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第二条普查工作档案是指经国务院批准、由国家统计部门承办的各项普查工作过程中形成的、具有保存价值的文件材料，包括各种文字、图表、声像及实物凭证等形式的历史记录。
第三条各级普查机构和有关个人都有保护普查工作档案的义务。凡规定归档的文件材料，必须按照规定集中统一管理，任何个人不得据为己有。
第四条普查工作档案的管理，由国家档案行政管理部门监督、指导，国家统计局负责组织领导，实行分级管理；普查机构负责收集归档。省以下各级统计机关和普查机构在普查工作档案业务上受上级统计机关和同级档案行政管理部门的监督和指导。
第五条普查文件材料归档范围
（一）文件类
1.各级党政机关有关普查工作的命令、决定及批复；各级党政领导同志的重要讲话、题词；
2.各级普查机构的请示、报告、通知、工作计划、简报、会议文件、会议记录、汇报提纲、总结；
3.普查办法、普查方案、普查细则及重要的修改稿；
4.普查公报；
5.各级普查机构设置、人事任免、工作人员名册、先进集体和先进人员名单；
6.接待外宾的日程安排、谈话记录及出国考察报告；
7.普查文件汇编。
（二）资料、表册类
1.普查登记表样表、手工汇总表、机器汇总表、普查汇总资料（含计算机软盘、光盘等为载体的电子文件材料），填表说明及计算机应用程序软件等；
2.行政区划代码本，地址编码本；
3.普查员、普查指导员、编码员、录入人员的培训教材；
4.内部编印和公开出版的普查资料、普查分析报告及汇编；
5.普查宣传材料、宣传画和报纸杂志发表的有关社论、评论和报道等。
（三）音像、实物类
1.普查工作中及普查会议的照片、录音带、录像带，电影片、电视片、幻灯片及整理汇编的相册、画册；
2.有纪念意义的凭证性实物，包括普查标志、调查证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、资料袋、软包装袋，普查机构印章等。
（四）普查工作的其它重要相关材料
第六条普查文件材料归档要求
（一）各级普查机构制发的文件材料（含正本、定稿）须将原件归档。
（二）翻译为少数民族文字的普查文件材料应将原文及正文一同归档。
（三）普查文件材料应一式两套归档，其中含原件的一套移交同级国家档案馆，另一套存同级统计部门。
（四）凡应归档的文件材料须保证齐全完整，做到不漏、不缺、不损。
（五）归档的文件材料应参照《普查工作档案保管期限表》（见附件）和有关档案的归档整理要求，划分保管期限，统一整理归档并编制目录（附软盘），做到规范整洁；照片、声像材料、电子文件材料应按档案行政管理部门制发的规定和标准整理归档；实物凭证应造册并填写说明。
第七条原始普查登记表的归档范围、要求和保管期限，在普查开始时，由国家普查领导机构与国家统计局、国家档案局协商作出具体规定，由各级普查机构组织实施。
第八条地（市）、县普查机构应在普查工作结束后四个月内，将归档整理完毕的普查工作档案向同级统计机关档案部门或同级国家档案馆移交；中央和省（区、市）普查办公室应在普查工作结束后一年内，将普查工作档案向同级统计局档案部门移交，移交时由同级统计局档案部门按照本规定第五条、第六条的要求检查验收，并办理移交手续。
各级统计机关档案部门应按有关规定，将到进馆年限的普查工作档案，向同级国家档案馆移交。
第九条各级人民政府的普查领导机构自普查开始，应建立普查工作档案管理制度，明确档案管理领导责任，指定专人负责普查工作档案的收集、整理、归档工作，并进行必要的培训。
第十条各级人民政府的普查领导机构应建立与普查工作档案需要相适应的专项经费，用于普查工作档案的整理以及购置必要设施等所需的开支。
第十一条普查工作档案管理有关机构和个人必须按照《中华人民共和国统计法》的规定，加强对普查工作档案的保密管理。属于国家秘密的普查资料，必须保密；属于私人、家庭的单项调查资料，非经本人同意不得泄露；属于调查对象的商业秘密严禁对外提供。
第十二条凡违反本规定造成普查工作档案丢失、损坏，或不按规定归档、造成档案损失者，或泄露普查工作档案秘密者，按照有关法规查处。
第十三条经国务院批准，由国务院其它部门组织或承办的普查以及国家统计局组织进行的跨年度的各项重大统计调查（如全国1%人口抽样调查、全国投入产出调查及其他一次性调查等），其形成档案的管理参照本规定执行。
【论文摘要】计划生育工作的内容比较繁杂，包括政策宣传、药具发放、办理证件、计生奖励造册发放、流动人口管理等，就是统计上报各种数据，这些数据为国家和各级政府掌握人口发展趋势、人口流动状况以及计划生育动态提供原始资料，然而其多年来一直沿袭着以书面表格逐级上报的形式，在操作上有很大的难度，本文结合多年的工作实践，针对计生统计工作存在的问题，提出计算机在计划生育档案管理中的应用的一些思考与实践。
《中华人民共和国人口与计划生育法》已于2002年9月1日正式施行，贯彻落实该法是计划生育职能部门头等重要的工作任务。该法的颁布，使计划生育工作真正纳入了法制化管理，对建立新的、更完善的管理机制具有十分重要的现实指导意义。在我们这个人口众多的国度里，计划生育历来是我国的一项基本国策，从中央到地方，各级政府都非常重视计划生育工作，许多考核都实行计划生育工作“一票否决” 制。与十年前相比，计划生育工作已从规范化、制度化步入到法制化的轨道，渗透到各项工作的方方面面。如评选先进单位、先进个人、调动工作、外出打工、各项福利，单位用工等等都与计划生育工作有关。本文结合多年的工作实践，针对计生统计工作存在的问题，提出计算机在计划生育档案管理中的应用的一些思考与实践。
1 问题的提出
计划生育档案管理工作十分重要，要管理的内容丰富，工作量大。随着改革开放的不断深入，市场更加繁荣，人才流动现象更加普遍、频繁，尤其是在广大农村，由于外出打工者规模的扩大，致使流动人口急剧增加且档案数据变化频繁，这些都大大地增加了农村计划生育工作的管理难度和工作量。在数万人以上的乡镇里，仅靠建立相关登记簿(结婚登记簿、子女出生登记簿、育龄妇女异动登记簿、流动人员登记簿、药具发放登记簿等)和老一套的常规管理方法，要保证管理完全到位几乎是不可能的，所以，改革管理方式和手段，显得十分重要。
2 计划生育档案管理工作的现状
目前计划生育档案管理大多是室藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中，计划生育档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。
主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是部分特殊案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是组卷混乱现象比较多，如有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷的；五是案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷。六是保管不统一，分散在各部门科室现象较严重。
3 利用计算机等现代化的手段，改人工管理为计算机管理
目前在全国范围内，计算机技术在计划生育信息管理方面的应用还不够广泛，现在大多仍在延用传统的纸张作数据传递的媒介，与当今的信息时代显得极不协调。工作人员在抄录数据、统计计算的过程中，难免出错，故很难提高速度和质量。另外传统报送报表过程中的辅助开支(路费或邮寄费、人工费)也较多。基于以上原因，我们可以根据实际情况，编制统一的计划生育档案管理软件，下发到各单位。下级单位(或基层单位)，根据统一的格式，填写数据，然后通过网络，将数据传递到上级单位。这样做至少有以下优点：统计速度快。数据上报只需要几秒钟时间；数据准确。排除了在抄录数据过程中由于人为因素而出现的差错；节约成本，不用纸张，不用乘车送报表，不用花费很多的时间去填表、送表，只需点击鼠标，利用现代化计算机网络，十分方便地进行数据传递；不用手工统计计算，大大地减轻了计划生育工作人员的劳动强度。
要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法， 即要求档案管理的收集、整理、 鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
一要全面普查案卷，去粗取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的计划生育档案由于多年来未做全面的清查，加之划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。二要重新组合案卷，实现案卷规范化。将那些组卷过厚，内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。三要统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性，在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。四要规范题名，保证检索查准率，因此在著录时要统一规范题名。
4 加快数据准备，推进计划生育档案现代化管理进程
一是分清轻重缓急，循序渐进。计划生育档案管理的一个重要目的就是要使档案为计划生育工作所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高计划生育档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队，将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。二是分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录；而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。 这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。三是分门别类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“病历档案”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。
参考文献
［1］ 顾云霞 刍议计划生育档案管理［j］ 江海纵横2004(3)
为进一步推进我县档案系统法制宣传教育工作的开展，全面提高我县档案事业法治化管理水平，增强全社会的档案法治观念，促进档案事业健康有序地发展，根据省、州、县普法依法治理工作的安排和要求，结合《××县档案局“五五”法制宣传教育规划》，年初制定了《××县档案局2009年度普法依法治理工作计划》，并在《××县档案局2009年工作安排》中明确了把“普法依法治理工作与档案业务工作同安排、同布置、同要求、同奖惩。
二、积极开展“法律进机关活动”
学习和掌握法律知识，努力提高局馆干部职工法律意识和法纪观念是新时期对干部的要求，为增强干部职工学法、懂法、用法的意识，养成学法用法的自觉行动和良好行为，按照州、县普法办的统一部署和要求，县档案局多次组织局、馆干部职工认真开展以《宪法》为核心的以及与档案业务工作相关的法律法规的学习。
本单位理论学习小组严格按照年初制订的理论学习计划，每个季度都组织进行专题学习活动，普法学习做到了制度化、规范化。
2009年4月，县档案局馆全体职工开展学习《云南省公务员八条禁令》(事业、工勤人员参照执行)，遵守好《内部管理制度》的活动。活动结束后，全体职工自发签定了《保证书》，承诺在今后工作、生活、学习中保证自觉遵守好国家的法律法规，遵守好上述规定如有违犯，造成的一切后果由本人承担。2009年8月28日，县档案局组织干部职工对有关法律法规知识进行专题学习，徐忠明副局长领学了禁毒防艾知识和保密法知识。通过学习进一步强化干部职工的禁毒防艾意识、保密意识，并签定了保密承诺书等。
2009年9月底，××县档案局自己制作了一套“纪念建国60周年竞赛试题”，内容涉及党务、党风廉政建设、科学发展观、“三个代表“重要思想、档案业务、禁毒防艾、宣传思想政治、社会治安综合治理、精神文明建设、消防安全、应急处置等知识，涉及《档案法》、《国家档案局第8号令》、《云南省档案条例》、《保密法》、《禁毒法》、《消防安全法》、《公务员法》、《行政处罚法》等法律法规;试题共有判断题、单项选择题、不定项选择题三个类型;竞赛于2009年9月25日下午进行。通过知识竞赛活动，进一步强化了学习型机关的建设，进一步提升了局馆干部职工的法律意识和自我“免疫能力”。
三、普法依法治理组织机构健全
一是健全组织机构。县档案局领导充分认识到“五五”法制宣传教育和“三五”依法治县工作的重要性，按照县委普法办的有关要求，为加强对本单位普法依法治理工作的组织领导，成立了由局长李美萍任组长，副局长陈怀丽、徐忠明任副组长，各科室负责人为成员的普法依法治理工作领导小组，领导小组下设办公室在局办公室，具体负责档案局馆的普法依法治理工作。
二是保证普法依法治理工作经费。县档案局在经费较为紧缺的情况下，局领导统一了思想认识，认为再穷再困难也要确保普法依法治理工作的所需经费，挤出经费征订《法制与社会》、《禁毒法读本》杂志，协调各方支援，形成工作合力，于2009年7月28日—8月15日开展了年度档案行政执法检查，用实际行动做好普法依法治理工作，确保依法治档工作落实到实处。无论是今年全县性的培训，还是年度执法检查，都没有因经费紧缺而影响普法依法治理工作的开展。
四、积极创建及申报“依法行政示范单位”工作
开展依法行政示范单位创建活动是依法行政的重要体现，是规范行政行为、提高行政效率的必然要求，是建设法治政府的一项长期任务。近年来，我局围绕“依法行政示范单位”创建的有关标准和要求，认真开展执法理念教育，梳理执法依据、明确执法主体、规范执法行为，完善工作制度，强力推进依法行政工作，在提高政府执行力、公信力和行政效能方面取得了一定的成效。按照县委普法办《关于印发创建“依法行政示范单位”考核量化表的通知》(泸普办〔2008〕4号)精神，××县档案局印发了《××县档案局“依法行政示范单位”创建活动实施方案》的通知(泸档字〔2008〕27号)对照考核量化标准积极做好“创建”的有关准备工作，完成了申报示范单位的有关材料。
