时间：2023-01-04 12:41:58
一、提高各级领导对计划生育与妇幼保健档案管理的重视
档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。一直以来，在我国对档案管理工作中存在普遍的偏见，认为其是“形式工作”“机械劳动”，甚至将档案管理工作人员称之为“半退休式工作人员”。总之，目前我国对档案管理工作未给予足够的重视，对于妇幼保健与计划生育档案同样如此。因此，应当提高各级领导对妇幼保健与计划生育档案管理工作的认识，充分认识到妇幼保健与计划生育档案管理工作的重要性，将妇幼保健与计生档案管理工作纳入主要工作议事日程中去，在年度经费预算上，给予此工作足够的经费支持，将档案管理工作放到各级妇幼保健计划生育服务中心年终考核中去。
二、 明确计划生育与妇幼保健档案管理的目的与任务
对于档案管理工作人员而言，其最基本的职业责任是保证档案管理的及时性、安全性以及完整性，同时这也是档案管理工作的主要目的之一。对于妇幼保健与计划生育档案管理工作人员应当保证所管理的妇幼保健与计生档案的完整性――不被损坏，做到所管理档案的安全性――不丢失，同时还应担保证所管理档案的有序性――规律摆放，不凌乱。
三、加强计划生育与妇幼保健档案管理工作制度的建设与完善
对于任何一项工作，建立健全相应的工作制度是保证工作保质保量有序完成的关键。对于妇幼保健与计划生育档案管理工作而言，建立健全一套有效的档案管理制度，是做好与促进档案管理工作规范化的前提之一。对于档案管理工作人员而言，其管理的对象是数量庞大、凌乱、毫无规律的纸质材料，档案管理工作更是一项琐碎杂乱、大量消耗体力、脑力的工作，如果没有成熟的规则制度对工作内容及工作人员进行必要的约束，就会造成档案管理工作的杂乱无章。所以各级妇幼保健计划生育服务中心应当依据自身实际情况，建立和完善一套适合自身的妇幼保健与计划生育档案管理工作。同时，上级领导部门也应该加强对妇幼保健计划生育服务中心档案管理中心的指导与监督，使得档案管理形成一套科学合理的管理制度，促进妇幼保健与计划生育档案管理工作责任化、细心化、标准化和规划化。
四、加强计划生育与妇幼保健档案管理工作人员的专业素质培训与考核
虽然目前可以通过计算机辅助管理档案，但是就目前实际情况而言，人依然是妇幼保健与计划生育档案管理工作的核心。为加强妇幼保健与计划生育档案管理的质量与效率，一方面必须吸纳一批对档案管理具有创新思想、技术熟练、专业技能高的专业人士进入妇幼保健与计生档案的管理的工作岗位上；另一方面，应对现有妇幼保健与计划生育档案管理工作人员进行业余培训，定期对其工作进行考核，建立档案管理工作人员的奖惩制度，改善目前档案管理工作人员懒散、消极的工作态度。
五、 树立计划生育与妇幼保健档案管理的法制意识
档案是认识和把握事物发展规律的钥匙，档案工作是维护历史真实面貌的重要事业。档案把往复不断的现象真实地记录下来，使瞬间变成永恒，成为人们进行反复观察和研究历史现象、准确寻找事物发展规律的可靠依据。在档案管理的实际工作中进行抽档、修改档案甚至故意损坏档案的行为是违反相关法律的。所以，对于妇幼保健与计生档案管理工作人员必须要树立档案管理的法制意识，提高其对自身工作重要性的认识。
关键词：计划生育档案 档案管理创新 档案管理数字化
创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，要发展就要有创新，档案事业也是如此。计划生育档案管理只有不断创新，才能使档案事业适应和服务于社会，跟上当今和未来世界发展的步伐，适应社会主义市场环境对档案工作的需要。
1 计划生育档案管理数字化势在必行
1.1 档案信息时展的要求 首先，计划生育档案管理数字化、网络化是提高档案的管理效率的有效手段。档案信息网络化的利用，为计划生育档案工作提供了极大的便利。其将计生档案工作推进了一个崭新的工作环境，使计生工作的开展进入了良性循环之中。其次，档案数字管理化为计划生育档案工作者提供了更加方便、快捷、高效的工作方式。档案数字管理化可以将档案及时归档，为使用者提供便利。
1.2 计划生育档案信息数字化是计算机大量应用于计划生育管理的必然结果 计划生育工作需要查阅和建立工作地区范围内所有人员档案和户籍档案，计算机网络化管理的出现，使计算机从辅的工具很快发展成一种工作环境，并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。
2 计划生育档案数字化、网络化存在的问题
2.1 数字化、辅助管理方面存在的问题 现阶段计算机管理模式的计划生育档案工作，主要建立在原有手工管理模式的基础上，这种管理模式的主要特点始终没有改变，档案信息作为管理的载体始终是管理模式的核心内容。发生根本性改变的是管理的工作对象，其由原来的纸张、塑胶等一些载体材料转化成数字化的档案信息。
2.2 计划生育档案网络化建设中存在的问题
2.2.1 缺乏统一的管理机构 大部分计划生育档案管理工作人员，没有统一机构的管理。上岗前，大部分工作人员没有经过相关的档案知识培训，档案收集意识比较淡薄，对档案管理的重要性、档案管理的要求不太熟悉，对日常档案材料业务的处理，比如：档案的收集、整理、归档、装订等不太了解。
2.2.2 标准化水平低 计划生育档案管理标准化水平较低，其走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。大多数的管理人员并不是专职档案管理人员，这导致了在计划生育档案管理过程中工作前后脱节，容易导致工作失误，并存在一些档案的数量、材料等方面的问题责任不明、界限不清的严重问题。
2.2.3 数据库建设滞后 数据库建设的滞后也是阻碍计划生育档案网络化建设的因素之一。虽然经过多年的努力，大部分的计生档案部门建立起了规模大小不等的档案数据库，但没有开发单独的计算机或相关的档案管理软件进行管理计生人事档案。在查阅相关人事档案信息时，仍需采用手工方式查找，很大程度上降低了档案工作的工作效率。
2.2.4 经费保障率低 目前，经费问题仍是影响计划生育进行档案网络化发展的最大屏障。有些相关单位对计生档案管理的重视程度不够，投入的经费比较少，人事档案管理硬件设施不完善，无力购置较好的硬件及软件设施，用来建立起点较高的档案馆网络。
3 计划生育档案管理现代化的初步构想
3.1 加快数据准备，推进档案现代化管理进程 计生档案工作的管理需要一套科学化、规范化的工作程序和工作方法，可以通过网络的手段把分散的计算机用系统连接起来，并通过把这些单一的计算机根据功能的不同进行分类，划分成不同的系统处理方式，进而实现整体应用。
3.2 著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之 对于“多”：计生档案工作在进行计算机管理的过程中，先根据档案的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放等情况的不同，对所有档案进行统一整理，并优先加工整理那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案。
对于“快”：计生档案在著录的过程中，应将案卷换分不同的层次进行著录,能在显示档案的主题内容和特征的同时，也可以减少著录条目和录入条目。既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
对于案卷基础较好全引目录的档案：在著录时，可以在全引目录上面直接分类标引，对于特殊形式的档案，可借助于计算机程序将档案的人名、地址、时间等直接录入，然后统一给出分类号。使录入过程充分利用的原有的档案目录，从而减少著录环节，进而提高著录速度。
3.3 工作人员知识素质和业务素质要全面 掌握档案专业知识。计划生育档案工作人员只有学习并掌握档案相关专业知识，才能保证工作质量，提高工作效率，对计生档案工作进行科学管理。
掌握相关计算机知识。计划生育档案工作人员要熟练掌握计算机进行数据的录入、数据库的管理、网络的管理等方面的计算机技能。
培养精益求精、求真务实的工作作风。计划生育档案工作是一项长期而且细致的工作，从材料的收集、整理、归档、转递到档案的保管、利用，每一个环节都离不开仔细、认真的工作态度，任何一个细节的失误均可能给后面的工作带来麻烦。
培养创新意识。计划生育档案工作人员要善于在工作中发现问题，并解决问题；敢于转换思维方式，克服保守思想；有创新的意识与观念，结合工作实际，为计生档案的管理出谋划策，提出新思路、新观点，利用现代化技术开发利用档案资源，促进计划生育档案工作的发展。
参考文献：
[1]张照余.档案信息网络化建设[M].中国档案出版社.2001： 94-99.
[2]李丽娟.谈新形势下档案工作者的基本素质.一重技术.2005.1.
