时间：2022-08-19 00:13:47
1.采购计划管理组织运作模式
经过近年的实践与摸索，公司已基本建立省公司董事会审议批准省公司本级及所属企业宏观战略及计划、省公司管委会审定省公司本级及所属企业具体制度和实施方案、各级企业管办和其他业务部门负责落实细化的三级管理体制；建立以《管理委员会工作规则》及其《实施细则》为流程核心，以《采购管理程序》为流程依据，以信息系统为流程载体的三大管控体系，确保了全省采购工作的有效运行。
2.采购计划管理与过程管控
在计划管理方面，采购办要求各单位要严格按照年度采购计划及其实施方案确定的采购项目、采购方式、采购金额实施采购计划。在计划执行过程中，对确实因为生产经营需要调整的项目，采购办及时组织调研，召开专题会议进行分析评审，严格按照规定程序进行申报、审批。在过程管控方面，采购办以全国烟草行业贯彻落实《烟草企业采购管理规定》电视电话会议精神为指导，严格执行行业、企业采购管理制度，加强对项目实施环节关键节点的控制，重点做好招标文件评审、拦标价格设置、评标办法、评标标准、定标原则、评标过程管理以及档案管理等工作。充分利用采购综合管理信息系统，按照采购管理制度，加强对项目实施环节关键节点的控制，严格把关，严格落实“上一个环节没有通过不得进入下一个环节”的工作要求，不断强化程序的硬约束作用，确保董事会和管委会会议各项决议在实际执行过程中无偏差、不走样。
二、采购计划管理中的差距
1.采购计划与投资计划的衔接有待进一步加强
对于卷烟工业企业的发展而言，技术改造起着相当关键的推动作用。以福建卷烟工业系统为例，十年来，公司投资项目量多面广，投资量大，先后完成固定资产投资和信息化投资近百亿元，技术装备、基础设施、科技研发和信息化水平得到了全面提升，因此，投资计划中的采购项目是公司年度采购计划中十分重要的部分。
1.1采购计划与投资计划编制范围不同
根据《烟草行业采购管理规定》要求，采购计划编制的范围为以合同方式取得的物资、工程（含信息化项目）和服务的所有采购项目，由各级公司的采购办进行编制汇总；投资计划编制的范围为固定资产投资项目（整体改造、局部技改、生产设施、工艺设备、辅助生产设施、公用动力设施、科学教育设施、后勤保障设施、烟叶仓储设施等）、信息化投资项目、多元化投资项目，不含建筑物的维护加固、设备的大修理等维护性工程及工器具、车辆、办公家具、计算机软硬件购置项目，由各级公司的投资管理部门进行编制汇总。
1.2采购计划与投资计划管理流程不同
投资项目管理流程为：投资项目按照行业投资项目管理要求实行计划管理，各级公司在每年9月份启动投资计划编制工作，省公司的生产制造中心、信息中心于10月份对新增项目中与生产相关的项目、信息化项目进行职能评审，投资管理处11月初汇总、初审各单位提交的年度投资计划，经总经理办公会、管委会、董事会审议后于12月上报国家局。国家局于次年2-3月份下达投资计划，投资管理处根据国家局下达的投资计划及时进行投资计划分解，经总经理办公会、管委会审议、董事会审批后下发投资计划。采购计划管理流程为：省公司于每年12月下发采购计划编制通知，各单位根据下一年度生产经营目标于次年1月份报送采购计划，采购办汇总、初审全省采购计划，并由财务、审计、法规、监察等职能部门进行集中评审后，经管委会审议、董事会审批后下发采购计划通知，全省采购计划方可生效实施。
1.3采购计划与投资计划信息传递相对滞后
由于全省的投资与采购计划，在计划的编制起点、审批的权限、编制的范围等方面均存在较大差异，同时基层企业投资管理部门与采购管理部门间对投资计划调整的沟通相对滞后，信息化平台尚未实现两个系统的关联，使得投资计划与采购计划目前无法实现实时的对接，无法在第一时间将审批后投资计划的调整情况及时传递到采购计划编制部门进行更新分解。
2.尚未建立采购计划进度跟踪与采购计划执行情况考评体系
采购绩效评估是指通过建立科学、合理的评估指标体系，全面反映和评估采购政策功能目标和经济有效性目标实现程序的过程。我司采购计划实行按年度编制，分月实施的原则；在年度中期可对采购计划进行半年调整，对下半年度拟新增、采购金额拟变更、采购方式拟变更及拟取消的项目在总计划盘子中进行相应调整。虽然在采购实施方案的审定中对采购进度安排一并进行了评审，但对是否完成及是否按进度完成并未考核，尚未建立一套符合公司特性的采购计划进度跟踪与执行情况的考评体系，缺乏对项目实施过程中时间上的约束及奖惩激励措施。某些项目，尤其是货物及服务类项目，部分子公司或承办部门在项目实施中存在时间上的松散性和随意性，导致某一月份采购项目扎堆实施，某一月份采购项目零实施，或者到了年末才决定不予实施或结转至下年度实施，进度计划形同虚设，给采购办工作人员组织采购带来了不便，也为全省精益采购目标的实现和绩效的提升带来的阻碍。
3.采购计划管理信息化仍存在可提升空间。
3.1尚未建立采购绩效评估模块
对于采购计划执行环节的评估，最直接的标准便是采购计划执行的进度。目前省公司的采购管理信息化平台尚未建立绩效评估模块，未能直观、客观的来衡量各采购部门的采购目标是否达成，缺乏对子公司采购计划执行情况的实时比较与观测。
3.2尚未建立采购计划趋势预测模块
采购预测是指企业在商品采购市场上调查取得的资料的基础上，经过分析研究，并运用科学的方法来测算未来一定时期内商品或服务市场的供求及其变化趋势，从而为采购决策和制定采购计划提供科学的依据。通过信息化手段预测采购需求在公司的采购管理中尚属空白，若能借助信息化平台，对以往的采购信息进行整合，结合企业发展战略，发现市场供求变化和规律，对各子公司、各类采购的项目的需求趋势预测做到心中有数，将有助于提高采购计划编制的准确性，确保全省采购策略制定的合理性，从而提高采购计划编制精度，降低采购风险。
三、烟草工业企业采购计划管理的优化策略与方案
1.通过专案调整，实现采购计划与投资计划的有效对接
目前我司采购计划实行按年度编制，分月实施的原则，除个别零星应急调整的项目外，均在年度中期对全省的采购计划进行一次全盘的批量计划调整。在采购计划半年调整的现有模式上，针对投资计划下达后所带来的采购计划的增减情况，可在每年的11月份将由各级公司的投资、采购部门将投资与采购计划先行对接，于次年2-3月份投资计划下达后及时进行一次采购计划的专案调整。由各级公司的投资管理部门与采购部门共同牵头，加强沟通，密切配合，对采购年度计划中涉及的固定资产投资项目及信息化投资项目的项目数，项目金额，调整理由等进行对接与核实，由下至上汇总，由省公司采购办向公司董事会统一申报专案调整计划；由各级公司采购部门及时在系统中进行分解、录入与维护，加快企业内部信息流的高效流动，以此实现投资计划与采购计划的无缝对接。
2.通过绩效评估，建立采购计划考评体系。
2.1对采购计划考核标准进行界定
将采购计划执行率纳入各部门绩效考核指标，合理设置审批环节。明确各节点业务办理和审批所需耗用的时间，测算出五种采购方式的采购项目从启动实施采购计划直至完成采购所有流程所需耗用的时间，以此作为采购计划进度考评的依据，促进各承办、职能部门提高工作效率。经公司董事会审定的采购项目执行计划，应于当年全部完成。对于招标采购项目执行情况以招标公告送为项目完成节点；对于招标以外的其他采购项目以商务文件发送至谈判对象为项目完成节点；对于已经完成招标所有程序但招标失败或流标的项目，视同完成。
2.2对采购计划进行进度分解
省公司各部门及各子公司要严格按照制定的采购进度计划完成采购的各环节工作，如无法按进度计划完成的需向采购办提交书面说明进行进度调整。在编制采购计划时应注意：根据采购物资、工程或服务的规模和数量，具体的技术规范与规格，使用性能要求，对每批货物、服务或工程从准备到交货或结算需要多长时间做出安排。
2.3将采购计划执行率纳入年度绩效考核
对于没有按照年度采购计划完成计划实施也未进行进度调整的子公司或省公司相关部门（政策性因素或不可抗力因素除外），可由省公司采购办通知企业管理处，企业管理部根据实际情况对责任部门绩效进行考评。
3.通过优化信息化平台，提高工作效率和改善作业流程。
3.1实现与投资系统的及时对接
每年在国家局下达投资计划后,由省公司严格按照国家局下达的年度投资计划和拟建项目自主审批权限额度进行明细分解后,各级公司投资部门便可同时在投资管理信息系统中进行录入维护,形成本年度准确的投资计划。通过采购管理信息系统与投资管理信息系统的对接与关联，由项目实施部门在采购信息系统的计划管理模块上直接对数据进行更新，实现针对投资计划变更带来的采购计划变更的线上专案调整。
3.2实现绩效考评
采购绩效指标体系包括采购计划完成及时率、采购周期、采购从启动实施采购计划直至完成采购所有流程所需耗用的时间等。通过上述数据在系统中的体现，建立子公司或部门的绩效评估体系，与采购实施过程关联，在系统中动态、持续的进行评价，正确及时反馈考评结果。
3.3实现采购需求趋势预测
采购计划是对未来计划期内采购管理活动所做的预见性的安排和部署，以确定从组织外部采购哪些产品和服务，以最好的满足企业内部的需求，而采购量与采购计划金额提供的是代表采购支出情况的数字预报。为了使这些预测的数据体现出最大价值，采购管理系统中应当建立一个趋势预测模块，建立采购需求趋势模型。以系统中存储的现有历史数据资料为基础，通过指数平滑法等定量的分析方法进行横向与纵向的对比，结合卷烟工业企业的生产经营情况及宣传促销计划，反映采购需求，市场行情的变化，形成采购计划编制的初步依据，为企业的采购决策提供支持。
四、结语
一、采购管理制度目的
加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益。
二、采购管理制度范围
本制度适用于公司所有物品(原材料、辅料、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品)或劳务(技术、服务等)的采购管理制度。
三、采购管理制度职责
3.1市场部根据销售订单编制销售计划并下发相关部门。
3.2生产部根据市场部销售计划，编制原辅材料需求清单。负责制版、模具、量板等外包产品、技术服务以及其它外协业务采购申请及计划的编制。
3.3采购部根据生产部门报送的材料需求清单，核实仓库存量，结合材料库存安全定额，编制采购计划，报经总经理批准后组织采购管理制度。
3.4办公室负责编制公司劳保、办公用品的采购和办公用品日常维修申请计划。 3.5设备工程部依据公司固定资产投资计划、设备运行状况以及生产经营需要编制设备的采购管理制度、固定资产维修以及零星维修制造所用备品备件采购计划。
3.6各物品、劳务需求部门根据需求物品或劳务的性质和权属向办公室、生产部、采购部、设备部提交申请，并经初审后交各分管副总或总经理批准。
3.7分管副总负责权限内的采购审批和超出权限的采购采购管理制度初审，总经理负责生产经营采购、固定资产购置、维修等计划的审批。
3.8财务部负责日常采购的价格审查，负责对价值10万元以上的采购组织或上报集团公司进行招标。
3.9质量部负责原材料、辅料的验收，设备部会同生产技术部负责备品备件、设备、监视和测量工具及维修等劳务的验收。
3.10各采购经办人负责索要发票、办理结算，并对发票的真实性和合法性负责。
