时间：2023-02-05 02:19:48
国家的各级疾病预防控制中心是国家体系中的职能机构,承担着群体预防任务,各种疾病的监测及分析、防治等重大任务,在各项工作中, 如开展疾病控制、卫生监测科研教学及健康教育等业务活动中,形成了大量的业务技术档案,而大量的业务技术档案如没有合理,有效的管理,不但会失去许多珍贵的统计数据,而且也不能合理地利用这些档案资源,发挥档案资源的价值,从而加以合理利用,因此,疾病预防控制中心的档案管理是卫生防疫工作的重要一环。
从各地各级疾病预防防控制中心档案主体的卫生防疫业务档案采取的管理模式不尽相同,有的是采用科存档案、中心存目录;有的则分散在科室,或固定人员管理,或干脆分散在个人手中。笔者认为对疾控中心业务档案应采取分级管理的方法,这样既符合档案工作基本原则,又能满足卫生防疫业务开展的需要。
一、疾控中心业务档案两级管理原则
疾控中心档案有两大类;一类是行政往来各种文件形成的档案,另一类是各业务科室在工作中逐渐积累形成的业务档案。而这些档案的两级管理是指在疾控中心档案工作管理委员会的统一领导下,将防疫业务形成的技术档案实行站级、科级两级管理,其内容主要有以下四个方面:
1.将疾控中心业务档案纳入中心档案工作管理体系,同其他门类的档案一样,业务档案的管理也应在接受中心档案工作管理委员会的统一领导,由中心档案室负责具体组织实施。
2.将业务档案分为中心、科两级,对业务活动中形成的大量疾病防治、卫生监测档案,分别为中心业务档案和科级业务档案两个层次。
3.中心级业务档案管理:凡划归的中心级管理的业务档案,由各科档案员负责收集,整理、立卷定期向中心档案归档,交由中心档案室统一保管和提供利用。
4.科级业务档案管理:凡划归为科级管理的业务档案,交科保存。由各科兼职档案员负责收集、整理、立卷,并负责保管和提供利用。
二、中心级、科级档案范围的确定
中心级档案和科级档案各有其划分的范围和界限,中心级档案的划分应本着总体性、综合性、分析性及学术性的原则对档案进行划分,即要将那些反映主要业务工作的总体水平的材料,以及在基础监测上形成的综合性、分析性并具有一定学术价值且保管期限长的材料确定为中心级档案,以确保中心级业务档案能够全面反映和概括本机构业务活动及工作水平。主要有以下几个方面的档案:
1.业务工作法规、标准及技术方法的研究档案,包括有关证书、研究报告、编制说明及验证报告单。
2.年度或跨年度的法定传染病、地方病及中小学常见病等疾病防治方案及总结、疫情流行病学分析,疫情流行趋势预测等。
3.年度或跨年度的卫生监测的总结分析。
4.重大事故、疫情暴发、中毒调查处理的有关材料,包括调查报告、现场调查记录及有关的行政处罚材料等或年度综合性分析总结。
5.专题调查,包括调查设计、调查报告或总结、统计汇总等材料。
6.各项业务工作的统计月报,年报。
7.省市级以上刊物上发表的业务论文。
科级档案的划分范围大致有以下几种:
1.中心在日常业务活动中直接形成服务对象的档案,这些材料的保管周期不易确定,需随所服务的企业存亡而定,而且不少材料还因工作需要逐年加以补充,因此,科保存更为便利。
2.常规性卫生监测材料:包括所辖地区和监测点或直管单位公共卫生监测材料、监测记录、记事、监测小结、控制结果、监测报告等材料。
3.一般性违法案例、疫情、污染事故,食物中毒的调查处理材料,包括个案调查表、现场调查笔录、人员录访记录,检验结果及处理报告等。
4.从业人员健康体检,卫生知识培训材料,包括体检表、检验单、统计表、培训计划、教材及小结等。
三、实施两级管理的意义
1.两级管理使业务档案查找方便,节省空间。我中心在工作中形成大量的业务档案,如果不分两级管理,使各种重要的,保存价值大的档案和一般性的、基础性的材料档案混杂在一起,查找起来很不方便,分散在各科室,也不利于全中心档案工作的统一布置和指导,如果把全站综合性的材料统一归纳到档案室,便于档案的管理,也为各科室节省了空间。
2.中心级档案管理有利于防疫业务工作整体水平的提高。第一,中心级业务档案管理可使中心档案能够反映业务工作全貌和工作水平,对于中心领导及时把握全局,做出正确决策提供了有力依据。第二,由于中心级业务归档范围明确,将具有总结分析性、学术性的材料交中心归档,从而要求各科业务人员不能再仅停留在做一般性工作小结的基础上,而是要在大量的监测材料上进一步加工,形成分析性报告,从而促进了业务工作的提高。第三,中心档案室人员针对业务档案开展信息加工,通过各种编研材料为全站科研防病工作服务,有利于防疫机构科研工作的开展。第四,中心级档案管理便于开展中心级防疫信息交流,为全市的防疫工作提供利用。
3.科级管理是有利于满足防疫业务工作日常的需要。防疫业务有延续性,在对监测点,直管意境的监测中要经常使用其前一年或前几年形成的监测档案,特别是随着生产经营单位的变化,有些档案要还不断进行补充或注销,因此,科级管理就要以及时满足卫生防疫的日常需要。
综上所述,将业务档案实行两级管理,是疾控中心贯彻我国档案集中统一管理基本原则而建立的一种档案管理模式,它符合卫生防疫业务工作的特点和需要,随着业务档案管理实践的发展,它将会更加完善,一定会为卫生防疫业务工作的开展发挥重要作用。
另外,疾控中心档案的利用价值逐渐体现出来,各级疾控中心档案工作逐步走上了规范化、科学化的管理轨道,特别是自档案目标管理活动开展以来,更是将档案工作推向一个新的高度。
关键词：《档案管理》；2012年；文献计量；统计分析
1 引言
《档案管理》创刊于1986年[1]，连续入选中文核心期刊，刊发了大量高被引的论文，备受业界关注。为客观准确地反映《档案管理》2012年的载文情况，作者对当年刊发的全部文章进行了各项统计。为确保统计数据的准确，对关键词作了必要的规范，归并了重复引文，剔除了无文献来源的注释性引文，并对全部引文逐一进行了核对，修正了引文中的差错。
2 统计分析方法
利用文献计量学的方法，对该刊2012年刊发的文章从栏目发文量、作者及地域和机构、主题、基金论文、引文类型及年代分布等方面进行统计分析，运用CNKI检索了被引情况。根据载文实际和统计分析的需要，作者统计分析不含“通讯”、“卷首语”、“文摘”等栏目的文章，主题统计分析不含无关键词的文章，引文统计分析不含无参考文献或参考文献类注释的文章。
3 载文统计分析
3.1 载文栏目发文量。2012年《档案管理》设置有“卷首语”、“理论探讨”、“争鸣”、“业务研究”、“局馆长访谈”、“专题沙龙”、“调查报告”、“海外采风”、“工作园地”、“史料钩沉”等18个栏目，共刊发文章277篇，表1是主要栏目的发文数量。发文量集中于“工作园地”、“业务研究”、“调查报告”和“理论探讨”四个栏目（表中单列了占比）。
3.2 作者分布。作者统计针对“工作园地”、 “业务研究”、“调查报告”、“理论探讨”、“海外采风”等9个栏目的242篇文章，其中独著210篇，两人合著28篇，三人合著4篇，分别占统计文章的86.78%、11.57%和1.65%。
3.2.1 作者发文数量。最多的发文6篇，共两人，发文3篇以上的作者共12人（“+”后为第二作者发文数），另有马帅章等28人发文2篇（含非第一作者）。
3.2.2 第一作者地域分布。以第一作者发文最多的为河南作者（168篇），其次是北京（9篇）、山东和上海（各8篇），发文作者涵盖了19个省市。河南省又以郑州、开封、濮阳作者发文数量居多（105篇）。
3.2.3 第一作者机构分布。由于有些文章作者单位不够具体，对统计数据的准确性有一定影响。242篇文章中，各类院校和各级各类档案馆（局）的作者占比较高，分别发文102篇和82篇。
3.3 主题分布。关键词是从文献的标题、摘要和正文中选取的，能够反映文献的主题[2]，因而选用关键词进行主题分析。2012年《档案管理》中有关键词的107篇论文共有关键词401个，篇均3.75个。涉及关键词305个，最多的仅出现8次，可见分散度较大。为较好地反映文献主题，可将表达相同或相关概念的关键词进行必要的统一，如将“档案馆”、“档案局”、“档案部门”等统一为“档案馆”。规范统一后，利用自编的软件处理得到以下统计结果。
3.4 基金论文。2012年基金项目论文共25篇，基金论文占比超过10%。其中，河南省档案局科技项目《转变档案行政管理职能研究》、《档案执法理论与实践研究》各发文3篇，河南省档案局科技项目《档案立法技术研究》发文2篇，基金发文量如表4所示。
3.5 引文统计。2012年《档案管理》文章中，列有参考文献、参考文献类注释的论文96篇，共有引文725条（其中外文13条），篇均引文7.55条。从年代分布看，2005年后的引文数量占66.62%。引用文献类型中，期刊论文最多，占比达70.62%，其次是电子文献、图书和学位论文。表5列示了引文的年代分布（“其他”为1980年前或无法确认年代的）。
引用文献中的期刊论文共涉及期刊139种，其中以档案类期刊为主，排在前9位的都是档案核心期刊，其次是非核心档案类期刊和图书情报类核心期刊。
3.6 被引统计。通过中国知网检索，截至2013年4月23日，2012年《档案管理》刊发的被引论文达25篇，其中《中部六省市级档案网站评估指标体系的构建及评估结果分析》被引3次，《浅谈事业单位档案的信息化建设》等两篇各被引2次。表6列示了十种档案学期刊2012年发文及被引情况。
4 结论
通过以上统计和分析，可以得出以下基本结论。
4.1 从栏目发文分布看，“工作园地”、“业务研究”、“调查报告”和“理论探讨”四个栏目是发文主体，“工作园地”和“业务研究”两栏目的发文量超过发文总数的一半，表明《档案管理》特别注重结合工作实际，与其“以业务指导为主，兼顾学术性和可读性”[1]的定位是一致的。
“卷首语”是许多档案刊物共有的栏目，但《档案管理》六篇卷首语的内容均为“档案依法行政管理”，对做好档案工作有很强的针对性和指导性。
4.2 载文中独著文章居多，发文2篇以上的作者超过40人，他们独立或合作发文的数量超过100篇，表明《档案管理》已形成较为稳定的作者队伍。但作者以个人自由研究为主，论文合作程度偏低[3]。
发文作者的地域和机构数据表明，《档案管理》立足河南，面向全国。注重反映本省的研究成果，注重各级各类档案馆（局）的业务交流，不断传播和促进学术研究。发文作者集中在各级各类档案馆（局）和各类高校，反映了这两个系统科研能力较强[3]。
4.3 从关键词的词频可以看出，《档案管理》2012年特别注重刊载“档案执法”、“档案法规”和“立法”方面的文献，同卷首语的内容相呼应。此外，“档案馆”、“档案”、“档案管理”、“档案鉴定”、“档案服务”等也是刊载的重点，有很强的实际工作指导价值。但列有关键词的论文偏少，在一定程度上影响了主题统计结论的准确性。
4.4 基金项目多为与档案工作相关的省部级以上项目，基金项目级别较高。基金论文占比虽不算高，但针对性很强，较充分地反映了档案科研特别是档案执法和立法研究方面的最新成果。
4.5 引用文献表现出期刊论文多、核心期刊论文比重大、引用年代新的特点，表明刊载的论文注重高水平档案学研究成果的吸收，注重图书情报领域研究成果的借鉴，同时广泛吸纳其他学科的成果。但列有引文的论文偏少，有些著录不准确，外文引文较少。
4.6 尽管统计的时间段较短，而论文的被引和被引率均有较大的滞后性[4]，但截至2013年4月23日的2012年载文被引同其他档案类期刊2012年载文被引的对比表明，《档案管理》有较高的被引量，一定程度上反映了该刊在档案类核心期刊中有较高影响力。
参考文献：
[1]《档案管理》杂志社.《档案管理》简介[EB/OL].（2011-04-25）[2013-04-01].http：///w_NewsShow.asp？ID=0：2628.
