时间：2022-10-30 12:19:07
一、电子文件定义
及其特点综述
所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：
1、电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；
2、电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；
3、电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；
4、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
二、电子文件与传统税务档案的区别
（一）电子文件的归档方式与传统档案不同
电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，使电子文件的原始凭证性的关键信息也可以更改，使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。
（二）电子文件在保管方式上和传统档案有差异
电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。税务档案管理部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，税务档案管理部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。
（三）电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同
因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案管理部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标收、著录。技术条件允许时，可以编制多角度、全方位的检索工具，方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
（四）电子文件查询利用方式和传统档案不同
只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案室的工作人员，工作人员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。
三、电子文件对税务档案业务管理工作的影响
（一）传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据库中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的阅卷归档制度。文件的归档阅卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形成移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
（二）由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
（三）由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊
性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
四、电子文件在税务档案管理中的运用
（一）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略
新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置及至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为只读性文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
（二）解决好电子文件的保存问
题
以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件需要定期进行复制，以防止信息损失。
关键词：传染病防控；档案管理；研究
新发传染病是指新确定的和先前未知的、可引起局部或世界范围内公共卫生问题的传染病,如SARS、禽流感、甲型H1N1流感等。这些新发传染病往往具有传染性强、传播速度快、病死率高的特点,对社会稳定、经济发展和国家安全造成严重影响。因此,预防和控制新出现的传染病,已成为当前疾病预防控制工作中的重要内容。无疑,综合档案室作为各级疾控机构重要的信息资源管理部门,应该尽早认识到这一点,积极将档案管理渗透到防控工作中,做到关口前移,才能收集到全面的第一手的材料,才能确保这些档案材料能够真正完整地反映防控过程和经验。
1建立档案管理机制
1.1架构档案管理组织
当疾控机构全面启动新发传染病预防控制机制时,往往会建立起防控工作领导小组,全面组织和领导防控工作,并在此之下,成立相关工作组。如协调组、信息组、现场组、检验组、宣传组、后勤保障组、外联组、专家组等,具体负责预防控制工作中上下级部门的协调与沟通;进行疫情信息的收集、分析与上报;开展疫情的应急处理与流行病学调查、疫情的监测与检验检测。同时还要对社会民众进行健康教育,并与社会多系统多部门开展联防联控,共同抵御新发传染病。在疾控机构启动防控机制的第一时间,档案部门就应积极行动起来,将档案管理介入到防控机制之中。首先,档案人员应加入协调组或信息组的工作,专职负责对整个防控工作档案的指导与收集。第二,在各个防控小组中确定档案信息员,负责该组档案材料的收集和归档工作。
1.2明确机构和人员职责,建立规章制度。
档案部门应在各工作组成立之始,建议领导小组在各组建立和制定制度时,在制度中明确归档任务。在工作结束或告一段落时,将本组形成的文件材料及时收集和归档,并将这一责任具体落实到各组的信息员职责中去。明确规定信息员的职责,除了定期将该组工作信息上报防控领导小组外,还要负责将该组文件材料收集齐全,上交到档案室。档案部门也应该及时制定归档范围,提出归档要求,发送至各工作组,从而确保信息员和各组工作人员都能了解和掌握归档内容。
1.3利用现有的档案工作网络
在防控工作结束、工作组解散后,还会有反映防控工作的文件产生或需要归档,如表彰类的申报材料和实物类的档案以及各科室申报的有关项目或科学研究的档案材料。为了确保档案能完整地反映整个防控的全过程,也应该注意收集这部分材料,而它们的归档就需要靠现有的档案工作网络来完成。因此,档案机构还要及时对各科室的兼职档案员提出要求,关注并及时收集和归档这部分档案材料。
2明确防控文件材料的归档范围
防控工作组的人员多为公共卫生专业人员,对档案的知识了解甚少。因此,及时提出归档范围是十分必要的。防控工作文件材料的归档范围,应从各工作组的职责任务出发,并根据以往的工作经验来制订。归档范围大致应包括以下几个方面：
2.1防控工作的组织与框架文件。包括防控工作领导小组的筹备、建立文件;领导小组和各工作组的职责任务、工作制度及人员安排、通讯录;重要的会议记录;本单位和上级单位的防控工作预案、方案、技术规范与技术指南;本单位和上级单位的防控工作计划、总结、大事记；本单位和上级单位关于防控工作的通知、简报等文件以及本单位向上级的请示、报告、建议、意见以及上级单位的指示、批复、复函等文件材料。
2.2现场流行病学调查及疫情处理材料。对新发传染病进行现场调查和处理所形成的材料是反映整个防控工作的至关重要的第一手材料,是开展传染病症状分析、流行病学分析和病原学分析与研究的最为基础和关键的材料,因此要特别重视这部分材料的收集。这些文件材料应包括确诊病例及其密切接触者的现场流行病学调查表、调查报告、实验室检测报告、专家会诊意见及现场消毒或进一步隔离的记录等材料。除个案材料外,还应包括新发传染病的报告管理、流行病学调查和处理的技术规范、指南等规定性和指导性文件。此外,消毒药品、器械及防护用品等应急物资储备的申请、批复、登记表、汇总表,消毒工作登记和统计表以及应急队伍集结和培训等材料也应包含其中。