五、建立了依法普法治理机制及相应配套制度
早在2002年初，县人民政府就批转了《××县档案局行政执法责任制方案》，该方案包括了执法责任制、执法公示制、执法过错追究制。通过多年来的工作实践，县档案局在不断总结经验的同时，结合档案部门实际，逐年对推行档案行政执法责任制的有关工作进行了完善。
县档案局现有具备行政执法资格的行政执法人员4名，每年都按要求将执法人员送州、县人民政府法制部门进行培训。行政执法人员的执法证每年都按要求进行了检审。
为认真贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《云南省档案条例》，促进我县档案工作“六项工程”的实施，推动全县档案事业的发展，根据《中共××县委办公室××县人民政府办公室关于开展2009年档案行政执法检查的通知》(泸办通〔2009〕55号)精神，我县于2009年7月28日至8月15日分自查、抽查评议、整改提高三个阶段在全县范围开展了档案行政执法检查。此次检查共抽查了48个单位。通过执法检查，一是了解掌握了全县档案工作的真实现状，二是推进了依法治档的工作进程，三是检查创建州级文明县城活动台帐资料的报送及档案规范整理情况。
县档案局结合部门实际，依法建章立制，不断完善内部管理机制。从2002年开始，县档案局每年都要对内部管理制度进行修订，做到以制度管人。在此基础上，认真贯彻《全面推进依法行政实施纲要》和《云南省档案系统推行档案行政执法责任制实施方案》，逐步完善档案部门依法行政体制和机制，逐步健全依法行政制度，严格依法行政程序，强化行政行为监督，促进依法治档建设。
六、按要求积极参加法制专题讲座、培训、考试
县档案局在实际工作中，一是抓实年度普法依法治理工作计划，开展好单位内部的相关法律法规的学习考试;二是积极支持全体领导、干部、职工参加县上举办的法律法规专题讲座、培训、考试。2009年10月15日，县档案馆全体专业技术人员14人参加了《知识产权法》考试;10月16日，县档案局副科级以上领导干部4人参加了《2009年××县领导干部法制教育考试》。通过参加法律法规专题讲座、培训、考试，增强了全体领导及局馆干部职工的法律意识，进一步强化依法行政、依法治档工作。
七、做好普法依法治理工作的指导协调
采取集中学习与自学相结合的方式，利用黑板报、召开职工会等形式开展了法律法规知识的宣传学习。重点学习了《中华人民共和国档案法》、《红河州“五五”普法干部法律知识读本》、《公务员法》、《行政处罚法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局第8号令)、禁毒防艾等有关法律、法规知识。
2009年，县档案局以加强学习宣传新修订的《云南省档案条例》(以下简称《条例》)为重点，要求各单位要把继续宣传贯彻《条例》作为2009年档案工作的重点之一来抓，并通过年度档案执法检查，督促、检查征订和学习情况。各单位按要求多渠道、多形式开展了学习宣传活动，掀起了新一轮学习贯彻档案法律法规的热潮，干部职工档案意识和法制意识不断增强，依法治档的要求正渗透到档案管理的各个环节。2009年3月召开了全县农业农村档案工作会议，会上分管档案工作的王光荣副县长与各乡镇分管领导签定了《××县乡镇村委会档案升星级目标管理责任书》，10月12—16日已考评验收了29个村委会的档案升星级工作。目前，多数单位档案工作的计划、机构、经费、人员和制度能够得到很好的落实。越来越多的单位把档案工作纳入了本单位目标责任制，与单位其它工作同部署、同组织、同落实、同考核。
今年以来，县档案局继续采取措施加大贯彻执行国家档案局8号令的力度，通过年度档案行政执法检查督促，全县各单位在开展2008年文件材料立卷归档工作时，均已按审批后的保管期限表执行。
八、做好法律学习资料的归口管理
几年来，凡是有关法律法规方面的学习资料，我们都积极创造条件，严格加强管理，努力建立机关法制学习资料信息平台;同时法律学习资料统一由办公室管理，并按图书资料管理的有关规范要求登记造册，严格借阅登记制度，既防止遗失又积累了丰富的法律法规图书资料，以满足学法普法要求。
十、完成县委普法办交办的其它工作
一、科学地规划和完善档案法规体系建设，为依法治档提供制度保障
档案立法是依法行政、依法治档的前提和保障。档案行政管理部门应加强档案管理相关配套制度建设，使档案工作有据可依，有章可循，为依法管理档案事业提供全面的制度保障。在档案立法工作中，应体现以下特点：
1．突出重点，体现社会服务性。应关注社会的热点、难点和焦点问题进行档案立法。如近年来，伴随企业改革的不断深化，许多国有大中型企业面临转制、并轨。在企业转制并轨过程中，由于对档案工作的重视不够，造成企业职工档案丢失的现象时有发生，而且这一问题已日显突出。由于没有档案，企业职工在办理医疗保险、养老保险等问题时就失去了原始凭证，使其合法权益得不到维护和保障。因此，档案行政管理部门应与有关部门共同研究，制定出台相关的规定，切实维护企业职工的权益。
2．着眼未来，体现时代性和前瞻性。随着科学技术的日新月异，电子文件和电子档案大量产生，如何规范电子文件的归档，加强电子档案的管理是一个亟待规范和解决的问题。如数码照相技术的飞速发展，数码照片在我们的工作和生活中大量形成。如何对数码照片加以规范和科学管理，也是档案行政部门需要研究和解决的新课题。
3．增强档案立法的计划性。档案立法应减少盲目性和随意性，增强计划性和科学性，这是提高档案立法质量的重要保障。
4．提高档案立法的层次。作为地方档案立法工作一般包括地方人大及其常委会通过的地方档案法规、地方人民政府最高行政长官以政府令形式签发的档案政府规章、地方档案行政管理部门独立制发或与其他部门联合制发的档案规范性文件等三个层次。由于档案立法层次不同，其发生的效力也不同，层次越高，其效力越大。
5．提高档案立法的针对性。档案立法要适应档案事业发展的需要，适应档案工作新领域不断拓展的需求，使档案立法能及时指导和规范不断发展的档案工作实践。如2002年至2004年，沈阳市档案局在全市开展了大规模的“档案进家庭”活动。为了规范和指导家庭建档工作，沈阳市档案局适时出台了《沈阳市家庭档案管理规范》。
6．建立和完善档案立法工作定期清理制度。档案法规、规章既要保持相对的稳定性，又要适应新形势的要求，适时进行修订、完善或废止，努力做到立法进程与档案事业发展进程相适应，确保档案法制的统一。
二、加强和改善档案执法，确保档案法律法规的有效实施
档案执法是依法行政的关键环节，也是档案法律法规得以贯彻实施的重要保障。各级档案行政管理部门要按照有法必依、执法必严、违法必究的要求，进一步加强和改善行政执法工作，做到严格执法、文明执法、公正执法。
1．增强法制意识，强化依法行政、依法治档理念。各级档案行政管理部门和行政管理人员作为执法的实施部门和实施者，其法制意识的强弱直接关系档案行政执法的效果。因此，档案行政执法人员必须不断增强法制意识，强化依法行政、依法治档理念，依法履行《档案法》赋予的职责，牢固树立职权法定观念，提高依法行政意识，切实做到合法行政、合理行政、程序正当、行为规范。
2．完善档案行政执法和档案行政处罚的相关制度。规范档案行政执法行为。程序合法、行为规范是档案行政合法和行政处罚决定生效的要件之一。为规范档案行政执法行为，确保档案行政执法合法进行，档案行政管理部门应制定相关配套的规章制度，制发统一的档案行政执法文书，制定档案行政执法工作流程及档案行政处罚程序，使档案行政执法行为和执法活动有章可循，提高档案行政执法工作的规范化水平。
3．强化档案行政执法检查工作，提高针对性和实效性。档案行政执法检查是档案行政管理的重要途径和手段。档案行政管理部门应切实转变观念，由权力导向型向规则导向型管理转变，由主要依靠行政管理向依靠法律管理的转变，切实加大档案行政执法检查工作的力度，以执法检查促进档案法律法规的实施，促进各单位档案工作的改进和加强。在档案执法检查中，要将档案行政执法检查与业务指导相结合，把业务指导工作中的难点作为执法检查的重点，提高执法检查的实效性，同时要把执法检查工作中发现的问题和不足，及时反馈给业务指导部门，进一步增强档案业务指导工作的针对性。
4．加大档案行政处罚的力度，严肃查处档案违法案件。行政处罚权是《档案法》赋予各级档案行政管理部门的权力。档案行政管理部门和执法人员要依法履行自己的法定职权，敢于执法，善于执法，及时纠正和查处各类档案违法行为，使档案法律法规得以贯彻实施。
5．加强档案行政执法队伍建设。依法行政最终要靠人去实施。从某种意义上讲，档案行政执法人员素质的高低、能力的强弱，决定着档案依法行政的质量和水平。因此，加强培训，提高素质，增强能力，建设一支懂法、善于执法、敢于执法的高素质的档案执法队伍是依法行政的重要环节。
三、开展档案普法宣传，为档案事业的发展创造良好的外部环境
档案普法是依法行政的基础。各级档案行政管理部门应努力构建以领导干部为核心、社会公民为基础、执法人员为重点的法律素质全面提高的宣传教育体系。
1．将档案普法宣传纳入本地区“五五”普法计划中。目前，正处于制定“五五”普法宣传教育计划时期。档案行政管理部门应积极努力争取，力争将档案普法宣传计划纳入本地区“五五”普法总体规划中，增强档案普法宣传的覆盖面，提高宣传效果。
2．充分利用新闻媒体开展档案普法宣传。新闻媒体作为大众传媒，其受众面广、传播范围大。档案部门要充分利用新闻媒体加大档案法律法规的宣传力度，以扩大档案普法宣传的社会覆盖面和影响。
3．拓展新渠道，利用互联网进行宣传。互联网已成为现代社会重要的大众传媒，档案部门要充分利用互联网生动活泼、图文并茂、传递迅速、宣传面广等特点，积极开展档案普法宣传，把档案普法宣传工作提高到一个新水平。
4．根据社会不同层面，提高档案普法宣传的针对性。根据社会不同群体开展形式各异的档案普法宣传活动，不仅针对性强，而且效果好。
四、完善档案行政监督制度和机制。强化对档案行政行为的监督
加强对行政权力的制约和监督是依法行政的核心。档案行政管理部门应真正建立起有权必有责、用权受监督、侵权要赔偿、违法受追究的权责统一机制。
1．强化档案行政机关内部监督，全面推行档案行政执法责任制。行政执法责任制是依法行政的重要保障。建立公开、公平、公正的评议考核制和执法过错追究制对于监督档案执法行为，提高执法水平，防止执法过程中的违法越权行为都具有重要意义。档案行政管理部门要全面推行档案行政执法责任制，依法界定档案执法职责，严密执法程序，细化执法标准，完善考核体系，规范行政行为，不断增强档案行政执法队伍的依法行政、依法办事能力，提高依法管理档案事业的水平，努力推进档案事业法制化进程。
2．强化外部监督机制。一是接受权力机关的监督。档案行政管理部门要自觉接受人大及其常委会的监督，可通过向其报告工作、接受质询、邀请人大代表视察档案法律法规贯彻实施情况等方式对档案行政管理部门依法行政工作情况进行监督。如沈阳市档案局建立了人大视察制度，每年邀请人大代表对全市部分地区和单位贯彻档案法律法规情况进行视察；二是接受政协的民主监督，虚心听取其对档案工作的意见和建议；三是接受社会监督，建立受理市民举报投诉制度等，依法保护公民、法人和其他组织对档案行政行为实施监督的权利。
一、必须进一步提高对人口与计划生育档案工作重要性的认识人口计生档案是人口计划生育工作过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、音像等不同形式的真实历史记录，是制定人口与计划生育政策的重要资料记录，是搞好人口和计划生育工作的基础。要提高人口与计生档案管理水平，就必须对人口计生档案的作用有一个充分的认识，只有认识到位了，思想重视了，才能把档案工作搞好。
1．人口计生档案可为领导决策提供依据
人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中，分析、处理这些数据，其结果可用于统筹计划，明确工作重点，量化人口计划生育工作目标，可为人口计划生育决策提供依据。
2．人口计生档案可为育龄妇女提供优质服务
利用人口计生档案资料，通过从计算机中提取《育龄妇女基础信息一览表》和申请领取《生育证》资料，可成为对育龄妇女提供服务的依据。
3．人口计生档案可为流动人口提供优质服务
有效利用人口计生档案，掌握流动人口动向，及时了解流动人口的婚育信息，可以满足流动人口计划生育与生殖健康工作的需求。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台，互通信息，既可引导流动人口及时落实避孕节育措施，促进社会抚养费两地配合征收，又可防止两地因为“时空差”出现工作疏漏，如发错证、重复发证等。
4．人口计生档案可利用群众需求信息档案，促使计划生育工作方法进一步改进
让群众提出自己在计划生育、避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问、意见及建议，通过信息采集记录簿收集整理，形成群众需求信息档案。人口计划生育部门根据群众的这些需求，不断改进工作方式、方法，为群众提供更加优质的服务，解决群众的实际困难，不断提高群众的满意度。
5．人口计生档案可保证计划生育执法的严肃性
《中华人民共和国人口与计划生育法》《流动人口计划生育工作管理办法》《计划生育技术服务管理条例》《社会抚养费征收管理办法》等法律法规的相继实施，使人口计划生育行政部门承担的监督执法任务越来越重。《行政诉讼法》《行政处罚法》《行政许可证》的实施，提高了群众的维权意识，这对人口计划生育监督执法人员提出了更高的要求，利用人口计划生育档案的真实信息，为计划生育执法的严肃性打下了基础。
6．人口计生档案可为人口计划生育工作政务公开和民主管理服务
目前中央对人口计划生育工作总的要求是既要控制人口增长，又要密切党群、干群关系，让人民群众满意。为此，要定期搞好人口计划生育政务公开，以公开促公正，求公论，树形象，维护群众合法权益，促进他们自觉实行计划生育，推进计划生育民主管理和民主监督。利用人口计生档案提供的育龄妇女信息、流动人口信息等及时进行人口计划生育政务公开，提高人口计划生育工作的透明度，赋予群众对人口计划生育工作参与权、知情权、监督权，防止和杜绝不公平、不公正的现象发生。
