时间：2022-06-02 10:52:13
一、组织领导
（一）督查机构
为加强督查工作的组织领导，成立市重点建设项目档案管理督查工作领导小组。由市政府副秘书长喻大荣任组长，市政府副秘书长黄武平、市档案局局长王惠霞任副组长，市档案局副局长艾木龙、市发改委副调研员伍湖辉、市建设局副调研员梁礼远、市审计局副局长黄德泉、市财政局副局长陆中和、市城管执法局副局长徐有生为成员。领导小组办公室设在市档案局，负责日常工作。
（二）成员单位工作职责
市档案局：负责统筹、协调和监管全市重点建设项目档案工作；负责市本级重点建设项目档案的登记、验收及业务监督指导工作；做好对重点建设项目的档案工作人员业务知识培训；负责在项目立项阶段，向项目建设单位（业主、项目法人）提出并协商重点建设项目档案进馆的移交接收范围。
市发改委：负责重点建设项目的统筹安排和监督管理，将重点建设项目档案验收是否合格作为重点建设项目验收、评优的必要条件；参与重点建设项目档案验收工作。
市建设局：负责重点建设项目的统筹安排，重点办负责将重点建设项目档案工作纳入重点项目检查、考核的重点内容。统筹、协调和监管城市规划范围内的房建重点建设项目档案工作，市城建档案馆配合市档案局参与项目档案的验收、业务指导和档案接收移交工作。
市审计局：负责竣工审计的把关，对档案验收不合格的重点建设项目不予竣工审计；参与重点建设项目档案验收工作。
市财政局：负责项目资金拨付的把关，对档案验收不合格的重点建设项目不予竣工资金拨付；参与重点建设项目档案验收工作。
市城管执法局：负责统筹、协调和监管城市规划范围内的市政重点建设项目档案工作，市政档案室配合市档案局参与项目档案的验收、业务指导和档案接收移交工作。
二、督查依据
（一）《中华人民共和国档案法》
（二）国家档案局、国家发展和改革委员会《重大建设项目档案验收办法》
（三）中共省委办公厅、省人民政府办公厅《关于进一步做好全省重点建设项目档案工作的通知》
（四）省档案局、省发展计划委员会、省重点工程办公室《省重点建设项目档案管理暂行办法》
（五）中共市委办公室、市人民政府办公室《关于加强全市重点建设项目档案管理与验收工作的通知》
三、督查范围
（一）市本级2007年至2011年重点建设项目。
（二）2012年及以后开展的市级重点建设项目和续建项目。
四、督查方式
（一）现场督查。原则上每季度或每半年开展一次督查活动。听取项目档案管理工作，查看项目档案有关资料，督查项目建设各阶段档案工作完成情况。每次督查情况将向市委、市政府专报，近期将对市本级2007年至2011年重点建设项目档案管理工作开展专项督查(详见附表)。
（二）会议调度。根据各重点项目建设档案工作完成情况，适时召集重点项目责任单位召开档案督查工作调度会，听取各项目单位档案工作情况汇报，通报重点建设项目档案工作进展情况，分析项目建设档案管理中存在的问题，安排部署下一阶段档案督查工作。
五、督查内容
（一）已竣工项目重点督查：
1、除按规定向城建档案馆移交一套档案外，生产使用单位保管的一套建设工程档案，收集是否齐全、完整，整理是否符合国家规范标准；
2、是否依法申报已完工项目档案验收。
（二）在建项目重点督查：
1、建设项目档案管理机构、人员落实情况：
(1)项目档案工作纳入项目建设规划；
(2)项目建设档案有归口管理部门；
(3)明确有分管领导，配备了档案管理人员。
2、档案收集情况
(1)项目前期材料(含立项、可研、征拆、环评、勘探等)；
(2)项目设计材料；
(3)项目招投标材料；
(4)项目施工材料；
(5)项目监理材料；
(6)项目竣工验收材料。
3、档案规范整理情况：
(1)项目档案管理纳入项目管理程序，列入有关部门和人员的职责范围；
(2)制定完善了项目档案资料管理办法和保管期限表；
(3)建立健全了项目文件材料的收集、整理、保管、利用、保密等各项管理制度；
(4)项目档案须符合国家标准要求。
4、档案保管情况：
(1)有足够面积的档案库房和装具；
(2)档案环境符合防火、防盗、防虫、防潮、防光、防鼠、防尘、防高温等“八防”要求，所需设施设备齐全到位。
5、档案移交情况：
档案的移交、保管符合《省重点建设项目档案管理暂行办法》、《关于加强全市重点档案建设项目档案管理与验收工作的通知》文件要求。项目档案应在项目正式通过竣工验收后三个月内，向生产使用单位及其它有关单位办理档案移交，同时向同级档案馆移交一套，属城市规划范围内的项目，建设单位还应向所在的城建档案馆或市政档案室报送项目档案。
六、督查要求
（一）提高思想认识，加强组织领导。各重点项目建设单位要进一步提高认识，统一思想，充分认识重点建设项目档案管理工作的积极作用和重要意义，把重点建设项目档案管理工作摆上重要议事日程，切实加强组织领导，针对本单位实际情况，制定完善的制度和相关措施，抽调精干人员组织实施，确保档案工作落到实处。
2012年是实施“十二五”规划承上启下的重要一年。全县档案工作的总体要求是：以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，认真学习贯彻党的十七届六中全会和县第十二次党代会精神，围绕中心，着力构建“三个体系”，为实现闽侯科学发展新跨越、建设新市区做出档案部门应有的贡献。
推进档案文化建设，服务文化建设大发展、大繁荣。
党的十七届六中全会做出推动社会主义文化大发展大繁荣的决定，县委提出了贯彻落实的实施意见，为档案文化的建设与发展带来新的机遇。2012年，我局一方面要争取各部门领导和社会各方面给予档案工作更多的支持，为服务文化建设创造有力的条件；另一方面要深入挖掘档案文化资源，丰富档案的文化内涵，加强与相关文化单位合作，繁荣发展档案文化，拟指导闽剧团档案收集、整理、归档并接收进馆，优化馆藏结构。三要开展档案文化宣传教育工作，拟开展“档案在身边”志愿活动，让档案文化走近群众、走向普通百姓生活。
抓好社会经济领域档案工作，持续服务“五大战役”
1、要抓好重点建设项目档案工作。认真贯彻执行市委办公厅、市政府办公厅联合下发的《市重要会议、重大活动、重点建设项目档案管理办法》，并以《闽侯县重点建设项目档案整理规范》为抓手，加强重点建设项目档案工作。一是落实项目档案工作的各项规章制度，已竣工的项目，要做好档案专项验收；正在建设的项目，指导其做好建设过程中各种文件材料收集整理归档；二是根据2012年在建省市重点建设项目档案工作任务分解表，抓好闽侯县域范围内省市重点建设项目档案登记备案、业务指导等工作。
2、要抓好民生工程档案工作。围绕民生工程及县城新区建设，加大民生工程档案工作力度，加强社保、医保、拆迁、房地产、婚姻等各类涉及民生的档案管理，发挥民生档案在维护人民群众切身利益等方面的重要作用。2012年一方面要依照《国家档案局关于加强民生档案工作的意见》，积极会同农业、民政、人力资源和社会保障等部门做好各部门民生档案的归档与收集管理工作，并根据国档9号令规定的进馆范围将重要的民生档案移交进馆。另一方面对馆内民生档案再度整合，开展林权证等档案数字化工作。
3、要抓好农业农村档案工作。按照市县委打好小城镇改革发展战役的要求，着重抓好我县四个小城镇综合改革试点镇档案的业务指导工作，把关系农民切身利益、关系农村稳定发展的各门类档案收集齐全、规范管理，切实把农业农村档案建好、管好、用好。深入开展农业农村档案信息资源共享，加快整合馆内外涉农档案信息资源，建立涉农专题目录数据库，为农民群众更加方便地获取档案信息提供便利。