[2] 倪丽娟，于淑丽.档案学研究热点分析——基于2004～2008年《档案学研究》、《档案学通讯》论文关键词的词频分析[J].档案学通讯，2010（1）：19～22.
[3]袁小翠.2005年～2011年我国档案信息化研究文献计量分析[J]. 档案管理，2011（6）：60～62.
信息系统工程监理(简称信息监理)是指在政府工商管理部门注册的且具有信息系统工程监理资质的单位，受建设单位委托，依据国家有关法律法规、技术标准和信息系统工程监理合同，对信息系统工程项目实施的监督管理。根据信息部《关于
目前，信息监理的主要内容可概括为“四控、三管、一协调”，即：质量控制、进度控制、投资控制、变更控制；合同管理、信息管理、安全管理和关系协调。具体内容包括：协助业主编写招标文件、评标标准、进行评标及合同谈判；审查承建单位选择的分包单位；审核承建单位提出的材料和设备清单及其所列的规格和质量；审查承建单位提出的项目组织实施方案、施工技术方案、进度计划、质量保证计划和资金分解计划，提出修改意见；督促、检查承建单位严格执行工程承包合同和工程技术标准；检查工程进度和施工质量，验收分部分项工程，签署工程付款凭证；检查项目建设的变更情况，审核变更办理报批手续；调解业主和承建单位之间的争端；督促整理合同文件和工程档案；提交竣工验收报告；审查竣工决算与竣工资料。
信息监理档案的构成
从监理的角度来分类可将信息监理档案分为以下四大类，即：监理总控类、监理实施类、监理回复类、监理内部类。
监理总控类档案，是指在正式实施监理工作前所形成的纲领性、指导性、规划性文档。其他文档都是从总控文档派生出来的或者说总控类文档是其他类的上层文档。主要包括集成合同及附件、监理单位案、监理合同、监理任务书、监理说明书、监理规划、监理实施细则、监理总结报告、施工技术方案、总体方案以及有关规定、办法、规程等文件。
监理实施类档案，是指信息监理方在开展信息系统监理活动中所形成的工程作业记录。主要包括监理咨询报告、招标计划、合同变更指令、计划变更表、变更申请表、进度监理总计划、网络进度计划、月施工进度计划表、进度实施情况表、监理工程项目完成工程量汇总表、工程暂停令、开工令、复工令、返工令、施工进度的记录和统计、施工进度纠偏监理记录、质量监理保证计划、质量监理阶段报表、质量事故报告、抽查复查记录、质量等级评定报告、质量跟踪反馈单、投资监理计划、项目总状况报告表、项目投资完成情况报表、计量结单、索赔单、工程造价分析报告、沟通记录表、监理日报、监理周报、监理月报、专题监理报告、监理会议纪要、监理通知单、专题监理报告、初验报告、验收报告、总结报告、验收鉴定书及其他监理实施文件。
监理回复类档案，是指监理单位在收到承建单位或者建设单位和工程文档时，由监理单位负责回复或批复意见的文件。主要包括招标文件评价记录、投标文件评价记录、开标过程确认表、工程合同评审表、工程技术文档审核表、质量保证资料检查记录、工程开工报审表、工程延期申请表、费用索赔申请表、分包单位资格申请表、软件开发文档审核表、工程设计方案审核表、设备开箱检验报告、项目付款阶段验收报告、工程款支付申请表、工程款支付建议书、索赔处理意见、项目各阶段培训检查记录、报验申请表、提交资料回复单及其他监理意见文件。
监理内部类档案是指监理单位为开展工程在监理单位内部发行的各种文件。主要包括内部决议文档、内部控制文档、监理日志、监理总结报告、监理大事记及其他内部文件。
信息监理档案的管理原则
1．坚持领导重视、全员参与、专人负责、全过程、全方位管理的“三全一专”原则。为了进一步提高信息监理工作水平，促进信息监理工程的程序化、规范化、科学化，监理单位应该要求各部门认真做好监理档案的管理工作，实行总监负责制，派专人管理，制定专门管理办法。
2．信息监理档案是整个信息系统工程档案的一个部分，它与系统项目业主档案、承建单位档案共同构成一个完整工程项目档案整体。信息监理档案的管理必须从工程项目整体出发，制定统一的文档编制策略。信息监理档案应与信息系统工程形象进度同步建立，按类别及时整理归档，要求真实齐全、纸张统一，编有检索目录，便于各方查询利用。
1疾控档案的分级管理问题
疾病预防控制机构业务档案的划分范围，应本着总体性、综合性、分析性及学术性的原则，将那些反映主要业务工作总体水平的档案资料、有一定的学术价值、保管时限长的基础监督监测档案划分为中心级档案，以确保中心业务档案能反映和概括本机构业务活动及工作水平。一是将疾病预防控制业务档案纳入疾控中心档案管理体系，由疾控中心办公室统一领导，疾控中心综合档案室组织实施。二是将业务档案分为一级、二级档案两级。一级档案：凡划归疾控中心管理的业务档案，由各科负责整理，定期移交给疾控中心综合档案室归档，统一保管和提供利用。二级档案：一般是指处、科、室档案。凡划归处、科、室管理档案，由各处、科、室收集整理归档，指定专人负责保管，提供档案信息为现实工作服务。
2疾控业务档案范围的划分
2.1一级档案范围。业务工作法规、标准及技术方法的研究档案，重要的请示与批复、重要的证书、调研报告、研究成果等；年度或跨年度的法定传染病、地方病及中小学生常见病等疾病防治方案、流行病学分析、疫情流行趋势预测、不明原因疾病调查等；年度或跨年度疾病监测总结分析；重大事故、重大疫情、中毒调查处理的有关资料，包括调查报告及现场调查分析总结；专题调查：包括调查设计、调查报告或总结、统计汇总资料。各项业务工作的统计月报、年报。全国、河南省、市级刊物上发表的业务论文。
2.2二级档案范围。疾控中心处、科、室级档案范围对辖区内疾病预防控制机构所提供的报表、总结等资料。因疾病流行规律，防治措施来自长期、大量的日常性监测工作的积累，不仅对当年的疫情分析有用，更可能是若干年发现或分析疫情流行规律有用，不少资料需要逐年加以补充。一些资料的保管周期不易确定，可随需而定。因此，这些一般性、经常性业务活动形成的资料应作为二级档案保管。二级档案可划分为：疾病监测报告，包括流行病学调查原始资料、调查方案；基层常规报表，包括月报、季报、年报等；重大暴发疫情的处理资料；疾病监测原始记录、督导检查记录及总结等。
3疾控档案应当具有专业特色
疾控工作发展到哪里，档案工作就应该延伸到哪里。当前，随着卫生体制改革工作的不断深化，疾病预防控制工作科研、监测、检验技术服务职能得到进一步的拓展和加强，疾控档案和资料的收集范围也在不断地扩大。这就带来了疾控档案部门职能、机构、制度、人员的加强，也为进一步开展疾控档案工作创造了良好的工作氛围。因此，要特别重视疾控档案资源体系、利用体系和安全体系建设，充分发挥疾控档案信息的作用，为和谐社会建设提供重要保障。
4加强新时期疾控档案工作
4.1加大疾控档案信息化建设力度。要通过建立疾控档案信息化中心为龙头，切实提高资源体系的信息化程度。建立科学的信息化网络平台，加快信息化资金投入，实现疾控档案数字化加工，真正把疾控综合档案室建设成为疾控中心信息保管和利用中心。
4.2建立切实可行的疾控档案管理体制。针对疾控档案种类多、利用率高的特点，制定科学合理的管理制度，建立以单位主要负责人牵头领导组织，制订符合实际的档案归档范围和分类方案，要加大疾控档案业务指导力度，科学标示，科学保管，切实提高疾控档案标准化、规范化程度。
4.3加强档案干部队伍建设。按照“政治强、业务精、作风硬”的总要求，加强对专兼职档案干部的配备、管理和继续教育，提高档案业务技能和水平。要积极开展业务协作组交流机制，学先进，比创新，重实绩。要关心爱护档案工作者，在工作和生活上给予帮助，充分发挥档案工作者的积极性和创造性。
? 防疫业务档案两级管理是指在卫生防疫站档案工作管理委员会的统一领导下，将防疫业务形成的技术档案实行分别站级、科级两级管理。其内容有以下四个方面：
? 1?将卫生防疫业务档案纳入站档案工作管理体系：同其他门类的档案一样，业务档案的管理也应在接受站档案工作管理委员会的统一领导，由站档案室负责具体组织实施。
? 2?将业务档案分为站科两级：对业务活动中形成的大量疾病防治、卫生监督监测档案分别为站级业务档案和科级业务档案两个层次。
? 3?站级业务档案管理：凡划归的站级管理的业务档案，由各科兼职档案员负责收庥、整理、立卷，定期向站档案室归档，交由站档案室统一保管和提供利用。