1.1各级部门对计划生育档案管理认识不到位
各级部门对档案管理没有给予足够的重视使其成为形式上的工作。往往是领导下达命令下级部门执行但是后续工作无人问津工作质量无人监察。这种问题造成计划生育档案管理的滞后无发展、无创新成为一潭死水。
1.2档案内容不真实
由于管理不严谨下级工作不认真常常造成档案丢失、错误、遗漏。为了达到档案要求标准编造数弄虚作假据使资料不真实。
1.3工作人员技术水平低
现在从事计划生育档案管理的工作人员肩很多没有接受过相应专业的培训,使档案管理成为一项人人都能干的工作。
1.4管理制度不健全
计划生育档案管理的要求并不是很高加上计划生育发展的每个阶段对档案整理的质量要求不一样使目前的管理制度缺乏规范化统一化。没有统一的档案号、目录号段有规范的案卷题名特殊案卷没有标记等等造成计划生育档案比较混乱。
1.5数据库建设水平低
已经建立的数据库纸质资料过多查找不方便,电子数据库长期不更新降低了工作效率。
2.计划生育档案管理的创新
创新是根本肩创新才能有进步。创新是一个民族进步的灵魂是一个国家兴旺发达的不竭动力要发展就要有创新档案事业也是如此。计划生育的档案管理工作应当不断创新,并且只有不断创新才能使档案事业适应和服务于社会跟上当今和未来世界发展的步伐适应社会主义市场环境对档案工作的需要。在工作实践中不断的提高自身的适应性从而更好地为社会服务,并在今后的发展中更好地适应社会主义市场环境。各级部门应加大对计划生育档案的管理,认识档案管理在计划生育工作中的重要性。全面提升工作人员知识素质和业务素质定期组织工作人员学习档案管理相关专业知识确保工作质量、提高工作效率。可以对资料进行科学地采集并熟练掌握计算机收集、整理、鉴定、著录的操作。能够在工作中发现问题并解决问题肩创新的意识与观念。
3.计划生育档案管理数字化势在必行
3.1档案信息时展的要求
首先计划生育档案管理数字化、网络化是提高档案的管理效率的有效手段。档案信息网络化的利用,为计划生育档案工作提供了极大的便利。其将计生档案工作推进了一个崭新的工作环境使计生工作的开展进入了良性循环之中。其次档案数字管理化为计划生育档案工作者提供了更加方便、快捷、高效的工作方式。档案数字管理化可以将档案及时归档为使用者提供便利。
3.2计划生育档案信息数字化是计算机大量应用于计划生育管理的必然结果
计划生育工作需要查阅和建立工作地区范围内所有人员档案和户籍档案计算机网络化管理的出现使计算机从辅的工具很快发展成一种工作环境并伴随着应用的普及而演变为一种工作方式。
4.计划生育档案管理的数字化
计算机现代化的标志将计算机应用于档案管理中不仅可以提高工作效率同时还可以提高工作质量、节约成本。档案管理的数字化将成为未来计划生育档案管理的发展方向。首先建立全国统一的计算机档案管理软件整理以前积累的档案将其按照软件要求分类录入做到格式统一、规范、准确率高。这样方便数据的储存以及各部门间的数据传送。其次建立统一计算机数据管理制度根据档案的重要性、利用率以及价值进行分次著录。首先录入反映问题单一或查考价值不高的档案其次录入同一内容的档案最后录入反映问题复杂的文件或一些重要文件。
刘华 菏泽市计生委人口监察大队
摘要：档案管理在计划生育工作中具有重要的作用。计划生育档案不仅见证了我国计划生育事业的发展历程，为计划生育利益导
向提供了重要佐证，促进了计划生育民主管理和民主监督，而且为我国考核和任用人才提供了依据，为农民享受政府优惠政策提供便
利。展望未来，计划生育档案将实现数字化和网络远程管理，从而更好地为我国解决人口问题和可持续发展服务。
关键词：档案管理；计划生育；重要性；未来方向
随着社会的发展，档案管理在计划生育工作中的重要性日益
突显。本文就档案管理在计划生育工作中的重要性进行了详细阐
述，并指出了档案管理在计划生育工作中的未来方向，以供参考。
一、档案管理在计划生育工作中的重要性
（一）计划生育档案见证了我国计划生育事业的发展历程
近几十年来，人们的健康生育观念不断增强，计划生育的管
理不断优化，计划生育的科学技术服务不断提升。计划生育工作
已经由一开始的简单的控制人口数量，发展成了与社会和经济的
发展相结合，通过整合各种资源和措施，统筹协调解决人口问题；
已经由最初简单地采取行政干预和政策压制来解决人口问题，发
展成了以利益为导向，通过构建宣传教育、科学服务和管理为一
体的机制体制来解决人口问题。而这些可喜的进步和发展都被客
观、全面地记录在了计划生育的档案之中，使计划生育档案成为
了我国计划生育事业发展历程的见证和指引。
（二）计生生育档案为计划生育利益导向提供了重要佐证
伴随着我国社会和经济的快速发展，计划生育工作的思路得
到了进一步的扩展，计划生育工作的方式方法得到了进一步的创
新，计划生育以利益为导向的机制体制建立健全并不断完善，不
论是国家相关职能部门，还是各级地方政府都针对计划生育工作
制定了一系列的优惠政策。如《农村放弃生育二孩家庭奖励》、
《计划生育家庭特别扶助制度》、《农村独女户家庭奖励扶助制
度》等优惠政策。而计划生育工作中各项文书档案和二孩生育证
管理档案恰恰为这些计划生育家庭和计划生育人员享受上述优
惠政策提供了重要的凭证。
（三）计划生育档案促进了计划生育民主管理和民主监督
人口和计划生育工作的核心不仅是要控制人口的增长，而且
还要加强与人民群众的联系与沟通，产生和谐的党群干群关系。
因此，要向人民群众及时公开、公布计划生育的工作，增加计划
生育工作的透明度，让人民群众能够参与、了解和监督计划生育
工作，维护他们的自身合法权益，消除和防止不公正、不公平的
现象。而计划生育档案便是向人民群众公开信息的主要载体，从
这个角度看，计划生育档案一定程度上促进了计划生育工作的民
主监督和管理。
（四）计划生育电子档案提高了计划生育工作的管理水平
科学技术的进步和发展，让人们对提高计划生育科学技术服
务水平提出了更高的要求，对计划生育工作逐步由传统的管理模
式向现代化管理模式转变给予了厚望。目前，国家和各级地方政
府建立的各类计划生育数据系统，不断提高计划生育的科学技术
服务水平。各类计生电子档案，提高了计生日常工作效率和查档
效率，为计划生育工作科学管理水平的提高提供了有力的保障。
（五）计划生育档案为我国考核和任用人才提供了依据
目前，在我国考核和选拔任用人才的过程中，依然采取计划
生育一票否决制，国家和地方各级政府对违反国家计划生育基本
国策的人才一律取消晋升和人用的资格。而做到这一点，就需要
有再生育证办理和审批等相关资料作为依据和证明。由此，可以
看出，计划生育档案在干部的任用和提拔上也起到了重要的参考
作用。
（六）计划生育档案为农民享受政府优惠政策提供便利
国家和各级地方政府对农村的困难计划生育家庭制定了一
些列的优惠政策，例如优先向贫困女孩家庭提供高产优质优良品
种，推广生产技术；对符合贷款条件的贫困女孩家庭优先发放小
额贷款等。而要使这些国家给予困难计划生育家庭的优惠政策让
这些家庭及时了解和掌握，完全可以通过向农民提供免费借阅有
关这些政策的计划生育档案来实现，从而让这些家庭充分利用优
惠政策，增加经济收入，逐步达到脱贫致富的目的。
总之，档案管理在计划生育工作中具有重要的意义和作用，
需要我们给予高度的重视，并认真做好这项工作，充分发挥出计
划生育档案的作用和价值，更好地服务于计划生育工作。
二、档案管理在计划生育工作中的未来方向
（一）充分认识档案数字化建设的重要意义
胡锦涛同志曾经指出：“当今世界，科技创新更加广泛地影
响着经济社会发展和人民生活，实现中华民族伟大复兴，必须从
国家发展全局的高度，集中力量推进科技创新，加快创新型国家
建设。”这就要求计划生育工作加快技术创新，加快计划生育档
案的数字化建设进程，提高计划生育科学技术服务水平，努力与
其他已经实现电子信息化的工作相匹配、相适应，不被信息时代
的浪潮所淘汰。计划生育档案工作者也要提高自身认识，充分认
识到计划生育档案数字化建设的重要性和必要性，以信息化为契
机，推进计划生育档案工作的科技进步，让其更好地位计划生育
工作服务。
（二）计划生育档案可以实现网络远程管理
随着计划生育信息数据库的日益大型化和我国流动人口的日
益增多，传统的计划生育档案通过纸质载体文件归档的管理模式已
经无法满足需要，通过电子文档进行归档并进行计划生育档案网络
远程管理的方式呼之欲出。实现计生档案的网络远程归档管理，不
仅能够强化计划生育利益导向和民主监督，满足目前许多异地考核
任用人才的需要，更能够为国家和各级地方政府整个各种资源和措
施，解决我国人口问题，实现可持续发展提供便利条件。
（三）运用数字化档案，研究计划生育工作
对计划生育档案的利用不仅仅是查阅和佐证，而且要对档案
中所包含信息加以分析和研究，挖掘其深度，拓展其广度。一是
要深层次地挖掘和整理计划生育档案，提高计划生育档案的利用
价值。二是要通过对计划生育数字档案的信息进行分析，为宏观
上把握我国人口状况提供重要依据。三是可以进一步地开发计划
生育档案信息化的软件，为研究和尝试档案软件功能的开发和利
用提供帮助。
参考文献：
[1]李丽娜.论档案管理在计生工作中的重要作用[J].现代营销
（学苑版）,2010（11）.