4、要抓好企业档案工作。一方面加强对国有企业档案工作的监督指导力度，积极引导民营企业规范建档；另一方面将继续组织企业贯彻实施《企业档案工作规范》情况的评估工作，推动企业档案工作不断向规范化标准化方向发展。
加强档案资源体系与利用体系建设，提高档案馆公共服务能力。
1、进一步加强档案资源建设。一是继续做好到期应进馆档案接收工作，围绕县委县政府工作中心做好涉及民生的计生、残保、社保、知青等档案的规范化工作，在新馆投入使用后，优先接收进馆。二是加大档案征集力度，尤其是征集反映闽侯历史、闽台交流、社会发展和地域文化特色的档案资料，重点做好非物质文化遗产等特色档案的征集工作，完善资源结构、彰显地方馆藏特色。三是借助档案执法检查，开展机关档案质量检查，为档案目录数据报送积累基础。
2、进一步推进档案信息化建设。一要完善数字档案馆的基础工作，继续推进全文数据库建设，重点抓好民生档案专题数据库全覆盖，加快馆藏四个重点全宗全文数字化步伐，2012年拟建成林权证档案全文数据库。二要大力推进公共档案信息共享平台建设。按照全市档案信息共享平台建设的要求，做好馆藏开放档案目录数据及涉农档案信息、地方特色开放档案信息的，尤其是利用频率高涉及民生的档案信息，形成具有一定规模和影响的共享信息服务平台。三是继续做好闽侯县在线档案利用接收平台试点工作。
3、进一步加强档案资源信息开发利用。一是加大档案开放鉴定力度，及时把开放档案以各种形式提供社会利用，满足社会公众日益增长的档案利用需求；二是充分利用档案信息化建设成果，通过在政务网等网络平台公布开放档案目录数据和部分档案全文数据，推进信息共享，提高档案服务能力和水平。三是以高度的政治敏感性，做好涉及敏感档案资料的管控，严格审批制度，发挥档案部门维护社会稳定的作用。四是充分发挥档案法律凭证作用，为信用体系建设服务。
4、进一步加强档案法制建设。一是积极开展档案“六五”普法宣传教育，以《省档案条例》颁布10周年和《档案法》颁布25周年为契机，开展档案法制宣传教育活动，增强社会公民档案意识。二是开展乡镇档案工作和全市重点建设项目档案执法检查自查活动，完善行政执法责任制。三是继续做好2012年度档案执法检查，建立执法检查长效机制。
夯实档案安全工作，构建安全保密的档案体系。
要以对党、对国家、对民族、对历史高度负责的态度，牢记为党管档、为国守史的神圣职责，努力夯实档案安全工作。一是加强档案新馆安全技术防范体系建设、，确保系统功能配合档案安全保密要求，在库房、门禁、阅览大厅等方面抓好落实。二是高度重视档案安全风险，建立风险评估组织和制度。三是加强安全保密专项检查，进一步完善安全防护措施和应急预案，确保档案的实体和信息安全。四是做好馆藏目录数据灾备向省档案馆备份工作。五是继续做好国家重点档案抢救和保护工作。
进一步提升干部队伍整体素质
一、工作目标
2021年2月28日前，全镇完成精准扶贫档案收集、整理、归档、数字化处理及移交工作，建立精准扶贫档案管理机制，实现精准扶贫档案规范化管理，全面真实记录脱贫攻坚工作历程、成果体现。
二、工作内容及标准
（一）工作内容
脱贫攻坚以来，在开展各项工作过程中，形成的对国家、社会有保存价值的文字、图表、音像、电子数据等各种形式和载体的历史记录。镇、村在对精准扶贫档案进行规范化管理基础上，同步进行数字化处理，实行“双套制”管理（双套装是指移交进馆档案纸质档案和数字化处理的电子档案同时移交）。
（二）基本原则
规范管理、分级负责、删繁去重。
（三）工作标准
1.整理标准
（1）文书档案统一按照《归档文件整理规则》（DA/TA22-2015）进行整理。整理步骤包括组件、修整、分类、排列、编号、编页、编目、装盒和排架。
（2）项目档案按《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T11822）、《省扶贫开发项目档案管理细则》进行整理，国家重大建设项目档案应符合《建设项目档案规范》（DA/T28-2018）的要求，交通、水利等建设项目按照相关行业规定进行整理。项目规模较小的，可以简化整理，根据具体情况只能一卷或数卷。
（3）资金档案按《会计档案管理办法》进行整理。
（4）照片档案按照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）进行整理。
（5）音像档案按照《录音录像档案管理规范》（DA/T78-2019）进行整理。
（6）电子档案按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）和《数字档案室建设指南》进行整理。
2.数字化标准
精准扶贫档案数字化标准严格按照《纸质档案数字化规范》（DAT31-2017)执行，实现目录数据和与其对应的纸质档案数字图像进行关联，并完全匹配，方便查阅利用。
3.档案装具
按需到区档案馆统一领取符合规范的档案装具。
三、工作步骤
（一）制定方案。2021年1月31日前，制定《拦江镇精准扶贫档案建设工作方案》并送区脱贫办备案。
（二）规范整理。2021年2月28日前，镇、村完成2014—2020年精准扶贫档案收集和规范整理工作，并同步完成精准扶贫档案的数字化处理工作。
（三）分级验收。一是乡镇初验，在2021年3月10日前完成27个行政村精准扶贫纸质档案和数字档案验收工作，并向区脱贫办报告完成情况；二是区级抽验，由区脱贫办牵头，组织区档案局、区档案馆、区扶贫开发局在2021年3月31日前完成纸质档案和数字档案验收工作；三是根据抽验情况开展整改提升。
（四）归档装订。精准扶贫档案归档装订待数字化处理后启动，于3月底前完成归档装订。
（五）及时移交。在2021年4月底前，按国家有关规定，将精准扶贫档案移交至区档案馆。
四、工作要求
（一）高度重视，明确职责。主要领导亲自部署，分管领导具体抓，挂片领导督促落实，确保归档工作专人专责。贫困村第一书记为第一责任人，驻村工作队全程参与，及时查漏补缺。
一、指导思想
坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，以科学发展观为统领，解放思想，实事求是，与时俱进，整合档案信息资源，创新档案服务机制，实现档案资源集约化、业务建设标准化、管理工作规范化、服务社会优质化，进一步开发和实现我局档案资源的最大效益，使我局档案现代化管理水平和服务水平实现新提升。
二、总体目标
档案资源整合是实现我局档案事业可持续发展的基础性工作。此次我局档案资源整合截至2011年度，重点要加强档案资源建设，科学整合文书、会计、声像和实物等所有门类和各种载体档案资源，重点抓好到期应进馆档案的移交进馆工作，进一步理顺关系，建立以档案局为主体、我局配合的档案资源建设监督体制，变档案的多头管理、分散管理为综合档案馆集中统一管理，最大限度地优化我局档案资源配置。
三、整合步骤
第一阶段：业务培训阶段（时间：7月25日至8月5日）。为整合工作准备阶段，搞好调查研究，起草实施方案，召开专项会议并邀请档案局专业人士现场指导，广泛宣传，统一思想，提高认识。
第二阶段：规范整理阶段（时间：8月6日至9月5日）。为档案规范整理阶段。按照各类档案整理标准要求，档案分类清楚，档号编制规范，编制有专门档案纸质目录和电子目录各2份，案卷质量符合规范要求，对历年积存的各种门类和载体的档案进行规范化整理。
第三阶段：移交进馆阶段（时间：9月6日至9月30日）。为档案移交阶段。在移交之前，档案资源整合工作指导组对所移交的专门档案进行案卷质量验收，验收不合格的专门档案要重新整改，达到规范要求后办理移交手续收进档案室。
四、工作要求
