时间：2024-04-03 10:56:57
随着我国教育体制的不断改革与深化，高等院校办学规模也在逐渐扩大，二级学校的有效建立并进行二级管理模式成为了如今大部分高等院校发展的必然趋势。结合不同学科具有的特性，将一些学科进行有效的结合，并建立二级学校，逐渐实现学科之间进行的优势互补，提升学校内部的教学水平，推动学校内部资源的优化配置，最终实现教学的最大价值。该文主要研究探讨的是二级学校内部具体的档案管理模式。
1 高校二级学院建立档案管理存在的重要问题
高校实行两级管理这一有效的管理模还没有较多的经验，发展的时间比较短，二级学院内部具体的管理工作仍然存在很多的问题需要不断的改善，其中包括档案管理相关的工作，以下主要讲述了二级学院内部档案管理存在的几点重要问题。
1.1 不重视档案管理的相关工作，缺乏档案意识
一般情况下，二级院校普遍都是在原有学校的基础之上进行建设，并处于教学重要的第一线，管理水平比较高，但是对于档案管理相关的工作并没有得到足够的重视。无论是学校的上级领导还是一些从事日常教学的普通教职工来说，都非常重视教学以及学科科研工作具有的重要作用，但是却忽视了对一些工作中经常使用的档案资料具体的管理工作，并且，平时不会特意的收集各种教学的档案资料，只是简单的认为对教学材料进行的档案管理工作只不过是进行适当的整理或者是对资料进行装订，将所有档案管理相关的工作内容看成是自己没有必要承担的额外工作，只是遇到上级领导进行定期检查的时候，组织临时突击，简单的应付各种检查，实际的管理工作存在较大的漏洞。另一方面，存在部分教师对于档案收集整体以及归档等工作存在非常严重的抵触心理。部分教师认为一些非常重要的教学成果都属于自己的劳动成果，只能自己进行保管，不愿意上交到院校内部的档案部门，还存在部分教师为了能够更加方便的进行查阅，将一些资料据为己有，这些教师的行为都为如今的档案管理工作添加了更大的困难。
1.2 缺乏准确的规章制度
二级学院内部的档案管理起步比较晚，在工作的过程中经常忽视程序化以及规范化具有的重要作用，只是非常习惯的进行一些个案的处理工作，按照自身拥有的工作经验完成管理工作，并没有比较准确的规章制度或者是规范档案管理的实施细则。第一，没有明确的界限。部分二级学校内部的文件资源逐渐开始被列入到档案室中，依然存在大量的档案资料仍然没有被列入到档案室中，这就导致大量有价值的资源没有得到及时的收集与整体，只是非常随意的乱放，无法实现集中管理。第二，管理工作不够细致。一些已经收集的档案资料仍然没有得到有效的保管，管理工作非常的混乱，所有的档案资料都混乱的存放在一起，无法实现即时的查找，同时很可能会导致重要的档案资料丢失。第三，没有明确具体的职责分配。部分二级学校内部虽然配备了相应的管理工作人员，同时由相应的领导负责管理，但是具体的管理职责还没有进行明确的分工。
1.3 档案管理相关的工作人员自身的综合素质并不高
二级学院内部受到编制等问题的影响，大部分都没有设立非常专业的档案管理工作人员，一般情况下都是由学校内部的教学秘书负责。二级学校重要的信息中心就是教学秘书，起到了对信息进行上传下达的重要作用，成为了交流的重要桥梁。由学校内部的教学秘书担任具体的档案管理工作，虽然有利于学校内部档案管理相关的工作，但是，教学秘书只是将档案管理相关工作作为自己的兼职，自身缺乏较强的档案管理意识同时没有经过比较专业集中的业务训练，对于档案管理需要掌握的一些归档范围、归档的基本元素以及相关的规程序都没有准确的了解，并且，学校缺乏对兼职档案管理进行的专业培训以及专业指导，这些现象都会导致最后的档案管理相关工作非常的混乱，没有准确的工作原则。另一方面，二级院校内部的管理工作涉及到了学校内部运转的整个过程，包含的内容非常的复杂，拥有较大的工作量，这就必然需要教学秘书在完成了自己的本职工作以后，继续承担一些档案的管理工作，工作量非常大，整理的内容非常的复杂，这就会导致档案管理的相关工作会出现较多的失误，教学秘书繁重的工作任务，也可能会导致一些非常重要的材料得不到及时的收集与管理，甚至会出现流失的情况，档案管理工作的质量非常差，并且没有比较规范的管理准则，使档案管理工作并不完整。
1.4 特色得不到有效的突出
目前，大部分二级院校内部的档案管理工作大多都是一些学校制定的各种文件，或者是学生上交的毕业论文，档案收集的内容都是相同的，并且，没有太大的使用价值，这将会直接影响二级学院内部开展具体的档案管理工作。二级院校内部的档案管理工作与学校内部的档案管理存在一定的差异，二级学院比较注重的是本学院学生具有的特色，并突出学科专业具有的特色以及优势，具体的档案资料需要充分的反映院校内进行建设的最大成就。这就需要建立一些对学生进行人才培养过程中保留的具有较高价值的档案，以及一些重点学科建立的各种档案资料，突出研究成果具有的重要意义。但是目前二级院校内部的档案管理相关工作仍然没有自身的特色进行突出，没有比较完善的收集工作。
2 建立二级学院内部档案管理模式的有效措施
想要解决二级学院内部存在的各种档案管理的问题，需要及时建立比较完善的管理模式，结合目前大部分二级学院具体的档案管理现状，对完善档案管理模式提出了几点有效的措施。
2.1 加强档案意识，对管理工作进行有效的规范
加强对各种档案管理工作以及相关法律内容的宣传以及推广，对于一些从事兼职档案管理的相关工作人员组织进行定期的培训或者是专业的指导，有效的提升档案管理相关工作人员自身的综合素质。开办一些档案管理的讲座活动，提升二级院校上级领导以及普通教职工自身具有的档案意识，将档案管理具体的思想内容逐渐贯穿到所有工作细节中。档案主要是根据文件资料逐渐演化而成，如果没有一些重要的有价值的文件资料也不会产生相应的档案管理工作。只有建立科学有效的管理体制，培养工作人员拥有较强的档案意识，才能完成比较完善的档案工作。这就需要对二级学院内部的档案管理工作进行一定的规范，并将档案与管理相互结合，实现档案的有效管理。
2.2 进行统一指导，并逐渐完善各种规章制度
二级院校内部具体的档案管理工作具有较强的双重性，其中，一方面，二级学院属于学校内部的下属部门，具体的档案工作也只是整个学校档案管理工作中非常重要的一部分，一些重要的档案资料需要被列入到学校内部的档案资料中，需要二级学校具体的管理工作人员做好编制工作并将重要的内容进行移交。另一方面，所有的二级学院都属于比较独立的教学单位，具体的档案管理工作人员将会受到二级学校内部的直接管理，但是，具体的工作业务仍然会受到高校档案部门及时的监督以及管理。如今，颁布的一些宪法以及规范都为高校内部的档案工作进行了恰当的分类，并为管理工作提供了一定的法律依据，因此，二级学院具体的档案管理工作需要结合高校内部制定的档案管理相关规定，并充分结合自身具有的特点，制定属于自己的特色的档案管理制度。对档案管理中具体的收集、整理以及移交等工作进行科学合理的规范。具有制度化的管理是所有二级学院档案管理相关工作的关键内容，只有拥有比较完善的制度以及规范才能有效的避免档案管理出现混乱，保证档案管理有条不紊的顺利完成。
2.3 发挥自身具有的特色
在档案管理具体的工作中，二级学院需要充分突出自身具有的特点，并发挥最大的价值。首先，反应二级院校具体发展情况的相关资料都是通过二级学院本身完成管理工作，材料的具体内容并没有对高校进行档案归档发挥一定的价值，但是却充分的体现了二级学院资深具体的发展情况以及工作的具体进度等，彰显了二级学院发展壮大的整个变化过程，这些档案资料对于二级学院来说具有非常重要的价值。其次，二级学校内部的学科或者是专业存在较大的差异，这也直接决定了档案管理工作上存在较大的差异。因此，档案管理相关的工作需要突出特色。
2.4 实现网络化的管理
利用先进的网络技术手段，在学校档案管理以及二级学校内部档案管理建立有效的信息交流桥梁，并在各个档案管理部门中建立有效的信息交流平台，实现网络化的管理工作，这也是探索二级学院内部档案管理工作的新的方向。首先，利用先进的网络技术完成二级院校与高校内部之间的协调工作，严格监督档案管理的建设工作，避免出现任何的重复建设，减少资源的浪费。其次，利用网络系统实现二级学校对高校内部具体文件或者是档案资料的接收工作，还可以利用网络建立电子材料并上交到学校档案中。这种网络化的管理提高了档案管理相关工作的工作效率，同时有效的提升了工作的质量，充分发挥了网络具有的重要作用，提升整个档案管理的水平。
关键词：高校；管理改革；档案工作
深化二级管理改革，是高校深入贯彻落实科学发展观和《国家中长期教育改革和发展规划纲要》精神，构建中国特色现代大学制度的客观要求，也是进一步构建“科学合理、充满活力、富有效率、更加开放”的二级管理体制及其运行机制的现实需要。进一步理清校院两级管理职责，增强学院办学主体地位，构建与现代大学相适应的的档案管理体制及其运行机制，对于加快建设特色高水平大学，具有十分重要的现实意义。
一、二级管理体制下档案管理的特点
1.二级档案管理归档范围缩窄化
二级档案内容是学校一级档案内容的一个缩影。二级学院一般只涉及单一学院的教师和学生，其内容包括教学计划、科研成果、学生管理等方面，二级管理部门涉及的业务也相对单一，覆盖数量相对较少，是各二级单位改革发展的重要参考资料，但是，无论从数量还是范围来说，相对学校层级的一级档案的内容还是减少了很多。
2.二级档案管理保管期限缩短化
按照《高等学校档案工作规范》，根据档案的价值决定其保管期限，哪些是永久，哪些是长期，哪些是短期，对于永久保存的档案要及时移交；为了便于查询使用，一般情况下，各高校要求在第二年的上半年移交二级档案，即，将原件或重要资料移交学校一级档案馆（室）存档，复印件则由二级单位自主保管。较之学校层面的一级档案而言，二级档案保管的期限相对缩短了很多。
二、二级管理体制下档案管理的要求
1.建立二级档案归档的前移机制
档案收集、整理、移交到归档，是一个连续的系列过程。从对二级档案的移交过程来看，经常存在移交不及时、档案丢失等情况。针对这种情况，学校一级档案部门应该建立完善的归档迁移机制，将明确列入归档范围内的重要资料，在二级部门档案形成时期就由一级档案管理人员提前介入，进行业务指导工作，甚至贯穿于指导整个收集整理过程，使得归档文件完整无缺，提高归档文件质量，便于长久保存和提供查询使用。