2.3 疫情信息统计与分析材料。这部分文件材料反映的是整个疫情的基础数据,因此,对它们的收集也是档案收集的重头工作。应包括本单位以及与上下级疾控机构沟通的疫情监测日报、周报、月报;疫情的监测分析报告;建立新的疫情信息报告系统或平台的材料以及相关的技术指南、规范性文件和培训材料等。
2.4健康教育材料。开展为大众传染病防控知识的普及和宣传是疾控机构的重要任务,特别是对大众都不了解的新的传染病,就更是需要加强民众的健康教育。因此,在工作中形成的健康教育材料就成为整个档案材料中较为重要的组成部分,包括健康宣传方案、宣传海报、公益广告、折页、手册;以及多媒体制作材料如DVD、VCD光盘等等。此外,还应包括对社区或下级疾控机构人员开展培训的材料。
2.5有关新发传染病的科研项目等研究性材料。在开展疫情症状监测和实施防控措施的同时,疾控机构对新发传染病的研究会迅速跟上。档案人员应注意收集围绕该病开展的疫情风险分析和应对措施研究、检测技术与方法研究、流行病学、病原学分析与研究等材料;此外,还应关注疾控机构为防控工作申请的各类项目和科研材料,它们也从多个侧面反映了防控工作的进展。这部分文件材料还应包括项目的申请、计划或方案、项目的进展记录、项目的总结性和评估性材料以及项目的审计材料等。
2.6社会机构联合防控的材料。防控新发传染病,不可能仅是卫生部门单兵作战,而是需要加强社会相关部门的联防联控,共同应对严重的疫情。当疫情发生时,疾控机构会立即与出入境管理部门、民航局、铁路局、交委、教委以及疫情周边省区的疾控机构进行合作,定期交流疫情信息,联合采取防控措施,并协助开展异地患者的排查和确诊工作。在联防联控工作中产生的文件材料主要包括信息交流的制度、规定;疫情信息通报和工作简报;重要会议材料;协助开展的流行病学调查处理材料以及相关个案信息的通报、函件等材料。
2.7影像类和实物类档案材料。在防控工作中会形成大量的照片、录像等影像材料,也会有奖状、证书、奖牌、锦旗等实物类材料。档案人员一方面应明确地将它们列入归档范围,另一方面还应积极关注这些材料的形成或产生时间,主动收集,做到随产生随归档。
2.8电子文件的收集。档案人员不仅要收集纸质档案,还应收集电子文档。电子文件的量很大,可以要求各工作组将本组的重要文件刻录成光盘,一式三份,与纸质文件一并归档。
3建设新发传染病档案信息系统
收集的目的在于利用,档案人员应积极开发新发传染病档案信息资源,为防控一线服务。档案人员一方面将收集来的文件材料尽快立卷,编制出目录,提供给各工作组查阅,一方面应利用信息平台,为防控人员提供更为便捷的网络服务。
3.1积极利用已有的信息平台。如果单位已有OA办公自动化平台,档案人员就可充分利用它,尽早将防控档案录入其中。具体做法是,档案人员应优先安排整理防控档案,并将全部防控档案单独编制目录号,在该目录号下,档案按形成单位大流水排序。这样，防控案卷的档号就不必等待当年常规收集的档案整理完毕后再去流水排序了,从而可以尽快地将案卷录入到办公系统中,方便防控人员利用。
3.2开发新的新发传染病档案信息系统。如果单位没有现成的信息系统,档案人员就应尽早地建议单位开发档案信息系统。在研发系统的过程中,档案人员应本着简便易行的原则,多与软件设计人员交流,让他们充分了解档案材料的本身特点和利用上的需求,并且要求系统要留出端口,可以在以后加挂到单位的信息平台上。
4对档案人员的要求
4.1深入工作组。档案人员应经常深入各个工作组,了解防控工作的动态,随时掌握各组产生的最新文件材料,对收集工作做到心中有数。
4.2加强沟通与交流。由于信息员都是防控专业人员,对文件的整理与收集并不了解,档案人员就要经常与各组信息员进行交流,介绍收集和整理文档的经验,让信息员更快地进入角色。同时,要求各工作组必须建立起文件材料登记制度,无论是上级单位下发的还是本单位制发的文件,信息员都要一一登记。
4.3做好模版工作。档案人员应为各组信息员建立文件整理的样本,可以让信息员通过实际的操作,了解文件管理的方法,掌握文档收集后的整理步骤和规范。档案室要经常备份各组的文件目录,从而掌握整个防控工作文件产生的情况。此外,还应要求各工作组及时将已经处理完结的文件材料向档案室归档,以达到文件材料早归档、早立卷、早使用的目的,方便整个防控工作的查阅利用。
4.4及时捕捉新情况。随着防控工作的进展和深入,档案人员应密切关注工作进程,如果发现有新的文件材料出现,要及时捕捉,或遇到新问题要多动脑思考,找到解决办法或及时向有关部门提出建议。
随着中国经济的发展,国内和国际人员往来日益频繁,疾控机构预防控制新发传染病的任务会越来越重,档案管理一定要迅速跟上,才能使这些档案成为最为宝贵的防控信息资源,为应对新发传染病发挥积极的作用。
参考文献
[1]陈中海主编，档案管理学，河南人民出版社，2008.8；
人事档案管理工作的重要性人事档案区别于一般文书档案及业务档案，它具有现实性、动态性、真实性、完整性［1］，人事档案的内容包括从一个人出生到死亡整个过程中形成的大量材料。而一个人的职业史材料是人事档案中极其重要的材料，占个人职业人事档案内容的绝大部分。一般疾控机构职工一个完整的人事档案应归档的材料主要应包括10个方面内容:履历类材料，录用、鉴定、考核、考察、聘用类材料，学历、学位、职称、培训、学分等证书类材料，业绩、论文类材料，健康管理类材料，工资类材料，奖励类材料，违犯处罚类材料，参加党团类材料及其他可供组织参考有保存价值的材料等。作为公共卫生专业的疾控机构人事档案，目前在绩效考核、计量认证评审及职称评审、岗位聘任等工作中体现着越来越来重要的作用。人事档案存在的问题根据国家人事制度的有关规定，事业单位实行人事制度，其中事业单位的人事档案交由当地人才交流中心代管。人事档案管理的社会化，改变了人事档案纯属单位的一些弊端。但是随着人事制度的进一步推行，人事档案在的过程中逐渐出现了一些问题。
1人才交流中心人事档案的档案材料收集制度难以有效保障档案的完整性
由于人事档案是一个人成长经历的真实反映［2］，随着单位职工的经历不断变化，其人事档案的内容也需要连续不断地补充与更新，才能真实、全面地反映其人生经历。目前，因为职工人事档案由人才交流中心管理，单位对存放在人才交流中心的职工人事档案内容缺乏了解，而人才交流中心档案管理模式侧重于被动收接、保管、存放，对相关单位转来的归档材料基本不进行审核，平时也不会与用人单位进行主动沟通收集档案和提供档案利用。另外工资类材料，鉴定、考核、考察类材料，参加党团类材料、违犯处罚类材料等需要由相关部门转交到人才交流中心，这个过程要经过多道环节，也很难保证这些材料能完整归入职工的人事档案。如果人才交流中心的制度不完善、工作效率不高、信息反馈不及时，则用人单位对职工人事档案情况就会一无所知［3］，就会导致许多归档范围内的材料流失，最终将造成职工人事档案内容不完整，在影响了档案信息质量的同时，也将可能会严重损害到职工个人切身利益。
2职工业务技术类等资料难以纳入人事档案
人事部门规定，人事机构受理的归档材料必须是正式、原件材料，复印件一般不可用［4］。这一规定造成职工业绩论文类资料，继续教育类资料，健康管理类材料，职称、培训、学分等证书类材料，奖励类材料等难很归入人才交流中心管理的人事档案中，因为这些材料原件一般由职工个人保管，复印件又由于违反规定，很难归入由人才交流中心管理的职工人事档案中。而一个人的职业史、荣誉史是职工重要人事档案组织部分，另外这些材料恰恰在疾控机构的日常工作及职工的职称评审、岗位聘任等工作中利用率最高的，如果这些材料不能纳入职工的人事档案，则会对职工人事档案完整性造成严重影响，也影响疾病预防控制日常工作有效开展。
3档案调阅利用不便，影响档案的开发利用
对于疾控机构来讲，由于日常工作及职称评审、岗位聘任等需要，要经常调阅职工人事档案，而在人事制度下，人事档案的调阅要经过多道手续，利用起来极不方便［5］，也增加了单位档案管理人员的日常工作压力。新形势下人事档案管理工作对策当前，政府对疾控机构的绩效考核、疾控机构计量认证评审、职工个人职称评审、岗位聘任等工作，均需要及时调阅利用人事档案。因此，笔者认为在人事制度下，县级疾控机构的人事档案管理工作不但不应该放松，反而应该加强。结合日常工作经验，认为县级疾控机构可以采取下列措施，加强人事档案管理工作。
1.加强人事档案管理工作重要性教育。明确应归档的材料范围，使每个职工知道其人事档案应归档的材料，引导职工及时将相关资料移交单位档案室。