按照《市建设文明城市实施方案》全面贯彻党的十七届五中全会精神，以科学发展观统领经济社会发展全局，坚持三个文明一起抓，按照“为群众造福，靠群众创建，让群众满意”的建设工作思路,加快建设步伐，加大建设力度，把市建设成为具有廉洁高效的政务环境，公平公正的法治环境，规范守信的市场环境，健康向上的人文环境，安居乐业的生活环境和可持续发展生态环境的文明城市。
二、基本思路
档案局（馆）将围绕市经济社会大局，以提高档案事业发展为契机，依据良好的城市发展基础，通过建设活动，进一步加快档案事业综合发展。规范档案管理、优化档案馆的硬环境、提高全市各单位档案工作上新水平，强化档案综合目标管理的软实力。进一步解放思想，实事求是，以人为本，重在建设，与时俱进，全民参与，依法治档，依法管理，完善设施，提升影响。
三、目标任务
净化优化文明市场，繁荣文艺创作。充分发挥我市档案馆现有功能作用，力争在国家二级以上档案馆基础上，形成健康向上的档案规范管理及利用新环境。
四、措施和要求
1、加强组织领导
（1）成立以局（馆）长为组长，副局（馆）长为副组长，其他中层干部为成员的，市档案局建设文明城市活动领导小组。
（2）领导小组下设办公室。办公室主任由同志兼任，办公室设在本局档案馆办公室，联系电话：；联系人：；电子邮箱：
（3）领导小组在市文明办的统一领导下负责制定实施方案和协调等工作。
2、加大工作力度，特别要加大档案规范管理和有效利用的建设速度，促进创建活动的顺利开展，不拖全市工作的后腿。
3、按市建设办的工作部署定时上报各项工作进度材料和各项数据。
五．时间步骤
第一阶段：宣传发动阶段
（1）成立领导小组，确定领导小组办公人员。
（2）进一步完善建设设施方案。
（3）按《市文明城市测评体系》制订实施方案细则完成本局
（馆）工作任务。
（4）做好上报各项材料工作。
第二阶段：重点推进阶段
（1）根据本局（馆）工作目标，全面开展活动。
（2）按照国家二级综合档案馆的测评标准逐项，做好业务上的工作
即档案馆内部管理。
（4）不断拓展档案馆的功能和创新成果，按时完成目标任务。
第三阶段：迎接考核阶段
（1）进一步全面自检自查，专攻薄弱环节和查漏补缺。
一、指导思想
坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，紧紧围绕“凝心聚力促赶超”的主题，通过广泛深入的宣传教育和实践活动，引导全局干部职工进一步坚定强工兴城的信心和决心，自觉把心思和力量集中到干事创业上来，集中到赶超发展、全面完成今年的各项工作目标任务上来，为全市档案事业的又好又快地发展，走在“全省档案事业发展前列”做出更大的贡献。
二、活动内容
按照突出重点、突出特色、突出实效的要求，着重开展以下几项活动。
1、开展形势教育活动。组织党员干部深入学习和了解我市当前面临的发展机遇和挑战、强工兴城战略取得的成效和良好发展态势、“十二五”发展的目标和任务及今后的发展重点和举措，将全局干部职工的思想统一到“凝心聚力促赶超”的要求上来。
2、开展宣传活动。在档案信息网开辟“凝心聚力促赶超”的专栏，全面报道本单位开展主题教育活动的措施、行动、进展、成效。围绕“凝心聚力促赶超”的主题，利用一楼大厅电子显示屏，营造凝心聚力赶超发展的浓厚氛围。
3、开展建言献策活动。围绕“凝心聚力促赶超”的主题，一是组织干部职工参与网上建言献策活动；二是在局机关开展征文、演讲等文化活动。
4、开展主题实践活动。开展“网上看变化”活动，进一步增强干部职工把心思和力量集中到干事创业上来；参与大规划区的违章建房整治活动，局驻瑞昌市赛湖农场二分场工作队要入户宣讲政策，确保“两违”整治工作的顺利完成；开展“岗位建功”活动，进一步引导全局干部职工立足岗位做贡献。
三、时间安排
从方案下发之日起，三个月左右的时间。
四、工作要求
1、加强领导。成立局主题教育活动领导小组，由市档案局局长任组长，市档案局副局长、任副组长，成员由同志担任。领导小组下设办公室，承担活动日常事务，任主任。
一、企业档案存在的问题
（一）企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则
企业档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项运动，一次考试在进行，整个过程加班加点，在短时间内取得了一定的效果，但达标以后，就出现后力不足，没有长期性和连续性，再由于部分干部对档案综合管理的参与程度不够，对档案在企业中的重要作用的认识不足，甚至有部分还认为档案室就是资料没有地方存放了就放的地方，档案室在某些人眼中成了废纸仓库，造成了档案工作有领导、无计划；在任务、无落实；有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。
（二）档案工作缺乏制度化的管理程序
当前企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确；二是档案整理不规范。企业近几年发展较快，新档案人员不断进入，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。此外，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用；三是档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在，在行政上无法对各大部进行管理，在进行这项工作时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，本身的各项工作时间都较紧张，档案人员要想向领导说明一项工作较为困难，各项工作开展起来也较为困难，现在某些部门自设资料库，给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。
（三）缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造
目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少；二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用。三是,领导重视不够,虽有微机和档案网络,但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。
二、档案工作存在问题的解决对策
档案虽然是一个庞大的信息库，但它是一种原生的信息资源，各种信息零散地储存在众多的单堆资料中，只有根据需要，把相关信息系统地、规范地整理出来，通过加工整理才能更好地发挥档案的信息作用，实现其价值。档案管理作为工作中的一项重要工作，为企业发挥着不可磨灭的成绩。要充分发挥管理的作用，才能使之更好地为企业中心工作做好服务。
（一）抓好组织建设，完善管理制度,做到“五个统一”
抓好组织建设是做好档案管理工作的关键。一是成立由分管领导任组长、办公室主任任副组长、主要科室负责人为成员的档案管理领导小组，协调各部门间的档案工作，为档案工作的综合管理提供组织保障；二是把档案管理工作列入到厂长办公室的议事日程，年初有部署，年底有总结，平时有检查指导，并接受上级和地方档案管理部门的领导和指导；三是完善档案管理制度，确保档案管理工作协调发展，档案部门做到统一领导、统一制度，统一规划计划，统一检查指导和统一培训交流。
（二）档案工作要有计划和目标
