时间：2022-10-24 15:46:59
《机关档案工作业务建设规范》规定：“机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”然而在实际工作中，尤其是在基层单位中，有一部分单位或档案人员却忽视了这一工作环节，存在如下问题：
一是档案交接不及时。一些基层单位对档案交接工作不够重视，领导把关不严。老档案人员离了岗，新档案人员进了岗，而档案交接手续还未办妥，以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清。甚至有的基层单位领导或人事干部认为档案交接只是一串钥匙的交接，从而使得一部分基层单位档案工作前后脱节。
二是档案交接手续不严密。按工作性质和岗位职责要求，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些基层单位档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求。
三是档案监交工作不严格。一部分基层单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接准备工作很少过问，就连档案监交之时也懒得光临，使得基层单位档案监交工作不严格，工作程序不完整。
笔者认为：做好档案交接工作，不仅是明确档案人员责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。如何做好档案交接工作，笔者认为应做好下列工作。采取如下措施：
一是档案交接要纳入基层单位的议事日程、工作程序和规章制度之中。档案交接是基层单位档案管理中的重要环节，应引起基层单位的重视，尤其是基层单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程，在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。当地档案行政管理部门要加强基层单位档案交接工作的监督检查，对那些明知档案交接手续未办理妥，仍然随意签发调令的人员，要查明原因，分清责任，依法进行处理。
二是档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面，而认真做好档案移交前的准备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提。对于移交方来说在正式移交之前主要做好五项工作：1.对所保管的档案进行一次全面清理，做到帐物相符、心中有数；2.对借出的档案要及时催还，一时归还不了的要问明原因，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；3.对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序；4.按档案移交要求编制档案移交文据及表格；5.撰写档案移交说明。对于接收方来说，在接收之前要做好三项工作：1.了解移交单位职能活动内容和工作活动情况；2.向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况；3.必要时要了解或检查档案移交准备工作情况。只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。
三是认真做好档案监交工作。档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用，因此无论是档案机构负责人交接，还是一般档案人员，特别是负责档案保管接待人员的交接，都必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。一般档案人员交接，可由档案机构负责人监交；档案机构负责人交接，可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到帐物相符，手续齐全，并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册册、页数等。移交文据一式3份，移交人、接收人各执一份，单位存档一份。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作负责。
四是加强档案交接中的思想教育工作。档案交接工作中出现的问题，不单纯是基层档案人员的业务素质问题，其中一个十分重要的原因就是近几年来，一些基层单位忽视了对档案人员的思想教育工作，使得一些基层单位档案人员工作责任心不强。因此在档案交接的过程中要补上这一课，教育交接双方端正思想、提高认识、明确责任，增强事业心和责任感，从而保证档案交接工作严格按照规定办理，使基层档案工作前后衔接起来。
(作者单位：151400黑龙江省安达市青少年业余体育学校)
档案人员调动工作时，必须办移交手续后离岗，这是《机关档案工作业务建设规范》规定的，然而在在基层单位档案人员却忽视了这一工作环节，存在如下问题：
1、档案交接不及时。一些基层单位对档案交接工作不够重视，领导把关不严。老档案人员离了岗，新档案人员进了岗，而档案交接手续还未办妥，以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清。甚至有的基层单位领导或人事干部认为档案交接只是一串钥匙的交接，从而使得一部分基层单位档案工作前后脱节。
2、档案交接手续不严密。按工作性质和岗位职责要求，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些基层单位档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求。
3、档案监交工作不严格。一部分基层单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接准备工作很少过问，就连档案监交之时也懒得光临，使得基层单位档案监交工作不严格，工作程序不完整。
做好档案交接工作，不仅是明确档案人员责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。如何做好档案交接工作，应做好下列工作，采取如下措施：
1、档案交接要纳入基层单位的议事日程、工作程序和规章制度之中。档案交接是基层单位档案管理中的重要环节，应引起基层单位的重视，尤其是基层单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程，在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。当地档案行政管理部门要加强基层单位档案交接工作的监督检查，对那些明知档案交接手续未办理妥，仍然随意签发调令的人员，要查明原因，分清责任，依法进行处理。
2、档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面，而认真做好档案移交前的准备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提。对于移交方来说在正式移交之前主要做好五项工作：（1）对所保管的档案进行一次全面清理，做到帐物相符、心中有数；（2）对借出的档案要及时催还，一时归还不了的要问明原因，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；（3）对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序；（4）按档案移交要求编制档案移交文据及表格；（5）撰写档案移交说明。对于接收方来说，在接收之前要做好三项工作：一是了解移交单位职能活动内容和工作活动情况；二是向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况；三是必要时要了解或检查档案移交准备工作情况。只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。
3、认真做好档案监交工作。档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用，因此无论是档案机构负责人交接，还是一般档案人员，特别是负责档案保管接待人员的交接，都必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。一般档案人员交接，可由档案机构负责人监交；档案机构负责人交接，可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到帐物相符，手续齐全，并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册册、页数等。移交文据一式3份，移交人、接收人各执一份，单位存档一份。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作负责。
4、加强档案交接中的思想教育工作。档案交接工作中出现的问题，不单纯是基层档案人员的业务素质问题，其中一个十分重要的原因就是近几年来，一些基层单位忽视了对档案人员的思想教育工作，使得一些基层单位档案人员工作责任心不强。因此在档案交接的过程中要补上这一课，教育交接双方端正思想、提高认识、明确责任，增强事业心和责任感，从而保证档案交接工作严格按照规定办理，使基层档案工作前后衔接起来。