四、采购管理制度采购作业操作规程
4.1物资采购的计划、申请与审批
4.1.1授权的请购部门根据生产计划、实际需要以及库存情况每月28日前报次月的采购计划，报分管经理审核。
4.1.2经分管副总初审后的月度采购计划报财务副总审批后执行。
4.1.3未列入月份采购计划或超出计划的临时采购申请需根据需求物品或劳务的性质和权属向办公室、生产部、采购部、设备部提交申请，并经初审后交各分管副总或总经理批准。
4.1.4对价值超过200元以上的办公用品及500元以上的配件、设备、仪器、劳务等需要由申请部门写出申请报告经分管副总签署意见报总经理审批后实施。
4.1.5采购计划或申请应列明采购物品或劳务的名称、规格型号、数量、质量技术要求、估计价值、交货日期、用途等。
4.2采购比价
4.2.1采购部门在采购前须将采购计划或申请，交财务部进行比价;在提交采购计划或申请的同时，采购部门应对新采购物品提供至少3家以上的供应商报价和联系资料，有财务部对提供的供应商(但不仅限于)进行询价或实地调查。
4.2.2价值在2万元以上的维修、服务等劳务、5万元以上的单台(套)设备的采购需召集三家以上的供应商报价，进行比价;10万元以上的设备、仪器等固定资产采购必须采取招标方式采购管理制度。
4.2.3对常用大宗原辅材料实行招标比价采购，公司根据市场行情每年至少举行2次招标，确定采购价格和供应商，一经通过招标确定价格，只能在定标价格基础上根据市场行情下调，不能上浮;如属国家政策调整等客观原因所致采购价格上涨，并且采购物资属供不应求的卖方市场，价格可以上调，但必须经过总经理办公会研究同意后才能执行
4.2.4国家明码标价垄断经营的特殊商品采购以及政府有收费标准的行政事业性服务收费不实行比价程序，物价审计只对采购物品或劳务的价格、收费标准、数量、质量的真实性进行审查。
4.2.5所有采购业务应景物价审查后方可报总经理签批报销。 4.3采购管理制度实施及物资验收
4.3.1公司的采购业务统一由采购部门负责办理，其他部门或人员不得自行采购。 4.3.2采购部门应根据生产部下达的原辅材料需用计划结合库存物资的数量编制采购计划，报分管副总批准后执行。
4.3.3采购部门根据批准的采购计划组织采购，除零星采购外，批量采购业务必须先与供货方签订采购合同，并与财务部、质量部、生产部等相关部门进行会审，采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式及经济处罚等项条款。在采购合同有效期内，若因市场行情发生较大变化时，经过总经理批准可以与供货商签订《调价协议》，并报请财务部门备案。
4.3.4采购物资运到本公司时，先由采购部门对照核对采购计划，经确认无误后开具《请验单》交质量部或设备部进行质量检验，质量部、设备部在验收条件允许的范围内组织物资检验，并出具检验报告单，检验合格的物资由保管点数入库并办理入库手续，检验不合格的物资不得办理入库。 4.4结算
4.4.1采购发票按规定能够取得增值税发票的，且在我方能够抵扣增值税的采购项目必须索取增值税发票，不能取得的，价格按扣除增值税以后执行。
4.4.2无论是现款采购还是赊购，在结算付款时均需由采购部门填开《采购付款申请单》，连同有关凭证报经财务部门审核，并经总经理批准后，出纳人员方可付款。
4.4.3财务部在对采购物品结算付款时，应当认真审核《请购单》、《采购合同》、《采购计划单》、《采购付款申请单》、《入库单》、《发票》或《收款收据》等有关单证，账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部门不得办理相关手续。
4.4.4出纳员须在接到经总经理批准的付款凭证后办理付款手续，付款时必须认真审核是否具备签章齐全的条件，对签章不全的付款凭证不得办理付款手续。
五、采购管理制度责任
5.1不按规定程序未经审批采购的，由经办部门和人员自行负责处理，已经与供方签订购销合同，导致公司因不能履约而发生的损失由经办人员全额承担。
5.2经审批的采购计划和申请，负责采购的部门和人员应在规定采购期限内采购到位，因没有人到责任不能按时采购而影响正常经营的，没发现查实一次罚款100元，给公司造成损失的按确定损失额的40%。
5.3未经比价即进行采购的，采购价格明显高于比价结果的，价格高出部分由采购人员自行承担。提交供应商报价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利;或未认真进行比价而导致采购价格明显过高;经查实后采购人员承担相应损失，损失额在5000元以上的责令其下岗。
5.4物品使用部门(车间)必须依据生产计划、生产管理实际需要，认真按照4.1.5条之规定填制购物申请单。填写不规范，导致无法确认请购物资须知信息的，采购部门有权拒绝采购。采购计划及申请必须由请购部门主管签字，无请购部门主管签字，审批人不得予以审批。对贪图省事、乱报采购计划，造成本公司流动资金使用浪费的，依照银行贷款利率的两倍标准对有关责任人处以罚款。
5.5采购部门在确保品质的前提下，必须充分考虑市场变化和库存成本等因素，制定大宗物品的采购方案，落实供货单位。并对采购物品的品质、货款结算安全负责。若因玩忽职守，造成公司经济损失的，应负相应的经济赔偿责任。特别是结算过程中产生的应收款项，有关采购人员负有无条件的清收责任。
5.6财务部必须认真履行审核监督责任，对审核把关工作不严、不及时向总经理汇报有关事情真相，并造成公司经济损失的，给予相应的经济和行政处分。
5.7验收部门必须对所有运抵本公司的采购物品，依照采购合同规定的质量要求进行质量检验。若发现品质不符时，必须及时报告采购部门(必要时直接报告总经理)处理。严禁品质不符的外购物品入库。因验收人员玩忽职守造成经济损失的，给予相应的经济和行政处分。
5.8仓库对验收部门验收合格的外购物品办理入库手续，并对入库采购物品的数量负责。若发现数量不符时，应当及时向有关部门报告(必要时直接报告总经理)，同时妥善保管该批采购物品等待处理。对仓库保管员工作马虎，未按本办法规定操作，造成入库数量短缺、超计划采购或不合格物资入库的应负经济赔偿责任。
六、采购绩效考核
6.1采购绩效评估的指标
采购人员绩效评估应以5R为核心，即适时、适质、适量、适价、适地，并用量化指标作为考核之尺度。
6.1.1时间绩效
由以下指标考核时间管理绩效：
(1)停工断料影响工时。(2)紧急采购(如空运)的费用差额。
6.1.2品质绩效
由以下指标考核品质管理绩效：
(1)进料品质合格率。(2)物料使用的不良率或退货率。
6.1.3数量绩效
由以下指标考核数量管理绩效：
(1)呆滞物料金额。 (2)呆滞处理损失金额。
(3)库存金额。 (4)库存周转率。
6.1.4价格绩效
由以下指标考核价格管理绩效： (1)实际价格与标准成本的差额。
(2)实际价格与过去移动平均价格的差额。 (3)比较使用时之价格和采购时之价格的差额。
(4)将当期采购价格与基期采购价格之比率同当期物价指数与基期物价指数之比率相互比较。
6.1.5效率指标
其他采购绩效评估指标有： (1)采购金额。
(2)采购金额占销货收入的百分比。 (3)采购部门的费用。 (4)新开发供应产商的数量。 (5)采购完成率。 (6)错误采购次数。 (7)订单处理的时间。 (8)其他指标。
6.2采购绩效评估的方式。
本公司采购人员之绩效评估方式，采用目标管理与工作表现考核相结合之方式进行。 6.2.1绩效评估说明
(1)目标管理考核占采购人员绩效评估的70%。 (2)公司的人事考核(工作表现)占绩效评估的30%。 (3)两次考核的总合即为采购人员之绩效，即： 绩效分数=目标管理考核*70%+工作表现考核*30%
6.2.2目标管理考核规定
(1)每年12月，公司制定年度目标与预算。
(2)采购部根据公司营业目标与预算，提出本部门次年度之工作目标。 (3)采购部各级人员根据部门工作目标，制定个人次年度之工作目标。 (4)采购部个人次年度之工作目标经采购部主管审核后，报人事部门存档。 (5)采购部依《目标管理卡》逐月对采购人员进行绩效评估。 (6)《目标管理卡》依个人自填、主管审核的方式进行。 6.2.3工作表现考核规定
(1)依公司有关绩效考核之方式进行，参照《员工绩效考核管理方法》。 工作表考核由直属主管每月对下属进行考核，并报上一级主管核准。 6.2.4绩效评估奖惩规定
(1)依公司有关绩效奖惩管理规定给付款绩效资金。
(2)年度考核分数80分以上的人员，次年度可晋升一至三级工资，视公司整体工资制度规划而定。
(3)拟晋升职务等级之采购人员，其年度考核分数应高于85分。 (4)年度考核分数低于60分者，应调离采购岗位。
一、本公司物资采购审计应用计算机参与管理前，物资采购审计事项及管理模式
1.审计所购材料是否有采购计划，是否与订货合同一致，是否与验收入库单相符，各项签字手续是否完备；
2.审查发票上的数据计算是否准确无误，增值税、运输发票使用的税率是否符合国家税收政策；
3.审查采购价格是否异常，是否符合当前的市场行情；
4.对经审查价格过高的材料品种手工编制“高价采购与低价采购损失情况对比分析表”，以便进一步分析处理；
5.根据“分析表”提供的涨价幅度和损失金额，进行市场调查分析，作出处理。属于市场行情变化引起的合理涨价，可以办理审计签证手续；属于不合理涨价的，通知采购主管及采购人员与供货单位交涉，进行调价处理或退货处理，属于采购人员的违纪行为，移交纪检部门进行处理；
6.办理审计签证手续；
7.汇总计算一定时期内物资采购实际价总成本、计划价总成本、价差额等；
8.手工编制材料采购审计报表，做出审计报告。
二、本公司实现计算机参与物资采购审计的必要性
1.随着市场经济的逐步健全，我公司的物资供应渠道发生了重大变化，生产所需的材料由原来的短缺经济时代转变为多渠道的市场采购，其采购价格随着供求关系的变化、进货渠道的不同以及市场行情的波动而出现较大的差异。在对材料采购价格合理性进行审核时，要求审计人员必须全面掌握各种材料的市场价格信息，而就我公司生产所需的各种材料而言，配件大到成台套设备，小到螺丝帽，有近万种，单靠人的记忆力是无法准确掌握的，是手工无法解决的问题，这就要求运用现代化的共进帮助审计人员快速、全面地掌握各种材料的价格信息。
2.在材料采购审计工作中，需要审查所购材料是否有采购计划，数量、品种、规格型号是否与进货合同一致，审查来货发票、运费结算单等结算凭证中的数据计算是否正确，需要对每个数据进行复核求证，需要做好审查记录并定期对记录中的采购信息及数据进行分析，这些工作在手工操作方式下，存在着工作量大、工作效率低、准确性差甚至出现人为的估算等问题，不能满足现代审计工作时效性的要求，必须运用计算机加以解决。
3.我们企业目前已基本构建了计算机管理办公自动化雏形，先后应用了《财务管理系统》《办公自动化管理系统》《劳资管理子系统》等一系列应用软件，已形成局域网，《远方通用物资管理系统》将为实现物资采购审计提供了必要的基础。
三、物资采购审核计算机辅助系统应具备的功能
1.账务处理功能。包括计算机采购计划、合同、出入库、库存、统计分析、核算、报表管理。