档案工作要想取得长远的发展，必须增强档案工作的主动性、前瞻性，制定出有指导性的档案发展规则。为此，领导干部要意识到档案工作的重要性，把档案工作提上工作日程，研究及过问档案的具体工作，要结合当今数码技术及网络发展的新趋势，加大技术投入，制定出既符合档案管理要求，又有合乎实际的工作计划。
（三）加强档案基础工作，按时完成上级部门的档案工作。
在档案基础管理中，要坚持把档案管理工作作为一项长期的、重要的基础工作，从领导机制到管理体系，从规章制度到档案管理，在组织上、制度上要形成一套科学、合理、完整的管理办法，为档案管理工作的有效开展提供可靠的保障。档案贵在利用，重在管理，对每年上级主管部门所规定的各项工作要严格执行，按时完成。
（四）加强培训力度，努力提高档案管理人员的素质，建立健全相关管理制度，一是要明确档案管理负责人，专职、兼职档案员的岗位职责。在各部门选拔素质较高的人员为兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理归档工作，形成覆盖企业的档案管理机制。二是建立健全档案管理制度，按照《企业档案管理标准》的要求，依据《档案法》有关规定，结合本企业实际编制各种规章制度，并在实际工作中不断进行完善，对档案的形成、收集、整理要严格按照档案管理的有关要求，加强对归档范围、保存期限，保密文件收发、存档、销毁等各个环节工作程序要做出明确规定。对档案设施要严格按照制度办事，以确保档案的安全，档案管理工作中的各项规章制度要上墙，保证档案管理沿着制度化、规范化的轨道行进。
档案管理人员的业务素质和工作能力直接影响档案管理的质量，提高档案管理人员的业务水平是档案管理工作的重要保证。为了使档案管理人员掌握技能，提高业务素质和工作能力，加大档案业务培训工作开展的力度，一是要积极参加上级和地方档案管理部门举办的专业培训班，举办档案管理培训班，新人进入要进行岗位培训。二是要派档案管理员到档案管理先进单位认真观摩学习，使档案管理工作达到规范化。特别是要加强电子档案管理的培训，档案信息化是档案现代化的必经之路，要想指导档案管理充分发挥好，首先要求档案管理员要懂得计算机相关知识，达到灵活运用，并掌握所应用的系统软件的功能。四是鼓励档案人员自学，要岗位成长，要为档案人员订购关于档案的有关刊物，鼓励专（兼）职档案员开展自学活动。五是加大档案工作规范化管理力度，把档案管理纳入综合目标量化考核范围内进行考核，档案工作的成效要与档案人员的工资挂钩，能够有效地促进档案工作管理水平。我们要把提高档案人员业务素质作为搞好档案工作重要环节来常抓不懈，要提高档案人员对搞好档案工作重要意义的认识，增强档案人员的责任心、责任感，为搞好档案工作打下坚实基础。
（五）搞好档案的信息化建设，促进档案资源的充分利用
运用高新科技对档案工作进行创新、改造，适应档案信息化建设的新要求，是顺应当今科学技术突飞猛进的发展新趋势，应大胆采用先进的技术手段对传统的档案管理方法进行创新：（1）要广泛采用电子计算机、扫描仪等数码技术对档案进行无纸化管理，提高档案工作效率；（2）借助系统本身的局域网络，开发网上档案业务，实现档案信息资源共享。
（六）增大档案宣传力度，增强全员档案意识
一是积极参加地方档案部门举办的各类宣传活动；二是在本单位的半年、年终工作会议上，由办公室提供材料，将档案工作中存在的问题、要求向全员宣讲；三是档案室要办好自己的宣传栏，大力宣传档案的作用及重要性。四是增加《档案法》的宣传力度，要全员懂法。
【关键词】文书档案管理；资料信息；改进
一般我们所说的文书档案就是团体机关、企事业单位以及一些其他的组织在领导和行政管理的工作中产生的一些文件。这些文件都需要归档保存，而这些工作都是文书档案管理部门的工作。所以说文档资料的可靠性、完整性和安全性与文书档案管理者工作的能力和水平有着很大的关系。只有让文书档案管理工作与时代共同进步，不断地改进和完善文书档案管理工作中存在问题，才能更好地将文书档案管理系统不断地创新，与整个工作单位的运转保持在一个步伐上。
一、文书档案管理工作现存的问题
（一）文书工作与档案管理工作出现脱节现象。文书档案管理工作是档案管理工作的基础内容。文书管理工作与档案管理工作虽然有着密切的联系，但是两者之间存在着一定的区别，有统一性也有独立性。在工作的衔接上两者配合形成一个管理体系。但是很多工作单位都存在着文书管理工作和档案管理工作之间的脱节情况。目前的情况是，文书档案管理人员的档案意识相对薄弱，而档案管理人员对于文书管理工作的涉及又很少。这就导致了文书管理工作和档案管理工作出现了脱节，从而造成了一些文书方案的遗漏和文种使用不规范的现象。这对文书档案管理部门后续工作的展开有着很大的隐患。
（二）各部门不配合文书档案管理工作。在很多工作单位中都有着其他部门不配合文书档案管理部门的工作的现象。这方面也制约着文书档案管理工作的开展，文书档案的归档需要收集整理各个部门的文件和资料。但是有些部门为了以后方便查找资料，图自己方便不愿将自己部门的资料交给文书档案管理部门归档统一管理。这一问题在文书档案管理工作中普遍地存在。
（三）领导对文书档案管理部门的重视不够。文书档案管理工作在各个工作单位中属于特别冷门的部门，不受单位领导的重视。一些领导虽然明白文书档案管理工作有着一定的重要性，但是并没有过多地去关注文书档案管理工作的内容和管理的情况。在日常工作当中，只要求员工把文书档案资料收好即可，并没有过多地给予意见和肯定，导致文书档案管理人员工作的热情不高，旧的文书档案管理模式停滞不前，也没有对文书档案管理的模式进行改进和创新。
二、文书档案管理工作改进的方法
（一）做好文书管理工作和档案管理工作的衔接。所谓的档案其实就是日常工作中，工作人员及领导要处理的文件。这些文件质量的优劣对于工作单位的档案管理有着重要的影响。要想做好文书档案管理工作必须要把文书管理工作和档案管理的衔接工作做好。想要将两者有效地连接，首先文书管理工作人员要有较强的档案保护意识，并且要做好文书资料的立卷归档。其次是在处理文件时，要时刻记着文书管理和档案管理的关系，实现两者的一体化。当文书管理工作人员把文书工作做好，档案管理的工作才可以顺利地展开。
（二）各个部门配合文书档案管理工作。加强文书档案管理工作需要各部门的配合。所以在日常工作中，其它部门要配合文书档案管理部门，及时将文件资料等交给文书档案管理部门统一归档管理。
（三）领导要加强对文书档案管理工作的重视。在一定程度上来讲，一个部门的工作态度和工作热情，取决于领导对这个部门的重视程度。所以说想要改进文书档案管理工作中存在的问题，完善文书档案管理工作，领导应该对文书档案管理工作重视起来，对其存在的问题提出意见并找到解决办法。通过更为智能化和科学化的方式来管理文书和档案。当然，文书档案管理工作是否能正常而有效地运行，还需要通过员工自己的努力使领导对文书档案管理部门重视起来。除了领导的重视外，文书档案管理工作人员自己也要对工作重视起来，对于档案的借出与归档制定一个清晰明了的流程（如图1），所有的工作人员按照这个流程借出和归还档案。
三、结束语
文书档案的管理工作是一个很细致的工作，代表了一个工作单位的各项工作运转的情况。将文书档案管理模式与现代化的科学研究成果相结合，实现更为科学化和智能化的文书档案管理模式。与此同时，对文书档案管理人员做出标准化的培训，以便更好地管理文书档案工作。
【参考文献】
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[中图分类号]R197.3 [文献标识码]B [文章编号]1673-7210（2008）06（c）-111-01