7．人口计生档案可为农民致富奔小康服务
利用人口计生档案信息，开辟“现行文件公共阅览室”和“非保密文件自由借阅”等服务，使农民能够及时了解和掌握党和国家有关人口与计划生育政策、科技信息，帮助农民致富奔小康。特别是帮助困难计划生育家庭发展生产，提高生活水平，利用人口计生档案信息，为他们传递国家对独生子女户、双女户家庭的优先优惠政策、奖励扶助政策，如农业部门优先向贫困女孩家庭提供高产优质优良品种，推广先进技术；金融部门对符合贷款原则和贷款政策的贫困女孩家庭优先发放小额贷款等一些优惠政策，让他们充分利用这些优惠政策脱贫致富。
只有对人口计生档案的作用在思想上真正认识到位了，在工作上给予足够重视了，采取了有力的措施，才能为提高人口计生档案管理水平打下良好基础。
二、认真分析和解决人口和计生档案管理工作中存在的问题1．存在认识上的偏差
在实际工作中，有许多同志包括个别领导干部仍然没有认识到档案管理的重要性：认为计生档案无实际意义，档案与计划生育工作无直接关系，只要职工不发生计划外生育就行了，档案管不管无所谓；加上计生档案管理人员思想松懈，工作敷衍了事，致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。
2．内容存在弄虚作假情况
由于实行计划生育“一票否决”，少数单位在计生档案中将单位内部用临时工的情况隐瞒不报，停薪留职和下岗人员生育节育情况没有管理，出现漏管漏挡、报喜不报忧的现象。极个别单位有造假资料、假文件、假证明现象，损坏了档案资料的真实性。
3．监督检查流于形式
检查组“走马观花”似的检查不能认真解决档案存在的问题，检查过后人员思想松弛，易造成档案管理的停滞不前。
4．人员素质偏低
大部分单位计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担，文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍，工作上被动的多、主动的少，影响档案管理水平的提高。
5．人员不固定
计划生育干部多为兼职，在单位内部没有相应职务、职称，人员变动大，频繁的人事调动使得档案交接不完全、清理不彻底。造成档案资料的散失，影响档案的完整统一。
6．管理制度不健全，手段落后
对建立计生档案没有统一要求，处于放任自流状态，不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集，归档全部用手工操作，管理水平亟待提高。
7．档案立卷不规范
目前计生档案管理大多是室藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中，计生档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则；再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是部分特殊案卷缺少卷内目录，以至于有部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是组卷混乱现象比较多，如有按时间组卷的，也有按职能部门管辖权限组卷的，还有按文种组卷的；五是案卷厚薄不一，有的一两页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷；六是保管不统一，分散在各部门科室现象较严重。
只有认真研究和解决好这些问题，才能把计生档案工作提高到一个新的水平。三、认真抓好人口和计生档案的规范化、标准化和管理现代化建设1．实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高计生档案管理基础工作水平
(1)要提高档案管理的水平就必须
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实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。(2)要全面普查案卷，去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的计生档案由于多年来未作全面的清查，加之划分保管期限不准，不可避免地存在许多重复或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
(3)要重新组合案卷，实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。
(4)要统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性，在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。
(5)要规范题名，保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证查索的查准率。但仅保证查全率还是不行的，还必须保证查准率。因此在著录时要统一规范题名。
2．加快数据准备，推进计生档案现代化管理进程
在档案现代化管理工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些时间较长的计生档案来讲，由于室藏案卷多，著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作多、快、好兼而有之的效果。
(1)分轻重缓急，循序渐进。计生档案管理的一个重要目的就是要使档案为计划生育工作所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高计生档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队，将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
(2)分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录；而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。
(3)分门另类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“病历档案”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。
(4)用关键词替代主题词，简化查找时间。主题词存在着查找烦琐、效率较低的弊端，怎样取其利避其弊，可以采取以关键词替代主题词的做法，即从题名或文件主题中用靠思维归纳出揭示主题内容的词汇——关键词进行标识，待录入计算机后，利用计算机批量处理的功能进行处理。
四、提高档案管理人员素质，提高档案管理水平档案工作者掌握知识和技能的水平，直接影响到档案工作水平，必须做好档案人员的素质培养工作，努力提高档案的水平。1．重视高素质复合型人才的培养
信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理，又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构，掌握现代信息技术的高素质“通才”。为此，档案人员的素质培养工作应该着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力，在提高全面素质上下功夫。2．重视档案人员的在职培训
提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班，提高档案人员的知识结构和整体水平，并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。在实施教育培训时，要采取多形式、多层次的办学模式，突出针对性和实用性，在培训内容上做好需求调研，将培训内容与实际工作相结合，针对不同岗位人员的工作职责和素质要求，制定相应的培训方案，加大计算机知识的比例，强化与图书馆学、情报学等相关学科的联系，重视网络知识的运用，并适当设立档案专业的课时，传授档案的新知识、新技术、新技能，使档案人员及时了解档案界的研究动念、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用，进一步拓展学习领域，更新知识结构。
3．积极支持、鼓励档案人员不断学习，注重知识积累
很多档案人员虽然已认识到提高自身素质的必要性，但往往过于倚重各类培训而忽视自身的学习和积累。事实上，自学也是提高素质的重要途径。档案人员应积极主动学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力，注重学习过程中的积累与探索，把理论与实践有机结合起来。各级档案部门要为档案人员提高自身素质营造支持的工作环境，为他们学习、使用新技术创造条件，并积极引进竞争机制，注入拼搏活力，使大家通过竞争，增强危机感和使命感，激发档案人员充分发挥才能和特长，营造创优争先的良好氛围。
4．合理调配人才，优化人才结构
这次会议的主要任务是：总结交流全国中小城市建设档案工作二十多年来的经验和做法，分析探讨新形势下中小城市建设档案工作面临的新情况、新问题，研究部署今后中小城市建设档案工作，推动中小城市建设档案工作深入开展，为我国城镇化健康快速发展贡献力量。
下面，我就全国中小城市建设档案工作的主要成绩、基本经验和今后工作讲几点意见。
一、中小城市建设档案工作的主要成绩和基本经验
中小城市（包括县、镇，下同）建设档案工作自上世纪八十年代中期开始逐步建立，在各级建设行政主管部门的正确领导和关心支持下，经过二十年的发展，取得了显著成绩。
（一）健全完善了工作机构，形成了科学规范的管理体制和运行机制
目前，全国520多个中小城市基本上都建立了城建档案馆或城建档案室，80%以上的县级建设行政主管部门设立了城建档案室或城建档案馆，负责收集、保管和提供利用本地区形成的城乡建设档案，并指导和监督本地区城乡建设档案工作。为加强城建档案馆（室）的监督指导职能，相当一部分地方政府赋予了城建档案馆（室）“城建档案管理处（办公室）”的职能，形成了“一个机构、两块牌子”的工作体制。
（二）法制建设进一步完善，建设档案工作开始走上法制化轨道
各地中小城市建设行政主管部门积极开展档案法制建设，从三个方面加强了依法治档工作。一是认真宣传贯彻国家、省、市有关建设档案工作的法律法规和部门规章，并将《城市规划法》、《建设工程质量管理条例》（国务院令第279号）、《城市建设档案管理规定》（建设部令第90号）、《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部令第136号）等建设档案工作的有关规定，细化落实到实际工作之中。二是结合当地实际，积极制定建设档案工作的规章及规范性文件。辽源、邯郸、鹤壁、普兰店、公主岭、张家界、铜陵、安庆、广元等一大批中小城市以市政府名义制定和了加强建设档案管理的政府令或规范性文件。三是积极开展建设档案执法检查活动，依法查处不向建设行政主管部门移交档案的单位。辽源、三门峡、宿迁等许多城市都开展了建设档案执法检查。通过依法治档，建设单位和有关部门的档案意识大大增强，建设档案的收集渠道逐步畅通。
（三）馆藏档案数量快速增长,整体管理水平进一步提高
多年来，各地中小城市城建档案馆（室）强化管理措施，加大工作力度，收集保存了大量建设系统业务管理档案、房屋建筑与市政基础设施档案、重点工程档案、房地产档案、声像档案等，馆藏档案数量快速增长。吉林辉南、山西大同、安徽宿州、河南三门峡、广东梅州、内蒙古鄂尔多斯等一大批城市馆藏档案都已超过2万卷，吉林辽源、内蒙呼伦贝尔等地馆藏档案已达5万余卷，江苏昆山馆藏档案已达7万余卷。为确保建设工程档案的移交进馆，各中小城市建设行政主管部门都将工程档案管理纳入规划许可、施工许可和备案管理程序，普遍实行了“一书一证”制度（即工程开工前建设单位要与城建档案馆（室）签订《建设工程档案报送责任书》，工程竣工验收备案前要由城建档案管理部门出具《建设工程档案验收合格证》），工程档案基本上都已接收进馆，接收率达90%以上。
为加强档案科学化、规范化管理，各地加大对档案管理工作的投入，建立了馆房，配备了密集架、计算机、扫描仪、温湿度自动监控设备等，采用现代化管理手段，开发计算机管理系统，按照国家标准对档案实行信息化管理，规范化、标准化管理程度大大提高。
（四）村镇建设档案工作不断推进，为社会主义新农村建设和城乡统筹发展做出了贡献
随着城镇化进程的不断加速，村镇建设发展很快。为了记录和保存村镇规划、建设过程中形成的档案资料，为今后的村镇规划、建设和管理服务，各地建设规划管理部门和建设档案工作机构不断拓宽村镇建设档案工作领域，加强村镇建设档案的收集、整理、保管和利用工作。云南个旧、辽宁新民、普兰店、河北满城、涿州、江西都昌、江苏江阴等不少城市城建档案馆（室）开展了村镇建设档案工作的探索，他们与村镇建设办公室合作，将村镇建设工程档案管理纳入村镇建设工程规划管理、施工管理、备案管理程序，保证了村镇建设档案的收集进馆，在村镇规划、建设和管理过程中发挥了重要作用。
（五）认真贯彻建设部第136号令，地下管线档案工作全面启动
《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部令第136号）颁布实施后，各中小城市建设行政主管部门积极贯彻落实。吉林通化、辽宁普兰店、天津塘沽、浙江余姚、山西长治、安徽铜陵、广东中山等一批中小城市（区）开展了地下管线普查建档工作。普兰店、保定、长治、中山、阿克苏等地认真执行查询制度、告知制度、竣工测量制度、档案移交制度、档案综合动态管理制度等，建立了地下管线档案报送与管线信息及时更新的动态管理机制，基本上实现了全市地下管线档案的综合动态管理，逐步扭转了因地下管线档案信息不全不准，造成地下管线被挖断事故频发的被动局面。
（六）档案管理日趋标准化、规范化，信息化管理水平不断提高