物资管理系统包括物资采购计划管理、合同管理、出入库管理、库存管理、核算、统计分析、报表管理。计划的编制通过计算机录入方式将经生产技术部确认后各生产部门年度、季度、当月生产需求采购计划输入《远方通用物资管理系统购》，通过系统自动核对现有库存量和库存高限量，通过程序设定的“计划采购数量-（库存量-库存最高限量）”自动生成物资采购计划表，然后审核人员可通过一批审核或逐一审核后产生采购计划表。这样避免了在手工操作方式下，存在着工作量大、工作效率低、准确性差等问题。
来货发票和仓库收料单上的物资名称、规格型号、数量、价格、供货单位、采购人等有关信息按照一定的数据格式录入到物资管理系统中（物资名称、规格型号只需输入物资编码就可自动显示），这项工作是取得市场价格信息的重要途径之一，也是汇总采购量、计算价差率、计算加权平均实际进价的基础，也是进行信息查询、进行价格合理性判断的基础。将月度采购计划录入计划管理的数据库中，是为了日常办理物资采购审计，自动核对计划，同时也可得到采购计划平衡表，采购计划完成情况一目了然，可及时发现工作中存在的缺陷。
汇总计算是对《物资管理系统》中贮存的数据按不同的标志进行分类汇总，如某种物资一定时期内的采购数量、实际价格、加权平均进货单价、计划价、材料价差额等。通过计算分析综合价差率可以考核材料采购成本的升降情况，评价采购过程的经济效益。通过计算分类价差率和各类物资采购量在全部采购量中所占的比重，进一步分析影响综合价差率变化的重要因素，找出物资采购审计工作的重点。按采购员、供货单位为标志进行分类汇总计算，通过价格水平的比较，可以评价采购人员的工作业绩，可以为选择可靠的供货单位提供依据。从而可避免人情采购或幕后交易，真正做到我公司一直要求的“公平、公正、公开”的采购原则。
根据《物资管理系统》中的采购审计明细账，月度分类汇总分析报表，高价采购与低价采购损失情况对比分析表，物资价格目录表等资料，从中得出结论，写出准确的审计报告，给公司主管领导传递准确的信息，以便领导层做出有效的决策。
2.信息管理功能。主要包括价格信息查询、采购计划情况执行查询、月采购情况查询、月分类采购情况查询、按供货单位查询、按采购员查询、高价采购与低价采购对比情况查询等内容。其中价格信息查询是核心内容，通过查询将近期内某种材料每次进货的价格信息进行对比，为价格审计提供可靠的依据。
3.辅助决策功能。主要包括自动核对计划；自动审查购货发票上的数计算是否正确，对采购价格的合理性进行审查分析，并自动生成“高低价格损失情况对比分析表”等功能。
四、如何利用计算机实现上述功能
1.我公司应用的《物资管理系统》基本流程设计
利用计算机进行物资采购统计、审计，内容涵盖物资需求计划制订，采购计划制作，物资出入库管理，购销合同管理，物资核算，物资分析全过程。各模块之间有机结合，通过填写日常出入库单，自动完成物资的库存管理，并提供多口径进行物资统计和审计，可自动生成企业所需的物资统计报表和审计分析报表。
系统的初始设置全部采用自定义式，出入库记账方式可自由选择，提供了计划价、先进先出、后进先出、加权平均、个别分批五种计价方式，可根据实际情况选用。对照我公司的实际情况，我们选用了加权平均的计价方式。
计划、合同管理用于对物资采购和耗用进行规划和控制，以达到满足生产，保证日常库存需要，减少盲目采购，尽量减少库存资金占用和进行合理的采购物资分配的目的。
2.如何实现计算机自动审计
计算机审计的过程就是在物资出入库工作时将采购合同号或采购计划号填入“入库类单据”中的“采购合同”、“采购计划”显示框中，按照发票明细和仓库收料表将物资代码（每个物品均有唯一的物资代码）填入相应的位置，将数量和来票金额录入，最后按“结单”按钮，不符合采购计划部分将会出现提示，可选择结单或放弃，如结单在后续的审计过程中将出现不良记录。如发票来货是成批计划，则按“计划填单”或“合同填单”按钮即可，如有差错，则不良记录也同样被记录下来。实际采购量小于计划采购量，或实际采购量大于计划采购量，屏幕上也出现提示，由出入库工作人汇报审计人员，审计人员根据具体情况做出相应的措施。
购货发票数据计算正确性的审查。某种材料在通过有无采购计划和订货合的审查后，系统要自动进行数据正确性的校验。对于发票中出现任何一种差错，系统都要给出误差金额的提示，并留下不良记录。在每录入一张“出入库单”记录后，系统还应自动计算出每种材料的计划价格总额，材料价差额和材料价差率，以便对材料的验收入库情况进行审查。如果屏幕显示的计划价格总额与验收入库单上的计划价总额不符，则说明在材料的验收方面存在错误，可能是数据计算错误，也可能是任意改变了计划单价，还可能是仓库保管员确实未收到足够数量的材料，这要由审计人员进一步调查分析处理，对于验收单上填写错误的要退回更正。对于供货方未发够货物的要追索欠发的货物。对于材料价差率太高的，审计人员要注意审查其购货价格是否合乎市场行情。
价格合理性的审查。某种材料通过了以上各种审查后，系统还要对其价格的合理性自动进行审查。以上几种审查都有严格的标准和固定的计算公式，具有确定性，从而可找出价格差异的原因。
物资管理系统在对已录入计算机的购货凭证进行自动审查的过程中，如果在采购计划、订货合同、发票数据、价格方面任何一项发现了错误，都发出相应提示信息，管理人员在查明原因并的到审计人员核准后做出相应的处理。同时，物资管理系统对相应的记录做出特殊的标记。在后续的统计报表中出现相应不良数据，以便审计人员写出正确的审计报告。每一个系统操作人员的权限均是固定的，互不干涉，不能修改其他系统管理人员所录入的数据，从而保证了数据的真实、有效性。
五、应用计算机进行物资采购审计的好处
物资采购工作工作要求审计人员善于发现问题、分析问题、解决问题，而运用计算机进行材料采购审计就是要让计算机帮助审计人员快速发现问题，然后由审计人员进行分析，加以解决，从而真正更好地服务于“阳光采购”。
1.为企业物资采购审计人员及时提供物资价格信息，使对物资采购价格的审计更加全面、有据、有力，并有效地堵塞漏洞。
2.有利于严格把握采购价格关，从而降低采购成本。
3.提高审计工作效率，节约人工费用开支。
4.实现了对库存物资的严密控制、对降低库存资金占用、减少物资浪费、规范物资管理具有显著的效果。
为解决目前采购存在的问题，实现高质量、低成本的采购，本文在深入分析原有采购管理模式的基础上，对采购管理方式进行了全面优化，增加了采购计划功能，梳理了采购申请审批流程，并通过我所实验室管理系统开发平台，以JAVA为开发语言，对设计并优化的功能全部进行代码实现，实践证明优化后的采购流程提高了我所采购效率，满足了实际应用需求。
［关键词］
采购管理；流程优化；实验室管理系统
1研究问题的提出
当前企业信息化程度日益提高，我所内部已经运行实验室管理系统，该系统的设备采购模块集成了采购申请的审批、询价比价单审批、合同的审批、付款的审批。但是采购计划的填报与、供应商管理等功能未实现集成，信息化建设还需要加强。另一方面，计量课题的研究周期越来越短，往常5年的研究周期，现如今一个课题项目从立项到验收，通常为2～3年的时间，因此采购周期也进行了缩短。同样，航天产品研发速度越来越快，以往十几年研发一型产品，现在研发周期也大大缩短。由于研制周期的降低，有时甚至要求采购周期缩短为原来周期的十分之一。我所采购流程中的采购申请审批环节通常审批时间较长，效率较低，无法满足采购周期急剧缩短的现状。
2存在的主要问题
2．1采购作业信息化覆盖面不全
随着对采购管理要求的提高，采购作业规范性要求也越来越高。原有的采购模块没有采购计划填报和询价比价单功能，实际工作中的采购计划填报和比价询价审批环节仍然通过纸质或电子表格形式进行处理，这就存在管控不规范、可能出现采购填报信息不准确、审批过程缓慢、有效信息无法保存和重复利用等问题。
2．2采购审批时间过长
我所采购流程中的采购申请审批环节通常审批时间较长，而且不区分是计划内采购还是计划外采购。该采购审批是对申请部门提交的采购信息进行初审，主要考查的是采购需求是否已经列入了年度采购计划，采购信息的内容是否符合计划要求，比如采购需求是否是在项目中列支的，预算是否在项目的规定经费中，填报的型号是否符合项目要求，采购人员进行初步询价和采购需求的核对。
3设备采购管理流程的优化措施
针对采购管理中存在的两个主要问题，对其产生的成因进行分析，我们给出了以下解决方案，促进采购管理水平不断提升。
3．1加强采购全过程的信息化和规范化
3．1．1采购全过程信息化和规范化设计
原有的采购模块没有采购计划管理功能，这就存在管控不规范、可能出现采购填报信息不准确、审批过程缓慢的问题，针对这些问题，我们在实验室管理平台上新增了采购计划填报、采购计划功能。
3．1．2采购模块信息化和规范化设计效果
首先，在实验室管理系统的采购流程中增加采购计划填报和采购计划表单。将采购计划的填报实现网上填报，流程审批结束后由采购管理员进行初步汇总。最终确定年度的采购计划。有助于企业内控及资产的合理利用，降低成本。采购计划的填报在准确性、统一性、及时性都有很大的提高，增加了归口部门的职责，对采购计划的填报进行了初审，大大提高了采购计划的准时性及准确性，为后续采购工作的开展打下了坚实的基础。其次，增加了计划内采购备选库对后续的采购申请流程优化提供了数据来源基础，不需要重复录入。
3．2优化采购申请流程
3．2．1采购申请流程设计
采购申请中约80％以上的申请是计划内采购，其他是计划外采购。因此我们把原采购流程区分为计划内和计划外两种类型。对于计划内采购流程步骤重新设计，精简冗杂的审批过程，缩短审批时间，同时计划外采购审批流程不变。由程序根据申请人选择的计划类型来判断后续流程步骤。
3．2．2优化后的采购申请流程的效果
通过此流程的优化，可减少审批的环节，避免了领导因工作忙碌或不在，而导致无法及时审批通过的情况发生，以及重复审批的过程，使采购申请平均审批周期缩短30％以上，大幅加快了审批速度。另外，对可以并行审批的部门实现会签，节省审批时间，缩短了串行审批的时间，缩短采购管理周期，提高采购效率。
4结语
本文在深入分析原有采购流程的基础上，增加了采购计划填报、采购计划、计划内采购备选库，同时优化了原有采购申请流程，把采购申请流程区分为计划内采购和计划外采购，并精简了计划内采购流程。实践证明优化后的采购管理方式使我所的采购业务工作流程更加科学、更加规范，并且大大缩短了审批时间，提高了我所采购效率和规范化，满足了实际应用需求。
作者：郭根 琚小琳 单位：北京无线电计量测试技术研究所
主要参考文献
［1］中央企业管理提升活动领导小组．企业采购管理辅导手册［M］．北京：北京教育出版社，2012．
［2］徐杰，鞠颂东．采购管理［M］．北京：机械工业出版社，2009．
关键字：物资计划；物资管理；物资采购
【中图分类号】G712
一、物资计划管理
物资计划工作是物资管理的基础性工作之一，是做好物资采购供应、控制工程成本的依据；编制物资计划应做到科学、合理、真实、准确。
物资计划包括：物资需用量计划和物资采购（申请）计划。
物资计划实行“物资总需要计划”和年度、半年、季度、月“物资计划”与“应急补充计划”相结合的管理模式。