2.档案室为每位职工建立备份人事档案。将档案内容分为:履历类材料;录用、鉴定、考核、考察、聘用类材料;学历、学位、职称、培训、学分等证书类材料;业绩、论文类材料;健康管理类材料;工资类材料;奖励类材料;违犯处罚类材料;参加党团类材料;其他可供组织参考有保存价值的材料等10个方面内容。本单位建立的人事档案内容侧重于职工的职称、培训、学分等证书类材料，业绩、论文类材料，健康管理类材料，奖励类材料。归档材料主要以复印件材料为主。
3.建立健全人事档案应归档材料的归档制度。建立包括外出学习登记制度、学分管理登记制度、论文版面费报销登记制度、奖励证书登记制度、职称证书登记制度、继续教育学历学费报销登记制度等，这些制度具体交由办公室档案管理人员执行，以确保这些应归档材料及时归档;另外办公室人事管理人员及时将工资类材料、参加党团类材料、违犯处罚类材料、健康管理类材料复印件或原件移交本科室档案管理人员纳入职工备份人事档案。
4.档案管理人员做好日常服务。一是对职工及相关科室提交的人事归档材料，尽量做到随办随归，在办理归档时，要认真核实原件，确保归档复印件材料的真实性。二是及时为单位工作及职工个人提供人事档案，以提高人事档案的利用率，进而提高职工参与人事档案管理的主动性和积极性。
【关键词】档案管理 站级 科级两级管理
我国各级卫生防疫站承担着群体预防任务，在开展疾病控制、卫生监督监测、科研、教学及健康教育等业务活动中，形成了大量的业务技术档案。从全国来看，各地各级防疫站对这部分本应构成防疫站档案主体的卫生防疫业务档案采取的管理模式不尽相同，有的防疫站是采用科存档案站存目录，有的则分散在科室，或固定人员管理，或干脆分散在个人手中。本人认为，对卫生防疫业务档案采取分级管理的方法，这样既符合档案工作基本原则，又能满足卫生防疫站业务开展的需要。
一、卫生防疫一务档案两级管理的原则
防疫业务档案两级管理是指在卫生防疫站档案工作管理委员会的统一领导下，将防疫业务形成的技术档案实行分别站级、科级两级管理。其内容有以下四个方面：
（1）将卫生防疫业务档案纳入站档案工作管理体系：同其他门类的档案一样，业务档案的管理也应在接受站档案工作管理委员会的统一领导，由站档案室负责具体组织实施。
（2）将业务档案分为站科两级：对业务活动中形成的大量疾病防治、卫生监督监测档案分别为站级业务档案和科级业务档案两个层次。
（3）站级业务档案管理：凡划归的站级管理的业务档案，由各科兼职档案员负责收庥、整理、立卷，定期向站档案室归档，交由站档案室统一保管和提供利用。
（4）科级业务档案管理：凡划归为科级管理的业务档案，交科保存，由各科兼积档案员负责收庥、整理、立卷，并负责保管和提供利用。
二、站科两级档案范围的确定
（1）站级业务档案的划分及范围。在确定站级业务档案的范围时，应本着总体性、综合性、分析性及学术性的原则对档案进行划分。即要将那些反映主要业务工作的总体水平的材料以及在基础监督监测上形成的综合性、分析性并具有一定学术价值且保管期限长的材料确定为站级档案，以确保站存业务档案能够全面反映和概括本机构业务活动及工作水平。总体来看，站级业务档案的范围有以下几个方面：
业务工作法规、标准及技术方法的研究档案。包括有关证书、研究报告、编制说明及验证报告等。年度或跨年度的法定传染病、地方病及中小学生常见病等疾病防治方案及总结、疫情流行病学分析、疫情流行趋势预测等。年度或跨年度的卫生监督、监测的总结分析。重大事故、疫情暴发、中毒调查处理的有关材料包括调查报告及现场调查记录及有关的行政行政处罚材料等或年度综合性分析总结。专题调查。包括调查设计、调查报告或总结，统计汇总等材料。各项业务工作的统计月报、年报。省市级以上刊物上发表的业务论文。
（2）科级业务档案的划分及范围我国各级防疫站在日常业务活动中更大量地、更直接地是形成服务对象档案，即在对其所辖区内或对被划定为本站管理的单位所提供的经常性的疾病控制、卫生监督监测服务中所形成的材料。这些材料的保管周期不易确定，需随所服务的企业的存亡而定，而且不少材料还因工作需要逐年加以补充，因此存科保管更为便利。此外，卫生防疫工作成果的取得周期长，其疾病流行及防治规律得自于长期的大量的日常性监督监测材料的积累。这些常规性监督监测材料不仅对当年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能从中发现和分析出疫情流行规律。因此，这些一般性、经常性业务活动形成的材料不能因为有了综合性或总结性报告，就可以随意处置，而应做为科级业务档案存科保管。科级业务档案的范围有以下几个方面：
卫生监督材料：预防性卫生监督材料：包括所辖区内或直管单位许可证审批、复验材料；新、改、扩建项目审查材料。常规性卫生监督监测材料：包括对所辖地区或监测点或直管单位公共卫生监测材料，包括监测记录、记事，监测小结，控制结果，监测报告以及经常性卫生监督检查、抽查材料。一般性违法案例、疫情、污染事故、食物中毒的调查处理材料，包括个案调查表，现场调查记录（笔录），人员寻访记录，检验结果及处理报告等。行政处罚材料，包括监督笔录、检验报告、合议记录、听证记录、处罚决定书、结案单及送达回执等。各类所辖产品鉴定及出具证明材料；广告登记管理材料。从业人员健康体检、卫生知识培训材料，包括体检表、检验单、统计表；培训计划、教材及小结等。咨询工作材料，包括咨询登记、记录及小结等。各种毒理检验、化验材料。
三、实行两级管理的意义
（一）两级管理有利于解决档案储藏空间与业务档案数量间的矛盾
我国各级防疫机构中，档案室档案库房大多狭小，根本无法容纳全部的业务档案，因此，只能将那些保存价值更大、保存期更长的档案集中到站档案室中，而一般性的，基础性的材料只能分散在科室保存。但这种分散管理也是纳入全站档案工作统一布署和指导下进行的。
（二）站级管理有利于防疫业务工作整体水平的提高
首先，站级业务档案管理可使站档案能够反映业务工作全貌和工作水平，对于站领导及时把握全局，做出正确决策提供了有力依据。其次，由于站级业务归档范围明确将具有分析性、学术性的材料交站归档，从而要求各科业务人员不能再仅停留在做一般性工作小结，而是要在大量的监督监测材料上做进一步的加工，形成分析性报告，从而促进了业务工作的提高。第三，站档案室人员针对业务档案开展信息加工，通过各种编研材料为全站科研防病工作服务，有利于防疫机构科研工作的开展。第四，站级档案管理便于开展站际防疫信息的交流，为全市甚至全国的防疫工作提供利用。
（三）科级管理是有利于满足防疫业务工作日常的需要
防疫业务有延续性，在对监测点、直管单位的监督监测中，要经常使用其前一年或前几年形成的监督监测档案；特别是随着生产经营单位的变化，有些档案还要不断进行补充或注销。如直管单位许可证档案、建设项目档案等就属这种情况。因此科级管理就可以及时满足卫生防疫的日常需要。
参考文献：
一、事业单位体制改革前后运动员档案分类及归档材料的上的变化
近年来，随着国家干部人事制度改革的不断深入，体育部门也正进行着巨大变革。运动员作为事业单位正式职工，有关试训、公开招聘、退役等工作在事业单位体制改革前后有着较大差别，运动员档案分类及归档材料也随之发生变化。体制改革后运动员档案的变化主要体现为档案分类变化和档案归档材料变化。
二、运动员档案管理存在的问题
1.管理模式和管理思想落后
事业单位体制改革后，运动员的择优录用和正常流动机制已经形成，但运动员档案管理工作没有随着人事制度改革而形成与之配套的管理模式。“等”“靠”的思想意识依然存在，管理人员缺乏主动创新的工作意识。
2.档案室基础建设薄弱
由于重视程度不够及经费不足，档案室没有配备必需的基础设备，部分单位甚至没有建立独立的档案室，还停留在过去的手工作坊时代。档案室建设投入少，缺少必备的基础设备，如计算机、扫描仪、激光打印机、防磁柜、除湿机、吸尘器、光盘刻录机、碎纸机。
3.管理人员缺乏培训与交流
档案管理人员大多是兼职人员，对于运动员档案管理工作只是停留在表面，没有对如何做好档案工作进行深入研究学习，对档案工作的业务知识及政策学习不够，没有习惯阅读档案期刊杂志。很长时间以来，他们只是根据现有的知识及惯例自行管理档案，缺少先进的管理经验，参加培训及对外交流的机会极少。
4.归档材料收集难、不及时
由于对档案的重要性及归档材料意识缺乏必要的宣传，运动员档案材料因项目不同、年龄差异、训练比赛等因素比较分散，收集比较困难。因此，教练员、随队干事、队医、科研人员对于档案重要性认识程度不够，没有归档材料收集和主动归档的意识，导致运动员档案材料缺失的现象时有发生。
三、对运动员档案管理工作几点建议
1.加强领导，提高认识