各地中小城市城建档案馆（室）按照国家标准《城市建设档案著录规范》、《建设工程文件归档整理规范》和建设部颁布的《城建档案分类大纲》、《城建档案保管期限与密级划分》等一系列技术法规整理档案，并根据本地区档案管理实际，建立和完善了档案收集、整理、借阅、统计等各项规章制度，极大提升了档案管理质量和水平。同时，多数城市采用了计算机管理系统对档案进行著录、检索、查询、统计等，不少城市开设了局域网，有的已在着手建设数字化城建档案馆，档案现代化、信息化管理程度大大提高。
（七）城建档案馆（室）从收集保管型向开发利用型转变，档案开发利用的社会经济效益显著
各地中小城市城建档案馆（室）不断探索从收集保管型向信息利用型转变的路子，面向城市建设积极开发档案信息资源，广泛开展编研工作，使城建档案在城市规划、勘察、设计、施工以及城市管理、房屋确权、解决纠纷、审计稽查、抢修救灾、运行维护、编史修志等工作中，发挥了重要的、不可替代的作用，产生了巨大的社会和经济效益。如在广州至佛山城际快速铁路建设中，面对工程紧、难度大的状况，佛山市城建档案馆仅用20个工作日就为设计单位提供了地铁沿线的地下管线档案和149幢建筑物的桩基资料、地质勘察资料等4165卷，既为勘察设计单位缩短了勘察时间，又节省了勘察经费，仅钻探工程费用就节约160万元。四川省“十五”期间，各级城建档案馆（室）共接待档案利用20万人次，查阅利用档案50多万卷（件），为国家、集体和个人避免经济损失4亿多元。广东梅州市城建档案馆近几年来通过提供档案利用，创造可测算的经济效益达1500万元。
纵观全国中小城市建设档案工作的发展历程，总结各地开展建设档案工作的经验，大家普遍认为，通过自身努力，争取领导重视和各部门的行政把关，狠抓依法治档、信息化建设和对外服务，是发展壮大建设档案事业的一条基本经验。其中，领导重视是关键，依法治档是基础，行政把关是保障，信息化建设是手段，搞好服务是核心，自身努力是根本。
在肯定过去工作成绩和经验的同时，我们也应看到，目前中小城市建设档案工作还存在许多困难和不足，许多深层次矛盾和问题还有待于研究和解决。主要表现在：第一，有的地方建设行政主管部门对建设档案工作重要性的认识还不够，部分县市至今还没有履行管理全市（县）建设档案工作的职能；第二，人员队伍思想观念陈旧，开拓精神不强，素质亟待提高；资金投入不足，经费相当紧张，制约着建设档案事业的持续发展；第三，建设档案收集难的问题依然没有根本解决，尤其是地下管线档案的收集和管理在大多数城市仍进展缓慢；第四，档案服务工作与城乡建设和社会经济发展需求相比，还有相当大的差距，还没有实现从“收集保管”型向“信息服务”型的根本转变。
二、求真务实，开拓进取，全面加强城乡建设档案工作，为经济社会发展贡献力量
我国已进入全面建设小康社会和构建和谐社会的新阶段，各地区各部门正全面落实科学发展观，统筹城乡发展，开展社会主义新农村建设，积极稳妥推进城镇化进程，在这种形势下，中小城市建设事业将获得前所未有的发展。我们必须抓住这一机遇，与时俱进，创造性地开展工作，把中小城市建设档案工作推向一个新阶段。
今后几年，中小城市建设档案工作的指导思想和发展目标是：以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，认真贯彻党的十六大和十六届三中、四中、五中、六中全会精神，全面落实科学发展观和构建社会主义和谐社会重大战略部署，求真务实，开拓创新，积极加强机构队伍建设，全面收集、科学保管、合理利用城乡建设档案，大力推进档案信息化建设，增强服务意识，提高服务水平，努力把城建档案馆建设为本地区建设信息资料中心、地下管线档案信息中心和城乡建设重要数据的备份中心，为保证城镇化健康发展做出更大贡献。
我们的工作重点是：
（一）提高认识，加强领导，依法履行建设档案管理职责
做好中小城市建设档案工作对加强社会主义新农村建设，促进城乡一体化发展和推进城镇化进程具有十分重要的意义。中小城市建设档案工作是城乡建设事业的重要组成部分，一切城乡建设活动，不论其过程多么复杂，最终只能留下两个结果，一个是建筑实体本身，另一个就是城乡建设档案。城乡建设档案是城乡规划、建设和管理的重要基础资料，是建设行政主管部门依法实施行政管理、行政许可、市场监管和执法监督的重要依据，是抗震防灾、应对突发事件的重要信息，也是工程建设、维修养护、改建扩建、审计稽查、维护权益的可靠信息和凭证。
统一管理城乡建设档案是各级建设行政主管部门和城建档案工作部门的法定职责。在国务院关于建设部的“三定”规定中，明确规定要“管理城建档案工作”，这也是全国各级建设行政主管部门的职责。在国家和地方近年来颁布的法律、法规、规章和政策规范性文件中，都明确规定了建设性政主管部门对建设档案工作的管理职责。各地中小城市建设行政主管部门及其城建档案馆，须对城市行政区范围内的建设档案，包括各级各类开发（园）区建设档案及村镇建设档案，实行集中统一管理。
应当强调，建设档案产生于城乡规划、建设和管理工作，同时也服务于城乡规划、建设、管理工作，它需要在城乡规划管理体制中运行，需要纳入规划建设管理工作程序。从一定意义上讲，城乡规划、建设、管理工作与建设档案工作既相互联系，相互依存，又相互促进，密不可分。长期以来，各地根据实际工作需要，建立形成了由建设、规划行政主管部门统一管理建设档案工作的管理体制和运行机制，实践证明是科学合理的和行之有效的，需要继续坚持和进一步发扬。
各级建设行政主管部门要高度重视城乡建设档案工作，切实履行对建设档案工作的管理职责，在领导谋划城乡经济建设与社会发展工作中，要统筹建设档案工作与建设事业改革与发展，切实加强对城乡建设档案工作的组织领导。要将建设档案工作列入领导议事日程，列入每年的工作计划，特别要加大对建设档案事业的投入，从机构设置、人才队伍、经费投入、馆房建设、信息化建设等各方面加大支持力度，为建设档案工作创造良好的物质基础和条件。
（二）完善法制，强化机构，充实人员，为建设档案事业的发展打下坚实基础
依法治档是建设档案工作的基础，各地规划、建设行政主管部门和城建档案馆（室）要进一步完善法规制度，加强法制建设。要认真贯彻落实国家有关建设档案工作的法规规章，并结合本地实际，制定本地区关于建设档案工作的政策法规。要积极开展建设档案执法检查工作，依法查处违反档案管理规定的单位和个人。
按照国家有关法规、规章规定，中小城市都应当建立专门的城乡建设档案管理机构，特别是中等城市必须建立城建档案馆，收集和保管本城市应当长期和永久保存的基本建设档案。小城市和县镇要按照《城市建设档案管理规定》（建设部令第90号）的有关要求，建立城建档案馆或者在建设行政主管部门内部设立城建档案室，并配备专职档案管理人员。城建档案馆（室）可与建设行政主管部门设立的城建档案管理处（办公室）合署办公，实行一个机构、两块牌子的管理体制。在档案人员的配备上，要挑选年富力强、具有开拓精神的同志担任城建档案馆（室）的领导，要更多地把专业技术水平高、工作能力强的同志选拔任用到档案工作岗位上，不断提高档案队伍素质。
（三）全面收集城乡建设档案，把城建档案馆（室）建设成为本地区建设信息资料中心
与大中城市相比，中小城市建设行政主管部门的工作职能较为集中，除建设工程管理职责外，规划管理、房地产管理、村镇建设等工作职能都集中在建设行政主管部门，这为建设档案的集中统一管理提供了很好条件。中小城市城建档案馆（室）要充分利用这一优势，积极收集规划管理档案、房地产管理档案、村镇建设档案、建设工程档案、地下管线档案等各类建设档案，同时加强对声像档案的收集，把城建档案馆（室）建设成本地区建设信息资料中心，避免一些大城市多头建立城建档案馆所带来的资源浪费。
在各类建设档案的收集、指导与管理过程中，城建档案馆（室）的同志们一定要增强服务意识，提高服务水平。要树立“服务是更好的管理”的观念，改变“坐、等、靠”的工作作风，从方便他人的角度出发，走出馆门，走向社会，主动服务。在具体工作中，要努力做到三个转变：一是变移交单位上门来请为主动上门服务，二是变只验收不指导为先指导后验收，三是变单一管理为既服务又管理。
档案的本质是信息，中小城市建设行政主管部门应从节约资金、压缩编制、资源共享的角度出发，按照建设部1995年提出的建议，依托城建档案馆（室）建立本地区建设信息中心，充分利用城建档案馆（室）在档案信息资源、技术设备等方面的优势，积极倡导城建档案馆（室）和建设信息中心“一个机构、两块牌子”的运行模式，把档案和信息结合起来。
（四）大力加强地下管线档案信息的收集和管理，努力把城建档案馆（室）建设成为本地区地下管线档案中心
地下管线是城市的生命线，加强地下管线档案管理，是中小城市城建档案馆（室）工作的重要内容。去年，建设部了《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部令第136号），中小城市建设行政主管部门一定要结合当地实际，制定贯彻落实的实施细则和办法。第一，要建立有关政策措施，纳入行政审批环节。要把《办法》所规定的查询制度、告知制度、竣工测量制度、档案移交制度、预验收制度、档案动态管理制度、责任制度等，纳入规划管理、施工管理、备案管理等相关环节，纳入各有关部门的职责范围，并监督、检查各有关部门和单位贯彻执行。第二，要强化政府的领导和协调作用，建立起各部门、各行业加强协调、分工合作、密切配合、资源共享的地下管线档案信息管理体制和运行机制，实现各方共赢，形成工作合力，保证各类新建地下管线的档案信息及时移交城建档案馆（室）。第三，要借助计算机等现代化管理手段，建立城市地下管线信息管理系统，实现地下管线档案信息数字化管理，努力把城建档案馆（室）建设成为地下管线档案信息中心。第四，要在“不欠新帐，逐步还清旧账”的原则下，稳步开展地下管线普查建档工作，逐步摸清地下管线分布、位置等详细情况，为今后的城乡规划、建设和管理提供可靠信息。
（五）大力加强对重要工程、重要数据的收集，将城建档案馆（室）建设成为城乡建设重要数据的备份中心
当前，我国社会稳定，经济快速发展，党和人民正在全力构建和谐社会，但一些不稳定、不和谐因素依然存在。近几年，国务院对城市防灾抗灾、应对突发事件和反恐怖等工作十分重视。各地城建档案馆（室）应紧密配合有关部门预防和应对城乡突发事件，并努力做好以下三方面工作：一是做好重要工程档案的收集管理，包括重要建筑、地下管线、人防工程、防洪工程等档案的收集管理，在集中管理的前提下，尽可能采用计算机技术等现代化管理手段，实现信息数字化，确保紧急状态下能够快速提供利用。二是加强与政府公共安全和应对突发事件机构的合作，做好重点档案的备份和安全保管工作，建立紧急情况下重要工程档案的利用机制和受损恢复机制。要积极参与城乡紧急情况演习活动，提高城建档案馆（室）自身应对突发事件的能力。三是加强对重要工程档案的研究分析，提高重要工程档案的利用效率，培养相关高素质专业人才，为制定应急预案和抢救方案提供服务。
（六）积极推进信息化建设，提升建设档案管理水平
随着全球信息化的快速发展，城建档案事业的生存和发展环境发生了巨大变化，人们产生档案和利用档案的行为都很大程度地转向电子化。适应这种形势，城建档案馆（室）要积极稳妥地推进信息化建设。信息化建设主要包括档案信息管理系统软件的开发或商品软件的选用、信息资源数据库的建设、标准体系的建立、局域网的建设、与政府网的连接、国际互联网的利用、业务队伍的建设及管理方式和工作方式的规范等。城建档案馆（室）要制定切实可行的计划，争取经费来源，扎扎实实地分步推进。
（七）转变观念，强化主动服务意识，拓宽服务领域，提高建设档案工作的生存发展活力
服务是提高建设档案工作生存活力的根本手段。建设档案工作既不能因为有一定的行政管理职能而沾染“衙门习气”，也不能因为属于事业单位而“坐吃皇粮”，只有解放思想，转变观念，把“服务”作为立档之本，才能不断做大做强，才能充满生机活力。
首先，要积极开展建设档案的利用工作，为城乡建设和社会大众提供满意的信息服务。要充分利用馆藏档案，为城市总体规划的编制、重大建设项目的选址、违章建筑的查处、建筑物的维修、项目审计稽查、工程改建扩建、管线敷设、危房改造、抢险救灾等，提供真实可靠的信息。要积极为人民群众查阅房产档案和其他有关档案文件提供方便。要熟悉家底，了解馆藏，主动、热情地为每一位查阅利用者提供周到的服务。
市档案局：
张家口市统计局是市政府主管全市统计和国民经济核算的工作部门。1993年地市合并后，原地区行署统计局与市统计局合并组建为张家口市统计局。
张家口市统计局的主要职能是：
宣传贯彻国家和省颁布的统计工作法规、规章；制定统计改革、统计现代化建设规划和统计调查计划；组织领导和监督检查市内各县(区)、各部门统计和国民经济核算工作，监督检查统计法律、法规实施情况。贯彻执行国家国民经济核算体系、统计指标体系和基本统计制度；制定地方统计调查标准和统计调查制度；管理、审批各县(区)、各部门统计调查项目(包括社会和涉外调查)、调查计划、调查方案；组织和管理全市统计登记工作。组织完成国家部署的普查任务；研究制定市情市力普查和抽样调查方案，并组织实施；组织各县(区)、各部门社会经济调查，汇总、整理全市统计资料；对国民经济、科技进步和社会发展等情况进行统计分析、统计预测和统计监督，向市委、市政府及有关部门提供统计信息和咨询建议。统一核定、管理、公布、出版全市性基本统计资料，定期向社会公众发布全市国民经济和社会情况统计信息。管理全市统计信息自动化系统和统计数据库体系；管理全市统计网络。受省统计局委托，任免市城市社会经济调查队、市企业调查队科级干部；协助管理县(区)统计局正副局长。组织管理统计人员教育和持证上岗工作；协助组织管理统计专业技术资格考试和专业技术职务评聘工作。承办市委、市政府交办的事项。
机构改革后，张家口市统计局人员编制和机构设置：行政编制40名(其中局领导职数4名)，工勤人员编制3名，老干部服务人员编制1名，合计44名。局机关内设机构10个科(室)。
2001年9月，张家口市人口调查队整体划转，成立张家口市统计局普查中心(副处级全额事业单位)。
局下属科级全额事业单位3个：农村社会经济调查队、统计教育中心、计算中心。
局代管理单位2个：张家口市城市社会经济调查队(副处级)，内设机构3个：综合科、物价调查科、城镇住户调查科；张家口市企业调查队(副处级)，内设机构3个：综合科、产业调查科、专项调查科。全局内设24个科（室），现有各类正式工作人员105人。