[关键词]人口；计划生育；档案管理；对策
[作者简介]张玲，南宁市疾病预防控制中心助理馆员，广西南宁530011
[中图分类号]G251 [文献标识码]A [文章编号]1672－2728(2007)10－0093－04
随着人口和计划生育工作加快向法制化、规范化、制度化发展，对人口计生档案管理工作也提出了更高、更严、更新的要求。探索新形势下人口和计生档案管理工作的新思路、新方法、新途径，进一步提高人口和计生档案管理水平，对更好地开展新时期人口和计生工作，促进经济社会又好又快发展有着多方面的积极作用。
一、必须进一步提高对人口与计划生育档案工作重要性的认识
人口计生档案是人口计划生育工作过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、音像等不同形式的真实历史记录，是制定人口与计划生育政策的重要资料记录，是搞好人口和计划生育工作的基础。要提高人口与计生档案管理水平，就必须对人口计生档案的作用有一个充分的认识，只有认识到位了，思想重视了，才能把档案工作搞好。
1．人口计生档案可为领导决策提供依据
人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中，分析、处理这些数据，其结果可用于统筹计划，明确工作重点，量化人口计划生育工作目标，可为人口计划生育决策提供依据。
2．人口计生档案可为育龄妇女提供优质服务
利用人口计生档案资料，通过从计算机中提取《育龄妇女基础信息一览表》和申请领取《生育证》资料，可成为对育龄妇女提供服务的依据。
3．人口计生档案可为流动人口提供优质服务
有效利用人口计生档案，掌握流动人口动向，及时了解流动人口的婚育信息，可以满足流动人口计划生育与生殖健康工作的需求。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台，互通信息，既可引导流动人口及时落实避孕节育措施，促进社会抚养费两地配合征收，又可防止两地因为“时空差”出现工作疏漏，如发错证、重复发证等。
4．人口计生档案可利用群众需求信息档案，促使计划生育工作方法进一步改进
让群众提出自己在计划生育、避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问、意见及建议，通过信息采集记录簿收集整理，形成群众需求信息档案。人口计划生育部门根据群众的这些需求，不断改进工作方式、方法，为群众提供更加优质的服务，解决群众的实际困难，不断提高群众的满意度。
5．人口计生档案可保证计划生育执法的严肃性
《中华人民共和国人口与计划生育法》《流动人口计划生育工作管理办法》《计划生育技术服务管理条例》《社会抚养费征收管理办法》等法律法规的相继实施，使人口计划生育行政部门承担的监督执法任务越来越重。《行政诉讼法》《行政处罚法》《行政许可证》的实施，提高了群众的维权意识，这对人口计划生育监督执法人员提出了更高的要求，利用人口计划生育档案的真实信息，为计划生育执法的严肃性打下了基础。
6．人口计生档案可为人口计划生育工作政务公开和民主管理服务
目前中央对人口计划生育工作总的要求是既要控制人口增长，又要密切党群、干群关系，让人民群众满意。为此，要定期搞好人口计划生育政务公开，以公开促公正，求公论，树形象，维护群众合法权益，促进他们自觉实行计划生育，推进计划生育民主管理和民主监督。利用人口计生档案提供的育龄妇女信息、流动人口信息等及时进行人口计划生育政务公开，提高人口计划生育工作的透明度，赋予群众对人口计划生育工作参与权、知情权、监督权，防止和杜绝不公平、不公正的现象发生。
7．人口计生档案可为农民致富奔小康服务
利用人口计生档案信息，开辟“现行文件公共阅览室”和“非保密文件自由借阅”等服务，使农民能够及时了解和掌握党和国家有关人口与计划生育政策、科技信息，帮助农民致富奔小康。特别是帮助困难计划生育家庭发展生产，提高生活水平，利用人口计生档案信息，为他们传递国家对独生子女户、双女户家庭的优先优惠政策、奖励扶助政策，如农业部门优先向贫困女孩家庭提供高产优质优良品种，推广先进技术；金融部门对符合贷款原则和贷款政策的贫困女孩家庭优先发放小额贷款等一些优惠政策，让他们充分利用这些优惠政策脱贫致富。
只有对人口计生档案的作用在思想上真正认识到位了，在工作上给予足够重视了，采取了有力的措施，才能为提高人口计生档案管理水平打下良好基础。
二、认真分析和解决人口和计生档案管理工作中存在的问题
1．存在认识上的偏差
在实际工作中，有许多同志包括个别领导干部仍然没有认识到档案管理的重要性：认为计生档案无实际意义，档案与计划生育工作无直接关系，只要职工不发生计划外生育就行了，档案管不管无所谓；加上计生档案管理人员思想松懈，工作敷衍了事，致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。
2．内容存在弄虚作假情况
由于实行计划生育“一票否决”，少数单位在计生档案中将单位内部用临时工的情况隐瞒不报，停薪留职和下岗人员生育节育情况没有管理，出现漏管漏挡、报喜不报忧的现象。极个别单位有造假资料、假文件、假证明现象，损坏了档案资料的真实性。
3．监督检查流于形式
检查组“走马观花”似的检查不能认真解决档案存在的问题，检查过后人员思想松弛，易造成档案管理的停滞不前。
4．人员素质偏低
大部分单位计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担，文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍，工作上被动的多、主动的少，影响档案管理水平的提高。
5．人员不固定
计划生育干部多为兼职，在单位内部没有相应职务、职称，人员变动大，频繁的人事调动使得档案交接不完全、清理不彻底。造成档案资料的散失，影响档案的完整统一。
6．管理制度不健全，手段落后
对建立计生档案没有统一要求，处于放任自流状态，不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集，归档全部用手工操作，管理水平亟待提高。
7．档案立卷不规范
目前计生档案管理大多是室藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长且由于多年来一直处于封闭
式管理之中，计生档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则；再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是部分特殊案卷缺少卷内目录，以至于有部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是组卷混乱现象比较多，如有按时间组卷的，也有按职能部门管辖权限组卷的，还有按文种组卷的；五是案卷厚薄不一，有的一两页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷；六是保管不统一，分散在各部门科室现象较严重。
只有认真研究和解决好这些问题，才能把计生档案工作提高到一个新的水平。
三、认真抓好人口和计生档案的规范化、标准化和管理现代化建设
1．实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高计生档案管理基础工作水平
(1)要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
(2)要全面普查案卷，去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的计生档案由于多年来未作全面的清查，加之划分保管期限不准，不可避免地存在许多重复或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
(3)要重新组合案卷，实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。
(4)要统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性，在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。
(5)要规范题名，保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证查索的查准率。但仅保证查全率还是不行的，还必须保证查准率。因此在著录时要统一规范题名。
2．加快数据准备，推进计生档案现代化管理进程
在档案现代化管理工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些时间较长的计生档案来讲，由于室藏案卷多，著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作多、快、好兼而有之的效果。
(1)分轻重缓急，循序渐进。计生档案管理的一个重要目的就是要使档案为计划生育工作所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高计生档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队，将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
(2)分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录；而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。
(3)分门另类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“病历档案”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。
(4)用关键词替代主题词，简化查找时间。主题词存在着查找烦琐、效率较低的弊端，怎样取其利避其弊，可以采取以关键词替代主题词的做法，即从题名或文件主题中用靠思维归纳出揭示主题内容的词汇――关键词进行标识，待录入计算机后，利用计算机批量处理的功能进行处理。
四、提高档案管理人员素质，提高档案管理水平
档案工作者掌握知识和技能的水平，直接影响到档案工作水平，必须做好档案人员的素质培养工作，努力提高档案的水平。
1．重视高素质复合型人才的培养