众所周知，保管与利用是档案工作的两大任务。而档案利用的服务，是充分发挥档案作用，使档案价值得以实现的基本途径。笔者结合本档案室工作实际，就如何做好档案接待利用工作谈几点看法：
1 丰富档案信息资源，建立科学检索体系
档案数量、内容及具有合理性结构的档案资源是利用工作的物质基础。贫乏的馆藏只能是“无米之炊”，要想有效地提高档案利用率，就必须丰富馆藏，优化馆藏结构[1]。因此，一方面，我单位档案室如何把档案收集齐全，并具有专业特色作为基础任务，经常深入到临床一线调研，了解各项工作对档案信息的需求，有目的地从存藏档案资料中挖掘有价值的信息，并加强二次或三次文献的编研工作，主动为医院各项工作提供档案信息资源。另一方面，则要主动与档案材料形成部门人员进行有效沟通与交流，挖掘并发挥档案管理人员的主观能动性，千方百计地开发和丰富档案资源。与此同时，还努力完善档案检索工具，建立科学的检索系统，以此作为解决储存与利用之间矛盾的重要方法，也成为高效、准确打开档案信息大门的金钥匙。加强检索系统的规范化建设，既可提供更多的检索渠道，也大大增强了档案利用能力。 2延伸服务领域，辐射利用广度
档案为社会提供服务的过程就是发展壮大自己的过程，这就首先要求改变传统的“坐堂等客”的被动服务意识，改革服务方式，拓宽服务领域，提供利用业务，努力使档案管理从封闭、半封闭状态向开放型转变。
首先，在服务广度方面，要面向社会，加强调研[2]，广泛宣传，大胆征集与开发档案资源，提供利用的新途径，努力实现超前服务、跟踪服务和善后服务的良性循环，加速档案信息资料向现实生产力转化的质量和效率，使档案资源不仅为临床一线服务，而且能更好地为决策主动服务，为社会服务。
其次，在服务方式上，则要从被动服务向主动服务转变，从单一服务向系统全方位服务转变，从一般性提供利用向档案信息资源开发利用服务转变，如将病人医院的二元关系变为病人、医院、保险机构、政府监督等多部门的多元关系，切实把滞后服务变为超前服务。
3 积极探索档案利用规律，建立档案信息利用反馈系统
启动、刺激与不断扩大档案需求，是档案服务的宗旨。档案作为一种信息资源，不仅要开发利用，而且要注意掌握利用效益信息的反馈，最好还能建立档案利用信息反馈系统，收集、整理各方面对档案服务的意见和要求，然后进行梳理、分类、制定出改进方案，以不断完善利用服务机制，同时通过档案利用效果检查我们档案室解决问题的实际能力、可能取得的社会效益和经济效益。通过档案利用反馈信息的管理，除了了解和研究档案效益发挥的情况，提高利用率外，还可以加强医院信息横向联系，从封闭式、分散式向开放式、标准化转变，打破院际、科际界限，做到档案信息互通，逐步实现档案信息资源共享[3]。
4 处理好档案利用的两个关系，确保利用服务工作的安全性 4.1 要处理好档案利用与保密的关系
在利用接待工作中，既要积极提供档案为社会各界服务，又要坚持保密原则。从理论上说，没有什么档案是不可利用的。但是由于有些档案涉及个人、单位乃至国家机密，因此，在提供利用服务时一定要妥善处理好利用与保密的关系。首先要做好利用中的监督工作，即要专人监阅利用者的查阅过程，有效发现并制止纠正档案利用过程中不利于保密的各种不良行为[4]；其次要关注档案的审查工作，准确划定需要控制利用的范围，防止不恰当利用档案给个人、单位和国家带来危害和损失。同时对特定档案的利用，也要关注在时间、地点和范围条件限制下提供利用。第三是档案工作人员要增强保密工作为经济建设服务的自觉性，提高保密意识，该保密的坚决保密。
4.2 处理好档案利用与安全保护的关系
查阅档案的人越多，利用越频繁，对档案的损毁也越厉害。档案工作人员忽视了档案利用与保护中的任何环节都是有失偏颇的，强调利用而忽视档案的保护，或只讲保护而限制利用都是偏离档案管理工作宗旨的。因此，要确保档案的安全性和利用率，可以从两方面着手：一是搞好档案的分级管理，实施重点保护，对特别珍贵的档案采取适当的限制使用措施，减少人为损坏[4]；二是要积极开展档案的复制工作，创造条件，充分利用现代科技手段，努力提高档案利用的现代化水平，尽快改善档案的利用方式，在不影响档案利用效果的前提下，提倡用档案复印件的方式提供服务。
[参考文献]
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[3]曾雪兰.基层医院档案管理工作的存在问题及对策[J].现代医院,2006,6(5):115-116.
关键词：高校外事;档案管理;优化
中图分类号：G27 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2015）04-0207-02
一、焦作市高校的外事档案管理工作中存在的问题
焦作市共有三所高等学府：河南理工大学、焦作师范高等专科学校、焦作大学。在高等教育国际化发展的大背景下，三所高校积极开展诸如聘请外籍教师、合作办学等一系列外事活动，过程中产生了大量的文件、图像、礼物等各种外事档案。三所高校在保证外事档案的完整性和真实性方面不断努力，但目前三所高校的外事档案管理还存在以下几个方面的问题。
（一）思想上不重视，责任分工不明确
思想上的重视程度，决定了工作进行执行力度。在焦作大学和焦作师范高等专科学校两所学校中，因其外事工作起步晚、对外合作与交流少，外事活动形成的档案材料少，学校存在思想上不重视、责任分工不明确的现象。例如，国家教育部在高校外事工作的基本原则中规定：外事档案必须实行集中统一管理，确保完整系统、准确和安全、便于开发利用[1]。虽然焦作师范高等专科学校也有这样的规定，实际情况却是综合科档案室只是负责上级的文件、批复、审核等红头文件，而对于学校与国外学校间的具体外事活动中形成的各种材料却允许外事办公室进行收集、归档和保存等工作;在焦作大学则是外事办公室的档案管理者身兼外事办公室成员和学校档案室管理者两职，责任上没有明确的分工。
（二）缺乏专门的管理人员，专业技能不高
河南理工大学、焦作师范高等专科学校、焦作大学三所学校均没有配备专业的档案管理人员，三所学校的外事管理工作人员共有9人，其中，河南理工大学5人――档案科4人、国际交流处1人;焦作大学1人，同时兼外事档案的所有工作和学校所有档案的工作;焦作师范高等专科学校3人，综合档案室1人，外事办公室2人。在这9人中，只有河南理工大学的档案管理者中的1人是自修的档案管理专业人才，其他人员则都是医学、生物、英语等非档案管理专业的人才。这些工作人员既不熟悉档案管理的流程、方法等业务，也没有经过专业的业务培训，缺乏相应的专业技能。他们刚上岗时，管理工作出现诸多问题，例如，如何有效收集、积累材料，采取何种方法归档、保存等等，他们需要在工作中学习、在学习中工作，这就大大降低了工作效率。此外，他们的日常学术研究领域也非档案学方面的，平时的学习也只是停留在最基本的层面。因此，这些工作人员既不能被认为是精通档案管理的专业人才，也不能定义为是专业的外事管理人才。
（三）管理手段落后，时效性不高