? 4?科级业务档案管理：凡划归为科级管理的业务档案，交科保存，由各科兼积档案员负责收庥、整理、立卷，并负责保管和提供利用。二、站科两级档案范围的确定
(一)站级业务档案的划分及范围
? 在确定站级业务档案的范围时，应本着总体性、综合性、分析性及学术性的原则对档案进行划分。即要将那些反映主要业务工作的总体水平的材料以及在基础监督监测上形成的综合性、分析性并具有一定学术价值且保管期限长的材料确定为站级档案，以确保站存业务档案能 够全面反映和概括本机构业务活动及工作水平。总体来看，站级业务档案的范围有以下几个方面：
? 1?业务工作法规、标准及技术方法的研究档案。包括有关证书、研究报告、编制说明及验证报告等。
? 2?年度或跨年度的法定传染病、地方病及中小学生常见病等疾病防治方案及总结、疫情流行病学分析、疫情流行趋势预测等。
? 3?年度或跨年度的卫生监督、监测的总结分析。
? 4?重大事故、疫情暴发、中毒调查处理的有关材料包括调查报告及现场调查记录及有关的行政行政处罚材料等或年度综合性分析总结。
? 5?专题调查。包括调查设计、调查报告或总结，统计汇总等材料。
? 6?各项业务工作的统计月报、年报。
? 7?省市级以上刊物上发表的业务论文。
? (二)科级业务档案的划分及范围? 我国各级防疫站在日常业务活动中更大量地、更直接地是形成服务对象档案，即在对其所辖区内或对被划定为本站管理的单位所提供的经常性的疾病控制、卫生监督监测服务中所形成 的材料。这些材料的保管周期不易确定，需随所服务的企业的存亡而定，而且不少材料还因 工作需要逐年加以补充，因此存科保管更为便利。此外，卫生防疫工作成果的取得周期长，其疾病流行及防治规律得自于长期的大量的日常性监督监测材料的积累。这些常规性监督监 测材料不仅对当年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能从中发现和分析出疫情流行规律。因此，这些一般性、经常性业务活动形成的材料不能因为有了综合性或总结性报告， 就可以随意处置，而应做为科级业务档案存科保管。科级业务档案的范围有以下几个方面：
? 1?卫生监督材料
? (1)预防性卫生监督材料：包括所辖区内或直管单位许可证审批、复验材料；新、改、扩建项目审查材料。
? (2)常规性卫生监督监测材料：包括对所辖地区或监测点或直管单位公共卫生监测材料，包括监测记录、记事，监测小结，控制结果，监测报告以及经常性卫生监督检查、抽查材料。
? 2?一般性违法案例、疫情、污染事故、食物中毒的调查处理材料，包括个案调查表，现场调查记录(笔录)，人员寻访记录，检验结果及处理报告等。
? 3?行政处罚材料，包括监督笔录、检验报告、合议记录、听证记录、处罚决定书、结案单及送达回执等。
? 4?各类所辖产品鉴定及出具证明材料；广告登记管理材料。
? 5?从业人员健康体检、卫生知识培训材料，包括体检表、检验单、统计表；培训计划、教材及小结等。
? 6?咨询工作材料，包括咨询登记、记录及小结等。
? 7?各种毒理检验、化验材料。
? 三、实行两级管理的意义
? 1?两级管理有利于解决档案储藏空间与业务档案数量间的矛盾
? 我国各级防疫机构中，档案室档案库房大多狭小，根本无法容纳全部的业务档案，因此，只能将那些保存价值更大、保存期更长的档案集中到站档案室中，而一般性的，基础性的材料 只能分散在科室保存。但这种分散管理也是纳入全站档案工作统一布署和指导下进行的。
? 2?站级管理有利于防疫业务工作整体水平的提高
? 首先，站级业务档案管理可使站档案能够反映业务工作全貌和工作水平，对于站领导及时把握全局，做出正确决策提供了有力依据。其次，由于站级业务归档范围明确将具有总结分析性、学术性的材料交站归档，从而要求各科业务人员不能再仅停留在做一般性工作小结，而 是要在大量的监督监测材料上做进一步的加工，形成分析性报告，从而促进了业务工作的提高。第三，站档案室人员针对业务档案开展信息加工，通过各种编研材料为全站科研防病工作服务，有利于防疫机构科研工作的开展。第四，站级档案管理便于开展站际防疫信息的交流，为全市甚至全国的防疫工作提供利用。
? 3?科级管理是有利于满足防疫业务工作日常的需要
? 防疫业务有延续性，在对监测点、直管单位的监督监测中，要经常使用其前一年或前几年形 成的监督监测档案；特别是随着生产经营单位的变化，有些档案还要不断进行补充或注销。如直管单位许可证档案、建设项目档案等就属这种情况。因此科级管理就可以及时满足卫生 防疫的日常需要。
? 四、两级管理的实施
? 1?建立健全档案工作网络
? 两级管理是通过档案工作网络层层的管理而实现有序的实施。因此，建立健全档案工作网络 是这产行卫生防疫档案两级管理的组织保障。
? 建立档案工作网络即在站一级设立由主管站长牵头、各科主任参加的全站档案工作管理委员 会，负责全站包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，并协调解决在实行两级管理中的各种困难。站综合档案室则依据站档案管理委员对业务档案 的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，除管理站级业务档案外，还要对科级业务 档案管理进行督促指导。各
科设兼职档案员，在站档案室的指导下进行站级业务档案的归档及科级业务档案的管理。这样的档案工作网络使业务档案由无序变为有序的管理。
? 2?建立切合实际的业务档案管理制度
? 对种类繁多、形式各异的业务档案，要实行科学规范的管理，就必须建立切合实际的业务档 案管理制度。首先，在制定业务档案归档范围和归档制度时，站档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，再结合卫生部“全国卫生防疫工作规范”关于业务活动形成材料范 围的规定，经与各科密切协商，具体确定符合业务实际的各科站级和科级业务档案的归档范围。其次，对于各科的科级业务档案也要同站级业务档案一样，提出统一的立卷要求，以确保科级档案立卷的规范，但可使用不同的卷皮，以示区分；第三，严格科级秋档案的保管及利用制度，任何个人不得将档案据为已有。
? 3?加强对兼职档案员的培训和指导
? 各科兼职档案员大多熟悉本科室的业务，档案知识相对贫乏。因此，要做好业务档案的立卷归档，就必须加强对他们的培训和指导。档案室可定期举办档案业务培训班，并将档案业务 学习列入兼职档案员继续教育的学习内容，进行学分评定，以提高他们学习档案业务的积极性。同时，档案室人员也要主动指导科室立卷和编目。
? 4?推行责任制，加强考核
一、实现医学影像档案的信息共享的作用
（一）提高查阅效率
传统的影像存储需要很大空间，对场地、温度、湿度、设备及档案管理人员均有较高要求，在进行影像资料查阅时，也耗费较多的人力和时间。此外，传统保管模式下的影像资料具有独占性，一张胶片被借走后，其他人就无法再借阅此胶片。影像信息共享后，可从根本上解决独占问题，在系统中的影像资源能被多人同时访问。电子检索功能使档案管理人员从繁重的查找工作中解放出来，大大提高了查阅效率。
（二）减轻患者看病成本
所有临床医护人员在熟练掌握影像系统的具体操作之后，各种影像及报告均可通过院内信息网络及时、迅速传输。工作流程监控和管理从患者登记、检查、报告编辑、报告审核到报告打印等均有时间记载，可反映影像链的每个环节所用的时间、参与人员等。报告及质量审核管理诊断报告除上级医生对报告审核把关外，科主任可调阅已发出的报告，指出报告和审核中出现的问题，使诊断质量得到持续性提高。如此，能使患者得到迅速、正确的诊断和治疗，有效加快急诊患者的流通和住院患者的床位周转率，减少平均住院日。患者看病成本降低、候诊时间缩短、满意程度提高，能真正体现“以病人为中心”的服务理念。
（三）提供完善的统计功能，为科学决策提供依据
医学影像档案信息共享系统还提供完善的统计功能，翔实的报表能使医院管理者及时准确地掌握各种设备的使用情况和工作效率，管理者可据此了解不同时期、不同检查患者的分布情况，据此进行调配管理，科学决策。
二、信息技术拓展医学影像档案功能的途径
（一）使诊断与治疗更加密切