信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理，又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构，掌握现代信息技术的高素质“通才”。为此，档案人员的素质培养工作应该着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力，在提高全面素质上下功夫。
2．重视档案人员的在职培训
提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班，提高档案人员的知识结构和整体水平，并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。在实施教育培训时，要采取多形式、多层次的办学模式，突出针对性和实用性，在培训内容上做好需求调研，将培训内容与实际工作相结合，针对不同岗位人员的工作职责和素质要求，制定相应的培训方案，加大计算机知识的比例，强化与图书馆学、情报学等相关学科的联系，重视网络知识的运用，并适当设立档案专业的课时，传授档案的新知识、新技术、新技能，使档案人员及时了解档案界的研究动念、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用，进一步拓展学习领域，更新知识结构。
3．积极支持、鼓励档案人员不断学习，注重知识积累
很多档案人员虽然已认识到提高自身素质的必要性，但往往过于倚重各类培训而忽视自身的学习和积累。事实上，自学也是提高素质的重要途径。档案人员应积极主动学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力，注重学习过程中的积累与探索，把理论与实践有机结合起来。各级档案部门要为档案人员提高自身素质营造支持的工作环境，为他们学习、使用新技术创造条件，并积极引进竞争机制，注入拼搏活力，使大家通过竞争，增强危机感和使命感，激发档案人员充分发挥才能和特长，营造创优争先的良好氛围。
4．合理调配人才，优化人才结构
将不同专业、学历、年龄、职称的档案人员进行科学整合，充分发挥各类人才的整体优势，形成合理的人才结构。由此可以使不同层次的档案人员互相配合、互相影响，以利于整体效能的发挥。
本刊讯 中共中央书记处书记、中央办公厅主任令计划12月15日出席全国档案工作座谈会时强调，各级档案部门和广大档案工作者要适应当今时代的新发展、适应党和国家的新要求、适应人民群众的新期待，大力推进档案事业改革创新，努力实现档案工作科学发展，为服务党和国家工作大局作出更大贡献。
令计划指出，档案工作作为记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要事业，一直受到中央高度重视。总书记多次对档案工作作出重要指示，为档案事业发展指明了前进方向。特别是总书记号召全军官兵、全国档案工作者和广大共产党员向刘义权同志学习，极大鼓舞和鞭策着奋战在各条战线上的档案工作者，这是具有里程碑意义的一件大事，将永载中国当代档案事业发展的史册。
令计划指出，过去5年来，全国档案系统广大干部职工自觉服从服务于党和国家中心工作，与时俱进，扎实奋斗，各项工作都取得了新的成绩，特别是紧紧围绕重大活动、重大国际盛会、重大自然灾害、重大突发事件积极主动提供档案服务，为党和国家办成大事、办好喜事、办妥难事发挥了独特作用；把大量民生档案、家庭档案、电子档案等纳入档案资源体系，极大地丰富了档案资源的内容和形式；档案馆库建设力度空前，在夯实档案事业发展的物质基础上迈出了重要步伐。
令计划强调，明年是中国共产党成立90周年，是“十二五”时期开局之年。希望各级档案部门和广大档案工作者坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，紧紧围绕党和国家工作大局，切实履行档案工作职能，在档案收集、保管，研究、利用等各仑环节上实现新的突破，在制度、馆合、装备、队伍等各项建设上取得新的进展，努力推动档案工作又好又快发展，更好地为“十二五”时期经济社会发展开好局、起好步服务，以优异成绩迎接中国共产党成立90周年。
令计划指出，现在档案系统正在规划“十二五”时期档案事业发展，各级档案部门特别是领导班子、领导干部要进一步解放思想、转变观念，深入分析档案事业发展大势，努力破解档案事业发展难题，不断创新档案事业发展思路，使制定的规划更具前瞻性，创造性、科学性，更加符合档案事业科学发展的要求。要注重系统思维，从全局和整体的视角去观察、分析、思考问题，把服务大局放在更加突出的位置，按照中心工作的要求凝聚力量、摆布工作，防止档案工作游离于党和国家工作大局之外，防止档案工作的具体事务游离于档案事业的整体发展之外；注重战略思维，从长远和根本的视角去观察、分析、思考问题，既注意解决眼下问题、具体事项，更注重放眼未来、把握根本，研究思考档案事业发展中带有方向性、规律性的问题，尤其要密切跟踪“物联网”、“云计算”、“海计算”等最新信息技术，超前思考档案工作信息化的未来图景；注重辩证思维，从对立统一的视角去观察、分析、思考问题，在工作中统筹考虑、综合施策，因势利导、趋利避害，防止简单化、绝对化、片面化。
令计划强调，确保档案安全是档案工作的永恒主题，也是档案工作者的首要职责。要从对党和国家事业负责、对历史负责的高度来认识和做好档案安全工作，确保不丢失、不损坏、不泄密，实现永久保存和利用。确保档案安全必须筑牢“五道防线”：一是制度防线，建立健全各项档案安全保密制度，有缺漏的尽快制定，需调整的尽快修订，已过时的尽快清理，同时加强监督检查，切实提高制度执行力。二是环境防线，充分考虑档案馆合的选址安全，建设具有防火、防水、防震、防潮等功能的档案库房，配备先进实用的档案安全设备，使档案始终处于安全、可控、有利的环境中。三是技术防线，充分应用各种技术手段，对纸质档案、电子档案、实物档案进行综合性保护，尤其要大力推进档案数字化工程，使珍贵的历史档案实现数字化。四是人员防线，进行经常性的档案安全宣传教育，加强有针对性的安全技能培训和演练，增强保护档案安全的意识和本领。五是保密防线，加强对档案的管理，强化防泄密技术建设，确保核心档案在保密上万无一失。
令计划指出，档案资料是档案事业的基础和核心，每份档案都是我们家业中的“真金白银”。抢救和保护珍贵历史档案是一件刻不容缓的大事，是一项关乎千秋的伟业。务必万分重视、务必痛下决心，以一天也不能耽误的精神，充分调动和挖掘工作资源，集中力量打歼灭战，务必在规定的时间里圆满完成这项光荣而艰巨的工程。
令计划指出，档案工作基础是实现档案管理现代化的必要条件。要采取有力措施加快推进档案工作的基础资源、基础设施、基础条件建设，为档案事业持续发展、长远发展提供有力保障。一是档案资源建设要广覆盖、深加工。要扩大档案资源征集范围，确保立档单位应建尽建、所有档案应归尽归，同时精心做好档案资源整理工作，摸清“家底”、建好“账本”。二是档案信息化建设要讲规范、重内容。要针对“有路难通”的问题，强化网络系统设计、统一标准规范，实现档案信息网络的互联互通；针对“有路无车”的问题，加强档案数据的日常采集、加载、更新，不断丰富内容资源，切实改变一些档案馆在信息化过程中重设施建设轻资源建设的问题。三是档案馆合建设要高标准、高质量。现在全国启动了一大批档案馆合建设工程，其涉及范围之广投入力度之大，在档案事业发展史上是前所未有的。我们务必把这件事关档案事业长远发展的好事办好，精心设计、精心组织、精心施工，倾力打造精品工程、效率工程、环保工程、节俭工程、安全工程，确保每一项工程都经得起实践和历史的检验。
令计划强调，档案事业是党和国家的一项重要事业。各级党委都要切实加强对档案工作的领导，把档案工作摆在重要位置，列入重要议事日程，纳入经济社会发展规划，进一步加大对档案事业的投入，着力改善档案工作的条件，热情关心档案干部的成长进步，更好地发挥档案部门在推动党和国家事业发展方面的特殊作用。
一、必须进一步提高对人口与计划生育档案工作重要性的认识
人口计生档案是人口计划生育工作过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、音像等不同形式的真实历史记录，是制定人口与计划生育政策的重要资料记录，是搞好人口和计划生育工作的基础。要提高人口与计生档案管理水平，就必须对人口计生档案的作用有一个充分的认识，只有认识到位了，思想重视了，才能把档案工作搞好。
1．人口计生档案可为领导决策提供依据
人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中，分析、处理这些数据，其结果可用于统筹计划，明确工作重点，量化人口计划生育工作目标，可为人口计划生育决策提供依据。
2．人口计生档案可为育龄妇女提供优质服务
利用人口计生档案资料，通过从计算机中提取《育龄妇女基础信息一览表》和申请领取《生育证》资料，可成为对育龄妇女提供服务的依据。
3．人口计生档案可为流动人口提供优质服务
有效利用人口计生档案，掌握流动人口动向，及时了解流动人口的婚育信息，可以满足流动人口计划生育与生殖健康工作的需求。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台，互通信息，既可引导流动人口及时落实避孕节育措施，促进社会抚养费两地配合征收，又可防止两地因为“时空差”出现工作疏漏，如发错证、重复发证等。
4．人口计生档案可利用群众需求信息档案，促使计划生育工作方法进一步改进
让群众提出自己在计划生育、避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问、意见及建议，通过信息采集记录簿收集整理，形成群众需求信息档案。人口计划生育部门根据群众的这些需求，不断改进工作方式、方法，为群众提供更加优质的服务，解决群众的实际困难，不断提高群众的满意度。
5．人口计生档案可保证计划生育执法的严肃性
《中华人民共和国人口与计划生育法》《流动人口计划生育工作管理办法》《计划生育技术服务管理条例》《社会抚养费征收管理办法》等法律法规的相继实施，使人口计划生育行政部门承担的监督执法任务越来越重。《行政诉讼法》《行政处罚法》《行政许可证》的实施，提高了群众的维权意识，这对人口计划生育监督执法人员提出了更高的要求，利用人口计划生育档案的真实信息，为计划生育执法的严肃性打下了基础。
6．人口计生档案可为人口计划生育工作政务公开和民主管理服务
目前中央对人口计划生育工作总的要求是既要控制人口增长，又要密切党群、干群关系，让人民群众满意。为此，要定期搞好人口计划生育政务公开，以公开促公正，求公论，树形象，维护群众合法权益，促进他们自觉实行计划生育，推进计划生育民主管理和民主监督。利用人口计生档案提供的育龄妇女信息、流动人口信息等及时进行人口计划生育政务公开，提高人口计划生育工作的透明度，赋予群众对人口计划生育工作参与权、知情权、监督权，防止和杜绝不公平、不公正的现象发生。