2.加强二级档案人员的业务培训
从目前高校档案工作的实际来看，绝大多数高校二级部门都存在着档案收集不完整、管理不规范、归档机制不健全、管理人员责任不明确等现状，往往容易造成重要文件材料重复归档、漏归档甚至不归档的现象。因此从学校层面来讲，加强对二级单位档案工作的指导和对人员的业务培训势在必行。在日常工作中，除了进行基本的档案管理技能的业务培训外，还应该有针对性的对不同的教学院部、管理部门进行分门别类的业务指导。才能从源头上杜绝二级档案移交归档是产生的各类不规范的现象。
3.提高二级档案管理的信息化水平
高校作为科学发展的前沿阵地，校园网的建设已经几乎覆盖了各个高校，相对而言，信息化的教学、科研、管理服务已经趋于日渐完善和成熟的过程，信息化的高速发展导致高校各项活动的记录发生于网络数字化环境中，在这个进程中，档案信息化建设也呈现出势不可挡的发展趋势，大部分重要文件资源、档案信息都将以纸质和数字形式并存发展已经成为档案管理技术发展的方向。与传统的纸质档案相比，各类电子档案的整理、查询、利用都显现出更加便捷方便的优越性。从这个意义出发，利用高效便捷的信息化技术管理二级档案，势必有利于节约二级档案管理成本、提高的管理效率。
三、二级管理体制下档案管理的建议
1.加强二级档案管理的宣传力度
强化档案意识，加大宣传力度是加强各二级管理部门档案工作的前提。应当通过档案工作必要性和重要性的大力，提高管理人员的档案意识、培养责任心。要广泛通过会议、宣传栏、培训班、校园网络等各种途径宣传档案工作、普及档案法律法规知识，以此获得公众对档案工作的支持，树立档案良好形象。目前，大部分二级单位的档案管理者是兼职工作人员，在从事本职专业工作的同时承担着本部门的档案整理工作，应该在日常的业务工作中，形成一套收集、整理、归纳档案的有效工作程序，有针对性的便捷的在繁复的日常工作中把档案工作做好做实。同时，身为档案管理者，有必要积极宣传、普及档案工作的重要性。
2.增强二级档案管理的保密意识
保密工作重于泰山，档案保密工作作为档案管理工作中的一项重要内容，其重要性也不言而喻。高校二级档案是在工作中形成的最原始的真实材料，涉及学校教学、科研、管理、学生工作等各方面内容，如何甄别其是否属于保密范畴以及如何对有价值的资料进行筛选归档就成为很现实的问题。根据档案工作的特殊性，形成对口层级管理、逐级落实的模式，针对二级部门档案的内容，工作人员要从中找到保密工作与档案工作的契合点，一方面避免出现保密与档案业务工作“两张皮”的现象，另一方面，避免出现档案工作和保密工作各管一摊的“脱节”现象。只有真正确保将有保密意义、有利用价值的档案进行整理归档，才能把档案的保密工作真正落实到实处。（作者单位：广西财经学院）
参考文献
[1]蒋娟.高校二级管理体制下档案工作思考[J].重庆教育学院学报，2010，11（6）112-114.
[2]童晓风.浅谈高等学校院（系）级的档案管理[J].浙江海洋学院学报（人文科学版），2002，9：83-85.
一、指导思想和工作目标
以科学发展观为指导，以《档案法》、《高等学校档案管理办法》和《湖北省档案管理条例》等为法律依据，把档案达标升级工作与学校干部能力作风建设年活动紧密结合起来，进一步提高全校档案意识和专兼职人员的档案业务能力和素质，建立健全档案工作规章制度，理顺体制机制，夯实基础，对照标准，狠抓薄弱环节，积极争取省市档案局指导和支持，虚心请教，多方取经，力争在底前实现aa级档案工作规范管理达标；然后再用2-3年的时间实现aaa级达标，从而实现我校档案工作的高起点跨越式发展目标。
二、aa级达标工作的实施步骤和主要任务
严格对照《高等学校档案管理办法》和达标升级标准，实事求是地分析我校档案工作的现状与实际，针对存在的薄弱环节，我校aa级达标工作原则上按照以下具体步骤组织实施：
（一）加大档案材料的收集力度，进一步丰富馆藏，大幅度提高馆藏数量。
1、原拟设档案分室的教务处、继教学院等单位和部门，除12个二级学院和理工学院外，现一律视作档案集中统一管理体制下的立卷归档单位部门，对过去所保存档案中的凡属学校立卷归档范围的材料要全部重新整理并移交进馆。
2、科研处所保存的科研档案材料，按项目结题原则进行立卷归档，凡已结题的科研项目档案材料要全部整理并移交进馆。
3、对各二级学院成立前后所形成的属于应归档范围的五类档案材料，尤其是历届毕业生学籍卡片、成绩总表、学位照及毕业集体照等要抓紧催交，要在本年度二级学院档案检查验收中完成整理并移交进馆。
4、组织机关各职能部门对－五年间形成的应归档文件材料进行一次全面清理和移交，以弥补已上架的这几年档案类目和材料的不全。
5、完成已收集进馆的零散文件材料的立卷归档工作。
责任人：材料收集整理组，张本琴负责督促指导，馆内其他同志和全校专兼职档案员配合执行。完成时间：本学期寒假之前。
（二）加大档案整理力度，进一步提高档案整理业务质量，使已上架的近5年档案案卷达到整理规范要求。
1、按照试行“三合一制度”，区分类目、保存价值和保存期限，对新补进馆的文书档案材料进行规范化立卷归档，与原已上架的相关案卷重新整合，重新排架，编制检索工具。
责任人：材料收集整理组、相关部门兼职档案员、学工助理配合，鉴定与督导组参与。完成时间：12月－5月。
2、按照各类专业档案整理规范要求，完成对已进馆的基建档案、会计档案、科研档案和声像档案的规范整理立卷，编制检索工具。
责任人：材料收集整理组，鉴定与督导组参与。完成时间：5月之前。
3、组织力量补充编写至今的每年馆藏档案全宗说明（全宗介绍），会同校办补充整理襄樊学院合并组建以来每年大事记。
责任人：档案编研组，鉴定与督导组参与。完成时间：6月。
4、完成档案工作文件制度修订制订，汇编成册，印发全校。
责任人：档案编研组，完成时间：上半年。
5、会同组织人事部门做好副处副高以上干部教师档案整理备检工作。
责任人：胡鹏飞、唐甜甜，完成时间：10月之前。
（三）启动电子扫描和计算机著录工作，以招投标方式引进市场专业公司，把近5年产生的适宜永久保存的文书档案案卷目录和卷内目录录入档案管理软件系统，并对部分纸质档案进行数字化处理，有选择地实现档案信息网络化。
责任人：电子著录组，各单位各部门档案员和学工助理等配合，完成时间：10月之前。
三、aa级达标的相关准备工作
（一）将档案aa达标工作作为重要工作，列入学校党政工作要点，提高档案工作在年度目标责任考核中的分值权重。
（二）成立学校档案达标升级工作领导小组，其成员如下：
组长：
副组长：
成员：档案馆、网络中心负责人，各单位各部门分管领导，达标工作督导员。
领导小组下设办公室和工作专班，负责组织实施达标升级的具体工作。
办公室主任：
（三）调整和确定档案工作网络，重新明确各单位部门分管领导和专兼职档案员。并按照国家有关档案法规，出台相关政策，让条件允许的二级学院设置档案员专岗，兼职从事资料员工作，可参加档案系列职称评聘，享受相关待遇。学校机关相关职能部门可视岗位工作实际情况设置档案员专岗，以利调动其工作积极性。
（四）适时召开全校档案规范管理达标升级工作动员会。
（五）以引进和调配方式为档案馆增加档案信息计算机管理和档案编研方面的本硕以上学历专业人才各1名。
（六）以招投标方式引进市场专业公司，对已立卷归档的案卷进行数字化处理，相应购买网络版高校档案管理软件，配置专用服务器和公共查询终端。
（七）为馆舍区域走廊安装防盗门，现库房安装内置防盗窗网。
（八）适时邀请省市档案局领导和专家来校指导。
（九）在完成上述软硬件备检工作基础上进行校内自查自评，撰写自评报告，向省市档案局提出检查验收申请。
四、几点要求
实现档案达标升级是深入贯彻落实《高等学校档案管理办法》的切实有效举措，是全面提升学校综合管理水平、建设全国知名的有较高水平的教学型大学的需要，也是切实提高我校档案业务工作水平，实现档案工作高起点跨越式发展的重要举措。另一方面，顺利实现档案达标升级也可以给全校教职工带来切实的经济实惠。
档案达标升级是一个系统工程，从现在到明年底只有一年的时间，任务艰巨，困难很多。全校上下必须统一思想，凝聚共识，拿出迎接教育部本科教学工作水平评估的精神和劲头，增强责任意识，勇于攻坚克难，扎实做好各项准备工作，确保顺利达标。全校各单位部门都要高度重视档案升级达标工作，主要负责同志和分管领导要亲自过问，亲自协调。
（一）按照本方案规定需收集、整理的档案资料，各单位各部门要不折不扣地按时移交档案馆。凡因档案资料移交不及时、不完整而发生遗失、损毁、泄密等问题，要追究相关单位和部门及相关人员责任。
（二）在收集整理工作开始之前，各单位各部门应摸清家底，制定详细的计划，分年度整理，按时完成。对整理过程中的业务技术问题，档案馆要及时提供指导和咨询。
论文关键词：中职学校 教学档案管理 问题 对策
教学档案是学校教学活动的真实记录，它是在学校及教师在从事教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像、电子载体等材料。它能够完整、准确、真实、系统地反映教学管理的全过程，直接为教学活动服务，是教学工作的重要组成部分，是学校档案工作的核心和重点。
1中职学校教学档案管理的主要内容及特点
1．1中职学校教学档案管理的主要内容
学校以教学为中心，教学活动是学校教育工作的主体。中职学校教学档案归档范围应包括教学管理活动中形成的各种材料，其内容主要有以下几种类型：
(1)综合类。主要包括上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件；学校教学改革、培养目标、培养计划、专业设置方面的规定和办法，学校发展规划、实施计划及名种会议记录等。
(2)规章制度类。包括教学管理制度、教师管理制度、学生管理制度、教学设备管理制度等。