由于信息共享，影像科与介入病房、门诊之间的相互联系和沟通更加便捷，有利于全方位管理。例如：治疗前图像的直接调阅和多种影像学图像的综合显示、比较、分析，能避免术前误诊、漏诊，也便于介入治疗操作，有利于病灶的准确定位；影像学图像直接传入手术室，手术医生在工作站上进行虚拟手术预演，设计手术入路和方案，更好地为外科医生服务；影像学图像连接激光导航系统，直接指导外科医生术中操作等。医学影像档案的信息共享，从根本上对学科进行了全方位的资源整合，使整个学科在统一的轨道上运作，有利于学科管理。
（二）提高对医疗资源的有效利用
为充分开发、利用好这一庞大的影像档案资源，医疗单位应利用已建成的局域网，开发医院影像资料信息化系统，不但实现医院内部影像资料各科室的共享，同时还应开发对外影像信息的交流和远程会诊。影像信息跨国传阅，实现了国内医院与国际级医院相互之间临床信息的采集、分析和处理，提高对患者的诊治水平，提高对医疗资源的有效整合和利用，同时医护人员自身的综合素质和能力也得到跨越式提高。
（三）为患者建立个人健康档案
个人健康档案是患者管理和保存自己健康信息的手段，它提供了健康信息交换共享的理想方法，能为患者带来许多益处，并直接受患者自己控制。目前国内许多电子健康档案工程比较关注患者的文本信息，内容包括门诊处方、医疗检验等，一般以上传方式存储在数据中心。尽管医学影像是患者健康档案的重要部分，但目前几乎没有成功实现医学影像档案信息共享的相关案例。通过医学影像档案信息共享，可以建立患者个人健康档案和设置保护密码。通过个人健康档案的积累，可以动态观察健康数据，动态比较所有的资料和数据，有利于患者及时了解自己的健康状况，疾病发展趋向、治疗效果等。
关键词：国有资产，档案管理，
1.国有资产档案概述
国有资产档案,是国有企业和国家(含省、市、县各级政府)投资的股份企业中专有的一种档案,是国家投资和投资收益的资产,在其生产经营活动中,按照一定的法律程序管理所形成的各种文件、图表、声像等载体的记录材料。国有资产档案的建立,对于国家来讲是为了强化对国有资产的产权监督,对于企业来讲是为了维护经营者的权利,对于生产者来讲是为了保护职工的切身利益,最终达到国有资产保值增值之目的。
2.国有资产档案的收集范围及其分类
国有资产档案,包括国家投资初始形成的档案、国有资产有序运营管理中形成的档案以及在生产经营活动中形成的无形资产档案等。因此,其收集范围也应涵括这几个方面:
(1)国家投资初始形成的国有资产档案,主要是指固定资产类档案,如厂房、设备、大型工具的登记等。
(2)国有资产有序运营管理中形成的档案,依其基本环节,主要包括清产核资(各种资产、资金的报表,资产情况的说明,清产核资报告等)、产权界定(国有资产管理部门依法划分资产所有权和经营权、使用权的归属,形成的主要文件有产权界定报表、报表说明、国有资产管理部门的批复等)、产权登记(填写的各种《国有资产产权登记表》、申请取得企业法人资格的有关文件、《国有资产授权占用证书》等)、国有资产收益分配管理(国有资产收益分配表、国有资产损益表及其报告、国家股利收缴通知书及上缴存根等)、国有资产的统计与核算(在对国有资产运动过程及其经营成果进行计量、审核、记录、计算、分析、预测等一系列工作中形成的国有资产统计报表、审核统计结果报告、分析统计报告、国有资产经营报告等)、资产评估(在企业兼并、拍卖、承包、租赁、联营、股份经营、破产清理、抵押、合资、合作经营过程中形成的资产评估申请书,资产清查、评定估算表册,资产评估结果报告,占有单位确认资产评估结果书等)、产权交易(包括产权转让合同,产权交易意向协议书,资产产权登记,工商登记结算财务、税务,土地、房产、户籍等的变更手续等)以及按要求呈报的其他有关文件材料。免费论文。
(3)在生产经营活动中形成的无形资产档案,包括商标(文字商标、图案商标、组合商标、防伪商标、注册申请、注册批准书、商标使用许可合同等)、专利(产品设计、试验记录,专利申请书、说明书及其摘要,专利要求书,外观设计的图片、照片,专利权证书等)、广告、非专利技术(亦称专有技术。如原料配比、产品配方、实施原始记录数据、技术操作方法要点、特殊工艺环节说明以及非专利技术转让时的保密合同等)、商业秘密(包括设计程序、管理诀窍、客户名册、货源情报、产销策略、招投标的标底及标书等)、特许权(特许生产、经营、或专卖的申请书、合同书、政府批准书、商品专营或专卖许可证、特种生产许可证等)、土地使用权(土地使用申请登记、土地使用证以及企业在使用中形成的有偿转让、出租、抵押、作价入股和投资等形式的文件材料等)、商誉(国际组织或国家、部门颁发的各种质量获奖证书、产品质量免检证书、管理确认证书、新闻界对产品质量的赞誉、客户来信对产品质量的褒奖、商品销售记录等)等方面的材料。当然,随着社会主义市场经济的发展,随着知识经济的到来,还会出现更多的企业无形资产档案,这需要我们在实践中给以密切关注并及时吸纳。
由于国有资产档案在企业档案中是一个新的类型,那么,就需要在不打乱原企业档案管理体系的基础上,新增设一个一级类目：国有资产管理类。其分类即指国有资产档案的二级类目。再由于国有资产档案是在企业改制中和改制后逐步形成的,二级类目可分为以下几个方面:
(1)清产核资类:1.固定资产清查登记;2.流动资产清查登记;3.无形资产清查登记;4.长期投资(股权、合作、租赁等)清查登记;5.在建工程清查登记;6.土地清查登记;7.负债清查登记; 8.清产核资总结报告及检查验收等文件。
(2)资产评估类:1.资产评估申请报告书; 2.资产评估立项通知书;3.资产评估委托合同或协议书;4.资产评估验证确认通知书; 5.资产评估报告书等文件。
(3)产权登记类:1.经审定的各类国有资产产权登记表; 2.有关部门批准企业设立、变动、终止的文件;3.国有资本金数额及来源证明;4.国有资产授权占有证书; 5.国有资产产权年度检查表; 6.境外国有资产以及以个人名义持有国有股或拥有物业产权办理委托转名的法律文本副本; 7.国有资产经营年度报告书等。
(4)国有资产处置、交易类:1.国有资产处置请示; 2.国有资产处置批复;3.国有资产处置结果报告;4.国有资产与产权变动处置方案;5.国有资产与产权变动档案移交或寄存手续凭证等。
(5)固定资产类:1.厂房、建筑物的所有权或使用权的证明文件,房产施工建筑、改扩建及管理资料等; 2.机器设备、器具、工具等的数量统计资料,融资租入的有关租约,运输设备的有关证照等; 3.建立的固定资产登记簿和固定资产卡片等。
(6)流动资产类:1.货币资金交易事项有关的经济业务资料; 2.经销产品的合同、信函、存储等资料; 3.有关流动负债的赊购等资料。
(7)无形资产类:1.工商产权档案:在国家工商等部门进行产权登记所形成的档案,如著作权、版权、专利权、商标权、计算机软件、经营执照等资料;2.行为权利档案:通过国家有关部门进行申报并被批准的企业生产经营行为权利所形成的档案文件,如专营权、进出口许可证、生产许可证、特许经营证等;3.对物产权档案:国家有关生产部门批准企业对物产使用权所形成的档案,如土地使用权、矿业权、租赁权、优惠融资权等; 4.专有技术档案资料; 5.荣誉档案等。
3.强化国有资产档案管理的意义和作用
在世纪之交,市场竞争逐步趋于国际化。作为我国国民经济的主体,国有企业的改革和发展也正处于关键时期,构建现代企业制度已成为企业改革的主旋律。免费论文。在这种情况下,强化国有资产档案管理,其意义就显得更为深远。
在我国社会主义市场经济条件下,国有资产档案是现代企业基础管理中不可缺少的一部分。免费论文。企业成为独立的法人和市场竞争的主体,形成“企业市场主体多元化,企业行为规范性,运营方式竞争性”的格局之后,国有资产档案也就成为保障国有资产保值、增值,防止其流失的一个重要环节。同时,国有资产档案所包含的有形和无形资产的价值,不仅可为提高企业竞争力提供支持,而且也可成为企业生产经营、科技研究、科学决策的有力依据。对此,我国已引起高度重视,有关部门颁布的《国有资产产权登记档案管理暂行办法》、《国有资产与产权变动档案处置暂行办法》等规定,为科学地管理国有资产档案已打下一个良好的基础。
参考文献
[1] 陈奕. 加强高校资产档案建设 促进高校资产管理[J]. 档案时空, 2004, (04) .
[2] 谢开明,叶方莲. 浅谈高校有形资产档案管理[J]. 安康师专学报, 2005, (03) .