7．人口计生档案可为农民致富奔小康服务
利用人口计生档案信息，开辟“现行文件公共阅览室”和“非保密文件自由借阅”等服务，使农民能够及时了解和掌握党和国家有关人口与计划生育政策、科技信息，帮助农民致富奔小康。特别是帮助困难计划生育家庭发展生产，提高生活水平，利用人口计生档案信息，为他们传递国家对独生子女户、双女户家庭的优先优惠政策、奖励扶助政策，如农业部门优先向贫困女孩家庭提供高产优质优良品种，推广先进技术；金融部门对符合贷款原则和贷款政策的贫困女孩家庭优先发放小额贷款等一些优惠政策，让他们充分利用这些优惠政策脱贫致富。
只有对人口计生档案的作用在思想上真正认识到位了，在工作上给予足够重视了，采取了有力的措施，才能为提高人口计生档案管理水平打下良好基础。
二、认真分析和解决人口和计生档案管理工作中存在的问题
1．存在认识上的偏差
在实际工作中，有许多同志包括个别领导干部仍然没有认识到档案管理的重要性：认为计生档案无实际意义，档案与计划生育工作无直接关系，只要职工不发生计划外生育就行了，档案管不管无所谓；加上计生档案管理人员思想松懈，工作敷衍了事，致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。
2．内容存在弄虚作假情况
由于实行计划生育“一票否决”，少数单位在计生档案中将单位内部用临时工的情况隐瞒不报，停薪留职和下岗人员生育节育情况没有管理，出现漏管漏挡、报喜不报忧的现象。极个别单位有造假资料、假文件、假证明现象，损坏了档案资料的真实性。
3．监督检查流于形式
检查组“走马观花”似的检查不能认真解决档案存在的问题，检查过后人员思想松弛，易造成档案管理的停滞不前。
4．人员素质偏低
大部分单位计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担，文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍，工作上被动的多、主动的少，影响档案管理水平的提高。
5．人员不固定
计划生育干部多为兼职，在单位内部没有相应职务、职称，人员变动大，频繁的人事调动使得档案交接不完全、清理不彻底。造成档案资料的散失，影响档案的完整统一。
6．管理制度不健全，手段落后
对建立计生档案没有统一要求，处于放任自流状态，不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集，归档全部用手工操作，管理水平亟待提高。
7．档案立卷不规范
目前计生档案管理大多是室藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中，计生档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则；再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是部分特殊案卷缺少卷内目录，以至于有部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是组卷混乱现象比较多，如有按时间组卷的，也有按职能部门管辖权限组卷的，还有按文种组卷的；五是案卷厚薄不一，有的一两页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷；六是保管不统一，分散在各部门科室现象较严重。
只有认真研究和解决好这些问题，才能把计生档案工作提高到一个新的水平。
三、认真抓好人口和计生档案的规范化、标准化和管理现代化建设
1．实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高计生档案管理基础工作水平
(1)要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。 (2)要全面普查案卷，去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的计生档案由于多年来未作全面的清查，加之划分保管期限不准，不可避免地存在许多重复或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
(3)要重新组合案卷，实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。
(4)要统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性，在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。
(5)要规范题名，保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证查索的查准率。但仅保证查全率还是不行的，还必须保证查准率。因此在著录时要统一规范题名。
2．加快数据准备，推进计生档案现代化管理进程
在档案现代化管理工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些时间较长的计生档案来讲，由于室藏案卷多，著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作多、快、好兼而有之的效果。
(1)分轻重缓急，循序渐进。计生档案管理的一个重要目的就是要使档案为计划生育工作所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高计生档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队，将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
(2)分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录；而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。
(3)分门另类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“病历档案”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。
(4)用关键词替代主题词，简化查找时间。主题词存在着查找烦琐、效率较低的弊端，怎样取其利避其弊，可以采取以关键词替代主题词的做法，即从题名或文件主题中用靠思维归纳出揭示主题内容的词汇——关键词进行标识，待录入计算机后，利用计算机批量处理的功能进行处理。
四、提高档案管理人员素质，提高档案管理水平
档案工作者掌握知识和技能的水平，直接影响到档案工作水平，必须做好档案人员的素质培养工作，努力提高档案的水平。
1．重视高素质复合型人才的培养
信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理，又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构，掌握现代信息技术的高素质“通才”。为此，档案人员的素质培养工作应该着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力，在提高全面素质上下功夫。
2．重视档案人员的在职培训
提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班，提高档案人员的知识结构和整体水平，并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。在实施教育培训时，要采取多形式、多层次的办学模式，突出针对性和实用性，在培训内容上做好需求调研，将培训内容与实际工作相结合，针对不同岗位人员的工作职责和素质要求，制定相应的培训方案，加大计算机知识的比例，强化与图书馆学、情报学等相关学科的联系，重视网络知识的运用，并适当设立档案专业的课时，传授档案的新知识、新技术、新技能，使档案人员及时了解档案界的研究动念、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用，进一步拓展学习领域，更新知识结构。
3．积极支持、鼓励档案人员不断学习，注重知识积累
很多档案人员虽然已认识到提高自身素质的必要性，但往往过于倚重各类培训而忽视自身的学习和积累。事实上，自学也是提高素质的重要途径。档案人员应积极主动学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力，注重学习过程中的积累与探索，把理论与实践有机结合起来。各级档案部门要为档案人员提高自身素质营造支持的工作环境，为他们学习、使用新技术创造条件，并积极引进竞争机制，注入拼搏活力，使大家通过竞争，增强危机感和使命感，激发档案人员充分发挥才能和特长，营造创优争先的良好氛围。
4．合理调配人才，优化人才结构
将不同专业、学历、年龄、职称的档案人员进行科学整合，充分发挥各类人才的整体优势，形成合理的人才结构。由此可以使不同层次的档案人员互相配合、互相影响，以利于整体效能的发挥。
一、基层计划生育档案管理存在的问题
（一）档案意识不强，档案利用率不高
在基层计划生育档案工作实际开展中，部门工作人员对国家计生工作缺乏正确的思想认识，意识不到档案管理工作对我国的人口控制战略计划部署的重要作用性。对档案管理工作缺乏积极和热忱的工作态度，对档案资源的开发利用不足，没有挖掘档案的实际价值性，不利于上级部门决策的修正和制定。
（二）管理制度不健全，档案收集效率较低，管理分散
目前我国绝大部分乡镇和社区都制定了符合当地实际发展情况的计划生育管理制度，并具体分配了档案管理人员。但是，对档案管理工作的具体工作章程、具体负责内容、考核评价方式等管理细节上的内容缺乏统一、科学、规范化的管理准则。管理制度的不完善势必导致档案资料录用、搜集、开发利用等工作的效率偏低，档案资料的完整性与信息资料的整合度不足，档案管理工作的开展方式与时代科学技术的发展脱节，没有发挥档案管理工作在国家计生工作中的实际价值。此外，基层计划生育档案管理缺乏科学、严谨的绩效评价体系，部门基层单位甚至没有将档案管理纳入考核范围之内，这就造成档案管理部门纪律涣散，服务意识性不强，降低了档案管理工作的整体质量。
（三）重管轻用，档案开发利用率低，档案工作硬件投入不足