这次会议的主要任务是，认真贯彻党的十七大和十七届三中全会精神，以科学发展观为指导，总结近两年来中央和国家机关档案工作，特别是档案数字化工作和移交进馆工作，对今后一段时间中央和国家机关档案工作进行部署。
这次会议的一项内容是参观中国科学院机关档案整理与数字化工作。中国科学院机关档案整理与数字化项目引入了项目管理的理念，设计制作了详细明晰的项目流程单，对各个环节严格把关，使各个环节都可进行“回溯性检查”，通过项目流程的全程介入管理和全面细节管理，确保了项目的质量，体现了中国科学院档案部门的同志们严谨认真的工作作风和工作态度。通过档案整理和数字化工作，不仅使中国科学院的档案符合向中央档案馆移交的标准，同时也对中国科学院机关的档案作了一次彻底清理和全面整理，使中国科学院机关档案管理开始从手工管理向信息化、数字化管理转变，既保护了档案实体，又方便了今后的开发和利用，全面提升了机关档案工作的业务水平，开创了机关档案工作新的局面。我们相关单位从这里学习取经后，回去也能像中国科学院这样，积极地开展机关档案的数字化工作，并规范地、细致地做好这项工作，确保数字化质量，从而尽快地以数字化为龙头，全面提升本机关的档案工作水平和信息化水平。
利用这次请大家来观摩学习的机会，我想就最近一个时期，中央和国家机关档案部门应该着重注意和加强的几项工作，讲一些意见。
第一，要结合实际，深入学习实践科学发展观，理清机关档案工作的发展思路。
当前，各中央和国家机关正在开展深入学习实践科学发展观活动。科学发展观是马克思主义中国化的最新成果，是解决我国当代经济和社会发展中各种问题的总钥匙，是指导当前和今后我国实现经济和社会健康、平稳、持续、协调发展的指路灯。科学发展观是指导全党全国各项工作的战略思想，对全党全国的各项工作都有重要而巨大的指导作用。机关档案工作的发展，也离不开科学发展观的指导。中央和国家机关档案部门一定要结合自身实际，认真开展学习实践活动，找准自身存在的主要问题，理清自己的工作思路，完善本单位的档案工作机制，促进本单位档案工作再上新的台阶。
国家档案局在开展这次活动时，我们考虑，在档案工作中学习实践科学发展观，归根到底，是要解决两个问题，一是档案工作怎样为科学发展服务，二是档案事业自身怎样科学发展。因此，我局的学习实践活动确定以这“两个怎样”为主题，开展学习调研、检查分析和整改落实。最近，我局还向各中央和国家机关档案部门发出征求意见函，征求在这“两个怎样”方面大家的意见和建议。希望大家认真地、积极地为档案工作服务于各项事业的科学发展、档案事业自身的科学发展献计献策，对国家档案局的工作提出意见和建议，帮助我们找准存在的问题，理清发展的思路，健全发展的体制与机制。
在机关档案工作中学习实践科学发展观，最核心的是要以人为本，把以人为本贯穿于机关档案工作的各个环节。在机关档案立卷工作中，要扭转传统的看重事务类档案、资产类档案而忽视涉及人的档案的观念，以及看重著名人物档案而忽视普通人物档案的观念，树立“人的档案最重要”的观念，把涉及人的档案收集归档齐全，并适当延长其保管期限。在机关档案管理中，要扭转传统的重文书档案，轻专业档案的观念，改变机关档案部门只管文书档案不管专业档案的做法，把文书档案和专业档案同样重视起来，同样按照统一的规章制度有效地管理和利用起来。在机关档案的整理和数字化中，要重视把涉及人的档案、涉及民生的档案优先进行整理、优先进行数字化，以保证这些档案随时为人民群众提供利用。在机关档案利用工作中，要把为人民群众提供利用档案提上议事日程，不但要及时把本机关当前形成的政府公开信息通过各种方法提供人民群众利用，而且要尽快把本机关过去形成的特别是人民群众需要利用的可公开档案信息，也通过各种方法提供人民群众利用。在机关档案移交工作中，要注意把涉及本机关所有职工、涉及广大人民群众的档案，列入向档案馆移交的范围，及时地把这些档案移交中央档案馆。总之，在机关档案工作的各个环节，要重视人的因素，注意提高人的素质，调动人的积极性，发挥人的作用。
在机关档案工作中学习实践科学发展观，最根本的是要用统筹兼顾的方法，处理好机关档案工作中存在的各方面问题。例如：要处理好档案安全与提供利用的关系，始终把档案安全放在首位，在确保档案安全的前提下提供档案利用，在档案提供利用中始终注意确保档案安全；要处理好传统档案管理与电子档案管理的关系，既管好传统载体的档案，又管好电子载体的档案，确保电子档案归档齐全，内容不被篡改、不被窃密，可以长期保存和识读，有效得到利用；要处理好保管和利用的关系，不但要收集、整理、保管好机关档案，还要为机关领导决策、机关工作查考、机关人员维权服务，充分发挥档案对本机关的各方面作用；要处理好机关和社会的关系，不但重视机关档案对本机关的价值和作用，把本机关档案收全、管好、用好，而且重视机关档案对国家档案资源积累、国家文化建设、国家软实力提升的价值和作用，积极向中央档案馆移交档案。
第二，要抓紧编制本机关文件归档范围和保管期限表，夯实机关档案工作基础。
2006年12月18日，国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，要求中央和国家机关按照这一文件精神，尽快编制本机关文件归档范围和保管期限表，并报国家档案局审批。为做好这项工作，国家档案局又于2007年3月印发了《关于做好宣传贯彻工作的通知》。按照《通知》的有关要求，各中央和国家机关应在2008年底之前完成本机关文件归档范围和保管期限表的编制及审批工作。但由于今年国务院机构改革和各机关重新核定“三定方案”，一些机构重新调整，一些机关内部机构的职能重新划分，影响了部分机关的编制工作，推进速度不如预期。目前，已有全国政协、最高人民法院、中央组织部、中央宣传部、中央统战部、中央外宣办、人民日报社、国办秘书局、教育部、科技部、公安部、人口计生委、人民银行、海关总署、国家质监总局、税务总局、广电总局、新华社、中科院、社科院、气象局、银监会、证监会、保监会、自然科学基金会、烟草局、测绘局、邮政局、外汇局、外文局、交通银行、全国妇联、中国民主建国会等近50个单位完成了本机关文件归档范围和保管期限表的报送、审批工作，约占中央和国家机关数量的三分之一。目前，国务院机构调整和各机关重新核定“三定方案”工作基本结束，还没有完成编制工作的单位，要抓紧做好工作。
一是要高度重视。中央和国家机关编制本机关文件归档范围和保管期限表，是贯彻落实《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的客观要求。《规定》是一部部门行政规章，具有法规效力，每一个机关的档案工作都应该遵守。大家知道，机关档案工作是国家档案事业的基础，而文件归档范围和保管期限表是机关档案工作和国家档案事业的基础，因为归档范围决定着文件能不能变成机关档案，决定着文件是存是毁；保管期限决定着档案的寿命和去向，保管期限短的寿命就短，就进入不了国家永久性的档案资源体系，就不能长久
地被社会所利用。所以，制定机关文件归档范围和保管期限表是机关档案工作乃至整个档案事业的根本。这件事不做好，机关档案工作就没有做到点子上，就没有抓住根本和要害，要想做好机关档案工作，那将是徒劳的。这个根本抓住了，机关档案工作和国家档案事业的根基就牢靠了；反之，基础不牢，地动山摇。各中央和国家机关应该高度重视这项工作的重要性，把这件事当作机关档案工作的基础性工作、根本性工作、决定性工作来重视，当作头等大事来抓。严格按照《规定》的精神，从思想上、行动上增强贯彻落实《规定》的主动性和自觉性，克服编制工作中的畏难情绪，切实把机关文件归档范围和保管期限表的编制工作作为加强机关档案基础业务建设的重要方面来抓，作为加强国家档案资源建设的重要举措来抓。
二是要抓紧工作。这次机关文件归档范围和保管期限表的编制工作不同于以往的编制方法，编制工作要求做细、做深、做实，以便使各机关编制的文件归档范围和保管期限表具有较强的针对性和可操作性。做好这项工作，需要机关各内部职能部门的密切协调与配合，需要档案部门工作人员认真调查、仔细研究。一个机关的文件归档范围和保管期限表，从编制到审批，需要方方面面、上上下下征求意见，需要反复进行修改，耗时比较长。因此，完成编制与审批工作需要相对较长的工作周期。这项工作时间紧、任务急、工作量大，各机关要精心组织，周密安排，宜早不宜迟。有关中央和国家机关档案部门要积极行动起来，把责任落实到人，由资深和骨干人员承担编制工作，并把已经编制好的单位的文件归档范围和保管期限表借鉴来作为参考，抓紧编制本机关文件归档范围和保管期限表，务必于2009年年底前完成。国家档案局将在适当时候就此发出通报。
三是要确保质量。各机关要以《通知》为依据，按照国家档案局《关于做好(机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定)宣传贯彻工作的通知》的有关要求，特别要结合落实今年1月全国档案工作暨表彰先进会议部署的建立“两个体系”的要求，结合本机关实际，认真把好编制本机关文件归档范围和保管期限表的质量关。编制体例要遵循国家档案局的有关要求，做到排列有序、层次分明，内容表述力求言简意赅，保管期限划分准确。各机关在编制工作中如遇到问题，请随时与我局有关业务部门联系。我们将认真研究编制工作中遇到的问题、难点及特殊情况，共商合理的解决方案，确保编制工作质量，使各机关编制的本机关文件归档范围和保管期限表既符合《通知》的要求，又符合本机关实际。
各中央和国家机关报送我局审批的文件归档范围和保管期限表，我是十分重视的，工作再忙，我也都逐条推敲，并提出修改意见。我在看的过程中，重点注意两类文件的两个方面。两类文件一是指涉及到人的文件，二是指属于履行本机关主要职能的文件。两个方面一是看这些文件是否归档齐全了，二是看这些文件的保管期限是否够长了。我提出的修改意见也都集中在这两类文件的两个方面。因此，我提请今后各单位在编制工作中，无论是具体编制人员，还是审核人员，也更加重点地注意这两类文件的两个方面，确保把涉及到人的文件，涉及到本机关主要职能的文件归档齐全并适当延长其保管期限，从而使机关档案全面反映本机关的各项主要职能，既能满足机关各项工作的利用需要，又能满足人民群众的利用需要；既能满足当前的利用需要，又能满足长远的利用需要。