近几年，特别是2002年机构改革以来，在局党组的领导下，按照“三个代表”的要求，努力做好新时期的统计工作，通过实施统计精品战略，优化了统计服务，通过抓班子，带队伍，抓管理，求实效，对内增强了凝聚力，对外树立了统计良好形象，我局连续多年被市委、市政府和省统计局评为“文明单位”。所组织开展的首次全国农业普查、第五次全国人口普查、第二次基本单位普查、投入产出调查均被评为国家级先进单位。近几年，局先后被国家统计局授予“全国统计执法检查先进单位”和“依法统计先进单位”。局党总支、工会、团支部连续多年分别被市直机关评为先进基层党组织，工会优胜单位，先进团支部。2003年统计工作水平和统计整体形象得到全面提升，政治文明、精神文明和物质文明建设也取得显著成果。
我局档案室建设起步较早，地、市合并后，尽管住房紧张，也建立了档案室。2000年以来，不断加强对档案室的改造和完善，近2年又更新了全部档案管理设备，并组织有关人员依据《河北省机关、团体、事业单位档案工作目标管理考评标准》的有关规定，对全局所有档案进行了认真整理、立卷和归档，加强了对档案的规范化管理，在2003年的档案工作考评验收中，我局被市档案局评为“档案管理工作先进单位”。在此基础上，经局长办公会研究决定，将继续加大档案管理力度，明确了2004年档案工作晋升省三级管理标准，并将其列入2004年重点工作目标。为此我局着重做了以下工作：一是健全了以局长赵久成同志任组长的档案晋级领导小组，加大了档案业务、文字编研及档案信息化管理进程。二是组织档案管理人员到市财政局、市工商局参观学习，多次到市档案局请教，并请市档案局的同志到我局进行具体的指导帮助。经过近几年的不断努力，我局的档案晋升省三级标准的准备工作已于2004年7月16日完成。随后我局档案工作领导小组和有关人员对照《河北省机关、团体、事业单位档案工作目标管理考评标准》认真进行了自查。现将自查情况报告如下：
1、组织管理 21分
1.1组织机构 2.5分
我局历来就很重视档案工作，特别是2002年机构改革后，局领导班子更是把档案工作摆上了前所未有的高度加以重视。重新调整了档案工作领导小组，明确了一把手任组长，局长主管、办公室主任主抓的档案工作领导小组，确定了专职档案员，各科室配备了兼职档案员，形成了以档案室为中心，各科室有专人分工负责的统一管理网络体系。局档案室工作呈现出“三高”、“三大”的可喜局面，“三高”即：思想认识程度高、工作摆布位置高、档案管理起点高；“三大”即：建设资金投资大、档案工作力度大、档案利用效果大。我局在机构改革后档案室重建不到二年的时间里，就全面完成了档案管理晋升“省三级”工作。为档案管理晋升省三级，档案室加强了对全局各科、室、队、中心各类载体的档案集中统一管理,综合档案更加规范化。截止目前，我局档案室保存各类档案总计3536卷，其中1993年7月-2003年12月共1530卷，单份文件档案229件，铅印资料1310册。基本达到了管理规范化、系统化、科学化和现代化。该项得满分2.5分。
1.2管理职责 9分
为确保档案工作晋升省三级管理标准，我局不仅将档案工作纳入年度工作计划，同时还确定了两年迈出二大步的目标，即：第一步，2003年，加强制度建设，配齐硬件设备；第二步，2004年务必达到省三级标准。与此同时，将档案管理列入各科室年度重要考核内容；局内专兼职档案员均实行了严格的岗位目标责任制，对文件材料的收集、立卷、归档纳入档案人员的考核目标，局档案室负责指导、督促、检查本局各科室搞好科室档案管理工作。基本上做到了工作有要求、有目标、有落实、有考核、有通报。该项满分9分，自查得分8分。
1.3档案人员 4.5分
为加强档案管理工作，2002年机构改革后，我局将政治素质高、业务基础好、工作认真、勤奋敬业、敢于负责、热爱档案工作的李玉荣同志确定为专职档案员，局内各科室也相应地配备了素质较高、业务过硬的同志从事科室档案工作。目前，全局共有专兼职档案人员共14名，其中，专科学历8人，本科学历6人，具有中级职称的4人。局内先后两次对兼职档案人员进行了档案业务培训。并组织专兼职档案员先后参加了市级档案业务知识培训和市级上岗培训，取得了结业证书2个，市级培训率达到70％。档案人员享受了同等技术人员待遇。该项满分4.5分，自查得分3.5分。
1.4规章制度 5分
夯实基础、务实从严、科学管理、制度到位，是我局开展档案工作的基本原则。为此我局先后制定了《档案归档制度》、《档案保管制度》、《档案工作保障制度》、《档案借阅利用制度》等11项规章制度，具体明确了责任目标和奖惩措施。该项满分5分，自查得分4分。
2、基础建设 36分
2.1业务基础 21分
为便于管理和查阅利用。我们全面分析了各种案卷的内容和成份，在文书卷分类上首先分为上级来文和本局形成两大类。在文件分类上按行政类、综合类、管理类、会计类进行划分。会计档案按《会计档案管理办法》分会计凭证、帐薄和报表，由相关科室立卷后移交档案室，准确划分保管期限，严格按要求填写案卷封面等各项内容，最后对各类档案分类入库，按科（室）----年度----问题分类法进行流水排列，使全部档案材料归档齐全、完善，编目科学、划分准确、排列有序，没有积存文件。从档案的立卷到装订质量看，基本达到了规范化要求。同时档案室还编制了案卷目录、全宗介绍、全宗卷，建立了档案的基本情况统计制度和鉴定、销毁、移交等制度，严格了各项工作程序和审批手续。同时，我们还加大微机开发力度，将全部永久、长期及部分短期案卷录入微机，能够运用微机对档案进行检索、分类、统计，并用微机打印了案卷目录，建立了重要卷双套制。基本实现了档案管理的规范化、科学化。该项满分21分，自查得分16分。
2.2各类用房、设备 15分
为了加强档案管理，我局投入了大量的人力、物力和财力。在局办公用房十分紧张的条件下，为档案室辟出了总面积达80多平方米的档案库房、借阅室及档案工作人员办公室，并做到了办公室、档案室和借阅室三分设。购置了新的档案柜，至少可以满足20年档案数量增加的需要。档案室内配备了崭新的电脑、打印机、复印机、扫瞄仪、数码照相机、录相机等先进的档案管理设备，以及空调、烟感报警器、加湿器、温湿度计、换气扇、灭火器、窗帘等防潮、防火、防盗、防光设备，基本符合案卷保管要求，档案的归档率、完整率、准确率都达到了规定标准。该项满分15分，自查得分13分。
3、信息化建设 23分
为适应档案管理现代化、信息化发展要求，基本实现了对录入案卷目录整理、编目、检索、统计的自动化管理，极大地提高了档案信息化水平，档案管理现代化建设与单位管理现代化建设做到了同步发展。在此基础上，我局完成了档案永久、长期、短期文件级目录的录入工作。该项满分23分，自查得分21分。
4、开发利用 20分
完整、系统地保存档案资料，目的是为了使其能够更好地服务于实际工作，为此，我局档案室建立了多种形式的检索工具，主要建有各门类案卷目录9本及全宗介绍等，大大方便了查阅利用。此外，还建立了详实的档案利用效果登记，仅一年多时间，我局档案室接待查阅档案80人（次），提供档案60多卷。档案工作在开展调查研究、制定和执行有关政策、加强队伍建设和服务全市经济等方面都发挥了较好的作用。
目前，我局档案查询便捷，查全率、查准率均在98％以上。与此同时，根据档案资料还编写了《张家口统计局大事记》、《张家口统计年鉴》等编研成果，为档案的开发和利用提供了更加便利的条件。该项满分20分，缺《张家口统计志》自测得分17分。
总体考核100分，实际自查得分85分，达到了晋升档案工作管理省三级标准。
总之，我局档案工作在局党组的正确领导下，在市档案局的大力支持下，在全局干部职工的共同努力下取得了一定成绩。但是，我们也清醒地认识到，我们的工作离更高的标准还存在差距，还有许多不尽完善的地方，档案升级只是一种促进工作的手段，最终目的是通过升级更有效地做好档案工作，更好地为统计工作、为全市经济建设服务。为此，我局在今后的工作中仍需不断加强档案管理，加大档案的微机开发力度，搞好档案的编研与开发利用，使统计档案在服务国民经济和社会发展上发挥更大的作用。
关键词：计划生育 技术服务站 档案管理 信息化
随着计算机技术的不断发展和普及，计划生育技术服务站的档案管理工作也日趋信息化。在档案管理的信息化建设过程中，必须要准确把握当前计划生育技术服务站的发展规律和发展方向，加强对技术服务站的档案管理，这是当前计划生育技术服务站档案管理的根本任务，也是完善计划生育技术服务站档案管理工作的必要条件，以确保计划生育工作的有效开展和稳定发展。
一、档案信息化管理
1、档案信息化的内涵
档案信息化主要包括两个方面的内涵：首先是利用现有的信息技术手段对档案信息进行系统的集成、分类，以便有查询和开发应用，对档案进行有效的分类、编目、排序、检索、归档保存等工作进行高效的信息化管理，以此来提高计划生育技术服务站档案管理的效率。其次是利用信息流来实现档案的无纸化管理，以此来调控档案信息，形成新的档案管理体系。
2、档案信息化的内容
第一是数据资料的信息化，应用扫描仪、计算机和网络等信息化手段把将要存档的文件、资料信息进行统一规范的信息化数据录入，形成计算机电子文档，以备处理。第二是工作流程的信息化，通过运用软件来实现档案的分类、编目、排序，要实现以上工作流程首先要形成统一规范的工作流程，明确岗位工作人员的工作指标，减少人为的调控和干预。为了保证文件、档案信息的一致性，计划生育技术服务站的办公系统要与档案管理系统相兼容。第三是档案检索的信息化，在分级检索制度前提下，通过计划生育技术服务站的王寨河互联网可以随时检索到需要的存档文件、资料、原始记录以及文献等信息资料。
3、档案信息化的条件
首先，需要配备开放式的电脑查询和检索系统，为使用者提供快捷方便的档案资料和信息服务。其次，加快计划生育技术服务站局域网的建设。第三，建立完善的档案用户信息库，及时的分析、了解使用者对档案信息的需要，针对需要进行档案信息的系统化编辑，提高档案利用的效率。第四，要围绕计划生育技术服务站档案管理的中心工作，多层次、多角度、多形式的开展相关的宣传活动。
二、计划生育技术服务站档案管理的重要性和必要性
1、随着社会信息技术的发展和计算机使用的普及决定了计划生育技术服务站档案管理信息化的进程
当前的社会信息便捷、更新快，人们对于实效性强、具有实用价值的档案信息需求量越来越大，资源共享的趋势正朝着网络化方向发展，因此，人们对档案管理工作的信息资源的要求也越来越高，传统的档案管理模式已经无法满足当前使用者的需要，因此档案管理工作正不断受到信息科技的冲击，面临着显得机遇和挑战。面对新的机遇和挑战，各级的计划生育技术服务站务必要认清形势，抓住当前的发展机遇，加强档案管理的信息化建设，尽快实现档案管理的信息化和现代化。这样才能在新的挑战中抓住发展机遇，是档案管理适应新的社会环境，满足当前的社会发展需求。
2、实现计划生育技术服务站档案管理现代化是提升档案管理和利用水平的根本途径
近几年来，计划生育技术服务站档案管理工作虽然取得了一定的进展，有了一定的成效，但是从总体看来，计划生育技术服务站档案管理工作的现代化程度还并不高，有些单位还处于比较落后的状态，无论是管理意识，还是设备和技术都处于相对落后的状态，基本上处于经验管理和手工操作的阶段，档案管理和利用的水平低下。要解决以上问题，就必须更新管理意识，改革管理方法，运用先进的管理设备和技术，从手工劳动中摆脱出来，提高档案管理工作的效率，实现档案管理的现代化和信息化，从根源上提高档案管理的水平。
3、实现计划生育技术服务站档案管理现代化是确保医疗事业可持续发展和自身发展的需要
医疗事业的发展需要大批的建设人才，而人事工作是做人额工作，能够充分发挥人的作用，实现计划生育技术服务站的持续稳定发展。为了能够迅速、准确、全面的提供人事档案和信息资料，所以有必要提高档案管理的工作效率和科学水平，同时实现档案管理的现代化是当前社会迫切需要的。实现档案管理的现代化，不仅能够发现、培养和造就大量的人才，为计划生育技术服务事业服务，而且能够有效的提高自身的工作效率和工作质量，是档案信息和资源得到充分的利用，同时延长了档案的保存和使用寿命。除此之外，档案管理人员能够摆脱传统管理工作的繁琐手工劳动，将更多的精力研究新的管理技术和业务知识，进一步的提高档案的管理水平，促进档案管理水平的提高以及档案管理事业的发展。
三、实现档案管理现代化的关键是进行管理创新
1、管理意识的创新
实现档案的现代化管理，必须要加强宣传力度，调动各级干部和工作人员积极之车和参与。一个完善的现代化计划生育技术服务站档案管理体系，必须具备现代化管理人才，否则，档案管理的现代化管理无法有效的开展和实现。计划生育技术服务站档案管理工作者在现代化的管理工作环境中，不仅要具有档案管理的专业知识和技能，还要理解现代化档案管理的实质和内涵。计划生育技术服务站档案管理的现代化，不是简单的将各种档案集中保存，而是一项高标准的系统工程，实现计划生育技术服务站档案管理的规范化、制度化和科学现代化，是档案管理工作人员面临的新挑战。档案管理的现代化，迫使档案工作人员必须认真工作，学习新业务、新知识和新管理技术，全面掌握现代化档案管理的综合技能。
第二条本办法适用于本县县城、建制镇、乡集镇规划区内城乡建设档案和分布在乡村的各类公共建筑和设施档案的管理。
第三条城乡建设档案（以下简称城建档案）是指在城乡规划、建设和管理中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像、模型、电子等各种载体的文件材料。
第四条县规划建设局委托县城乡建设档案室（以下简称城建档案室）负责本县城乡建设档案的日常管理工作，业务上受档案行政主管部门的指导和监督。
第五条城建档案管理人员应当具备城建档案管理专业知识并具有合法的上岗资格。
第六条县城建档案室重点管理下列档案资料：
（一）县城各类建设工程档案：
1、工业、民用建筑工程；
2、市政基础设施工程；
3、公用基础设施工程；
4、大型户外广告设施；
5、公共交通基础设施工程；
6、园林绿化、风景名胜建设工程；
7、市容环境卫生设施建设工程；
8、城市防洪、人防、抗震工程；
9、军事工程中，除军事和军事管理区以外的穿越城区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。
（二）村镇公共建筑、公益事业设施和生产经营性建筑以及单位的其他建设工程档案。
（三）建设系统各专业部门（包括城乡规划、勘测、设计、施工、监理、园林、风景名胜、环卫、市政、公用等）、房地产管理和人防部门形成的业务管理和业务技术档案。