（一）物资需用计划的编报：
1、工程部门负责编制主要物资及主要周转材料需用量计划；安质部门负责确定安全环保设施及劳保用品需用量计划；机械管理部门负责编制机械配件及油料需用量计划；班组负责编制主要物资以外的其他材料需用量计划。需用量计划应经总工审核。
2、主要物资需用计划：
（1）“主要物资总需用计划”和“单项工程总需用计划”是项目主要物资的控制依据，应由项目工程部门依据工程施工图纸、施工组织设计、施工配合比、规范及公司颁布的物耗标准（损耗率）编制。原则上应于项目开工后三个月内编制完毕；如遇设计变更，应于图纸到达十五个工作日内完成调整及通知物资部门。
（2）月（年、半年、季）主要物资需用计划和应急补充需用计划：
月（年、半年、季）主要物资需用计划是当期物资供应的依据。工程部门应按照施工进度计划安排，在前月的某日前编报；对于临时变更的工程，应提前三个工作日，编报应急补充需用计划。
3、安全环保设施及劳保用品需用量计划、机械配件及油料需用量计划及其他材料需用量计划应在前月的某日前编报。
（二）物资采购（申请）计划的编报：
1、物资采购（申请）计划应由物资部门根据相关部门提供的物资总需用计划或分期、分工号物资需用计划，将同品种物资按型号分类汇总，核减适用库存，考虑适当储备编制而成；采购（申请）计划应经财务会签、主管领导审批后组织实施。
2、对于“应急补充需用计划”，物资部门应在接受计划的当日对物资采购（申请）计划进行调整，以确保现场施工，防止库存积压。
二、物资采购管理
采购管理模式：集团公司对物资采购实行授权制和全覆盖，对于大批量主要物资实行“分级授权、集中采购、多方监督”的采购管理模式，小批量零星料可分权自购。
物资采购原则：物资采购应坚持“比质、比价、比服务”的宗旨确定供应方案，以“质量合格、服务优良、低价中标”的原则选择供应商。
民爆物品的采购按《民爆物品管理条例》和《公司民爆物品管理办法》等相关规定执行。
合格供方评价和选择：
1、对供方的调查评价由实施采购单位组织。
2、主要物资的供方评价：
（1）评价内容包括：营业执照、经营范围；产品所使用或依据的质量标准；生产条件、运输条件；产品检测机构和检测设备情况；履约情况及服务质量方面情况；产品质量管理体系及环保、安全法规和标准的执行情况。属于行政许可和强制认证的产品，应查验行政许可或强制认证证书、试验室出具的取样试验报告或具有相关资质的检测机构出具的最新产品检测报告。
（2）经评价合格的主要物资合格供方方可列入《合格供方名录》，合格供方实行动态管理，定期评价（不少于1次/年），并及时呈报上一级管理部门备存。
对供应物资存在严重质量问题而影响集团公司声誉或服务极差、不能及时履约的供方，应逐级呈报，并列入集团公司供应厂商“黑名单”，三年之内集团公司各单位均不得从这些单位实施采购。
（3）对于招标物资，符合资格审查条件的投标人均视为合格供方，其招标文件、评标资料视为评价资料，无需重复评价，可直接列入《合格供方名录》。
3、主要物资的采购应在《合格供方名录》中按照“比质、比价、比服务”的宗旨选择最终供方。
4、对于小批量现场零星用料的采购，以市场采购时的性价比较做为供方评价依据。
三、物资合同的管理
（一）采购合同的签订原则
为规避采购风险，维护企业合法权益，每批采购物资金额达20万元以上及与同一供应商预计累计采购金额超过20万元以上的或采购对工程安全、质量有重要影响的物资，均应签订书面采购合同，格式参照《工矿产品购销合同》。
集采物资采购合同履行规定评审程序和审批程序后由授权单位签订，合同文本须报指挥（经理）部等上级管理部门备案；单品种采购金额在5000万元以上采购合同须报集团公司采购管理中心办公室（物资部）备案。
（二）采购合同的内容
采购合同的签订必须符合有关法律、法规的要求，具体应包括以下内容：
（1）物资的名称、规格、型号、材质、计量单位、数量、价格，有关费用的分担及结算方式、结算银行及帐号。
（2）合理的损耗及计算方法，包装物的供应、回收及费用分担方式。
（3）供货时间、运输方式、交货地点、接货单位或提货人、验收的质量标准及验收方法。
（4）出现分歧的解决方式。
（5）双方的违约责任。
（三）合同的评审
（1）签订物资采购合同前必须履行合同评审程序。
（2）合同评审内容包括：合同条款表述的准确性、合法性，内容完整性，物资质量要求的合规性，供应时限要求的适应性，服务承诺的实现性，是否切实维护企业合法权益。
（3）对于自采物资的合同评审，应由项目主管领导组织，物资、工程、财务等部门参加评审。
四、物资运输管理
1、采购供应部门应合理组织物资运输，确保运送及时、经济，运输物资安全、无损。
2、对于需要委外运输的物资，要对承运单位进行评价，并签订运输合同，合同内容应严谨规范。
3、民爆物资运输按《民爆物品管理条例》和公司的相关规定执行。
4、危险化学品和易燃易爆物资的运输应符合国家和行业的相应规定，不具备相应条件的应委托给具有相应资质的企业开展运输业务。
五、仓库技术管理
（一）物资仓库管理的基本任务：
（1）因地制宜，合理布局，并有效利用仓库及各种仓储设施。
（2）科学地完成以物资收发、保管为中心的物资验收、进货检验和试验、入库、保管、出库、物资技术证件、单据、帐卡、计量器具、仓库安全的管理。
（3）强化服务观念，自觉遵守职业道德，为现场施工生产任务的完成和超额完成提供优质服务。
（二）仓库管理人员的基本要求：
（1）熟知仓库技术管理标准、业务流程、所管物资的性能和保管保养等知识。
（2）达到“四懂”，即懂材料名称、性能、规格和用途；懂保管保养常识；懂业务手续；懂消耗规律。
（3）具备“三会”，即会换算、会保管保养、会识别常用标志；
（4）做到“十过硬”，即收发、识料、写算、报表、保管保养、四对口、五五化、四号定位、使用度量衡、执行制度过硬。
仓库技术管理包括物资入库，物资验收，物资保管，物资发放，物资信息管理，计量器具管理，仓库安全管理等。各环节相关规定参照执行《铁路物资仓库技术管理规定》。
参考文献：
1、陈刚《铁路施工企业项目责任成本管理》[D]西南交通大学；2011年。
1采购程序管理的基本要点
为了对总承包项目中的采购过程进行有效控制，确保采购工作能够在健康的环境下开展，保证采购的工程设备、材料等满足相关规程规范和合同的要求。总承包单位应制定有关采购的规定，明确采购职责、采购部门、采购程序等关键内容。工程物资采购的基本程序包括编制采购计划、采买、催交与检验、运输与交付等环节，采购方应根据采购侧重点的不同，抓住采购过程中的主要矛盾，把握各环节的控制要点，以此实现高效的采购管理。采购过程中的管理应主要从以下几个环节入手：
1.1成立采购小组、确定采购职责总承包项目采购管理由采购经理负责，必要时可成立项目采购小组。采购小组成员一般由设计人员和项目管理人员组成。采购小组负责策划招标、评标活动，负责选定供货方名单、发送招标文件、主持评标会议、组织召开设计联络会议；主持设备出厂验收、办理支付手续；设计院财务部门负责与采购过程有关的保函、合同款等财务方面的业务。
1.2编制采购计划和采购进度计划采购计划对项目的采购工作起着指导作用，为采购工作提供质量、进度及费用控制目标等。建设前期根据项目审批、进度计划等具体情况，采购经理应组织编写设备、材料采购计划，确定采购方式、采购范围、费用和时间计划等，并报设计院审查和有关院领导批准。经确定后的采购计划是采购工作的具体的指导性文件。采购计划在实施过程中可以根据工程的进展和实际情况进行调整。采购进度计划是在采购总体计划的框架下，确定主要设备和材料采购的进度控制目标。采购进度计划也是工程总进度计划中，连接设计和施工进度计划的桥梁。因此，该计划的制定，还应结合设计和施工总进度计划综合考虑。
1.3采买对于工程的主要设备，一般应做到“货比三家”确定供应商的过程可邀请业主和监理方参与。其他次要设备和材料，总承包方一般可根据EPC总承包方内部的采购程序，自行选择从市场采购。物资采买过程中需注意以下几点。（1）采买方式的选择。对主要设备和大宗材料的采购，大多采用邀请招标或直接议标的形式；对次要设备或小型材料，可采用询价议标的方式。（2）重视招标文件和采购合同的编制。招标文件的编制是物资采购过程中的重要内容，尤其是在设备采购阶段，必须经过设计单位质量体系文件规定的三级校审。招标文件分为技术和商务两部分。技术部分由设计人员负责编制，编制内容包括设计图纸、采购说明书、请购单、设备材料规格书和数据表等。商务部分一般由采购组中的项目管理人员负责编制，主要内容包括报价表和供货基本合同条款等。商务文件在编制时，特别要明确供货商应具有的企业资质。在编写采购合同时，应注意明确各项关键条款，如设计技术要求、供货时间和方式，以及价款结算方式等，尽量避免因为合同的不明确使供求双方发生不必要的争议。（3）价格及支付方式的确定。采购过程中，总承包方应依据总承包合同中约定的价格条款来确定设备材料的采购价格，并在合同中约定清楚。切忌盲目为追求利益最大化，而脱离总承包合同条件去确定采购价格。要知道利润越高风险越大，应坚持稳扎稳打。另外，在和采购供应商签定采购合同时，对于支付条件的约定，应考虑EPC总承包合同对设备和材料的支付方法，将支付条件设定为“一切以业主的支付为前提”，以降低总承包商在采购过程中所承担的相应风险。
1.4催交与检验催交工作是指从签订采购合同开始到所采购的设备和材料抵达工程现场的过程。采购经理应根据工程特点划分催交等级，制定详细的催交计划。催交工作管理人员应根据催交计划，围绕供货商是否能够按时交货、所提供的设备和质量规格是否与合同要求相符等开展工作。如发现问题，应及时采取有效的控制措施予以纠正，以防止因为交货延期而影响整个工程进度。检验工作是采购过程中重要的质量保证环节，应由专业的检验人员负责。对于重要、关键的设备制造更应加强监督，必要时可安排人员驻厂监造。当总承包合同中有约定时，应安排业主和监理人员参加相关的检验、检测。
1.5运输与交付在采购合同中应尽量约定为设备和材料的运输由供货商负责。这样可以减少采购方的工作量，也可减少其承担的运输风险。采购方只负责落实接收货物的条件，如提供卸货场地等，做好现场设备和材料的交接工作。设备和材料进场后，应及时组织业主、设计、监理及施工方进行设备进场联合验收，对不合格的产品进行返工或退货处理。验收通过后，应形成验收档案并及时归档。
2采购档案资料的管理
一个EPC总承包项目，总承包商可能涉及到需采购的设备材料数量及种类繁多，在采购管理工作中，采购程序的管理固然重要，但采购合同、采购有关文档的有序管理也是采购管理的重点，要保证每一项设备材料的采购过程资料（包括招标/询价文件、投标文件、采购评审表、合同评审表等）和采购合同的完整性、有效性和追溯性。为工程其他环节的有序开展提供依据。（本文来自于《科技创新与应用》杂志。《科技创新与应用》杂志简介详见.）
作者：张杨单位：广东省水利电力勘测设计研究院
为规范公司及各项目部物资的采购工作，为规范采购部的部门管理行为，管理依据,管理标准,做到“非人管人，制度管人，流程做事”的管理方式，提高工作效率，降低采购成本，特制定本制度。
第二条适用范围
本制度适用于公司所有物资采购工作。
第三条权责
（1）采购部负责本制度的执行监督。