第三，要全面提高中央和国家机关档案整理质量，促进档案基础业务建设。
为切实加强中央和国家机关档案基础业务建设，确保机关年度归档文件及时归档和整理，提高机关档案整理质量，2006年8月，国家档案局印发了《关于在中央和国家机关开展年度档案整理质量检查活动的通知》，确定对机关年度档案整理质量进行专项检查。在中央和国家机关开展这项活动，是新形势下加强国家档案资源建设，促进机关档案基础业务建设的一项重要举措。《通知》下发后，各中央和国家机关高度重视，加强领导，积极响应，对照国家有关机关档案工作的法规规章、标准要求，对本机关年度归档文件材料进行了认真细致的收集和整理，国家档案局会同有关机关组成检查小组对年度档案整理工作进行了质量检查。到目前为止，已有80多个机关单位接受了检查。从检查情况来看，绝大多数机关档案整理质量基本符合标准和要求。在2007年度受检单位中，最高人民法院、中央警卫局、中央统战部、中央政法委、中央编译局、求是杂志社、国家民委、民政部、司法部、铁道部、水利部、商务部、新闻出版总署、体育总局、安全监管总局、林业局、知识产权局、新华社、自然科学基金会、粮食局、红十字总会等单位的档案整理规范有序，质量较好。今后，国家档案局将继续在中央和国家机关开展年度档案整理质量检查活动，并将加大检查的力度。对这项工作，各单位主要应注意三点：
一是要明确内容。根据《通知》的要求，国家档案局当年检查的是各机关完成上一年度文书、科技、电子、会计、声像、照片等档案的收集整理情况。在检查过程中，不只是检查单一门类档案整理质量，而是多门类档案整理质量，不只是检查单一门类档案的管理，而是注重本机关档案的综合管理。这就要求各机关档案部门真正履行《机关档案工作条例》赋予机关档案部门的职责，统一管理本机关全部档案，避免一个机关多种门类档案多头管理、各自为政的现象。
二是要认真对待。国家档案局每年从10月份开始对部分中央和国家机关开展年度档案整理质量检查，受检机关的名单当年上半年以书面形式通知各机关档案部门。各机关档案部门负责人要及时向单位领导汇报，并对上一年度档案整理情况展开自查并写出自查报告。国家档案局根据各机关自查报告，组织检查小组对机关年度档案整理情况进行抽查。受检机关无特殊原因，不得将当年检查延后到下一年度。从这两年检查情况来看，少数单位因未完成年度档案整理而两次延后，对检查工作产生一定影响。各机关要高度重视年度档案整理质量检查活动，国家档案局将会在每年年底将当年档案整理质量检查情况向各中央和国家机关通报。
三是要积极整改。对档案整理质量检查过程中发现的问题，各受检单位要认真研究，提出切实可行的解决方案，积极整改，不要检查一过就万事大吉。档案整理是一件细致繁琐的工作，往往其中一个环节出问题，就会产生牵一发而动全身的后果。有的机关档案整理质量较差，发现的问题较多，返工整理的工作量就相对较大，但不论困难有多大，整改工作必须在规定的时间内完成，否则，问题就会越积越多，积重难返。国家档案局将对整改工作任务较重的单位进行复检，确保年度档案整理质量检查活动扎实推进，使档案整理质量达到标准化、规范化要求。
第四，要积极协助做好政府信息公开工作，切实为广大人民群众服务。
为落实《中华人民共和国政府信息公开条例》，推进国务院各机关政府公开信息集中向社会提供利用，方便公民、法人和其他组织依法获取政府公开信息，维护其合法权益，今年5月，国家档案局中央档案馆按照《条例》要求，在北京市宣武区永安路106号建立了中央国家机关政府公开信息查阅中心，作为国务院各部委政府公开信息集中查阅的场所，负责汇集和提供国务院各部委政府公开信息，并配备相应的设施、设备，为公民、
法人和其他组织获取政府公开信息提供阅览、抄录、打印、复印等服务。建立中央国家机关政府公开信息查阅中心是落实《政府信息公开条例》的具体举措。这一中心的建立，为人民群众开辟了了解党和国家方针政策的场所，提供了维护他们自身合法权益的依据，搭建了帮助群众解决实际问题、化解矛盾的平台，为国家档案资源建设和档案信息开发利用注入了新的活力。建立中央国家机关政府公开信息查阅中心是国家档案局中央档案馆与国务院各部委档案部门的共同任务，是为人民群众服务、为党和政府中心工作服务的一项重大举措，也是一项重要成果。为进一步做好 《政府信息公开条例》的贯彻落实工作，国务院各部委档案部门要从以下两方面人手，协助做好政府信息公开工作。
一是要积极主动地为本机关政府信息公开机构做好档案提供利用服务。对于近年来各机关产生的文件要进行认真梳理，主动提供给本机关政府信息公开机构进行审查，确保应公开的政府信息得到及时、准确、全面的公开。国务院各部委政府信息公开工作是否及时准确，是否全面细致，直接关系到查阅中心的工作质量和利用效果。因为查阅中心的公开信息是按国务院办公厅的要求，通过互联网与国务院各部委政府网站建立链接而获取的。
二是要及时将本机关的政府公开信息提供给查阅中心。查阅中心及时、全面汇集国务院各部委的政府公开信息，才能方便公民、法人和其他组织依法获取，使查阅中心真正成为国务院各部委政府公开信息的集中查阅场所，并有效发挥作用。目前的主要问题是，查阅中心收到的政府公开信息不全、一些机关没有及时上载，一些机关信息更新不及时，国务院办公厅秘书局的同志已到中央国家机关政府公开信息查阅中心做了调研，下一步，我们将把有关情况向国办汇报，并以适当形式通报。希望各有关档案部门积极协助本单位有关部门，把本单位的政府公开信息及时、全面地提供给查阅中心。
第五，要积极有效地开展档案数字化工作，提高档案管理水平和服务能力。
当前，随着信息技术和网络技术在档案工作领域的广泛应用，中央和国家机关档案信息化工作稳步推进。一些机关在提高办公信息化水平的同时，实施档案管理与办公自动化无缝链接，实现文档一体化管理。一些机关将档案信息化系统纳入机关办公自动化总体布局中，实现了对电子文件生成、运转、归档、管理、利用、迁移或销毁等整个生命周期的全方位控制。一些机关按照《纸质档案数字化技术规范》对本单位档案全部或部分地进行了数字化，同时还对其他类型档案和不立卷档案数字化问题进行研究，为高效、便捷地管理与开发利用档案信息资源奠定了良好的基础。在向中央档案馆移交档案的单位中，有三分之一以上的单位进行了档案数字化工作。但是，随着档案数字化和已数字化电子版档案数据移交工作的开展，一些问题也随之出现。主要表现为：一是缺乏标准化的规范体系。各级机关档案数字化建设的环境和目的不同，采用的方式也不尽相同，形成的电子版档案数据类型格式各异，不利于数据的移交和整合，影响档案信息资源的共享。二是片面追求档案原文的数字化，忽视档案目录数据库的建设，直接影响了数字化档案的管理和利用。三是有些档案数据扫描不够完整，影响到对档案信息的全面管理与开发。四是对档案数字化加工的关键技术问题、数字化加工中的档案信息安全和保密技术问题、数字化档案信息如何应用于本单位的办公自动化系统筹问题研究不够，管理错位。这些都需要认真加以研究解决，以确保档案数字化工作的顺利开展。目前主要应注意以下几点：
一是要提高认识，积极推进。在当今社会发展节奏越来越快、信息公开程度越来越高的形势下，档案利用的时效越来越快，利用的范围和对象也越来越广。档案数字化工作促进了档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变，由传统利用模式向现代利用模式转变，不但可以便捷全面地提供档案信息，而且可以有效地保护档案原件，确保档案实体安全；不但可以促进档案在机关利用，而且可以促进档案向社会提供利用，更充分地发挥档案信息资源的价值。因此，我们应该积极开展，大力推进，以此为抓手，全面提升机关档案工作的水平。
二是要统筹规划。数字化工作需要耗费大量的人力、物力，如果建设不当，不仅达不到预期效果，而且会造成巨大的浪费，还会出现档案实体和信息的安全等一系列隐忧。对此，数字化建设必须在档案信息化建设方针指导下有计划、有步骤地进行，统筹协调好档案信息的数字化工作。
三是要加强基础工作和全程控制，保证档案数字化质量。档案数字化工作中无论建立档案目录数据库、进行档案原文扫描，还是数据检索，提供利用，都离不开数字化前处理的分类、整理、著录、鉴定等各项基础工作。数字化工作流程复杂，任何一个环节出现差错，都将影响整个数字化工作的质量。因此，要做好档案数字化的全程控制，注意全面的质量检查，加强数据的全方位质量控制，对全过程进行管理，保证档案数字化的质量。
四是要建立档案数字信息安全保障体系。数字化档案信息的安全保障工作，不能完全照搬传统档案的安全管理模式，必须着重加强主机安全、网络安全、数据库安全等方面的工作，配备必要的软硬件设施，建立健全信息安全管理制度。同时要加强对数字化加工人员的安全管理和教育，以完备的防范体系来保证档案数字化工作各个环节万无一失。
五是要规范电子版档案数据，保证移交质量。中央档案馆为了统一标准，有效整合各部门移交的电子版档案数据，制定了《中央档案馆电子版档案数据接收规范及要求》。今后移交进馆电子版档案数据要严格按此规范执行。这个规范保证了档案数据与档案实体的一致性，移交进馆的档案数据具有通用性和易迁移的特点，在此基础上才能对移交的电子版档案数据进行有效整合，有利于档案信息资源的开发利用，也为各单位在中央档案馆建立了一套基础数据的备份，并可保证各单位数据的查询和迁移。此前中央档案馆接收的一些单位的电子版档案数据，由于存在格式不统一等问题，现在无法使用，下一步还需要到有关单位进行相关数据的拷贝，希望有关单位予以大力支持。