(3)课堂教学与实践教学类。包括教学计划、教学大纲、授课计划、课程建设、教案、试题库、教学实习、实习实训基地、毕业实习、教学质量检查、教师考核和教学质量测评等材料。
(4)学科、专业与实验室建设类。包括专业设置、学科设置及实验室建设的材料，重点学科、重点专业和精品课程的申报论证，评估及建设方面的材料以及申报国家重点学校的实验室论证、申报和审批材料、总结等建设性材料。
(5)学生学籍类材料。包括在校学生的基本情况、学籍变更、学习成绩、教育实习、实验实训实习材料及成绩、学生奖惩材料，学生入团、入党情况，学生参加各种大赛的情况，毕业生材料等。
(6)教材类。包括各专业征订教材的情况；自编、参编、主编教材的情况；优秀教材的比例、自编教材的比例、各科习题集、实验报告及实习实训指导书等。
(7)招生就业类。包括招生宣传材料和招生申报计划、上级主管部门的材料、新生录取材料、报到生的比例、年度招生的总结材料；毕业生就业率、就业情况反馈等材料。
1．2中职学校教学档案管理的特点
(1)来源渠道多、涉及面广泛。
教学档案来自教学活动的各个环节和教学活动的全过程，也包括上级各教育主管部门对教学工作、教学改革和人才培养等方面的指令、规定及条例等。教学档案既涉及到上级有关部门，也涉及本单位的教研室、实验室、实训基地以及教学管理部门和学生工作部门等；人员涉及到各级领导干部、教师、教辅人员、行政管理人员和学生等。
(2)形式多样。
由于教学活动的多样性，记录活动的形式也是多样的。只有档案原始资料的多样性，才能如实反映多样性教学活动的面貌，才更具有档案的作用和价值。数学档案原始资料应包括纸质的、图片、音像、电子稿、光盘等。
(3)专业性强。
除普发的一般性文件外，教学内容是由名个不同学科、专业组成的。不同学科专业人才的培养采用不同的方案，实施不同的教学计划，设置不同的课程，安排不同的教学内容，提出不同的培养要求，实现不同的培养目标。各专业的教学工作不同，显示出不同专业各学科的差异性、系统性和科学性。
2中职学校教学档案管理中存在的问题
2．1教学档案材料的重视不够，没有普及教学档案管理意识
大部分基层管理人员、教师到学校领导对教学档案管理工作认识不足。学校重视教学工作和其他管理工作，但对教学档案的管理投入欠缺，如机构和专兼职人员的配置，档案管理条件的完善，管理人员的培训等投入不够。教师对自己教学活动中的授课计划、教案等相关文字材料、图片资料、证书文件等不能主动上交存档。造成档案材料采集困难。
2．2缺乏正规的指导和系统的规划。没有系统的管理。导致档案管理混乱
中职学校都存在档案管理人员不足的问题，对各部门教学档案的管理缺乏正规的指导和系统的规划。管理人员和教师大多忙干日常的工作，相当一部分教学档案材料散存于他们个人手中，导致教学材料不齐全、不完整。在上级教育行政部门来学校进行教学评估时，为了补充档案材料的缺口，往往花费大量的人力、物力、财力来补全档案，这不仅造成很大的浪费，而且给正常的教学工作带来了一定的冲击，同时使得档案材料的真实性大打折扣，失去了档案的真正意义。因为没有系统的管理，各部门各自为政，为了自身利用的方便将一些重要的文件的和材料自行保管，不移交档案管理部门，导致材料损坏或丢失而无法查找。
3加强中职学校教学档案管理工作的主要对策
3．1系统管理，完善档案管理机制
学校领导要重视教学档案的建设，要把教学档案工作提到学校党政领导的工作议事日程中去，把档案工作纳入教学工作计划，增加投入，改善档案保管条件，及时研究和解决档案工作中存在的问题，特别是要突出教学学校日常工作中的地位和作用。及时调整档案工作的机构设置，实行统一领导、分级管理的原则。设置综合档案室，由一名校长负责统一管理全校档案工作。各管理部门就建立档案分室。教学档案分为校、教务科、教研室三级管理，校办为一级管理，教务科为二级管理，教研室与实验室为三级管理各部门要有一名领导分管档案工作，教务科档案管理由教务千事兼管，教研室与实验室档案管理由主任兼管。档案管理人员统一管理本部门、本系统的教学文件，并按期向学校综合档案室移交档案。
3．2明确责任，强化档案管理意识
教学档案的收集整理，不只是少数人的事情，而是全体人员的共同责任。同时建立健全各项规章制度，落实措施。规章制度是档案管理的重要组成部分，要通过制度建设，强化监督指导和落实，加大管理力度。
3．3组织检查，增强档案管理责任
关键词： 学分制 高校学籍档案管理 规范 优化
高校学籍档案是学生“大学生身份”的客观记录，学籍档案管理则是高校教学管理工作的重要内容和组成部分。规范和优化高校学籍档案管理，对加强高校教学管理工作、保证人才培养质量有重大意义。
在当前高校教学管理过程中，随着以“自主设计、自我选择”为主要特征的学分制的广泛实施，高校教学管理的模式和内容有了很大的变化，传统的学籍档案管理的模式和方法亟待规范和优化。
一、高校学籍档案管理的主要内容
所谓学籍档案，是学生从入学报到直至完成学业的整个过程中进行管理和质量考核所产生的多种载体的原始记录[1]，是高校教学管理档案的重要组成部分。具体包括招生档案信息、学籍档案信息（狭义）、学习过程档案信息、考试档案信息、毕业档案信息等方面的内容，涵盖学生的专业特长、奖惩情况、学习成绩、个人特点、学业水平等基本信息。
（一）招生档案信息，是学生由高中升入大学时产生的有关信息。包括当年的招生文件、招生计划、招生简章、专业；学生的高中档案（纸质档案和电子档案）等。
（二）学籍档案信息（狭义），是指新生进入大学后产生的有关大学身份的信息，包括：新生报到信息；专业、年级、班级及每个学生的身份信息（包括学生所属专业、年级、班级、身份证号、性别、学号等）；学生登记表（即大学阶段的学籍卡）；学籍注册和变更材料（学校有关的学籍文件、学生转学、转专业、休学、复学、升本、留级）；学生的各种奖励和处分材料等。
（三）学习过程档案信息，是评价学生学习质量的重要凭据。包括：专业教学计划、课程安排、任课教师名单；学生选课记录；学生所修课程的成绩登记；学生的各种实践材料：如实习报告及指导老师的评价、毕业设计（毕业论文）；修读双学位或辅修其他专业的课程成绩等。
（四）考试档案信息，包括考试课程、考试方式、考试安排；考试成绩的登记；考试试卷的存放以及补考、重修等记录。
（五）毕业档案信息，主要包括毕业资格审查、毕业证的登记和发放；辅修专业、修读第二学位的资格审查及毕业证书登记等。
二、学分制对高校学籍档案管理的影响
学分制是指以学分作为课程学习的计量单位，以选课为核心，在高校学习期间只要完成一定的学分就可以向学校申请毕业的一种教学管理制度[2]。在学分制下，学生可以根据自己的专业兴趣、个性特长、发展目标在一定范围内选择要学习的课程内容，同一专业、同一班级的学生不再拥有统一的上课时间、教室与教师，传统的班级课表、班级成绩等概念逐步淡化，学生的课程、学制都有一定的弹性。
自1990年《中共中央国务院关于深化教育改革全面推进素质教育的决定》要求高等学校创造条件实行弹性的学习制度，放宽招生和入学年龄限制，允许分阶段完成学业[3]。以来，学分制在各高校得到广泛实施。高校学籍档案作为高校学生学习活动的客观记录，虽然内容的构成没有大的变动，但是其管理理念和管理手段不可避免地受到学分制的影响和挑战，高校学籍档案管理亟待进一步规范和优化。
（一）教学管理以课程管理为主，是学籍档案管理规范和优化的前提条件。
传统的高校教学管理模式实行的是学年制为主导的教学管理模式，学生的培养规格、教学要求相对统一。即同一年级同一专业同一班级的学生学制完全相同，上课使用同样的教室与课程表，学生管理也实行“院管系、系管年级、年级管班级”的管理模式。在相应的学籍档案中，诸如班级学生名单、学籍卡登记和存放、学籍的变更记录、课程安排、考试成绩管理、毕业资格审查等，都是以班级为单位进行管理的。
实施学分制后，学生的学习时限不再有严格的限制，学生对课程的选择也更有自。如《浙江大学学分制管理暂行规定》指出：1.学生可自主安排学习进程，提前或延迟修读有关课程；2.自主选择课程层次；3.自主选择听课方式[4]。因此，在学分制下传统的班级概念逐步弱化，学生的管理转向了“流动管理”为主，这就导致传统的以班级管理为单位的学籍档案管理模式与学分制的变化不相匹配。因此，学籍档案管理要改变传统的班级管理为主的观念，以课程管理为主，让班级管理仅仅体现在学籍注册中，即学生升入大学后学籍档案信息中所分的专业、年级、班级。
（二）实行个性化管理，是学籍档案管理规范和优化的关键。
学分制作为一种新型的教学管理制度，以学生为主体，尊重学生的个性差异是其重要特征。
在学分制下，学生可以自主选择课程、自主选择教师、自主选择上课时间、自主选择学习进程，学习的灵活性和弹性大大增强。例如选课，每学期学生都要按照自己的学习计划进行选课，同一年级、同一专业、同一班级的不同学生选课内容大相径庭。显然，传统的班级课程表不再存在，取而代之的是每个学生都要有自己的课程表。
同样，由于选课的不同，每个学生考试的课程、考试的时间及考试成绩都有很大的区别，传统的以学期为区间，以班级、专业为单位的考试成绩登记有了很大的难度。
学分制下弹性学制的实行，使同一年级的学生毕业的时间也会有所不同。如《北京师范大学本科生学籍管理规定》规定：学生提前完成主修专业教育教学计划规定的课程和各种教育环节可以申请提前毕业。另外，由于允许修读第二学位和辅修专业，每个学生的情况千差万别。
学分制下这种“因人而异、因材施教”的教学管理模式要求在学籍档案管理上突出学生的主体地位，实行个性化管理。
（三）实施科学管理，是学籍档案管理规范和优化的重要手段。
学籍档案作为专门档案，既反映了学生的学习过程，又反映了教学过程，因此与教学档案具有一定的交叉性。同时，由于档案的服务，学籍档案要随时满足学生本人对各个环节的查询。
传统的学籍档案管理主要以档案的实体管理为主，教学管理人员要花费大量的时间对有关的原始记录进行收集、整理、保管、移交等，任务繁重。同时，学生的具体原始记录来自各个二级学院，学籍管理档案的管理规范上标准不统一，学籍档案材料的收集、整理和立卷等质量不高。这些因素都要求学籍档案管理规范和优化。