20世纪50年代末以来，随着计算机和网络技术的出现和逐步的普及，信息对于社会的影响与要求与日俱增，因而实现信息化档案管理是时展的必然。办公自动化、无纸化等新事物的出现，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通信线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读的形式存在[2]。然而，因为思想上对外事档案的不重视和缺乏专业的档案管理人才，目前，焦作市高校对于外事档案的管理仍处于传统手工有纸化记录、整理、归档、保存的阶段，并没有研发专门的适合本校的档案数据库管理系统。这就会产生档案前与档案后部分材料在形式上不一致的脱节现象，难以保证材料的原始性。此外，将电子化的材料再转变为有纸的档案的工作要求，首先会增加管理人员的工作量，不管是在归档入柜，还是整理、验收时，都是一个需要耗时费神的过程。其次随着外事档案的不断累积，学校也需要不断更改档案管理环境以及增加人员。
二、影响焦作市高校外事档案管理工作开展的因素
首先，地理环境和社会环境是影响焦作市高校外事档案管理现状的客观因素。焦作市因地处我国中部地区，非省会城市。无论是经济发达指数、交通便利指数还是对外开放程度都没有省会郑州市的高，更比不上沿海地区。这样的环境难以吸引国外企业、高校等来焦作市进行合作与交流，不利于学校开展外事活动。因而产生了焦作市各高校外事相对比较少、层次比较低、管理者不重视的现状。
其次，学校自身是影响焦作高校外事档案管理现状的主要因素。现将河南理工大学、焦作大学、焦作师范高等专科学校进行比较。三所学校均地处焦作市，但是各学校的外事档案管理情况却是大相径庭，河南理工大学采取的归口管理，学校档案科和外事单位有明确的分工;而焦作大学和焦作师范高等专科则学校的档案室与外事办公室的分工不明确。再将河南大学、河南理工大学进行比较，河南大学地处开封市，其地理位置和社会环境与河南理工大学相差不多，但是在档案管理方面，河南大学的档案馆，在规模、人员配备、信息技术等方面都比河南理工大学的档案管理成熟和完善。所以，地理环境和社会环境的利弊不是绝对因素，学校自身的管理才是最重要的因素。
三、优化外事档案管理工作机制
（一）转变思想，强化责任意识
马克思主义认识论指出，认识影响实践，正确的认识、科学的理论对实践具有巨大的指导作用，错误的认识、不科学的理论则会把实践引向歧途[3]。因此，高校要实现外事档案的信息化管理模式、构建健全的管理制度，必须转变思想。首先，变不重视、忽视的思想为高度重视、密切关注的思想，明确责任意识。档案管理工作人员必须认识到高校的外事工作是学校对外交往的窗口和国际交流的枢纽[4]，而高校的外事档案管理是保证这一“枢纽”畅通与否的关键环节，对学校的外事工作、对外知名度、科研和教学发展以及学校对国际高等教育形势的把握有着重要的影响。其次，变传统的外事档案管理思想为先进的电子化或信息化外事档案管理的思想。当今，网络技术、电子办公技术日趋成熟，其高效、快捷的特点使得网络技术应成为高校开展对外合作与交流活动的主要手段。信息化档案管理模式会减少工作人员的劳动强度，也便于调档查看和对外宣传。故步自封，只能是被淘汰。因此，高校的外事档案管理工作人员要坚持与时俱进、不断创新。
（二）加强业务培训，明确责任分工
在高校的档案管理工作中，人是管理的主体，工作人员的业务素质和专业技能的高低直接决定了档案管理的成效。我国古代著名的思想家、政治家墨子（公元前468―公元前376）曾说过：“江河之水，非一源之水也;千镒之裘，非一狐之白也”（《墨子・亲士》），强调人才的重要性。同样，高校的外事档案管理也需要众多的人才，而且是专业的人才。因此，要提高地方高校的外事档案管理水平，必须有专业的外事档案管理人才做支撑。但对于学校而言，招纳新一批专业人才并非是目前的最佳选择，因为人才的招纳势必要造成人事的变动，且需要一段时间的等待。已上岗的工作人员虽非档案管理专业出身，但是由于长时间的接触，对档案管理工作已有经验。所以，对现有人员进行培训，增加其业务素质和专业技能则是最好的解决方法。在人才培训方面，学校应从两方面着手。一是组织档案管理人员和外事部门的档案责任人定期去省内外档案管理成熟的高校学习，或聘请专业人士来校培训，并要求他们每学期上交档案管理方面的工作总结。二是运用激励机制，鼓励工作人员在档案管理方面的学术研究，督促他们不断学习档案管理理论，了解现代化档案管理的动向。学校在加强人员培训的同时，要强调档案科（室）和外事部门各自的职责、明确分工，档案科（室）要做好统筹工作，制定更为详细的管理规范，及时督促外事部门积极做好收集、积累、归档和上交的工作;外事部门按照档案科（室）的要求，委派至少一名的外事档案管理人员负责日常所有材料的收集，定期（比如一个月或其他的周期等）整理已有材料，进行归档，如期上交档案。若外事部门逾期或是未交规定的外事档案，或上交的材料不合规范的，档案科有权督促或责令返工修改材料的权利。学校对档案科（室）和外事部门一年进行至少四次（每学期两次）突击考核，对于多次不合格的工作人员进行批评或给予相应的惩罚，比如取消其本年度的评优资格等。
（三）引进先进技术，开发资源数据库
高校的外事档案管理既是连接学校与国内外的窗口，又是教学、科研对外收集情报资料的数据库[5]。先进的信息技术可以有效地提高高校外事档案管理工作的效率，提高学校的对外宣传力度，摆脱因地理环境和社会环境对高校的限制，吸引更多的外来投资和国外的合作。因此，高校要积极引进先进的技术，例如先学习和效仿信息化档案管理比较成熟的外资企业的档案管理办法，研究其电子管理系统。然后根据本校实际，组织专业人才构建本校的信息管理数据库和外事档案管理信息系统，将原有的纸质档案信息录入数据库，并创建外事档案信息网，加大学校的对外宣传，摆脱因地理环境和社会环境带来的弊端，并以快速、安全、可靠的途径提供服务，吸引更多的外国高校来访，适时地与国内外相关机构进行交流与合作。可以，高校的师生在出国学习或是访学时，可以借助网络信息资源与外界进行沟通和交流，宣传本校的文化，增加进行外事活动的机会。
高校的外事档案见证了一所学校外事工作从无到有的成长过程，这是一个复杂的、信息量不断汇聚的过程。焦作市三所高校中存在的外事档案管理方面的问题在其他学校也能找到，并且问题不是朝夕就能解决的，需要一个循序渐进的过程。因此，各学校必须加大日常的管理力度，改进档案管理机制，为外事工作顺利进行添砖加瓦。
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Abstract With the continuous development of the information times， the archives management of hospital to gradually realize the informationization development， strengthen the information age background of hospital archives management， help to improve the efficiency of the management of hospital archives and promote the hospital sustainable development. Aiming at the common problems of the current hospital archives management， this paper puts forward the development strategy of archives management in the future， which aims at providing some theoretical basis for the archives management of the hospital.