档案数字化建设是一项复杂的系统工程，牵涉到法规、政策、管理、技术等方方面面，许多问题需要深入探索研究。我们必须抓住国家信息化建设和加强信息资源开发利用的契机，创新工作机制，稳步加快档案数字化建设的步伐，充分发挥档案信息资源的作用，推动档案事业的发展。
第六，要努力加快档案移交工作步伐，全面加强国家档案资源建设。
为做好中央和国家机关向中央档案馆移交档案工作，国家档案局中央档案馆于2001年下发了《2001年一20lO年中央、国家机关向中央档案馆移交档案时间安排》，要在此期间接收100余个中央和国家机关1980年前形成的档案。从2001年至2008年9月，已有70个单位向中央档案馆移交了约50万卷档案及相关档案数字化加工电子数据、资料、照片、光盘、实物等，其中17个未列入移交安排表中的单位也向中央档案馆移交了档案。
依法向中央档案馆移交档案，是中央和国家机关的一项重要职责和任务。做好这项工作，对加强国家档案资源建设，确保中央和国家机关档案的完整与安全，为党和国家工作大局服务，具有十分重要的意义。
几年来中央和国家机关档案移交工作取得了很大成绩，主要体现在：
(一)统一思想，周密部署。各有关单位认真贯彻《档案法》、《档案法实施办法》和王刚同志关于档案移交工作的讲话与批示精神，许多单位的领导亲自组织召开工作会议，听取有关档案移交专项工作汇报，做出重要指示，要求把档案移交工作纳入领导议事日程，作为一项重要工作列入工作计划，提前做好准备。同时成立档案移交工作领导小组、档案鉴定工作领导小组，研究并切实帮助档案部门解决移交工作中遇到的困难和问题，把移交工作作为本单位的一件大事来抓，从人、财、物各方面给予极大支持。许多单位为此更新了档案部门的相关设备，为档案顺利移交提供了有力保障。
(二)严格管理，扎实工作。各单位档案部门制定了相应的规章制度，组织参与档案整理、移交工作人员认真学习相关标准和要求，为移交档案的鉴定、整理工作打下良好的基础。有关部门为保证档案按时移交，对需要移交的档案进行全面的清点和数量统计，核算所需工作时间，制定了详细周密的工作方案、工作流程和计划，明确了职责和任务，对档案整理的各个环节进行严格的监控，保证了档案移交准备工作的有序进行。按照《中央、国家机关向中央档案馆移交档案质量检查内容和评分标准》对移交档案进行鉴定、整理，努力做到全宗划分清楚、分类科学合理、文件材料齐全完整、案卷质量符合要求、检索工具方便实用。根据《评分标准》进行评分，2007年以来移交的档案基本上都能达到94分以上。
(三)结合实际，提前移交。在领导的重视、支持和档案工作人员的努力下，有些单位将档案提前两年或一年移交，如发展改革委、侨办、测绘局、劳动社会保障部(现人力资源社会保障部)。有些单位在完成1980年以前档案移交的同时，还将所移交档案的年份向后延长，将1980年以后的档案也移交给中央档案馆，如：中国兵器工业集团公司、中国航空集团公司、全国工商联、工业和信息化部(电子部)移交到1982年；中央机构编制委员会办公室移交到1987年；中国石油天然气集团公司、求是杂志社、中国核工业集团公司、中国航天科技集团公司、劳动社会保障部(现人力资源社会保障部)移交到1988年；中联部、测绘局移交到1989年；文物局、工商总局移交到1990年；中国国际工程咨询公司移交到1992年；发展改革委、中国船舶重工集团公司移交到1993年；科技部科技成果档案、中国船舶重工集团(保存的原第六机械工业部档案)移交到1999年；中直机关工委、纪念堂管理局、中办机要交通局移交到2000年。
(四)加强鉴定，确保安全。一些单位在档案整理移交过程中，重视档案的鉴定工作，专门成立鉴定工作领导小组，对移交的档案，特别是绝密档案，按照《保密法》的有关规定，进行特殊标注，并在档案移交说明中将档案重点说明(如侨办、测绘局、工业和信息化部)，使中央档案馆在利用工作中能与档案移交单位及时进行沟通与协商，既便于档案的保管和提供利用，又保证了档案信息的安全。
为保证档案整理移交质量，根据已向中央档案馆移交档案工作情况，特别是存在的问题，在这里着重强调以下几点：
一是要摸清家底，收集齐全。摸清家底，做到心中有数，使待移交档案齐全完整，是移交工作的前提。各单位在移交工作启动之初，应彻底了解本单位档案特别是应移交档案的数量、保管期限、整理状况，将各种载体(包括纸质、音像、照片、磁介质等)的档案及相关资料收集齐全。为保证全宗内档案的完整齐全，应将本机关各部门外借的档案全部收回。需要特别指出的是，个别单位为了某种需要，把应当移交的档案抽出，有的甚至把本机关的档案原件交给了其他部门，人为地割裂了档案的完整性。这是《档案法》、《档案法实施办法》都不许可的。
二是加强沟通，密切配合。为保证档案整理和移交工作顺利进行，共同做好这方面工作，各有关单位在拟移交档案开始整理前，请及时与中央档案馆联系，双方充分沟通，依据档案整理进馆标准和档案移交单位的实际情况，共同协商制定档案整理移交方案。我们将密切配合，随时与相关单位协商解决整理过程中出现的问题，对整理后的档案质量进行检查，确保档案的整理质量。
三是全程监控，确保质量与安全。全程参与和严格管理，是确保档案整理移交质量和安全的关键。移交单位如能安排由本单位档案人员进行整理是最理想的，但如果因各种情况而由外单位人员参与整理或其他相关工作的，移交单位要指定本机关档案人员参加到档案整理工作的全过程中，进行严格的管理与监控，保证整理质量，防止出现档案被毁及失泄密问题。
【关键词】基层单位；档案；交接工作
一、基层单位档案交接工作存在的问题
《机关档案工作业务建设规范》规定：“机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”然而在实际工作中，尤其是在基层单位中，有一部分单位或档案人员却忽视了这一工作环节，存在如下问题：
（一）档案交接不及时
一些基层单位对档案交接工作不够重视，领导把关不严。老档案人员离了岗，新档案人员进了岗，而档案交接手续还未办妥，以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清。甚至有的基层单位领导或人事干部认为档案交接只是一串钥匙的交接，从而使得一部分基层单位档案工作前后脱节。
（二）档案交接手续不严密
按工作性质和岗位职责要求，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些基层单位档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求。
（三）档案监交工作不严格
一部分基层单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接准备工作很少过问，就连档案监交之时也懒得光临，使得基层单位档案监交工作不严格，工作程序不完整。
二、对策和措施
做好档案交接工作，不仅是明确档案人员责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。如何做好档案交接工作，笔者认为应做好下列工作，采取如下措施：
（一）档案交接要纳入基层单位的议事日程、工作程序和规章制度之中
档案交接是基层单位档案管理中的重要环节，应引起基层单位的重视，尤其是基层单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程，在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。当地档案行政管理部门要加强基层单位档案交接工作的监督检查，对那些明知档案交接手续未办理妥，仍然随意签发调令的人员，要查明原因，分清责任，依法进行处理。
（二）档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作
档案交接分为移交和接收两个方面，而认真做好档案移交前的准备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提。
对于移交方来说，在正式移交之前主要做好五项工作：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到帐物相符、心中有数；二是对借出的档案要及时催还，一时归还不了的要问明原因，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序；四是按档案移交要求编制档案移交文据及表格；五是撰写档案移交说明。
对于接收方来说，在接收之前要做好三项工作：一是了解移交单位职能活动内容和工作活动情况；二是向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况；三是必要时要了解或检查档案移交准备工作情况。只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。
（三）认真做好档案监交工作
档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用，因此无论是档案机构负责人交接，还是一般档案人员，特别是负责档案保管接待人员的交接，都必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。一般档案人员交接，可由档案机构负责人监交；档案机构负责人交接，可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到帐物相符，手续齐全，并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等。移交文据一式三份，移交人、接收人各执一份，单位存档一份。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作负责。