一、总则
1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。
2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。
3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。
三、归档范围
1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
四、归档要求
1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
五、档案管理人员职责
1、按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。
六、档案的利用
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。
2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。
3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。
4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。
5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
6、不准转借，必须专人专用。
7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
七、本制度即日起开始执行。
XX档案管理制度
1目的
为加强公司xx档案管理，充分利用xx资源，发挥xx档案为xx工作服务的作用，使会xx案管理更加标准化、规范化、科学化，根据xx的规定，结合本公司的实际情况，特制订本制度。
2 范围
本制度规定了xx档案保管、借阅、移交、保管年限及销毁等管理要求。
本制度适用xx公司xx档案的管理。
3 职责
3.1 xx负责人负责xx档案保管的定期检查、监督，指定兼职档案管理人员整理、保管各种xx档案，并负责借阅档案的审批，保证xx档案的准确、安全、完整。
3.2 档案管理人员按照xx档案的整理要求，负责定期整理各种xx资料，装订成册,统一编号，并移送档案室统一保管。
3.3 档案管理人员要严格遵守档案保密制度，对档案的安全、完整负责。
3.4 xx负责对xx档案的管理进行不定期的检查。
3.5 xx负责对本制度的执行监督，并负责到期档案销毁的审查。
4 xx档案的范围
xx档案包括：xx x xx xx
5 xx档案资料的整理
用纸、封皮、装订规格应尽量统一，以便于保管。
===等等
6 xx档案的保管
6.4 xx档案的存放应做到：防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防霉变、防高温。不允许随便堆放，保证xx档案完整无损。
9 xx档案查阅、借阅及批准权限
9.1 本公司内部人员借阅xx档案。经部门领导批准后，可直接到档案室借阅，档案保管人员应及时提供。
9.2内部各公司，各部门因工作需要查阅会计档案时，必须经本公司或部门领导批准证明，xx负责人批准，方能查阅。
9.3 外单位人员因公需要查阅xx档案时，应持有单位介绍信、查阅人身份证件，经xx负责人批准，报xx批准，方能由档案管理人员接待查阅。同时，档案管理人员应详细登记查阅人的工作单位、查阅日期、xx档案名称及查阅理由。
9.4 xx档案一般不得带出室外。如有特殊情况，需要带出室外复制或借出本公司的xx档案，必须办理借出手续，经xx负责人、xx批准，同时在《xx档案借阅登记簿》上进行登记，注明借阅用途、归还时间。
9.5查阅或借阅xx档案的人员不得在会计档案上涂画、拆封、抽换。
10 xx档案的销毁
10.1 xx档案保管期满需要销毁时，由xx档案管理人员提出销毁意见，编制《xx档案销毁清册》，列明销毁xx档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
10.2 销毁会计档案前，应当由xx中心和xx中心共同对应销毁的会计档案进行鉴定，报xx审批后，由xx、xx派人监销，销毁后需在销毁清册上签名或盖章，并将销毁情况报告xx。
11 处罚
未按本制度规定充分履行xx档案管理职责的，给予 xx的处罚，造成经济损失的追究经济责任。
12 附则
12.1 本制度由xx起草。
12.2 本制度经xxx批准发布。
12.3 本制度自下发之日起实施。
档案管理制度
档案工作岗位责任制
一、 分管档案工作的局领导职责
1、 组织全局性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。
2、 加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入局的整体发展计划，列入局议事日程，督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。
3、 关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。
二、 局档案员职责
1、贯彻实施《档案法》、《山东省档案条例》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。
2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。
3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。
4、负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。
5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。
6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。
三、 分管档案工作的各处(室)领导职责
1、 配备具有较好政治业务素质的专(兼)职档案人员，并保持相对稳定。
2、 将档案工作纳入本单位的议事日程(每半年研究一次档案工作)，帮助专(兼)职档案人员解决工作中的实际困难。
3、 组织本单位人员学习档案法规，执行局档案工作的规章制度。
4、 疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专(兼)职档案人员的归档工作 。
5、 协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。
6、 负责检查本单位专(兼)职档案人员履行档案岗位职责情况。
四、 各处、室专(兼)职档案人员职责
1、 坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。
2、 负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
3、 归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。
4、 保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、 主动接收局档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。
6、 积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。
7、 按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。
8、 按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。
文件、材料收集归档制度
一、收集归档范围
本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。
(一)本级文件
1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。
2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。
3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。
4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。
5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。
6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。
7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。
8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。
9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。 10、电报、重要电话记录、机关工作日记。
11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。
12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。
13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。
14、已故人员资料。
15、重要的人民来信及处理材料。
16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。
17、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。
(二)上级文件材料
1、上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。
2、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。
3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。
4、上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。
(三)同级文件材料
1、有关单位与本机关联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。
2、有关单位与本机关签订的合同、合约、协议。
3、有关单位与本机关涉及比较重要的工作或问题的来往文书。
4、有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。 (四)下级文件材料
1、年季度工作总结、重要的专题工作总结。
2、重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。
3、重要的名册、登记表。
4、大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。
二、归档份数
文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。
三、归档时间和方法
(一)凡经过打字室打印的文件，打印好后由打字员收集，交文书档案员归档。
(二)凡各部门发出的文件，由各部门办公室的有关人员收集，交由综合档案室归档。
(三)一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决，一件案件已处理等)，由各部门办公室的有关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交综合档案室归档。
(四)外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由文书档案员归档。
(五)年度工作总结、各种年报、党员、干部名册，应于翌年一月底前交文书档案归档。
(六)每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交综合档案室归档。 四、归档要求
(一)应归档的文件、材料应由各办线资料员收集全齐。
(二)正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。
(三)归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。
(四)归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。
(五)归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。
(六)凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。
档案鉴定制度
1、档案鉴定工作，是甄别和判定档案的价值，并据以确定档案“存毁”的工作。
2、档案鉴定工作，是一项科学性很强的工作，必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。
3、档案鉴定，必须按照党和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。
4、档案鉴定工作，必须有组织、有领导地进行，一般应有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行。
5、凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。
6、档案鉴定工作，是一项决定档案命运的工作，档案工作人员必须严肃、慎重地对待鉴定工作，严格遵守档案鉴定工作制度。
档案借阅管理制度
为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度：
1、本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。
2、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。
3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。
4、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人 批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。
5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。
6、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。
档案保密管理制度
一、档案是国家的宝贵财富，企业各门类档案本身具有机要性质，因此，档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。
二、凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。
三、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。
四、利用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供利用。
五、外单位查阅档案，需持介绍信经公司领导和主管部门批准。复制档案和外供图纸和技术文件，统一由公司档案信息中心严格按照审批手续提供，任何单位和个人一律无权外供。对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等档案材料者，必须追查责任，对于严重损害国家和我公司利益者，要依法追查刑事责任。
六、停产或已生产完毕的产品图纸和技术文件材料以及其他经鉴定审批拟销毁的档案资料，统一按公司下文件由公司档案信息中心组织回收，统一销毁，其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁。