在学分制下，学生自主选课，课程设置、课表安排、考试、重修、学籍管理等各个环节都打破传统的班级管理的模式，出现许多变数，教学管理的难度和复杂程度都大大提高，学籍档案管理的环境也发生变化。
因此，变革高校学籍档案管理的方法和手段，实行科学的档案管理的方法，是学分制下学籍档案管理规范和优化的重要手段。
三、高校学籍档案管理规范和优化的重要途径
在学分制下，要有效解决学籍档案管理中存在的不确定因素，达到高质高效的管理目的，就要采用现代信息技术，实行档案信息化管理，即通过现代信息技术，建立标准化、规范化和可共享的目录数据库。笔者认为，采用综合信息管理系统（或称为管理系统等），实行文档一体化管理是规范和优化高校学籍档案的重要途径。
综合信息管理系统是先进的教育管理理念和现代技术手段结合的产物，它面向多个部门（教学管理部门、招生就业部门、学生管理部门）和多种用户（管理人员、教师和学生），通过设置“学生操作平台”、“教师操作平台”、“管理人员操作平台”，使整个管理过程实现动态化、即时化，彻底颠覆传统的手工操作的学籍档案管理模式，使信息查询和维护变得方便和快捷，能达到高质有效的档案管理目的。
（一）管理人员平台。
管理人员操作平台面向教学管理部门、招生就业部门、学生管理部门，主要由教学管理部门负责，通过科学课程设置、优化教学计划，完善学籍管理制度，为学分制的推行提供有利条件。具体包括以下功能：
管理人员平台功能结构图
1.学籍管理（狭义），主要包括学生的基本信息、学籍注册、变更等内容，具体分为几个部分：建立学籍档案、维护学籍档案、学期注册、学籍异动。
建立学籍档案包括录入招生时间、录入学生基本信息、设置新生年级、班级、新生报到情况、生成新生学号等。
维护学籍档案包括增改个人信息、登记学生奖励、处分、撤销处分等信息。
学期注册包括学期报到、学期注册。
学籍异动包括学籍异动规定、学籍异动申请、异动审核、异动处理等。
学生学籍档案有两个作用：生成档案，可打印学籍卡、毕业生档案、在校学生名册、学生证、考试证等；统计分析各种数据等。
2.教学安排与选课。教学安排主要是教学管理人员设置学期开课计划，安排任课教师、上课教室、上课时间，然后由学生根据人才培养方案，自主选择学习的课程。具体包括以下内容：
教学安排板块的结构图
学生通过该板块，根据自己的学习计划选择课程，生成自己的个人课程表。这一板块充分反映了学分制下教学管理的特色――差异性和自主性。
3.学生成绩。由教务处设置参数和成绩录入时间、要求等，按课程由任课教师设置课程成绩构成，录入学生成绩，生成学生的成绩表。
4.毕业处理。设置毕业规定，对毕业生进行审核，生成毕业生名册、获得学位学生名册、获得双学位学生名册。
（二）教师操作平台。
教师是课程教学的主要责任人，其水平的高低直接影响到教学质量的高低。利用该平台，教师可以随时了解学校的教学、科研动态，看到学生的教学评价和建议。同时，及时在讲授课程考试结束后录入考试成绩，供学生查询。
（三）学生操作平台。
学生操作平台主要体现学生自我设计、自我选择的原则，目的在于给予学生更多自主学习的权利，为学生的能力发展提供个性化发展的空间。
该平台的作用如下。
1.选择功能。学生可运用该平台自主选择课程，包括修读课程的选择、课程考试时间的选择、课程的重修免修，申请各种奖励等。
2.查询功能。利用该平台，学生可以随时查询自己的基本信息、学业目标、应修课程与学分、课程安排、考试成绩、奖惩信息等。
3.参与沟通功能。利用该平台学生可以随时提出反馈意见，并对教学进行评价
综合信息管理系统的应用，实现了信息的动态化管理，达到了以下效果：1.解决了学分制下学生自主选课带来的课程设置、课表、考试、重修等个性化的难题；2.实现了学籍档案管理由“相对封闭”向“开放与共享”的转变；3.提高了学籍档案管理的规范性和标准化。
因为学籍档案管理的特殊性和重要性，在档案信息化管理的同时，还要注重关键材料的实体保管，如学生学籍卡、学业成绩、各种实践设计、毕业生证书和学位证书的记录等，在保存电子档案的同时，还需要纸质档案并存，保证重点材料的客观性与真实性。尽管这种“双套归档”的方式引起各种争议，但是鉴于学籍档案管理的特殊性和重要性，笔者认为它还是一种行之有效的方法。
参考文献：
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1 教学档案管理现状
教学档案管理是院校一项十分重要的工作内容，因为档案中记录了很多有关教学的内容，也有很多具有参考价值的数据，因此教学档案管理一直以来都十分重要。只是很多院校都没有对此引起重视，无论是人员选用上，还是设备配备上，都没有达到现代化的档案管理要求。现阶段，院校通常是从教学评估方面来对检查档案管理工作，因为院校在日常工作中并没有对其重视，所以每次检查时，院校档案管理部门都需要将所需要的评估资源补齐， 这严重影响了日常教学程序。如果平时，院校就能够做好这方面的工作，待到检查时，就不会出现如此慌乱的局面。现代教学档案管理存在如下问题：
首先，有一部分院校在日常工作中，没有对教学档案进行归类统计，这就导致监察时，档案管理人员显得十分混乱，无法分清主次，也正是因为如此，有很多档案所具有的价值根本无法被挖掘出来；其次，档案记录存在着误差，有关学生的档案记录主要是由多个部门负责，而每个部门所记录的数据信息时常不一致，院校检查时，不知道应该以哪一个部门为准，这不仅为档案检查带来了麻烦，同时也影响了档案原始性；再次，教学档案不够完全，要不有始无终，要么有终无始，而且在所记录的信息中，还存在信息不健全的情况，这使得档案价值大打折扣，甚至成为无用的档案；最后，有些院校档案管理并没有作出具体的规定，所以档案记录的标准并不统一，无论是格式、内容等不一致，记录相对比较混乱，这为档案检查工作带来了很大的问题。
2 教学档案管理出现问题的主要原因
首先，各个院校没有针对教学档案管理工作建立相应的组织机构，也没有建立相应的制度，尽管院校对教学工作一项都非常重视，甚至每年都投入大量的资金，但是对于教学档案管理工作，却没有进行投入大量的精力，并不重视此项工作。因此也就没有建立相应的组织机构来专门的管理这项工作，也没有建立相应的管理制度来规范档案管理行为，久而久之，教档案管理工作就成为院校管理的薄弱环节。
其次，责任分配不均，有关人员负责档案教学管理时，责任分配不均，任何一个人都可以进行所有的管理操作，所以即使出现了问题，也难以找到责任人， 再加之，院校对此本身就不够重视，因此无论是在感情上，还是人力物力上，投入都不足，管理人员自然也就不会重视，自然就不会为此作出详细的责任安排。
最后，教学档案管理人员水平不一，可以说，院校从事档案管理人员依据都不是相关专业毕业的人才，通常都是临近退休的人员从事这项工作，其对档案管理并不十分了解，因此档案管理出现问题也在所难免。
3 规范教学档案管理的措施
教学档案的管理和建设是高等学校管理诸方面的重要一环和极其重要的组成部分。教育部从1995年着手对办本科教育历史不长的普通高等学校实施本科教学工作合格评价，目的在于重点检查被检高校教育教学质量和整体运行情况，督促各级政府加大对高等学校的投入，推动高校深化改革，真正达到/以评促建、以评促改、评建结合、重在建设的目的。从2000年开始，一些省、市主管部门又对连续扩招两年后各高校的教育教学质量情况进行了全面系统检查，了解各高校教学整体运行情况，以便更好地推动各高校教育教学改革，全面提高学校的教学质量。
3.1 转变观念，强化认识
教学档案是高校档案管理和建设的重要组成部分，是反映一所学校当时的教育教学秩序、规模、质量、效益等方面的重要背景资料，具有很高的使用价值和保存价值，学校各级领导必须引起足够的重视并采取必要的措施加大管理和建设力度。要彻底转变传统观念，要以唯物辩证法等科学方法论为指导，注意综合运用科学合理的行政管理方法、思想教育方法以及必要的经济管理手段等。
3.2 加强组织领导，建立各级责任制
首先要建立必要的组织机构和教学档案管理和建设制度，进一步明确各级各类人员的任务和职责，确定各类教学档案的内容、保存的范围和时限。必须明确学校主管领导是教学档案管理一级责任人，教务处和各教学单位负责人是二级责任人；教学秘书是一级执行人，各科室及教研室主管人员是二级执行人的制度。实施必要的定期检查验收公示制度和奖惩制度，把教学档案的管理和建设纳入各级领导目标责任管理之中。
3.3 推行教学档案管理的现代化
学校应在教学事业经费中拨出专款用于教学档案管理的现代化建设，投入必要的物质条件，不断更新管理手段，积极应用现代化的管理手段。在实际工作中，要避免依靠单一的行政手段干涉，要靠政策、制度约束人，鼓舞人，靠必要的物质条件投入引导人的办法，积极推广优秀的教学档案管理方法，努力推动教学档案管理的现代化，使高校教学档案管理和建设纳入规范化、科学化、制度化管理轨道。同时，要根据上级主管部门的不同要求，创造性地开展档案管理工作。另外，还要注意提高教学档案管理人员素质，要加强校内管理人员政治思想学习和业务知识培训，强化责任人对执行人的有效监督管理，密切同其他院校的业务交流和学习。
关键词：档案管理升级；巩固提高；策略
档案管理升级对于档案工作的开展发挥着积极的作用，但档案管理升级的作用与效果能否长久持续，是衡量档案管理升级成功与否的关键，做好档案管理升级后的巩固提高工作也成为了档案管理升级后档案部门及相关工作人员的重点工作任务之一。
1 高校档案的主要内容及特点
1、高校档案的主要内容
高校档案的内容十分丰富并具有一定的复杂性，单从高校档案的分类方面就包括十一大类，分别为：党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类，当然其中因学校规模与实际条件的差异，部分分类并非所有学校档案中都具备，本文仅就教学类档案进行简单介绍。高校教学档案主要内容包括：（1）学校教务部门下达的指令性、指导性文件，教育改革，教学计划，各种教学制度、办法、规定、条例，教学工作各个环节的各种统计表等。（2）学习管理材料。（3）学生奖惩材料及实习材料。（4）毕业论文材料。（5）历届毕业生人数与成绩评定等材料。