（2）采购部有权根据本制度对违反制度的人员进行处罚和提出处理意见。
（3）项目部及公司各相关部门具体执行此制度的要求。
第四条材料计划
1、材料上报：公司及项目部的所需材料均需按照标准版本上报至公司采购群，由总经理审阅批示。在无特殊批示后视为同意采购。其他形式均不认可，视为无效计划。材料上报日期按规定日期上报,不按时间节点上报材料（领导特殊批示的除外），视为无效计划。在材料相关标准不确定就上报，视为无效计划。为统一采购以节省最大成本，现将材料上报做如下规定：
2、计划类别
（1）材料总计划。
（2）月度材料计划。
（3）周材料计划。
（4）急需材料采购计划。
（5）特殊材料计划。
3、具体计划及时间节点说明
（1）材料总计划：指项目部接到工程后，项目部制作出该工程所需材料名称，数量，规格，标准，要求，做出计划，动工前10天上交采购部，采购部接到总计划后，进行材料的比对，做出市场分析，制定出材料内部计划.做出材料价格资金预算。提前寻找供应合作商，出成本表。采购部经理合理分配采购人员的对接工作。
（2）月度材料计划：每个月25号到30号，项目部根据倒排工期的情况，根据时间节点，上报次月材料需求计划给采购部，采购部根据此计划，联系供应商，制定出材料价格，同时对大型材料做到提前考察价格，核算加工周期。做出月度资金使用计划，每月1号到5号上交财务，做到有计划支付。如果项目工期短，能够在当月完成的，只需上报材料总计划，不需要上报月度计划。
（3）周材料计划：指以四天为一个周期，每个周期项目部上报近期的材料,材料上报时需按预算编制的科目编制上报需求计划。周六提交周采购计划，周日、周一完成询价并提交询价表；周二前一般材料进场,大宗材料,加工类材料, 甲定类材料, 附样品类材料,不明确类材料完成定价、采样和确定进场日期。周二提交周采购计划，周三、周四完成询价并提交询价表；周五前一般材料进场,大宗材料,加工类材料, 甲定类材料, 附样品类材料,不明确类材料完成定价、采样和确定进场日期。
（4）急需材料采购计划;指项目部施工中遇到特殊情况，需要购买的材料。项目部电话说明急需类材料的购买的具体原因，通知采购部经理、总经理，经批准以后，采购部方可进行采购,及时补报材料计划。
（5）特殊材料计划.有总经理签字特别批示的材料，按需求日期优先购进。
第五条材料采购
1、材料询价
针对材料计划，对应负责的采购员在拿到材料采购计划后，首先明确相关材料的具体型号数量和具体要求。仓库有的材料优先应用到项目中,没有的材料在与项目部确认好最终的相关要求后开始询价。本着“货比三家，物美价廉”的原则，对询价供应商数量要求至少三家以上。具体规定和要求如下：
（1）采购员在询价时，原则上可以找任何满足条件的供应商询价，但针对询价中供应商随意找人代替或者顶包，对相关责任人每次500元处罚，并承担相应责任。
（2）在询价单中，对供应商所报的价格随意增大或更改来锁定某个供应商或者谋取个人利益，对相关责任人做开除处理，并承担相关法律责任。
（3）所有采购人员不得向供应商泄露公司信息或机密，不得将物资的底价或竞争方的信息透露，一经发现，对责任人处以1000元的处罚。
（4）针对材料价值一万元以下，五千元以上或者单项过千的出具询价单由采购部经理审批同意后购买；一万元以上（含一万元）的材料出具询价单后由预算部领导核实,总经理审批同意后方可购买，询价单必须货真价实，发现弄虚作假，对责任人处以1000元罚款，采购部经理对其负责抽查落实，公司抽查。
（5）询价单针对材料，不针对个人或项目，可共享使用。针对询价单的时效性，一个月之内，在价格无变动的情况下同一种材料无需再出具询价单；
（6）针对签订合同的长期供货商，在询价时优先考虑；针对开具专票的供应商，在询价时优先考虑；针对厂家源头类供货商，询价时优先考虑。
2、材料对比
（1）材料价格确定后，数量较大的材料与预算清单材料价格对比，发现材料价格差异大或高于预算价格时，有询价单的在询价单上注明,签字时进一步说明，没询价单的要首先上报领导。
（2）材料数量较大的材料，累计数量超过预算量时，协助项目查清原因并上报领导。
3、材料采购工作
（1）样品确认。由采购员联系供应商提供多家相应样品，由项目部或者甲方确认。在样品确认后，项目部更改或取消，造成损失的由项目部负责并向总经理汇报,采购部协助退货或退至仓库。
（2）甲方指定材料。指定材料由采购部和项目部一起向总经理汇报，包括价格和付款方式等问题。在总经理批复后按相应采购流程购买。
（3）采购员在供应商样品确认后上报询价单批复，由采购员与之签订合同（公司统一版本）。合同要求保密，在合同中必须注明单价、材料型号及发票的类型和开具发票的时间，资料完善,合同的其他具体要求按公司制度执行。
（4）针对材料采购，采购员需在4天的采购周期内完成一般材料采购，未进场的，首先由采购部经理询问延迟进场的原因，并催促尽快进场，对进一步未进场的材料，每项对采购员处100元罚款，并随时间的延长进行累计。若因其他部门的原因导致采购计划落后而延误交期的，采购部门不以受到处罚； 若因其他部门申报清单出错，并没有及时变更导致采购错误的，采购部不以受到处罚；若因生产中，材料清单发生临时变更未及时给予通知导致采购错误的，采购部不以受到处罚。
（5）针对大宗材料,加工类材料, 甲定类材料, 附样品类材料,采购员需在4天的采购周期内完成材料采样,询价,结合项目部材料使用情况制定出进货时间,结点.未能按时供货的给与100元处罚,对于项目上剩余材料过多,或由于变更造成材料剩余,由项目部负责,采购部协助办理退货或退仓库手续.
（6）采购材料的价格。针对采购的材料，采购员需对材料价格负责。在审批过程中或在以后查核中明显高于现市场价20％的，一次性罚款500元；高于现市场价30％的，一次性罚款1000元；累计3次以上或此项累计罚款金额在1000元以上的对工作安排作调整。在采购过程中对价格下降做出巨大贡献的奖励100-1000元.若因生产进行中出现的突发采购计划，采购部应尽力保证以‘为公司节约成本的理念’进行采购，若在急需的采购中价格略高于市场价的，公司采购部应以实际情况考虑，不对采购人员进行惩罚。
（7）采购材料的数量。采购员需根据项目上所报计划来确定采购数量，原则上不得大于项目上所报材料的数量标准（砂石料或者砖等地材因凑车增加数量的经项目部确认同意后的除外）。在项目材料验收入库时发现数量弄虚作假，查明原因后如是采购员弄虚作假，每次处200元经济处罚，并追究相关责任；如是供应商弄虚作假，采购员首先要通知供应商本批次货物按实际到货数量结算，并根据实际情况作出部分经济处罚。
（8）采购材料的质量。采购员需根据项目要求的质量标准来确定采购质量，在项目材料验收入库时发现质量弄虚作假，以次充好，查明原因后如是采购员弄虚作假，每次处200元经济处罚，并追究相关责任；如是供应商弄虚作假，采购员首先要通知供应商退货或更换，并根据实际情况作出部分经济处罚。
（9）材料进度跟催。由供应商送货材料，加工类材料等有送货周期的材料，采购员需及时跟进，掌握送货进度，保证工地正常施工。
第六条材料入库
（1）每个项目部由公司指定具体的材料收料员，每一项材料入库必须由收料员本人验收，及时开具相应的材料入库单；收料员不在场时，由他指定相应人员临时验收入库，后期本人核实无误后开具相应的材料入库单。不能滞后采购部的单据手续工作。
（2）相关资料务必货到资料到,资料要真实有效,,对随货带去的材料相关资料（包括但不限于合格证、检验报告等）统一随材料交付材料员保管，资料不全的由收料员向采购员通知补全，后期项目部丢失的，采购部不在负责，由项目部自行解决。相关的资料一定是厂家盖章或者供应商盖章，否则视为无效资料，需重新提供。
（3）项目部对验收后的材料数量和初步的材料质量负责。收料员接到材料到货通知后,对应清单数量进行清点,发现问题做出记录,需要测量的进行测量,同时对材料表面质量进行初步检测,需要通知技术员的有技术员检测,无异议,在清单上签字或开证明,材料清单或收据上必须有章或供货商签字,否则视为无效票据,再办理入库手续,有异议的由采购员协调退货或其它方式处理,原则上后期发现材料数量不对或者损坏的情况由项目部负责，采购部协助解决。内在质量问题有采购员，项目部，供应商共同分析，协商解决。
（4）收料员根据实际收货数量和质量开具入库单，采购员根据实际验收的材料数量和质量与相关供应商结算。
（5）采购部单据按预算编制材料分类初步统计与预算量对比,做出预警,给项目及领导提供参考依据.
第七条材料账款
1、材料预付款及定金
（1）针对部分材料需要预付款的情况，采购员尽量采用预付款方式,预付款时手续要齐全(手续见财务制度),减少个人借款,却有需要通过借款的方式，在公司统一版本的借条上面需要写明钱数，借款项目部和用途（如能写清楚单价数量也要写明）。部门经理签字，财务经理签字，总经理签字。如借款金额大于或者等于十万还需要董事长签字。签字完成后交到财务部。
（2）借款需要在财务规定的时间内及时冲减，具体要求见财务部规章制度。
2、对账支付
（1）每项购买的材料应和预算编制对应由采购员详细的记录购买时间、材料数量、型号、价格、供应商名称、付款方式、是否开具发票及发票类型；采购部统计人员对相关材料对应计划按实际货单做出详细统计，做后期对账核帐使用。
（2）相关签字手续
（3）个人报销
针对由采购员个人报销的材料单据，采购员应提供相应的支付凭证，包括小票，微信截图等。其他要求需按财务部和公司相关的规章制度执行。
（4）供应商转账
针对由财务部直接转账的材料单据，采购员应根据其开具的发票准确的提供相应的收款帐号，因帐号提供错误而延迟支付的，针对情况，由供应商或者采购员承担相关责任。严禁将供应商的款项报销个人等挪用公司款项的情况出现，一经发现，每次处100元的罚款，并追究相关法律责任。其他要求需按财务部和公司相关的规章制度执行。
（5）供应商挂账
针对挂账支付的材料单据，采购员填写单据时应写明挂账单位（与开具发票单位一致，其他特殊情况需提前向财务部说明）和详细的工程名称。与公司长期合作的供应商在工地出现退货的情况时，退货单同样需附上挂账单并写明为退货，挂账金额为负数，挂账联为挂账单第3联。采购员每月与合作供应商核对账目一次，确保无漏帐，重帐，错账。其他要求需按财务部和公司相关的规章制度执行。
（6）供应商挂账付款
在挂账的供应商满足付款条件后，由供应商开具相应的收款收据，采购员在收款收据后粘贴对应的挂账单第二联，执行付款手续。付款采用少付勤付,有采购人员,或财务人员主动通知供应商方式,提高公司信用度,增加挂账额.减少不必要的手续.其他要求需按财务部和公司相关的规章制度执行。
第八条剩余物资处理
（1）项目部出现的剩余材料,数量大的由项目部向领导做出回报,同时由材料员提出退货申请,由采购人员联系供应商退货,并开具退货单,由项目部签字认可,以付.账的由供应商将货款打回财务帐户或以现金退款,具体方法按财务要求办理手续.挂账的,退货单需附上挂账单并写明为退货，挂账金额为负数，挂账联为挂账单第3联。
（2）项目部出现的剩余材料,数量较小的(能退则退),不能退货的材料,由材料员办理退库手续,与采购员一同将材料退至仓库内,按进货价的50%-70%价退出项目成本.