七、发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。
八、不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。
九、不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。
十、单位领导和保密小组要定期检查保密工作，总结经验，堵塞漏洞严防失密、泄密发生。
档案复制制度
1、本单位工因工作需要复制一般文件材料时要经档案室审批;本单位工复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人同意;复制机密档案材料(局会议记录等)须经局档案员和分管档案工作的局领导审批后方可复制。
2、外单位一般不予复制，确因工作需要应持单位介绍信，经档案员同意方可复制。
3、 复制后要及时进行登记。
档案统计制度
1、档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象，以表格、数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的现状、发展过程及其一般规律性的工作。
2、统计作用。档案统计工作，为制定档案工作的方针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析与定量分析，提供科学的依据。
3、统计内容。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况，以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。
4、统计任务。对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、提供资料，实行统计监督。
5、统计对象。对档案实体及其管理状况的统计和档案事业的组织与管理现状的统计。
6、统计方法。档案统计工作，必须把零星的个别的原始资料，进行综合整理，使之成为能反映整体现象的资料，再进行分析和研究，总结出典型性的经验教训，以提高档案的科学管理水平。
7、按期统计。平时必须积极收集资料，做好单项的统计;半年必须做好各项工作的初步统计;年终必须进行全面的系统的统计。
8、专人统计。配备统计人员，熟悉统计业务;掌握统计资料，数字统计连贯;准确统计数字，按时统计上报。
档案库房管理制度
1、档案保管工作，是采用一定的技术设备、措施和方法，对档案实行科学保管和保护，防治档案损毁，延长档案寿命，维护档案安全。
2、按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护管理。
3、坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”(即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密)工作，确保档案完整安全。
4、加强库房基础设施建设，逐步购置先进设备，改善库房管理条件;引用先进科学技术，实行科学管理。
5、库房要保持温度在摄氏14-24°C，相对湿度在45-60%之内;保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。
6、库房管理人员要做到天天打扫卫生，每天上下班各检查一次温湿度，每月清理二次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救。
7、接交进馆的档案，要认真清点，履行签字接交手续;档案外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期归还;非工作人员不得进库房，以防意外;在库房里不准吸烟。
档案销毁制度
1、档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。
2、档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。
3、经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。
4、档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。
【关键词】病案；信息化；开发；应用
【中图分类号】R735.7 【文献标识码】A 【文章编号】1004—7484（2013）11—0004—02
病案的信息化管理是医院规范管理和实现数字化医院的一个重要组成部分。病案是医疗档案的重要组成部分，属于科技档案之一，是临床实践的经验总结，是医疗和科研工作不可缺少的原始资料。随着三级医院评审的开展，以评促建，评建结合，计算机技术和网络技术在医院得以更广泛的普及和应用，医院正在朝着优化、规范、统一管理的方向发展。日照市人民医院自2009年建立医院信息系统 （Hospital Information System，HIS）、 RIS（放射信息系统，Radiology Information System，RIS）系统、医学图像实时传输与查询、归档系统（Picture Archivingand Communication System，PACS）和病人床边信息系统，本课题组就将传统纸质“乳腺癌及癌前病变”档案升级为数字化医疗数据库档案，现将其研究与临床应用报告如下。
1 材料与方法
1.1 建立规范、统一的身份识别 日照市人民医院2009年建立HIS、RIS系统，及后来PACS、病人床边查房信息系统，医院使用医卡通完成医院就诊流程，实现医院内部管理。持卡人就诊包括挂号、就诊、 检查、 化验、 治疗、取药等过程都由医卡通完成，将医卡通建立前的医院各部门的管理自成体系如诊疗系统、科研管理系统、 图书馆管理系统等都由HIS系统医卡通完成。
1.2 制订有效措施，确保系统数据安全 医卡通在医院范围内的使用，增加了对医院网络和数据安全的要求。由于诊疗、科研管理系统的数据与医卡通的数据是有直接关联的，医卡通使用的安全会影响科研系统的使用安全，为此制定数据建设和管理规范，确保数据的安全。
1.3电子病案主要框架管理模式探索 病人电子健康档案信息主要来源于临床、医技科室产生的病人医疗信息，门诊病房工作站HIS信息系统与医技特殊系统RIS系统两部分组成。H I S和RIS系统的乳腺癌及癌前病变管理部分主要包括病人基本资料、病历诊疗记录、随访服务记录等部分，主要用于乳腺病的分型登记、随访、用药指导等。科室医生可通过HIS系统和RIS系统实现数据的动态更新，记录乳腺癌及癌前病变危险因素，统计指标包括实现对患者的诊断分类、肿瘤标记物监测、用药规范、效果评估、健康教育、危险度评估等。随访服务管理及管理报表等。
2 结果
2.1 HIS工作站 病人电子健康档案信息主要来源于临床、医技科室产生的与健康密切相关的病人医疗信息，门诊病房工作站（ H I S ） 信息系统与医技特殊系统（RIS） 系统两部分组成。H I S和RIS系统的乳腺癌及癌前病变管理部分主要包括病人基本资料、病历诊疗记录、随访服务记录等部分，主要用于乳腺病的分型登记、随访、用药指导等。科室医生可通过HIS系统和RIS系统实现数据的动态更新，同时为首诊患者实现疾病防治一体化提供有力帮助。记录乳腺癌及癌前病变危险因素，统计指标包括实现对患者的诊断分类、肿瘤标记物监测、用药规范、效果评估、健康教育、危险度评估等。随访服务管理功能 乳腺癌前病变管理的关键点在于患者的随访管理，针对不同疾病程度的患者，医生可采取不同的随访周期，这对患者治疗的主动性、积极性及预后具有重要的意义。医生在对患者进行药物治疗后，可先将随访周期设定为3-6个月，当随访病变无变化时，可将患者的随访周期调整为6-12个月甚至更长。
2.2 RIS工作站 查看乳腺癌及癌前病变病例的基本信息、临床诊断信息、大体标本的照片及描述、取材的记录、当前病例状态（已取材/已脱水/已包埋/已切片）等模块内容。录入、查看历次检查信息。进行切片质量评价（评分和备注）、内部医嘱要求包括补取、特殊染色、免疫组化（注明蜡块、试剂）等，并在相应的工作站点上提示。乳腺溢液脱落细胞学下免疫组化医嘱，直接写试剂如CA153、Ki-67等；调阅乳腺区段切除、改良根治标本大体检查图像；对切片图像显微镜摄影，并保存与病例关联。通过模板录入乳腺癌及癌前病变镜下所见、病理诊断（支持下拉框、文本框输入，具有整理功能）等。包含常规病理、活检病理、冰冻病理、免疫组化、原位杂交（FISH、CISH）及细针穿刺细胞等报告类别。组织学具有冰冻报告、常规病理/活检病理、免疫组化、HER2原位杂交以及基因检测等模块项目。RIS特检工作站 显示待处理的医嘱病例列表，包括特殊染色、免疫组化和基因检测（注明蜡块、试剂），对有待处理的医嘱进行提示。显示已处理的医嘱病例列表，可根据病理号及报告日期来检索。可动态增减医嘱试剂。支持打印特检工作单。通过RIS及PACS可调阅、完善病人的乳腺钼靶影像资料及病理检查、分级、分期等临床病理对照资料。
2.3病理流程及检查结果查询及资料归档 按照报告类别，将资料（申请单或底单）、蜡块、玻片分别归档处理，录入具体的归档位置。可根据病理号、病人信息查询相应资料。可批量归档。以病理号查询当前病理在各个流程中的完成情况，及标本签收时间、取材、脱水、包埋、切片、报告信息等相关信息。按照病理诊断“精确”“包含”“类似”等进行病理诊断、检查结论查询归档；按照病人姓名、医通卡卡号或住院号、部位等可进行病人基本信息查询检索、归档。如在诊断检查结论中输入“乳腺导管原位癌”、选择“类似”或“包含”，在选择起止日期，可将该时段所有乳腺导管原位癌病人资料调阅、归档；在字段中选择不同信息，可生成相应的EXCEL、DBS或word及文本格式数据库。
2.4 RIS60报告存储与调阅及部署步骤RIS60报告保存为.odt文档格式，通过Pacs上传到存储卷中（同图像存储），并在表Pacs_Image、Pacs_Study、Pacs_Series中存有记录；报告/模板缓存目录newreport，其中存储报告模板，内容模板以及待上传的报告文件；调阅已保存过的报告，则其文件在pacs cache目录下。客户端安装目录、PACS、图像采集、报表等同RIS501，安装OpenOffice3.2.1中文版，客户端设置。系统参数à系统设置à业务流程；报告配置，用于上传报告模板文件。
3 讨论
档案作为医院信息资源的重要组成部分，是在长期的医疗实践、卫生防病及教学科研活动中形成的各种形式和载体的第一手原始记录材料，不仅是进一步开展医疗、教学、科研的支撑，同时也是评价和衡量医院技术管理水平和医疗质量的重要依据[1]，是丰富的信息资源和无形资产，将这些宝贵资料循环应用、继续发展对一个医院乃至医学事业的发展至关重要。
传统纸质档案收集建立存在很多主、客观问题。乳腺癌及癌前病变病史、超声影像学、钼靶X线片诊断、病理组织学切片、临床重大成果中病人治愈、失败、演变的原始证据，对病人治疗过程至关重要，但涉及部门多，场地分散，人员间协作水平差异，虽然按照山东省病历书写规范的标准，年代较长久的病历可以销毁，但许多有价值的病史资料特别是乳腺导管内增生性病变、癌前病变需要几十年的随访观察，这些有利用价值的资料也随之消失，很难将这些珍贵病史和资料集中统一管理。不少医护人员档案意识不强，如“乳腺癌及癌前病变”数据库，只重视乳腺癌治疗资料的收集，对导管原位癌、乳腺癌术前钼靶影像学、病史、体征等重要资料不全面，对乳腺导管内增生性病变特别是普通导管上皮增生、扁平上皮非典型增生、乳腺大汗腺化生等病变及治疗随访过程等不少原始有价值的资料流失。在建立纸质档案过程中各自为政、为我所用，关系不顺，职责不明，过于分散，疏于收集和分类整理。如乳腺癌的治疗乳腺甲状腺外科资料别的科室不能及时得到，只能到病人出院后病理审查完毕后一段时间到病案室查询；化疗药及放射治疗过程、随访记录等资料只在肿瘤内科和放疗科；病理及组织学分级与临床病理因素等资料在病理科，外科及肿瘤科也得不到；各类检查的典型病史、以及院内外会诊、国内外学术研讨过程等重要资料科室各自为政，且记录不详细，资料分散，在资料的收集、整理及临床病理对照、流行病学观察及随访问题上职责不明，缺乏有效的制度加以约束。我院乳腺增生性病变研究已积累了大量经验，从上世纪90年代普查开始了的乳腺增生性病变及癌前病变保乳治疗，乳腺区段切除术，到后来术前粗针穿刺生物靶向检测、术前新辅助化疗肿瘤床缩小后再切除等医疗技术的不断开展，积累了大量经验，虽然诊治水平居先进，但乳腺癌病历档案资料不全，特别是一些生存时间长而且生存质量高的典型病例没有做好随访记录，无法应用数据库进行生存函数分析，病员检查结果、手术录像及随访记录等珍贵资料却散落于不同科室少数医生之间，征集阻力较大，成为他们书写论文和对外宣传的个人资料，不能很好共享，也发挥不出医疗团队的综合诊疗、学术研究水平。
医院数字化病案信息管理、HIS、RIS及PACS系统的建立，为数字信息化病案数据库的开发和应用，创造了条件，可将“重藏轻用”改变为“藏用并重”[2]。医院应把它作为一项重点工程，从人员到设备、管理、 统筹都应详细计划和安排，同时加强医院各部门之间的协调，最大限度地发挥数字化病案的作用。使用医卡通可充分发挥门诊HIS系统效益和作用，大量病人医疗信息如临床病理信息、每次诊疗信息、医疗消费等通过网络实现了资源共享，PACS系统使得占医院80%以上的医学影像信息在当前的信息系统中得到充分的共享与应用，本单位随着计算机技术和网络技术的应用，“乳腺癌及癌前病变”医疗档案由纸质材料数据库人工建立改为数字化信息平台建立，并得以迅速发展。高性能计算机、高速网络和大容量存储设备，PACS的建设也已为大量医学影像和诊断信息的存档和通讯要求提供了全面的技术保障，使自动化的医学影像管理和大范围的图像共享成为了可能，为病人床边信息系统、远程诊断与教学等为医疗、科研教学支持系统提供了支持，为多个病种的医疗档案开发研究与应用成为医院信息化建设的一个现实。PACS是近年来随着数字成像技术、计算机技术和网络技术的进步而迅速发展起来的，主要分为医学图像获取、大容量数据存贮、图像显示和处理、数据库管理及用于传输影像的局域或广域网络等几个单元。PACS和其他管理系统的显著不同点是要从影像设备获得影像，还要对影像能进行各种加工和浏览。PACS系统的格式多样的功能。图像的放大/缩小：能够实现图像的无级连续放大，并配有放大镜功能。能够观察任意的图像细节。报告系统可以满足检查科室对报告书写的各种要求，写完后可以与病人图像信息一起存人数据库中，为以后的查阅和修改提供了方便。方便地向报告中插入已处理好的图像，形成图文一体化。诊断报告中的格式、字体，以及报告项目和数据库中字段的对应关系都可以在诊断报告界面中自己定义和修改，完成各种图文混排的报告格式。此外诊断报告还具有多种报告词条及完整的报告模板，其中的词条和模板可以在实际工作中有医师不断的修改增加。这样做不但符合医生的工作习惯，而且减少医生的录人工作量，节省了大量的时间，有利于登记、就诊、出片、报告、审核、发片等环节的控制和管理。
单纯的PACS是不能深入到医院影像的实际工作中去的，功能发挥十分有限，PACS必须和RIS系统相结合在一起实现。RIS是近几年随着HIS和PACS的逐渐普及而发展起来的，成为医院管理信息系统的一个重要组成部分，这也是目前国外比较流行的解决方案。RIS以建立病人为中心的管理模式，任何时候可以查找到任何一个病人的任何影像信息和诊断报告，这些影像信息包括超声、普通X线、造影、CR、DR、CT、核磁共振、DSA、ECT、PECT、SPECT等，提供必要的统计和分析信息。RIS和PACS系统支持影像数据的长期存储管理和短期存储管理，具有影像及其报告自动定位、自动择向传送和存储规划等功能；提供DICOM存储和归档；提供图像的有损和无损压缩JPEG，MPEG，Wavelet；提供系统服务器、扩展磁盘阵列和磁带库、DVD光盘库等存储界质，配合专用存储软件构成SAN结构；实现在线、近线和离线存储状态；与医院目前的HIS系统相一致。我国的医学信息标准化建设还处于发展阶段，应该吸取国际标准的成熟经验，建立健全医学信息标准[3]。
综上，数字信息化病案网络化的建立，将整个医疗、科研及临床教学活动过程及在活动中形成的有保存价值的文字、图表、数据乃至声像等各种形式的资料保存下来，是准确、高效记录医疗、科研的客观依据，是制定科研计划和推动科研发展的重要基础，是医院科研发展的重要资源，特别是对于多科室病历、跨时长的疾病的研究，具有重要的临床实用价值，数字信息化病案克服了传统有形纸质介质为档案管理模式在收集、查阅、整理、 统计分析等方面都存在的弊端，应进一步加快信息资源数字化病案的建设进程。
参考文献：
[1] 张琦， 刘军 .医院数字档案室建设.中国档案，2012，（3）；88-88.