2、高校档案的主要特点
单从高校的教学档案来分析就具有着以下四方面的特点：首先，档案来源具有分散性的特点，高校教学档案的来源包括学校教务部门、教师以及学生，由于教师与学生主体的分散性特征，也使得教学档案也具有着分散性的特点。其次，教学档案内容具有着丰富性的特征，主要是因为教学档案涉及了高校教学管理与教学实践的整个过程中与各项内容，所形成的教学档案内容也包含着各种各样的信息，内容极为丰富。再次，教学档案年度划分具有着一定的特殊性，这主要是由于我国高校采取的是秋季招生制度，教学档案不能够按照一般的公元年度来划分，须按照实际的学年、学期制进行划分。最后，档案形式上具有着复杂化与多样化的特点，这主要是由现代教育技术与档案管理技术的发展所致，现代教育技术的发展使得多媒体教学手段在高校教学活动中运用愈加普遍，而在教学管理中计算机技术的应用也不再罕见，所形成的大量多媒体形式的材料，包括图、文、声、像各种类型，在格式上也十分丰富，整体表现出复杂多样的特征，而现代档案管技术的发展与升级，也给形式复杂多样的档案材料的收集与管理提供了可能。
2 高校加强档案管理升级后的巩固提高工作的必要性
1、是高校不断提升教学水平，适应社会需求的必要条件
高校档案管理升级有利于发挥档案的积极作用，指导高校有效的提升教学水平，而如果高校档案管理升级后，未能及时进行巩固，将会导致档案管理升级的效用大大缩减，升级后的档案管理效率提升缓慢，发挥不出其应有的价值。随着社会的不断发展，对于高校人才培养也提出了新的要求，现代高校需要不断提升自身的教学水平才能适应社会对高校教育不断发展的需求，因此，在高校档案管理升级完成后，及时的巩固和提高来保障升级后的效应能够长期发挥，更好的指导高校教学实践的完善，提高高校的教学水平具有着很大的必要性。
2、是新时期高校教学改革与发展顺利推进的重要保障
随着我国高等教育的不断发展，现代高校尤其是职业技术类院校大都面临着激烈的竞争，高校如何突出自身的优势与特色，增强高校的知名度与吸引力，已经成为了高校发展的关键。积极进行教学改革，构建与新时期相适应的教学模式，创新教学手段，全面加强学生的素质培养，提升学生专业水平与就业能力，是现代高校发展过程中的重要任务，高校加强档案管理升级后的巩固提高工作能够充分发挥档案资料在高校教学改革中的作用，帮助高校总结以往教学工作中的经验与不足，并指导高校教学改革的方向与路径，使教学改革更具针对性与科学性，以此来保障高校教学改革与发展的顺利推进。
3、是指导高校教学管理改革，保障教学管理科学性的必然要求
高校教学档案是在高校的教学实践中获得的重要资料，涵盖了高校教学工作的各项内容，对其进行合理有效的利用能够帮助高校进一步的优化和完善教学管理制度，进而促进高校教学管理各项工作的顺利开展。在高校档案管理升级后，及时加强巩固提高工作能够更好的发挥出档案管理升级的优势作用，提高教学档案的利用效率，更好的指导高校进行教学管理的改革，提高教学管理的水平，也为高校教学工作的良好开展提供保障。
三、做好档案管理升级后的巩固提高工作的有效策略
1、认真总结档案管理升级过程中的经验，突出升级后的优势
要做好档案管理升级后的巩固提高工作，首先需要对档案管理升级过程中的经验进行充分的总结，充分了解档案管理升级后与升级前的改变，了解升级后所能到达的水平与效果，把握档案管理升级后的进步与优势所在，结合高校档案工作的实际情况，着重突出档案管理升级后的优势，充分发挥出档案管理升级的作用，并利用档案管理升级过程中所总结的经验，针对档案管理工作中存在的不足制定针对性的解决策略与方案，从而提高高校档案管理工作的水平。
2、进一步提高对档案管理工作的重视，强化巩固提高工作力度
高校档案管理工作对于高校其他工作具有着重要的指导作用，因此，在高校档案管理升级的同时，还需要全面提高高校上下所有成员对档案管理工作的重视，首先是校领导要提高对档案工作的重视，并给与大力支持，保障高校档案管理升级工作的顺利完成，并着力强化巩固提高工作的力度，为教职人员做出表率。其次，学校教职人员也要提高对档案管理工作的重视，配合档案管理人员完成好各项相关的管理工作，并在档案的使用时自觉遵守档案管理的相关规定，规范借阅，按时归还。以此来全面促进档案管理升级后的巩固提高工作的顺利开展。
3、扎实做好基础工作，提高档案收集整理工作的效率与质量
收集与整理是高校档案工作的最基础部分，在档案管理升级后依然需要扎实做好收集与整理的基础工作，才能保证其他档案管理工作的顺利开展，并确保档案价值的有效发挥，因此，要做好档案管理升级后的巩固提高工作，着力做好档案的收集与整理工作是十分必要的。档案管理人员应充分利用升级后档案管理的新技术、新手段所带来的便利条件，结合各部门的有效配合，提高档案收集整理工作的效率与质量，确保档案材料的及时完整归档归类，并做好重要材料的备份工作，为档案管理工作整体水平的巩固提高奠定良好的基础，并充分发挥档案的利用价值，促进高校的健康发展。
4、加速档案管理信息化进程，提高工作效率和服务水平
加速高校档案信息化进程，可以将档案管理人员从烦琐的归档、装订、手工劳动中解脱出来，集中精力做好档案信息的收集、开发和利用，逐步改善档案管理模式，变封闭式管理为有选择的开放式管理，以适应各项改革和社会发展的需要，不断提高档案管理工作效率和服务水平，最大限度地提供档案利用。
5、加强档案人员继续教育，强化档案管理队伍建设
随着知识的日新月异，新技术的层出不穷，档案管理升级后对管理人员提出了更多新的要求。为了适应新的要求，高校档案工作者应不断学习新知识、新技术，扩展自己的知识面，要钻研自己的基础理论和专业知识，充分利用现代管理信息技术，拓展档案工作空间，以有效开发和利用档案信息资源，增强运用现代科学技术进行档案管理的能力，提高个人素质，以便更好地适应高校档案管理工作的需要。
3 总结
高校教学档案来源分散、内容丰富、信息量庞大、形式复杂，管理起来具有一定难度，因此在档案管理升级后，高校应积极采取有效措施，从经验总结、提高重视、扎实基础工作、加速信息化进程、强化管理队伍建设等多方面着手，做好档案管理升级后的巩固提高工作，确保档案管理的优质高效，进而全面推动高校教学管理与教学实践水平的提升，为高校的改革与发展提供动力与保障。
参考文献
关键词：高校档案；规范化；信息化
引言
社会已经进入信息化时代，在实施国家信息化战略过程中，档案管理信息化建设发挥着重要的作用，同时也是当代档案管理事业的发展需求，对此，高校二级学院要抓住机遇，做好档案管理工作，应用有效的管理措施来促进高校档案管理的信息化建设。
一、档案管理信息化建设概况
中国著名的档案学学者张照宇曾著有一书《档案信息化理论与实践》，在该书中曾对档案信息做出解释，档案信息化主要由国家档案行政管理部门统一组织和规划，将现代化信息技术应用到档案管理活动当中，从而对相关的信息资源实施有效的管理、处置。从客观的角度来说，档案信息化指的是档案管理机构应用现代化信息技术来对档案信息实施有效的利用、整理、开发以及收集工作，有效地促进了档案管理的现代化发展，将实质的档案和信息管理技术进行有效的融合。在进行档案信息化管理过程中，主要涵盖以下几方面内容，首先是档案信息安全保障体系和档案信息化人才队伍的建设；其次是档案信息化法规、标准以及管理应用系统的建设；最后是档案信息资源建设和档案信息化基础设施建设。
二、高校二级学院档案管理信息化建设存在的问题
（一）高校二级学院档案管理信息化基础设施配置有待提升
首先，大部分高校在进行档案管理过程中已经应用到了基本的信息处理设备，例如复印机、打印机以及计算机等，但是对专业的管理基础设备有待完善，比如数码相机、扫描仪以及档案管理专用服务器等，对管理设备的更新和维护效率较低。其次，大部分高校二级学院应用的档案管理软件比较落后，仍旧使用单机版的管理软件，尽管能够满足当前档案管理工作的基本需求，但是依旧达不到档案管理信息化的水平，特别是早期应用的软件缺少相应的网络接口，导致和OA系统难以进行数据互通。第三，很多高校二级学院没有设置档案管理的专用网络，尽管小部分建设了管理网络，但是得不到有效的完善和更新，难以适应现代化档案的信息化管理。
（二）高校二级学院档案信息资源数量和质量问题
首先，高校二级学院都设置有档案管理机构，但是大部分管理机构囊括的档案信息资源缺少档案全部数据，只有基本的档案目录数据库。其次，部分高校二级学院一味追求档案资源的数量，但是在引入资源过程中存在片面性，不加选择就扩大资源数量，对学院的实际需求没有进行探究，导致应用了大量的财力、物力、人力来扩充价值比较低的档案数据，占据了大量的储存空间，不仅不利于高校档案信息化管理，还为高校的发展带来了一定的负担。综合分析，在档案信息化建设中，高校二级学院对信息资源的数量和质量关注度较低，导致档案信息化建设发展缓慢。
（三）档案管理信息化缺乏有效的规范和标准
第一，因为档案管理信息化缺乏有效的规范和标准，导致大部分高校二级学院应用的档案管理系统不统一，档案数据库结构也缺乏通用性、兼容性。致使在进行档案数据交流过程中，不同学院之间的系统难以直接利用，导致数据资源识别出现问题。尽管有的管理软件已经可以对档案数据进行转换，但是依旧难以保障将原数据完整地转移到新的管理系统当中。第二，高校二级学院在实施管理过程中，相关的学生管理、教学管理、科研管理以及办公自动化等管理系统分别由不同的企业开发得来，甚至出现了各自管理的现象，导致管理系统生成的数据难以和档案管理系统进行对接，大大降低了档案资源管理的共享效率和利用效率，不仅不利于档案管理的信息化，同时也加大了高校档案管理信息化建设和维护成本。
（四）高校二级学院档案管理人员的专业素质有待提升