首先，由于档案系统长期形成的封闭或半封闭环境的影响，许多档案工作者仍停留在“重管轻用”的观念上，档案收集了、管理了，却忽视了最重要的信息资源的利用。档案信息的开发和利用方式单一，形式陈旧，档案室设备、技术条件落后，也造成了很多不必要的损失。其次，档案现代化管理水平不高。有些计生档案管理不符合档案保管的标准，档案管理设备陈旧，管理技术落后，虽然近年来随着科学技术的进步，计算机及网络技术在计生管理中被广泛运用，而运用计算机及网络技术管理档案的较少，基本还停留在手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集利用和开发。
（四）档案管理人员素质参差不齐
目前从事计生档案管理的人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，表现为人员配备随意，流动性大，档案管理人员多是从行政、工会等部门转岗过来，而档案专业出身的人员较少，且存在着专业知识老化，知识面较窄，知识结构不合理，学历偏低，思想观念和管理水平相对滞后等问题，与时展的要求相差较大，难以适应新形势下的档案事业发展。另外，在行政人才培训中，对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求，档案管理人员平时进修学习的机会不够，缺乏系统的档案知识培训，许多档案管理人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求，缺乏创新和活力。
二、基层计划生育档案管理实现现代化的具体对策
（一）提高档案管理意识
基层计划生育档案管理工作关系到国家发展战略，更密切的关系到人民的实际利益。因此，基层档案管理工作的科学性、准确性和完整性是管理工作的重点内容，档案所呈现的内容应客观、全面的放映地方实际计生情况。因此，这就要求管理人员必须具有科学、严谨、服务国家、服务于民的管理意识。此外，还必须要求基层档案管理人员的法律意识，不能以位牟利，应以认真负责的工作态度来开展档案管理工作。要提高档案管理人员的思想意识水平，就要做好计划生育工作的宣传和教育培训工作，地方应建立人口计生宣传与教育专栏，包括基层宣传栏、广播、手册以及网上教育宣传平台的建立。采取现场教学、经验交流、法律知识宣传教育、网络在线教育、技能竞赛、业务能力评价等板块实际的提高档案管理人员和基层工作人员的思想意识和业务操作能力，使基层计划生育部门更好地服务于国家、服务于人民。
（二）理顺关系，健全制度，拓展档案的归档范围
建立并健全科学、现代化的基层计划生育档案管理体系，以规范化、法制化的管理理念来做好档案管理工作。随着现代科学技术水平的不断提高，基层档案管理工作应与时俱进，创新档案管理措施，更新管理手段，将先进的科学技术和管理手段融入现代管理体系之中。同时，要结合我国计划生育管理战略规划的实际部署，适应的拓展档案的归档范围，加强相关内容的收集与考证是基层档案管理工作的新内容。
（三）实现管理技能的现代化
基层计划生育档案管理实现数字化、现代化、网络化将是发展的新趋势。基层计划生育档案管理采用现代的计算机软件管理系统、信息共享技术、网络平台交互系统势必成为其发展的新方向，从而档案管理的无纸化、数字化、高效化运行。这就要求基层档案管理工作人员必须掌握计算机操作技术、信息处理技术和网络平台信息发布和业务操作技术，努力使自己成为具备掌握计生档案管理专业技能和计算机信息网络技术的复合型人才。基层计生部分应做好对工作人员的计算机技能培训工作，全面提高档案管理人员的现代管理技能和水平。
（四）加强档案信息化管理
关键词：计划生育；档案管理；存在问题；解决策略
1 前言
计划生育是我国的一项基本国策，是全面建设小康社会、实现可持续发展的重要内容。人口与计划生育工作一直是关系到我国国计民生的大事。计划生育的档案是人口与计划生育工作的一项重要内容，它是对人口与计划生育工作发展历程的真实记录，在日常工作中应加强对档案资料的收集和管理。通过调查研究笔者发现，在当前的计划生育档案管理工作中仍然存在着一些问题，现就这些问题进行分析，并提出相应的解决对策。
2 计划生育档案管理存在的问题
对现今计划生育档案管理的现状进行分析，我们发现其工作中仍然存在着一些问题，主要有以下几个方面：档案管理意识和重视程度不够、人员配置和能力不足、档案内容不真实、管理机制和水平落后。
2.1档案管理意识和重视程度不够
在实际工作中，许多单位都把计划生育工作的重点放在管理超生上，对档案的管理意识薄弱、重视程度不高。这样就导致档案管理在整理、装订、归档、保存等许多环节上存在着疏忽和漏洞，造成资料的遗失和档案的不完整，给工作的开展带来不便。
2.2人员配置和能力不足
在许多地区，计划生育档案管理工作都是由非专业人员兼任的，他们没有经受专业的培训和指导，缺乏基本的业务素质，工作能力不足。由于工作人员对档案管理的重要性认识不足，在工作中敷衍了事，没有尽职尽责的完成日常的档案管理工作，从而造成了档案管理工作中存在效率低下、管理不规范等一系列问题。
2.3档案内容不真实
内容虚假和不真实也是计划生育档案管理工作中存在的一个重要问题。当前我国计划生育对人口的限制还是比较严格的，许多人为了超生，违反相关规定，通过各种手段伪造材料。这些假证明、假资料给计划生育档案管理工作带来许多阻碍，在实际工作中，必须严格审查，去伪存真，保证档案的真实可靠性。
2.4管理制度和水平落后
现今计划生育档案管理工作中存在着制度落后、计算机等信息平台运用还不够完善的问题。对档案管理的内容缺乏统一的标准，档案管理人员缺乏了指导和规范，这就造成了档案管理工作中效率不高、材料缺失、信息不完整等问题的出现。
3 计划生育档案管理问题的解决策略
针对计划生育档案管理工作中存在的问题，我们必须进行理性的反思，根据实际的需要寻求相应的对策，并提出有效的措施来解决这些问题和矛盾，从而扎实有效的做好计划生育档案管理工作。
3.1提高对档案管理工作重要性的认识
要加强多方面对档案管理重要性的认识，包括领导者、工作者以及广大群众。领导者必须认识到计划生育档案管理在整个工作部署中的重要作用，具有不可或缺的地位，要在思想上给予高度的重视。档案管理工作人员要努力提高业务素质和水平，认真负责的对待档案管理工作的每一个环节。同时要做好宣传指导工作，使广大群众认识到计划生育档案管理与自身息息相关，要积极参与到档案管理中去，提供真实有效信息。只有首先在思想上认清其重要性，才能积极有效的开展其他工作。
3.2提高档案管理工作人员的素养和水平
要选拔和培养一批具备专业素质、有经验的档案管理工作人员，以提高计划生育档案管理的水平。定期组织专业培训，加强对档案管理工作人员素质的培养和水平的提高。不断更新工作方法，将先进有效的档案管理方式和经验传授给档案管理工作人员，提高档案管理者的专业技能和解决问题的能力，从而提高档案管理的效率和水平。完善奖惩制度，提高工作者的积极性和准确性，使各个工作环节都能有效的衔接、有序的进行。
3.3提高档案内容的真实性和有效性
在收集、整理和保存档案信息的过程中，要对档案的内容去伪存真，保持其真实有效性。无论在什么情况下，都要对信息进行认真的核实，不得随意篡改信息和材料，不得收录虚假信息。对每一项内容和程序都要反复核对，不能松散懈怠、偷工减料，以避免出现不必要的失误。同时要提高计划生育档案管理工作人员对档案材料信息的鉴别水平，提高其对档案内容真实性的判断力，以最大可能的保证收录信息的完整真实。
3.4完善档案管理制度和水平
要建立规范健全的计划生育档案管理制度，以保证档案管理工作的有序有效进行。根据当前的工作需要，在全面了解档案管理各项工作特点的前提下，建立起一整套方便执行、规范合理的档案管理标准，为工作人员提供有效的工作指导和规范。同时完善计划生育档案管理的硬件设备，利用现代信息技术，提高档案管理的效率和水平。在传统纸质存档的基础上，建立电子信息档案，方便信息的检索、存储和资料共享。
4 结语
计划生育档案管理就是对一个地区的人口与计划生育档案信息和内容进行收集、整理和保存，为人口与经济、社会、文化建设的各项工作提供依据，具有重要的价值。档案管理不仅对当前工作具有指导意义，而且为以后的工作奠定了基础，我们应在充分认识其重要性的基础上，了解档案管理存在的问题并提出相应的解决策略，做好档案管理工作，不断提高计划生育档案管理的水平。
参考文献：
[1]刘伟.浅谈档案信息资源的科学管理与合理开发[J].价值工程，2011，（6）：33-36
[关键词]计划生育档案；动态管理；管理效率
社区计划生育档案管理工作十分繁琐，需要深入社区，付出很大的努力，因此工作人员不仅要有扎实的计划生育和档案管理的基础知识，还要有足够的责任心与耐心。计划生育的档案管理一直是作为计划生育政策执行中非常重要的内容来进行使用，社会在不断发展，社区计划生育档案管理也不是一成不变的，只有进行动态的档案管理，提高档案管理效率，才能够更好地实现对社区内流动人口、农民工、育龄夫妇计划生育档案的管理。
1. 社区计划生育档案管理的内容
1.1社区内常住人口计划生育资料的填写
社区内常住人口的资料包括基本情况、婚姻情况、怀孕信息等，这些信息都要按照要求进行填写，不能够涂改，也不能缺漏某些信息。在每一年的年初，发生变动的信息都要重新填写，每一年的年末都要将变动的信息进行采集、核查，保证其准确性。社区每一年都要将常住人口计划生育档案进行上报，包括社区内的总人口数、居民组的名称等，并上报上年末本社区的计划生育基本情况。社区生育指标的审批要具有完备的手续与资料，夫妇申报的第一个孩子要在街道具备一套完整的资料，社区内有一份申请表以及相关资料，申报的第二个孩子同样也要在街道有一套完整的资料，除此之外，还要有能证明生育情况的材料和相关的特殊情况说明材料，以证明夫妇符合申请二胎指标的条件。社区工作人员要对常住人口进行随访，并做好资料的记录和存档，资料整理之后要按照时间的先后顺序做好标记。
1.2社区内流动人口的计划生育档案填写
社区内流动人口的计划生育档案包括社区内流入人口资料、 流出人口计划生育档案资料。社区内的流入人口登记簿有三类，包括流入的已婚育龄妇女、流入的未婚女性、流入的育龄男性，流入的已婚育龄妇女要具有婚姻证明，持有准生证的已婚育龄妇女，其准生证每半年要验证一次并做好记录。社区内流入人口离开时要在备注栏内写明离开的时间，资料上报时要及时进行变更。流入人口的婚育情况发生变化时，要由本街道进行变更，并加盖街道计生办的公章。社区内的流出人口登记簿有三类，包括流出的已婚育龄妇女、未婚女性、育龄男性，填写内容包括其基本情况、怀孕、生产等信息。这些内容都不能用铅笔填写，而且不能存在缺漏与涂改。
2. 做好社区计划生育档案动态管理的有效措施
2.1增强工作人员的责任感和使命感
计划生育是关系到我国人口素质和经济社会进步的大事，社区的工作人员必须要深刻认识到计划生育作为我国长期国策的重要性，认识到计划生育工作的紧迫性。作为一名计划生育工作者，必须要充分认识到自己的责任和使命，努力学习国家相关的法律法规，不断提高自身素质和业务水平，在基层的社区工作中总结经验与教训，认真做好计划生育工作。社区计划生育档案动态管理水平的提高离不开工作人员的辛勤劳动，只有坚守岗位，才能够促进我国计划生育工作的顺利开展。