（四）城镇新建、扩建、改建的各类地下管线（含供水、排水、燃气、电力、电信、工业等地下管线）普查和补测绘形成的地下管线档案。
（五）有关城乡规划、建设、管理的政策法规、计划、统计、科研成果和城镇历史、自然、经济等方面的基础资料。
（六）法律、法规、规章规定应当归档的其他城乡建设档案。
第七条建设系统各专业部门形成的业务管理和业务技术档案，凡具有永久保存价值的，在本单位保管使用1-5年后，按照本办法的规定向县城建档案室移交；有长期保存价值的档案，由县城建档案室根据城乡建设需要选择接收。
城镇地下管线普查和补测绘形成的地下管线档案，应当在普查、测绘结束后三个月内接收进室。地下管线专业管理单位每年应当向城建档案室报送更改、报废、漏测部分的管线现状图和资料。
房地产权属档案的管理，依照国家建设行政主管部门的专门规定执行。
第八条凡是列入县城建档案室接收档案范围的建设工程，建设单位在办理建设工程规划许可证或施工许可证时，应当领取《编制及报送建设工程档案告知书》。
第九条建设单位在组织工程竣工验收前，应当提请县城建档案室对工程档案进行预验收。
工程档案预验收主要包括以下内容：
（一）工程档案是否齐全、系统、完整；
（二）工程档案是否整理立卷,立卷是否符合《建设工程文件中归档整理规范》（GB/T50328-2001）的要求；
（三）工程档案的内容是否真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；
（四）工程档案签章是否完备、竣工图编制是否符合要求。
县城建档案室预验收时发现工程档案不准确、不齐全的，可要求建设单位限期改正。预验收合格的，由县城建档案室出具《档案预验收意见书》。
第十条建设单位在取得县城建档案室出具的《建设工程档案预验收意见书》后，组织工程竣工验收。
第十一条建设工程竣工验收后，建设单位应当及时将全部建设工程档案送交县城乡建设档案室复验，主要包括以下文件材料：
（一）立项依据审批文件；
（二）征地、勘察、测绘、设计、招投标、监理文件；
（三）项目审批文件；
（四）施工技术文件和竣工验收文件；
（五）竣工图。
县城乡建设档案室确认工程档案资料符合归档的要求后，出具《建设工程档案验收意见书》之后，方可办理竣工验收备案。
工程竣工验收后三个月内，建设单位应当向县城建档案室报送一套完整的建设工程档案。县城建档案室收到符合要求的工程档案后，应当开具收件证明。
停建、缓建工程的档案，暂由建设单位保管。
第十二条建设工程投入使用后进行改建、扩建或者对重要部位进行维修（含装饰装修）的，建设单位应组织设计、施工单位对原建设工程档案据实修改、补充和完善；涉及结构和平面布置改变的，应当重新编制工程竣工档案，并在工程竣工后三个月内向县城建档案室移交。
第十三条县城建档案室对收集和接收的档案应及时登记，划定保管期限和密级，科学分类、编目、排架、编制搜索工具。城乡建设档案的管理应逐步采用新技术，实现管理现代化。
第十四条县城建档案室应当妥善保管好所藏档案，对破损、变质的档案应及时采取补救措施。特别重要的档案应严格保密，确保安全。超过保管期限失去使用价值的档案，要清理造册，经鉴定并履行批准手续后，妥善销毁。
第十五条县城建档案室应当向社会提供服务，建立档案查借阅制度。要积极开发档案信息资源，做好城建档案资料编研工作。
第十六条建设单位凭单位介绍信或县城建档案室开具的收件证明，在县城建档案室可免费查阅本单位移交的城建档案；复制本单位城建档案的，只收取档案复制成本费；查阅或利用非本单位移交的城建档案，按照国家档案局、物价局、财政部制定的《利用档案收费规定》，实行有偿服务。
第十七条对在城建档案工作中做出显著成绩的单位和个人，给予适当表彰和奖励。有下列情形之一的，应当给予奖励或表彰：
（一）在城建档案的收集、整理、提供利用以及对城建档案的保护和现代化管理等工作中成绩显著者；
（二）向国家捐赠重要或珍贵的城建档案资料者；
（三）敢于抵制和揭露违反城建档案管理法规的行为，为国家挽回损失，成绩突出者。
第十八条违反本办法规定，损毁、丢失、涂改、伪造、擅自提供、销毁城建档案的，依照《中华人民共和国档案法》和《*省档案管理条例》的规定执行。
第十九条违反本办法未按规定报送建设工程档案的，依照国务院《建设工程质量管理条例》的规定处理。
一、招生计划
预计今年全国有1400余所高等学校在我省招生，招生来源计划比*年将有所增加。
经教育部批准（或备案）的具有高等学历教育招生资格的普通高等学校（含独立学院）均可在我省安排招生计划。高等学校在我省安排的招生计划经主管部门汇总核定、教育部审核备案后，应于3月底以前报送省招生办公室，由省招生办公室汇总后在考生填报志愿前向社会公布。各学校必须按国家下达的计划招生，已经公布的招生计划，录取中不得擅自变更。
安排跨省（自治区、直辖市）招生的本科高等学校，在国家核定的年度招生规模内，可以自主决定是否预留少量计划，用于调节各地统考上线生源不平衡的问题。预留计划不得超过本校本科计划总数的1%。凡有预留计划的高等学校，须将预留计划数报其主管部门备案。
二、招生章程
招生章程是高等学校向社会公布有关信息的有效形式，是开展招生工作、录取新生的重要依据。招生章程须根据《中华人民共和国教育法》、《中华人民共和国高等教育法》和教育部的有关规定自主制订。高等学校的主管部门应依据国家有关法律和招生政策有关规定对所属高等学校的招生章程进行审核。高等学校应于5月1日之前在本校网站并以适当方式向社会公布本校招生章程。
招生章程的主要内容包括：高等学校（含独立学院）全称、校址（分校、校区等须注明），层次（本科、高职或专科），办学类型（如：普通或成人高等学校、公办或民办高等学校或独立学院、高等专科学校或高等职业技术学校等），在有关省（自治区、直辖市）分专业招生人数及有关说明，专业培养对外语语种的要求，招收男女生比例，身体健康状况要求，录取规则（如有无相关科目成绩或加试要求、接收非第一志愿考生的分数级差、对加分或降分要求投档考生的处理、进档考生的专业安排办法等），学费标准、颁发学历证书的学校名称及证书种类，联系电话、网址，以及其它须知等。
高等学校应将本校的招生章程及招生计划于3月底前寄送省招生办公室，省招生办公室负责汇总、编辑各高等院校招生章程中的主要内容，并及时向社会公布。
三、报名
（一）报名时间
4月7日至9日，逾期不再办理。对应届高中毕业生的报名工作，各市可视具体情况提前进行。
（二）报名地点
考生常住户口所在的县（市、区）招生办公室。
（三）报名条件
1.符合下列条件的人员，具备报名资格：
（1）遵守中华人民共和国宪法和法律；
（2）高级中等教育学校毕业或具有同等学力。
（3）身体健康。
2.下列人员不得报名：
（1）具有高等学历教育资格的高等学校的在校生；
（2）高级中等教育学校应届毕业生之外的在校生；
（3）因触犯刑律已被有关部门采取强制措施或正在服刑者。
（四）报名办法
1.报名时须交验以下证件：
（1）高中毕业证书（或同等学力的证明材料）。应届生由市教育局普（基）教科（处）核查认定，中学集体统一报名。
（2）户口簿、身份证或军人证。
（3）非应届生持单位或街道（村民委员会）报考介绍信，介绍信须注明：考生姓名、性别、出生年月、民族、政治面貌、毕业学校及时间、所在单位意见等。
（4）同等学力报考者，应由市教育局普（基）教科（处）核查认定身份，并提交中学以上教育部门考核证明。
（5）在中国定居并具有报名资格的外国侨民，可持公安机关填发的"外侨居留证"，到有关省招生委员会指定的报名点报名。
2.考生报名，需按规定缴纳报名、考试费。领取并认真填涂有关报名用表（卡），同时要签订《考试诚信考试承诺书》。
3.报考科类分为文史、艺术文、体育、理工农医、艺术理等五类。考生可根据自己的情况选报其中一类。报考艺术文的考生考试科目与文史类相同，报考体育类或艺术理的考生考试科目与理工农医类相同。考生无论选报哪一类，都可以在英语、俄语、日语、法语、德语、西班牙语六种外语中选考一种外语，并在报考时说明。
4.借考。因公长期在外省的工作人员或其随身子女，确需在当地借考的，须由考生或其父母工作单位向户口所在地的省级招办提出申请并经同意后，可在户口以外的省办理借考手续，参加考试。考生答卷的评阅及录取事宜由户口所在的省级招办处理。我省考生不能在省内跨市借考。凡借考考生必须于4月9日前报省招生办公室统一审批。
（五）各市要严格做好考生报名资格的审查工作，严肃查处"高考移民"问题，保障当地考生的合法权益。对为考生弄虚作假提供便利的教育行政部门、招生考试机构和学校的工作人员，要给予相应的处分，对触犯法律的依法追究法律责任。
四、思想政治品德考核
考生的政治思想品德考核按鲁招委字[*]8号文件《山东省*年普通高校招生政治思想品德考核实施意见（试行）》中的有关规定办理。应届高中毕业生由所在中学负责，其他考生由考生所在单位或乡镇、街道办事处负责。思想政治品德考核主要考核本人的现实表现。对受过法律处罚或违纪处分的考生，要提供所犯错误的事实、处理意见和本人对错误的认识及改正错误的表现等翔实材料，并对其真实性负责。
有下列情形之一者，属于思想政治品德考核不合格：
（一）有反对四项基本原则和改革开放的言行或参加组织的；
（二）道德品质恶劣的；
（三）有违法犯罪行为。
五、体检
体检工作由县（市、区）招生委员会领导，县（市、区）体检小组具体组织，在县（市、区）体检站进行。按教育部、卫生部、中国残疾人联合会印发的《普通高等学校招生体检工作指导意见》（教学［2003］3号）及高等学校有关补充规定执行。考生体检时应按规定缴纳体检费。
报考军事、公安院校的考生于统考后录取前由省军区、省公安厅按军事院校、公安院校体检面试标准组织复检。复检及面试办法另文下达。体检过程中，考生的体检表应安排专人传递。非体检工作人员和考生不得接触体检表。
体检工作须于4月27日前结束。体检结果应及时通知考生。体检时考生如对体检结论有异议，提出复查要求，须经主检医师同意，体检站批准，可予复查。复查工作须于4月30日前结束，逾期不予处理。体检结论以在规定时间进行体检或复查后的结论为准。未在规定时间之内进行体检、复查的体检结果一律不作为录取依据。
各级招生办公室应对体检工作严密组织、细致服务，逐项审查落实，严防考生漏缺项目及结论不确切、不清楚的情况发生。
六、组建档案
应届高中毕业生的中学档案由考生毕业中学负责按教育部的有关规定进行组建，并于5月底以前统一集中到县（市、区）招生办。内容主要包括：1.学年评语表；2.考试（考查）成绩登记表；3.山东省中学生体育合格登记卡；4.健康检查表；5.毕业生登记表；6.高中毕业生家庭情况调查表；7.中学生参加社会实践活动登记表；8.中学生政治思想品德等级考核表。非应届高中毕业生的人事档案一般应于报名时交县（市、区）招生办。考生被录取后由考生本人持录取通知书到县（市、区）招生办领取密封的档案去高校报到。没有被高校录取的档案于当年底退回考生档案原在中学（单位）。
高考档案实行电子档案，它是高等学校录取新生的主要依据，内容主要包括报名信息（含身份证号、思想政治品德考核鉴定或评语等）、体检信息、志愿信息、成绩信息和考生参加国家教育考试的诚信记录（主要指考试违规的简要事实及处理结果）等五部分，须与考生报考时所填涂确认的原始表（卡）相对应部分的内容一致。《考生基本信息采集卡》、《考生档案、体检卡》由考生所在的县（市、区）招生办公室组织考生填写，填写内容要保证与中学档案及考生本人情况相符。其中，会考成绩由中学组织填写，体育考核为《山东省中学体育合格登记卡》中最后结论；政治思想品德考核等级，应届生由班主任负责按《中学生政治思想品德等级考核表》中评定等级填写，其他考生由所在单位负责填写；诚信记录由省招办根据考生考试违规情况提供给学校。《考生志愿卡》由考生本人按照有关规定认真准确地填写。
七、考试与评卷
今年我省继续实行"3+X"考试方案，"3+X"中的"3"是指语文、数学、外语（含听力）三科，其中数学分文、理科试卷，外语听力计入外语科总分；"X"指综合科目，分文科综合（包括政治、历史、地理）和理科综合（包括物理、化学、生物）。语文、数学、英语三科由我省自行命题，其他科目由教育部命题。命题依据教育部公布的《*年普通高等学校招生全国统一考试大纲》进行。
“文科综合”和“理科综合”试卷满分各为300分，考试时间为150分钟。
全国统一文化考试时间：6月7日、8日（具体考试时间表另文下发）。
考试的组织实施工作按《山东省普通高校招生考试考务工作实施细则》（鲁招办[*]13号）中的有关规定执行，由于语文科实行网上阅卷，语文科考试的组织实施另文下达。报考外语类专业的考生须参加各市招生办公室组织的外语口试。口试内容与时间由各市自定。口试成绩于7月3日前报送省招生办公室。
考试是招生工作的重要环节，各级招生委员会一定要加强考场管理，认真选派和培训监考工作人员，加强对考生的思想教育和考风考纪教育，采取得力措施，严肃考试纪律，确保考试顺利、有效地实施。各市要加大投入，确保今年我省全部考场实现电子监控。对高考中发现的违纪、舞弊案件，各市要高度重视，严肃对待，发现一起，查处一起，绝不姑息。对违反规定行为的处理按教育部有关规定执行。统考期间，省招办将向各考点派遣统考检查员，因管理不善或监考人员不负责任造成考场纪律松懈、出现作弊行为的县（市、区），除追究有关领导和当事人的责任外，并于第二年取消设立考点的资格。
评卷工作在省招生委员会委派的评卷领导小组的领导下，由省招生办公室具体组织实施。高等学校有责任承担评卷工作任务。承担评卷工作任务的学校，要及早落实评卷场所，强化试卷的安全保密管理，做好相应的工作方案，进一步充实评卷队伍，按时完成任务，同时要加强对评卷教师的培训和管理，确保高考评卷工作质量。
考生的高考成绩于6月25日前以原始分数的形式公布。
八、录取批次及填报志愿
（一）录取分六批进行：提前批、本科一批、本科二批、本科三批、专科（高职）一批、专科（高职）二批。
提前批：军事、公安、航海类本科院校及专业，国际关系学院、外交学院、中国青年政治学院、北京电子科技学院等本科院校；军事、公安等专科院校及专业；艺术本科院校及专业。
本科一批：进入国家"211"工程的院校、教育部直属院校、部委属重点院校、部分省属重点院校、有七年学制专业的院校或专业；高水平运动员、体育本科院校及专业。