在进行高校二级学院的档案管理信息化建设过程中，需要专门的管理人员通过专业的硬件设备和软件来进行管理，但针对当前的实际情况来分析，部分高校二级学院的档案信息化管理人员专业素质不高。第一，尽管很多高校二级学院档案管理部门具有丰富的实践经验和档案管理理论基础，但是，管理人员的现代化信息管理技术水平较低，难以达到现代化档案管理信息建设的需求。第二，部分高校二级学院尽管有专业的信息技术人员，但是实践操作和档案管理知识水平较低，难以实施有效的档案管理信息化工作。所以，专业的档案管理人员是当前高校档案管理所面临的重要挑战之一，尤其是既懂计算机网络技术。又熟知档案管理业务的综合性人才非常少，导致档案管理信息化发展缓慢。
三、高校二级学院档案管理信息化建设改善措施
（一）加大档案管理信息化的资金投入
针对档案管理基础设施不足问题，主要从两个方面入手，首先，增加档案管理资金的投入，实行专款专用，依照学院的实际需求来购置稳定性高、性能高的专业设备，例如专用的扫描仪、计算机以及服务器等。其次，构建专业的档案管理系统，促进高校档案管理朝着信息化、网络化的方向发展，及时更新档案管理系统，保障管理系统的开放性、共享性。最后是依照学校档案管理建立专业的网站，依托校园网络系统来进行档案数据的共享、利用以及采集，从而提供专业的档案咨询服务和信息检索，实现档案管理的信息化建设。同时要及时更新管理系统，保障档案管理的高效稳定运行。
（二）构建统一的档案资源标准体系
在实施档案管理时，高效档案管理部门要树立全程管理理念，加强档案管理信息化建设的积极性。首先要依照档案电子文件的要求和标准来进行标准制定，比如数据传递标准、数据转换标准以及数据编码标准，同时要将管理标准和校园信息网络系统进行连接，从而保障档案资源符合管理标准。其次，学院档案管理工作人员要和系统开发人员建立有效的联系，对于档案资源的归档等问题，构建专业的系统接口，保障系统文件能够自动的实施归档，在经过档案管理人员的收集和筛选后再实施归档，从而提升数据输入的效率，提升档案信息化管理的效率。
（三）加强档案资源库的建设，培养专业化的档案管理人才
以档案目录数据库为基础，促进档案特色数据库和档案全文数据库的建设，保障档案信息应用效率的提升。首先，加强电子文件的收集力度。第一，在学院OA系统和教学系统文件办结后要及时进行归档。第二，对学院不同部门的电子文件要进行逻辑归档，如果是纸质文件，及时收集相关原版电子件，提升文件数字化的效率。第三，加大视频、声音以及图像等文件的收集力度，扩大档案信息资源的种类。其次，依照学院的实际需求来进行档案的数字化加工，可以引进专业的数字化公司来辅助学院完成档案数字化工作，不仅增加了档案管理部门的压力，同时也提高了管理设施的利用率。其次，加强高校二级学院档案管理人员的培训和教育工作，积极应用奖惩机制和考核机制来激发管理人员的工作积极性，稳定档案管理的人才数量，提升档案管理人员的专业素质，从而满足当下档案信息化建设的需要。
四、结束语
综上所述，高校二级学院在档案信息化建设过程中存在诸多问题，对此，要进行深入的探究和分析，依照高校的实际需求和要求，构建专业的档案信息化管理系统，组建专业的档案管理人才队伍，促进高校二级学院档案管理的科学化发展。
参考文献：
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一、专题转制升本教学类档案材料的情况汇总
根据2004年教育部印发的《普通高等学校本科教学工作水平评估方案(试行)》通知中提出了对高校本科教学工作水平进行评估的指标体系，共有一级指标7个，二级指标18个，观察点38个。7个一级指标中均涉及到教学档案，18个二级指标中有15个涉及到教学档案，38个观察点中有25个与教学工作密不可分，从我院改制办移交专题转制升本的88盒档案来看，我院评估材料分别从专业设置、师生比、师资结构、教师荣誉、学生实习实训场所、市级教学成果、国家级市级精品课程、教学团队、质量控制、培养方案、教学效果、教学管理制度、学风建设、学生素质拓展等方面着手。从表1可见，教学类档案占评估材料的86.4%，说明教学类档案在学院转制升本中的重要性，做好教学档案既是学院档案工作的重点也是难点。教务处作为教学工作的牵头部门，如何利用部门职能功能，做好教学档案服务教学，是阐述的重点。
二、教务处做好教学档案工作，服务于教学
高校教学档案是在教学过程中形成的具有保存价值的文字材料，包括教学思想、教学管理与实践、教学改革与研究等诸项活动的原始教学记录，是教学活动从计划到组织，从规划到落实，从预测结果到信息反馈，它是普通高校办学水平和办学实力的真实写照。
(一)做好教师的课堂教学质量评价档案从我院转制升本的评估材料88盒档案中，教学质量控制有8盒，占9%，可见教学质量控制的比重。众所周知，教学质量始终是学院生存和发展的生命线。我院制定了《重庆第二师范学院课堂教学质量评估实施办法》《重庆第二师范学院关于开展学年度系部级教学工作考核的通知》以及期初、期中、期末检查等文件和办法，建立和坚持实施“三全”教学质量监控体系，即全体教师的课堂教学质量评价，全过程的教学工作检查，全方位的系部教学工作考核。我院实施系部级教学工作考核，突出了规范管理，保证了教学正常运行，加强了教学基本建设，促进了教学水平的提升。具体来说就是通过学生评教、督导评教、同行互评以及系领导评价等，客观、公正、准确的评价教师的课堂教学工作，全民参与，这样就全面客观地反映了教师的教学水平。教务处制定了学年度系(部)级教学工作考核的办法，通过对教学单位的全面考核，进一步规范院系的教学工作;制定了《重庆第二师范学院教学检查规定》，明确了开学、期中、期末检查以及随机抽查的办法和具体内容。学院狠抓教学质量，每两年举办一次“优秀教案”、“优秀多媒体课件”评选活动，通过评选活动，鼓励教师注重教学基本环节，研究教学内容和教学方法，促进教师将网络技术、多媒体技术等现代化技术应用于教学中;学院每两年举行一次中青年教师课堂教学技能竞赛，促进教师不断提高教学水平;我院开展了“五说”(即书记院长说办学、教务处长说教学、系主任说专业、教师说课程、学生说学习)系列活动，组织了教师说课竞赛，在全院范围内营造了教师研究教学内容、研究教材、研究学生、研究教学方法的良好氛围。这些教学工作包括了教学的各个环节和各个时间段，教学工作落实后都以档案保存，系统的教学质量控制档案真实反映了教学质量监控的全过程。复杂的教师课堂教学评价档案，需要教学质量科花点功夫整理档案，把学生评价、督导听课的意见和建议汇总成册，反馈给教学单位及任课教师，既是我们考核教师的佐证材料，同时又有利于教师教学水平的提高。教学质量科要根据这些重要的教学档案来探究教学改革的有效方案。教学质量科对教师的教学质量进行有效评估，而评估的主要依据就来自于教师的教学执行计划、教案、学生考试结果的分析等，把这些资料装订成册，建立档案，有利于教学质量科做好监督和提高教师教学质量的工作。
(二)做好学科专业建设档案我院始终以人才培养为根本任务，以专业建设为通览，坚持把教学作为提高学院办学质量和办学效益的重点和关键。在学院改制评估材料中，专业设置和专业建设共7盒档案，占整个评估材料的8%。学院与时俱进，根据毕业生就业情况统计，先后撤销了“声像技术”等人才需求趋于饱和的专业，新增了“学前教育”、“动漫设计与制作”、“小学教育”、“商务英语”、“食品质量与安全”和“房地产开发与管理”等人才需求紧缺专业。目前，我院已基本形成了服务地方基础教育的师范类和服务地方第三产业的应用类两大专业群。旅游管理专业建设成为教育部教改试点专业、重庆市高职教育示范专业。计算机应用技术、经济信息管理、物业管理、市场营销、工商企业管理5个专业被批准为市级高职教改试点专业。这些学科专业的建设，有利于优化学科，提高毕业生就业率。通过查阅招生就业处移交的档案，我院近几年毕业生初次就业率为80%左右，略高于重庆市同期平均水平。通过做好学科专业建设档案，既是教学本科评估的需要，同时又是下一步我院申请学士学位授予权的需要。学士学位授权单位和授权专业评审是在硬件保证的情况下评审学校本科办学的基本质量，是对学校本科办学资质的认定，对学校的生存发展具有重要的意义。可见，学科专业建设档案在申请学士学位授予权中占有相当分量。
(三)做好日常的学籍管理及等级考试档案工作教务处教学档案除了教学计划、人才培养方案、质量工程、精品课程等宏观的档案，还有常规的档案管理就是学籍管理及等级考试档案。因为对于学生而言，成绩是每一位在校大学生最直接关心和关注的，最能直观感受的，所以对于等级考试科来说，教学档案的建立和管理也非常重要。我院作为师范类学校且在向应用型本科转型过程中，每学期学校都有很多不同的考试，如:期末考试、全国大学英语四六级考试、英语专业四八级、计算机等级考试、书法等级考试、职业资格鉴定考试等等。这些考试对学生来说都是非常重要的，而这些考试的档案资料也是学生们经常要查阅利用的。从查阅档案的类别统计表4可以看出，学籍类档案的查阅占整个查阅的55%，学籍类查阅主要是学生毕业证遗失补办、核实学历证明、出国留学、过级证明(英语四六级、计算机、普通话、书法等过级证明)、部队深造、考研等都需要查阅学籍档案，因此教务处运行科做好日常的学籍管理及等级考试档案工作是非常重要的和必要的。不管是教学质量科、考试考务科，还是教务处的其他科室，都有利用档案资料的需求和存档的必要，因此，建立科学合理的档案，能够方便各科室利用所需资料，为教学服务，为师生服务。从我院改制办移交的教学评估档案来看，它不仅仅只是来源于教务处，还来源于学校其他部门，尤其是教学单位。因此，教学档案需要在教务处的宏观指导下，携手系部教学部门做好档案工作。
三、教务处联手教学单位做好教学档案工作
(一)教务处健全规章制度，有效指导教学档案工作教务处教学档案的宏观管理，需要制度保障，学院要完善规章制度来保障教务处教学档案的管理工作。规章制度的拟定，需要根据高校教学档案的特点制定出可操作、便于执行的管理制度。有效的规章制度是教务处教学档案管理工作规范化的重要依据。教学管理制度建设是高等学校教学基本建设之一。学院以加强规范管理为目标，以增强管理的针对性和有效性为基本原则，以相关法律和法规、教育政策为依据，以依法实施教育教学管理的宗旨修订完善规章制度，使学院的教育教学管理更有利于学生成长成才、符合教育教学规律。我院相继制定和完善了《重庆第二师范学院教改项目管理办法》《重庆第二师范学院课程学习及考核管理办法》《重庆第二师范学院教学团队建设实施办法》《重庆第二师范学院特色专业建设》《重庆第二师范学院自编教材管理规定》等教学管理制度，有了规章制度的保障，教学档案管理人员的管理意识和管理能力才得到迅速提高，因此，健全规章制度对于有效管理教学档案发挥重要作用。在规章制度的保障下，教学处对教学档案的建立和管理工作提纲挈领，纲举目张，各二级院系在教务处的统筹安排下，对档案工作有了大体的了解，便于教学档案的归档工作。