（四）加强档案交接中的思想教育工作
档案交接工作中出现的问题，不单纯是基层档案人员的业务素质问题，其中一个十分重要的原因就是近几年来，一些基层单位忽视了对档案人员的思想教育工作，使得一些基层单位档案人员工作责任心不强。因此在档案交接的过程中要补上这一课，教育交接双方端正思想、提高认识、明确责任，增强事业心和责任感，从而保证档案交接工作严格按照规定办理，使基层档案工作前后衔接起来。
【参考文献】
[1]中华人民共和国档案法．关于修改《中华人民共和国档案法》的决定修正．
[2]中华人民共和国档案法实施办法．
关键词：高校基建档案；档案管理；问题；对策
随着我国社会经济的快速发展，我国的高等教育事业也取得了长足的发展，高等学校基建工程项目的建设也越来越多。在高校基建工程施工中，基建档案是对基建项目进行核查、审计、管理以及后期扩建、维修的重要依据，做好高校基建档案管理工作具有十分重要的作用。但是，当前高校基建档案管理工作中存在着许多问题，对其展开探讨十分必要。
一、高校基建档案管理工作的特点
在高校基建档案中因为具有多重化管理和多元化投资主体的特点，致使高校档案的管理工作具有社会性和复杂性的特点[1]。随着社会的不断发展，高校管理工作的不断进步，使其对高校基建档案的质量、档案信息的完整性和准确性有了更高的要求。基建档案管理工作只有不断地适应时展的需求，才能充分发挥高校基建档案管理工作的作用。基建档案主要包含影像资料、声像资料、纸质档案等形式，在基建过程中会连续不断地产生各种资料。因此，如何有效、准确、完整地采集、整理和移交基建资料是目前基建档案管理工作中面临的重要问题[2]。
二、高校基建档案管理工作中存在的问题
（一）单一的基建档案使用方式。目前，在大多数高校中，使用者都是通过上门借阅的方式使用基建档案，上门借阅的方式使基建档案得到了利用，但是因为长期、单一的使用原件，会使档案原件发生字迹不清、页面污渍等现象，严重的则导致档案破损，甚至会发生档案遗漏或丢失等问题，从而不能完好地保护基建档案。（二）整理档案不规范。基建档案管理工作的专业性很强，它要求基建档案管理人员具备专业的档案管理知识和相关的基建工作专业知识。而在实际的高校基建档案管理工作中，很多高校基建档案管理人员并非专业出身，大多只具备一种专业技能，并不能完全符合基建档案管理工作的要求，由此也影响了其管理工作，从而在管理过程中面临各种困难[3]。在整理基建档案资料时，因为施工方和监理方等单位会源源不断地连续提交各种资料，而管理人员由于专业管理知识的缺乏，严重影响了基建档案的质量。特别是在分类复杂的图纸时，经常会发生各种失误，使档案整理工作杂乱无章[4]。（三）书写档案不规范。在整个档案管理工作中，当然也包括在编制过程中的设计院、项目施工方、监理方，他们在档案编制过程中，因为不规范地书写档案资料，比如书写用笔的不规范，有需要手工书写的资料却打印，需要打印的资料却书写。因为笔墨不耐久，时间长了会发生字迹扩散或脱落等现象，而需要特殊强调的字体颜色却没有正确使用，以致影响了资料的准确性。不规范地书写档案不利于档案的保存。（四）记录档案信息不规范。基建档案包括很多的基本信息和资料，比如编制档案的日期、签字日期、印章、签名、设计方、施工方等，在记录档案的基本信息时，档案管理人员不仔细、疏忽大意地对待工作，会使得档案资料缺乏完整性。（五）档案资料收集难度大。因为基建档案具有完整性、专业性和成套性的特点，而且它形成的周期长、涉及的单位部门多，使得档案管理人员在收集档案资料时的难度增大。基建档案包括很多资料，既有基本的档案资料也有隐蔽的内部工程和地下管网资料等。很多基建工程大都隐藏在地下或墙体内，而隐蔽在地下、墙体内的资料，其收集的难度更大，也容易使管理人员在收集过程中出现遗漏或缺失。（六）单位部门间缺乏合作和沟通。因为高校档案管理工作人员缺乏专业的基建知识，使其不能主动地协助、指导和督导基建部门对于档案资料的收集和整理工作。而基建单位和部门因为自己的便利，不会主动提交基建档案资料，而是将其放置在自己的单位部门留己私用。各单位部门缺乏合作和沟通，使基建档案资料不能及时的收集、整理、移交。
三、提高高校基建档案管理工作的策略
（一）建立具体的基建档案系统。目前，大多数高校的基建档案管理系统都存在局限性，没有整体性和针对性的基建管理系统。笔者根据基建档案的管理特点，提出建立具体的基建档案管理系统，以方便管理人员的基建档案管理工作。因为基建档案资料非常多，而且涉及的范围很大，而管理人员又必须手工记录，增加了工作量和工作难度，降低了基建档案管理工作的效率。为了保证基建档案收集的完整性和齐全性、整理的便捷性和条理性，建立具体的基建档案管理系统，可以及时地记录档案资料、清晰地分类档案资料，实行分区管理档案，避免管理人员的重复性工作。具体的基建档案管理系统如图1所示。（二）建立相应的基建档案管理制度。基建档案资料数量繁多、收集时间长、涉及单位广，而很多档案资料需要重复使用和审批，致使在基建档案的收集过程中经常发生文件移交和文件借阅的问题。因此，需要建立相应的基建档案管理制度，规范文件移交和文件借阅等手续，实时掌控档案资料的完整性，防止发生档案遗漏、缺失等损失[5]。（三）设立专门的管理部门。基建档案管理工作涉及的单位部门广泛，必须得到校领导和基建处领导的支持，由具备专业档案管理知识和专业基建知识的工作人员进行基建档案管理工作，并设立专门的基建档案管理部门，严格操作档案的收集、整理、移交、保存等各环节。在基建档案管理部门必须配备专业的基建档案管理软件和硬件，对档案的收集、整理、移交、保存等各环节提供便利。（四）对档案实施分类模式。基建档案资料数量繁多、收集时间长、涉及单位广泛，容易导致在管理工作中发生失误。因此，要对基建档案实施分类模式，保证档案资料可以及时地收集和分类整理，以此提高基建档案管理工作的效率和质量。具体的档案分类模式如图2所示。基建档案的资料包括名称、编号、日期、批准部门、发文部门，对基建档案必须依照时间进行顺序排列，在编制基建档案时实施分册立卷、归类排序。由于在高校基建档案的移交环节，管理人员必须按照校档案馆和当地城建档案馆的移交要求进行不同的分类编制。因为必须将基建档案中的工程竣工档案移交给城建档案馆，而城建档案馆更注重的是基建工程项目竣工的资料；工程建设全套档案移交给校档案馆，而校档案馆更注重整个基建工程项目的全部资料。因此，在编制基建档案时，可以分为大型工程的分期分项模式和单体工程模式[6]。1.大型工程的分期分项模式图1基建档案管理系统大型的工程档案编制由设计院、施工方、监理方等单位进行，在编制过程中，以工程的总体规划为主线，以分期工程为索引、以分项工程为基点，对整个工程资料进行编制。以整个工程主体进行统筹规划，对每期每项工程进行档案编制，化繁为简。而具体的档案名称则根据每期、每项的名称进行编制。2.单体工程模式因为单体工程比较独立，资料比较清晰明确，只需要根据常规的流程收集和整理档案，在完成档案后移交相应的单位部门即可。而校档案馆常规的编制要求是使用学校规定的文件盒对档案进行分类分册按项目名称编号并保存。城建档案馆常规的编制要求是工程竣工结束四方验收后，由设计院、施工方、监理方等单位共同完成编制工作，按照图纸和文档进行分类分册保存。（五）对基建档案实施移交归档模式。在高校基建档案的移交过程中，档案必须移交到校档案馆和当地城建档案馆。高校基建档案包含工程竣工档案和工程建设全套档案，其中工程竣工档案移交当地城建档案馆，工程建设全套档案移交校档案馆。通常情况下，基建工程都会存在项目资金问题、项目难易问题、项目工程大小问题等，从项目立项审批到项目竣工使用的时间并不固定。因此，基建档案管理人员必须及时完整地收集、整理档案资料，最后将档案移交给相应的单位部门。而档案移交包括分期移交归档和集中移交归档两组模式[7]。1.分期移交归档模式因为大型的基建工程建设的时间长，需要分时间段进行建设，导致资料的收集和整理也需要分时间段进行。在工程建设过程中，档案管理人员必须实时地收集和整理资料，当完成与工程对应时间段的档案后，需将此档案进行及时的移交归档。对每个时间的档案进行统一的编号，分期分项排序，有条理的归档，可以减少基建档案管理工作量，为后期档案的存放提供足够的空间。2.集中移交归档模式集中移交归档模式的前提是基建档案管理室必须具有足够的存储空间，可以有效地保存所有的基建档案。在基建工程竣工后，基建档案管理人员检查核对所有资料是否准确完整，确认无误后，将全部档案资料进行集中移交归档。将所有档案进行统一编号，使档案规则系统。
综上，目前高校基建档案管理工作主要存在单一的基建档案使用方式、整理档案不规范、书写档案不规范、档案资料收集难度大、单位部门间缺乏合作和沟通等问题，针对这些问题，笔者提出要建立具体的基建档案系统、建立相应的基建档案管理制度、设立专门的管理部门、对档案实施分类模式、对基建档案实施移交归档模式等策略，以期提高高校基建档案管理工作的质量和效率。
作者:黄海铿 单位:潮州广播电视大学
参考文献：
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[2]王翀.我国高校基建档案管理存在的问题及改进措施研究[J].科教导刊(中旬刊)，2015（10）.
[3]肖永菊.谈高校基建档案管理工作存在的问题及对策[J].科技信息，2011（11）：569-560.
[4]程靖.高校基建档案管理的问题与对策[J].广西经济管理干部学院学报，2013（8）：94-97.
[5]贠卫祺.高校基建档案管理工作的问题及对策研究[J].江西建材，2015（5）：253.