（3）多次能利用的材料, 由材料员办理退库手续,与采购员一同将材料退至仓库内,办理入库手续.
第九条其他工作
1、材料售后质保
在相关的材料在购买时，如灯具，机械等需在单据上注明保修期限。在保修期内由采购人员联系供应商进行维修保养；在保修期外由项目部和采购部协商解决。
2、发展定点供应商
（1）发展优质供应商，签订联营协议。
（2）尽力做到供应商直接供货到施工现场，由项目部直接验收、入库。
（3）发展联营供应商的数量和质量，坚持每月每个采购员增加一名长期合作挂账供应商,也作为采购部月度考核的重要内容。
3、合同
采购部的材料合同均采用公司同一版本，采购员在签订合同时应该注意以下几点：
（1）合同一定要注明开具发票的类型和开具发票对应的时间节点。
关键词：电力企业；工程项目；物资管理
Abstract: the material management is the electric power construction enterprise management the important content, is the whole process of construction enterprise production management in a very important part. On enterprise material management, to use and save material rationalization, improve product quality, reduce the production cost, speed up the capital turnover, improve the enterprise economic benefit and social benefit. To better meet the engineering construction need, better service to the enterprise production and management.
Keywords: electric power enterprise; Engineering project; Material management
中图分类号：F251 文献标识码：A文章编号：
前言：所谓工程项目物资管理，是指工程项目在生产过程中，对本项目所需物资的采购、使用、储备等行为进行计划、组织和控制，主要包括：物资计划制定、物资采购和物资储备等几个重要环节。
1、物资计划管理环节
物资计划的编制是工程项目物资管理的首要环节。物资计划是工程项目进行订货采购工作的依据。电力企业物资采购计划是采购活动的开始，它是根据项目工程设计图纸提出的物资需用计划，经综合平衡后编制而成。物资采购计划按物资名称、规格型号、计量单位、数量、需用时间、到货地点和主要用途编制完成后提交相关职能部门审核后交物资部门承办。
在实际生产经营过程中，编制的计划难免与实际脱节，造成有的规格型号对不上，有的在供应时间上衔接不起来，有的还没有提出申请等。为了减少损失和防止新的物资积压，应努力做好物资供应工作，在执行计划时必须抓好以下两个方面：
（1）计划执行。认真审核物资计划，发现问题应及时提出，要求调整或补充。在供应过程中必须掌握重点，按轻重缓急，统筹兼顾，做到经常平衡，灵活调度，合理分配，控制使用，避免造成供应脱节和积压浪费。
（2）定期、不定期地进行计划于实践的比较，以检查反映计划的准确程度。
2、物资采购管理环节
物资采购管理是物资管理工作的中心内容，采购工作做得如何，其好与坏直接影响着物资管理工作的效率，直接反映出企业的生产成本。因此在采购工作中应本着科学、合理、合法、合规的原则认真地抓好此环节。
（1）物资采购选择方式
物资部门收到物资需用计划后，着手物资采购准备。电力企业物资采购采取何种方式展开，视工程项目、采购金额大小的限制而定，故每个企业都有自己的规定。
一般而言，如所采购物资达不到招标条件的，采购人员可采取询价、比价、谈价等方式确定供货商和价格；对大宗、贵重、批量、专业性的物资采购采取招标、竞争性谈判等方式确定供货商和价格。招标过程中，物资部门要组织或参与招标书拟定、发出招标书、整理投标书、开标、评标、定标等系列工作。
（2）物资采购管理的原则
1.1按计划采购的原则，电力物资部门应坚持按计划采购的原则，实行采购责任制，责任到人，做到谁采购谁负责。
1.2坚持先利库后采购，直达、短距、批量采购的管理原则，以达到减少资金占用，降低库存积压，降低流通费用，控制采购成本，提高行业整体经济效益。
1.3电力物资采购还应遵守以下原则：适用、及时、齐备、经济。
（3）物资采购管理制度
物资采购管理应制订一个完善的采购管理制度，以单项物资采购金额的不同来规范物资采购人员的采购行为，做到凡事有章可循，以达到降低采购成本和防止采购人员在经济业务可能出现的不廉洁的行为。
为了减少采购中出现的问题，避免随意性，大宗材料采购（如：钢筋、水泥、电缆等）应尽可能按招标方式，招到相对优良的合格供应商，直接签订供货合同。这样做的好处有三点：一是有利于降低采购价格，只有确定了供货数量，厂商才能测算成本，确定适当的价格。二是有利于保证供应，有了合同的法律约束效力，有了集中采购的数量优势，可以避免出现断供问题。三是在一定程度上实现了“公开、公平、公正和择优”的原则，大宗材料进行招标采购，各职能部门都参与到采购活动中，明确采购管理上的责权，相互制约，相互监督，避免了采购的随意性。对于小额零星物资的采购应遵循货比三家、择优选择的原则，要做到勤跑腿、勤问询、勤思考。对于信誉好，供货能力强的供应商，也可以建立长久合作关系，适当增加采购量，赊欠货款，稳定关系。这样才能在资金紧张或突发性事件发生的时候可以随时做到电话通知配货和送货，为施工生产的连续性和稳定性节约时间。
3、采购合同管理环节
（1）采购合同必备条款
一份完整的采购合同通常由首部、正文与尾部三部分组成。
1. 1首部
采购合同的首部主要包括：合同名称、编号、签约日期、签约地点、买卖双方的名称、合同序言等。
1.2正文
合同正文是买卖双方议定的主要内容，是采购合同的必备条款，是买卖双方履行合同的基本依据。合同正文主要包括以下内容：产品名称、规格型号、产品的质量标准、产品数量和计量方法、产品的包装标准和包装物的供应与回收、运输方式、交货时间、交货地点、产品的验收方法、产品的价格、结算方法、违约责任、解决合同纠纷的方式、其他约定事项等。
1.3尾部
合同的尾部主要包括的内容有合同的份数、使用语言及效力、附件、合同的生效日期、双方的签字盖章。
（2）采购合同管理基础工作
1. 1合同签订后的日常管理工作
许多工作应该在合同签订后立刻进行，这些工作包括：建立合同管理台账，随时提供需要的合同信息，准备好所有的关键性文件等。如果这些工作没有很好地进行，那么实施效率就要大打折扣。
1.2对合同变化和变更的控制工作
合同变更的最常见的原因是没有花足够的时间来确定参数，以及没有花足够的时间来评估供应商的履约能力。出于对合同变更所带来的成本变化考虑，应该对合同变更的原因及过程仔细加以控制。
1.3合同完成后管理工作
对合同完成的处理一般分三个阶段进行：第一阶段：产品的交付或服务条款的结束（称作“完成”）；第二阶段，保证期（保修期）的结束；第三阶段，档案管理。
关键词：热电厂；采购预算；预算管理；企业经营决策；预算编制
如果热电厂采购预算超过企业计划期，就会导致热电厂的采购预算没有实际意义，出现浪费物力、财力、人力的情况。如果热电厂采购预算在企业计划期以内，就会导致热电厂计划不能顺利完成。另外，热电厂所具备和获得的资金是有限额的，因此热电厂管理人员应该对有限资金进行合理的分配，使其提高效率的同时能获取更多的经济利益。热电厂采购预算可以保证企业作业计划和战略计划顺利开展、合理分配资源、对资源分配的有效性进行保证、对企业流动成本进行监督和控制，保证企业可以正常运行，因此在热电厂发展中采购预算管理工作起着推动的作用。
1热电厂采购预算归纳
1.1热电厂预算编制流程
一般情况下，热电厂年度经营计划以业务部门中行销计划为起点，并对热电厂的年度生产计划进行确认，这一过程就是热电厂预算的编制流程。热电厂有了生产计划，才能进行生产预算工作，同时热电厂采购预算也在生产范畴内。因此热电厂采购预算主要就是为了配合企业年度生产数量和企业年度销售进行预测，对热电厂所需零件、物料、原料等成本和数量进行详细的预算，热电厂生产成本受到采购预算制约。如果热电厂采购预算过小，会影响热电厂的经济效益，如果热电厂采购预算过大，就会使热电厂占用较多的库房、资金，最终使采购预算在热电厂中失去应有的价值，因此热电厂采购预算一定要根据企业整体计划进行。
1.2热电厂采购预算的种类
采购预算在热电厂中有很多种类，种类不同的预算对热电厂发挥着不同的作用。热电厂采购预算一般分为长期和短期，而长期和短期采购预算是由热电厂计划而定。热电厂短期预算主要是对企业单位时间内某一阶段的计划进行预算，短期预算是热电厂企业经营财务对企业总体规划进行说明，同时短期预算也是热电厂的执行预算，短期预算在热电厂实现生产业务计划中起着重要的作用。热电厂采购的长期预算都是一年以上，同时热电厂长期预算是对固定市场的投资问题进行预算工作。热电厂战略性计划能否有效执行也是由长期预算准确性决定的。热电厂采购预算的范畴大致分为热电厂生产中具体的分类预算和发展的全面预算。热电厂分类预算有很多种类，对热电厂不同部门进行的预算，还有对热电厂具体运行活动的预算。热电厂的总预算也可以称为全面预算，全面预算主要是热电厂在实际生产过程中消费、交换、分配、生产等环节的经济关系，还包括热电厂服务过程中先进支出和收入、产品支出和收入的关系，热电厂的全面预算是由分类预算构成的。热电厂全面预算可以分为业务、决策、财务三种预算。首先，热电厂业务预算是对企业计划期全部经营活动进行的预算，同时热电厂业务预算包括采购预算；其次，热电厂决策预算是为投资决策项目进行编制的，决策预算的主要作用就是帮助企业管理者在决策时提供准确数据；最后，热电厂财务预算是在企业计划期中将现金支出和收入进行预算，总预算的基础就是财务预算，同时财务预算包括预计资产负债表、现金预算。
2热电厂采购预算的编制
2.1热电厂预期价格
热电厂在编制企业采购预算过程中，应该对所需物料市场的涨跌范围进行掌握，并对物料变化程度进行了解，因为个人的判断和实际物料变化情况可能存在一定差异，导致热电厂采购预算出现偏差，同时订购量和季节性的供应也会使实际采购物料的数量超过实际需求，另外，热电厂实际财务情况也会影响采购预算。由此可见，热带厂采购预算会受到很多因素的影响，因此热电厂采购预算初稿时，应该和生产管理部门和销售管理部门进行及时沟通，对采购预算初稿存在的问题进行及时修改和优化，使采购预算方案可以符合正常生产和销售活动，对采购预算方案的资金来源，采购预算管理人员应该协助热电厂财务部门一同进行。