(二)院系教学部门实行全员化的档案管理模式实行教学档案的全员管理，有利于教学档案的收集整理。我院岗位职责对各部门都有明确的要求，对教务处各科室、二级教学部门教师各自承担的角色都进行了明确的定位，其中教学处是“领导的助手和联系各系主任和教师的桥梁”、各系主任“是联系各系教师的纽带”，分管教学的校领导是“教学管理的总指挥”。具体操作就是每位教师将本学期所上课程教学日志、教案等交给教学秘书，教学秘书负责检查验收各类教学材料并进行归档管理;各系分管教学主任负责期中教学检查材料、毕业论文、听课记录、实习实训安排等材料的检查验收，在期末或者学年度末按照教学档案管理的相关文件，部分交学院教务处，部分系上留存查阅，通过这样管理模式，教学单位任课教师、教学秘书、分管教学的系主任的通力配合，确保了教学档案的归档。
一、增强档案法制意识，健全档案管理制度
我国的《档案法》第十条规定：“对国家规定应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有。”学校档案是全校员工劳动智慧的结晶，是重要的信息资源和历史凭证，所以，凡属职务工作中形成的多种载体的文件材料，尽管是自己的心血所获，但不为己有，应按规定向本单位档案部门归纳。因此，加强《档案法》的宣传和学习，提高全体员工的档案意识，是我们各级领导和档案工作者义不容辞的责任。档案的收集工作又涉及学校工作的方方面面，文件材料收集能否齐全完整，特别需要各科室和老师的紧密配合和协助支持。各科室要切实落实兼职档案员，负责本科室文件材料的收集、整理、归类，并按时将档案材料统一移交学校档案室保管。档案工作人员要提防部分“账外”材料的流失情况出现，即重视收集红头文件，而忽略了如无文头、无编号、不盖章的文件或材料，如教师在其他报刊杂志上发表的教学或教育的文章、教学手记等，或使用后需要归档的材料当垃圾随便丢弃，这都会造成档案的不完整性。要建立完善的文件材料归档制度、档案保管制度等，要利用各种会议、宣传栏宣传《档案法》，让员工都知晓档案是怎么一回事。学校要重视档案工作，要指定一名副校长分管档案，在人力、物力、时间上给予协助支持，对档案员在收集资料过程中遇到的难题，要及时给予帮助解决。作为档案工作人员，也要提高自身的政治素质和业务素质，要不断学习新技术、新方法，掌握新的技巧，还要有创新意识，跟上时代的步伐。要学会熟练操作计算机管理档案，懂得规范准确地使用档案软件，随时将手中的资料录入计算机中。
二、注意收集办学方向的文件材料
学校在贯彻教育方针，树立现代教育观念时，根据每个学校具体的环境条件制定适合学校总体发展的规划，年度工作计划和专题工作总结，会议记录，专题材料，简报，还有各处室依据学校的总体发展规划和年度工作计划制定的实施办法、工作细则等。学校档案工作人员，隶属学校办公室，对及时了解学校重大活动有得天独厚的有利条件，应充分发挥自己的优势，主动跟踪学校的重大活动，了解学校长期规划和年度计划的主要内容，预测各类文件材料的形成规律，制定文件材料收集计划，特别要在各项重大活动结束之后，及时向有关部门和人员收集应归档的文件材料，其中图片、相片、录音、录像等声像材料应该请有关部门和人员做好文字说明。有关办学方向的档案材料，体现了一个学校的办学水平和学校管理的总体能力，是上级对学校工作进行考核时必查的档案材料，因而是学校档案工作中的一个重点，其特点是不能按常规在学年结束后进行文件材料的收集，而应在学校重大活动结束后，随时收集，以保证归档文件材料的完整性、针对性和实效性。
三、常规管理文件材料是学校档案的重要组成部分
学校档案管理是学校常规管理的组成部分，学校常规管理的主要内容有：各学科教学计划、教学大纲；课程要求及安排、课程表：教师编写的教案；教学阶段教学质量分析、总结；仪器设备购置造册登记；学校进行基本建设文件资料及各项建筑物质量达标验收等过程中形成了专门的基本建设档案；学校进行财务管理，会计核算时形成了会计档案；安全工作是学校管理一个不可缺少的环节，每学期都制定了一系列安全管理制度、责任书等。学校常规管理过程中形成的各种文件材料，是学校档案管理的重要组成部分，它对提高学校日常管理质量和工作效率有着重要的参考作用，但这些档案材料一般分散在学校各职能部门，要有效地提高学校档案的利用效率，学校所有档案就必须实行集中统一管理，以便统一开发档案信息资源，有小弟为学校领导和学校各项工作服务。
四、教学文件材料是学校档案的主体
学校教学质量是学校档案全宗至关重要的内容。当前学校在进行素质教育实践中，大力开展以“学会做人、学会生活、学会学习、学会发展”为主线的系列活动，从《大学生守则》、《大学生日常行为规范》入手，举办有关知识竞赛，培养学生从遵纪守法的良好的行为习惯，养成爱国家、爱人民、爱学习、有理想、守纪律的政治素质，学校在德育方面形成的文件材料为学校教学质量档案增添了新的内容；学校在日常教学实践中，形成的课程安排，教学计划，学生各科成绩册，体能、技能测试的材料及学生入学、毕业名册等文件材料，是学校正常教学管理和教学质量的重要档案。学校的根本职能是引导学生德、智、体、美、劳全面发展。建立完善的教学质量档案，是分析教学质量、提高教学质量不可或缺的第一手资料。学校档案管理应根据学校教学工作的规律在学年结束后及时收集有关材料，按年段、班级进行分门别类，编制检索工具。
不断提高学校档案管理水平，直接关系到学校的办学质量，完整齐全的档案材料并经系统整理的档案能科学地、系统地位学校各项工作服务，学校档案室要发挥前端调控功能，从立卷归档起，就注意有重点、有计划地收集，整理学校各门类的档案，把基础打牢，发挥学校档案资源建设的基地作用，把对学校和社会有保存价值的档案集中管理，采取切实有效的措施，改进工作思路，拓展工作对象，创新工作手段，丰富学校档案资源，使档案信息有取之不尽，用之不竭的来源，确保档案资源开发利用工作的质量和效率。
一、电大档案管理工作中存在的问题
电大的档案管理工作是电大事业发展的重要组成部分。电大档案是广大教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生学习活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体形式的材料。随着电大管理体制的改革和以计算机技术为代表的现代化信息技术的发展，势必给电大档案管理工作带来新的变化，提出更高的要求。中央电大和各省级电大的档案管理工作都要遵照教育部第27号令《高等学校档案管理办法》的要求规范进行。各级基层电大是中央电大和省级电大具体执行教务教学、科研和管理的教学单位，如何结合电大实际开展档案管理工作，需要中央电大和省级电大档案管理部门对地市级电大档案管理提出规范化、科学化、系统化建设的要求，统筹协调，加强业务指导，定期进行检查和监督，同时提出整改要求。目前各级基层电大档案管理工作还十分薄弱，具体表现为以下几方面的问题。
1.思想观念落后，档案意识薄弱，领导重视不够，从上至下没有形成对档案管理的统一认识，导致档案工作的开展遇到很多阻力和困难。
2.许多基层电大没有建立档案室，档案都分散在各个部门或个人手中，没有实行集中统一管理，导致学校档案遗失、损坏严重。
3.经费投入不足，档案室的基础设施配备没有完全到位，没有建立档案管理软件系统或系统不具备通用性；没有设置独立的档案机构，与其它部门合属办公。档案事业发展的相对滞后与电大的蓬勃发展明显不协调。
4.档案人员的业务素质与档案事业发展不相适应。从事档案管理的人员大多没有上岗证，没有参加过档案管理业务培训，没有建立兼职档案员体系。
5.档案管理制度的执行和落实不到位。很多重要的数据收集不上来，造成学校档案不完整，缺失较多。
6.由于档案管理不规范，档案缺失严重，为了应付上级部门的评估检查，突击收集整理档案，甚至闭门造车、篡改文件材料、“笔下开花”的现象屡见不鲜，造成档案严重失真。
二、加强基层电大档案管理工作的思考及建议
针对基层电大档案管理工作中存在的诸多问题，笔者对如何做好基层电大档案管理工作提出如下几点思考。
1.必须高度重视和加强领导档案工作是学校的重要基础工作，是衡量学校教学质量和管理水平高低的一个重要尺度。学校各级领导都要高度重视档案工作，加强对档案工作的领导，要将档案工作纳入学校的统一规划、计划和管理制度中，把档案工作列入各单位岗位职责并作为年终考核标准之一。
2.建立和加强基层电大档案工作的管理体系根据教育部第27号令《高等学校档案管理办法》的要求，由中央电大或省电大牵头对基层电大档案工作做一次调研，制定出一个关于基层电大档案工作的指导意见和办法，规范基层电大档案管理工作，并进行检查、督查和指导。
3.必须加强建章立制建立健全档案管理规章制度是加强基层电大档案工作的首要任务。规章制度是档案工作实现管理现代化的行为准则，《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等制度规范的建立，有利于提高全员档案意识，规范档案管理工作。要认真研究落实本部门的档案工作任务，在工作中坚持照章办事，确保档案质量，使学校档案工作逐步实现规范化、制度化。
4.加强档案室建设电大各级领导要重视加强档案室建设，从人力、财力、物力上给予支持，特别是在档案场所、软件硬件设施等方面要到位并符合要求，及时解决档案工作中的实际问题，为档案工作创造良好的环境和便利的条件。