国家档案资源建设，特别是向各级各类档案馆移交档案，是我国档案事业各项工作中的重要一环。《中华人民共和国档案法》第三章第十一条规定：机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。《中华人民共和国档案法实施办法》及《机关档案工作条例》等，也进一步明确了各级档案馆的接收范围和接收时间。
王刚同志历来重视档案移交工作。早在2000年8月16日，曾专门就经贸委管理的国家局因机构变动档案如何处置，以及中央、国家机关已到进馆时间的档案如何接收等问题作过重要批示。为落实此项工作，2001年4月19日，经中央办公厅批准，国家档案局中央档案馆召开了以移交档案工作为主题的中央、国家机关档案工作座谈会，王刚同志到会并作了重要讲话。会后，国家档案局中央档案馆根据中央、国家机关提供的移交档案计划，制发了《中央、国家机关向中央档案馆移交档案时间安排》，开始了建国以来我国规模最大的一次档案移交活动。
为保证进馆档案的质量，规范档案移交工作，2003年9月，国家档案局中央档案馆在与中央、国家机关档案部门共同调研的基础上，制定了《关于移交进馆档案质量检查办法》和《中央、国家机关向中央档案馆移交档案质量检查内容和评分标准》，成立了中央、国家机关移交进馆档案质量检查领导小组，并下设档案质量检查办公室，开始了对有关单位移交档案质量的检查活动。到目前为止（2004年11月），中央档案馆已顺利接收了原外经贸部、国务院参事室、中央党校、国家物资储备局、中国石油天然气集团公司等33个单位移交的28万多卷档案，另有5个单位共4万余卷档案准备于2004年底前移交进馆。
为总结三年来中央、国家机关档案移交工作的情况，交流档案移交工作中的一些做法和经验，研究解决档案移交工作中存在的问题，并对下一步档案移交工作做出部署，2004年11月19日，国家档案局中央档案馆在京召开“中央、国家机关档案移交工作会议”。这是经中央办公厅批准召开的第二次以档案移交工作为主题的工作会议。会前，中共中央政治局候补委员、书记处书记、中央办公厅主任王刚同志在11月8日作了重要批示：“依法向中央档案馆移交档案，是中央、国家机关的一项重要职责和任务。做好这项工作，对加强国家档案资源建设，确保中央档案的完整和安全，促进档案的开发和利用，为党和国家工作大局服务，为建设中国特色社会主义事业服务，具有十分重要的意义。”
会议在北京京西宾馆召开，各中央、国家机关的有关领导和同志参加了会议。国家档案局局长中央档案馆馆长毛福民同志在讲话中总结了三年来中央、国家机关档案移交工作的基本情况，并对下一阶段档案移交工作提出了基本要求。他要求各单位要进一步树立大局意识，切实增强依法做好移交档案工作的自觉性；要进一步树立质量意识，严格把好移交档案质量关；要进一步树立依法行政意识，不断加强档案移交前的业务监督、检查和指导工作。
针对一些中央、国家机关担心档案移交中央档案馆后是否利用不便的担心，毛福民同志代表中央档案馆在会上作出郑重承诺：“中央档案馆一定尽最大努力，不断改进服务条件和服务手段，简化利用手续，提高工作效率，保证做到让大家移交档案放心，利用档案省心。中央、国家机关利用本单位移交进中央档案馆的档案，不会受到任何限制，档案只要保存在中央档案馆，就能按查档要求及时提供利用，若所查档案未在移交范围，也能在最短时间内给予答复。”毛福民同志还进一步表示：要按照王刚同志指示精神，尽快熟悉进馆档案，尽快将新进馆档案机读目录纳入馆藏档案计算机检索系统，科学整合馆藏全部档案信息资源，全面做好提供利用工作。特别是中央档案馆城区利用部建成后，要构建加密传输系统，进一步改善档案提供利用条件，为各单位方便快捷地利用档案提供更加可靠的保障。
会议由国家档案局副局长中央档案馆副馆长杨公之主持，副局馆长冯鹤旺、郭树银、杨冬权等出席会议并为有关单位颁发证书。来自科技部办公厅、中国兵器工业档案馆、中国石油天然气集团公司以及中国纺织工业协会的有关同志就各自的情况在会上作了交流。
一、项目施工技术档案的主要内容
施工技术档案的主要内容包括：施工组织设计纲要、总设计（施工组织设计或施工组织措施计划）和专业设计。施工招、投标文件，施工承包合同。质量管理体系文件，施工技术管理制度。施工技术措施和施工方案。推广四新试验、采用和改进记录。技术会议文件、重要技术决定文件。施工技术和技术管理总结。施工图纸、设计文件、关于工程的管理性文件和技术记录。施工技术记录、施工大事记和施工日志。质量监督检查结果报告，整改问题处理结果清单。施工质量验收评定签证。建（构）筑物地基审底和地基处理（包括试桩、打桩）记录。永久水准点和控制桩的测量记录；主要建（构）筑物定位放线测量记录；沉降观测记录及变形记录。施工图纸会检记要。施工原材料、构件和设备出厂证件（必须有正式印签）。设计变更、原材料代用记录。隐蔽工程与中间验收签证。外委加工的半成品、成品、设备的检验报告。各类技术检验记录和试验报告。重要设备缺陷及处理结果记录。分部试运和整套启动试运方案、措施、调试运行记录，调试报告。有关工程建设和为生产运行需要的协议文件及会议纪要。工程技术总结和工程声像资料。工程移交签证书。为积累经验所需的其他文件材料。
二、项目施工技术档案交接管理的基本程序
施工技术档案工作是系统工程，应列入各相关部门的职责范围、岗位责任制和工作标准，并切实保证档案的即时性、真实性和完整性。项目部应采取措施，配备专职人员，建立严格的管理制度和合理的运作程序，确保技术档案质量达到预期效果。
施工技术档案要在施工准备伊始便进行搜集和整理，并贯彻于整个施工过程。施工技术档案资料由各相关部门负责收集、整理、审定后递交技术管理部门或档案室。所有档案材料力求齐全、完整、真实，不能擅自修改、伪造和事后补做。
工程项目建成投产后，项目部技术管理部门应会同质量管理部门对施工技术档案资料进行审核、整理后，移交公司档案管理部门，并根据《基本建设项目档案资料管理暂行规定》按承包合同，向建设单位移交竣工档案资料并办理审核交接手续。当设备的出厂证件和材料合格证件份数不足时，应优先满足工程移交材料的需要。
三、项目施工技术档案交接管理的要求
一是档案交接要纳入基层单位的议事日程、工作程序和规章制度。档案交接是项目经理部档案管理中的重要环节，应引起高度重视，摆上重要议事日程。在负责档案管理的技术人员离岗或调动工作单位时，要做到离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的技术人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位。
二是档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面，而认真做好档案移交前的准备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提。对于移交方来说，在正式移交之前要做好五项工作：对所保管的档案进行一次全面清理，做到帐物相符、心中有数；对借出的档案要及时催还，一时归还不了的要问明原因，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序；按要求编制档案移交文据及表格；撰写档案移交说明。对于接收方来说，在接收之前要做好三项工作：了解移交单位职能活动内容和工作活动情况；向前任档案人员了解档案工作情况；必要时要了解或检查档案移交准备工作情况。
为加强水利水电工程移民档案工作，规范移民档案管理，充分发挥移民档案的作用，国家档案局、水利部、国家能源局根据《中华人民共和国档案法》、《大中型水利水电工程建设征地补偿和移民安置条例》等有关法规，结合水利水电工程移民工作实际，于2012年4月联合印发了《水利水电工程移民档案管理办法》(以下简称《办法》)。这个《办法》的出台对移民工作和移民档案工作具有重要意义。
1 规范移民档案管理是移民工作的需要，也是档案工作的需要。中国社会经济发展过程也是国家重大建设项目的建设历史，在这些项目建设过程中或多或少地存在征地、拆迁、移民工作，而水利、水电项目移民工作涉及面广，影响面大，与老百姓的利益联系更密切，早在1991年国务院就颁布了《大中型水利水电工程建设征地补偿和移民安置条例》，2006年进行了修订，其第五十五条明确规定：县级以上政府或其移民机构以及项目法人应当建立移民工作档案，并按照国家有关规定进行管理。2011年8月国家能源局发布的《水电工程验收管理办法》，明确规定工程阶段验收和竣工验收前必须进行建设征地移民安置专项验收。2012年3月水利部发布的《大中型水利水电工程移民安置验收管理暂行办法》中，明确规定移民档案管理是移民安置验收主要内容之一，并应满足移民档案的收集、整理和归档工作已经完成，并满足完整、准确和系统性的要求。移民档案真实记录了水利水电工程移民工作全过程，它对移民工作的开展，水利水电工程建设和发展具有不可替代作用，但移民档案如何管理，如何保证移民档案完整、准确、系统、安全和有效利用，—直是移民部门和档案部门关心的问题，此《办法》适时出台满足了移民部门和档案部门工作之迫切，又符合实际。
2 《办法》内容全面，对移民档案工作具有监督指导作用。《办法》是规范性文件，共六章三十三条，并有一附件。该《办法》第一章“总则”，明确了适用范围——大中型水利水电工程，提出了移民档案定义、移民档案工作性质、移民档案工作的目标。第二章“管理与职责”，明确了移民档案工作管理体制：统一领导、分级管理、县为基础，项目法人参与，并明确了各级档案行政管理部门、项目主管部门、各级移民管理机构、项目法人以及涉及移民工作的单位的档案工作职责，提出了“三纳入”要求：纳入移民工作计划，纳入移民工作程序，纳入相关部门及其人员的工作职责，“四同步”要求：同部署、同实施、同检查、同验收，强调了在签订移民工作任务合同协议时应设立专门条款明确移民档案收集范围、整理标准、移交时限及质量要求，特别提出了声像材料收集整理要求。第三章“归档与移交”，明确了移民档案归档工作的直接责任人是移民档案形成单位(部门)，并根据移民工作主要内容：移民安置前期工作、移民安置实施工作、水库移民后期扶持工作，移民工作管理监督、移民资金财务管理等提出了相应档案整理要求及移交时间、移交手续，提出了可通过合同、协议约定，在移民安置验收后，省级移民管理机构应将反映移民安置实施主要过程和结果及资金管理等方面的档案复制件或扫描的电子文件提交项目法人备查。第四章“移民档案验收”，明确了移民档案验收是移民安置验收的重要组成部分，移民档案验收不合格的，不得通过移民安置验收，提出了移民档案验收组应由档案行政管理部门、移民安置验收组织单位、项目法人及有关单位的档案人员和相关专家组成。第五章“奖励与处罚”。第六章“附则”，明确规定各相关单位可制定实施办法，本办法由国家档案局负责解释。附件《水利水电工程移民档案归档范围与保管期限表》，根据移民工作主要内容提出的文件归档范围和保管期限，是文件的重要组成部分。该(《办法》既是涉及移民工作的单位或部门对照检查移民档案工作开展情况的衡量标准，也是档案行政管理部门开展移民档案工作监督指导的依据，同时也可作为移民档案验收的依据之一。