本科二批：一般本科普通院校及专业；高等职业教育对口招生、实践生本科院校及专业。
本科三批：普通高校的独立学院以及中外合作办学等以培养成本收费的本科院校及专业。
专科（高职）一批：所有本科院校的专科（高职）及省部属的普通专科院校；艺术、体育专科（高职）院校及专业。
专科（高职）二批：普通高校的独立学院以及中外合作办学等以培养成本收费的专科（高职），市属普通院校专科（高职），职业技术学院及独立设置成人高校专科（高职），电大普通班，民办高校专科（高职）；高等职业教育对口招生、实践生专科（高职）院校及专业。
（二）填报志愿时间和办法。
1．6月27日－29日，填报普通本科（含军事、公安专科）、艺术、体育专业、高水平运动员和高等职业教育对口招生本专科志愿。
2．7月25日－26日，填报普通专科（高职）志愿。
3．考生志愿卡分普通本科志愿卡，普通专科（高职）志愿卡，艺术、体育、高等职业教育对口招生、高水平运动员志愿卡。
4.普通本科志愿卡填报提前批、本科一批、二批、三批的文理科院校及专业。提前批可填报1个本科、1个专科和1个服从调剂志愿；本科一、二批可填报1个一志愿，6个平行二志愿和1个服从调剂志愿；本科三批可填报4个平行和1个服从调剂志愿。每个学校志愿均可填报3个专业志愿。
5.普通专科（高职）志愿卡填报专科（高职）一批、二批的文理科院校及专业。专科（高职）一批可填报1个一志愿、6个平行二志愿和1个服从调剂志愿；专科（高职）二批可填报1个一志愿、6个平行二志愿,专科（高职）二批不设服从调剂志愿，录取中也不进行调剂录取。每个学校志愿均可填报3个专业志愿。
6.报考艺术、体育院校及专业的考生，可以分别兼报文史类、理工农医类本、专科一批之后的院校及专业。
7．考生根据报考类别和层次，结合自己的考试成绩，参照报考指南中招生专业计划和学校的招生章程进行志愿填报。
8.考生要按规定认真仔细地填涂《志愿卡》，字迹要清楚。
9.考生志愿必须由考生本人进行填报，填报后须有本人签字确认。志愿一经确认，任何人不能改动。因考生本人填报失误造成的后果，由考生本人负责。志愿确认单一式两份，一份交考生保存，一份留县（市、区）招生办保存至年底。
10．考生志愿信息由县（市、区）招办组织采集，志愿信息要按规定时间逐级上报省招生办公室。
各中学要根据今年招生工作的新特点，积极做好考生填报志愿的宣传工作，尊重考生选择，做好志愿报考的组织工作。
九、录取
我省今年继续实行远程网上录取。录取工作在省招生委员会的统一领导下进行，由省招生办公室具体组织实施。纪检监察部门人员参加。
录取工作要认真贯彻执行德智体全面衡量，以文化考试成绩为主，公平竞争、择优录取的原则。
高等学校有关招生录取的具体要求，应事先在招生章程中向社会公布，做到公开、透明。录取期间不得随意更改在招生章程中对社会的承诺。
录取工作实行"学校负责、招办监督"的办法，即在思想政治品德考核合格和参加身体健康状况检查、统考成绩达到同批录取控制分数线并符合学校调档要求的考生中，根据志愿，从高分到低分按比例向招生学校投档，由学校审查，是否录取以及所录取的专业由高等学校自行确定，同时负责对未录取考生的解释以及其他遗留问题的处理。省招生办公室负责监督、检查高等学校执行国家招生政策、招生计划完成情况，纠正违反国家招生政策、规定的行为。
高等学校录取新生要按照规定程序，按时完成调档、阅档、退档、审核等各环节工作，保证考生电子档案的正常周转和录取工作的顺利进行。对超过时间或不按要求完成相关环节工作的高等学校，省招生办公室有权根据所发出的考生电子档案按计划数从高分到低分代为录取。
未经教育部批准，高等学校不得规定男女生录取比例，对报考非外国语言文学类专业的考生，不应限制统考外语语种。对肢体残疾、生活能自理、不影响所报专业学习，且高考成绩达到要求的考生，高等学校不能仅因其残疾而不予录取。
各高等学校要切实加强对预留计划使用的管理。在本校调整计划及预留计划的使用时应集体研究决定。高等学校不得随意降低录取标准指名录取考生，并负责处理因调整或预留计划使用不当而造成的遗留问题。严禁高等学校利用调整计划或预留计划巧立名目向考生乱收费。省招生办公室将对高等学校预留计划的使用加强监督和管理。
下列考生在录取时可以享受增加分数或降低分数要求：
（一）按《中共中央办公厅、国务院办公厅关于适应新形势进一步加强和改进中小学德育工作的意见》（中办发[2000]28号）和《教育部关于学习贯彻<中共中央办公厅、国务院办公厅关于适应新形势进一步加强和改进中小学德育工作的意见>的通知》（教基[*]1号）评选获得省级优秀学生称号者，在其统考成绩总分的基础上增加20分投档，由学校审查决定是否录取。
（二）高级中等教育阶段获得省级以上青少年科技创新大赛或全国中学生学科奥林匹克竞赛省赛区（竞赛范围以教育部普通高校招收保送生办法中公布的竞赛名称为准）一等奖以上者，在其统考成绩总分的基础上增加20分投档，由学校审查决定是否录取。
（三）高中教育阶段见义勇为的学生，凡受市人民政府或省综治委表彰的，总分低于高等学校调档分数线以下10分之内的考生，可以向学校投档；受省人民政府表彰的，总分低于高等学校调档分数线以下20分之内的考生可以向学校投档。由学校审查决定是否录取。见义勇为学生的认定以政府颁发的证书和新闻稿件为准。
（四）获省级以上表彰的先进劳模青年，总分低于高等学校调档分数线以下20分之内的考生，可以向学校投档，由学校审查决定是否录取。
（五）艺术特长考生，按教育部有关规定向所报考学校提供档案，录取与否由学校决定。
（六）烈士子女，总分低于高等学校调档分数线以下20分以内的考生，可以向学校投档，由学校审查决定是否录取。
（七）自谋职业的城镇退役士兵、在服役期间荣立三等功的退役军人，可在其统考成绩总分的基础上增加10分投档；在服役期间荣立二等功（含）以上或被大军区以上单位授予荣誉称号的退役军人，可在其统考成绩总分的基础上增加20分投档。由学校审查决定是否录取。
（八）归侨、华侨子女、归侨子女和台湾省籍考生，总分低于高等学校调档分数线以下10分之内的，可以向学校投档，由学校审查决定是否录取。
（九）少数民族考生，总分低于高等学校调档分数线以下10分之内的，可以向学校投档，由学校审查决定是否录取。
考生若同时具备上述几项享受加分或降分照顾条件，可选其最高项，不得重复计算。
各地、各单位要加强对享受加分或降分照顾考生的资格审查工作，各报名点和招生办公室要认真验证各种证明材料。对弄虚作假者一经查实，立即取消考生的报考资格、考试资格以及录取资格，并追究有关参与者的责任。
加强对录取场所的管理，净化招生环境。根据教育部的要求，录取场所实行封闭管理。在录取期间，除招生部门和纪检、监察部门有关人员外，其他人员均不得进入录取场所。
高校录取的新生，省招生办公室在录取新生名册上盖章后寄送高校，由高校据此签发录取通知书。录取通知书由高等学校通过邮政部门直接寄发给考生，任何部门和个人不得以任何理由截留或扣压新生录取通知书。考生凭录取通知书办理户籍迁移、人事档案和报到注册等手续；高等学校凭录取通知书和省招生办公室核准备案的录取考生名单办理新生入学及户籍登记等手续。
精心组织安排录取工作，确保高校按时开学。录取工作结束后，高等学校要尽快组织新生报到。不能按时报到的已录取考生，应向高等学校提出书面申请，经同意方可延期报到。对未经高等学校同意逾期不报到的考生，视为自行放弃入学资格。高等学校应将自行放弃入学资格的考生名单（含考生号）汇总后，于本校规定的正常报到截止日期以后二十天之内报送省招生办公室。高等学校还要进一步加强新生入学资格的审查工作，在新生报到注册时，要按照考生中学档案和考生电子档案认真严格审查，做到准考证、录取通知书、户籍证明和本人照片材料相一致，凡不一致者，不得注册，要及时查明情况并提出处理意见上报省招生办公室。高等学校开学后，要对新生进行体格复查和"指纹"复核，若发现新生体检不合格或替考、冒名顶替入学者要坚决予以清退。
根据教育部规定，常规录取工作结束以后，普通高等学校的本科层次招生不再进行补录。省内部分普通高等职业技术学院、电大普通班及民办高等学校等专科（高职）院校如生源不足，省招生办公室将重新公布生源不足的学校名单和计划缺额情况，由考生在规定的时间内到户口所在地的县（市、区）招办重新填报志愿，省招生办公室组织办理录取手续。
【关键词】房屋维修；管理工作；建议
引言：
维修管理是一项综合性很强的系统工作，它有着自身特定的工作规律和程序。要搞好维修工作，就必须严格遵循维修工作的规律和程序，在维修工程的各个环节之间按照一定的顺序依次进行，才能达到预期的效果。结合我校维修工作的实际情况，对加强维修管理工作提出几点建议。
一、建立房屋普查评定制度，加强维修规划和计划立项的管理工作。
我校是一所有着一百多年历史的高等学府，现有新老三个校区，每年的维修任务相当繁重。维修经费计划虽也逐年制订，但因经费不足，许多与教学科研密切相关的维修计划都难以实施。定期开展房屋完损状况普查，制订维修规划就显得十分重要。
1、根据房屋维修工作的有关规定和标准，对我校房屋进行完损等级评定，建立房屋鉴定普查制度。维修主管部门可组织有关专业人员，按照房屋完好程度评定办法和标准，对房屋进行三年或五年一次的定期的逐幢普查评定，鉴定出房屋的完好率和损坏等级，并将评定结果记入档案。
2、房屋及其部件的损坏和使用寿命在正常情况下是有规律可寻的，对房屋的维修是有其周期性的。根据房屋维修的实践经验和有关参考资料，可确定我校房屋及其部件的维修周期：
（1）、平屋面的损坏决定于防水层的材料和施工质量，以及水泥砂浆的强度，按目前卷材防水层，可保持五至八年。
（2）、门窗检修及油漆保养周期，可以五至六年一次。
（3）、外墙粉刷检修出新周期，可以五年左右一次。
（4）、砖混结构房屋维修周期十五至二十年
（5）、钢筋混凝土框架结构房屋维修周期二十至二十五年。
3、对房屋的维修应根据其完损程度和维修周期，综合规划统一安排。把大、中、小维修项目结合起来，理顺其相互关系。应急零修和周期性有计划的大、中修都是为了保证房屋处于完好状态。零修是基础，是专为房屋局部零星项目服务的。房屋大、中修是全项目、多工种的综合性修理，要求全面整修完好。房屋在正常使用的情况下，小修的平均维修周期为1至3个月；中修的平均维修周期为5至10年；大修的平均维修周期为2 5至3 0年。
4、根据房屋完损等级和历年来维修改造的记录，确定房屋维修对象及其维修等级，编制年度工作计划。在编制年度计划时，不仅要安排年度的维修计划，还应有全面的长远的规划，需制订出三至五年的房屋维修总体规划。在规划中要对大、中、小维修工程作出三年或五年内的分年度安排，内容包括工程项目、工程量、维修等级、所需经费、材料及设备数量等。每年第四季度在制订次年维修计划时，对三年或五年规划进行一次调整，使之更具有效性。房屋维修总体规划报经主管部门审查批准后，即应作为指导规划期内各年度编制房屋维修计划的依据。按规划和计划开展房屋维修工作，就可以确定维修工程项目，及时划拨维修经费，合理安排维修方案，保证房屋经常处于完好状态，满足教学和科研的需要。
二、设立维修资料档案库，加强维修工程档案资料的管理工作。
由于我校历史悠久，建筑物结构不一，而且建造年代不同。更由于历史的原因，一部分有关房屋维修的档案资料遗失不全，造成了我们在校维修工作中的许多不利因素。因此，提高对维修档案管理的认识，重视档案管理在房屋维修工作的作用，加强对这项工作的领导和管理，使其制度化、规范化是十分必要的。
1、要随时注意整理和积累基本建设和房屋维修改造过程中形成的各项文件、资料和施工图纸等，对已经丢失的文件资料应及时加以查找搜集，组织力量重新复制补全。这样将为房屋建筑的使用、管理、检查、维修带来便利，从而提高工作效率和经济效益。
2、根据房屋维修工作的需要及其工作性质、特点，凡属基建竣工后移交的有关建筑物方面的文件、竣工图和其它技术资料；房屋使用、管理、检查、维修过程中积累的各种文件、图纸和有关资料均可视为房屋档案材料，均应给予立卷归档。
3、不断提高维修档案管理人员的业务素质和专业技术水平，做到按时归档、科学分类、组卷合理、资料齐全。对于内容不同的各类文书档案、技术档案和财务档案应装订整齐、规格统一，使每项工程的维修资料科目全面、条理清晰。
4、实行维修档案资料信息化管理，充分开发信息资源，顺应科学技术的发展。从维修工作的发展趋势来看，要充分开发维修档案信息资源，就必须逐步实现信息化管理，形成维修档案管理的网络系统。这样维修档案的资料库才能储存更多的信息，这对于维修工作的决策和管理都具有重要意义。
三、运用科学方法，加强维修工程施工的管理工作。
房屋维修的施工管理，就是在一定的自然条件和技术经济条件下，按照维修
工程的基本规律，采取科学的，经济的、合理的方式，把维修改造过程中的各个环节组织好、协调好，确保工程按照计划要求和质量标准如期完成。
1、实行科学管理，树立按维修工作的规律办事的作风。结合我校维修工作的实际情况，建立并执行各项规章制度，如工艺法规、操作规则、安全技术要求和岗位责任制。贯彻和运用各种标准，如工程定额、工期标准。由部门行政领导和技术人员组成统一的施工指挥系统，进行施工组织、工程计划和质量控制。
2、在施工过程中，严把质量关，以“质量第一，预防为主”为方针。维修管理部门要建立健全规章制度和质量管理责任制，形成一个严密的工程质量管理工作体制。坚持定期和不定期的工程质量检查，对质量事故进行调查分析，找出原因，提出相应的技术处理措施。推行质量管理技术标准和管理标准，实行全面质量管理，坚决按技术规范和设计方案施工。使维修工作规范化、统一化、程序化、制度化。
3、针对我校房屋维修工作的特点和教学科研的需要，组织健全一支由瓦工、木工、电工、水工、金工组成的、专职服务于房屋日常零星维修养护的队伍，建立全天候值班接待制度。这支队伍的工作职责必须明确，具有应急能力的技术水平和工作态度，作风过硬，吃苦耐劳。对各部门报修的零星维修做到“水不过天，电不过夜”，对因故确实不能及时修复的，应讲明原因，并争取尽快解决，做到事事有着落。
结束语：
维修管理工作的基本原则是：科学性、经济性、适应性。在工作中要不断加强管理，制定和执行法规章程，提高业务能力和技术水平，组织安排好有计划、有步骤、高质量、高效率的维修工程，把房屋维修与改善条件结合起来，为教学科研服务，为教师和学生服务。
参考文献：
[1]王润栓.对高校后勤维修管理的探讨[J].山西财经大学学报（高等教育版），2002，（4）.