5.建立一支专兼职结合的高素质的档案管理队伍，形成档案管理网络学校档案是由各种有保存价值的文件材料转化而来的，文件材料转化为档案，一般要通过“归档”来实现，这些文件材料来源于各个部门，因而各部门文件材料收集工作做得好与坏直接影响到案卷的质量，如果文件材料收集齐全、完整、准确，则档案的数量和质量就能得到保证。文件材料是档案的基础，什么样的文件材料，就形成什么样的档案，哪个部门文件材料质量不过关，哪个部门的档案质量就不高。文件材料形成单位要实行预立卷制度，基层档案员承担着每个部门文件材料的收集、整理工作，是搞好档案工作的基础。因此必须建立健全兼职档案员队伍，不断提高他们的业务能力和业务水平。一支专兼职结合的高素质的档案队伍和健全的档案管理网络，直接决定了单位档案管理的水平。要建设一支专兼职结合的高素质的档案管理队伍必须做到以下几点。(1)各部门要确定兼职档案人员，每学期研究和布置本部门的档案工作，检查执行情况，及时解决档案收集、归档工作中存在的问题。(2)要抓好本部门档案文件材料的收集积累工作，保证兼职档案人员从事立卷工作的时间，支持、督促和考核本部门兼职档案员的工作。(3)要加强兼职档案人员的业务培训，提高他们的业务能力，保证人人都持有档案人员上岗证，从而全面提高单位的档案管理水平。(4)学校每年要依照档案立卷归档要求，对归档部门进行检查、评比，对档案工作成绩突出的部门和优秀档案人员给予表彰和奖励。
6.进一步规范部门兼职档案员工作流程部门兼职档案员文件收集、组卷流程如下图所示：部门兼职档案员的工作要严格按照档案文件材料收集、组卷的流程进行，确保档案的完整准确、真实系统，不断提高档案管理水平。
7.进一步完善档案室工作流程档案室档案归档、保管、利用、信息加工流程如下图所示：通过对上述举措的贯彻落实，基层电大档案管理工作水平一定会有一个显著的提升，档案工作服务电大人才培养中心工作的能力也将大幅提高。
一、高校档案概述
1.高校教学档案的涵义
高等院校教学档案是指教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像材料。它是各系、部教研室教研人员进行教学活动和课题研究的成果，是教学、教研水平的真实记录。教学档案是宝贵的历史、文化财富，是珍贵的教学、科学技术资源，它在高校的教学、科研工作及其他各项管理工作中都具有重要的作用。
2.高校教学档案的范围
(1)上级机关下达的有关教育、教学工作的指令性、指导性文件，包括教育改革、教学计划、专业设置、教学评估、招生等方面的计划、规定、通知等；教育部、教育厅召开有关教育工作的会议文件及会议发言、交流材料；学校有关教学工作的决定、规定、规章制度（包括校历、专业设置、班级代号等）；校长有关教学工作的批示；学校教育事业发展规划、计划的报告及上级批复；全校教学工作计划、总结及有关材料；各专业教学计划，重点课程教学大纲及课程简介材料；教务处会议记录，召开的重要会议（如教学工作会议）记录、文件材料；有关教学管理工作的各种统计表（年度以上）等。
（2）学年教学运行计划，任课教师名单及职称；教师的教学计划、教学大纲、教学任务书、教学考核课程安排进度表、考试试题、试题分析等；教师培训的计划进修成绩单、鉴定表等；实践教学计划、实践环节教学大纲、实践教学大纲实验指导书、实践环节指导书（毕业设计、认识实习、生产实习、调研、下厂、电子工艺、金工实习、测绘、测量、学年作业）等。
（3）学校承担的高等学校统编教材的规划；上报推荐教材情况的材料，学校召开的教材编审、编写会议纪要；校级一等（含一等）以上教学、教材优秀奖，教学改革、建设成果奖评审材料及名单等；各类市级（教育部高教司、教育厅高教处）以上组织的竞赛通知、规则、赛题及获奖奖杯、奖状等。
（4）学生学籍管理材料：新生学籍登记卡、学生名册、学生学籍变动（留级、休学、转学、转专业、复学、退学等方面）的材料；学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）及学生处分材料；毕业论文材料；历届毕业生人数和成绩评定材料。
（5）对在教学管理活动中拍摄的有价值的照片（含底片）、录像带以及制作的光盘等材料。
3.高校教学档案的特点
（1）来源分散性。教学档案其中一部分来自学校教务部门，如学校教学工作和教学改革的文件，教学计划，教学制度、办法、规定、条例等，但是教学档案的大部分来自直接从事和参与教学实践过程的教师和学生。与其他类型的档案相比，教学档案明显具有来源分散的特征。
（2）知识性。档案是储存知识的一种载体，它本身蕴藏着丰富的知识，是人类积累知识、传播知识的一种有效手段，因而教学档案具有知识的属性。教学档案记载着教学和科研活动中大量有价值的信息、数据、成功的经验和失败的教训、技术成果和科学理论等等，是一座知识的宝库。因而对于教学档案来说，档案这种知识属性表现得更为明显。
（3)完整性。因为教学档案的内容有着延续性，要求教学档案在整理归档时应特别注意它的完整性、整体性。每一届学生从入学到毕业需要三年至四年甚至更长的时间，特别是实行学分制、选课制和允许暂时中断学业外出谋业及入伍转业后再继续上学等情况出现以后，将每个学生的档案收集完整并不容易，所以收集时必须注意它的完整性，对转入转出、留级退学的学生，入伍转业、外出谋业的学生都要有材料证明。因此，教学档案具有完整性。
二、教学档案在教学评估中的作用
1.教学档案是教学评估检查评价的指标要求
《普通高等学校本科专业办学水平评估方案》对高校本科教学工作的评估指标体系做出了明确的界定，所有这些指标体系的支撑材料都集中体现在高等学校的教学档案材料之中。在二级指标“教学管理”评估等级标准中，“A”级明确要求“各类教学文档齐全”，实质上是对教学档案的管理质量提出了标准化要求。所以，完整的教学档案不仅是高等学校教学管理规范化的基本要求，也是高等学校办学水平和办学实力的重要原始记录和佐证材料。
2.教学档案是教学评估的基础和依据
高等学校的档案是高校“历史”的真实写照，记录和反映了学校发展的全过程，是学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动所形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史真迹，能够从一个方面体现高校的管理水平和发展历史。而教学评估所依据的信息材料则大多取自于教学档案。在教学档案中，教育教学活动发生的源流本末、过程细节，在档案中都有着真实的记载，它记录着学校的教改和教学规划、招生、毕业生、学籍及有关学风、教风等情况。是评估人员查考过去的工作情况，作出综合评价的主要依据。只有向评估组提供有关的教学类系列档案，包括学生管理、教师管理、教学管理、实验室管理等管理制度法规性档案，以及教学计划、课程教学大纲、实纲、毕业实习指导书等教学基本档案，才能够反映出学校的教学管理情况，充分体现学校的教学管理水平。只要档案记录完整、系统、准确，无论评价工作程序、组织机构、指标体系如何繁多，最后都能借助于大量的档案材料通过分析调查，做出对教学工作客观、全面的评价。
3.教学档案直接影响到教学评估的结果
教学评估能够决定一所院校在同类院校中的地位和其在社会上的声誉，而高校档案工作的水平和准确高效地运用各类档案价值的技巧，又决定了高校能否顺利进行教育教学评估并得到客观公正的评价。可以说，教学档案是否完整和齐全，直接影响到教育评估的结果。因为高校教学档案是高校教学工作中积累起来的重要历史资料，是高等学校办学过程中形成的教学思想、教学管理、教学实践、教学改革与研究等诸多方面教学活动的真实记录，是教学管理工作的缩影；它直接或间接地展现了教学工作的全貌，揭示了评估对象的教学质量和管理水平，是衡量管理单位教学质量、学术水平、管理水平的重要尺度。
三、加强高校教学档案工作的对策思考
1.加强档案宣传，增强档案意识
由于档案工作在教学评估中有着重要作用，档案意识的强弱直接影响着档案工作的质量和档案事业的发展，从而影响教学评估。因此，首先，学校领导要高度重视档案工作，将档案工作纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作；其次，学校要利用传播媒体、各种会议等形式，广泛开展档案宣传活动，让各级领导和部门，广大教职员工和学生，充分认识档案的重要性，重视档案的平时收集和积累，充分调动全体师生员工形成档案、保护档案的积极性和自觉性，增强人们的档案意识。
2.重视部门立卷，夯实档案基础
文件材料的收集、整理、立卷工作是高校档案工作的一项长期基础工作，档案资料的齐全与否，完全直接影响教学评估的质量。《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》明确指出学校各部门均为立卷单位，部门立卷已经作为制度为越来越多的学校所接受。因此，要高度重视部门立卷工作，坚持学校统一进行校内收发文制度，抓好学校收发文登记和部门收发文登记这两个环节，重点指导重点档案门类、重点归档部门重要事件的归档工作。
3.加强业务培训，提高人员素质
档案干部队伍建设的主要内容之一，是提高队伍素质。大力加强学校专、兼职档案干部的教育培训工作，是提高干部队伍素质的重要途径，在专（兼）档案人员组成的档案工作群体中，专职人员似枝干、兼职人员如绿叶，两者相辅相成，这个群体必须不断提高业务水平，增强业务能力。因此，加强学校档案干部队伍建设必须注重培训工作。要由学历教育向岗位培训转变，采用各种形式，有计划、有步骤地加强对学校档案人员的培训，提高档案管理人员的素质。
4.加强教学档案管理工作数字信息化建设
推动教学档案管理工作数字信息化技术的进程，学校应安排专项经费搭建档案管理信息系统的平台，要有熟悉计算机系统开发的专业人员参与教学档案的系统管理，要培训和提高专兼职档案管理人员的计算机应用能力和水平。要训练养成在纸质文档生成和归档时必须同时生成和递交电子文档的习惯，并制定计划对历史纸质文档进行数字化处理。档案管理的数字化信息技术还包括传输技术、网络技术和安全技术，要有专人负责这些技术的研究、引进和应用。