3 进一步规范移民档案工作，又能反作用推动移民工作规范。该《办法》是根据《大中型水利水电工程建设征地补偿和移民安置条例》要求，按照移民工作程序提出的移民档案工作要求，既解决了移民档案按机关文书档案管理，还是按科技档案管理的困惑，又为涉及具体移民工作任务的单位(部门)提出了文件收集、整理、移交的要求，特别是根据移民工作内容提出的文件归档范围和保管期限，对做好移民档案管理具有重要指导作
。而根据文件归档、移交质量可以看出移民工作中不完善的方面，如文件归档不全可以看出移民工作或没有按正常程序进行或进行了但工作没有结束，因为只有文件归档了此项工作才算结束，因此《办法》对规范移民工作也具有重要作用。
关键词：资料交接存在问题如何做好资料交接
中图分类号：K826.16 文献标识码：A 文章编号：
任何单位的档案管理工作都会产生档案交接问题。档案管理人员的新老交替、工作变动、岗位调整、机关合并或企事业兼并重组等事项发生时也就必然要涉及到工作的交接问题，然而在实际工作中，有一部分单位或档案人员却对档案交接工作不太重视，始终未建立档案交接工作规定,忽视了这一重要而又必要的工作环节，由此造成一些单位档案交接工作走过场，只是一把钥匙由原档案人员手中交到新档案人员手中这么简单，更有甚者，在原档案人员从工作岗位调离后，几个月、甚至更长的时间都没有配备新档案人员。档案交接是一件极为严肃、责任心极强的工作，在国家档案局的《机关档案工作业务建设规范》明确规定：“机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位”。 这项工作对于保证本单位档案齐全完整准确，对于保持本单位档案工作的延续性，具有很大意义。但一些单位在档案工作交接时往往存在以下问题；
一是资料交接不及时。一些基层单位对资料交接工作不够重视，领导把关不严。老资料人员离了岗，新资料人员进了岗，而资料交接手续还未办妥，以致出现资料数量等问题责任不明、界限不清。甚至有的基层单位领导或人事干部认为资料交接只是一串钥匙、一种形式的交接，从而使得一部分基层单位档案资料工作前后脱节。
二是资料交接手续不严密。按工作性质和岗位职责要求，资料人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些基层单位资料人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些基层单位资料交接只有一串钥匙的现象，忽视了资料交接工作中的重要内容，忽视了资料交接工作的基本要求。
三是资料监交工作不严格。一部分基层单位的领导把资料交接当作事务性的工作，看成是资料人员之间的事情，从而对资料交接准备工作很少过问，就连资料监交之时也懒得光临，使得基层单位资料监交工作不严格，工作程序不完整。我认为做好资料交接工作，不仅是明确资料人员责任，维护资料安全完整，确保资料工作连续不断有序进行的需要，而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予资料人员的职责。如何做好资料交接工作，我认为应做好下列工作，采取如下措施：
一是资料交接要纳入基层单位的议事日程、工作程序和规章制度之中。资料交接是基层单位资料管理中的重要环节，应引起基层单位的重视，尤其是基层单位负责人应把资料交接工作摆上重要议事日程，在资料人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到资料人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理资料交接手续的资料人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把资料交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。公司领导要加强基层单位资料交接工作的监督检查，对那些明知资料交接手续未办理妥，仍然随意签发调令的人员，要查明原因，分清责任，进行处理。
二是资料人员离岗离职之前要认真做好资料移交准备工作。资料交接分为移交和接收两个方面，而认真做好资料移交前的准备工作，是确保资料交接工作顺利进行的前提。对于移交方来说在正式移交之前主要做好五项工作：1、对所保管的资料进行一次全面清理，做到帐物相符、 心中有数；
2、对借出的资料要及时催还，一时归还不了的要问明原因，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；
3、对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序；
4、按资料移交要求编制资料移交文据及表格；
5、撰写资料移交说明。
对于接收方来说，在接收之前要做好三项工作：了解移交单位职能活动内容和工作活动情况；向前任资料人员了解资料保管和资料工作情况；必要时要了解或检查资料移交准备工作情况。只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。
三是认真做好资料监交工作。资料监交工作对资料交接起着鉴证和监督作用，因此无论是资料单位负责人交接，还是一般资料人员，特别是负责资料保管接待人员的交接，都必须安排专人负责监交。资料监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。一般资料人员交接，可由资料单位负责人监交；可由分管资料工作的领导或行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到帐物相符，手续齐全，并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等。移交文据一式3份，移交人、接收人各执一份，单位存档一份。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作负责。 四是加强资料交接中的思想教育工作。资料交接工作中出现的问题，不单纯是基层资料人员的业务素质问题，其中一个十分重要的原因就是近几年来，一些基层单位忽视了对资料人员的思想教育工作，使得一些基层单位资料人员工作责任心不强。因此在资料交接的过程中要补上这一课，教育交接双方端正思想、提高认识、明确责任，增强事业心和责任感，从而保证资料交接工作严格按照规定办理，使基层资料工作前后衔接起来。
这项工作最忌讳匆匆忙忙、乱无章法、丢三落四、敷衍了事、马马虎虎。因此，做好档案交接工作不仅是明确档案人员责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。只有认真做好档案交接工作，才能避免档案在交接过程中会出现缺、漏、丢等现象，有效确保本单位档案工作完整、连续、有序地进行，不再出现档案交接工作只是一把钥匙的现象。
参考文献：《机关档案工作业务建设规范》
简介：
姓名：刘慧敏
性别：女
出生年月：1975.4
毕业院校：天津大学成教学院
地处大巴山的四川省通江县，是老、边、山、穷县（国家级贫困县）。全县49个乡镇，73万人口。财政年收入仅3500万元。1979年以来，乡镇档案工作一直是薄弱环节。有部分乡镇的档案未规范整理，也未向县档案馆移交。自2003年以来，县委、政府把乡镇档案工作纳入了全县重点工作目标考核，并将考核结果在全县公开，这对全县乡镇档案工作规范化、科学化管理起到了极大地促进和推动作用。
一、努力加大宣传力度，加强基础业务建设
（一）中共通江县委办公室、通江县人民政府办公室《关于进一步做好档案工作的通知》下发后，各级各部门认真贯彻落实，坚持集中统一管理的原则，加强档案基础业务建设，提高档案工作质量和水平。一是按照《机关档案工作条例》和《机关档案工作业务建设规范》的要求，在每年六月底前，对上年度形成的各类文件材料及时整理、移交，二是加快农业和农村档案工作，重点搞好第二轮土地承包、经营权流转、税费改革、产业结构调整、村务社务公开和退耕还林及小城镇建设档案工作。
（二）认真贯彻落实中共通江县纪委、监察局《关于严肃纪律，确保乡镇机构改革工作顺利进行的若干规定》，文件要求，必须做好机构改革中档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的完整与安全。
（三）县档案局及时制定了乡镇区划调整中撤、并、转单位档案移交的具体方案，积极深入基层，督促落实。
1． 撤销乡镇形成的长期、永久档案均应规范整理后，直接移交至县档案馆。短期档案移交至合并乡镇，统一管理。
2． 未规范整理的档案，与县档案馆协商，委托县馆聘请专业技术人员整理。
3． 所有档案均应登记造册，办理交接手续。
二、认真制订考核细则，严格奖惩制度
根据县委、政府领导指示，县档案局制定出重点工作目标考核实施细则，并以县委《关于重点工作目标督查考核》文件下发。一是年终县档案局对乡镇和县级各部门档案工作严格按照实施细则进行考核评分，依照标准是：1． 上年度形成的各类档案全部规范整理，无积存零散文件；2． 10年以前的永久、长期保存的档案全部移交进县档案馆。以上两次，每少一年对照相应分值扣分，扣完为止。二是及时掌握全县档案管理情况，每年不定期组织执法人员开展执法检查，努力做好乡镇机关档案的组织协调和业务指导工作。对违反档案法律法规行为，进行严厉的查处。自档案纳入年度重点工作目标考核以来，各乡镇、县级部门掀起了档案规范化管理热潮，积极主动与县档案局（馆）联系，千方百计挤出资金用于档案的移交管理工作，力争达到规范化管理。到目前为止，全县已有2个乡镇档案工作达到省二级标准，5个乡镇达省三级标准，18个乡镇全面完成档案整理移交工作，其余的乡镇档案也全部在规范整理之中。
（四川省通江县档案局 袁德华）
【关键词】施工企业；科技档案；管理
1、注重科技档案的交接
由于科技档案具有极强的延续性，科技档案人员调动工作时，必须在办完科技档案移交手续后方能离开岗位。”然而在实际工作中，一些单位或科技档案人员却忽视了这一环节，存在以下问题：