一、工程勘察设项目档案的内容及重要性
1、 工程勘察档案内容
指在勘察过程中形成的有价值的各种历史记录，是经过鉴定、整理并归档的项目文件。主要包括：勘察合同或委托书、勘察纲要、工程勘察报告正式文本、野外地质编录、原位测试、土岩试验报告、水样分析报告等全过程的原始资料，以及作业过程中的工程勘察野外工作验收表和成果审查过程中的工程勘察项目成果质量检查评定表。
2、工程勘察档案的重要性
工程勘察是建设工程的必须程序，是对场地、地基等工程地质条件、水文地质条件的查明，为工程建设的设计提供地质依据。关系工程的安全性，其重要性可想而知。
二、工程勘察档案的特点
1、工程项目的阶段性使档案资料形成的阶段性
一项工程一般都要经过如勘察准备阶段、初步勘察阶段、勘察施工采样阶段。一个阶段勘察工作完成后再开展下一阶段的勘察工作。每个不同勘察阶段互相联系又有严格的区别，各个勘察阶段分别组成互相联系的有机整体，由此决定勘察技术资料形成的阶段性。
2、工程档案组成的成套性
工程项目作都是按照严格的、科学的勘察程序，一个环节紧扣一个环节有规律地开展勘察工作。把一项工程勘察所形成的全部勘察技术文件资料及实验室资料，按项目组成一套完整、准确、系统的档案，其中每一张图纸、每一页文字或表格都是该套档案不可缺少的组成部分，这就是它的成套性。
3、工程项目档案内容有很强的专业性
一项工程勘察是由多种专业技术人员按专业技术规范开展具体工作，既有一定分工，又相互配合共同完成。因此，工程勘察档案在收集整理时，都要考虑勘察技术资料专业性，以及专业之间的联系特点。明确图纸文件所属专业与工程勘察之间的类属关系。作为档案管理人员应学习勘察专业的基础知识，了解各专业的业务范围，能识别和区分各专业的图纸文件，不断提高文件材料分类的准确性，提高管理水平。
三、工程项目档案管理存在的问题
1、重视不够
单位一般比较重视项目的取得及效益，认为档案管理就是后
勤服务工作，不直接参与项目的现场直接工作，只是简单的移交、接受和借阅登记管理，所以在安排人员落实待遇问题上难免有考虑不到，直接影响档案管理工作的发展和进步。
2、专业技术人员的档案意识不强
一些专业技术人员只重视现场工作及报告编写，觉得报告已交出这个项目就结束了。对档案重要性认识不足，所以在工作中没有养成重视档案收集的习惯，造成项目原始记录不符合规范要求，野外勘探记录部分不完整，一些资料的签字不全等。一些技术人员可能因为项目多，在项目结束后不及时归档，长期保存在个人手中，这就容易造成损坏或丢失，影响档案的系统性和全面性。
四、如何做好工程勘察项目档案的管理
1、加强专业技术人员的档案意识
对专业技术人员定期进行档案专业知识培训，提高他们的归档意识，在工程项目档案形成时就严格按照档案管理要求进行收集整理。在项目质量管理中应加强对项目归档的要求，对专业技术人员设置奖罚办法，按规定完成档案资料移交后，才可视为完成整个项目工作。督促他们在项目完成后及时将资料归档。
2、建立健全工程档案管理制度
把工程项目档案管理纳入日常工作，领导牵头，明确管理人员，从资料的收集，立卷归档，移交，调阅等方面制定适合本单位实际情况的管理制度。
立卷归档和移交方面，是在项目完成后必须在规定时间归档，由项目负责人负责收资料，系统整理后，填写工程勘察项目资料存档交接表，项目负责人签字后，及时向部门档案管理员移交。内容应该包括纸质档案和电子档案。这样可以保证资料的及时归档。
档案资料的借阅也应有相应的规定，部门内部人员借阅，可以在档案室登记借阅，外部人员借阅应有部门领导签字同意。档案管理员要登记借阅日期并经常查看借阅目录催促及时归还，保证档案资料的完整，防止长期借阅在外容易丢失
3、按要求规范工程项目勘察档案归档
根据市建委检查提出的一些建议？我单位进一步完善了档案归档要求。？勘察报告编制工作是在岩土工程勘察过程中所形成的各种原始资料编录的基础上进行的，为了保证勘察报告的质量，原始资料必须真实、系统、完整。因此，对岩土工程分析所依据的一切原始资料，均应及时整编和检查，各责任人应对所提交的成果资料正确性负责，内容应填写完整，各成果资料应有试验人（完成人）、检查人或审核人签字。对勘察原始资料的校审应真正落到实处。？工程勘察需存档的资料主要包括：工程合同及任务书、勘察纲要、原始资料（包括施工平面图、各种现场原始记录表、室内土工实验原始记录等）、各种图表的中间成果及计算过程、正式报告文本、审图中心审查意见及回复等。勘察报告必须有完成单位的公章、资质章、法定代表人，项目负责人、审核人、签章。
4、重视档案存档硬件设施的设立，配备必要的档案装具
硬件设施是档案管理的保证，单独设立一间档案室，配备必要的铁质档案柜，购买档案盒，每一个项目的勘察资料都是一个独立档案项目。所以档案柜档案盒需求量大，一个项目一个档案盒，归档整齐，一目了然，便于查找。
5、在管理工作中可以发挥和利用现代化科技手段。
水库1959年基本建成并投入运行，1988年～1992年，进行第一次除险加固。2005年，经鉴定，大坝安全级别为“C”级，需进行第二次除险加固。从前期立项准备到工程开工及如今工程完工，历时七年。科技档案室工作人员提供大量的原始技术资料、工程管理资料，为工程顺利进行发挥重要依据作用。
1 科技档案在工程前期工作中的应用
1.1 安全鉴定阶段。对水库的地质安全评价，需要依靠建库时的原始地质资料及水文观测资料作依据进行定性分析。2005年～2006年，南阳市水利设计院通过我们提供的鸭河口水库地质报告、原始设计图、设计书、竣工图，为大坝安全情态分析找到了重要依据，作出了《鸭河口水库安全评价工程地质勘察报告》，保证了鉴定结果的真实性、可靠性，并减少了地质勘探的任务量，提高了工作效率。2005年～2007年，鸭河口水库工程局委托省水利勘测设计院做大坝安全鉴定工作，我们为之提供了水库当年及续建加固设计、竣工文件，各建筑物图纸，历年水文观测资料190卷（套）。省水设院在查阅利用了这些原始资料后，结合工程现状作出了科学、准确的鉴定，编制了《鸭河口水库大坝安全评价报告》，认定了水库三类坝的实际情况，确定了水库符合进行除险加固的必要条件。2007年9月～10月，水利部安全鉴定核查专家组通过查阅水库工程设计报告、竣工图纸、历年观测资料，对水库三类坝鉴定结论作了进一步的确认，同意核查意见，大坝定为“三类”坝，鸭河口水库除险加固的必要性得到了水利部的肯定，被列入“国家病险水库除险加固”专项规划。
1.2 可研报告及初设阶段。2008年5月，在鸭河口水库除险加固工程可研报告审查会上，水利部水规总院的专家查阅利用了我们提供的水库设计、竣工文件、工程运行管理文件，并进行实地勘察。对可研报告进行了审查，肯定了可研报告的内容，并提出了部分修改意见，使可研报告得到进一步完善。2009年5月，国家发改委批复《可研报告》，2009年8月，水利部批复《鸭河口水库除险加固工程初步设计报告》。
2 科技档案在工程施工中的应用
2009年9月，鸭河口水库除险加固工程前期工作顺利完成正式开工。开工以来，根据水库建管局、各施工单位对科技档案的需要，我们积极配合，及早准备，为其提供了大坝原始断面图、坝前工程试验材料，“1#”、“2#”溢洪道水工、金结等文字报告及图纸等大量科技档案，快捷、高效的服务保障了工程顺利进行，提高了进度。如，在对水库枢纽建筑物除险整修时，档案人员将室藏水库“1∶500”电子地形图复制成套提供给各施工单位，减少了野外作业工作量，提高了效率。鸭河口水库除险加固工程从开始立项、设计到现在的竣工验收的几年中，科技档案室共提供科技档案3576件（次），其中，工程开工前2600件（次），开工后976件（次），有些档案多次被重复利用。几年来，为工程的顺利进行，档案人员在档案室与工地之间来回穿梭，随叫随到，提供的档案资料像“小山”。
3 七年的跟踪利用服务工作得出的几点体会
3.1 越是历时长的工程，越要有系统完善、连续的档案资料作基础。在平时的科技档案整理和利用工作中，应尽可能地保持各年代、各工程项目所形成档案资料的完整性、系统性和连续性，使之成为一个有机整体。不仅调阅利用方便快捷，且其利用价值会更高。
3.2 通过对科技档案的大量借阅利用，科技档案形成者都意识到，科技档案在具体工程建设中无可替代的重要作用和潜在价值，更加主动地做好项目工程档案资料的形成、收集等工作。
3.3 在科技档案提供利用过程中，管理手段和方法相对落后，现代化程度不高，电子档案有待加强。
关键词：美国国家档案与文件管理署绩效管理档案管理
美国是世界上最先探索政府绩效管理的国家之一，美国国家档案与文件管理署（以下简称NARA）绩效管理值得我国档案部门借鉴。
一、NARA绩效管理的主要内容
绩效（performance）一词在管理学中被引申为“成绩”、“成果”、“效益”，政府绩效管理至今并无一个普遍认同的定义，本文采用定义为“运用科学的方法、标准和程序，对政府机关的业绩、成就和实际工作做出尽可能准确的评价，在此基础上对政府绩效进行改善和提高。”①按照美国1993年颁布的《政府绩效与结果法》要求，NARA通过制定并实施战略规划、年度绩效计划、年度绩效与责任报告来实行绩效管理。
（一）制定战略规划
战略规划是执行绩效法案各项规定的基础，以结果为导向。NARA最新的战略规划是《2006～2016年战略规划》（以下简称《战略规划》），为适应新形势，该规划每3年修订一次。其主要内容包含：NARA的工作职责，6大战略目标，战略目标的细化及实施方法等。
1.《战略规划》确定了NARA的工作职责
NARA的工作职责是：用守护和保存政府档案的方式服务于美国民主，确保人们能够利用档案遗产，从中汲取知识。利用档案不但是美国公民的权利而且也是政府的实际行动。NARA支持民主，为提高城市文明，增加公民对国家历史的理解而努力。
2.《战略规划》提出了6大战略目标