2.2 配置先进的硬件设备和软件管理系统
计划生育档案对于计划生育工作的开展十分重要，因此，档案必须要实现完整、准确、完好的保存。随着科学技术的发展，计算机与网络技术已经在各个领域中得到了十分广泛的应用，为社区配置相关的信息管理系统，利用先进的管理系统实现计划生育档案的动态管理，可以保证社区计划生育档案管理工作的顺利开展。在配备硬件系统和软件系统的同时，社区还要选拔高素质的档案管理人员工作，以实现计划生育档案的及时更新，保证档案信息的准确性，并让档案信息通过软件系统实现共享。
2.3 提高对计划生育档案动态管理工作的重视程度
社区计划生育档案动态管理工作的顺利开展离不开领导的重视，在基层社区中，领导必须要高度重视计划生育档案管理工作，将档案管理工作与计划生育工作的重要性等同起来，加大人力、物力以及财力的支持。社区是我国计划生育最小的基层单位，只有先搞好社区计划生育档案的动态管理工作，才能够不断积累经验，做好全国的计划生育档案管理工作。
2.4 做好资料录入和档案建立保存工作
计划生育的资料记录以及信息建档必须要保证真实性和可靠性，必须要有理有据，并进行反复核对，避免出现缺漏。计划生育档案管理人员要认真负责，提高自身的责任感，认真做好每一项计划生育资料记录和信息建档工作，使计划生育档案真实可靠，准确详实。同时，社区计划生育档案管理要加强内部监督，实行责任制，将责任落实到个人。
2.5 认真做好上报工作
在计划生育档案建立的同时，还要进行档案资料的上报，上报时要保证资料的准确与详尽，上报资料应当与档案资料保持一致，动态数据也要准确无误。进行资料上报时，计划生育的资料信息要进行及时变更，上报材料不能弄虚作假，如果出现漏报的情况，在下次上报时要对资料进行说明。
3.结语
计划生育是控制我国人口的重要手段，是提高人口素质，实现少生优生的重要措施。作为一项十分复杂的系统工作，社区的计划生育工作是最基础的计划生育工作，只有抓住基础，从基层做起，才能够搞好整个社会的计划生育工作。实现社区计划生育档案的动态化管理，不断提高工作人员的整体素质和责任感，建立健全动态化档案管理体系，才能够不断提高社区计划生育管理工作的质量和管理水平，促进我国计划生育工作的更好开展。
参考文献：
关键词： 高校教务档案管理 重要性 范畴 过程
高校教务处是组织教学的重要管理机构，教务档案是教务处在教学管理过程中形成的各项材料。随着教育事业的发展和高校教育改革的深入，在教学管理过程中形成的教务档案材料越来越多，内容越趋丰富，使用越趋频繁、广泛，教务档案管理工作已经成为教务处工作的重要组成部分，教务档案管理工作，将直接影响到教务处职能的发挥和教学预期管理目标的实现，甚至影响到学校的教学质量和声誉，因此，做好高校教务档案管理工作，具有非常重要的现实意义。
一、高校教务档案管理工作的重要性
教务档案管理工作之所以被重视，根本原因是，教务档案作为高校教学工作的特殊资源，具有特定的价值和功能。
1.高校教务档案具有特定的信息参考价值。
领导在作出科学的决策之前，需要了解上级部门有关的文件，了解学校的教学质量状况、学校教学管理历史过程中的各项措施和效果，掌握教师的教学、科研和学生的学习情况等，都要参考过去的档案记载；教务管理人员起草有关材料，处理有关问题，也需要参考有关的记载；教师要了解历年任课情况，掌握学生的学习效果，从事教学研究等，同样需要查阅有关教务档案；学生要了解自己的考试成绩，在毕业择业时要提供有关学籍材料，也要查阅教务档案。
2.高校教务档案具有学习借鉴功能。
教务管理人员要改善工作方法，提高工作效率，增强工作科学性，必须不断学习和借鉴先进的管理经验，而高校教务档案则集中体现了以往的历史管理经验。如教务管理人员要更加科学地制订教学计划，更加科学地安排课表，更加全面地安排较大规模的考试等，都需要学习借鉴教务档案中相关的材料，在总结以往管理经验的基础上，作出更加科学的安排。另外，对于教务处新进的或者转岗进来的教务管理人员，要想更快地熟悉工作，也必须学习借鉴相关的教务档案材料。从以上两方面可以看出，教务档案具有知识传递的作用，具有学习借鉴的功能。
3.高校教务档案具有检查、评估功能。
上级主管部门对高校教学工作的指导和管理的方式有多种，其中非常重要的一种方式，即是对高校教学工作进行检查、评估验收。在教学检查、评估验收的过程中，最重要的一个环节就是查阅历年的教务档案，教务档案是历年来教学活动的真实历史记录。学校教学运行机制是否良好，教学管理水平如何，教学质量如何在教务档案中都能真实地得以体现，通过对教务档案中的考试安排、考卷试题、学生的学籍档案、课程设置等的分析，可以与其他同等高校进行比较，从而客观地反映出学校的教学水平。教务档案管理工作是上级主管部门对高校教学进行检查、评估验收的一项重要依据。
二、高校教务档案管理的范畴
1.教务部门建设与职能档案。
主要包括：国家有关的法律法规、管理条例、规定、办法和实施细则，学校有关教学管理的各项规章制度和各类信息及统计材料，教务部门建设规划与实施情况，教务部门的管理职能等。
2.教务工作人员的人事档案。
主要包括：教务工作者人事材料，教务工作者发表的论文材料，教务工作者考核晋级与职务职称的聘任和奖惩材料，教务工作者岗位培训和进修计划与实施状况材料等。
3.教学管理与质量管理档案。
主要包括：教学工作计划、教学大纲计划，开课计划安排、校历表，每学期教学计划内各专业课程安排表，每学期期中期末考试安排表，全国大学英语、计算机等级考试的计划安排表和成绩表，各专业学生实习计划安排表等；每学期教学质量检查数据材料，教师教学质量反馈材料，学生学风状况调查材料等。
4.学籍管理档案。
主要包括：全校每学期学生注册登记表、选课登记表、成绩登记表、奖惩登记表，学生升、留、休、复、转、退学的管理标准与处理意见材料，毕业证书、肄业证书、结业证书、学位证书的统计、审核、颁发和证书遗失的补证登记材料及电子注册材料等。
5.教材统计、预订、管理档案。
主要包括：教材管理实施文件，教材订购计划，学校各专业各门课程的学生人数统计表，教师用书登记表，预订教材数据材料，预订教材依据《教材用书汇编》、《自编教材征订目录》等，编印教材登记表，教材领发登记表，师生使用教材信息反馈材料等。
6.教学设备采购、管理档案。
主要包括：学校现有教学设备登记汇总材料，教学设备历史采购材料，教学设备使用部门登记表，教学设备折旧、维修记录，教学设备预购申请材料，教学设备管理细则，教学设备使用频率统计材料，使用性能反馈材料等。
三、高校教务档案管理的过程
1.及时全面收集教务档案。
首先，教务工作有一定计划性，这要求档案管理人员收集档案要预先布置，有计划、有目的地收集，确保教务档案收集的及时性；其次，教务工作头绪繁多，这要求档案管理人员收集档案要仔细认真，确保教务档案收集的全面性。
2.科学整理教务档案。
教务档案收集后，档案管理人员要对教务档案进行科学合理的鉴定分类，统计编目和系统排列，以实现教务档案规范化管理，为开发利用教务档案资源做好准备。
3.开发利用教务档案。
开发利用档案资源是档案事业发展的动力，管理者要积极主动地为教学科研等工作提供便利。我们在开发利用档案资源方面，还存在不足：一是程度不同地存在着检索方法落后、检索工具不全、借阅手续繁琐等问题；二是档案整理中的不统一、不规范，给先进技术的应用造成很大的障碍。
四、如何做好高校教务档案管理工作
1.以有关档案管理的法律、法规为依据，制订严格的档案管理制度。
为了使学校档案管理工作有章可循，档案管理工作必须以档案学理论为指导，认真学习和研究档案学理论。《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律、法规的出台，给档案管理工作提供了科学的依据。学校应该以此为依据，制订严格的档案管理细则，明文确定档案管理范畴、档案管理人员责任制等，从而使学校档案管理工作制度化、规范化。
2.努力提高教务档案管理人员的综合素质。
（1）增强服务意识，养成良好的工作作风。
首先，学校要重视档案管理工作，大力宣传档案管理的重要性，增强档案管理人员的服务意识。一要使档案管理人员具有强烈的事业心和历史责任感，自觉地意识到所从事工作的重大责任，将做好档案工作看成自己应尽的义务，这种意识不仅是一种自身感受到的情感，而且表现为对工作的成效承担实际的责任；二要使档案管理人员具有吃苦耐劳、甘为人梯的牺牲精神，档案管理人员既是体力劳动者又是脑力劳动者，他们虽不直接从事教学、科研，但在大量繁锁的档案工作中，默默无闻，为他人铺路，工作既劳累又辛苦，因此档案管理人员应具备不为名利，吃苦耐劳的奉献精神。
其次，教务档案管理人员要养成良好的工作作风。第一，档案管理人员要有求实的工作作风，工作必须坚持实事求是，一切从实际出发，以解决实际存在的问题为根本。第二，档案管理人员要养成档案有序处理的工作作风。教务档案的形成在时间上有连贯性和阶段性，文件之间有着必然的内在联系，因此，按照一定的规范进行收集、整理、归档，使其前后衔接有序排列非常有必要。第三，档案管理人员要坚持档案规范化处理的工作作风。教务档案的规范化处理主要是指教务档案处理要符合一定的标准和制度，也就是档案的收集、整理、归档都要符合一定的顺序和线索，档案文件的文体格式、行文规则和语言规则也要符合一定的规范化标准，不得随心所欲。
（2）进行人员培训，提高人员管理水平和创新能力。学校应充分重视档案管理人员的再教育，要组织档案管理人员学习相关的法律、法规和档案管理的基础理论，学习相应的计算机知识，掌握相关的现代化管理理论、技术和方法，提高人员管理水平。学校还要积极制定相关措施，创造环境鼓励档案管理人员在理论、技术和管理上不断创新，提高管理人员的创新能力，以实现档案工作的可持续发展。
3.运用科学的管理方法和手段。
科学的管理方法主要是指对事物正确进行科学研究的理论原则、思维方式、管理手段的统一，包括研究对象、手段、思维形式和管理方法、理论工具。做好教务档案管理工作必须运用科学的管理方法和手段，总体来说，也就是要坚持四个“化”。一是档案收集超前化，也就是对教务档案材料的收集工作进行事先布置，实行超前控制，确保教务档案材料的齐全和完整。二是档案分类合理化，档案管理人员应根据《教育档案分类法》的分类标准，结合实际合理分类，并严格按类立卷，以便查找。三是档案处理规范化，管理人员在档案收集、立卷、整理、归档的每一个环节都必须严格按照一定的标准和制度，做到档案处理规范化。四是档案管理现代化，学校应建立计算机自动化管理档案体系，实现档案工作现代化，使档案能够快速检索、整理和编目，使得档案的价值得以充分的利用。
总之，教务档案管理工作是学校整个教学管理工作的重要组成部分，做好教务档案管理工作，对于加强教学管理、提高教学质量、开展教学研究有着非常积极的意义。
参考文献：
［1］陈兆.档案管理学［M］.中国人民大学出版社，1980.
