办的《大连市市政基础设施工程质量监督资料管理系统》使用培训班，并购置了《资料大师》软件。由大连市政工程监督站和北京筑业新技术有限责任公司联合开发的《资料大师―大连市市政基础设施工程质量监督资料管理系统》软件，为从事市政工程内业档案人员带来了福音，同时也带来了挑战。利用这个软件，我们可以很方便地整理出完整的工程档案。更重要的是由于软件的推出，使我们市政施工档案、监理档案、工程报监及工程验收备案变得更加规范。虽然该软件有排版不灵活、缺少上脚标、缺少施工管理方面内容等不足，相信随着软件的不断升级，这套资料大师软件一定会为我们带来更多的惊喜更多的便利。
虽然单位在计算机应用方面取得了一定进展，但在电子档案管理方面还有很多工作要做，例如，现仍是沿用传统的方法，只对纸质进行验收，电子文件散落在设计人员手中。随着时间的推移，电子文件逐渐丢失，各种信息被逐渐忘却，再重复利用查找相当困难。而设计行业设计文件的重复利用率又比较高，电子文件的归档工作就显得更迫切。另外，电子文件内容复杂、专业性强，档案部门不一定能够保证电子文件完整、准确、系统。因此，需要领导高度重视，各个部门通力合作，才能使单位的电子档案管理工作更上一台阶。
四、电子文件归档注意事项
在电子文件归档过程中，应注意以下几个方面：
1、明确指责、完善制度，措施到位。
应根据本单位情况，依据电子文件全程管理、前端控制原则及完整性、真实性、可读性保障原则，制定本单位电子文件归档管理制度。必要时辅以一定的行政、经济手段，保证电子档案的质量。
2、统一电子文件归档格式。
在工程项目中，电子文件管理系统应建立一系列标准，制定统一的格式。由档案管理部门对工程项目电子文件进行编号、著录、刻录、标识，保证归档的电子文件齐全、完整、真实、有效，便于长久利用。
3、合理配置资源，包括设备和人力资源。
电子文件的形成、处理，都是在电子计算机软、硬件平台支持下完成的，因此充分配置电子文件管理所需设备是从事电子文件归档管理的前提。此外，电子文件的整理、保管、鉴定、统计和提供利用都要由电子文件管理人员负责实施完成，尽快培训一批档案人员来负责电子文件的管理。
4、尊重并贯彻前端控制思想
对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案的质量。电子文件归档与传统纸质文件归档不同，传统的做法可以不管文件形成过程中的具体细节，只要根据文件的保存价值，在工程项目结束后对其进行收集、整理、归档、保存，但电子文件沿用这种方法行不通的。电子档案的归档从工程项目立项、设计文件形成之时起，档案管理者就要立即介入，进行监督、指导，提出文件运行的环境背景、元数据，划定该归档的文件范围，敦促其进行适时归档，防止电子文件的丢失，保证电子文件的完整、准确。
5、重视技术鉴定
工程项目电子文件的归档与验证应同步进行。电子文件的技术性鉴定包括对信息的真实、可靠、完整、可读性的认定和对文件载体的性能的检测。
可读性鉴定目的在于确认电子文件中的内容可以正常读出，没有丢失和差错。
对于电子文件的可靠性鉴定，主要从内容的真实、完整性上去把关。电子文件的易修改性使得计算机系统中同一文件经常存在不同版本，归档的电子文件必须是最终版本，必要时可保存某些草稿和定稿。
对归档的电子文件进行无病毒鉴定。档案部门接收的电子文件来自四面八方，受病毒侵害的机会多，因此对于以介质状态归档的电子文件，应先杀毒，再接收，避免危及整个档案管理系统。