单位主要领导应高度重视档案工作，正确认识运动员档案工作的重要意义。一名领导主要分管档案工作，将档案工作纳入年初工作计划，档案经费列入年度单位财务预算，档案工作纳入单位正常的议事日程，使档案工作成为基础性、常规性工作，单位从人力、物力方面对档案工作给予大力支持。
2.重视档案管理人才培养
（1）建立学习、培训、交流制度。单位应建立良好的学习、培训、交流制度，并形成长效机制，每年都要有针对性地进行政策业务学习和集中培训。除培训档案工作的基础知识及政策外，还应培训政治理论、管理学、领导学、图书馆学、情报学、写作能力、计算机基础等方面的知识，提高档案管理人员的业务水平、政治素质和管理能力。可组织各单位进行档案工作定期评比，形成良好的竞争氛围；可坚持“走出去、请进来”的原则，定期组织学习其他部门比较好的工作经验；可采用请专家授课或现场观摩学习等方式，学习系统外其他档案工作的先进管理经验，提高本系统档案工作人员的整体水平。
（2）物质奖励与精神奖励相结合，工作与职称、绩效工资挂钩。档案工作的重要性和特殊性需要档案工作管理人员要具有很强的事业心和良好的职业道德修养。应支持本单位档案工作达省级管理目标要求，鼓励工作人员、进行业务交流，申报课题，宣传和号召大家学习先进典型爱岗敬业、默默付出、无私奉献的工作态度。
3.加强制度建设，严格细化流程
档案制度建设是档案工作安全的重要保障，应实行集中统一和分级负责的管理体制，制定人事档案管理暂行规定，对人事档案查阅（借用）、保管整理、转出接收等档案工作程序进行明确规定。在日常工作中，应严格按照档案归档、查阅、借阅、转递等工作程序工作；对查阅档案人员坚决做到“五不查”“四不借”；上报、转递档案要由专人送达或通过机要交通转递。遇有不明或紧急情况时，应及时向领导及上级分管领导请示汇报。
4.扩大对外宣传，提高社会影响力
近年来，我省运动员在各项大型比赛中取得了优异的运动成绩，受到了国家及省级部门的多次表彰奖励。运动员档案如实记载了他们的荣誉，合理开发利用运动员档案资源，通过报纸、媒介进行多方面宣传，可以促进人们对运动员吃苦耐劳、顽强拼搏精神的学习，转变对运动员的态度，更好地促进体育部门的文化建设。
5.创新档案工作管理方式
（1）集中整合，统一管理。目前，运动员档案根据干部管理权限实行分散管理。因档案专兼职管理人员较少，其大部分精力忙于运动队日常事务性工作，对档案管理工作投入时间相对较少。针对这种情况，可根据档案管理权限，集中整合人力物力进行集中管理。
（2）主动联系各级人才交流中心，及时转出档案。运动员流动性较大，一般运动员的流转周期为四年，运动员退役后可参加公开招考、招聘，或上大学、自主择业。参加公开招聘、招考合格的及上大学的运动员，档案可直接转到录用单位或学校；自主择业运动员需将档案转到各级人才交流中心，档案主管部门可主动与各级人才交流中心沟通联系，建立档案转出长效机制，方便运动员档案及时转递。
（3）扩大与运动队的交流，建立沟通机制，确立联络员制度。运动员档案材料来源于运动员日常比赛和生活，一般保存在教练员、随队医生及干事手中。单位应建立档案归档收集制度，每队或每个项目确定一名联络员，当有重大比赛及重大活动时能及时将归档材料收集，并在规定时间内及时归档。
（4）搭建档案工作交流平台，促进上下交流。为方便档案工作人员沟通交流，由本系统档案主管部门牵头，搭建档案工作交流平台，下级人员可将日常工作中遇到的问题及时请示汇报，上级可及时将最新政策信息与大家沟通，真正让交流平台起到桥梁作用。
关键词：电力工程；工程档案；档案管理
中图分类号：F407 文献标识码：A 文章编号：1009-2374（2013）24-0140-02
随着我国经济建设的迅猛增长，社会对电力的需求不断提高，电力供需形势紧张，电力工程建设进入了前所未有的大发展阶段。基建工程在建设过程中会形成各种各样的文件材料，有建设前期文件、工程管理、施工记录、竣工验收及监理、质量监督、设备材料等。这些竣工档案是基建工程的书面结晶，竣工图的编制和竣工材料的完整、准确、系统除了保证能如实反映工程的本来面貌外，更为重要的是为今后的生产运行、维修、扩建、改建工程提供可靠的依据，具有重要的利用价值。因此，认真做好档案管理工作是非常重要的。
1 组织、制度落实是抓好工程档案的基础
建立、健全必要的与工程建设相适应的档案管理机构和行之有效的规章制度，是确保工程档案齐全、完整、准确的组织保证和管理依据。根据公司档案现有管理制度和管理方式，对健全档案管理网络、落实档案人员参加重大基建活动制度、完善档案培训工作制度、强化档案管理工作考核提出了具体的要求，进一步理顺了工程档案归档的流程，明确了档案管理要求和各部门专兼职档案员职责。
1.1 明确分工和任务
每年初，公司办公室根据年度基建项目建设计划，将各电网建设项目的归档任务分别落实到各位档案员，要求档案员跨前一步，提前介入，积极主动做好档案的超前管理。公司档案人员平时通过参加基建工作会议、基建月度工作例会、工程竣工验收及公司网站的有关信息，及时了解相关工程竣工投运情况信息，跟踪做好档案管理工作，对基建工程档案进行超前管理。在工程建设初期，主动与工程主管部门联系，到工地现场，对各参建单位进行档案工作交底，明确土建、电气安装施工单位、监理等单位档案归档范围、档案材料形成的质量要求，做好工程档案事前、事中、事后控制，与工程同步做好档案管理工作。
1.2 梳理界面和流程
根据“三集五大”体系建设完善提升要求，公司就电网建设项目归档流程进行多次研讨，明确了各项档案材料的流向、提供部门与接收部门的职责、市县公司的界面，并以会议纪要的形式，对各项交圈地带、空白地带进行了明确，对薄弱地带（如电子化归档）等进行了强化，有效化解了职责不清引发的矛盾，促进了归档质量的大幅提升，实现公司档案电子化率从2012年初的59%提升到2012年末的73%。
1.3 注重过程控制
公司建立电网建设项目归档周通报制度，内容涵盖主网、配网、农网各建设项目，发送对象既包括工程主管部门，也包括各参建单位和收口单位（如竣工决算部门），同时抄报公司分管领导，动态通报工程档案催收、整理及归档情况，并将归档工作纳入绩效考核。极大地促进了归档的及时性，有效防范了归档“积重难返”的现象。尤其是通过历时半年的清欠，全面完成了2010～2012年三年配农网项目电子化归档遗留项目。
1.4 强化培训与交流
为促进归档质量的提高，公司办公室会同基建部门举办了工程项目及档案管理培训，组织各参建单位参加。同时，为促进内部组卷质量的提高，公司办公室组织档案互查，从各档案员分管的工程中随机抽取一个项目，组织大家会审，指出其中的优缺点，一方面促进了工程档案查漏补缺，另一方面对档案员的业务能力、工作责任心起到了极大的促动作用。
2 根据电网建设工程复杂性的特点，与工程同步做好档案管理工作
从实际情况看，供电企业电网建设是比较复杂的。它分变电、线路工程。其中变电工程中包括土建、水电、装饰、电气设备安装、调试、消防系统、防火封堵、视频监控系统等，从项目可研立项开始到工程竣工验收投运，档案管理人员首先了解电网建设工程的概况、建设规模，掌握了每一阶段工作中需要形成哪些档案材料，对每种材料的内容、数量做到心中有数。在此基础上，有的放矢地做好以下工作：
2.1 做好工程档案事前、事中、事后控制
电压等级高的电网工程建设工期往往是跨年度工程，档案人员要提前介入，与工程同步做好档案管理工作。在与施工单位签订合同时，就应把档案的要求作为合同的附加条款列入。在施工单位进场时，就应对它们进行档案内容技术交底。并抓住到施工现场阶段验收的机会，及时了解情况，与各参建单位的档案人员交流，对各施工单位形成的施工记录、原材料质保书、测试报告等档案材料进行认真审核把关，发现问题及时反馈到施工单位，使最终移交到档案室的竣工档案符合档案归档质量要求。
2.2 追踪指导收集
这种方法适用于工程周期短的，形成档案材料快的技改工程。档案人员根据生产计划，主动与职能部门询问和了解工程进展情况，及时掌握信息，并指导和督促技术部门有针对性地收集档案材料。这种方法收集速度快，档案材料齐全，质量也比较高，但花费的人力、物力较大。
2.3 强制性收集
在与各参建单位签订合同时，把档案质量要求及移交份数作出明确规定，将合同费用的5%金额作为档案材料押金，直到工程完工，各单位将完整的符合档案质量要求的档案材料移交给档案部门后并符合要求才可拿回这笔押金。这种方法具有—定的约束力。可以保证档案材料不会由于人为因素而流失，尽量避免档案原始材料的散失，这样能保证工程档案的连续性、完整性。
3 以过程管理为重点，以“创精品工程、建精品档案”为目标