关键词：美国国家档案与文件管理署绩效管理档案管理
美国是世界上最先探索政府绩效管理的国家之一，美国国家档案与文件管理署（以下简称NARA）绩效管理值得我国档案部门借鉴。
一、NARA绩效管理的主要内容
绩效（performance）一词在管理学中被引申为“成绩”、“成果”、“效益”，政府绩效管理至今并无一个普遍认同的定义，本文采用定义为“运用科学的方法、标准和程序，对政府机关的业绩、成就和实际工作做出尽可能准确的评价，在此基础上对政府绩效进行改善和提高。”①按照美国1993年颁布的《政府绩效与结果法》要求，NARA通过制定并实施战略规划、年度绩效计划、年度绩效与责任报告来实行绩效管理。
（一）制定战略规划
战略规划是执行绩效法案各项规定的基础，以结果为导向。NARA最新的战略规划是《2006～2016年战略规划》（以下简称《战略规划》），为适应新形势，该规划每3年修订一次。其主要内容包含：NARA的工作职责，6大战略目标，战略目标的细化及实施方法等。
1.《战略规划》确定了NARA的工作职责
NARA的工作职责是：用守护和保存政府档案的方式服务于美国民主，确保人们能够利用档案遗产，从中汲取知识。利用档案不但是美国公民的权利而且也是政府的实际行动。NARA支持民主，为提高城市文明，增加公民对国家历史的理解而努力。
2.《战略规划》提出了6大战略目标
战略目标是《战略规划》的重点。战略目标之一是管理政府档案：作为国家档案保存者，NARA要继续提高管理能力和服务水平，有效地管理政府档案。战略目标之二是保存和加工档案：接收、加工、保存、保护档案，提高档案管理的效率；高水平和高质量地著录所有档案；按照《美国国家信息安全法令》执行，确保应解密档案解密、应保密和敏感档案禁用；确保所有档案都有充足的库房；确保公众及时利用档案。战略目标之三是管理电子文档：应对电子文档的挑战，成功地履行NARA在电子时代的责任；满足联邦政府和用户希望继续利用政府电子文档的需要，开展电子文件的捕获、著录、保存工作。
战略目标之四是提供档案利用：在任何地点、任何时间，NARA提供便捷、安全的馆藏档案利用；挑选传统载体档案制成数字化副本，推进档案全文在线利用；提供档案目录信息的在线利用；答复查阅档案的书面请求。战略目标之五是提高城市文明：通过终身学习项目加深公众对美国国家历史的理解；通过举办展览等方式提升档案馆的形象；加强对老师和学生的教育；与其他行业合作，展示NARA馆藏，提高国家文明程度。战略目标之六是加强各项基础建设：提高职工素质、技能和竞争力以适应不断变化的外界环境；招录不同类型的员工，更好地服务于不同类型的公众；大力加强信息建设，服务于NARA的用户。
3.《战略规划》中将战略目标细化为长期绩效目标，并明确了实施办法
《战略规划》将6大战略目标分解为25项长期绩效目标。战略目标只是大方向，需要长期绩效目标加以细化。例如，在战略目标之四提供档案利用部分，细化为4个长期绩效目标：截止到2012年，网站达到或者超过联邦政府网站标准；截止到2016年，1.4%具有永久保存价值的馆藏档案实现在线利用；截止到2016年，NARA的服务能够满足利用者需要；截止到2016年，95%具有永久保存价值的馆藏档案有在线目录。
每个长期绩效目标后都有实施方法。例如，“截止到2016年，国家档案馆服务能够满足利用者需要”的长期绩效目标，实现它的方法是：增加阅览室设备和人员，调整服务时间以使更多的人越来越容易地利用档案；增加公共计算机终端以提高网络利用率，增加缩微阅读空间；对于公众关注度高的档案，例如“9·11”委员会档案、关键政府职位任命档案、高级法院档案等要及时提供网络利用；要让本国和全世界公民都能够轻松利用NARA档案。
（二）制定年度绩效计划
NARA每年制定年度绩效计划，年度绩效计划的目标来自于战略规划的六大战略目标，年度绩效计划是实现战略规划的重要步骤。
年度绩效计划的内容包括：阐明本年度绩效目标；预测本年度绩效指标，绩效指标是绩效目标的细化；说明为达到本年度绩效目标拟采取的方法等。
例如：NARA《2012年绩效计划》中有一项年度绩效目标是“2012年1%具有永久保存价值的馆藏档案实现在线利用”。其年度预测绩效指标有3项：1%馆藏传统档案实现在线利用；对公众公开1940年的统计档案；为保存和利用档案改善数字政策。
提高档案材料在线利用有3个方法：收集已经存在的传统档案材料数字化副本并使它们实现在线利用；与其他组织合作，选择传统档案材料并将其数字化；制作原生数字文件，提供网上利用。
（三）制定年度绩效与责任报告
在每一个财政年度末向总统和议会提交年度绩效与责任报告，包括以下几方面内容：一是对实际取得的绩效成绩和年度绩效计划中的绩效指标进行比对；二是如果没有达到绩效指标，要说明原因，以及将来完成绩效目标的时间表和路线图；三是如果某个绩效指标是不实际或不可行的，要予以改进或终止。
例如，在NARA《2012年的绩效与责任报告》中，管理政府档案部分中有一项绩效指标没有完成，该项是：对于请求查阅军队人事档案的，要在10日内答复，预期目标是10日内回复率达到85%，实际10日内回复率只有73%。
由于没有达到预期绩效指标，NARA说明了其中原因：在1973年圣路易斯大火中焚毁了从二战到朝鲜战争时期的档案，需要利用其他资源重建这些档案，但是由于时间很紧迫，经常花费几个月也重建不了一张档案，而国家人事档案中心每年有超过100万份书面利用申请，所以没有实现预期绩效指标。
二、NARA绩效管理的特点
在《政府绩效与结果法案》的支撑下，NARA绩效管理呈现如下特点：
第一，长期规划、短期目标实现有机结合，战略规划具有至高无上地位。NARA的绩效管理体系包括战略规划、年度绩效计划、年度绩效与责任报告三个部分。根据战略目标确定长期绩效目标，进而设定年度绩效目标，再明确预期绩效指标，这种确定指标的方式层层递进、相关性高，具有一定的科学性。《战略规划》中确定了六大战略目标、25项长期绩效目标，《2012年绩效计划》中设定67项预期绩效指标。绩效结果只需要将实际表现与预期绩效指标进行对比即可得出，方法简便，容易操作。
战略规划具有至高无上地位。《战略规划》制定出来后，各项工作都紧紧围绕它开展。年度绩效计划紧紧围绕战略规划制定；年度绩效与责任报告紧紧围绕战略规划总结；美国档案与文件管理署的一些专项计划，如《信息资源管理计划（2012 ～ 2015年）》、《人力资本计划（2009 ～ 2014年）》也都以战略规划为纲。
第二，绩效管理以用户满意为导向。绩效取决于用户满意度，《战略规划》的6大战略目标都提出以用户满意为导向。NARA提出：在民主社会，政府档案属于公民，NARA的重要职责是提供档案利用；NARA的成功在于要使用户、联邦管理者和政府官员都感到满意；NARA将会提供符合用户需要的快捷、有效的服务，使用户在任何地点、任何时间能够便捷、安全地利用馆藏档案。
第三，绩效评估方式多样。NARA采用周期性评估、信息系统评估和用户满意度评估等多种评估方式，评价结果比较科学。NARA每年制定年度绩效与责任报告进行周期性评估。NARA认为周期性评估对于成功完成战略非常必要，决策制定者需要知道哪些工作做得好，哪些工作做得不好，从而每年进一步改进绩效管理。NARA建立了“绩效评估和报告系统”，利用网络设备从超过70个组织单元收集绩效数据，该系统利用数据库存储数据对数据进行分析并生成报告。实行用户满意度评估，对用户进行调查，实现NARA的工作与用户需求相一致。2006年，对NARA的保管期限和鉴定服务工作进行调查并评估；2007年，对NARA的保管期限、鉴定服务、电子档案管理、档案管理培训工作进行调查并评估。
三、NARA绩效管理的启示
由于法制环境、文化环境不同，我国档案部门不能照搬NARA绩效管理的经验，但其管理思路值得我国档案管理部门借鉴。
（一）实现战略规划、年度计划、年度总结的有机衔接
2013年上半年，北京市档案局完成《北京市“十二五”时期档案事业发展规划》中期评估工作，发现问题之一是距离《北京市“十二五”时期档案事业发展规划》中规定的区县档案馆数字化率达到50%的目标较远，有九个区县档案馆馆藏档案数字化率未达到25%以上，其中，五个区县档案馆馆藏档案数字化率还未达到10%，极个别区县档案馆馆藏档案数字化率只有0.21%。②
为落实《北京市“十二五”时期档案事业发展规划》，北京市档案局将区县档案局（馆）和市属单位的任务分解为53个指标，对内部处室的任务分解成83个指标。③此举只是将任务分解到责任部门，但是没有将任务分解到每个年度。
今后，要进一步提高战略规划地位，使各项工作都紧紧围绕《北京市“十二五”时期档案事业发展规划》开展。应进一步加强规划与年度计划的衔接，明确每年的进度，加强指导、检查，保证规划实施的连续性和可控性；年度总结要更加紧密地围绕战略规划来阐述，并说明没有完成的理由。
（二）加强用户导向理念
强化绩效管理用户满意导向，以让利用者轻松快乐地利用档案为目标。一是提升网络服务质量。尽快建成基于“云计算”的区域性数字档案馆，实现档案资源整合、共建共享。改善北京档案信息网站，把网站打造成高效、便捷的用户工具。提高档案全文的在线利用，满足信息时代档案利用需求。完善在线检索系统，为档案资源目录信息提供单一简捷入口，实现一站式检索，改进用户与档案的在线互动。二是提供个性化服务。有针对性地给特定用户提供服务，建立“决策参考”专题库，为领导和有关专业管理部门提供档案专题目录及全文阅览服务，形成“定向服务”和“小众化服务”的新模式。三是运用社交媒体服务。社交媒体是公众参与和反馈档案馆各类事务的重要工具，利用博客、微信等公众参与社会媒体平台。实施公民档案员项目，鼓励公众接触档案文件，给档案做标签，制作手稿档案的打印抄本，加载和分享图像。
（三）改进绩效评估形式
我国档案部门实行五年规划中期和末期评估，评估时间为2.5年一个周期，与美国同行每年评估一次相比间隔时间较长。如果在每年的年度工作报告增加自我评估内容，可缩短评估周期，及时发现问题，保障战略规划的完成。
目前，我国档案部门的绩效评估还以自我评估为主，要实现评估主体的多元化。特别是实行用户导向视域下的绩效评估，即在档案馆的绩效评估中坚持以用户为本，绩效评估的重点围绕服务对象的满意度展开，在绩效评估的过程中提供给服务对象参与档案馆绩效评估的机会，增加用户参与评估的渠道。可以通过设立用户档案，其内容包括用户利用档案的有关情况和满意度，定期收集评价信息，跟踪服务，及时了解用户情况，促进与用户之间的信息交流；可以根据用户层次的不同，开展不同形式的用户座谈会，倾听各个层次用户的意见；可以通过交谈询问、信函电话等交流方式让用户了解评估信息，参与评估工作。
注释：
①财政部预算司.《美国政府绩效与结果法案的内容及实施情况》.http：//.
②北京市档案局.《北京市“十二五”时期档案事业发展规划中期评估报告》[Z].2013.7.
③北京市档案局.《北京市档案局关于印发北京市“十二五”时期档案事业发展规划任务分解表（区县档案局〈馆〉）和市属单位分表的通知》[Z].2012.5.
参考文献：
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