（一）加强档案馆舍建设是档案安全保管和利用的坚实基础，符合规范的档案馆馆舍是做好档案馆各项工作的前提。2010年，把馆舍建设工作纳入工作重点，以国家补助中西部地区县级综合档案馆建设为契机，全力抓好档案馆舍建设项目的争取工作。与发展和改革局密切配合，科学选定档案馆建设地址，并按照《国家综合档案馆建设标准》的要求，开展了档案馆项目建设的可行性研究和初步设计并通过审查。目前，该项目已被列入国家“十二五专项规划”。
二、全力服务全县中心工作
强化全县档案工作规范化、标准化管理，进一步提高机关、农村、企业档案工作整体水平。
（二）一如继往抓好档案法律法规宣传工作。印发了《关于开展2010年度档案执法年检工作的通知》，于11至12月对全县11个乡镇、69个县直单位进行了档案执法检查。抓好档案、地方志“五五普法”检查验工作，获得全县“五五普法”最佳单位称号。
（三）按照县委、县政府印发的《县人民政府机构改革实施意见》的要求，为确保机构改革中档案的完整与安全，结合我县实际，加强机构改革档案管理工作。对机构改革单位档案工作进行重新登记，并按照国家档案局8号令要求修订了“三合一”制度。
（四）扎实推进档案复查换证工作。全年共复查县交警大队、水利水电局、审计局3个单位，有3个乡镇移民工作站已准备就绪，计划明年初进行验收。
（五）加大机关档案提档升级工作力度。县地税局机关档案成功晋升为省特级。县委办公室、县政府办公室、县安全生产监督管理局、县国土资源局、榔坪镇人民政府5个单位顺利通过验收，达到机关档案管理省一级标准。鸭子口卫生院通过验收达湖北省企业科技事业单位档案规范管理a级水平。贺家坪镇贺家坪村、青岗坪村、七里坪村档案成功验收，达省二级标准。
（六）继续深入宣传贯彻国家档案局8号令。按照3月全市档案工作会议安排，今年对二级单位推行新的文件材料归档范围、保管期限表进行规范。通过召开会议、个别辅导，62个县直二级单位重新制定“三合一”制度。为执行国家档案局8号令打下良好基础。11月，市档案局对我县“三合一”制度审核复函工作进行了检查，评定为优秀等次。
（七）为切实贯彻落实党和国家的各项惠农政策，让广大群众充分享受惠农政策的信息资源，在全县农村安排部署建立方便实用的“三惠”（惠农政策、惠农台账、惠农信息）档案。5月，下发《关于建立农村“三惠”档案的指导意见》。6月，召开全县档案工作座谈会，安排部署建立“三惠”档案。随后，深入到11个乡镇进行调查研究，帮助建立“三惠”档案。
（八）强化重点建设项目的档案管理，开展2010年重点建设项目摸底、登记工作。经过摸底，全县重点建设项目有九家：长阳清江画廊旅游风景区综合开发项目（一期）、北纬三十度岛之世外桃源项目、新首钢资源控股有限公司高磷铁矿开发项目（一期）、湖北华饴长阳百万亩木本油料加工项目（一期）、湖北任森农业科技公司马铃薯深加工开发项目、北大荒丰润生物科技长阳有限公司肠衣肝素钠加工项目、长阳中国三峡·清江古城文化旅游度假区、长阳清江路市政改造工程、长阳人民医院应急救治住院部综合楼建设项目。及时召开重点项目的主管部门座谈会，安排部署并开展档案登记工作。
三、全面夯实档案基础业务工作
以档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系为抓手，加强档案信息化和档案馆基础业务建设。
（九）加强档案信息化建设。全面改版长阳档案史志网，坚持每周至少更新信息2条以上，并不断充实和完善栏目设置、栏目内容。到目前为止,新改版的长阳档案史志网点击率达到4300多次，总访问量达到19000多次；建立录入情况分全宗统计台帐、入库数据及数据库数据增减统计台帐，完成2010年档案目录录入计划、机构名称录入全简称对照表；完成104530条目录数据的录入，修改30000条目录数据；完成15032条目录的上报工作；完成数据库档案目录的清理工作，文书档案目录中共清理出无法查询利用或者档案未进馆的21603条目录。并将原录入在文书档案库中的146条名人档案目录转入专业档案名人档案库中；完成接收进馆进库档案需移出修改的目录64888条数据的导出工作，完成数据库中56186条需移出修改的目录数据的导出工作；完成湖北省百馆珍品的信息采集、上报工作；完成湖北省红色档案集粹的采集、上报工作。
（十）加强档案馆基础业务建设。完成馆藏印章档案编目工作；完成年度档案的审查开放、编目工作。年度案卷总数1579卷，开放1307卷，延期的有272卷；完成284册报刊、图书资料的整理、编目、登记工作；完成陈金祥名人档案的收集整理；整理馆藏照片档案11册、641张；接收民政局婚姻档案14288件，县人大常委会照片档案842张；接待档案查阅利用1078人，提供利用3342卷，复印2346页。收集利用效果实例10例。
（十一）加强档案馆安全建设。为贯彻落实国家档案局关于创建国家档案安全体系的
精神，保障档案库房国家档案（资料）的安全，制定《档案馆安全检查制度》和《档案（资料）出入库房安全检查制度》，建立档案（资料）出入库房安全检查记录、档案库房安全检查记录、档案馆安全检查记录簿，实行主要领导、值班领导、值周领导、办公室（档案管理股）负责人、库房管理员和专职安全管理员层级负责制和问责制，确保档案管理安全。
四、全面加强史志编研工作
史志编研以出精品为基础，以服务经济和社会发展为目的，获得丰硕成果，得到上级业务部门的认可，12月17日，局党组书记张国振同志被中国地方志指导小组表彰为全国地方志工作先进工作者。
（十二）如期完成《中国共产党长阳历史·第二卷》初稿编撰工作。《中国共产党长阳历史·第二卷》共设5编19章，全面反映年10月新中国成立至年12月十一届三中全会召开期间，中共长阳县委领导全县人民进行新民主主义和社会主义建设的艰难曲折和所取得的辉煌成就。截止12月底，经过全体编撰人员的共同努力，已经形成了20多万字的初稿。
（十三）圆满完成全县革命遗址普查工作。自今年5月份以来，按照中央、省委、市委以及县委对革命遗址普查工作的部署和要求，圆满完成全县革命遗址普查工作任务，最终形成“五个一”的革命遗址普查成果：即编辑了一份全面详实的全县革命遗址目录；绘制了一张标识准确的全县革命遗址分布图；拍摄制作了一本反映全县革命遗址现状的相册；编辑整理了一册客观权威的全县革命遗址普查资料汇编本；刻录了一套与全县革命遗址普查资料汇编本相配套的电子光盘。经过对全县革命遗址的全面普查，共登记上报革命遗址58个，其中重要历史事件和重要机构旧址30个，重要历史事件及人物活动纪念地8个，革命领导人故居7个，烈士墓7个，纪念设施6个。另有其他遗址5个，其中重要人物故居1个，烈士墓2个，重要历史事件及人物活动地1个，纪念设施1个。
（十四）及时完成《天南地北宜昌人·长阳篇》的报送工作。按照市委党史办公室的要求，及时征集、整理符合《天南地北宜昌人》收录标准的21人的资料上报市委党史办公室，并形成8000字左右的上报材料。
（十五）积极参加市委党史办、市党史学会“纪念‘三个代表重要思想’发表10周年的活动”，撰写的“博大精深的意蕴，理论创新的瑰宝”理论文章获二等奖。
（十六）积极帮助县政协文史委编撰“老区革命叙事集”。建议并审定该书初稿，使其顺利出版发行。
（十七）《长阳县志》的编纂工作顺利进行。2010年完成《长阳县志》的政治建设、司法、科技、社会保障、医疗卫生、精神文明建设篇等7篇及大事记的总纂、补充修改；完成附录资料收集整理及后记的编写；对彩图进行选编并进行版式制作，同时收集内文插图；完成《长阳县志》一审、二审工作并进行修改完善后，于7月2日召开终审评审会议，根据评审会议意见经过再次修改补充后，现已进入印刷程序。
（十八）完成《长阳年鉴》（2010）的编纂工作。根据省、市要求，经县委、县政府同意，2月26日召开《长阳年鉴》编撰动员及培训会议，县委办公室主任王功平主任亲自做动员，《<长阳年鉴>（2010）篇目》同时下发到各单位。到4月底，各单位全部完成供稿任务。从4月中旬开始《长阳年鉴》（2010）的编纂，至6月底完成《长阳年鉴》（2010）的统稿、初审工作，经过市方志办审核定稿后，《长阳年鉴》2010卷于11月出版发行。《长阳年鉴》（2010）在卷的基础上调整了部分篇目，增加了电子书，并由内部资料改为三峡电子音像出版社公开出版发行。
（十九）完成《年鉴》、《宜昌年鉴》（2010）长阳部分的供稿任务。
五、全方位建设和谐机关
（二十）“三型”机关建设常抓不懈。在制定全年工作计划的基础上，制定和完善《2010年工作目标考核办法》，强化勤政建设与管理，坚持实行考勤制度，坚持机关学习制度；坚持一月一评会议制度；全面推行政务公开工作，制定政务公开工作计划，政务公开工作指南和目录。及时公开政务信息，为公民、法人或其他组织获得信息提供方便；在机关党员、干部中开展党员、公务员示范岗活动；开展第11个党风廉政建设宣教月活动；在获得-市级文明单位称号的基础上，继续在机关开展-2010年度市级文明创建工作；加强外宣工作，向上级行政、业务部门报送信息131条，采用119条，撰写调研文章两篇，均被采用。12月29日，《长阳着力建设档案安全体系，推动档案事业持续健康发展》的经验在宜昌市档案局《宜昌档案》上登载，并加编者按在全市推广。2010年县档案局被省档案局表彰为全省档案工作先进集体、全省档案宣传工作先进集体。