电力工程建设档案管理工作是一个系统工程，它在工程的发展中环环相扣，段段相连，步步延伸，逐渐形成。由于档案具有历史性、真实性的特征，在每一个环节所形成的档案材料的质量，反映了工程管理水平和质量，最终决定了整个工程档案的质量。因此，对于工程档案，过程就是结果，过程就是质量。我们要创精品工程，就要抓好源头，要把抓好档案形成过程作为工程档案管理的工作重点，以创精品工程、出精品档案为工作目标，一着不让，一丝不苟地开展档案管理工作。要树立“创精品工程、建精品档案”的意识，转变观念，提高认识，要树立品牌意识，力争创名牌、确保出精品。为实现工程档案的每一个数据无可置疑，每一张图纸无可挑剔，每一卷案卷无懈可击的目标而努力奋斗。
4 通过开发利用档案信息，促进档案管理工作
关键词：高速公路工程档案
高速公路的工程项目，投资多，规模大，技术难度也大，区域建设条件复杂，竣工档案的编制质量和归档工作更应引起高度重视。笔者认为，高速公路工程档案的编制、归档的质量以及资料的电子化水平，将直接影响到工程的竣工验收和今后管理营运公司在日常养护和大修中的档案提供利用。
事实上，在高速公路工程档案管理方面，以东莞为例，或多或少存在着档案管理滞后于项目建设的怪现象。笔者在自己长期的工作实践中发现，我市高速公路工程档案归档管理工作存在以下问题：
一是档案管理模式落后。业主管理处、监理单位在项目建设各阶段对文件材料形成、积累的关键阶段，无固定的档案工作人员负责对各阶段文件归档材料进行系统的检查、指导。监理及施工单位对档案的管理存在明显的不足，导致施工档案、监理档案存在很多问题，如：有的单位行政文秘管理工作不规范；有的单位疏于资料管理，资料填写不严谨；有的单位频繁更换资料员，对资料保管不重视，造成原始文件遗失，收集不齐全，难于保证工程档案的质量；有的单位施工资料在施工现场验收签名不齐全，盖章不全，存在代签现象等等。以上这些行为都影响了工程档案的准确性、可靠性，降低了工程档案使用的有效性。
二是变更与决算文件的审批速度过于缓慢。变更与决算文件的审批速度直接影响到竣工档案的完成速度及工程的竣工验收。在实际施工过程中，由于种种原因，变更与决算文件的审批速度过慢。其结果，直接影响到施工档案、竣工档案不能按时完成归档并移交，项目档案不能按规定于交工验收6个月内申请档案专项验收。
三是高速公路建设工程项目档案管理模式不明确，责任不清，制度不落实。这是导致项目档案与工程竣工验收影响滞后的重要原因。如项目交工验收后，公路建设工程项目前期文件，包括立项文件、工可、初步设计、施工图设计文件及批复、招投标文件、合同、征地拆迁文件、来往文件等还分布在各科室，业主管理处没及时对项目的工程管理文件进行归档。这类文件材料数量庞大，没能及时收集到一起统一归档，很难保证文件材料的收集与完整。
四是建设项目工程档案工作人员流动较频繁。档案工作要求专业技术性比较强，除了要掌握档案的基本知识外，还要懂得各项工程的施工过程、工艺等技术。目前很多单位的档案人员待遇偏低，而档案工作整理时间比较漫长、工作内容比较枯燥等，导致档案工作人员流动较频繁，不少档案员常常是刚学会了就辞职了。人员变动后，新的档案员要胜任工程档案工作要经过专业的培训和较长时间的实习才能上手。这样一来，就导致了工程档案工作的严重滞后。
以上种种，均为目前我市高速公路工程建设档案管理方面存在的弊端。笔者认为，要提高高速公路工程建设档案管理质量，必须着手从下面几方面规范相关档案的建档、归类及管理工作：
一、在高速工程项目管理处设立档案工作组。工作组负责项目档案材料积累、形成和整理的指导工作。笔者认为，很有必要聘请编制和整理竣工档案业务经验丰富的专业人员参与该工作组。同时，笔者还认为，建立的档案工作网络应扩展到项目参建的每一个单位。工作组应在不同的阶段按有关要求进行检查和指导，解答有关问题。工作组还应经常与上级档案主管部门沟通，落实上级有关指导文件，及时协调和解决有关问题，保证项目在监督下顺利开展、完成。
二、高速公路工程档案在交工验收时应达到预立卷。交工验收后3~6个月内，施工单位应将施工档案、竣工图档案向业主单位档案室进行暂时的移交，档案室经检查应对符合归档要求的档案进行接收，发现问题的一一记录下来并退回给施工单位整改至达到要求并移交。变更文件、竣工图文件和决算文件因审批较慢，留待下一步才移交。并建议业主单位与设计方签订合同时提出由设计方提供施工图电子版文件和工程变更设计图的电子版，以方便竣工图的编制。
工程竣工时档案的移交十分重要，本文针对输电线路工程的档案移交问题进行探讨并针对其弊端提出优化意见。
关键词：竣工输电线路档案移交
中图分类号：TM621.5文献标识码： A 文章编号：
引言
工程档案的管理贯穿整个工程的运作，而在工程竣工时档案的移交又是重中之重。一直以来，我国的建设工程中，档案都是分别由施工单位、监理以及建设单位在工程竣工后直接交送档案室。这种模式一直沿用，表面上本无可厚非，实际上这种方式有很大的弊端。
输电线路工程先行档案移交的弊病
1.1 先行档案移交方式不利于科学化管理
输电线路工程同其他市政工程一样，各组织的档案分别由各组织编写整理，到竣工时再直接交给档案室。而输电线工程不同于其他市政工程的地方在于输电线路工程需要和众多其他单位产生交叉，比如银行、电信、水厂等，这其中产生的业务交流繁杂但是都需要归档处理。随着工作量增大，档案管理人员主观上就会产生厌烦情绪，继而影响到工作。
随着经济的发展，输电线路工程的质量要求也越来越高，越来越多的施工单位也呈现出多元化发展，基础工程、水电、设备安装、管线安装工程等往往由不同的施工单位进行施工，每个单位都有自己的档案，水电线路工程工程量大，周期较长，因而档案数量大、技术性强。待工程竣工时，基础工程已完工一个多月，导致其档案残缺，脏乱甚为多见，由此产生的档案移交不全或者不准确，往往影响到整个工程的竣工给其他建设单位带来麻烦和纠纷，对日后工程的维护保养或者扩改建都带来很多麻烦。
1.2 混淆建设单位档案室职责
传统文件规定，建设单位档案部门的档案人员在基建过程中要“三参加”，档案室人员可随时对基建项目档案进行指导、收集、整理，促使形成文件材料的规范化，如：档案材料不可用铅笔、圆珠笔填写，不可用复写纸复写、签章要完整等；当隐蔽工程施工完毕，档案室人员就督促施工单位收集资料，按规范整理、保管。随着基建管理的规范化，目前在基建项目中形成的文件材料，已经从建设单位档案部门的检查，督促，逐步由监理部门承担。建设单位的档案部门职责转变为对监理部门的检查、督促与指导和参加竣工验收竣工文件的检查。所以传统的档案管理模式，混淆了建设单位档案室的职责。
2.对先行档案管理及移交几点建议
2.1 重视档案工作，提高档案意识
重视工程档案必须从领导做起，领导起到带头作用，做到有制度、有计划、有责任。领导重视了档案的整理，员工势必也会更加积极和仔细的去完成档案的编写、整理、归纳工作。同时也需要对档案管理人员进行培训，让档案人员明白自己工作的重要性。档案清晰记录着工程中的流程等，是对输电线路工程项目的审计和检测作用，同时对之后工程的验收和维护起着举足轻重的作用，所以对以后的工程工作有着重大意义。
2.2 实施档案全过程管理
加强档案全过程管理有助于档案材料的收集，这样可以更加完整的保存档案。依法治档是加强工程档案管理的根本。从《档案法》《建设工程质量管理条例》到各地方陆续出台的相关规定，已构筑起基建档案管理的法律法规的框架。现在需要的是加大建设单位对施工、监理单位的监督力度。一是建设工程开工前，施工、监理单位和建设单位必须签署《移交工程档案合同书》，规定文件材料的收集标准和质量，监理单位督促施工中形成文件材料的职责范围。各参建单位要以“建一流工程、创一流档案”为目标，认真分解档案工作目标任务。要根据规程规范要求，做好技术文件材料的形成、积累，并注重形成质量，技术文件材料形成与工程建设同时计划、同时布置、同时检查、同时考核，保证其真实可靠。二是在施工进行中，各单位要加强施工现场的检查、监督和指导作用。全程参与，确保工程档案各个管理环节始终受控在控。在业务指导上，档案专职人员应勤跑工地，跟踪了解项目信息，随时检查指导。在具体工作中，要主动参与各项重要建设活动和工程的竣工验收，把工作做到现场，超前控制，把问题解决在档案提交之前。遇到档案资料收集确有难度的，要积极向本单位主管领导汇报，并及时与施工建设等相关单位沟通，争取对方理解、支持和配合。
2.3 加强档案室的职责，深化基建档案的业务指导