2.2热电厂生产效率
热电厂采购预算计划会受到生产效率的影响，同时热电厂预计原材料所需数量误差值也会受到生产效率的影响，可能会出现生产所需物料数量超过热电厂采购预算物料的预期数量。如果热电厂生产效率过低，采购预算应该将多余的物料损耗率计算在原有采购预算中，只有这样才不会造成热物料预算资金过少或者过多的情况。
2.3热电厂编制采购预算的要求
在热电厂实际进行编制采购预算过程中，因为所需物料的价格不能准确预测，所以热电厂预测成本一般以标准成本代替。标准成本是根据热电厂采购资料显示的数据为依据，因此需要对制造费用、人工费用、原材料费用等成本进行精确的计算。另外，热电厂采购预算的准确性会受到实际购入价格和标准成本存在的差值所影响。
3提高采购预算质量的措施
热电厂为了使战略目标和采购预算相统一，热电厂应该积极找到科学合理的采购预算手段，热电厂管理人员应该和物资采购部门领导人员进行充分的沟通，从而使采购部门明确企业生产目标，同时采购部门应该对热电厂生产要求进行了解，对参数和假设条件的变动进行考虑，从而制订科学的资金需求和劳动力计划，同时热电厂为了处理突发事件，应该对采购预算编制适应性和灵活用，降低预算失误为热电厂带来的损失。
3.1热电厂使用合理的采购预算方式
热电厂企业运行最重要的就是现金流，同时热电厂企业发展的重要保证也是现金流，因此热电厂在编制采购预算时，应该将编制重点放在企业现金流上，而不是企业利润和收益上，同时最佳的采购预算方式是根据热电厂发展目标设定的。
3.2对采购预算绩效评价方式进行创新
为了使热电厂企业物资采购部门做出更好的采购预算报告，应该从采购部门绩效评估上入手，通过创新绩效评估制度，积极鼓励采购人员创造出更合理的采购预算。热电厂采购预算是在企业战略目标中内制订的，在制订热电厂战略目标到递交预算采购预算这一过程中，应该对采购预算不可控因素进行仔细审阅，还要对采购预算不可控因素进行研究。因此热电厂企业管理人员应该积极创建更合理的物资采购预算部门的绩效评估标准，从而促进采购预算人员的积极性、探索性、创新性。
4热电厂采购管理全过程控制措施
热电厂的高效运行受到物资采购所影响，因此要实现热电厂稳定、高效的发展，热电厂管理部门应该对物资采购采取一定管理措施，以提升热电厂的经济效率。
4.1物资采购前期控制
首先，热电厂对物资采购进行前期控制，良性的物资采购管理可以使热电厂正常稳定的运营，热电厂想要做好物资采购管理工应该做好以下措施：对热电厂内部物资实际需求进行调研。内部实际物资需求是热电厂物资采购管理的主要依据，同时热电厂运营决策也是按照企业库存物资进行制定的。因此热电厂运行决策和物资采购管理工作进行之前，应该对热电厂设备使用情况和物资库存数量进行掌握。另外，应该对热电厂库存数量进行检查，使采购物资部门对热电厂内物资全部掌握；其次，对热电厂物资市场进行调研，主要包括价格涨幅、汇率变化等。
4.2完善物资采购管理制度
热电厂想要保证正常运行，就要设置一套高效的物资采购管理制度，并对物资采购管理工作进行严格控制。物资管理工作是热电厂管理制度中最为重要的工作，因此热电厂在建立物资采购管理制度时，应该结合监管制度、人事制度、查验制度、责任制度等内容，使物资管理制度可以在各个运营环境中应用，提高热电厂物资管理水平，增加企业运行效益。
4.3加强物资采购后勤管理
想要控制物资采购人事管理和生产的各个环节，就应该加强热电厂物资采购的后勤管理工作，从而增加热电厂的运营效益。热电厂管理人员应该做好厂内物资库存盘点和物资查验工作，并对物资采购人员和管理人员进行综合培训。
5采购管理在热电厂运行中的重要性
热电厂各个部门的生产和物资采购联系十分密切，热电厂物资采购的合理性可以有效减少企业的生产成本，减少不必要的支出，增加企业经济效益。因此热电厂物资采购应该按照企业物资库存和企业财务预算进行，使物资采购可以满足热电厂生产需求。物资采购部门根据电热厂实际需求，找到低成本、高效益的物资采购目标，合理分配资源，减少热电厂物资采购成本，增加热电厂的经济效益。对热电厂正常运行和顺利生产活动起着重要作用的就是实际物资采购的数量和质量。热电厂物资采购工作不单单是确认收货、下订单等环节，还包括对热电厂所需物资进行考察，还要根据热电厂财务预算和管理目标进行物资采购工作。在实际采购过程中，物资采购管理应该对所购买物资质量和数量进行严格的审查，使其采购的物资可以满足各个部门生产运行的标准。热电厂所需物资的供应能力受到物资采购的影响，同时物资采购主要是热电厂运营做出决策的基础。热电厂内部年度和季度所需物资、突发性物资调度等情况通过物资采购计划进行总体调度。在实际热电厂物资管理过程中，物资的存储、检查、运输、购置等环节和物资采购计划息息相关。热电厂物资采购能否顺利开展，是根据热电厂物资供求需求、厂内物资采购能力、物资采购数量、厂内库存等内容进行。
6结语
关键词：企业；物资管理；问题；对策
中图分类号：F251 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）06-00-01
随着现代化企业管理，以前的企业物资管理模式不能适应市场发展，对物资进行管理是社会化大生产的需要，要想使企业在市场竞争中处于不败之地，就必须有良好的物资管理流，利用信息网络手段实现科学的管理，是决定企业经济效益大小的决定因素。
一、企业物资管理存在的问题
1.企业物资管理计划制定中存在的问题
管理的重要职能是计划职能，对未来的活动进行的预先筹划这就是计划，管理者对要实现的组织目标和应采取的行动方案作出选择和具体安排这就是计划职能。它包括计划、采购、验收、付款、供应、保管等方面，物资采购计划是首要的重要的环节，他与物资管理的其它内容互相联系互相制约，起着承上启下的作用，企业生产要想保证一定的节拍就必须要有足够的物资做保。市场经济条件下，一切以市场为中心，以满足顾客的需要作为企业组织生产目标，是企业一切工作的出发点，物资采购计划订立的是否合理，采购的物资能否满足生产的需要，是否使库存积压或短缺，计划编制就尤为重要。现阶段，企业计划的编排存在主要问题是仍然存在计划经济的模式，严重的影响了企业的资金周转，导致储备资金过大，影响企业的经济效益。
2.采购人员的素质亟待提高
现代企业管理制度下，传统的计划经济管理物资采购计划由国家统一调配统一管理已经很难适应市场经济要求，市场瞬息万变，企业生产计划要按照客户订货要求来组织生产，采购过程中合同签订的内容、数量、规格等一系列问题以及供应商的交货日期能否保证等都存在诸多的不定因素，这些都需要采购人员有良好的素质去应对，采购人员首先要有良好的技术素质，要掌握物资材料性能、功能的相关知识，其次更要有良好的抵制来自各方面的物资诱惑的能力，要有识别不符合国家法律法规要求的能力，以免给企业造成无法挽回的损失，影响企业的经济效益，这些都是现阶段物资采购管理中需要解决的问题。
3.库存管理需上台阶
管理人员对库存动态掌握的不及时，影响计划采购人员计划编制的准确性。首先，财务人员要与库管人员定期核对库存情况、账、物、卡相一致，建立库存管理制度，建立管理人员规范和管理流程，做到有章可循，加大物资管理力度，提高库存的管理水平，使库存资金降低到指标范围内，一般情况下，物资采购量=库存量+本期物资需求量-期末库存量。其次，库存物资的保管问题，对有些有色金属需要特殊的管理，定期地要做防腐防锈保养，对有些贵重金属要单独建账，加强和完善库存管理。
二、要从以下几方面做好企业的物资管理工作，做好采购计划的编制工作
物资采购计划是企业生产经营中一个重要的环节，要根据企业的生产销售计划和库存情况确定物资采购计划目标，根据生产计划目标编制采购计划。计划本身就是一个过程，为了保证计划编制内容的合理性和科学性能够满足生产需要，计划的编制必须采用科学的程序和方法。确定目标，分析环境，拟定可行性计划，重点突出，制定主要计划，可采用ABC分析法、滚动计划法、环境分析法等，使计划真正成为是为实现组织目标服务的，真正起到计划的桥梁作用，为组织和控制管理活动下良好的基础，计划工作是有秩序的，物资采购计划制定完后就要组织采购计划的实施，物资市场竞争激烈，变化复杂，不可控因素多，物资计划的难度更大，企业不但不能减少计划重视度还要加大计划的执行力度以不变的采购计划应对市场变化，维持计划的相对稳定性。
加强企业物资管理人员的队伍建设，提高职工的综合素质。一个合格的物资管理人员要认识到自己工作的重要性，明确职责，树立大局观念，把自己的工作与企业生存发展相联系，与时俱进，把好材料入库质量关，对入库的材料要索取相关的材质证书，不合格的材料坚决不予入库；把好物资储备关，以免造成库存积压和浪费，做好物资摆放工作，避免物资无序乱放。根据生产中长线物资的控制量变化及时向有关部门传递信息以便及早制定计划。企业物资管理从计划、采购、验收、供应等一系列工程计划实施情况，直接影响企业整个运营过程，对每一个管理过程节点进行监控并形成良好的运营体系，将以上各个物资管理的工作作为节点，从严控制节点入手做好产前，生产中的物资供应，是生产处于良好的运行中，保证企业连续的，节拍式的生产，减少不必要的等待时间，降低企业成本，加速资金周转有着十分重要的作用。建立良好的网络管理系统使物资管理跟上时代的步伐，物资管理工作是企业管理工作的一项重要内容，它的最根本的职能就是保证供应，所以建立良好的网络管理系统，能及时了解物资供应市场动态信息，掌握库存变化，急生产之所急，保证生产供应，节约人力、物力，降低采购成本，是使企业总成本降低，合理利用和节约库存资金，提高企业物资管理水平，使企业物资管理跟上时代步伐，是实现企业效益最大化的重要手段。
加强企业物资管理是提高企业经济效益的直接途径，企业既是生产过程和创造产品的过程，同时也是物资消耗的过程，提高物资计划管理的质量，保证物资采购供应计划按照目标实施，是企业生产正常进行的物质保证，是提高企业竞争核心力的要求，是树立企业形象的要求，要打造一个现代化的企业就必需要有一支不受任何外界干扰的强大的物资供应的队伍做坚实的保证，所以在市场调控的经济制度下，企业的物资管理工作对提高企业的效益就更凸现出其重要性，我们必须下大力气做好做实这项工作，为实现企业不断提升管理水平努力工作。
参考文献：
[1]闫丽娟.新时期企业物资管理之我见[J].China's Foreign Trade,2012(12).