1.1是科技档案交接不及时。一些单位对科技档案交接工作不够重视，把关不严。老科技档案人员离了岗，新科技档案人员进了岗，而科技档案交接手续还未办妥，以致出现科技档案数量等问题责任不明、界限不清。
1.2是科技档案交接手续不严密。一些单位科技档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些基层单位科技档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了科技档案交接工作中的重要内容，忽视了科技档案交接工作的基本要求三是科技档案监交工作不严格。
笔者认为：如何做好科技档案交接工作，笔者认为应做好下列工作，采取如下措施：
首先科技档案交接要纳入基层单位的议事日程、工作程序和规章制度之中。科技档案交接是基层单位科技档案管理中的重要环节，应引起基层单位的重视。在科技档案人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到科技档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理科技档案交接手续的科技档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把科技档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。
其次认真做好科技档案监交工作。科技档案监交工作对科技档案交接起着鉴证和监督作用，因此无论是科技档案机构负责人交接，还是一般科技档案人员，特别是负责科技档案保管接待人员的交接，都必须安排专人负责监交。一般科技档案人员交接，可由科技档案机构负责人监交；科技档案机构负责人交接，可由分管科技档案工作的领导或科技档案行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到帐物相符，手续齐全，并要在交接文据上注明并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册册、页数等。移交文据一式3份，移交人、接收人各执一份，单位存档一份。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作负责。
再是加强科技档案交接中的思想教育工作。科技档案交接工作中出现的问题，不单纯是基层科技档案人员的业务素质问题。因此在科技档案交接的过程中要补上这一课，教育交接双方端正思想、提高认识、明确责任，增强事业心和责任感，从而保证科技档案交接工作严格按照规定办理，使基层科技档案工作前后衔接起来。
2、科技档案的管理
大型或特大型施工企业的产品往往涉及到国家（企业）的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动和一个企业经济发展的成败，关系到企业建设的进程。因此，为确保核心秘密的安全，必须管理好科技档案。
2.1科技档案应与非科技档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密科技档案的安全。
2.2层层提高科技档案管理人员与人员的素质。绝密科技档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。
2.3加强科技档案的日常管理。科技档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。科技档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。
2.4做好科技档案的保管期限与保密期限的区分工作 正确分析和鉴别科技档案内容的现实作用和历史作用，根据本企业工作的需要，全面确定科技档案的保存价值，准确地判定科技档案的保管期限。根据国家秘密事项：绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。
2.5注重科技档案情况变化的调整 科技档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。因此科技档案管理人员应依据科技档案内容的变化掌握划密标准，严防密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。
2.6做好科技档案密级的调整工作。一要严格执行解密划控的时间标准、有关内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好科技档案文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些科技档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用。
2.7要建立起法制的新秩序。为了适应科技档案调密工作制度化、正规化的需要，科技档案管理应建立以下三个制度：建立划定密期制度，以便届满自行解密；建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知有关科室，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；建立科技档案接收标准制度，加强科技档案的规范化建设。
2.8要加强科技档案的科学管理。在调密工作中我们发现，过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。对此，可以采取分段治理的办法。以1991年贯彻国档发28号文件实施藏科技档案解密划控工作为界，对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含文件的原卷；外供卷时，可采取对与所查科技档案无关的文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，以及科技档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。
人事档案材料收集与鉴别是人事档案管理的重点工作，只有及时全面地收集有关个人的细节材料，才能真实的反应出个人的历史情况。为了保障企业可以选拔出有用人才，需要加强人事档案管理工作，确保人事档案管理的真实性和完整性。
1.人事档案材料收集与鉴别的重要性
人事档案材料收集工作是人事档案管理工作的基础工作，也是一项保密性高、涉及广泛的工作、在材料的收集过程中，要保证人事档案内容的准确性和完整性。这对于公司任用员工和选拔员工具有重要作用，只有全面了解员工，才能针对员工的素质去培养和提拔。了解一个员工最好的办法就是通过人事档案。所以说只有全面的收集人事档案材料，才能让人事档案管理合理应用在企业对人才的选拔上。鉴别工作也是人事档案管理的基础工作，其对人事档案的管理有一定的重要性，如果收集的材料不规范，档案材料得不到及时清理，归档的材料不全面就会给人事档案的使用带来麻烦，影响人事档案的正常作用。
2.人事档案材料收集工作中存在的问题及建议
目前，人事档案管理一般都采用了集中式的管理方法,设立专门的材料岗位和档案整理岗位。主要是帮助公司人事收集材料，移交材料。目前各个单位人事信息管理岗位收集材料后，均移交给人事处进行管理。这种工作方式会存在一些问题。比如说材料收集不及时，不能将聘用人员的相关审批材料进行收集。公司在职的职员人事活动发生了很大的变化，相关材料需要重新收集，但是没有能够对在职员工得到及时的关注。这些问题都是在人事档案材料收集工作中经常发生的。人事档案材料的规范不足，档案材料的手续不齐全。或者业务人员的操作不熟练，都会导致人事档案材料收集工作存在问题。人事档案材料工作中存在着很多不足，完善人事档案材料收集工作，针对工作中的存在的不足进行分析，完善人事档案材料的收集工作。人事档案材料工作的主要建议有几点。首先，人事档案管理制度的工作内容要明确，使其真正发挥对公司人事档案进行管理的作用，了解最终要完善的人事档案材料收集网的目的，疏通收集渠道来收集更多的资源，同时，加强各岗位人员情况的了解，重视各岗位人员对人事档案材料收集的重视。其次，提高人事档案材料管理人员的素质，让管理人员能够熟练掌握人事档案材料收集工作。第三，加强人事档案材料收集工作，要求人事档案管理人员加大力度收集材料，所移交的材料必须完整，不能出现缺头少尾的现象，并按照人事档案材料移交流程进行材料的移交工作。第四，根据人事档案材料的收集和管理情况，建立适合企业的人事档案材料收集制度。并对材料的收集进行严格的要求，完善材料的登记制度和移交制度。第五，人事档案工作中需要对管理人员进行统一的考核，提高人员的工作效率。加强人事档案审核机制的完善，材料的收集过程中确保材料的真实性和准确性。重视人事档案材料的移交工作和人事档案材料追缴工作。
3.人事档案材料鉴别工作中存在的问题及建议
在人事大难材料鉴别工作中也会存在很多问题，需要引起我们的注意，针对问题给出合理的建议。在人事档案鉴别的过程中，主要的问题出现在移交材料错误，档案管理出现漏洞，和材料手续不完整等。鉴别过程中，把不属于人事档案归档范围的相关材料移交就属于移交材料错误。如果移交材料正确，但是出现存档人员同名的现象，也是鉴别工作中出现的问题，说明把同姓名的两个人的材料混淆了，没有能够鉴别出材料的重复。鉴别工作中，没有鉴别出材料手续不完全、缺少个人签名或盖章等现象。这些问题一般都是人事档案材料鉴别工作人员的疏忽所造成的。针对档案材料鉴别工作存在的问题提出建议，首先，加强人事信息管理岗位人员的业务素质，提高其业务水平。其次公司给员工录入管理系统，管理系统会有员工编号，编号是唯一自增的，保证每个人员档案不会出现重复混档的现象。第三，认真核查每个人员档案的基本信息，防止人员档案录入相同姓名，但是资料确不是同一个人的现象发生。第四，收集的人事档案材料鉴别是否进行完毕，确保手续完整，才能将材料归档。认真对档案材料进行审阅，提高鉴别工作的质量。总之，要做好人事档案材料收集与鉴别工作，需要对人事档案材料工作中存在的问题进行预防和分析，严格按照人事档案管理规范进行管理工作，材料的收集需细致，全面，不同材料要进行分类处理，严格做好材料的归档、移交等工作。
4.总结
人事档案材料管理工作需要各单位人事信息管理部门高度重视，针对人事材料收集和鉴别工作中存在的不足进行分析，并对分析出的问题进行归纳和总结，预防问题的再次发生。同时，加大人事档案管理的管理力度，特别是人事档案的材料和鉴别工作，只有重视所做的工作，才能保证档案管理工作真正作用的发挥。
作者：谢虹 单位：黑龙江省妇女研究所