Key words archive management； hospital management； informationization management； strategy
0 引言
在新时期，管理信息化是医院发展过程中的一个重要趋势，随着信息化技术的不断发展和应用，在医院的发展过程中加强管理信息管理系统的构建，可以提高医院的管理效率，促进各项管理工作准确及时完成。档案管理指的是对医院的各种档案进行统一整理和管理的重要过程，比如制定档案管理标准、对各种档案进行收集与汇总、对档案进行编排、对档案进行保存等。当前医院档案管理过程中还存在很多问题，比如医院管理人员在进行档案管理的过程中缺乏先进的管理意识，对现代化理念的认知程度不够等，这些都会导致医院档案管理水平下降，而且会导致很多档案丢失现象出现。
1医院档案管理的现状和档案管理要求
档案管理是医院发展过程中的一个重要内容，是对于医院的各种医疗信息、病人的就诊信息进行汇总的过程，在医院的发展过程中，除了加强对各种医疗方法的研究、加强对医院经济水平的管理，还应该要加强对医院的档案管理工作的重视。当前很多医院虽然开始重视医院的档案管理工作，但是在档案管理过程中都存在一些问题。比如在日常档案管理工作中，有的工作人员在档案的整理过程中，采用人工归档和保存的方式，随意勾画，而且保存不当使得很多资料年久丢失，对医院的发展而言是一种损失。在进行档案管理的时候，依旧对医院的档案管理没有做出统一的要求，因此医院档案管理处于比较随意的状态，即使是实现信息化管理，也缺乏统一的管理机制，因此使得医院档案管理效率低下。加上当前很多医院的档案管理部门没有进行规范化管理，档案管理人员水平不高，很多档案管理人员停留在传统的管理理念上，对信息化和现代化的认识不够，因此导致档案信息缺乏，档案丢失。另外，当前很多医院在档案管理中还存在一个严重的问题就是重管轻用，档案开发利用率低。即使是采用传统的方法对档案进行收集、整理、归档之后，也没有积极加强对档案资源的利用，当然，出现这种现象的原因就是人工查询难度较大、复杂程度较高，因此使得很多人在工作中不愿意去对各种档案资料进行查询。
在档案管理过程中，应该要结合当前的信息时代背景，对档案管理工作进行统一规范和管理。比如医院的档案管理应该要做到规范化，对于各种档案要进行科学的分类和存储，便于医院工作人员的调用。在档案管理过程中要有统一的标准，比如档案的内容模式、存档的格式等，都要进行统一规定，从而使得各个部门的档案管理工作可以更加规范化，也便于整个医院对所有部门的档案进行统一管理。另外，在档案管理过程中还应该要考虑到使用者的用户体验，要从使用者的角度着手，对档案的检索以及利用的端口进行开发，借助各种计算机信息技术，使得各种档案资料能够真正在医院内部实现共享，为医院各个部门的发展奠定坚实的理论基础。
2 医院档案管理策略探讨
2.1 提高档案工作认识程度
医院档案工作管理过程中之所以出现效率不高的问题，一个重要的原因就是对档案工作的认识程度不够高。对此，在医院的发展过程中，应该要加强对档案工作的重视。首先，要对档案管理人员进行教育，使得档案管理人员能够树立起应有的责任感和使命感，能够对工作态度进行端正，对档案工作产生全新的认识，了解档案工作在医院工作中的重要性，从而提高工作的积极性和热情。其次，要加强对档案工作的考核与管理，从考核与管理的角度出发，可以加强员工对档案工作的重视。比如医院要加强对档案工作的领导，要定期检查、指导工作，以便能及时发现问题，立即解决，而且要将档案工作考核结果与工作人员的职位晋升进行有效联系，从而使得工作人员能够对档案工作更用心。
2.2 改革传统的档案管理方法
医院在长期的发展过程中，对档案管理的重视程度不够，很多时候都没有重视对医院现有的资源进行充分的利用，因此导致很多医院的各种资源得不到充分利用，存在十分严重的浪费行为，对于医院的发展也是一种严重的阻碍。在医院的现代化发展过程中，应该要对传统的档案管理制度进行改革，借助各种管理系统，对医院的经济活动以及医院的发展过程中的各项任务进行细分，并且对其进行考核，从而促进医院的全面发展。比如在医院档案管理过程中，可以分别对医院的各个部门的档案信息进行汇总，要建立统一的档案管理办法，促进档案管理过程中的各种问题的解决，从而使得各种资源可以得到有效利用，促进医院的可持续发展。
2.3 构建数字档案室，促进档案信息化发展
数字档案是未来医院发展的一个重要趋势，对于档案室信息资源进行整合，一个重要环节就是要加强医院各个部门之间的联系，从而可以将各种档案信息汇总，形成数字文档，数字文档的存储是以互联网为基础的，其存储空间较大，可以满足越来越大的档案存储需求。因此医院应该要建立数字档案室，对硬件网络容量进行配置和完善，要配置满足档案室存储、查询等需求的各种服务器、扫描仪、打印机等设备，以满足海量的档案室信息处理需求。而且各个部门之间要对数字档案有清晰的认识，在各个部门中要形成准确的数字档案，然后再在档案管理部门进行汇总，为医院发展提供更多的信息资料。
2.4 加大对数字档案信息资源管理人员的培训力度
新时期档案的主要模式是数字化，但是在传统的档案管理中，数字化程度还不够，一方面就是由于档案管理人员对信息化的认识不够，导致管理水平较低。档案建设的效率与人才队伍的质量息息相关，当前加强数字档案信息资源整合，一个重要的方面就是要建设一支高素质的人才队伍。在人才选拔方面，要严格把关，选择具有档案室管理知识以及信息管理知识的综合型人员参与到档案信息资源管理和整合过程中。而且要在日常工作中加强对档案管理人员的培训，加强各种现代化技术的培训，使得档案管理人员可以掌握更多信息技术，促进档案工作的效率不断提升。
2.5 加强对档案管理的长期规划
在医院的发展过程中，经常会对医院的发展方向进行规划，比如医院的规模、诊疗的科目、医疗设备、人员等，都有十分详细的规划，但是对于档案管理而言，却没有一个长期可持续发展的规划，因此使得档案管理不能适应医疗业务的飞速发展。近年来，科学技术的不断进步与发展，使得计算机网络技术在很多医院的管理中都有了十分广泛的应用，使得医院各个部门的工作效率有了很大提升。但是在档案管理上计算机系统的应用还比较少，依旧在采用人工收集归档的方式进行处理。对此，医院应该要将档案管理纳入医院的长期规划中，考了到档案管理的设计和建设工作，要根据医院的发展规模以及需要，对档案转型升级过程中需要的各种设备加强投入，比如加强对各种计算机的配备、构建专门的网络等，并且要加强对专业人员的培训，从而使得档案管理能够和医院的业务发展相适应，也实现可持续发展。
2.6 加强对档案安全的管理
信息技术的应用使得医院档案管理效率得到提升，但同时也会带来较大的安全隐患，尤其是互联网中的安全隐患，是一个最大的障碍。比如一个恶意的数据包就有可能导致各种设备出现瘫痪，最终使得各种信息出现泄漏。只有不断提高医院档案管理人员的安全意识，才能从根本上杜绝一些危害的出现。比如引导医院的医院员工形成主动的安全观念，使得他们在使用计算机以及网络的时候可以注意不要去点一些不安全的网站，不会下载一些非法的东西，从而确保医院的网络处于安全的状态，不会导致医院的档案信息的泄露。同时，还应该要采用技术手段对各种安全隐患进行控制。在医院的发展过程中，为了对各种信息进行安全保护，则必须要从技术手段加强安全保护，比如对于医院的电脑，要安装防病毒系统，购买一些正版的杀毒软件，安装防火墙等，使得医院的内部信息系统可以得到有效的保护，不断提高医院的网络安全水平。