关键词：纺机企业 集中采购 探讨
集中采购，是目前国内外众多大型企业实施的一项基本管理制度，包括我们集团公司，同时该管理制度也在各国政府部门的一些领域实施。经过诸多实践证明，集中采购可以在很大程度上降低企业采购成本。纺机企业若实施集中采购模式，可以使纺机企业资源做到资源共享，可以降低企业总采购成本，收到预期效果。
1纺机企业集中采购的方向
纺机企业应用集中采购模式过程中，应始终认真执行集中采购管理制度。为了进一步提高集中采购，降低企业成本资金，在采购过程中首先需要加强的就是运用信息化技术手段。目前，大多数的纺机企业已经建立了自己的ERP，也就是企业资源计划系统（Enterprise Resource Planning），战略采购部门应实时对企业的采购情况进行动态监视，这样就可以及时掌握企业库存情况，尽可能减少由于库存不足采取应急采购带来的不必要的损失。纺机企业应该充分发挥采购平台的功能和作用，企业可以自行采购，但是采购价格要严格按照采购部的平台指导价格进行采购，经过长期的实践证明，平台类物资可以较为明显的降低企业采购成本。我们集团公司的“兵器网上超市”就应用的相当成功，但现在还仅限应用于办公电子设备。
纺机企业的采购人员不能局限于相同的采购岗位工作，要熟练掌握不同采购岗位的工作，定期或者是不定期的互换采购工作人员的角色，保证采购过程的透明性、阳光性。这不仅可以体现对采购工作人员的监督，同时还提高了企业的经济效益。除此之外，纺机企业还要注重提高纺机企业采购人员的基本素质和专业素养，使采购人员的谈判能力得到提高。
2纺机企业集中采购的特点
目前供方的不同体制，以及市场经济灵活的销售方法等因素考验着每一位纺机企业采购业务员。计划变动大大增加了市场经济采购的难度，集中采购模式应运而生，降低了采购综合成本，其特点如下：
2.1适应计划变动，零库存的采购
纺机企业采购部门经常会遇到物资需求计划变动频繁的实际问题，通常采购回来的物资成了积压库存，却没有采购回来市场需求大的物资。部分企业把计划变动的压力转嫁到供方，让供应商多储存货物，按照企业实际需求发货。有的企业是为供方设立库房，企业领用多少，供方就开多少进项票，在资金上实现零库存。但是实际情况下，物资采购需要时间，物品生产制造需要周期，物资零库存与纺机制造企业的实际情况是不相符合的。因此，纺机企业是没有办法真正实现物资零库存的。科学合理的实物库存可以使产品生产节拍得到一定的缓解，满足生产计划的变动，资金零库存则符合企业降低资金占用的要求。
2.2计划与采购和供方选择之间的关系
实际工作中要注意分开计划与采购的工作，保证采购工作人员可以投入更多的精力到业务谈判工作中去，而不是在应对计划变更上花费更多的心思。为保证采购工作的公平性、透明性，要简化采购动作，实现采购角色的互换化。采购工作人员要摒弃传统计划经济下的一些需要改进的业务习惯，保证对企业的忠诚。为采购工作人员建立业绩档案，对业绩优秀的采购工作人员给予物质上的奖励。战略采购的工作之一就是优化供方，加强管理、优化供应商，帮助供应商分析企业成本，实现从供需关系到互存关系的转变。采购部门执行具体的业务，但是工作必须在战略采购规定的工作范围内。战略采购指导着采购工作的正常进行，需要注意的一点是，战略采购相对于采购而言，战略采购对纺机企业成本影响更大。
3纺机企业集中采购的模式
3.1集中采购的方法
目前，集中采购方法分为两种：第一种，企业自行采购，由总部监控每一种物资的采购价格；第二种，总部战略采购部门由上游供方完成采购后再销售给各企业。第一种方法不能完全控制采购的实施过程，仅仅局限于对价格把关，企业在实施过程中可能会因为各种各样的原因不能按照原有计划完成采购任务。可见，第二种方法更好，执行力更强，对推行集中采购制度是十分有利的，但是第二种方法总部战略采购部门工作压力相对于第一种而言，会更重。由只控制价格的方法，改变为集中采购管理平台类物资。
3.2集中采购的品种
纺机企业属于机械制造企业，都是由装配、设计、计划、工艺、生产制造等组合而成，每一个纺机企业的生产工艺流程相差无几。主要采购品种组成包括有色金属、机电、钢材、纺机专件以及进口电气等。经过多重考虑，集中采购的品种基本确定在纺机专件、进口件、木箱、机电、钢材以及轴承等种类上。上述物资的采购资金在企业总采购资金中占有很大的比重。通常情况下，机械制造采购资金达到企业销售额的60%―70%，可以说控制住采购金额大、采购量大的物资也就基本控制了纺机企业的成本。
3.3集中采购与供方和企业的沟通
第一，集中采购的供方主要是纺机企业之前的老供方，同时注重新供方的引进，逐渐形成以集中采购特色为核心的供方群体。按照相同物资不同供方的原则进行采购，主要对供方的成本、价格以及实际供货能力进行综合分析比较，选择实际供货能力强、成本、价格优惠的供方，最大程度上防止有市无价或者是有价无市现象的产生。
第二，集中采购的供方应该严格按照需方公司总部战略采购的计划执行，及时为纺机企业发货，并为纺机企业做好售后服务。下属企业严格按照需方公司总部战略采购物资需求计划，接收集中采购物资，办理集中采购物资的资金挂账付款工作。
除此之外，为减少供方的进项票与实际到货的物资存在的差异，纺机战略采购部门应该要求供方寄出的发票上附带企业的到货确认签收单，每一个纺机企业按照到货确认单完成总部的发票的接收工作，使实际业务工作中资金与物流的对应问题得到很好的解决，不仅掌握下属企业的到货入库数量，同时对应供方进项发票的数量无差异。
参考文献：
[1]杨晓忠，谌缨.纺机企业集中采购模式的探讨[J].机械管理开发，2007（5）.
【关键词】物资；环节；重要
【中图分类号】F407，61
【文献标识码】A
【文章编号】1672—5158（2012）10-0390-01
一、物资计划管理环节
物资计划的编制是企业物资管理的首要环节。物资计划是企业进行订货采购工作和组织企业内部物资供应工作的依据。目前，综合物资、生产、财务等各部门的信息进行物资计划编制，由物资部门监督计划落实的物资计划管理模式已经被越来越多的企业所采用。
在计划经济时期，物资计划的编制主要是以国家下达的产量为依据，物资的采购、使用和储备都是以满足产量为标准。今天，瞬息万变的市场对企业物资计划的编制提出了更高的要求，综合企业内部各部门的信息进行物资计划编制，可以使计划更精准、更科学、更具可操作性。在计划制订之初，物资部门组织人员对物资市场进行调研，深入了解物资行情，掌握第一手的价格资讯；生产部门则根据生产能力、预期产量、用户需求、发展储备等因素，估算所需物资的数量、种类，提报物资需求清单；财务部门则负责提供流动资金的详细信息，以资金净流量约束物资计划的规模。企业在通过计算机系统综合处理各部门所提供信息的基础上，统筹安排企业的物资采购、使用、储藏等行为，编制科学、合理的物资计划。而且，计划制订之后，由物资部门担负计划落实及监督的任务，通过定期的物资供应例会等形式，对物资计划的执行进行监督，发现问题及时解决。物资计划管理不但是其他物资管理环节的重要前提，也是有效避免物资浪费的重要保证。例如，施工企业在物资计划管理方面狠下功夫后，在工程招标阶段，物资部门就组织材料人员对当地的市场行情和资源状况进行调研，评估项目所需的材料数量和种类；中标后工程计划部门立即对单项工程、分布施工量进行预算分割，财务部门则根据预算分割控制各项费用的支出；经过多部门的协调合作，结果使企业所制订的物资计划既切实可行又达到了控制成本的目的。
二、物资采购管理环节
物资采购是企业资金支出的关口，能不能把好这个关口是企业成本控制的关键。为此，实行比价、限价和定价采购制度为核心的物资采购管理便成为当前企业物资采购的主流模式。
比价采购，指的是在采购物资过程中实行的一种以综合比对为主要手段的物资采购管理制度，其中，物资的供应质量和价格、采购的中间费用、售后服务、供货商的信誉及货款的承付方式等是采购对比的要素。简单而言，就是“同种物资比质量，同等质量比价格，同样价格比服务，同等服务比信誉，先比后买”，其实质就是通过对各要素进行综合比对，实现“物美价廉”的目标。企业实行比价采购，不但可以使物资市场的竞争更加活跃，使物资的性价比不断提升，还在无形之中拓展了企业的物资来源渠道。限价采购和定价采购是比价采购的一种延伸，在特定的情况下能够发挥更加积极的作用。当企业采购的物资品种繁杂、零星采购次数频繁、物资采购难以形成大规模的情况下，可以由企业物资部门在深入调查物资市场行情的基础上，拟定和公布企业所能接受的物资价格上限或具体数额，实行限价采购或定价采购。科学合理的物资采购计划加上严格的物资采购过程控制，可以使企业有效节省开支，为赢取更丰厚的利润打下坚实基础。随着比价采购、限价采购、定价采购等采购方式的普及。企业的运用程度将日渐熟练，这样可以从根本上解决盲目采购、无计划采购、多头采购等问题，可以最大限度地改善企业成本支出状况，这种物资采购管理模式必将在实践中更加完善。
三、物资使用管理环节
物资使用主要是指物资的配送及消耗。现代企业物资使用管理，重点突出了配送方式的灵活性、多样性和物资消耗的控制力度。统一进货、集中存放、定点发放材料的配送方式，在过去被大部分企业所认可，相信很多企业对材料员到库房排队领料的场面都不会陌生。这种管理模式由于缺少弹性，在材料搬运、等待领料等环节造成了许多浪费。今天，企业的物资配送更趋向灵活，“即时配送”、“准时配送”、“变领料为送料”等新方式、新观念逐渐被企业所接受。比如，有些施工企业就很善于使用“多批次、少批量”的配送方式，根据各施工阶段的要求统筹安排配送计划，从而提高了材料的配送效率。事实上，在配送方式的选择上并没有固定的规则，企业要遵循的是方便、高效的原则，并结合本企业的特点和实际工作情况，制定最适合于本企业的物资配送计划。
生产过程中的物资消耗量是控制企业生产成本的决定因素，目前，企业已经将物资消耗控制作为管理的重点。一般来说，在物资计划中企业都会制订比较科学、合理的物资消耗定额，然而，在物资计划实施的过程当中，物资消耗定额沦为“摆设”的现象却并不少见。为什么会出现这种状况呢？应当说，企业对物资消耗的监控力度不够是主要原因之一。现代企业应该对物资的消耗建立起一套行之有效的监控系统，比如可以利用计算机系统对生产过程中的物资消耗量进行详细记录、分析、比对，通过监控将超额情况及时反馈到管理层，尽早查明超额原因，最大限度地降低物资消耗环节出现浪费现象的几率。
四、物资储备管理环节
过去，对于许多企业来说，物资储备是保障生产经营正常进行的必要手段。现在，这种方式正在发生变化，现代物资储备管理要求企业在满足现实生产需求和扩大再生产需求的情况下，尽可能地降低库存，减少资金占用。在计划经济年代，“物资储备越多越好”的观念曾经占据物资储备管理的主流地位，很多企业简单地将“生产能力”和“仓储量”画上等号。在物资相对紧缺的计划经济时期，充足的物资储备为扩大再生产提供了动力和保障。但是，在市场经济条件下，很多企业发现，生产物资的积压使企业承担了巨额的仓储费用，而且无限量地购买物资使企业的资金周转日益艰难，超额的物资储备让众多企业背上了沉重的“包袱”。