工程建设单位应充分认识工程档案对于工程的重要价值，从人、财、物方面加强档案室的工作。工程项目负责人为档案管理的第一负责人，工程项目的负责人就是兼职档案员，档案管理的工作作为考核内容之一列入个人年度考评。专职档案员要经常到工程建设部门督促、检查工程档案的真实和规范；当施工单位移交文件材料后，必须由监理部门指定专人及时收集齐全，整理规范，做到尽职尽责。同时，建设单位档案部门应确定专人主动与监理部门联系，经常沟通，取得理解和支持。
结论
输电线工程档案管理是一个周期长且复杂的工作，其工作开展的成功与否将直接影响到工程档案最后的移交问题，从而影响到整个工程的竣工验收，这会导致各参与单位大量人力、物力不必要的损失。要做好输电线路工程档案移交就得先从档案管理抓起，要做好档案管理就需要工程建设单位为主导、电力系统各相关单位通力配合才能达到满意效果。相信在今后各单位不断努力，实践，完善的基础上，输电线路工程的档案管理方式会愈发成熟可靠，合理安排人力、物力深入施工现场管理，使得档案更加齐全，详尽，真实可靠，令档案移交不再是困扰工程竣工的大问题。
参考文献
禽流感是由A型流感病毒引起的禽类传染病，主要发生在鸡、鸭、鹅、鸽子等身上。按病原体的类型，禽流感可分为高致病性、低致病性和非致病性三大类。从2003年12月开始，韩国、日本、越南等国相继出现高致病性禽流感（以下简称“禽流感”）。我国的广西隆安县、湖北武穴市、湖南武冈市等地也发生了禽流感。作为档案工作者，在全国人民防治禽流感的关键时刻决不能袖手旁观，要有政治意识、大局意识和责任意识，以抓好禽流感防治档案的实际行动投入到防治禽流感战役中。各地档案部门应组织精兵强将，积极请战，主动参与本地防治禽流感指挥部工作，做好禽流感防治档案的收集、整理和利用工作。农业、卫生、交通、质检、工商、科技、商务、海关、财政、学校等单位的档案部门更应积极做好本部门的禽流感防治档案工作。
1． 抓紧做好禽流感防治档案的收集工作
禽流感防治档案是在禽流感防治工作的过程中形成的有保存价值的各种载体文件材料。已发现疫情的地区，要做好公布疫情、扑杀、消毒、隔离、免疫等工作中的档案收集。未发现疫情的地区，要抓紧做好防疫的各项工作和疫情应急预案的收集工作。要突出抓好重点地区、大型养殖场和养殖专业大户防疫档案的收集工作。禽流感防治档案收集的重点是禽类在饲养、运输、屠宰、销售、监测、防疫过程中形成的文件材料，具体收集范围是：党政机关及主管部门制发的禽流感防治文件及召开的会议、的信息等相关材料，尤其是各兽医防治部门和卫生防疫部门形成的疫情监测、检疫网络、动物防疫基础设施建设、基层防疫队伍建设等项工作形成的文件材料；扑杀和强制免疫补偿经费的文件及会计核算材料；禽类饲养过程中的饲料、饲养管理、疫苗接种、防疫等过程中形成的登记表、统计表、观测记录等材料；禽类在运输过程中形成的准运证、运输记录、车辆消毒剂及记录、运输日志等相关文件材料；禽类屠宰过程中形成的检疫、准屠文件、杂质处理、屠宰日志等文件材料；禽类销售中的动植物免疫证、进出货登记表、检验审批表、仓储记录、销售记录等文件材料；打击禽类产品走私活动和加强禽类市场的管理和疫病检测工作的文件材料；各类学校重点收集学生返校登记表、体温检测表等文件材料；卫生防疫及其科研部门主要收集禽流感防治的培训、临床、信息、化验、测试等材料；药品生产销售企业形成的疫苗的生产、储备文件材料；农业、卫生等部门在禽流感防治的国际交流与合作活动中形成的文件材料；禽流感防治科普知识宣传和对疫区、高危人群的医学监测、预防工作中形成的文件材料等等。
2． 做好禽流感防治档案的整理工作
禽流感防治档案应作为日常工作与本单位相关门类档案合并整理。具体来讲，文书文件材料按《归档文件整理规则》规定分年度、分类别、分保管期限进行整理，按事由排列，在最低一级类目下编件号，按件装订、装盒，编制归档文件目录；电子文件材料按《电子文件归档与管理规范》要求在通过检测确定其真实性、完整性、有效的前提下，按保管期限－年度－机构（问题）或按保管期限－年度－机构（问题）进行分类，按事由排列，在最低一级类目下编小流水件号。电子档案应记录成光盘保存。为了保证禽流感防治档案的完整性及利用的查全率，各立档单位应为本单位禽流感防治档案建立机读或手工专题目录；其他材料，如科研、会计、照片档案等，可按有关规定整理。
一、举办运动会情况
我国是体育强国，我省是体育强省。近些年，多次成功举办了大型体育盛会，具备承办世界大赛的能力，尤其是运动档案工作有了丰富的经验。如：1987年第六届全国运动会。2001年第九届全国运动会。1991年第一届世界女足锦标赛。1999年第十二届世界青年女子锦标赛。2010年第十六届亚洲运动会。2008年奥林匹克科学大会等在广州市成功举办。在类似体育盛会中，我们加强了档案工作的宣传、培训、管理等，使档案工作体现出系统化、标准化、规范化、科学化管理的特点，档案工作成为运动会的一个重要组成部分。
二、如何做好运动会档案工作
运动会组委会对档案工作的重视程度将直接影响到运动会档案工作的开展，领导充分认识到档案工作对体育事业发展将起到重要作用，我们曾多次举办了大型运动会，每次运动会主管领导对档案工作都给予足够的重视和大力支持，在人力、物力和经费上给予保证，使档案工作在硬件、软件上首先达到要求，使档案工作得到快速、全面地开展，保证了档案工作的顺利进行。
（一）档案工作纳入工作日程。运动会组委会对档案工作给予了高度重视，把档案工作纳入重要工作议事日程，加强对档案工作领导的力度，制定档案工作计划、方案、工作流程等，精心组织，认真实施，使档案工作和筹备工作同步进行，规范档案工作的流程，加强学习和沟通，确保运动会筹备期间所生产的档案材料收集齐全，归档完整。
（二）档案人员的配备。运动会组委会指定1名领导主管档案工作，档案职能部门领导分管档案工作，安排专职档案员具体负责档案工作，并落实到筹委会、组委会、竞委会各部门，各部门指定1至2名专（兼）职档案员，具体负责档案工作的收集、整理、分类、归档等工作。档案人员队伍的组成，有利于保证档案工作的顺利开展。
（三）加大投入，完善设备。为了确保档案工作的顺利进行，领导高度重视，加大投入，添置了现代化档案技术设备，如档案工具类，塑管装订机（装订比较厚的文件），缝纫机（装订16页左右的文件），档案专用计算机、扫描仪、打印机、数码摄像机、刻录机、档案专用软件等办公自动化设备，加快了档案存储的数字化，推行了文档一体化管理，实现了电子文件管理的高科技化。为运动会的档案工作提供最新技术支持，使其封闭的模式转向以信息资源管理为主体的现代开放模式，实现了办公科学化、自动化的优越条件，有效地提高了工作效率。
（四）建立健全规章制度。运动会档案管理工作，制定切实可行的档案工作目标，强化档案工作基本要求和信息资源建设，健全和完善档案工作规章制度，是运动会档案管理中的根本环节。实现档案管理工作的规范化、标准化、制度化，关键在建立健全制度。在全运会、亚运会等大型运动会档案工作中，我们按照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案实施办法》和国家体育总局《大型运动会档案管理办法》的要求，并结合我省体育事业工作发展实际，制定了《档案管理制度》《档案管理办法》《电子文件与电子档案管理办法》《档案归档办法》《档案分类大纲》《文件材料归档范围和保管期限》《档案查（借）阅制度》《档案工作保密制度》《档案管理工作岗位职责》等，做到了档案事前、事中和事后管理的各个环节有章可循，责任到人。
三、运动会档案管理工作的具体做法
运动会从筹备到举办结束，历经几年时间，筹备过程中形成许多珍贵的文件材料，具有科学、历史、文化价值意义，不仅是我省体育事业发展的参考价值和文化遗产，也是国家体育事业的文化财富。这些档案在今天的实际工作中都体现了特有的价值。
（一）学习交流。运动会档案工作，我们不仅重视计划的制定，更重视学习与交流其它省市的做法与经验。一是在第九届全国运动期间，省档案局对大型运动会档案高度重视并亲临现场进行指导，还安排一些专业技术人员在现场指导和协助做好运动会档案工作，使档案工作得到有序进行，起到重要作用。二是运动会组委会组织主要负责运动会档案工作的人员前往北京、上海参观学习。三是国家体育总局在广州市举行了运动会档案工作研讨会，北京、上海、江苏、湖南、长春、广东等分别介绍经验与做法，通过互相学习与交流，吸取了运动会档案工作的好经验、好做法，我们根据举办运动会的工作实际，制定了档案工作计划、方案等有关规定，不仅保证了运动会档案工作的顺利完成，而且质量、效率和标准均达到了较高的水平。