关键词：事业单位；档案管理；工作方法
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
档案部门作为事业单位中重要的部门之一，不仅要保持传统工作方式的优势地位，在此基础上应该拓展管理与服务的领域与方式，把项目档案管理作为档案部门最基本的工作之一，通过项目档案管理的先进性、创新性工作，为事业单位的科学规划、管理、保护和合理利用方面服务，不断提高工作质量和工作效率，保证事业单位的可持续健康发展。其实，项目档案管理就是始终把档案管理体现在与项目相关的各项管理制度之中，并在项目实施的各个阶段,介入档案管理环节，使档案的收集、整理、鉴定、归档与项目同步执行，在最大限度地节约人力、物力等资源的同时，充分发挥管理在生产实践中的效能。
1、做好事业单位档案管理的意义
1.1 事业单位档案管理是事业单位的工作基础，事业单位如果需要查询资料时，档案管理工作就起到重要的作用，为事业单位查询资料提供依据，档案管理工作还是职工与单位合法权益的依据和凭证，是事业单位管理工作中必不可少的部分，同时做好事业单位档案管理工作，可以提高事业单位效率和质量，事业单位档案管理工作是否能够做到科学有效，是衡量事业单位管理水平与业务业绩的重要尺码。
1.2 做好事业单位档案管理工作有很多重要的意义，首先可以保障事业单位稳定长久发展的关键，如果档案管理的工作人员不重视档案管理工作，草草了事，就会在事业单位的稳定发展中埋下一颗定时炸弹；其次档案管理工作的有效科学，可以方便领导对事业单位的整体的控制和管理，根据实际情况做出相应的治理措施等等；事业单位档案管理的真实有效可以为社会各界保留一份完整的历史记录，通过事业单位的档案，可以分析单位业绩以及业务情况，以便在众多的事业单位中找到有发展前途的单位，并且适合自己事业健康发展的单位。
1.3 事业单位的档案管理工作随着社会的发展和进步，不断进行改革和创新的，只有不断的创新和完善才能在竞争力越来越强的社会中立足，才能将事业单位的整体业务水平真实的反映给社会各界，及时采纳有效的建议，积极采取有效的措施提高事业单位的业务水平和社会形象，才能使事业单位做到全面发展。
2 项目档案管理在事业单位管理中的体现
2.1 体现在合同管理中的项目档案管理
2.1.1 在合同评审前，档案工作人员利用现有的资料或通过其他渠道来获得经济技术信息资料，拟签订项目的相关标准、规程规范，拟合作方与本单位已合作项目的《招标书》、合同、跟踪管理记录等。这些经济技术信息资料为合同评审前的准备工作与领导的决策充当了助手作用。
2.1.2合同评审过程中,及时整理并建档保管《合同评审表》、《合同更改记录》、《顾客档案》、《合同评审会议记录》。对于《合同更改记录》,要收集齐全部文件更改的有相关人员签字的草稿;对于《顾客档案》,应关注所记录的顾客名称、地址(包括厂址、网址)、联系方式(包括电话、传真、电子邮箱)、法人代表、联系人(包括其性别、年龄、学历、职务、嗜好等个人特征)以及对成果或服务满意度的要求填写是否齐全、正确。
2.2 体现在设计过程控制中的项目档案管理
在设计策划至设计更改后定稿的过程中，档案管理人员应根据设计过程的特点，分别内部接口和外部接口两种不同的接口关系来进行案管理，并提供服务。项目管理档案人员应注意设计工作进程，及时为专业人员提供相关的信息，查阅相关信息图件和模型并附信息解释，对调查项目所在地的情况，档案工作人员充分发挥信息资源共享优势，用心查询项目招标没有描述的、对调查项目设计工作不可少的详尽资料，做到把正确的信息在正确的时间里以正确的方式传递给正确的对象。
2.3 体现在项目管理控制程序中的项目档案管理
项目管理控制是对事业单位承担的项目形成、确认、交付过程的控制。在项目实施过程中目档案管理部门首先从制度建设上领先一步，再借助现代化的办公设备与规范化标准化的管理，才能保证项目档案的质量。
2.3.1 将先进的项目档案管理的管理理念与具体的管理方式嵌入事业单位的管理制度体系中，在行政制度体系中，各种规章制度均应规定档案室与相关行政部门的组织结构关系，明确规定档案工作人员在单位行政工作环节中的地位与职能，还应规定档案室与相关业务部门的组织结构关系，明确规定档案工作人员在成果实现过程中的地位与职能。
2.3.2为保证项目档案的质量，控制和维护档案信息资源的有效性和可靠性，档案管理人员须在规范化管理体系的支持下，指导一线作业人员运用拍照、录音录像及传真、扫描、网络传输等数码技术和网络技术与手段，及时填制、造册中间成果及记录，将各种相关文件与项目工程音像资料同步传输至档案部门。根据设计的时间安排，档案工作人员适时按照接收到的资料编目，实地或在项目组归队后，与实物资料、纸质文件核对。
3 提高事业单位项目档案管理的工作方法
推广项目档案管理，促进事业单位的档案管理工作在创新中求发展项目档案管理，是规范化管理体系的管理思想在档案管理中的体现，与传统的档案管理相比具有明显优势。
3.1 档案的接收由被动型向主动型转化
以往的档案工作者以参加项目鉴定、重要设备开箱及重要工程项目竣工验收来收集项目资料，档案的接收滞后于生产过程，而且对于接收到的资料只起“马后炮”的整理作用。而以直接介入服务与管理过程的职能、身份来指导、监督并归集档案资料，则使档案的接收过程变成主动的、动态的工作过程，其完整性、可性、系统性、可利用性自然远胜于传统工作方式下档案的接收。
3.2 档案的种类由只重文书档案向既重文书档又重科技档案、声像档案转变
在项目档案管理过程中，对项目作业过程形的各类档案资料均要求及时收集、记录、整理、定册。对一些重要的资料进行拍照、录制声像资料、刻录光盘并备份。项目档案归集时，实物资料与其对应的图片、声像料同时鉴定和保存。从档案载体的角度看，则由只收集“红头”文件向既重政府部门下发文件资料重收集有保存价值的文字、原始数据、合同、协议图纸、录音、录像带、实物等为载体的各种档案材转变。
3.3 档案服务由封闭型向超前型与渗透型转化
传统档案工作就是简单的“闭门整档、看门摊”，处于等客上门、你要我查的服务状态。项目档案管理则立足单位职能，由精通档案工作、了解本单项目作业流程、熟悉规范化管理体系的档案管理员，使档案工作协调体现在单位管理、服务的实现程、支持过程中，使项目档案管理乃至整体档案管成为内部管理机制的有机组成部分。
4 结束语
在知识和经济同步发展的现代社会，各事业单位的档案部门同样不甘落后，与时俱进，为促进本单位的健康发展而不懈努力着，其中项目档案管理它是单位管理体系不可或缺的组成部分，做好项目档案管理工作是保证档案更好地发挥作用的基本出发点，作为一个档案管理工作者，必须大胆创新，积极思考项目档案管理的工作方法，提高项目档案的利用效率，提高档案管理的工作质量，不断促进项目档案管理工作走向标准化和规范化的道路。
参考文献：