战略目标是《战略规划》的重点。战略目标之一是管理政府档案：作为国家档案保存者，NARA要继续提高管理能力和服务水平，有效地管理政府档案。战略目标之二是保存和加工档案：接收、加工、保存、保护档案，提高档案管理的效率；高水平和高质量地著录所有档案；按照《美国国家信息安全法令》执行，确保应解密档案解密、应保密和敏感档案禁用；确保所有档案都有充足的库房；确保公众及时利用档案。战略目标之三是管理电子文档：应对电子文档的挑战，成功地履行NARA在电子时代的责任；满足联邦政府和用户希望继续利用政府电子文档的需要，开展电子文件的捕获、著录、保存工作。
战略目标之四是提供档案利用：在任何地点、任何时间，NARA提供便捷、安全的馆藏档案利用；挑选传统载体档案制成数字化副本，推进档案全文在线利用；提供档案目录信息的在线利用；答复查阅档案的书面请求。战略目标之五是提高城市文明：通过终身学习项目加深公众对美国国家历史的理解；通过举办展览等方式提升档案馆的形象；加强对老师和学生的教育；与其他行业合作，展示NARA馆藏，提高国家文明程度。战略目标之六是加强各项基础建设：提高职工素质、技能和竞争力以适应不断变化的外界环境；招录不同类型的员工，更好地服务于不同类型的公众；大力加强信息建设，服务于NARA的用户。
3.《战略规划》中将战略目标细化为长期绩效目标，并明确了实施办法
《战略规划》将6大战略目标分解为25项长期绩效目标。战略目标只是大方向，需要长期绩效目标加以细化。例如，在战略目标之四提供档案利用部分，细化为4个长期绩效目标：截止到2012年，网站达到或者超过联邦政府网站标准；截止到2016年，1.4%具有永久保存价值的馆藏档案实现在线利用；截止到2016年，NARA的服务能够满足利用者需要；截止到2016年，95%具有永久保存价值的馆藏档案有在线目录。
每个长期绩效目标后都有实施方法。例如，“截止到2016年，国家档案馆服务能够满足利用者需要”的长期绩效目标，实现它的方法是：增加阅览室设备和人员，调整服务时间以使更多的人越来越容易地利用档案；增加公共计算机终端以提高网络利用率，增加缩微阅读空间；对于公众关注度高的档案，例如“9·11”委员会档案、关键政府职位任命档案、高级法院档案等要及时提供网络利用；要让本国和全世界公民都能够轻松利用NARA档案。
（二）制定年度绩效计划
NARA每年制定年度绩效计划，年度绩效计划的目标来自于战略规划的六大战略目标，年度绩效计划是实现战略规划的重要步骤。
年度绩效计划的内容包括：阐明本年度绩效目标；预测本年度绩效指标，绩效指标是绩效目标的细化；说明为达到本年度绩效目标拟采取的方法等。
例如：NARA《2012年绩效计划》中有一项年度绩效目标是“2012年1%具有永久保存价值的馆藏档案实现在线利用”。其年度预测绩效指标有3项：1%馆藏传统档案实现在线利用；对公众公开1940年的统计档案；为保存和利用档案改善数字政策。
提高档案材料在线利用有3个方法：收集已经存在的传统档案材料数字化副本并使它们实现在线利用；与其他组织合作，选择传统档案材料并将其数字化；制作原生数字文件，提供网上利用。
（三）制定年度绩效与责任报告
在每一个财政年度末向总统和议会提交年度绩效与责任报告，包括以下几方面内容：一是对实际取得的绩效成绩和年度绩效计划中的绩效指标进行比对；二是如果没有达到绩效指标，要说明原因，以及将来完成绩效目标的时间表和路线图；三是如果某个绩效指标是不实际或不可行的，要予以改进或终止。
例如，在NARA《2012年的绩效与责任报告》中，管理政府档案部分中有一项绩效指标没有完成，该项是：对于请求查阅军队人事档案的，要在10日内答复，预期目标是10日内回复率达到85%，实际10日内回复率只有73%。
由于没有达到预期绩效指标，NARA说明了其中原因：在1973年圣路易斯大火中焚毁了从二战到朝鲜战争时期的档案，需要利用其他资源重建这些档案，但是由于时间很紧迫，经常花费几个月也重建不了一张档案，而国家人事档案中心每年有超过100万份书面利用申请，所以没有实现预期绩效指标。
二、NARA绩效管理的特点
在《政府绩效与结果法案》的支撑下，NARA绩效管理呈现如下特点：
第一，长期规划、短期目标实现有机结合，战略规划具有至高无上地位。NARA的绩效管理体系包括战略规划、年度绩效计划、年度绩效与责任报告三个部分。根据战略目标确定长期绩效目标，进而设定年度绩效目标，再明确预期绩效指标，这种确定指标的方式层层递进、相关性高，具有一定的科学性。《战略规划》中确定了六大战略目标、25项长期绩效目标，《2012年绩效计划》中设定67项预期绩效指标。绩效结果只需要将实际表现与预期绩效指标进行对比即可得出，方法简便，容易操作。
战略规划具有至高无上地位。《战略规划》制定出来后，各项工作都紧紧围绕它开展。年度绩效计划紧紧围绕战略规划制定；年度绩效与责任报告紧紧围绕战略规划总结；美国档案与文件管理署的一些专项计划，如《信息资源管理计划（2012 ～ 2015年）》、《人力资本计划（2009 ～ 2014年）》也都以战略规划为纲。
第二，绩效管理以用户满意为导向。绩效取决于用户满意度，《战略规划》的6大战略目标都提出以用户满意为导向。NARA提出：在民主社会，政府档案属于公民，NARA的重要职责是提供档案利用；NARA的成功在于要使用户、联邦管理者和政府官员都感到满意；NARA将会提供符合用户需要的快捷、有效的服务，使用户在任何地点、任何时间能够便捷、安全地利用馆藏档案。
第三，绩效评估方式多样。NARA采用周期性评估、信息系统评估和用户满意度评估等多种评估方式，评价结果比较科学。NARA每年制定年度绩效与责任报告进行周期性评估。NARA认为周期性评估对于成功完成战略非常必要，决策制定者需要知道哪些工作做得好，哪些工作做得不好，从而每年进一步改进绩效管理。NARA建立了“绩效评估和报告系统”，利用网络设备从超过70个组织单元收集绩效数据，该系统利用数据库存储数据对数据进行分析并生成报告。实行用户满意度评估，对用户进行调查，实现NARA的工作与用户需求相一致。2006年，对NARA的保管期限和鉴定服务工作进行调查并评估；2007年，对NARA的保管期限、鉴定服务、电子档案管理、档案管理培训工作进行调查并评估。
三、NARA绩效管理的启示
由于法制环境、文化环境不同，我国档案部门不能照搬NARA绩效管理的经验，但其管理思路值得我国档案管理部门借鉴。
（一）实现战略规划、年度计划、年度总结的有机衔接
2013年上半年，北京市档案局完成《北京市“十二五”时期档案事业发展规划》中期评估工作，发现问题之一是距离《北京市“十二五”时期档案事业发展规划》中规定的区县档案馆数字化率达到50%的目标较远，有九个区县档案馆馆藏档案数字化率未达到25%以上，其中，五个区县档案馆馆藏档案数字化率还未达到10%，极个别区县档案馆馆藏档案数字化率只有0.21%。②
为落实《北京市“十二五”时期档案事业发展规划》，北京市档案局将区县档案局（馆）和市属单位的任务分解为53个指标，对内部处室的任务分解成83个指标。③此举只是将任务分解到责任部门，但是没有将任务分解到每个年度。
今后，要进一步提高战略规划地位，使各项工作都紧紧围绕《北京市“十二五”时期档案事业发展规划》开展。应进一步加强规划与年度计划的衔接，明确每年的进度，加强指导、检查，保证规划实施的连续性和可控性；年度总结要更加紧密地围绕战略规划来阐述，并说明没有完成的理由。
（二）加强用户导向理念
强化绩效管理用户满意导向，以让利用者轻松快乐地利用档案为目标。一是提升网络服务质量。尽快建成基于“云计算”的区域性数字档案馆，实现档案资源整合、共建共享。改善北京档案信息网站，把网站打造成高效、便捷的用户工具。提高档案全文的在线利用，满足信息时代档案利用需求。完善在线检索系统，为档案资源目录信息提供单一简捷入口，实现一站式检索，改进用户与档案的在线互动。二是提供个性化服务。有针对性地给特定用户提供服务，建立“决策参考”专题库，为领导和有关专业管理部门提供档案专题目录及全文阅览服务，形成“定向服务”和“小众化服务”的新模式。三是运用社交媒体服务。社交媒体是公众参与和反馈档案馆各类事务的重要工具，利用博客、微信等公众参与社会媒体平台。实施公民档案员项目，鼓励公众接触档案文件，给档案做标签，制作手稿档案的打印抄本，加载和分享图像。
（三）改进绩效评估形式
我国档案部门实行五年规划中期和末期评估，评估时间为2.5年一个周期，与美国同行每年评估一次相比间隔时间较长。如果在每年的年度工作报告增加自我评估内容，可缩短评估周期，及时发现问题，保障战略规划的完成。
目前，我国档案部门的绩效评估还以自我评估为主，要实现评估主体的多元化。特别是实行用户导向视域下的绩效评估，即在档案馆的绩效评估中坚持以用户为本，绩效评估的重点围绕服务对象的满意度展开，在绩效评估的过程中提供给服务对象参与档案馆绩效评估的机会，增加用户参与评估的渠道。可以通过设立用户档案，其内容包括用户利用档案的有关情况和满意度，定期收集评价信息，跟踪服务，及时了解用户情况，促进与用户之间的信息交流；可以根据用户层次的不同，开展不同形式的用户座谈会，倾听各个层次用户的意见；可以通过交谈询问、信函电话等交流方式让用户了解评估信息，参与评估工作。
注释：
①财政部预算司.《美国政府绩效与结果法案的内容及实施情况》.http：//.
②北京市档案局.《北京市“十二五”时期档案事业发展规划中期评估报告》[Z].2013.7.
③北京市档案局.《北京市档案局关于印发北京市“十二五”时期档案事业发展规划任务分解表（区县档案局〈馆〉）和市属单位分表的通知》[Z].2012.5.
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[3]美国国家档案与文件管理署2012年绩效和责任报告.2012 Performance and Accountability Report .http：// archives.gov.
[4]美国国家档案与文件管理署多样性和包容性战略计划.2012年3月制定.Diversity and Inclusion Strategic Plan.http：//archives.gov.
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