（二）档案人员培训。各部门指定主管领导和专（兼）职档案工作人员，具体负责本部门文件材料的收集工作。由于指定档案工作人员，平时几乎都是没有接触到档案工作，对档案工作不太了解，无知从何入手，为此，我们专门举办档案人员培训班，邀请省档案局业务指导处专业技术人员亲临指导并授课，陈述了许多例子，如档案专业软件的操作，档案盒的填写，文件的收集、分类、整理等，以直观、形象的范例为主题进行培训，使大家基本掌握文件材料的收集、分类、整理、归档、编目等流程，尤其是对竞赛档案、基建档案、声像档案、照片档案、实物档案等有了初步的了解。通过培训，我们培养了一批具备良好的政治素质、业务素质、道德素质、创新素质、法律素质等综合能力强的档案管理人员，并逐渐成长为大型运动会档案管理工作的核心。
（三）档案材料收集。从运动会筹备到举办，各部门所形成的文件材料较多，牵涉面较广，筹备时间跨度长，如，亚运会从申办到申办成功，从举办到结束，历时6年。为解决档案人员在收集过程中，由于业务水平不一致导致影响工作进展的问题，我们通过沟通和及时解决问题，加强档案人员专业知识教育，提高敬业爱岗的意识，做到统一认识，分工明确、责任到人，确定收集范围、收集种类，使整个档案工作形成一个完整有序、各尽其职、各尽其力的局面。虽然运动会档案工作量比较繁重，但大家坚持以高度的工作热情和强烈的责任感，经常加班加点，工作既有耐心又细心，还有默默奉献的精神，按时、按质、按要求完成了各部门文件材料的收集工作，做到文件材料收集完整、齐全。
（四）档案整理归档。运动会文件材料整理、归档、编目工作，是以国家体育总局《大型运动会档案管理办法》和我省《文件材料归档方法改革方案》以及组委会制定的《运动会档案归档实施方案》为标准，按归档原则、归档要求、归档方法等进行整理归档。1.档案分类。按年度―机构―保管期限逐级进行分类。2.整理要求。按年度―期限―时间顺序，同一活动、同一项目、同一会议形成的文件材料排列在一起。以“件”为单位进行装订、编号、编目、装盒，按各部门顺序依次排列。3.归档范围。按照组委会内置机构和职能，确定本部门的归档范围，分别是办公室、竞赛部、人事部、行政部、新闻宣传部、电子技术部、场馆建设部、大型活动部、群众部、安全保卫部、监察审计部、青年志愿者服务部、兴奋剂检测部、市场策划推广部、广播电视委员会、集资委员会、各赛区筹委会等17个部门。计划、方案、会议纪要、开闭幕式程序、讲话、总结、竞赛规程、程序册、成绩册、图片、光盘、相片、录像、录音、会徽、吉祥物、合同、审计报告、立项计划、财务凭证、账簿、实物等50几种均属文件材料归档范围。4.归档质量。凡是有保存价值的文件材料，在归档前做好清理、鉴定、分类、装订，遵循文件材料的形成规律和特点，对归档文件整体质量进行检查、验收。
（五）档案移交。运动会形成竞赛档案、基建档案、照片档案、声像档案、会计档案、实物档案等，根据本省市档案局（馆）要求，分别按照要求进行整理套数。运动会结束后，按照规定时间完成归档工作，并按质、按量、按时分别移交给省市档案局（馆）或国家体育总局。
四、档案开发利用
大型运动会档案是体育事业发展的财富，是无价之宝。档案不但要保管好，更重要的是要利用好，这环节很重要，只有对档案信息资源进行开发利用，才能真正体现出档案的价值，为体育事业发展提供科学化、优质化服务。
（一）档案信息与编研。我们利用运动会档案信息资源编写了《广东历届奥运冠军》《奥运圣火传南粤》《盛世中华》等。在编写过程中，缺少材料和照片，将会影响编辑的真实性和历史性，我们积极为编写人员提供编研信息，帮助他们查阅许多珍贵照片、录音、录像等。对所需照片进行扫描、翻拍、刻录，使画册的内容更具真实、直观，成为体育事业发展科医、训练、教学、宣传的好素材，档案的重要性和特有的价值也得到了充分的体现。
（二）档案信息与研究。多年来，我们为科医人员提供相关领域有关参考信息分析、研究，为科医人员、教练员提供科学依据，使运动员得到科学训练和顽强拼搏的精神。如：历届优秀运动员参加奥运会、亚运会、世界大赛等各类赛事中均获得冠军、打破纪录，以及获得国际级、国家级体育运动健将等突出成绩和光荣称号，为我省体育事业做出积极贡献。因此，运动会档案在体育领域更具有研究性和历史意义。
五、运动会档案利用初见成效
关键词：公路工程；建设项目；档案管理
1、引言
一般而言，在公路工程中，其成本需求大、建设周期长、环节复杂等，导致公路工程档案的种类、数量繁琐，从而构成建设项目相关档案的文件材料，便于工程建设的真实记录，同时全面鉴定工程质量，利于日后查明导致事故因素、追究事故责任的重要依据，其服务于项目的建设、维修、管理、养护。一个项目从立项到工程竣工，其中的内涵以及轨迹将用档案材料予以记载、确认。
2、公路档案管理的客观现状
公路档案管理是将与公路管理相关的各种档案收集起来，对其进行有组织的对比和加工处理，使之成为适合于各种不同需要的信息， 并通过对信息输入、组织、控制、调控和输出等，使之为与公路系统相关的机关、组织和社会提供档案信息服务。
目前，公路档案管理与公路事业发展很不适应，公路建设部门存在不同程度的重进度、轻记录，重建设、轻档案的意识，导致公路建设档案材料收集不完整，其主要原因是以往封闭、保守的观念仍不同程度存在；公路建设投资大、参建单位多、流动性大、工程时间长等特点，客观上给公路建设档案材料的收集工作带来很大的困难；一般大、中修、旧路改造工程形成的档案数量少，不容易引起足够重视；个别工作人员仅为自己方便，档案材料长期存放在自己手中，久而久之使档案材料遗失。那么，如何才能提高存档意识，促进档案收集工作，更好地服务于交通建设，笔者认为应从以下几方面入手。
3、加强公路档案管理的几点体会
3.1严格管理体系，成立专班，责任到人
工程建设中对工程质量、工程进度、工程费用等控制均有相关相对的独立运行线路，而且责任明确，而在工程建设当中不少单位在档案管理工作中不仅没有专门的职能部门，甚不设专人，使用兼职人员，对档案管理的工作不到检查不整理，不到竣工不归档。因此在监理进驻场后就要成立以监理部门负责人为第一责任人的专班，成员中，档案管理员直接对第一责任人负责，进行档案归档工作，并督促各专业监理工程师对档案的收集并及时整理工作。另外项目要为档案管理专班设专室、专柜，并在项目内部管理中赋予相对的职责与权利，保证责权一致，这对搞好档案管理来说起到充分的保证作用。
3.2不断加强对档案制度的建设
这是搞好公路档案材料收集工作的保证，建议：（1）配套的制度是保证工作秩序的有效措施，是做好公路档案材料收集工作的根本所在。建立完善的文书处理制度。首先建立文件收发登记制度，把好收、发文关，根据掌握的信息和工程项目的特点、规律，确定可能形成的文件材料，及时编制初步的归档目录，使档案部门和公路参建单位对将形成的工程档案材料做到心中有数；（2）建立跟踪制度，跟踪收集要求档案人员经常深入到各部门和施工单位，及时获取准确信息，时刻紧追工程文件变化情况和运行过程，达到收集齐全、完整的目的；（3）建立督促和催办制度，在文书处理过程中，文书档案人员要关注文件运行过程，跟踪督促办理，对处理完毕的文件、会议评论、工程文件、图纸要积极主动上门收集；建立限时办结制度，各部门每年形成的文件材料要求次年3-4月内整理、立卷移交档案室，工程项目技术档案要在竣工验收后三个月内整理、立卷移交档案室，否则，按限时办结制度奖罚兑现。（4）建立科技档案保证金制度。科技档案是公路养、建、管以及旧路改造的依据。目前，科技档案流失和收集不全已成为档案管理工作中比较突出的问题。因此，应建立保证金制度，在各项目计划中列支一定比例的保证金，在项目竣工验收后，移交验收档案材料时，按验收得分情况返还档案保证金。以保证科研项目和工程档案的完整、齐全、系统、准确和相互配套。（5）坚持科技档案检查验收制度。严格按照国家有关档案法规、政策，坚持档案部门参与工程验收和科技项目鉴定，做到下达任务与提出归档要求同步、检查进度与检查档案形成同步、验收鉴定成果与验收鉴定科技档案同步、评奖成果与档案部门出具归档证明同步的“四同步”管理。这是确保档案资料齐全、完整、准确的有效措施。
3.3丰富资源，加大公路档案材料收集工作力度
档案材料收集完整与否，直接影响档案信息资源的开发利用，为使档案更好服务于公路建设事业，必须加强公路档案材料收集工作。
（1）领导重视、提高认识是搞好公路档案材料收集工作的关键
近年来，全省公路系统在档案管理中，由于各级领导重视，使档案管理工作取得了明显的成绩。档案材料收集工作作为公路系统的基础业务工作，在今后工作中还必须强化对档案人员进行档案知识教育和培训，提高对收集原始材料的认识，树立善于发现档案材料，勇于保护档案材料，勤于管好档案材料的良好作风。
（2）依法治档是搞好公路档案材料收集工作的根本
必须深入学习、宣传《档案法》，充分认识档案工作重要性，主动保护、爱护档案，只有增强全行业的档案意识和法律观念，做到以法治档，才能使公路档案从形成、处理、收集到归档各个环节都得到有效保障。
3.4注重建立健全档案管理网络信息化
信息时代，建立健全档案管理网络是搞好公路档案材料收集工作的前提。档案管理网络化，是公路系统档案完整、齐全、统一的重要保证。全省公路系统应建立适应新形势发展需要的综合档案管理机构，统一协调各单位、各部门的档案管理工作，形成一个完整的档案材料收集网络，最大限度地避免原始档案材料的散失。
3.5加强沟通和学习，以提高档案管理人员的素质
在档案管理的工作中要作到及时与上级沟通，把出现的问题及时上报，以便得到及时的解决。另外还要加强单位与单位之间的沟通，以学他人之长，补已之短，学习档案管理中好的作法。
4、结语
综上所述，档案管理是一个漫长的过程，公路工程档案管理相对来说比较滞后，因此，加强公路档案管理工作，解决目前公路档案管理中存在的各种各样的问题，进一步提高公路工程建设档案质量是今后一个时期的重要工作。
参考文献
一、卫生防疫一务档案两级管理的原则
防疫业务档案两级管理是指在卫生防疫站档案工作管理委员会的统一领导下，将防疫业务形成的技术档案实行分别站级、科级两级管理。其内容有以下四个方面：
1将卫生防疫业务档案纳入站档案工作管理体系：同其他门类的档案一样，业务档案的管理也应在接受站档案工作管理委员会的统一领导，由站档案室负责具体组织实施。
2将业务档案分为站科两级：对业务活动中形成的大量疾病防治、卫生监督监测档案分别为站级业务档案和科级业务档案两个层次。
3站级业务档案管理：凡划归的站级管理的业务档案，由各科兼职档案员负责收庥、整理、立卷，定期向站档案室归档，交由站档案室统一保管和提供利用。
4科级业务档案管理：凡划归为科级管理的业务档案，交科保存，由各科兼积档案员负责收庥、整理、立卷，并负责保管和提供利用。二、站科两级档案范围的确定
(一)站级业务档案的划分及范围
在确定站级业务档案的范围时，应本着总体性、综合性、分析性及学术性的原则对档案进行划分。即要将那些反映主要业务工作的总体水平的材料以及在基础监督监测上形成的综合性、分析性并具有一定学术价值且保管期限长的材料确定为站级档案，以确保站存业务档案能够全面反映和概括本机构业务活动及工作水平。总体来看，站级业务档案的范围有以下几个方面：
1业务工作法规、标准及技术方法的研究档案。包括有关证书、研究报告、编制说明及验证报告等。
2年度或跨年度的法定传染病、地方病及中小学生常见病等疾病防治方案及总结、疫情流行病学分析、疫情流行趋势预测等。
3年度或跨年度的卫生监督、监测的总结分析。
4重大事故、疫情暴发、中毒调查处理的有关材料包括调查报告及现场调查记录及有关的行政行政处罚材料等或年度综合性分析总结。
5专题调查。包括调查设计、调查报告或总结，统计汇总等材料。
6各项业务工作的统计月报、年报。
7省市级以上刊物上发表的业务论文。
(二)科级业务档案的划分及范围我国各级防疫站在日常业务活动中更大量地、更直接地是形成服务对象档案，即在对其所辖区内或对被划定为本站管理的单位所提供的经常性的疾病控制、卫生监督监测服务中所形成的材料。这些材料的保管周期不易确定，需随所服务的企业的存亡而定，而且不少材料还因工作需要逐年加以补充，因此存科保管更为便利。此外，卫生防疫工作成果的取得周期长，其疾病流行及防治规律得自于长期的大量的日常性监督监测材料的积累。这些常规性监督监测材料不仅对当年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能从中发现和分析出疫情流行规律。因此，这些一般性、经常性业务活动形成的材料不能因为有了综合性或总结性报告，就可以随意处置，而应做为科级业务档案存科保管。科级业务档案的范围有以下几个方面：
1卫生监督材料
(1)预防性卫生监督材料：包括所辖区内或直管单位许可证审批、复验材料；新、改、扩建项目审查材料。
(2)常规性卫生监督监测材料：包括对所辖地区或监测点或直管单位公共卫生监测材料，包括监测记录、记事，监测小结，控制结果，监测报告以及经常性卫生监督检查、抽查材料。
2一般性违法案例、疫情、污染事故、食物中毒的调查处理材料，包括个案调查表，现场调查记录(笔录)，人员寻访记录，检验结果及处理报告等。
3行政处罚材料，包括监督笔录、检验报告、合议记录、听证记录、处罚决定书、结案单及送达回执等。
4各类所辖产品鉴定及出具证明材料；广告登记管理材料。
5从业人员健康体检、卫生知识培训材料，包括体检表、检验单、统计表；培训计划、教材及小结等。
6咨询工作材料，包括咨询登记、记录及小结等。
7各种毒理检验、化验材料。
三、实行两级管理的意义
1两级管理有利于解决档案储藏空间与业务档案数量间的矛盾
我国各级防疫机构中，档案室档案库房大多狭小，根本无法容纳全部的业务档案，因此，只能将那些保存价值更大、保存期更长的档案集中到站档案室中，而一般性的，基础性的材料只能分散在科室保存。但这种分散管理也是纳入全站档案工作统一布署和指导下进行的。
2站级管理有利于防疫业务工作整体水平的提高
首先，站级业务档案管理可使站档案能够反映业务工作全貌和工作水平，对于站领导及时把握全局，做出正确决策提供了有力依据。其次，由于站级业务归档范围明确将具有总结分析性、学术性的材料交站归档，从而要求各科业务人员不能再仅停留在做一般性工作小结，而是要在大量的监督监测材料上做进一步的加工，形成分析性报告，从而促进了业务工作的提高。第三，站档案室人员针对业务档案开展信息加工，通过各种编研材料为全站科研防病工作服务，有利于防疫机构科研工作的开展。第四，站级档案管理便于开展站际防疫信息的交流，为全市甚至全国的防疫工作提供利用。
3科级管理是有利于满足防疫业务工作日常的需要
防疫业务有延续性，在对监测点、直管单位的监督监测中，要经常使用其前一年或前几年形成的监督监测档案；特别是随着生产经营单位的变化，有些档案还要不断进行补充或注销。如直管单位许可证档案、建设项目档案等就属这种情况。因此科级管理就可以及时满足卫生防疫的日常需要。
四、两级管理的实施
1建立健全档案工作网络
两级管理是通过档案工作网络层层的管理而实现有序的实施。因此，建立健全档案工作网络是这产行卫生防疫档案两级管理的组织保障。
建立档案工作网络即在站一级设立由主管站长牵头、各科主任参加的全站档案工作管理委员会，负责全站包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，并协调解决在实行两级管理中的各种困难。站综合档案室则依据站档案管理委员对业务档案的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，除管理站级业务档案外，还要对科级业务档案管理进行督促指导。各
科设兼职档案员，在站档案室的指导下进行站级业务档案的归档及科级业务档案的管理。这样的档案工作网络使业务档案由无序变为有序的管理。
2建立切合实际的业务档案管理制度
对种类繁多、形式各异的业务档案，要实行科学规范的管理，就必须建立切合实际的业务档案管理制度。首先，在制定业务档案归档范围和归档制度时，站档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，再结合卫生部“全国卫生防疫工作规范”关于业务活动形成材料范围的规定，经与各科密切协商，具体确定符合业务实际的各科站级和科级业务档案的归档范围。其次，对于各科的科级业务档案也要同站级业务档案一样，提出统一的立卷要求，以确保科级档案立卷的规范，但可使用不同的卷皮，以示区分；第三，严格科级秋档案的保管及利用制度，任何个人不得将档案据为已有。
3加强对兼职档案员的培训和指导
各科兼职档案员大多熟悉本科室的业务，档案知识相对贫乏。因此，要做好业务档案的立卷归档，就必须加强对他们的培训和指导。档案室可定期举办档案业务培训班，并将档案业务学习列入兼职档案员继续教育的学习内容，进行学分评定，以提高他们学习档案业务的积极性。同时，档案室人员也要主动指导科室立卷和编目。
4推行责任制，加强考核
